Allereerst welkom op deze Inlichting Bijeenkomst en dank voor uw belangstelling voor de aanbesteding van Stichting Omroep Muziek.

Transcriptie

1 1

2 Allereerst welkom op deze Inlichting Bijeenkomst en dank voor uw belangstelling voor de aanbesteding van Stichting Omroep Muziek. Wij bevinden ons nu in in het Muziekcentrum van de Omroep, een rijksmonument gelegen aan de Heuvellaan 33, op het hoogste punt van Hilversum. Jarenlang is de V.A.R.A. gehuisvest in dit gebouw, dat zijn oorsprong vindt in een grote villa, dat later is uitgebreid door Eibink en Snellebrand met een nieuw studiogebouw ontworpen ontstaan na bestudering van het BBCstudiogebouw in London en het studiogebouw van de Deutsche Rundfunk in Berlijn. Eén van de oorspronkelijk studio s aan de Villa is bewaard gebleven, Studio 2, dat de oudste radiostudio van Nederland is. Zo zijn in deze studio s opnames gemaakt van Dorus (Tom Manders), begeleid door Cor Steyn, destijds als pianist/organist in dienst van de V.A.R.A, op Hammondorgel. 2

3 In het eerste deel tot de pauze wordt allereerst kort stilgestaan bij de aanbestedende dienst en de opdracht. De procedure behoeft geen toelichting en is te vinden in de Uitnodiging tot Inschrijving. Wel zal het Digitaal aanbesteden via TenderNed kort worden toegelicht, daar het toch niet altijd even duidelijk blijkt. Daarnaast is ook door Opdrachtgever verwarring veroorzaakt doordat bij Publicatie het Vragendeel van TenderNed is geactiveerd, terwijl de procedure in de Uitnodiging tot Inschrijving stelt dat vragen door middel van Bijlage S7 dienen te worden ingediend via het Berichtendeel. Voor de vragen naar aanleiding van deze Inlichtenbijeenkomst een de Nota van Inlichtingen I gelieve gebruik te maken van het Standaardformulier S7. Wij zullen met TenderNed in contract treden of het mogelijk is het Vragendeel voor onze aanbesteding te deactiveren. In het eerste deel zal tevens de planning, Minimumeisen en Geschiktheidseisen en de Gunningscriteria aan bod komen. In het tweede deel, na de pauze, worden een aantal vragen behandelt en heeft u de gelegenheid tot het stellen van additionele, mondelinge vragen. Wij zullen trachten deze zo veel als mogelijk te beantwoorden. De vragen die niet worden beantwoord, worden van een Nota van Inlichtingen beantwoord. 3

4 In 1995 werd dit de thuisbasis van de omroeporkesten (Metropole Orkest, Radio Filharmonisch Orkest, Radio Kamer Filharmonie, Radio Kamer Orkest), het Groot Omroepkoor en de Muziekbibliotheek van de Omroepen, ondergebracht in de stichting het Muziek Centrum van de Omroep (MCO). In augustus 2013 is de stichting MCO opgeheven en nieuwe stichting Omroep Muziek opgericht, waar het Radio Filharmonisch Orkest en het Groot Omroepkoor samen met de middelen en mensen die de programmering en productie van de concertseries van de publieke omroep verzorgen (Radio4, NTR, TROS, AVRO) in zijn ondergebracht. Met deze oprichting is de Muziekbibliotheek van Omroepen, dat één van de grootste collecties bladmuziek in Europa beheerde, tot grote spijt van menigeen opgeheven waarbij men nu probeert de collectie onder te brengen bij de Nederlandse Muziekbibliotheek. Daarnaast is de afdeling Educatie opgeheven en lopen ook hier projecten in samenwerking met Globe CKC om de activiteiten voort te zetten. Het Metropole Orkest is als een zelfstandig stichting voortgezet. Het gebouw dat de naam Muziekcentrum van de Omroep blijft dragen, biedt nu onderdak aan SOM en het Metropole Orkest, maar ook aan nieuwe huurders als de zojuist genoemde coöperatieve vereniging Globe Centrum voor Kunst en Cultuur (Globe CKC) een instelling voor kunst en cultuureducatie, db Mediagroep een audiovisueel dienstverlener voor publieke en commerciële omroepen en horecaondernemers Muziekcafé de Elling van Kees en Jannemieke Verhoeff bekend van restaurant Puur Smaeck en wijnbar Vintage, beiden in Hilversum. Stichting Omroep Muziek is een nieuw opgerichte stichting, gepositioneerd binnen de Nederlandse Publieke Omroep en heeft vanuit de Mediawet als taakstelling het beheren en exploiteren van de omroepensemble (Radio Filharmonisch Orkest) en omroeporkest (Groot Omroepkoor) en het organiseren van de klassieke concertseries van de publieke omroep: de ZaterdagMatinee, de Vrijdag van Vredenburg en het Zondagochtend Concert. Daarnaast wordt het gebouw Muziekcentrum van de Omroep geëxploiteerd: verhuur van kantoorruimte, verhuur van zalen en studio s voor repetities, opnames, evenementen, vergaderingen, zakelijke bijeenkomsten, feestelijke bijeenkomsten, recepties, etc. 4

