Programma van Eisen KERSTDECORATIE

Transcriptie

1 BIJLAGE 1 Belastingdienst/ Centrum voor facilitaire dienstverlening Programma van Eisen KERSTDECORATIE IUC Aanbestedende dienst: Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst Kenmerk : IUC Kerstdecoratie Datum : 24 juli 2014 Versie : 2.0

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1. Inleiding Conformiteitenlijst Gunningseisen... 3 Hoofdstuk 2. Eisen van de Opdracht juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 2 van 9

3 Hoofdstuk 1. Inleiding Dit programma van eisen maakt onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten van de Europese aanbesteding IUC kerstdecoratie van IUC Belastingdienst. In dit document wordt beschreven welke eisen worden gesteld aan de gevraagde dienstverlening. U dient dit programma van eisen volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. 1.1 Conformiteitenlijst Gunningseisen Deze verklaring dient door de inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degenen die blijkens het handelsregister bevoegd is de desbetreffende (rechts)persoon te vertegenwoordigen en om namens (rechts)persoon dit formulier te ondertekenen. Hiermee verklaart inschrijver ondubbelzinnig met de strekking van het antwoord JA te voldoen aan de gestelde vereisten. Inschrijver verklaart, dat hij deze verklaring volledig en naar waarheid heeft ondertekend en dat hij bereid is op eerste verzoek van de aanbestedende dienst bewijzen dienaangaande te overleggen en het besef dat het verstrekken van onjuiste gegevens, ook als dit niet opzettelijk gebeurt, tot uitsluiting van de inschrijving kan leiden. Naam inschrijvende onderneming Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger Functie rechtsgeldige vertegenwoordiger Datum Plaats Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 3 van 9

4 Hoofdstuk 2. Eisen van de Opdracht In dit hoofdstuk zijn de eisen van de gevraagde levering en dienstverlening beschreven. Aan een eis moet worden voldaan. Als niet is voldaan aan een eis dan wordt tot uitsluiting overgegaan. Indien volledig en zonder voorbehoud aan de gestelde eisen wordt voldaan, dient u aan te kruisen. Met dien verstande dat in voorkomend geval tevens de gevraagde documenten moeten worden overlegd. Indien bij een een voorbehoud wordt gemaakt, dan wordt dit beschouwd als een. EIS INSCHRIJVING AKKOORD? Eis 1. Eis 2. Eis 3. Inschrijver overlegt een volledig en naar waarheid ingevulde en bevoegdelijk ondertekende eigen verklaring aanbestedingen, bijlage 7, en verklaart dat hij eventuele bewijstukken of verklaringen waarmee de verklaring kan worden gestaafd, op eerste verzoek van B/CFD in overeenstemming met het bepaalde in zal overleggen. U dient alle relevante bijlagen, zoals nader gespecificeerd in paragraaf , volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Gezien de aard van de werkzaamheden acht de Belastingdienst het noodzakelijk dat inschrijver verzekerd is tegen bedrijfsaansprakelijkheid, dan wel bereid en in staat te zijn om bij gunning zich voor beroepsfouten te verzekeren met een dekking van of equivalente tegenwaarde, gedurende tenminste de looptijd van de opdracht. Op daartoe strekkend verzoek verstrekt de inschrijver bewijs van adequate verzekering dan wel een verklaring waaruit blijkt dat deze hiertoe bereid en in staat is bij de gunning af te sluiten. EIS PRIJS AKKOORD? Eis 4. Vul de spreadsheet Prijzenblad Kerstdecoraties, bijlage 11, volledig in. De ingevulde bedragen bepalen de score op het gunningscriterium Prijs. Het is, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, niet toegestaan om de opmaak van de