Handleiding bij aanvraag financiële compensatie studievertraging studiejaar INHOUDSOPGAVE

Transcriptie

1 Handleiding bij aanvraag financiële compensatie studievertraging studiejaar INHOUDSOPGAVE 1.1 Inleiding: wat & hoe? Voor welke omstandigheden kan ik afstudeersteun aanvragen? Ziekte Handicap of chronische ziekte Bijzondere familieomstandigheden Zwangerschap Niet-studeerbaarheid van de opleiding Hardheidsclausule Hoeveel maanden afstudeersteun kan ik aanvragen? DUO zegt dat ik een extra jaar beurs kan krijgen. Hoe zit dat? Hoe kan ik bijlagen verzenden? Bijlagen - voorbeelden Voorbeeld eigen verklaring Voorbeeld studieadviseursverklaring Voorbeeld Bericht van DUO ontvangen via de post - voorkant Voorbeeld Bericht van DUO ontvangen via de post - achterkant

2 1.1 Inleiding: wat & hoe? Je bent in studiejaar student van de Universiteit Utrecht geweest en hebt in dat studiejaar aan de Universiteit Utrecht het collegegeld betaald (dat betekent dat je niet hebt betaald met een Bewijs Betaald Collegegeld van een andere onderwijsinstelling) en in studiejaar door overmacht studievertraging opgelopen. Je hebt in dat studiejaar tijdens de periode van studievertraging studiefinanciering ontvangen in de vorm van: - prestatiebeurs (basisbeurs en eventueel aanvullende beurs); - studievoorschot; - of een combinatie van beide. Kijk voor meer informatie op > voorwaarden 5 e bolletje Je verzoekt de Universiteit Utrecht om deze studievertraging financieel te compenseren. Deze financiële compensatie noemen we afstudeersteun. De universiteit heeft hier een officiële regeling voor, zie > financiële ondersteuning op grond van overmacht. Studievertraging die je hebt opgelopen in de laatste 36 maanden studiefinanciering komt niet voor compensatie in aanmerking. Het aanvragen gaat in twee stappen. Stap 1: Ga in Osiris Student naar het tablad zaken. Ga vervolgens naar mijn zaken en klik op daar de nieuwe zaak Aanvraag afstudeersteun Vul het formulier zo compleet mogelijk in.je vult een digitaal aanvraagformulier in en stuurt dit uiterlijk 31 januari 2018 terug. Stap 2: je levert vervolgens een aantal aanvullende documenten (bewijsstukken) in. Op die manier kan de universiteit onderzoeken of je aan de voorwaarden van de regeling voldoet. De studentendecanen beoordelen jouw aanvraag. Het kan zijn dat de studentendecaan die jouw aanvraag behandelt je uitnodigt voor een gesprek of de aanvraag terugstuurt met het verzoek om meer informatie en/of bewijsstukken. De studentendecanen brengen vervolgens advies uit aan hun directeur, de directeur Onderwijs & Onderzoek. Zij beslist formeel namens het College van Bestuur. Tussen het digitaal verzenden van de aanvullende documenten en de beslissing van het College van Bestuur zit in beginsel acht weken. Soms komt de beslissing eerder, soms later als er vragen zijn over de bewijsstukken en/of je eigen verklaring. In dat geval stuurt de studentendecaan je een of roept zij/hij je op voor een gesprek. De documenten worden alleen ingezien door de studentendecanen en eventueel de directeur Onderwijs & Onderzoek van de Universiteit Utrecht. Zij zijn gebonden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens, en gaan vertrouwelijk om met de stukken die je indient. Hieronder leggen de studentendecanen uit welke documenten je moet meesturen. Ook geven zij een toelichting op onderdelen van de aanvraagprocedure. In paragraaf 2 is een aantal voorbeelden opgenomen. 2