5 De dienst Werkplekken omvat het beschikbaar stellen van computers in een kantoornetwerk, die de medewerkers in staat stellen gebruik te kunnen maken van de bedrijfstoepassingen van de SOM, kantoortoepassingen en andere software, , internet en gegevensbestanden centraal kunnen opslaan of afdrukken én het noodzakelijke onderhoud en beheer daaromtrent. Onder ICT infrastructuur wordt verstaan de samenhang van ICT componenten noodzakelijk voor het beschikbaar stellen van bovengenoemde dienstverlening. De dienstverlening met betrekking tot deze infrastructuur bestaat uit het beschikbaar stellen, onderhoud en beheer. De medewerkers van de SOM die gebruik maken van deze ICT voorzieningen dienen met vragen, bij storingen of voor hulp terecht te kunnen bij een Servicedesk als eerste contactpunt, die eventueel worden bijgestaan door deskundigen wanneer nodig. Daarnaast beschikt de SOM over verschillende Websites welke dienen te worden gehuisvest en openbaar toegankelijk dienen te zijn 5

6 Geïnteresseerde dient zich allereerst te hebben aangemeld voor deze aanbesteding. Berichten via TenderNed door in het dashboard van deze aanbesteding Bericht versturen naar Stichting Omroep Muziek te kiezen. Inschrijven via TenderNed door in het dashboard van deze aanbesteding de onderdelen 2 Gunningscriteria beantwoorden en 3 Inschrijven op aanbesteding te doorlopen. 6

7 Een Inschrijver dient akkoord te gaan met het Programma van Eisen in Bijlage II en de Concept Dienstverleningsovereenkomst in Bijlage III. Inschrijver dient voor akkoord te verklaren door ondertekening van de Standaardformulieren in Bijlage S3 en S6. Eventuele tegenstrijdigheden en/of onjuistheden in en/of commentaar op- het Programma van Eisen en/of de Dienstverleningsovereenkomst vóór 19 maart 2014, 12:00 uur aan Opdrachtgever bekend te maken (in plaats van de in Uitnodiging tot Inschrijving vermelde datum van 7 maart 2014). De Standaardformulieren in Bijlage S3 en S6 dienen hiervoor te worden gebruikt. 7

8 GE1: Afdekking bedrijfsrisico s De Inschrijver moet verzekerd zijn voor bedrijfsaansprakelijkheid, tegen persoon- en zaakschade, met een minimale dekking van ,- per gebeurtenis per jaar met een maximum van ,- per jaar. Opdrachtgever acht de aansprakelijkheidsbeperking proportioneel ten opzichte van de onderhavige aanbesteding met als motivering onvoldoende dekking bij calamiteiten uitgaande van de verzekerde bedragen opgenomen in het brandverzekeringscontract en het instrumentenverzekeringscontract (ten behoeve van de muziekinstrumenten van Opdrachtgever). GE2: Afdekking beroepsrisico s De Inschrijver moet verzekerd zijn voor beroepsaansprakelijkheid met een minimale dekking van ,- per gebeurtenis per jaar met een maximum van ,- per jaar. Opdrachtgever heeft de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten gehanteerd om te kunnen beoordelen welke aansprakelijkheidsbeperking proportioneel is ten opzichte van de onderhavige aanbesteding. De ARBIT schrijft een aansprakelijkheid voor schade, anders dan persoon- of zaakschade, te beperken tot een bedrag van ten hoogste 4 maal de hoogte van de vergoeding per aanspraak. Hierbij is Opdrachtgever uitgegaan van de geraamde aanbestedingssom vermenigvuldigd maal een factor kleiner dan 4. GE3: Ervaring van Inschrijver Inschrijver dient aan de hand van het indienen van referentieopdrachten aan te tonen dat hij in technische en organisatorische zin in staat is om de activiteiten in het kader van onderhavige aanbesteding te kunnen uitvoeren. 8