spreadsheet te wijzigen. Een kopie van de ingevulde spreadsheet dient zowel op papier als digitaal aan de inschrijving te worden toegevoegd. Zie ook het bepaalde in paragraaf 3.2 inzake vormvereisten. Eis 5. Vermeld in de inschrijving alle geldbedragen vast in Euro s, met twee decimalen achter de komma. Eis 6. Vermeld in de inschrijving alle geldbedragen exclusief omzetbelasting (BTW) Eis 7. De door inschrijver geoffreerde tarieven gelden gedurende de gehele contractperiode, inclusief eventuele optiejaren. Tussentijdse indexering is niet toegestaan. Eis 8. Alle met de dienstverlening gemoeide kosten zijn verwerkt in de prijs, inclusief administratiekosten (all-in prijs). EIS ALGEMEEN AKKOORD? Eis 9. Opdrachtnemer garandeert kerstdecoraties te kunnen verhuren, plaatsen en verwijderen op locaties verspreid over heel Nederland. Eis 10. Opdrachtnemer garandeert kerstdecoraties van ieder in het contract genoemd kalenderjaar, jaarlijks na 6 december binnen 5 werkdagen te kunnen plaatsen en na 2 januari maar voor uiterlijk voor 13 januari te kunnen verwijderen. Eis 11. De opdrachtnemer kan in ruime mate en sortering volgende kerstdecoraties aanbieden: versierde kunststof kerstbomen (met kerstballen in één kleur of meerdere kleuren, slingers in één kleur of meerdere kleuren en verlichting), kunststof guirlandes met decoratie in één kleur en slingers. Eis 12. Alle kerstbomen en decoraties voldoen aantoonbaar aan wettelijk vastgestelde eisen (NEN-normen, keurmerken en certificaten) met betrekking tot brandveiligheid (brandvertragend), overige veiligheid en milieu. Dit moet aangetoond worden bij de proefopstelling van kerstboom en guirlande op 15 september 2014 door overleggen van een certificaat of ander bewijsmiddel. 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 4 van 9

5 EIS KWALITEIT VAN DE DECORATIE AKKOORD? Eis 13. De opdrachtnemer moet kerstdecoratie kunnen leveren met een representatieve uitstraling. Onder representatief wordt verstaan: decoraties die verzorgd en passend zijn voor plaatsing in een (werk)omgeving en centrale hal waar ook klanten komen. Eis 14. Echte kerstbomen mogen i.v.m. brandgevaar niet worden aangeboden. Eis 15. De kerstbomen zijn natuurlijk ogend groen en kleurecht, en zijn breed uitlopend. Eis 16. De opdrachtnemer garandeert uniforme kwaliteit voor alle locaties, conform en in sterke mate vergelijkbaar met de in de catalogus op foto aangeboden producten. Eis 17. De (Led)verlichting in de boom of decoratie dient de kleur wit/geel te hebben en constant brandend te zijn. Eis 18. De kerstboom en guirlande die in de proefopstelling worden geplaatst, zijn in materiaal en kwaliteit in hoge mate gelijkend op alle andere door opdrachtnemer geoffreerde kerstbomen en guirlandes. Eis 19. De inschrijving dient vergezeld te gaan van een fotocatalogus (wens 2) waarin een realistisch beeld wordt getoond van de kerstbomen en de te leveren guirlandes zoals deze geplaatst en/of opgehangen gaan worden. Eis 20. De standaard (of voet) van de kerstboom dient bekleed te zijn. Eis 21. Uit de fotopresentatie (wens 2) blijkt duidelijk op welke wijze de standaard (of voet) van de boom wordt bekleed door opdrachtnemer. De aangeboden bekleding, zoals opgenomen in de fotocatalogus, is in hoge mate gelijkend op de daadwerkelijk geplaatste bomen bij proefopstelling en levering. Eis 22. Per type kerstboom (lengte) dient de opdrachtnemer tenminste vijf varianten decoratie aan te bieden. Van iedere lengtemaat dient opdrachtnemer in de catalogus een exemplaar met zilverkleurige decoratie, een exemplaar met goudkleurige decoratie, een exemplaar met blauwkleurige