Jaarverslag Maart 2010 Utrecht

Transcriptie

1 Jaarverslag 2009 Maart 2010 Utrecht

2 Inhoudsopgave Leeswijzer 3 Voorwoord 4 1 Beleid en Management 5 2 Inspectie Reguliere inspectiecyclus Invloed op concernbrede ontwikkelingen Voorlichting Digitaal depot 8 3 Archieven Archiefbeheersysteem Acquisitie Inventarisatie Indicering Materiële verzorging Depotbeheer Reproductie Archiefbank 21 4 Collecties Restauratie en conservering Beeldmateriaal Bibliotheek Fotografie 26 5 Publiek & Presentatie Studiezalen Tentoonstellingen en bruiklenen Educatie Publieksactiviteiten en evenementen Winkel 34 6 Communicatie & Marketing Bezoekcijfers Externe communicatie Website Projecten Relaties en samenwerkingsverbanden Interne communicatie 40 7 Bedrijfsvoering Facilitair Beheer Post en Archiefzaken Financiële administratieve processen ICT 44 8 Personeel Personeelsbezetting Flexibele arbeidsvoorwaarden Ziekteverzuim Arbeidsomstandigheden Vorming en scholing Ondernemingsraad 48 Lijst van medewerkers 49 2

3 Leeswijzer Voor u ligt het jaarverslag van Voorafgegaan door een korte samenvatting in het Voorwoord, geeft het in de hoofdstukken 2 t/m 6 per afdeling (Inspectie, Archieven, Collecties, Publiek & Presentatie) een overzicht van de werkzaamheden, de betrokken medewerkers, de speerpunten en de resultaten. Het geheel wordt besloten met een verslaglegging van de organisatiebrede en ondersteunende afdelingen op het gebied van Communicatie & Marketing (7), Bedrijfsvoering (8) en Personeel & Organisatie(9). 3

4 Voorwoord Voor een archief, schatbewaarder van het verleden, is toekomstgericht werken wat ons voortdurend bezighoudt. Het behoud en beheer van collecties en archieven, evenals de verwerving van nieuwe aanwinsten, zijn daarin onlosmakelijk met elkaar verbonden. Deze vervolgens optimaal toegankelijk te maken voor iedereen die iets te zoeken heeft, is de kroon op het werk. De laatste jaren is ook het verwerven en stimuleren van nieuw publiek een aanwinst voor het vak. Ons op het lijf geschreven, hoewel niet altijd vanzelfsprekend was voor Het Utrechts Archief een jaar met extra dimensies op het vlak van duurzaam denken, toekomstbestendig maken en publieksgericht werken. Voortbouwen Na de opening van de nieuwe locatie Hamburgerstraat in 2008, volgt de verbouwing van depot, kantoren en de studiezaal op de Alexander Numankade. Na een jaar van voorbereidingen, kon in het najaar de verhuizing naar de tijdelijke locatie aan de Archimedeslaan plaatsvinden. Een complexe operatie voor mens en materiaal, die resulteerde in een soepele overgang naar een situatie waarin de archieffuncties en de dienstverlening naar het publiek in een aangepaste vorm gedurende de verbouwing kan worden gecontinueerd. Tegelijkertijd werd het Plan van Eisen opgesteld en in samenwerking met de Gemeente Utrecht voorbereidingen voor de verbouwing getroffen. Met de tijd mee Ook de digitale dienstverlening kreeg dit jaar een enorme impuls. Als deelnemer in de pilot rond E-depot, onderzoekt het archief met collega-instellingen de mogelijkheden om als archieven adequaat te anticiperen op de digitale ontwikkelingen. Steeds meer bronnen worden digitaal toegankelijk gemaakt, hetgeen ook nieuwe toepassingen mogelijk maakt. Om gebruikers nog beter van dienst te kunnen zijn, ontwikkelde Het Utrechts Archief met partners de Archiefbank, een nieuwe applicatie die met scanning on request de dienstverlening een meerwaarde geeft. In 2009 werd het concept uitgewerkt en de technische ontwikkeling in gang gezet. Dankzij subsidie van Erfgoed van de Oorlog konden vele bronnen rond het thema Utrecht in de Tweede Wereldoorlog worden gedigitaliseerd, waarmee tevens de testfase van de Archiefbank kon worden uitgevoerd. De Archiefbank wordt begin 2010 geïmplementeerd. Publieksgericht aanbod De ambitie om het archief ook voor een breder publiek toegankelijk te maken door middel van de permanente opstelling, wisseltentoonstellingen en een publieksgerichte programmering heeft in 2009 verder vorm gekregen. Er werden drie tentoonstellingen gerealiseerd en twee succesvolle nieuwe series gestart (historische filmvoorstellingen en lezingenreeks door jonge historici). Ook scholen weten beter de weg naar het archief te vinden, zo blijkt uit bijna een verdubbeling van het schoolbezoek. Als deelnemer in de Stichting Utrechts Museumkwartier werkten we samen met de Utrechtse Musea aan evenementen zoals Museumnacht en Kindermuseumnacht en andere doelgroepgerichte projecten als Vrijdag Museumdag en Museum voor de Klas. Als mede-initiatiefnemer van de Stadsdag die jaarlijks op 2 juni gevierd zal gaan worden, organiseerden we de eerste editie van de stadsverjaardag. Positieve waardering van het publiek was er ook voor de permanente opstelling waarin bezoekers met een eigen inlogcode gegevens kunnen verzamelen en daarmee een eigen historische krant kunnen samenstellen. De toepassing van nieuwe, interactieve media speelt hierin een belangrijke rol. Het Utrechts Archief mag zich met de nominatie voor de Cinekid New Media Award 2009 een volwaardige speler op dit veld prijzen. Dit jaar gingen we verder met onderzoek naar de rol die nieuwe media in het archief kunnen spelen. De ontwikkeling van een game is hiervan een concreet resultaat, dat in 2010 zal worden gepresenteerd. Meer bezoekers In 2009 werd duidelijk dat de opening van het nieuwe publiekscentrum ook nieuw publiek heeft gegenereerd. Het fysieke totaalbezoek steeg met 25 %, waarbij het bezoek aan de studiezaal gelijk is gebleven. Het bezoek via de website bereikte zijn record van bijna 1,5 miljoen unieke bezoekers, De website is daarmee onze best bezochte locatie, en hoewel minder zichtbaar wordt ook deze locatie voortdurend uitgebreid en verbouwd. 4

