Jaarverslag Inleiding

Transcriptie

1 Jaarverslag Inleiding Dit document omvat het inhoudelijke en financiële jaarverslag van het programma Partners voor Water 2 (PvW2) voor het jaar Het beslaat de periode van het tekenen van de opdracht aan de EVD door het ministerie van Verkeer en Waterstaat (V&W), namens de deelnemende ministeries, in september tot eind In dit verslag wordt ingegaan op de drie componenten van het programma: beleidsafstemming, samenwerking en stimulering. Aangezien de verslagperiode vooral een opstartfase is geweest wordt nog niet ingegaan op de performance indicators. Dit zal onderdeel zijn van de verslaglegging over Wel wordt aan de hand van het activiteitenschema 2005 (zie bijlage) van het Plan van Aanpak (PvA) aangegeven wat wel en niet gehaald is in 2005 en waarom. Daarbij moet rekening worden gehouden met het feit dat het PvA door de Interdepartementale Stuurgroep Partners voor Water (Stuurgroep) is goedgekeurd in juni 2005 terwijl de daadwerkelijke opdracht pas is verleend eind september Dat verklaart dat een deel van de activiteiten in de tijd wat naar achteren is geschoven. Desalniettemin is een groot deel van de planning gehaald in De financiële rapportage gaat in op de bestedingen onder de opdracht aan de EVD vanaf september tot het einde van het jaar, inclusief de activiteiten die onder regie van de EVD door het NWP werden uitgevoerd. Separaat wordt aangegeven wat de kosten zijn die het NWP heeft gevraagd ten laste te brengen van het PvW2 budget voor hun activiteiten in 2005 voorafgaand aan de formele opdrachtverlening in september. 2. Continuïteit PvW1 De formele overdracht van de PvW activiteiten in 2005 heeft plaatsgevonden. Het programmabureau PvW1 heeft een overdrachtsdocument gemaakt dat is geaccepteerd in de Stuurgroep van oktober Voor wat betreft de overdracht van lopende projecten ten laste van het PvW1 budget (Bekasi) en de overdracht van projecten opgestart door het programmabureau PvW1 ten laste van het budget PvW2, kan worden gemeld dat deze overdracht formeel en schriftelijk heeft plaatsgevonden. Resterende middelen van PvW1 en die middelen van PvW2, die ter beschikking van het programmabureau PvW1 waren gesteld, maar niet zijn besteed, werden overgemaakt aan V&W. 1

2 Ten aanzien van Bekasi is het wachten op de rapportage van de uitvoerder om tot financiële afronding te komen. Voor wat betreft CPWC en IGRAC heeft de EVD opdracht verleend voor de resterende activiteiten vanaf 1 januari 2006.Voor Aceh is 1 miljoen euro ter beschikking gesteld van de Stichting H2O. Voor Syrië is nog geen goedgekeurd werkplan beschikbaar. 3. PvW2 3.1 Mobilisatie Het personeel was gecontracteerd op het moment van opdrachtverlening en kon daardoor direct aan de slag. De werkplekken in Delft kwamen pas rond de jaarwisseling beschikbaar in Delft door ruimtegebrek bij UNESCO-IHE. Tot die tijd is gewerkt vanuit het kantoor van de EVD in Den Haag met flexplekken bij het NWP. De kennismakingsronde met de deelnemende ministeries, de betrokken Stuurgroepleden en leden van het RIO heeft conform planning plaatsgevonden. De promotie binnen de sector is conform planning begonnen in september. De onderlinge relatie en uitvoeringsprincipes tussen EVD en NWP zijn vastgesteld voor de beleidsafstemmings- en samenwerkingscomponent. Per jaar wordt een offerte door het NWP bij de EVD ingediend met deelactiviteiten en budget op hoofdlijnen. Per deelactiviteit worden deelbegrotingen bij de EVD voor goedkeuring voorgelegd. 3.2 Beleidsafstemmingscomponent Kennismaking met de Stuurgroepleden is afgerond. Er hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden van de Stuurgroep; in oktober en december. Kennismakingsronde met Regulier Interdepartementaal Overleg (RIO) leden en departementen is afgerond. Er is nog grote diversiteit in beeld ten aanzien van verwachtingen t.a.v. PvW. De eerste twee bijeenkomsten van het RIO vonden plaats op 5 oktober en 29 november. Proces om met de sector tot nadere focus en uitdieping van de thema's te komen is in concept gereed en voorgelegd aan RIO. Er is een aanzet gemaakt voor het middels een website ontsluiten van informatie van departementen. Als pilot is gestart met DGIS, Directie Milieu en Water. Het resultaat komt begin 2006 online. Tijdens de Commission on Sustainable Development bijeenkomsten (CSD 12 en CSD 13) heeft de Nederlandse delegatie beleidsbesluiten genomen en onderschreven m.b.t. MDG s op het gebied van water en sanitatie. Binnen dit deelproject wordt aandacht besteed aan het opvolgen van deze beleidsbesluiten. Overleg is opgestart met EZ met betrekking tot de herijking van het financiële instrumentarium in het licht van de speerpunten (incl. water) van het innovatieplatform. 2