decoratie, een exemplaar met roodkleurige decoratie en een exemplaar met gemixt gekleurde decoratie op te nemen. Eis 23. Per type guirlande dient de opdrachtnemer tenminste drie varianten in haar catalogus op te nemen. Een exemplaar met alleen verlichting, een exemplaar met alleen slingers en een exemplaar met verlichting en slingers gecombineerd. EIS BESTELLINGEN AKKOORD? Eis 24. Eis 25. De bestelling van kerstdecoratie, dient via het SAP portaal geplaatst te kunnen worden. De opdrachtnemer zal samen met opdrachtgever een interne catalogus inrichten, welke is voorzien van een foto van het product, omschrijving van het product en all-in prijs van het product. De interne catalogus in SAP dient op 1 september van ieder kalenderjaar beschikbaar te zijn om bestellingen te kunnen plaatsen, met uitzondering van het eerste contractjaar. Voor het eerste contractjaar geldt de datum 1 november Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een selectie te maken welke producten opgenomen worden in de SAP-catalogus. Opdrachtgever zal dit afstemmen met opdrachtnemer. EIS LEVERING, PLAATSING EN VERWIJDERING AKKOORD? Eis 26. Eis 27. Eis 28. De opdrachtnemer verstrekt uiterlijk een week voor aanvang van de levering een plaatsingsoverzicht aan de contractmanager van de opdrachtgever. Hierin staat per locatie de datum en het dagdeel vermeld, waarop de levering plaatsvindt. Ook wordt hierin vermeld wat wordt geleverd. Voor aanvang van de uitvoering van dienstverlening/de werkzaamheden, doch uiterlijk 3 werkdagen van tevoren, dient opdrachtnemer de namen van de in te zetten medewerkers schriftelijk/mail aan de locatieverantwoordelijke bekend te maken. De kerstdecoratie dient opgetuigd en voorzien van verlichting te worden geplaatst ( stekkerklaar ). De kerstbomen mogen opgetuigd aangeleverd worden of op locatie worden opgetuigd. Opdrachtgever zorgt voor voldoende stroomvoorziening. 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 5 van 9

6 Eis 29. Eis 30. Eis 31. Eis 32. Eis 33. Eis 34. Eis 35. Bij beschadigingen, mankementen of tussentijds niet functioneren van de geleverde producten levert opdrachtnemer om niet binnen 24 uur een vervangend product, dat in uitvoering gelijkend is op het eerder geleverde. Logistiek (transport, voorrijkosten, parkeerkosten e.d.) is voor rekening van de opdrachtnemer. Bij de geplaatste producten en in en om het gebouw waar de levering heeft plaatsgevonden is het niet toegestaan enige reclame-uiting te plaatsen of aan te brengen. De kerstdecoratie wordt verwijderd in overleg met de locatieverantwoordelijke van de locatie. De opdrachtnemer verstrekt daartoe uiterlijk 3 dagen voor aanvang van het retour nemen een ophaaloverzicht aan de locatieverantwoordelijke van de opdrachtgever. Hierin staat per locatie vermeld de datum en het dagdeel, waarop het ophalen plaatsvindt en wie de personen zijn die het ophalen uitvoeren. Werkzaamheden dienen te worden verricht op werkdagen (maandag t/m vrijdag) tussen 7.30 uur en uur. Hierbij dient de bedrijfsvoering van de opdrachtgever zo min mogelijk te worden verstoord. Afspraken hierover zullen met de locatieverantwoordelijke van opdrachtgever worden gemaakt. Verwijdering dient compleet te zijn. Dat wil zeggen dat kerstboom, decoratie en verlichting volledig wordt verwijderd. De kerstbomen mogen afgetuigd worden op locatie. De opdrachtnemer mag bij de uitvoering van de opdracht slechts gebruik maken van onderaannemers (zijnde niet de combinatiedeelnemers), indien hij daarvoor schriftelijke goedkeuring van opdrachtgever heeft gekregen. EIS FACTURERING AKKOORD? Eis 36. Eis 37. Eis 38. Eis 39. Eis 