FUNCTIEBESCHRIJVING. Bewaken van de interne communicatie en extern vertegenwoordigen van de organisatie.

Transcriptie

1 OCM W GAVERE Markt GAVERE T F FUNCTIEBESCHRIJVING Afdelingshoofd sociaal huis Doel van de entiteit Het OCMW wil alle inwoners een menswaardig bestaan bieden. Het wil dit bereiken door enerzijds de informatie- en doorverwijsfunctie van het OCMW naar andere actoren te vergroten en door anderzijds een vermaatschappelijking van de zorg na te streven. De afdeling sociaal huis staat in voor een toegankelijke sociale dienstverlening, waarborgt het recht op maatschappelijke integratie en maatschappelijke dienstverlening en verstrekt diensten die zorgbehoevenden ondersteunen. De afdeling wil voor iedereen die onvoldoende zelfredzaam is of die zich niet kan beroepen op een eigen netwerk een veilig haven zijn. Ze wil mensen sterker en weerbaarder maken om opnieuw te participeren aan het maatschappelijk leven en op verschillende levensdomeinen opnieuw het heft in eigen handen te nemen. Plaats in de organisatie Het afdelingshoofd sociaal huis werkt onder leiding van en rapporteert aan de gemeentesecretaris (bevoegd voor OCMW). Het afdelingshoofd sociaal huis maakt deel uit van het managementteam. Het afdelingshoofd sociaal huis geeft leiding aan de medewerkers binnen de afdeling sociaal huis. Kernresultaatsgebieden Algemeen Coördinatie en leiding van de afdeling Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de afdeling en deze vertalen in concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. - in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de afdeling; - coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten; - zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk; - waken over de uitvoering van de opdrachten; Communicatie Instaan voor de interne en eterne communicatie van de afdeling. - binnen de algemene richtlijnen het organiseren van de interne communicatie binnen de afdeling en fungeren als communicatiescharnier tussen andere afdelingshoofden, het managementteam en de gemeentesecretaris enerzijds en de personeelsleden van de afdeling anderzijds; - het coördineren en bewaken van de informatiestroom van de afdeling naar de communicatieverantwoordelijke; Bewaken van de interne communicatie en etern vertegenwoordigen van de organisatie. - fungeren als communicatiescharnier tussen het managementteam en de diensten/afdelingen; - streven naar en zoeken naar manieren om de interne communicatie te verbeteren;

2 - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de opmaak van de afsprakennota tussen het managementteam enerzijds en college van burgemeester en schepenen/burgemeester anderzijds; de in de nota gemaakte afspraken getrouw nakomen; - de organisatie etern vertegenwoordigen; Personeel Binnen de algemene richtlijnen het personeelsbeleid uitvoeren binnen de afdeling. - begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers; - het onthalen van nieuwe medewerkers; - uitvoeren van de elementen van dagelijks personeelsbeheer gedelegeerd door de gemeentesecretaris; - het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken; - detecteren van vormingsbehoeften en formuleren van vormingsvoorstellen; - het coachen en begeleiden van vrijwilligers tewerkgesteld binnen de afdeling Advies verstrekken en participeren bij de opmaak van strategische personeelsinstrumenten. - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de opmaak van het organogram, de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel; Kennis De wet- en regelgeving, vakliteratuur, methodieken van toepassing binnen de afdeling opvolgen en kunnen vertalen in richtlijnen voor de personeelsleden van de afdeling om het kennisniveau van de afdeling op peil te houden. - de evolutie van de wetgeving opvolgen; - de afdeling bijsturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving; - het personeel van de afdeling duidelijke richtlijnen geven en coachen; Financiën Het opvolgen van het dagelijks financieel beheer van de afdeling. - ervoor zorgen dat de budgetten van de afdeling efficiënt worden aangewend; - het aanbrengen van voorstellen inzake de optimalisatie van middelen en kosten; - coördineren van de budgetvoorstellen binnen de afdeling Advies verstrekken en participeren bij de opmaak van het meerjarenplan, het budget en de inventaris. - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder een actieve inbreng hebben bij de opmaak van het meerjarenplan, het budget; de budgetwijziging en de interne kredietaanpassing; - ter ondersteuning van de financieel beheerder een actieve inbreng hebben bij de opmaak en actualisering van de inventaris; Kwaliteit De kwaliteitssystemen en technieken van de organisatie toepassen in de afdeling. - actief meewerken aan het uittekenen, documenteren en verbeteren van de processen; - uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden; Bewaken van de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten. - oog hebben voor discrepanties tussen diensten/afdelingen en deze ter discussie brengen;