5 1 Beleid en Management Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief bestond in 2009 uit: Dhr. Mr. A. Wolfsen (voorzitter) Dhr. V.A.M. van der Burg (vicevoorzitter) Dhr. K. E. Driehuijs Mw. W. t Hooft Dhr. H.H. Janssen Dhr. J.H. Scheffer (adviseur) Dhr. T. de Weger Mw. I. Broos (Adviseur Provincie) Met ingang van 15 juni werd dhr. De Weger opgevolgd door dhr. F. de Gelder. Met ingang van 7 december verlieten Mw. W. t Hooft en dhr. J. Scheffer het Algemeen Bestuur Het bestuur vergaderde in 2009 vier maal, op 23 maart, 15 juni, 21 september en 7 december. Management Team Het Management Team van Het Utrechts Archief bestond in 2009 uit: Saskia van Dockum (directeur) Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Erik Tigelaar (hoofd Collecties) Joyce Pennings (hoofd Publiek & Presentatie)* Fred Dalhuisen (hoofd Bedrijfsvoering) * In verband met een sabbatical van het Hoofd Publiek & Presentatie (1 november maart 2009), zijn de betreffende werkzaamheden tijdelijk waargenomen door directeur (receptie, fotodienst), hoofd Collecties (studiezaal) en hoofd Communicatie & Marketing (vaste opstelling, wisselexposities, educatie, website, winkel, activiteitenprogramma). Het Management Team vergadert tweewekelijks, waarbij ook aanzitten: Jeroen van Oss (adviseur gemeentearchivaris), Anne Houk de Jong (hoofd Communicatie & Marketing / beleidsecretaris) Nevenfuncties en lidmaatschappen Saskia van Dockum: voorzitter Stichting Utrechts Museumkwartier, voorzitter Stichting Archeologische Monumentenwacht, bestuurslid Centrum voor Beeldende Kunst Utrecht, commissaris RAAP BV, inkomend bestuurslid van de Maatschappij voor Handel en nijverheid Kaj van Vliet: bestuurslid Kring van Utrechtse archivarissen, redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht, redactielid Sleutels tot de Utrechtse geschiedenis Erik Tigelaar: lid van de Commissie straatnaamgeving van de gemeente Utrecht Joyce Pennings: redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht Anne Houk de Jong: lid van het Marketeeroverleg Stichting Utrechts Museumkwartier, lid van CommunicatiePlatform Archieven, lid van BRAIN/Werkgroep Collectieve promotie, lid van Nederlandse Museumvereniging/Sectie PR 5

6 2 Inspectie Hoofd Medewerkers Jeroen van Oss Marjo Barthels, Aat in t Hout, Bernard Mantel Bijdragen aan transparantie en good governance Transparantie en good governance van het gemeentebestuur zijn gebaat bij gedegen informatie- en archiefbeheer. Het Utrechts Archief draagt bij door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. Doelstellingen alle inspectiepunten, bij de gemeente, de regiopolitie en de gemeenschappelijke regelingen, zijn in 2012 eenmaal geïnspecteerd volgens de nieuwe methode, gericht op good governance, kwaliteitszorg en risicomanagement. 2. Het Utrechts Archief adviseert het college bij concernbrede ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatie- en archiefbeheer. 3. in 2012 zijn vijf nieuwe tools (bijvoorbeeld een leidraad substitutie, een instrument voor een self assessment etc.) voor de archiefvormers opgesteld en op een bij de doelgroep passende wijze gepresenteerd. 4. in 2012 heeft Het Utrechts Archief een operationeel digitaal depot voor born digital en gedigitaliseerde documenten en zijn vijf typen digitale aanwinsten verworven, opgenomen in het preserveringsregime, toegankelijk gemaakt en aan het publiek beschikbaar gesteld. 2.1 Reguliere inspectiecyclus De inspectiepunten worden in een vaste cyclus van vier jaar geïnspecteerd. Tussentijds wordt in een followup bezoek gepeild hoever het met de opvolging van de aanbevelingen staat. In 2009 is een nieuwe cyclus van inspecties gestart. Van de gemeente Utrecht lopen van de elf gestarte inspecties negen door in het eerste kwartaal van Twee zijn volledig in 2009 afgerond. De inspectie van Bestuur Regio Utrecht start eind Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gestart in 2009: Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Bestuurs- en concerndienst (afgerond) Gemeentelijke Ombudsman Utrecht (afgerond) Gemeentelijke Brandweer Utrecht Geneeskundige en Gezondheidsdienst Centraal Museum, follow up Stadsontwikkeling, follow up Wijken, follow up Stadswerken Rekenkamer Griffie 6