3 3.3 Samenwerkingscomponent Voorbereidingswerkzaamheden voor het 4 e Wereld Water Forum (WWF4): realisatie van het Dutch Water Pavillion, coördinatie van de Nederlandse inbreng, verzamelen van sessie-voorstellen van partijen uit de Nederlandse watersector en coördinatie van de Europese inbreng. Ondersteuning van het NGO-Plaform. Opzetten en bijhouden van de websites (Nederlandstalig) en (Engelstalig) om informatie over het Programma te ontsluiten voor de Nederlandse watersector en geïnteresseerden uit de focuslanden. Nieuws-items die betrekking hebben op het programma Partners voor Water zijn twee-wekelijks opgenomen onder een speciaal kopje van de NWP-nieuwsbrief, die zeer breed binnen de sector gelezen wordt. Prognoses WEX (Water Export Index) voor 2005; het aantal partijen dat export informatie toelevert is vergroot van 37 tot 48. Er is als follow-up van de acties uit de Toekomstvisie Een Wereld om Water een bijeenkomst georganiseerd voor het cluster watertechnologie. Ook is een kick-off bijeenkomst georganiseerd waarin met vertegenwoordigers van de watersector van gedachten is gewisseld over het implementatietraject van de Toekomstvisie. Om de positie van Nederland binnen (de PvW landen van) geografisch Europa te versterken is gewerkt aan het bundelen van krachten en coördineren van activiteiten binnen diverse Europese fora. Er is een Nederlandse coördinatiegroep waarin 15 partijen uit de sector bijeenkomen, waarbij NWP de rol van onafhankelijke voorzitter op zich heeft genomen. Daarnaast is gewerkt aan opzetten van een partnership waarin Europese samenwerking vorm kan worden gegeven. In 2005 is begonnen aan het opzetten van de publicatie Smart Sanitation Solutions waarin goede voorbeelden van innovatieve en kosteneffectieve sanitatietechnologiën door leden van het NGO-Platform worden gebundeld. De publicatie promoot kleinschalige oplossingen die een grote bijdrage kunnen leveren aan het realiseren van de sanitatie gerelateerde MDG s. De gevolgen van orkaan Katrina waren dermate ingrijpend dat noodhulp vanuit Nederland gewenst was. In samenwerking met EZ en V&W is het Nederlandse netwerk geactiveerd en hulp en advisering over de korte- en lange termijn maatregelen gecoördineerd. Resultaat van het onder de aandacht brengen van de Nederlandse expertise is begin januari 2006 een bezoek van een politieke delegatie uit de Verenigde Staten aan Nederland. Het Ministerie van EZ heeft met het Innovatieprogramma de Nederlandse watersector een kans gegeven, die met de sector is opgepakt. NWP coördineert de activiteiten, ontwikkelt in samenwerking het innovatieprogramma, denkt mee in de strategie en organiseert sessies met de sector. 3