9 De Inschrijver dient te beschikken over de volgende noodzakelijke kerncompetenties, elk aantoonbaar op basis van ervaring uit vergelijkbare opdrachten: 1. het beheren van (minimaal) 60 Werkplekken 2. het hosten van bedrijfstoepassingen 3. het beheren van ICT infrastructuur 4. het voeren van een Servicedesk 5. het hosten van Websites Inschrijver dient gebruik te maken van Bijlage S1. In geval van een Combinatie dient één der Combinanten te beschikken over een kerncompetentie en de Combinatie over alle kerncompetentie. In geval van Onderaanneming dient een Onderaannemer te beschikken over die kerncompetentie waarvoor de samenwerkingsverband is aangegaan. Een samenwerkingsverband dient kenbaar te worden gemaakt door invulling van onderdeel 8 van de Eigen verklaring in Bijlage S1 GE4: Vestiging van Inschrijver Inschrijver dient gevestigd te zijn in, over een vestiging te beschikken, zich te willen vestigen, of een vestiging te willen openen in een straal van 30 kilometer van het gebouw Muziekcentrum van de Omroep aan de Heuvellaan 33 in Hilversum. Opdrachtgever acht het noodzakelijk voor de uitvoer van de Dienstverlening ter plaatse, wanneer ondersteuning op afstand niet toereikend is, dat medewerkers van Opdrachtgever binnen acceptabele tijd ter plaatse kunnen zijn. Ook hier geldt dan indien één der Combinanten in geval van een Combinatie of Onderaannemer, indien het samenwerking specifiek voor de desbetreffende competentie is aangegaan, beschikt over ervaring met betrekking tot een kerncompetentie dit voldoende is. 9

10 GC1: Toelichting Invulling Programma van Eisen Inschrijver dient de invulling van het Programma van Eisen nader toe te lichten. Inschrijver dient gebruik te maken van het Standaardformulier Bijlage S4. Het Programma van Eisen kent 104 eisen, waarvoor 1 punt per eis wordt toegekend. De wegingsfactor is dusdanig gekozen dat het totaal gewogen 20 punten bedraagt. GC2: Transitie Plan Inschrijver dient een voorstel te doen voor de wijze waarop de Transitie zal plaatsvinden met betrekking tot de overdracht van bedrijfsmiddelen, contracten en de dienstverlening, ofwel Overdracht; én het omvormen van deze dienstverlening en het inpassen van de diensten en ICT middelen passend binnen de omgeving en bij de schaal waarop Inschrijver is ingericht, ofwel Transformatie. GC3: Service Level Agreement De Service Level Agreement dient minimaal te voldoen aan de volgende voorwaarden: Inschrijver dient uit te gaan van het gestelde in het Programma van Eisen; de in de overeenkomst opgenomen afspraken inzake het niveau van Diensten dienen voldoende te zijn geborgd in meetbare Prestatie Indicatoren; Inschrijver dient een voorstel voor een malusregeling doen, welke is gerelateerd aan de in overeenkomst gedefinieerde Prestatie Indicatoren. De malusregeling geldt als prestaties achterblijven ten opzichte van vooraf afgesproken niveaus. Zeker als deze tot schade leiden voor de opdrachtgever kan deze regeling in werking treden. De Prestatie Indicatoren en een daar aan gerelateerde malusregeling biedt Opdrachtgever enige mate van zekerheid dat Inschrijver in staat is de in een SLA overeengekomen afspraken na te komen. 10

11 GC4: Exit Plan Inschrijver dient een voorstel te doen voor duidelijke afspraken over de wijze waarop de Dienstverleningsovereenkomst wordt beëindigd in de vorm van een Exit Plan. Opdrachtgever ziet een Exit Plan als onderdeel van de Dienstenovereenkomst. Opdrachtgever ziet de Exit daarentegen niet als onderdeel van de Opdracht en maken de kosten voor een Exit geen deel uit van de Inschrijfprijs. Opdrachtgever beschouwd de Exit als een Project waar voor Inschrijver tarieven dient in te dienen. GC5: Prijs Inschrijver dient één inschrijfprijs in te dienen voor de gehele opdracht. Deze inschrijfprijs bestaat uit: de eenmalige kosten voor Transitie; en de kosten voor de ICT dienstverlening inzake Werkplekken, ICT infrastructuur, Servicedesk en Websites voor een contractperiode van 4 jaar. Niet-standaard changes en Projecten maken geen deel uit van de Opdracht en zijn derhalve geen onderdeel van de inschrijfprijs voor de ICT dienstverlening. Inschrijver dient echter wel prijzen en tarieven in te dienen. 11

12 Gelegenheid voor koffie, thee of water. Toiletten zijn in de grote hal, voorbij Muziekcafé Elling, links de trap op. 12

13 Voor zover mogelijk worden de vóór 7 maart 2014, 12:00 uur ingediende vragen via TenderNed beantwoord. De niet tijdens deze Inlichtingen Bijeenkomst beantwoorde vragen alsmede de vragen wel aan bod komen zullen schriftelijk worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen I uiterlijk op 14 maart

14 Aanwezigen krijgen de gelegenheid tot het stellen van vragen. De vragen zullen door ons worden genotuleerd, eventueel worden beantwoord en tezamen met het antwoord gepubliceerd in de Nota van Inlichtingen. Vragen naar aanleiding van deze Inlichtingen Bijeenkomst en de Nota van Inlichtingen I kunnen worden gediend tot uiterlijk 19 maart 2014, 12:00 uur. De beantwoording van deze vragen geschiedt via de Nota van Inlichtingen II uiterlijk 21 maart. 14

15 15