7 Inspectiepunten Gemeenschappelijke Regelingen, gestart in 2009: Veiligheidsregio (afgerond) Facilitaire Dienst Utrechtse Recreatieschappen (Recreatie Midden Nederland) Bestuur Regio Utrecht Regiopolitie, monitoren (afgerond) Per 1 mei verzorgt de eenheid Inspectie ook de inspectietaak voor Archief Eemland, waardoor ruimte ontstond ruimte voor uitbreiding van 0,8 FTE. Deze is per 1 oktober 2009 ingevuld met de komst van Bernard Mantel in de functie van inspecteur. Vanaf die datum zijn de taken van de eenheid op het gebied van verwerving van overheidsarchieven (rijk, provincie, gemeente), alsmede het verlenen van machtigingen voor vernietiging, overgedragen aan de afdeling Archieven. Naar verwachting zal de gemeente Nieuwegein per 1 januari 2010 haar archiefbeheer, inclusief de archiefinspectie, voor tien jaar aan Het Utrechts Archief uitbesteden. 2.2 Invloed op concernbrede ontwikkelingen In augustus 2009 heeft de gemeente een traject ingezet om de manier van werken van de ambtelijke organisatie te vernieuwen. Hiertoe is het zogeheten Koersdocument opgesteld, dat drie hoofdlijnen bevat: 1) De Basis op orde, 2) Publieksdienstverlening en 3) het Nieuwe werken. In elk van de drie domeinen speelt digitalisering van de informatiestromen een grote rol. Een belangrijk hulpmiddel voor het realiseren van de doelstelling is de bouw van het Stadskantoor, dat in 2013 alle gemeentelijke diensten zal herbergen. Het streven is om in dat stadskantoor zo min mogelijk met papieren documenten te werken. De eenheid inspectie van Het Utrechts Archief is nauw betrokken bij deze ontwikkelingen: Met het hoofd Innovatie informatievoorziening van het Service Centrum DIV is afgestemd over het concept van een papierarm stadskantoor, in combinatie met een Servicehuis op afstand, van waaruit de papieren documenten ontvangen, bewaard, bewerkt, beschikbaar gesteld en zo nodig gedigitaliseerd worden. Op 10 december heeft mr. A. Wolfsen, voorzitter van het bestuur van Het Utrechts Archief het College van B&W van Utrecht een brief gestuurd, waarin hij wijst op de noodzaak van het inrichten van een digitaal depot enerzijds en uitbreiding van de fysieke depots voor papieren archieven, vanaf Naar aanleiding hiervan is met de gemeentesecretaris afgesproken een plan op te stellen voor een gemeenschappelijk e-depot voor digitale archiefbescheiden van de gemeente Utrecht en van Het Utrechts Archief. Er is hiertoe een werkgroep samengesteld uit medewerkers van afdeling O&I van de Bestuurs- en concerndienst, het Servicecentrum Informatievoorzieningen en het Servicecentrum DIV. Deze zal halverwege 2010 verslag uitbrengen. Deze voorziening zal worden ondergebracht in het programma de Basis op orde van het Koersdocument. Met de afdeling DIV is overleg gevoerd over de inrichting en het programma van eisen van het Servicehuis, samen met het hoofd Archieven. Hierbij was met name de inrichting van een archiefruimte van belang en vervanging van termijn te vernietigen massale documentenbestanden door digitale exemplaren. Met de diensten Stadsontwikkeling en Burgerzaken en Gemeentebelastingen is overleg gepleegd over vervanging van respectievelijk vergunningendossiers en akten van de burgerlijke stand door digitale exemplaren. De plannen voor bouw- en inrichting van een archiefruimte stadskantoor zijn getoetst. Deze zijn door de gemeente ingetrokken, ten gunste van het model papierarm Stadskantoor Servicehuis op afstand. Over de voortgang van het project Grote Schoonmaak, de bewerking van de semistatische archieven van de diensten van de gemeente Utrecht, is overleg geweest, samen met het hoofd Archieven. Er is een overbrengingsschema voor de komende vijftien jaar opgesteld. 7

8 2.3 Voorlichting Het opstellen van een leidraad Substitutie en het organiseren van een presentatie hiervan is uitgesteld naar Deze zal tevens gebruikt worden voor de inspectiepunten van Archief Eemland. 2.4 Digitaal depot De pilot Gemeenschappelijke digitale depotvoorziening voor RHC s met Het Nationaal Archief is afgerond met een evaluatierapport. Hieraan namen, naast het Nationaal Archief, ook het Noord-Hollands Archief en het Zeeuws Archief deel. Het Utrechts Archief leverde de voorzitter van de Stuurgroep (Saskia van Dockum) en de projectleider (Jeroen van Oss). In het kader van de pilot zijn in 2009 de volgende activiteiten uitgevoerd: Maart-september: bouwen van een koppeling tussen het digitaal depot en MaisFlexis, uitgevoerd door De Ree. Juni: presentatie van de pilot tijdens de KVAN-dagen in Haarlem, vanuit Het Utrechts Archief door Kaj van Vliet. Juli september: testsessies in de testruimte van Het Utrechts Archief van de digitaal depot software van Het Utrechts Archief, gecombineerd met workshops over de vaktechnische en organisatorische veranderingen als gevolg van de invoering van een digitaal depot. Dit aan de hand van twee digitale archieven, van het Projectbureau Leidsche Rijn van de gemeente Utrecht en de theatergroep Growing up in Public. Hieraan nam een tiental medewerkers van de drie kerngroep RHC s deel. September: Dag van het digitaal depot in Het Utrechts Archief. Voorlichting en workshops voor de directeuren en MT-leden van de RHC s. September december: oprichten en bijhouden van het blog om het archiefveld op de hoogte te houden van de wederwaardigheden van de pilot. December: presentatie van het evaluatierapport aan de Stuurgroep. De conclusie van Stuurgroep was, dat de invoering van een gemeenschappelijk digitaal depot met behulp van de door het Nationaal Archief ontwikkelde software op termijn haalbaar is, mits een aantal belangrijke ontwikkelpunten ten aanzien van de applicatie, de koppelingen, financiering en organisatieontwikkeling worden aangepakt. Uitgaven Bijdrage aan bouwen van koppelingen met beheersapplicaties en aanpassen beheersapplicatie MaisFlexis: ,- 8