4 De Technische Wetenschappelijk Attachés (TWA) zijn geïnformeerd over de technologie interesse van de watersector welke door middel van een enquête verzameld is. Daarnaast is er een seminar georganiseerd om de watersector bij de TWA s te introduceren. NWP heeft partijen uit de verschillende geledingen van de watersector bij elkaar gebracht die samen in staat zijn om 10 miljoen mensen van drinkwater en sanitatie te voorzien. Er is gewerkt aan een programmavoorstel dat middels (discussiebijeenkomsten in) overleg met de partners en DGIS is opgesteld. Van september heeft Staatssecretaris Schultz-Van Haegen van V&W een bezoek gebracht aan Vietnam en Indonesië. Tijdens deze reis zijn de mogelijkheden voor Nederlandse betrokkenheid in deze landen verkend. NWP heeft voor een delegatie van 22 bedrijven / instellingen een parallel programma opgesteld en uitgevoerd om de mogelijkheden voor businessontwikkeling te onderzoeken. Ondersteuning van een seminar in Bulgarije georganiseerd door Alterra om de Nederlandse expertise op het gebied van Flood Risk Management te promoten. Naast Alterra waren 6 andere Nederlandse partijen betrokken. 3.4 Stimuleringscomponent Basisdocument opgesteld om voorwaarden en werkwijze intern vast te leggen en tegenover interne accountant te verantwoorden, tevens aan V&W ter kennis gesteld. Ambassades, CG s en NBSO s in de 43 PvW focuslanden per brief geïnformeerd over doel en inhoud van stimuleringscomponent als ook de adviesrol van de Nederlandse vertegenwoordiging bij beoordeling van voorstellen. Tenderinstructies zijn opgesteld en gepubliceerd op de website; Eerste tender voorbereid, aangekondigd via diverse kanalen, op 14 oktober geopend, op 7 november gesloten, 20 voorstellen ontvangen. Er is een goede spreiding over landen, thema's en indienende organisaties: o 16 instellingen, zowel bedrijven, NGO s als kennisinstelling, één provinciale overheid, o 16 landen, echter slechts 1 voorstel op Midden- en Oost-Europa; Adviescommissie is ingesteld en Stuurgroep geïnformeerd. Eerste functioneren van Adviescommissie op 8 december is als zeer positief ervaren Resultaat 1 e tender: 5 voorstellen goedgekeurd. Hoofdredenen: o geen passende aanbieding: voorstel voldoet niet aan formele vereisten; voorstel is voorzetting van eerder (PvW1) project zonder dat dit leidt tot additionele positionering; te indirecte bijdrage aan MDG s/wereldwaterproblematiek; 4

5 o onvoldoende ambitie: geen lange-termijn ambitie/strategie; onvoldoende sprake van strategisch samenwerkingsverband; er vond samenwerking plaats tussen leden van zelfde bedrijfsgroep: te weinig toegevoegde waarde en/of niet innovatief; o uitwerking (o.a.): weinig aandacht gegeven aan spin-off voor Nederland en/of doelland; lokale behoefte te vaag benoemd; onvoldoende demonstrate, not state. Contractsluiting voor vijf goedgekeurde voorstellen is gepland voor begin 2006; De sector is uitgenodigd voor een evaluatie in januari 2006, mede gezien de kritiek op de aanbestedingsvoorwaarden bij de eerste tender. Behalve de bovengenoemde activiteiten onder de stimuleringscomponent is er opvolging gegeven aan besluiten van de Stuurgroep ten laste van het budget van PvW2, maar al gecommitteerd voorafgaand aan de opdrachtverlening aan de EVD. Dit betreft een aantal activiteiten die door het programmabureau PvW1 al waren opgestart en inmiddels aan het programmabureau PvW2 overgedragen. Voor de formele overdracht verwijst dit verslag naar het overdrachtsdocument en formalisering van de overdracht, zoals getekend door de uitvoerders van PvW1 en PvW2. CPWC De opdracht voor de periode 2006 t/m 2008 is verleend door de EVD aan de Stichting NFWC voor de middelen die resteerden na aftrek van wat in 2005 reeds door het programmabureau PvW1 is betaald voor de periode tot eind Bij de opdrachtverlening is benadrukt dat de uitvoering van deze tweede fase van CPWC nadrukkelijk binnen de kaders van de doelstelling van PvW2 dient te worden uitgevoerd. IGRAC De opdracht voor de periode 2006 t/m 2008 is verleend door de EVD aan TNO conform het voorstel inclusief begroting die reeds was geaccordeerd door de ISPvW. Bij de opdrachtverlening is benadrukt dat de uitvoering van deze tweede fase van CPWC nadrukkelijk binnen de kaders van de doelstelling van PvW2 dient te worden uitgevoerd. Syrië De rol van opdrachtgever is overgenomen door het programmabureau PVW2 van het programmabureau PvW1. Er is nog geen formele opdracht gegeven door de EVD aangezien er nog geen adequaat voorstel met werkplan is ontvangen van het RIZA. Daarom is nog geen opdracht verleend door de EVD. De activiteiten van de uitvoerder sinds 1 januari zijn daarmee voor risico van de uitvoerder. 5