3 1.2 Voor welke omstandigheden kan ik afstudeersteun aanvragen? Hieronder vind je een overzicht van omstandigheden. Deze lijst is niet uitputtend. Bij enkele omstandigheden staat aangegeven of die wel of niet recht geven op afstudeersteun. Ook wordt vermeld welk bewijsstuk geaccepteerd wordt Ziekte Het gaat om een ziekte die jij in studiejaar hebt gehad zoals een gebroken been, hersenschudding, pfeiffer of burn-out. Bewijsstuk: een verklaring van een arts (huisarts, specialist) of een psycholoog. Als de arts geen verklaring wil afgeven vraag je om (een kopie van) je medisch dossier. Je hebt als patiënt altijd recht op je medisch dossier. Daarin streep je vervolgens alles weg wat niet relevant is voor de aanvraag. Wat wordt niet geaccepteerd als bewijsstuk: - kopieën van medicijndoosjes; - overzicht met data van consulten; - niet-leesbare (foto s van) bewijsstukken; - Bewijsstukken waaruit niet blijkt dat ze op jou betrekking hebben (zonder naam) Handicap of chronische ziekte Dit kan een lichamelijke, zintuiglijke en/of psychische aandoeningen die blijvend van aard is en tot studievertraging kan leiden. Denk bijvoorbeeld aan: - een visuele, auditieve of motorische handicap; - dyslexie; - een chronische (psychische) aandoening, zoals (manische) depressiviteit. - een stoornis in het autistische spectrum, AD(H)D, de ziekte van Crohn, diabetes, astma, reuma of ME/CVS. Een zogenaamd Disharmonisch Intelligentieprofiel wordt niet beschouwd als een handicap en zal niet leiden tot afstudeersteun of een extra jaar prestatiebeurs. Bij sommige psychische aandoeningen is het niet altijd duidelijk of deze chronisch is. In dat geval kan de studentendecaan het hoofd van de Studentenpsychologen (een GZ-psycholoog) om advies vragen. Voor de goede orde: het hoofd van de Studentenpsychologen krijgt dan niet de naam en/of het studentnummer van de aanvrager te zien. De studentendecanen bekijken aan de hand van jouw aanvraag of je in aanmerking komt voor afstudeersteun of voor een extra jaar prestatiebeurs van DUO (zie ook paragraaf 1.4) Bijzondere familieomstandigheden Dit kan gaan om ziekte of overlijden van je vader, moeder, zus of broer. Ook kan het tijdelijk verlenen van (mantel)zorg voor deze familieleden hier onder vallen. Bewijsstukken: artsverklaring (arts familielid, of eigen arts / psycholoog), kopie rouwkaart of overlijdensadvertentie. Wanneer krijg je geen afstudeersteun? Bij ziekte of overlijden, dan wel het verzorgen van opa/oma, oom/tante, neef/nicht Zwangerschap Het gaat om de periode tot en met de bevalling. In de regel wordt maximaal 5 maanden studievertraging vergoed. Voor studenten wier vriendin/vrouw in verwachting is, zijn geen mogelijkheden voor afstudeersteun Niet-studeerbaarheid van de opleiding Een voorbeeld zijn wachttijden voor coschappen. De afhandeling van een aanvraag op grond van niet-studeerbaarheid van de opleiding kan langer 3

4 dan 8 weken duren. De studentendecaan moet bij deze categorie aanvragen altijd namens hun directeur aan de opleidingsdirecteur om een formele reactie vragen. Welke studievertraging komt niet in aanmerking voor afstudeersteun? Dat is de situatie waarin je onderdelen moet herkansen op een veel later moment in het studiejaar of zelfs in een volgend studiejaar Hardheidsclausule Het gaat hier om een situatie die niet valt onder een de omstandigheden genoemd bij t/m Maar het is wel een situatie waarvan men zich kan voorstellen dat je door die situatie studievertraging hebt opgelopen en dat financiële compensatie op zijn plaats is. Denk aan: - studentenhuis is uitgebrand; je bent alle spullen kwijt en hebt een tijdje moeten zwerven van kamer naar kamer. - onderzoeksstage in buitenland. Die moet je vanwege plotseling natuur- of oorlogsgeweld onderbreken of beëindigen. 1.3 Hoeveel maanden afstudeersteun kan ik aanvragen? De Universiteit Utrecht hanteert voor alle studenten een uniform beoordelingssysteem om te berekenen hoe groot de studievertraging is die een student op grond van overmacht heeft opgelopen (en daarmee samenhangend de maximale hoogte van de afstudeersteun). Uitgangspunt hiervoor is een nominale studievoortgang van 60 ects per studiejaar. Een uitzondering vormen Utrecht University College (UCU) en University College Roosevelt (UCR). Zij hanteren een ander puntensysteem. De studentendecanen houden hier rekening mee. Aan de hand van onderstaande tabel wordt vastgesteld hoeveel maanden studievertraging een student in een studiejaar heeft opgelopen. Het gaat dan wel om de studievertraging die is toe te schrijven aan de overmachtsituatie. Stel je hebt in het studiejaar 30 ects gehaald en je bent pas in het vierde blok ziek geworden en hebt daardoor 15 ects gemist dan krijg je alleen die gemiste 15 ects vergoed; dat zijn 3 maanden. Er wordt geen rekening gehouden met het moment van herkansing van een gemist examenonderdeel in een later studiejaar. Alle behaalde studiepunten in studiejaar tellen in principe mee. Hieronder vallen ook de studiepunten behaald aan een andere universiteit of hogeschool of in een honours programma. Behaald aantal ects-punten in een studiejaar Aantal maanden studievertraging in een studiejaar Het aantal gecompenseerde maanden studievertraging in een studiejaar kan nooit hoger zijn dan het aantal maanden opgelopen studievertraging op jaarbasis (zie de tabel hierboven). De afstudeersteun wordt altijd in hele maanden toegekend: - 5/10 en hoger naar boven afronden (5,6 maanden = 6 maanden afstudeersteun) - 4/10 en lager naar beneden afronden (2,4 maanden = 2 maanden afstudeersteun) 4