9 3 Archieven Hoofd Medewerkers Archiefbeheer: Acquisitie: Inventarisatie: Indicering: Materiële verzorging: Depotbeheer: Reproductie: Project Archiefbank: Kaj van Vliet Roosje Keijser, Theo van de Sande, Annelot Vijn (applicatiebeheerder Mais Flexis) Marjo Barthels, Aat in t Hout, Jeroen van Oss, Roosje Keijser, Jellie van der Meulen, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra. Kees van Kalveen (onbezoldigd), Roosje Keijser, Huib Leeuwenberg (onbezoldigd),jellie van der Meulen, Gert Jan Röhner, Mariëtte Rommers, Theo van de Sande, Edwin Stolp, Floortje Tuinstra Hanneke Blijham, Anja Grimminck, Albert Hogeweij, Martine van der Kaa, Irma Klaver, Tina Macht, Josien Persoon, Guy Pinckaers, Peter Pouwels, Theo van de Sande, Herma Westra. Wilma Broeks, Anja Grimminck, Bep Kooy, Miny Obbens, Edwin Stolp, Gea Witvoet, Christie Zwart Wilma Broeks, Edwin Stolp Martine van der Kaa, Theo van de Sande, Mariëtte Rommers Annelot Vijn, Mariëtte Rommers, Evert Jan Regterschot, Sigrid Krijger, Erik Tigelaar, Jeroen van Oss (vanaf mrt. 2009), Joyce Pennings (vanaf mrt. 2009) 3.1 Archiefbeheersysteem Vaste werkzaamheden Beheren van de applicatie en de gegevens van het archiefbeheersysteem Mais Flexis Informatie verstrekken aan de afdelingen Archieven, Publiek & presentatie, Inspectie en de rijks- en gemeentearchivaris Onderhouden van procedures en formulieren Deelnemen aan het gebruikersoverleg van Mais Flexis Deelnemen aan het applicatiebeheerdersoverleg van Mais Flexis Bijzondere werkzaamheden in 2009 Optimaliseren gegevens openbaarheid en rechtstitel Implementeren Mais Flexis versie 5.1 en 5.3 Voorbereiden en implementeren archiefpas (in samenhang met nieuwe bezoekersregistratie voor Hamburgerstraat) Voorbereiden en begeleiden van procedure voor werken met archieven op dislocatie tijdens verbouwing van de locatie Alexander Numankade 3.2 Acquisitie Verwerving archieven gemeente Utrecht Acquisitie bereidt de overbrenging voor van archiefbestanden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. 9

10 Acquisitie beoordeelt aanvragen voor het verlenen van een machtiging voor vernietiging van archiefbescheiden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. In verband met de bouw van het nieuwe Stadskantoor in 2011 heeft de gemeente Utrecht ca. 3 km archief voor bewerking geselecteerd (project Grote Schoonmaak), waarvan een gedeelte voor overbrenging in aanmerking komt. In 2009 zijn in dat kader de volgende archieven overgebracht: Overbrenging gemeentelijke archieven In meters Gemeentelijke Distributiedienst, aanvulling, ,3 Gemeentepolitie, Stedelijk Gymnasium Utrecht, aanvullingen 3 Totaal 23,3 Verwerving archieven rijk en provincie Acquisitie bereidt de overbrenging van archiefbestanden van beheerseenheden van de Rijksoverheid en de Provincie in Utrecht voor. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. In de meeste gevallen wordt de overbrenging gecoördineerd door het Nationaal Archief via een landelijk overleg waarin ook Het Utrechts Archief participeert. In het verslagjaar heeft alleen bilateraal overleg met het Nationaal Archief plaatsgevonden. Overbrenging archieven rijk en provincie In meters Districtsbureau en de arbeidsbureaus in de provincie Utrecht, ,25 Inspectie landinrichting Utrecht, aanvulling ,85 Rijkswaterstaat, aanvulling, (1989) 6,0 Rijkswaterstaat, ,5 Geneeskundige Inspectie Utrecht ,1 Totaal 14,7 Vervreemding archieven rijk In meters Dorpsgerechten, notariële archieven, DTB etc. betreffende de gemeenten in Vecht en 171,2 Venen (vervreemding t.b.v. SA Vecht en Venen) Totaal 171,2 Verwerving archieven particuliere instellingen Acquisitie voert overleg over de verwerving van archiefbestanden van particuliere instellingen, bedrijven en personen. Zij selecteert de archieven die voor opname in aanmerking komen. Indien besloten wordt tot opname van een archief, begeleidt en controleert Acquisitie de bewerking van deze bestanden. In geval van een negatieve keuze wordt de archiefaanbieder geadviseerd over een alternatieve bestemming. In dit kader wordt contact onderhouden met de archiefvormers. Het Utrechts Archief streeft er bij de verwerving van particuliere archieven naar dat 80 pct. daarvan in toegankelijke staat (niveau 3 of hoger) wordt overgedragen. Bijzondere aandachtspunten bij de verwerving van particuliere archieven in de periode zijn: a. bedrijven en organisaties van nieuwe bewoners van de stad (aandachtsveld Stad Utrecht), b. buitenplaatsen en kastelen (aandachtsveld provincie), c. voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland (3 km in periode , waarvan 1200 m in ) (aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk) 10