6 Aceh De 1 miljoen euro die door de ISPvW beschikbaar zijn gesteld voor het Tsunami initiatief van de Stichting H2O zijn beschikbaar gesteld rechtstreeks door de EVD aan de Stichting. De formalisering van de relatie tussen de NL overheid en de Stichting via OS/DGIS diende nog te worden afgerond. Het wachten is op een kopie van de overeenkomst tussen OS/DGIS en de Stichting H2O. Bekasi Het wachten is op de finale rapportage van de uitvoerder om de laatste betaling te kunnen effectueren. Eind 2005 was de doelstelling van het project nog net niet gehaald. Het is aannemelijk dat dit begin 2006 wel wordt gerealiseerd. 3.5 Verantwoording Het PvA werd goedgekeurd door de Stuurgroep in de bijeenkomst van Juni De criteria en procedures voor de stimuleringscomponent zijn na goedkeuring door de juristen, voorafgaand aan de definitieve opdrachtverlening aan de EVD, bevestigd door de Stuurgroep in haar bijeenkomst van oktober Het jaarplan 2006 werd op hoofdlijnen goedgekeurd door de Stuurgroep in haar bijeenkomst van december Omdat dit jaarplan volgde kort op het PvA en de opdrachtverlening is gekozen voor deze vorm van hoofdlijnen met nadere uitwerking begin 2006 en in overleg met de Stuurgroep. Tweewekelijks vindt er overleg plaats tussen de formele vertegenwoordiger van V&W en de programmamanager. 6

7 4. Concept Financieel Verslag 2005 Conform afspraak zal de EVD separaat rapporteren over de financiële gang van zaken van Programma Partners voor Water 2 dat per 21 september 2005 officieel van start is gegaan. Zoals overeengekomen wordt over de kosten gerapporteerd volgens de opzet uit het contract. Vanwege het feit dat voor de uitvoering van de activiteiten van het PvA (per 1 juli 2005) als uitgangspunt geldt, worden de jaarbudgetten naar rato worden omgezet. In dit geval is het 50% van de jaarbudgetten (=6/12 maanden). Dit is conform het "Plan van Aanpak" Organisatiekosten Hieronder vallen de personele kosten en de kosten van de beheermiddelen ( Out-of- Pocket kosten ). Hierna worden deze twee kostenposten gespecificeerd. Personele kosten details in formele separate verantwoording Programma manager projectadviseur A (senior) projectadviseur B Financieel medewerker secretaresse staffuncties budget uren tarief(groep) totaal realisatie Totaal , ,79 (a) Beheermiddelen ( Out-of-Pocket kosten ) Ten laste van het Out-of-Pocket budget is er een bedrag ad 1.654,12 belast. Dit volgens de volgende gemaakte kosten: Reis- en verblijfkosten 628,36 representatiekosten 25,76 kosten inhuur derden 1.000, ,12 (b) 7

8 4.2 Uitvoeringskosten Het betreft hier de kosten van de aangegane projecten =(2)-(3) 5=(1)-(2) budget committering realisatie nog te real. vrij budget component , , , , ,00 component , , , , ,29 - component , , , ,00 Subtotaal , , , , ,29 WWF , , , , ,80 IGRAC , , ,00 - Syrië , , ,00 - CPWC , , , , ,00 Aceh , , ,00 - Subtotaal , , , , ,80 Totaal , ,91 (c) , ,09 Toelichting (1) budget: 50% van het jaarbudget (2) committering: aangegane verplichten met derden (3) realisatie: realisatie/betalingen van de reeds aangegane verplichtingen (4) nog te realiseren: dat deel van de committeringen/verplichtingen dat nog gerealiseerd/betaald moet worden. (5) vrij budget: het gedeelte van het jaarbudget dat nog niet is gecommitteerd, dus vrij besteedbaar. 8

9 4.3 Beschikbare middelen budget gecommitteerd vrij budget EVD *2) Aanpalend Budget (*1) Totaal *1 Schatting t.a.v. gecommitteerd en vrij. *2 (a+b+c) Vrij budget ,00 af: NWP precontractuele kosten ,86 Besteedbaar budget per ,14 Toelichting * specificatie aanpalend budget Totaal aanpalend budget committeringen ** vrij budget ** bedrag van committering 2005 is slechts een aanname Bijlage: 1. Tijdschema 2005 uit PvA 9