40. Eis 41. Eis 42. De facturering dient na uitvoering van de totale dienstverlening (bezorgen, plaatsen en verwijderen) plaats te vinden. Opdrachtnemer dient een betalingstermijn van min. 30 dagen na ontvangst van factuur te accepteren. De factuur is voorzien van een overzicht van per locatie geleverde producten, met productomschrijving, aantal en prijs. Inschrijver dient één eindfactuur in per contractjaar. Er worden geen separate bezorg- en plaatsings- en ophaalkosten in rekening gebracht. Alle kosten die verband houden met de huur, plaatsing en verwijdering van de kerstdecoratie zijn in de catalogus direct als verplichting aan de bestelling gekoppeld. Dit leidt er toe dat de totale bestelling van opdrachtgever als één opdracht wordt gezien door de opdrachtnemer. Dit bedrag sluit dan één op één aan bij het factuurbedrag in verband met DigiInkoop. Kosten die niet in de inschrijving genoemd worden en niet verdisconteerd zijn in de prijsstelling, maar toch noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van het product of de dienstverlening, conform de in het beschrijvend document gestelde eisen, zijn voor rekening van opdrachtnemer. Indien de opdrachtgever kosten moet maken die noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van de dienstverlening, zijn deze voor rekening van opdrachtnemer. EIS DUURZAAMHEID AKKOORD? Eis 43. Eis 44. Voor de verpakking dient uitsluitend milieuvriendelijk materiaal te worden gebruikt. Opdrachtnemer maakt dit controleerbaar middels een duurzaamheidverklaring. Verpakking dient door de opdrachtnemer aansluitend op de levering retour genomen te worden. EIS PERSONEEL AKKOORD? Eis 45. De inschrijver committeert zich door het indienen van zijn inschrijving aan het feit dat hij medewerkers in dienst heeft die naast het voldoen aan onze wensen/eisen volledige medewerking moeten verlenen aan een eventueel veiligheidsonderzoek namens opdrachtgever. Indien opdrachtgever een veiligheidsonderzoek wenst, zal opdrachtnemer hierover tijdig worden geïnformeerd. Opdrachtgever is gerechtigd op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek de inzet van het betrokken personeelslid bij de uitvoering van de overeenkomst te weigeren. 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 6 van 9

7 Eis 46. Eis 47. Eis 48. Eis 49. Eis 50. Eis 51. Eis 52. Eis 53. Eis 54. Eis 55. Eis 56. Personeel moet zich altijd kunnen legitimeren (geldig paspoort of identiteitsbewijs). Bij het niet voldoen aan het bovenstaande is opdrachtgever gerechtigd de betrokken persoon de toegang tot de locatie te ontzeggen en/of van de locatie te (laten) verwijderen. In verband met een juiste bezoekersregistratie dienen medewerkers van de opdrachtnemer minimaal 3 werkdagen voorafgaand op de uitvoering van werkzaamheden per te melden bij de locatieverantwoordelijke van de betreffende locatie. Op de dag van de uitvoering dienen de betreffende medewerkers zich met een geldig legitimatiebewijs te melden bij de receptionist(e) van de locatie en vragen naar de betreffende locatieverantwoordelijke. Na het overleggen van een bedrijfspas, krijgen de medewerkers een bezoekerspas uitgereikt. Deze pas is maximaal een dag geldig en de medewerker(s) dienen deze weer bij de receptie in te leveren na het verlaten van de locatie. Opdrachtnemer dient van al het personeel dat werkzaam is op de locatie een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te kunnen overleggen op eerste verzoek (uiterlijk binnen 24 uur) van de contractmanager van opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt het recht om medewerkers van de opdrachtnemer te weren met