11 Overdracht particuliere archieven In meters Aandachtsveld Stad Utrecht Album afscheid J.C. Jansen als directeur Gem. Informatiecentrum Utrecht, losse 0,2 aanwinst Associatie Studie-Verenigingen Utrecht, losse aanwinst 0,12 Buitenplaats De Liesbosch, losse aanwinst 0,12 Burgemeester De Ranitz, aanvulling 2 Comité Stop de Chloortrein door Utrecht 0,12 Drie charters van het Nationaal Archief, losse aanwinst 0,1 Eetcafe De Baas 7,5 Federatie van Unitates en Bonden 0,5 Foto's Rijksklinieken te Utrecht 1912, losse aanwinst 0,24 Gemeentelijk Vervoerbedrijf Utrecht (GVU/GEVU) GVU, stukken Max Velthuis / Stichtse stadsbus 15 Historisch Werkmateriaal, aanvulling 0,32 Instituut Voor Architectuur (IVA) 1,5 Maatschappij voor Weldadigheid, losse aanwinst 0,02 OKN St. Gertrudis en St. Marie, Vrouwenvereniging, aanvulling 0,35 Springstof 3 SSR NU, aanvulling 5 St. Martinusvereniging, losse aanwinst 0,12 St. Willibrordusvereniging, aanvulling 0,24 Stalhouderij Schoonhoven & Buijtendijk 0,5 Stichting Growing up in public 2,2 Stichting Laan van de waan 0,12 Utrechtse Historische Studenten Kring (UHSK) 3 Vereniging Het Utrechtsch Museum van Kunstnijverheid, aanvulling 6 Vincentiusvereniging Utrecht, aanvulling 1 Aandachtsveld provincie Utrecht Familie De Beaufort, aanvulling 0,12 F.A. van Lynden 0,4 Huis Amerongen, rentmeestersarchief 0,12 Stichting Samenwerkende Ziekenhuizen Midden-Nederland 1,12 Van Eedenfonds 1 VNG afdeling Utrecht 21 Aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk Ds. J. van Dijkstichting Doetinchem 1 GKN Deputaatschap Bid- en Dankstonden 0,1 GKN Deputaatschap Gemeenteopbouw 24,6 GKN Deputaatschap Kerkopbouw 3,24 GKN Deputaatschap Oorlogsschade 0,24 GKN Deputaatschap PFO, aanv. 1,12 GKN Deputaatschap voor de bijbelvoorziening 0,01 GKN Deputaatschap voor de radiokerkdiensten in de Wereldomroep 0,1 GKN Deputaatschap voor Evacuatiemoeilijkheden 0,25 GKN Gereformeerd Traktaatgenootschap Filippus, ,5 GKN Landelijk Centrum voor Gereformeerd Jeugdwerk ,5 GKN Landelijk Centrum voor Gereformeerd Jeugdwerk, aanvulling vóór Hervormd Evangelisatorisch Beraad 6,2 Humanistische beweging, diverse aanvullingen 13,75 NHK Atomium 0,36 NHK Begeleidingscommissie Mentoraat aan beginnende predikanten 0,6 11

12 NHK bijzondere akten 0,1 NHK Bouw- en Restauratiecommissie 45 NHK Bronkhorst, aanvulling 2,3 NHK Collectie Jacobus Rolandus, ,2 NHK Commissie Maatschappelijk en Cultureel Werk 2,5 NHK Hervormd Huwelijks Contactbureau 0,12 NHK Raad Pers en Publiciteit 7 NHK Stichting Steun Kerkbouw 9 Orde der Verdraagzamen 1,2 Raad voor de Zending en gedeponeerde archieven, Nederlandse Zendingschool en Hendrik Krämer Instituut, Remonstrantse Broederschap te Utrecht, aanvulling 2,76 Stichting Kerk en Wereld, fotoarchief 1 Stichting Silo Nederland te Utrecht 0,24 Stichting Westhill, aanvulling 0,24 Aandachtsveld NS-archieven landelijk Van Gend en Loos (collectie Stichting Behoud Bedrijfscollectie) 20 Totaal 495, Inventarisatie Vaste werkzaamheden Inventariseren van archieven. Adviseren bij externe bewerking van nieuw te verwerven archieven. Beheren van de toegangen in het archiefbeheersysteem Mais Flexis. Converteren en controleren van nieuwe of nieuw bewerkte toegangen naar het archiefbeheersysteem, ca. 50 per jaar. Verwerken van correcties op eerder toegankelijk gemaakte bestanden (niveau 3-5). Verwerken van kleine, zogenaamde interne aanvullingen op eerder toegankelijk gemaakte bestanden en van losse aanwinsten (niveau 3-5). Afwerken van door derden vervaardigde, met nieuwe archiefoverdrachten meegeleverde inventarissen op niveau 3 of hoger, en geschikt maken voor raadpleging op de studiezaal en via de website. Specificatie In meters Raad voor de Zending en gedeponeerde archieven, Nederlandse Zendingschool en Hendrik Krämer Instituut, Utrechtse Studenten Ruitervereniging Hippeia 0, Atletiekvereniging AV Hermes te Utrecht 3, Utrechts Atletiekvereniging AV Vitesse 0, Rooms-katholieke krant Het Centrum 0, Leeuwenberghgemeente Utrecht , Houthandel De Wit (houtzaagmolen de Ster) te Utrecht 1, Regionale inspectie gezondheidszorg 0, Distributiedienst van de Distributiekring Utrecht 0,30 Totaal 193,76 12