5 1.4 DUO zegt dat ik een extra jaar prestatiebeurs kan krijgen. Hoe zit dat? Een extra jaar prestatie beurs is alleen voor studenten die studievertraging hebben opgelopen door een handicap of chronische ziekte. De telefonisten van DUO suggereren soms iets anders, maar de wet is heel duidelijk op dit punt, en is leidend. Je hoeft hier niet speciaal om te verzoeken. De studentendecanen bekijken aan de hand van jouw aanvraag altijd eerst of je voldoet aan de voorwaarden voor een extra jaar prestatiebeurs. Als je hiervoor in aanmerking komt zal de studentendecanen samen met jou een aparte procedure opstarten om het extra jaar prestatiebeurs bij DUO aan te vragen. Zie voor meer informatie over compensatie bij een handicap ook > bijzonderheden 5

6 1.5 Hoe kan ik bijlagen verzenden? Na het digitaal verzenden van je aanvraagformulier (uiterlijk 31 januari 2018!) krijg je een om via OSIRIS-ZAAK een aantal bewijsstukken digitaal te versturen. Deze bewijsstukken kun je uploaden (als pdf-bestand of jpg-bestand). Je mag tussentijds stoppen maar je mag alle vereiste bewijsstukken ook in één keer uploaden en digitaal versturen. Van elk bestand moet je een aparte pdf maken. Geef elke pdf een naam en eventueel volgnummer of datum en wel als volgt: 1. Je eigen verklaring noem dit eigen verklaring-1; eigen verklaring-2- etc In paragraaf 2.1 vind je een voorbeeld 2. Bewijsstuk(ken) noem dit bewijs 1; bewijs-2 etc. In paragraaf 1.2 lees je wat als bewijsstuk telt. 3. Studieadviseursverklaring noem dit STAV De studieadviseur geeft hierop aan wanneer er in met hem/haar contact is geweest. Hij/zij heeft blanco exemplaren toegestuurd gekregen en weet wat er van hem/haar verwacht wordt. In paragraaf 2.2 vind je een voorbeeld 4. Een Bericht van DUO noem dit DUO-2016-nov-1; DUO-2016-nov-2 etc Om te kunnen zien of je voldoet aan de voorwaarden t.a.v. studiefinanciering hebben we kopieën nodig van een jaaroverzicht 2016 van DUO. Een dergelijk Jaaroverzicht heb je ergens in het najaar van 2016 ontvangen per post of digitaal via MijnDUO. Een papieren jaaroverzicht telt meestal 2 pagina s. Beide pagina s in één pdf meesturen. Een voorbeeld van een jaaroverzicht van DUO (dit is voorper post vind je in paragraaf 2.2. Wat telt niet als bewijsstuk? Een afschrift van je bankrekening. 6

7 2. Bijlagen - voorbeelden 2.1 Voorbeeld eigen verklaring Op 28 december 2016 viel ik van de trap. Alhoewel de klachten in het begin meevielen kreeg ik steeds meer last. Uiteindelijk ben ik begin januari 2017 naar mijn huisarts gegaan. De diagnose was dat ik ernstige kneuzingen had opgelopen. Ik kreeg absolute rust voorgeschreven voor 4 weken. Gelukkig kon ik in blok 3 ik voldoende herstellen. Maar blok 3 is daardoor helemaal de mist ingegaan. Ik heb 2 tentamens niet kunnen afleggen omdat ik te weinig colleges had gevolgd. Ik heb het ongeluk in januari meteen gemeld bij mijn studieadviseur (de heb ik als bewijsstuk-2 meegestuurd) en in maart heb ik met haar de studieplanning voor de rest van het studiejaar en studiejaar doorgenomen. Ik heb me niet uitgeschreven omdat ik volgens de huisarts na blok 3 weer volledig kon studeren. 2.2 Voorbeeld studieadviseursverklaring STUDIEADVISEURSVERKLARING t.b.v. verzoek om afstudeersteun studiejaar Hierbij verklaart ondergetekende, mevrouw Astrid van Middelkoop studieadviseur van de opleiding Wetenschap dat [naam student] FVM Stieger met studentnummer op de hieronder genoemde datum/data over de hieronder genoemde onderwerpen en andere relevante zaken met mij heeft gesproken. Datum: 5 januari 2017 Onderwerp(en): melding ongeluk via de . Afgesproken dat student het even aankijkt en zich voor aanvang van blok 3 meldt. Datum: 26 maart 2017 Onderwerp(en): vervolg ongeluk. Student is voor 99% hersteld en kan weer voluit studeren. Geen uitschrijfadvies daarom gegeven. Had deze student in voor de opleiding te maken met een BSA? 0 nee 0 ja en het advies was: o positief o aangehouden o negatief o geen BSa want gestaakt/gestopt vóór 1 maart. 7

8 2.3.1 Voorbeeld Bericht van DUO ontvangen via de post - voorkant 8

9 2.3.2 Voorbeeld Bericht van DUO ontvangen via de post - achterkant 9