opgaaf van reden. Van het personeel van de opdrachtnemer dat wordt ingezet bij de opdrachtgever dient in het personeelsdossier een getekende geheimhoudingsverklaring aanwezig te zijn. Opdrachtnemer is verplicht deze verklaringen op een eerste verzoek van opdrachtgever binnen 24 uur na aanvraag te verstrekken. De opdrachtgever behoudt het recht om medewerkers van de opdrachtnemer te weren met opgaaf van reden. Een door opdrachtgever verstrekte draagpas of bedrijvenpas dient steeds zichtbaar te worden gedragen en na afloop van de werkzaamheden direct te worden ingeleverd. Medewerkers van opdrachtnemer zijn direct herkenbaar voor medewerkers van opdrachtgever door het dragen van kleding met het bedrijfslogo en/of bedrijfsnaam van opdrachtnemer. De opdrachtnemer dient ervoor zorg te dragen dat de op locatie van toepassing zijnde veiligheidsvoorschriften en instructies en huisregels worden opgevolgd en nageleefd door zijn personeel. Indien een medewerker zich niet houdt aan deze voorschriften, instructies en huisregels is de opdrachtgever gerechtigd de betrokken medewerker direct en permanent de toegang tot de locatie te ontzeggen. Alle medewerkers van opdrachtnemer die werkzaam zijn op een locatie van de opdrachtgever dienen de Nederlandse taal zodanig te beheersen, dat zij in staat zijn om in de Nederlandse taal gegeven instructies op te volgen. (in)direct leidinggevenden dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift goed te beheersen. Het dragen van caps, hoofdbedekking waardoor het gezicht niet zichtbaar is, walkmans/i-pods en dergelijke is niet toegestaan, tenzij dit voor de uitvoering van de werkzaamheden verplicht is. Het gebruik van de (mobiele) telefoon is alleen in nood toegestaan. Bij het niet voldoen aan het bovenstaande is opdrachtgever gerechtigd de betrokken persoon te verplichten zich te kleden conform dit artikel. Bij weigering is opdrachtgever gerechtigd de betrokken persoon de toegang tot de locatie te ontzeggen en/of van de locatie te (laten) verwijderen. Opdrachtnemer is aansprakelijk bij verlies of misbruik van toegangspassen en sleutels. EIS KLACHTENPROCEDURE EN HELPDESK AKKOORD? Eis 57. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor een adequate afhandeling van alle ontvangen verstoringen of klachten (incidenten). De opdrachtnemer beschikt over een contactpersoon waar per en telefoon vragen kunnen worden gesteld en klachten kunnen worden neergelegd. Klachten kunnen onder andere worden veroorzaakt door: - de kwaliteit van het materiaal; - de tijdigheid van afhandelen van storingen; - het niet proactief inspelen op lokale omstandigheden binnen de mogelijkheden van de overeenkomst; - schade van de apparatuur en/of onvoldoende schadeherstel; - onjuiste levering of plaatsing. 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 7 van 9

8 Eis 58. Eis 59. De contactpersoon dient op werkdagen tussen 09:00 uur en 17:00 uur zowel per en telefoon bereikbaar te zijn en dient de Nederlandse taal zodanig te beheersen, dat hij/zij in staat is om in de Nederlandse taal instructie geven. De opdrachtnemer moet over een zodanige klachtenafhandeling beschikken, dat de opdrachtnemer binnen 1 uur op klachten reageert en dat de klacht afhankelijk van de aard binnen 24 uur wordt afgehandeld. Eis 60. Indien de klacht betrekking heeft op de kwaliteit van de geleverde kerstdecoraties (bijvoorbeeld niet de juiste levering) dan dient de opdrachtnemer binnen 2 uur de klacht op te lossen. Dit door herstel ter plaatse of het bieden van een juist product. Alle klachten die door de opdrachtgever worden gemeld dienen door de opdrachtnemer te