13 Bijzondere werkzaamheden In 2005 gold een kwart van alle door Het Utrechts Archief beheerde archieven als niet of onvoldoende ontsloten (toegangsniveau 0, 1 of 2). Van deze archieven (totale omvang 4150 meter ) is in de periode een aanzienlijk gedeelte onderhanden genomen en tenminste van een globale toegang (niveau 3 of hoger) voorzien. Tussen 2009 en 2012 zal nog eens 1600 m (400 meter per jaar) op deze wijze worden ge(her)ïnventariseerd. Zo voortgaande kan de achterstand van 2005 in tien jaar geheel worden weggewerkt. Bij de selectie van de in te bewerken bestanden wordt prioriteit gegeven aan alle niet of onvoldoende ontsloten archieven van militaire organisaties (thema Oorlog en Vrede) en van kastelen en buitenplaatsen. Waar mogelijk zullen ook externe middelen worden geworven om deze doelstelling te verwezenlijken. De werkzaamheden van clusters 1 en 2 liggen direct in het verlengde van de genoemde doelstelling. Daarbij gaat het om in totaal 1440 meter archief. De resterende 160 meter zullen in het kader van cluster 4 worden gerealiseerd. Cluster 1 Doel: Verbeteren van inventarissen van onvoldoende niveau (niveaus 1 en 2) Eindproduct: Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website Omvang: 680 meter Doorlooptijd: Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: 200 meter 126,21 meter Specificatie In meters 346 Kamer van koophandel Amersfoort Nederlandse bond van gereformeerde jongelingsverenigingen, afd. 0,3 Utrecht 533 Familie Hacke 0,2 534 Huwelijkse bijlagen van de registers van de burgerlijke stand van 54,46 de gemeenten in de provincie Utrecht Provinciale Utrechtse stichting tot bestrijding der tuberculose 8, Deputaatschap voor advies inzake financiële controle van de 0,51 gereformeerde kerken in Nederland (1974) Deputaatschap van het algemeen kerkelijk bureau en de kerkelijke 1,26 statistiek van de gereformeerde kerken in Nederland (1985) Deputaatschap voor de informatiedienst van de gereformeerde 1,49 kerken in Nederland (1961) (1985) Deputaatschap fonds algemene kerkelijke arbeid van de 0,11 gereformeerde kerken in Nederland Deputaatschap voor advies inzake salariëring van kerkelijke 0,09 functionarissen en eventuele coördinatie van kerkelijke bureau's van de gereformeerde kerken in Nederland Deputaatschap personele zaken, financiën en organisatie de 9,67 gereformeerde kerken in Nederland ) Deputaatschap werkwijze synode van de gereformeerde kerken in 0,69 Nederland Deputaatschap voor de coördinatie van de gemeenschappelijke 0,08 arbeid van de gereformeerde kerken in Nederland Deputaatschap tractementsbeleid en levensstijl van de 0,08 gereformeerde kerken in Nederland (1979) Deputaatschap en het bureau voor toezicht landelijke 15,35 samenwerking van de gereformeerde kerken in Nederland (1891) (1979) Deputaatschap en het bureau voor toezicht landelijke 2,5 13

14 samenwerking van de gereformeerde kerken in Nederland (aanvulling) Stichting pensioenfonds samenbinding van de gereformeerde 1,78 kerken in Nederland ) Stukken betreffende de voorbereiding en bouw van een 1,24 dienstencentrum van de gereformeerde kerken in Nederland (1982) Verzameling van T. van der Kooij van de Gereformeerde kerken in 0,9 Nederland (1986) Totaal 126,21 Cluster 2 Doel: Eindproduct: Globaal toegankelijk maken van ongeïnventariseerde archieven Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website Omvang: 660 meter ( ) Doorlooptijd: Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: 70 meter 12,5 meter Specificatie In meters 1318 Gemeente utrecht, sociale dienst 12,5 Totaal 12,5 Cluster 3 Doel: Eindproduct: Omvang: 100 meter (50+50) Doorlooptijd: Beschrijven van alle niet geïnventariseerde interne aanvullingen op archiefbestanden van het voormalige Gemeentearchief Volledig bijgewerkte toegangen, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: 50 meter 10 meter Specificatie In meters 525 Verenigde bedrijven Bredero nv: fotomateriaal 10 Totaal 10 Cluster 4 Doel: Eindproduct: Overige inventarisatiewerkzaamheden Inventarissen (niveaus 4-5) in Mais Flexis, geschikt voor raadpleging op de studiezaal en via de website Omvang: 1132 meter (waarvan 160 meter categorie niveau 0-2) Doorlooptijd: Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: 144 meter 0 meter 14

15 Cluster 5 Doel: Publicatie van inventarissen Eindproduct: Gedrukte inventarissen op niveau 5 in layout van de reeks Het Utrechts Archief Omvang: 5 publicaties Doorlooptijd: Bijzonderheden: Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: In volgorde verschijnen de toegangen van: - Gemeentebestuur Vleuten-De Meern (2010) - Bisschoppen van Utrecht (2010) - Staten van Utrecht (2011) - EBG Voorstander (2011) - Huis Van Hardenbroek (2011) De publicatie van de inventarissen van Vleuten-De Meern en EBG Voorstander zal met extern geld worden gefinancierd. 0 toegangen 0 toegangen Cluster 6 Doel: Integreren beschrijvingen uit aanvullingen en wijzigingen in HUA-toegangen in Mais Flexis Eindproduct: Alle aanvullingen en wijzigingen in MF en raadpleegbaar via Internet Omvang: Nader te bepalen Doorlooptijd: Sept dec Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: 10 toegangen 234 toegangen Cluster 7 Doel: Eindproduct: Registreren archiefvormers in Mais Flexis Alle archiefvormers globaal beschreven in MF en via overzicht raadpleegbaar via Internet Omvang: 1300 archiefbestanden, waarvan 1050 met toegang en naar schatting 5500 archiefvormers Doorlooptijd: Febr april 2009 Bijzonderheden: Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: Voortzetting van het in 2008 gestarte project. In samenhang hiermee wordt ook gewerkt aan een update van het archievenoverzicht. 100 archiefvormers 1300 archieftitels (update rechtstitels en openbaarheid) 100 archiefvormers 1300 archieftitels (update rechtstitels en openbaarheid) Cluster 8 Doel: Omzetten toegangen in Mais Flexis omzetten naar EAD-format Eindproduct: Alle toegangen in MF in EAD-format Omvang: 1050 toegangen Doorlooptijd:

16 Bijzonderheden: Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009: Uitvoering volgens in 2009 op te stellen Plan van aanpak 0 toegangen Plan van aanpak 35 toegangen Extra werkzaamheden Vanwege de aangepaste dienstverlening in de studiezaal originelen op locatie Bloeyendael werden 99 aantal toegangen versneld online gepubliceerd in pdf-formaat. 3.4 Indicering Algemeen In aansluiting op het beleid van de voorbije jaren wil Het Utrechts Archief ook in blijven investeren in het nader ontsluiten van belangrijke archiefseries voor het familie- en huizenonderzoek. Daartoe zal een tweetal grote en in de dienstverlening zeer succesvolle, (lang)lopende projecten worden gecontinueerd, namelijk: 1. Genlias: index op de Burgerlijke Stand (totaal records) en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken ca (aantal records onbekend) van alle gemeenten in de provincie Utrecht. 2. Notaris: repertorium op de Notariële akten van notarissen in de stad Utrecht (totaal records), met scans van alle akten. Vaste werkzaamheden Verwerken van correcties op bestaande nadere toegangen. Deelnemen aan het gebruikersoverleg van GenLias. Werven en begeleiden van vrijwilligers. Bijzondere werkzaamheden Cluster 1 (Notaris) Doel: Eindproduct : Omvang totaal: Doorlooptijd: (1989) Het scannen en ontsluiten op onder meer persoonsnamen, beroepen, geografische namen en trefwoorden van de protocollen van de notarissen residerende in de stad Utrecht over de periode Er zullen van akten uittreksels worden vervaardigd, ingevoerd en op juiste invoer worden gecontroleerd, akten worden gescand. Uittreksels van akten zullen worden toegevoegd aan het bestand dat on line raadpleegbaar is, zowel in de studiezalen als op Internet. Per 31 dec zullen akten on line raadpleegbaar zijn records Bijzonderheden: Het totaal aantal akten is bij een nauwkeurige herberekening in 2004 vastgesteld op ca Daarvan zullen in principe alle akten uit de periode vóór 1750 ( ) eind 2010 binnen het huidige project worden afgerond. De resterende , alle uit de periode , zullen in de jaren daarna door een groep vrijwilligers worden bewerkt. In 2009 zullen alle records met bijbehorende scans uit de (verouderde) applicatie Notaris worden geconverteerd naar Mais Flexis. Voor deze voorbereiding en begeleiding van deze conversie is een projectgroep samengesteld. 16

17 Planning 2009 gerealiseerd Uittreksels Invoer Controle Scans Totaal internet # Project Conversie Notaris naar Mais Flexis Het in 2008 gestarte project Conversie Notaris naar Mais Flexis is in 2009 voortgezet, zodanig dat de definitieve conversie in februari 2010 kan plaatsvinden en de data plus alle images vanaf eind april 2010 via een nieuw zoekscherm als onderdeel van de Archiefbank kunnen worden bevraagd. De invoer van nieuwe records gebeurt sinds 1 januari 2010 volledig in Mais Flexis. Naar verwachting zal het project per 1 april 2010 worden afgerond. Cluster 2 (Genlias) Doel: Eindproduct : Dit landelijke project heeft als doel de presentatie op Internet van de nadere toegangen op de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de Burgerlijke Stand (BS) van alle gemeenten vanaf De invoer van de Memories van successie (aangiften van het vermogen van overleden personen) is bij Het Utrechts Archief beperkt tot de periode /56. Vanaf 2007 worden ook de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (tot 1811) via dit systeem worden ontsloten. - Overlijdensakten BS : er zullen records worden ingevoerd en op juiste invoer worden gecontroleerd. Eind 2009 zullen dan alle records zijn ingevoerd, op juiste invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Geboorteakten BS : er zullen records worden ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Eind 2009 zullen alle records (m.u.v. stad Utrecht, volgt eind 2010) zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Huwelijken BS : vanaf 2007 worden er akten ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS : vanaf 2007 worden er akten worden ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS : vanaf 2010 worden er akten worden ingevoerd. Eind 2011 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Doop-, Trouw- en Begraafboeken Utrecht: vanaf 2007 worden de gegevens uit het klappersysteem ingevoerd. Die op de Trouwboeken zijn in 2008 voltooid ( records); in worden de klappers op de Doop- en Begraafboeken ingevoerd (resp en records). - Doop-, Trouw- en Begraafboeken provincie Utrecht: in 2009 zal voor deze werkzaamheden een plan van aanpak waarbij wordt gestreefd naar samenwerking met de collega-instellingen in de provincie. In 2010 zal een aanvang worden gemaakt met de invoer van de DTB Zuilen en Vleuten-De Meern (ca records). Vanaf 2011 is er ruimte voor invoer en controle van records per jaar. Omvang: - Huwelijksakten BS : (afgerond in 2002) - Huwelijksakten BS : Geboorteakten BS : Overlijdensakten BS : Overlijdensakten BS : Overlijdensakten BS :

