Grote en kleine verhalen in transitie

Transcriptie

1

2

3 Jaarverantwoording 2014 Grote en kleine verhalen in transitie Anders kijken, anders doen, anders zijn Leeuwarden, maart 2015

4

5 Voorwoord Voor u ligt de jaarverantwoording van Jeugdhulp Friesland over Dit jaarverslag presenteren wij met trots. De doelen zoals die voor 2014 zijn gesteld werden allen behaald. Voor het vierde achtereenvolgende jaar heeft Jeugdhulp Friesland het jaar afgesloten zonder wachtlijsten. De cliëntwaardering is onverminderd hoog, blijkt uit het reguliere onderzoek en de cliëntfeedbackgesprekken die onder leiding van Zorgbelang Fryslân zijn gevoerd. Met een overhead lager dan 17% en een wederom verdergaande ambulantisering van de zorg hebben we ons in 2014 voorbereid op de wet- en stelselwijziging die in 2015 landelijk is doorgevoerd. We zijn trots op de prettige samenwerking met ketenpartners in de regio, een arbeidsverzuimpercentage van minder dan 4% en een positief financieel resultaat. Jeugdhulp Friesland heeft in 2014 opnieuw laten zien dat ze de zorg voor het kind centraal zet in haar keuzes en haar werkwijze. De in 2014 gesloten inkoopcontracten met de 24 Friese gemeenten garanderen dat we in 2015 continuïteit van zorg kunnen blijven bieden, maar ook dat we kunnen blijven ontwikkelen en innoveren op het gebied van specialistische Jeugd- en Opvoedhulp. Dit getuigt van een groot vertrouwen dat zowel gemeenten als provincie in ons hebben gesteld. Dit doet ons goed en uiteraard zullen we ons in 2015 inzetten om dit vertrouwen wederom te verdienen. Het afgelopen jaar heeft grotendeels in het teken gestaan van de voorbereidingen op de transitie zoals die in januari 2015 is geëffectueerd. Na de zomer kwamen deze voorbereidingen in een stroomversnelling, omdat in hoog tempo zowel continuïteit van zorg gewaarborgd moest worden, maar ook een stevige bezuiniging moest plaatsvinden vanuit de landelijk vastgestelde kaders. Het intern opstellen van zorgportfolio s en af- en ombouwplannen heeft een grote bijdrage geleverd in het uiteindelijk realiseren van beide opdrachten. Met de inhoud voorop is Jeugdhulp Friesland niet gaan saneren maar is gekozen voor ambulantiseren en innoveren om alle beoogde veranderingen en wijzigingen op te vangen. Dit heeft geleid tot nieuwe zorgvormen zoals het gezinshȗs en de ambulantisering van de dagbehandeling; zorgvormen waarmee we opnieuw toonaangevend zijn in zowel regionaal als ook landelijk opzicht. We hebben in 2014 laten zien dat we in staat zijn om de meest complexe multiproblemgezinnen te begeleiden naar een beter bestaan. Dagelijks laten de medewerkers vanuit hun professionaliteit zien dat zij toegerust zijn om het herstel van het normale leven in dagelijkse praktijk invulling te geven. Extra trots zijn we op de complimenten en bedankjes die we hebben gekregen van ouders en kinderen die dankzij de geboden zorg weer zelfstandig en zonder ons verder kunnen. We blijven ons realiseren dat we tijdelijk betrokken zijn bij het leven van kinderen en de zorgen van ouders, waarbij we het als onze opdracht zien om de zorg zo kort mogelijk te laten duren. Deze lijn zullen we ook in 2015 voortzetten, bij voorkeur in samenwerking met de 24 Friese gemeenten en de wijk- en gebiedsteams. Alle resultaten en innovaties hadden niet behaald kunnen worden zonder cliënten, medewerkers, Ondernemingsraad, Cliënten- en Pleegouderraad en de Raad van Toezicht, waarvoor grote dank! Ook hebben ketenpartners, waaronder GGZ-Friesland/ Kinnik, Accare, Reik, VNN, Het Poortje, Bureau Jeugdzorg Friesland, RENN-4, hogescholen en universiteiten bijgedragen aan dit resultaat. Deze externe betrokkenen willen wij hierbij hartelijk bedanken. En tot slot dank aan alle subsidiënten, waaronder provincie Fryslân, De Friesland Zorgverzekeraar, Zorgkantoor Friesland, ministerie van VWS en Justitie en aanvullende hulp uit fondsen en acties door particulieren, die hebben bijgedragen aan het tot stand komen van de resultaten. Ook alle hier niet expliciet genoemde in- en externe betrokkenen willen we bedanken als organisatie, ook namens de kinderen, jeugdigen en hun ouders in Friesland. Drs. Jeroen van Oijen bestuurder Jeugdhulp Friesland