worden geregistreerd. De klachtenregistratie is onderdeel van de managementrapportage. EIS MANAGEMENTRAPPORTAGE EN COMMUNICATIE AKKOORD? Eis 61. Eis 62. De namens of door de opdrachtgever of opdrachtnemer gedane mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. Om te kunnen bepalen of de uitvoering aan de door opdrachtgever gestelde eisen en wensen voldoet, is managementinformatie een onderdeel van de dienstverlening. Uiterlijk 1 februari van ieder contractjaar overlegt de opdrachtnemer schriftelijk managementinformatie over de voorgaande kerstperiode. In deze rapportage dient volgende te worden opgenomen: - Omzet en verbruik per product per locatie; - Klachten, soort en aantal inclusief wijze en termijnen van afhandelen; - Afwijkingen op geplande levertijden; - Aantal spoedleveringen, per product en per locatie; - Overzicht knelpunten laatste periode; - Ontwikkelingen MVO; - Vereiste certificaten. Eis 63. Eis 64. Vóór de implementatie worden de verdere details voor deze rapportages met beide partijen nader overeengekomen. Opdrachtnemer stelt een vaste contactpersoon aan voor opdrachtgever. Opdrachtgever zal tijdig worden geïnformeerd bij opvolging/vervanging van de vaste contactpersoon. Opdrachtnemer verzorgt 1x in februari/maart een overleg met opdrachtgever. Bespreekonderwerpen zijn managementrapportage, verwachtingen, omzet/incidenten en facturatie. Opdrachtnemer zorgt binnen vijf werkdagen voor de schriftelijke verslaglegging van bovenstaand overleg. EIS SOCIALE VOORWAARDEN AKKOORD? Eis 65. De opdrachtgever voert duurzaam inkopen uit conform het beleid van de Nederlandse Rijksoverheid. Daartoe verlangt de opdrachtgever van haar opdrachtnemer dat deze in het kader van de overeenkomst bijdraagt aan het bewust worden, voorkomen en aanpakken van nadelige invloeden van de opdracht onder de gestelde normen: De fundamentele arbeidsnormen, zoals vastgelegd in de conventies van de International Labour Organisation (ILO). De mensenrechten uit de Universele Verklaringen van de Rechten van de Mens (UVRM). Inschrijver zal de sociale voorwaarden (Bijlage K) op eerste verzoek van de Belastingdienst, maar niet eerder dan na het mededelen van de gunningsbeslissing, invullen en ondertekend aanleveren. EIS DIGI-INKOOP AKKOORD? Eis 66. Opdrachtnemer zorgt voor de implementatie van een aansluiting op DigiInkoop na de gunning. (Zie bijlage 2 voor meer informatie). 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 8 van 9

9 Eis 67. Eis 68. Opdrachtnemer maakt vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst tenminste gebruik van het Leveranciersportaal Belastingdienst. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op de Digipoort van DigiInkoop komen alle kosten vanaf het koppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. De kosten die opdrachtnemer in dit verband nu (en in de toekomst) maakt, zijn voor eigen rekening. EIS JURIDISCHE KADERS AKKOORD? Eis 69. Eis 70. De in Bijlage 5 van het beschrijvend document opgenomen conceptovereenkomst bevat uitsluitend voorwaarden die door opdrachtgever dwingend worden voorgeschreven. Inschrijver gaat met het bepaalde in de conceptovereenkomst akkoord. De conceptovereenkomst kan - alvorens deze door inschrijver(s) wordt ondertekend - door opdrachtgever worden gewijzigd en nader uitgewerkt, mede naar aanleiding van de door de inschrijver gedane opmerkingen en tekstsuggesties als bedoeld in paragraaf van het beschrijvend document. De wijzigingen en/of de aangepaste overeenkomst zullen/zal de inschrijvers per nota van inlichtingen kenbaar worden gemaakt. 24 juli 2014 IUC Belastingdienst pagina 9 van 9