18 Doorlooptijd: - Memories van successie /56: (afgerond in 2007) - Doop-, trouw en begraafboeken vóór 1811: onbekend. (1996) (excl. DTB) Bijzonderheden: In ontwikkelt de STAP een nieuwe landelijke website voor genealogisch onderzoek (wiewaswie.nl), waarin de gegevens uit het huidige Genlias, Digitale Stamboom, IISS en andere systemen worden opgenomen. Het Utrecht Archief is actief betrokken en deelnemer in de klankbordgroep. In zullen alle nog resterende oude tienjarentafels worden vervangen in alfabetische volgorde per gemeente. Planning voor 2009 gerealiseerd BS Huwelijken BS overlijden BS geboorte Memories DTB Utrecht Trouwen* DTB Utrecht Dopen* DTB Zuilen en Vleuten Totaal internet ** * van de B-klappers stad Utrecht (totaal records) zijn in 2009 van de DTB Utrecht Trouwen gecontroleerd en op studiezaal gepubliceerd, en van de DTB Utrecht Dopen 6476 gecontroleerd; deze worden in 2010 op Genlias geplaatst. Cluster 3 Doel: Eindproduct : Omvang: Doorlooptijd: Beschikbaar stellen van alle nadere toegangen van voldoende niveau met een tekst of databasebestand via de website 40 naar Mais Flexis geconverteerde tekst- en databasebestanden, online doorzoekbaar op de website 40 nadere toegangen Bijzonderheden In 2008 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw scherm voor uitgebreid zoeken in nadere toegangen op de website; Medio 2009 gereed zijn, om daarna geleidelijk met nieuwe zoekcategorieën te worden uitgebreid. In 2008 is gestart met voorbereidingen voor conversie van de nadere toegang op de notariële akten van Utrecht van vóór 1811 uit Notaris naar MF. Dit project moet voor eind 2009 worden afgerond (zie cluster 1) Planning voor 2009 Gerealiseerd

19 3.5 Materiële verzorging Algemeen Niet verpakt worden archieven die: Op de nominatie staan vervreemd, afgestoten of vernietigd te worden. Verpakt op deltaplanniveau worden archieven die: Recentelijk geïnventariseerd zijn Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 4 (deltaplanniveau) en een toegangniveau van 3 of hoger (werkvoorraad per : 1600 meter) Voorlopig verpakt worden archieven die: Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 2c (verhuisklaar) en een toegangniveau van minder dan 3 (werkvoorraad per : #0 meter) Voor voorlopig verpakken geldt als norm verpakkingsniveau 2c. Dit houdt in dat de stukken in zodanige materiële staat moeten verkeren dat een professionele, ter zake kundige verhuizer de stukken kan verplaatsen zonder risico s ten aanzien van de materiële staat en toegankelijkheid. Dit geldt zowel voor interne als externe verplaatsingen. Vaste werkzaamheden Definitief verpakken en etiketteren van daarvoor in aanmerking komende archieven volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, met name nieuw geïnventariseerde archieven. Bijzondere werkzaamheden in 2009 Planning voor 2009 Herverpakken van archieven met een verpakkingsniveau minder dan 4 en een toegangsniveau van 3 of hoger (omvang 200 m) Verpakken van beeldmateriaal uit RAU-archieven afkomstig van G5: 100 kaartboeken en atlassen collectie RAU; 7385 NS-tekeningen; 1000 bouwtekeningen archief restauratie vijf binnenstadskerken Ontnieten van het DEMKA-archief (totale omvang 70 m) Gerealiseerd in meters 200 m 50 m 3.6 Depotbeheer Vaste werkzaamheden (Doen) plaatsen van nieuwe archieven en herplaatsen van reeds aanwezige archieven na bewerking. (Doen) lichten en terugplaatsen van archieven bij uitlening, externe reproductie, restauratie, bestraling. (Doen) lichten van archieven in geval van vervreemding, afstoting, vernietiging en overdracht aan de ontvanger. (Doen) opbouwen en aanpassen van stellingen. Beheren voorraad stellingen en planken. Beheren van de archieven in de pre-quarantaine- en quarantaine-ruimte. Beheren vindplaatsgegevens in het archiefbeheersysteem Mais Flexis. Bijzondere werkzaamheden in 2009 Voorbereiden en begeleiden van de tijdelijke plaatsing van 1,5 km archieven en collecties in de R- toren en de tijdelijke uitplaatsing van 1 km archieven in depot Kampen in verband met de geplande renovatie van de G-toren Optimaliseren van de liggende berging van de R-toren 19

20 Invoer van de nieuwe depotplaatsen (1 km archiefmateriaal in extern depot en herplaatsing 1,5 km in R-toren). Bestandsregistratie beeldmateriaal uit RAU-archieven op G Reproductie Algemeen Op basis van het in 2008 opgestelde informatie- en digitaliseringsplan wil Het Utrechts Archief in de periode de meest geraadpleegde en meest kwetsbare 10 % van de collectie digitaliseren en online publiceren. Bij het zoeken in archieven zal hiertoe medio 2010 nieuwe functionaliteit op de website beschikbaar komen, die voorziet in het lezen en tegen vastgestelde tarieven downloaden van images van archiefmateriaal, gekoppeld aan de beschrijvingen in de toegangen en nadere toegangen. De archiefbank biedt ook mogelijkheden voor het online indienen van een verzoek tot digitalisering door bezoekers van de website. Doelstelling is om vanaf images per jaar te produceren (waarvan op basis van aanvullende financiering), zodat de archiefbank eind miljoen images bevat. Na de herziening van de planning voor het project Archiefbank (maart 2009) is de doelstelling voor digitalisering in 2009 bijgesteld tot images (waarvan extern en intern, en op basis van externe financiering). Planning voor 2009 Verfilmen (extern) hiaten BS hiaten NS Tekeningen 4582 opnamen 6 rolfilms Digitaliseren in images Scannen (intern): notariële akten Utrecht voor Scannen (extern): DSO, bouwtekeningen gemeente Utrecht , 2 e helft Scannen (intern): kaartboeken en kronieken Nieuwlicht (hoogwaardige 638 opnames Fotodienst) Scannen (extern): stukken t.b.v. de Archiefbank (25 x 1 m per week / images) * Digitaliseren rolfilms (extern): huisarchief Drakestein totaal * Waarvan gefinancierd met subsidie van het ministerie van VWS (Erfgoed voor de Oorlog) en met sponsorgeld van Huize Molenaar. 20