3 - meedenken over en meehelpen aan verbeter- en/of veranderingsprojecten; - het opzetten van een kwaliteitsysteem voor de organisatie; - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de organisatie en de uitvoering van het intern controlesysteem; Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende (dienstoverschrijdende) projecten. - de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen; - coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten; - uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie; - opstarten van projectgroepen; - ondersteunen van projectgroepen; - formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden; Strategische beleidsvoering Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettaire voorziene ruimte van de afdeling. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de gemeente en eventueel bijsturen. - evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan; - bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen; - toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota; - waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; - beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota s; Ondersteunen van de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en beleidsevaluatie - een actieve inbreng hebben in de opmaak van het algemeen beleidprogramma/de beleidsnota; - het beleid trouw (door)communiceren en participeren aan de uitvoering ervan; meewerken aan het opzetten, onderhouden en verbeteren van het systeem ter opvolging van de uitvoering; - de uitvoering van het beleid kritisch evalueren en voorstellen tot bijsturing formuleren; Verruimende bepaling De bovenstaande oplijsting van de kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden. Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen. Specifiek Sociaal Huis en sociaal beleid De organisatie van een toegankelijke sociale dienstverlening en het bewerkstelligen van het lokaal sociaal beleid. - het actief opsporen en het onderhouden van contacten met partners die een toegevoegde waarde bieden in het sociaal dienstenaanbod; - het coördineren van de eterne partners; - het deelnemen aan overlegmomenten met eterne partners; - het coördineren van de rol van de afdeling in de gemeentelijke veiligheidscel en bij het opzetten van de psychosociale hulpverlening in crisissituaties; - het concipiëren en het bewerkstellingen van een breed sociaal beleid; Maatschappelijke integratie

4 Het aanbieden van diensten die een maimale integratie en participatie aan het maatschappelijk leven nastreven door het inzetten van de volgende instrumenten: leefloon, tewerkstelling en geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie (GPMI) - het voeren van intakegesprekken, het afleggen van huisbezoeken, het voeren van het sociaal onderzoek, het voorbereiden en afwerken van de beslissing en het zorgen voor een correcte uitbetaling; - het voorbereiden en opvolgen van trajecten tijdelijke werkervaring (artikel 60); - het opmaken, het opvolgen en het rapporteren over de GPMI s; - de psychosociale begeleiding van de cliënt; Financiële en materiële steun Het aanbieden van diverse vormen van financiële en/of materiële steun. - het aanwenden van subsidies en toelagen (energiefonds, cultuursubsidies, Pelicano, ) en hierover rapporteren; - het financieel tussenkomen in diverse kosten (verwarming/energie, huur, cultuur, medische kosten, rusthuiskosten, begrafeniskosten, ); - het verdelen van huisvuilzakken, voedselpakketten, voedselbonnen, ; - de administratieve en psychosociale begeleiding van de cliënt; Schuldhulpverlening Het verlenen van hulp bij financiële moeilijkheden. - het verzorgen van budgetbegeleiding; - het verzorgen van budgetbeheer (beheer rekeningen, contacten met schuldeisers, afbetalingsplan, betaalopdrachten); - het eenmalig bemiddelen in schulddossiers; - het doorverwijzen naar de collectieve schuldenregeling; Energiearmoede Het bieden van ondersteuning bij energiearmoede. - het verstrekken van stookoliepremies; - het voorbereiden en uitvoeren van de beslissingen van de LAC s voor elektriciteit, gas en water; - het voorzitten van de LAC s voor elektriciteit, gas en water en het uitvoeren van de controles op de beslissingen; - het administratief ondersteunen van de aanvraag van FRGE-leningen; Huisvesting Het aanbieden van en begeleiden naar huisvesting. - het aanbieden van dringende huisvesting en doorgangswoningen; - het bijstaan bij verhuis of bij uithuiszetting; - het bemiddelen tussen huurder en verhuurder of tussen huurders onderling; - de (psychosociale) begeleiding van bewoners en het organiseren van de dialoog tussen de bewoners; - het opvolgen van het eigen patrimonium (huurovereenkomsten, meterstanden, herstellingen, ) Sociale begeleiding De psychosociale begeleiding van niet-cliënten. Vluchtelingen en asielzoekers Het beheren en het organiseren van het lokaal opvanginitiatief: - het administratief begeleiden van de bewoners;

5 - het financieel begeleiden van de bewoners (leefgeld, steun, kosten, ); - het sociocultureel begeleiden van de bewoners (activiteiten, taal, ); - de psychosociale begeleiding van de bewoners; - het verzorgen van de logistiek (stock, boodschappen) en het beheren van de opvanglocatie(s) (herstellingen, );

6 Functieprofiel Technische competenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig PC-vaardigheden Tekstverwerking (F) Presentaties (F) Personal Information Manager (F) Software eigen aan de functie (F) Wetgeving en Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie (F) regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (F) Werking en Werking van de organisatie (F) werkmiddelen Procedures en procesbeheer (F) Projectmatig werken (F) Management en Strategisch management (F) beleid Gedragscompetenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig Beheersmatige Voortgangscontrole (F) vaardigheden Informatieverwerkend Analytisch denken (F) Interactief Empathie (S) Schriftelijke communicatie (F) Teamwerk en samenwerking (G) Leiderschap Coaching (F) Persoonsgebonden Fleibiliteit (G) Informatie zoeken (leervermogen) (F) Probleemoplossend Klantgerichtheid (G/S) Creativiteit (F) Waardegebonden Organisatieverbondenheid (G) Integriteit (S) Kennisname Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening

7 Naam VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Te Gavere, 13 december 2016 de Gemeentesecretaris Serge RONSSE