6

7 Inhoud 1. Profiel van de organisatie Kernprestaties Toezicht, bestuur en medezeggenschap Governance code Toezichthoudend orgaan Bestuur Medezeggenschap Cliëntenraad Pleegouderraad Ondernemingsraad INK model Leiderschap Medewerkers Realisatie doelstellingen Vertrouwenspersoon Strategie & Beleid Beleid verslagjaar Toekomstige ontwikkelingen Meerjarenbeleid Middelen Hoofdlijnen financieel beleid Beschrijving positie op balansdatum Toekomstverwachtingen Processen Waardering door medewerkers Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk Waardering door cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Waardering door de maatschappij Eindresultaten Jaarrekening... 25

8 0

9 Inleiding Voor u ligt de jaarverantwoording 2014 van Jeugdhulp Friesland. In dit jaarverslag geven we een overzicht van de resultaten, innovaties en ontwikkelingen van de organisatie over Het thema voor 2014 was Grote en kleine verhalen in transitie. Op verschillende manieren hebben we dit thema uitgewerkt in beleid en uitvoering. Dit begint natuurlijk bij de wachtlijst en kwaliteit van zorg. Eind 2014 stond de wachtlijst, zoals afgesproken met de provincie Fryslân, op nul. Ook gedurende het jaar was er aandacht voor de wachtlijst. Kinderen in een crisis hoefden nooit langer te wachten dan 12 uur voor passende en directe hulpverlening. Onderdeel van veiligheid is ook dat kinderen zo licht mogelijk en dicht bij huis (bij voorkeur thuis) worden geholpen. Friese jeugdigen worden zoveel als mogelijk in de eigen regio (provincie) geholpen. Dit is de reden dat Jeugdhulp Friesland, naast Behandelcentrum Woodbrookers (voor de doelgroep jongeren jaar) in 2014 de voorbereidingen heeft gestart om in samenwerking met Kinnik ook een 3-milieuvoorziening (wonen, onderwijs en behandeling) voor 6 tot 12 jarige kinderen in de provincie te realiseren voor de meest complexe zorgvragen. Dit is met ingang van 1 januari 2015 vormgegeven in Burgum. De ontwikkeling van Gezinshȗzen en pleegzorg (Safer Caring) zijn er op gericht om ook specialistische zorgvragen in gezinsverband te kunnen behandelen, waar nodig in samenwerking met ambulante gezinsinterventies en ketenpartners. De transitie en transformatie vergde veel aandacht. Gedurende 2014 zijn de voorbereidingen getroffen voor de overgang van de jeugdzorg van provincie naar gemeenten. Dit heeft als resultaat gehad dat in december 2014 alle benodigde contracten voor 2015 getekend zijn. Deze bieden continuïteit van zorg, maar gaan tevens gepaard met een forse bezuiniging. De benodigde transformatie om deze bezuiniging op te kunnen vangen, zal in 2015 zijn beslag moeten krijgen. Intern heeft in 2014 een reorganisatie plaatsgevonden. Om voor te bereiden op de aangekondigde bezuinigingen hebben we afscheid genomen van zo n 80 medewerkers. Een groot deel van deze medewerkers heeft vanuit een mobiliteitspakket meegewerkt aan het afscheid, maar gedwongen ontslagen hebben we niet kunnen voorkomen. Naast deze forse organisatorische veranderingen zijn er inhoudelijk kwaliteitslagen en innovaties doorgevoerd binnen de zorgprogramma s. Programma s zijn onder aanvoering van gedragswetenschappers en programmamanagement verbeterd en doorontwikkeld, met name verder ambulant gemaakt. Deze nieuwe vorm van werken is bijvoorbeeld in de dagbehandeling zichtbaar. Er wordt gewerkt met modulen als samen sterker op school en ambulante vroegbehandeling. Binnen alle zorgprogramma s zijn nieuwe methoden en werkwijzen ingevoerd. Tevens zijn er opleidingen aangeboden en refereeravonden gehouden ter inspiratie en verbetering van de kwaliteit. Een laatste verandering in 2014 was het afscheid van de bestuurder. De heer Gabriël Anthonio heeft na negen jaar werkzaam te zijn geweest bij Jeugdhulp Friesland een overstap gemaakt naar Verslavingszorg Noord Nederland, waar hij per 1 januari 2015 als voorzitter Raad van Bestuur werkzaam is. Het verhaal van 2014 wordt in het boek van de gespecialiseerde jeugdzorg in Friesland opgetekend. Inmiddels schrijven we alweer aan het volgende verhaal, Hoewel de zorg verandert in 2015, geldt nog steeds dat kinderen het recht hebben op een veilige en humane manier van opgroeien. We zullen ons blijven inzetten om het verhaal van het kind centraal te zetten in het maatwerk dat we willen blijven bieden aan kinderen in gezinnen in opvoedingsnood en opvoedingscrisis in Friesland. In de volgende hoofdstukken wordt verder verslag gedaan van de hierboven geschetste resultaten en ontwikkelingen over

10 1. Profiel van de organisatie Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Jeugdhulp Friesland Adres Badweg 4 Postcode Plaats 8934 AA Leeuwarden Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina/website Rechtsvorm info@jeugdhulpfriesland.nl Stichting Stichting Jeugdhulp Friesland is een organisatie voor specialistische jeugd- en opvoedhulp in de provincie Fryslân. Deze zorg omvat orthopedagogische en orthopsychiatrische behandeling en opvang aan kinderen (0-12 jaar), jongeren (12-18 jaar, jaar) en hun ouders/opvoeders bij vragen en problemen rond opgroeien en opvoeden. De vragen en problemen variëren in ernst en omvang. In het verlengde daarvan varieert ook het behandelaanbod: van lichte ambulante tot zeer intensieve en specialistische behandelvormen. Jeugdhulp Friesland biedt ook intensieve residentiële behandeling voor jeugdigen met complexe problematiek (orthopsychiatrie) en/of vervangend wonen in vormen van pleegzorg of gezinshuizen/woongroepen. Elke vorm van zorg is gericht op het herstel van het normale leven. In 2014 kende Jeugdhulp Friesland naast provinciaal gefinancierde jeugdzorg ook specialistische GGZ zorg voor kinderen en jongeren. Er is een toelating voor AWBZ als instelling voor verpleging, activerende begeleiding en behandeling in combinatie met verblijf in verband met een psychiatrische aandoening. Er is een toelating voor de zorgverzekeringswet voor instelling voor medisch specialistische zorg in verband met een psychiatrische aandoening. 2

11 2. Kernprestaties In 2014 heeft Jeugdhulp Friesland kinderen en jeugdigen opgevangen en behandeld. Ten opzichte van 2013 is het aantal cliënten en het aantal behandelingen ongeveer gelijk gebleven. Steeds meer cliënten krijgen een combinatie van zorg. Daardoor wordt de behandeling intensiever en tegelijk korter. Onze capaciteit is toegenomen van plaatsen in 2013 naar plaatsen (begroot) in In werkelijkheid waren op enig moment ruim plaatsen bezet. De bezetting was gemiddeld ruim 103%. Onze wachtlijst stond per 31 december 2014 op nul. We zijn ook efficiënter gaan werken: de gemiddelde kostprijs per cliënt is 3% afgenomen ten opzichte van De gemiddelde kostprijs per capaciteitsplaats is afgenomen met 4% ten opzichte van vorig jaar. Ontwikkeling capaciteit, clienten, behandelingen en kostprijzen Capaciteit Aantal behandelingen (gebruikers) Gemiddelde kostprijs per client Aantal cliënten Gemiddelde kostprijs per capaciteitsplaats Gemiddelde kostprijs per behandeling 3. Toezicht, bestuur en medezeggenschap 3.1 Governance code De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur onderschrijven de gedragscode van goed bestuur van de NVZD. In deze gedragscode zijn zaken als transparantie, belangenverstrengeling en informatieplicht naar stakeholders vastgelegd. Net als alle andere medewerkers onderschrijft de Raad van Bestuur de gedragscode van de organisatie. Om deze normen te borgen zijn er een Ondernemingsraad, Cliëntenraad en een Raad van Toezicht ingesteld. Er is een vertrouwenspersoon voor personeel en een klokkenluidersregeling vastgesteld. Ten aanzien van onkostendeclaraties van de voorzitter van de Raad van Bestuur is er een declaratieprocedure vastgesteld. De Raad van Toezicht, c.q. de voorzitter, tekent de declaraties en er wordt per trimester een overzicht van declaraties opgesteld. De eindejaarsuitkering voor het personeel geldt niet als standaard voor de bestuurder. De eindejaarsuitkering van de bestuurder wordt onder verantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht, op basis van geleverde prestaties, geheel of gedeeltelijk, uitgekeerd. Ten aanzien van de bedrijfsvoering beschikken leidinggevenden over relevante informatie en overzichten. In 2014 is hier een kwaliteitsslag in gemaakt door doorlopend informatie te verstrekken via een Business Intelligence Tool. 3

12 3.2 Toezichthoudend orgaan Samenstelling en Governance De Raad van Toezicht van Jeugdhulp Friesland bestond in 2014 uit zes leden. Er deed zich in het verslagjaar één mutatie voor ten opzichte van De Raad van Toezicht nam op 1 maart 2014 afscheid van mr. Rick Schütz, vanwege het verstrijken van de maximale statutaire duur van het lidmaatschap van de Raad, namelijk 8 jaren. Met inachtneming van de regels van de Governance Code slaagde de Raad van Toezicht er in de vacature te vervullen in de persoon van mevrouw mr. Cynthia Grondsma. Zij nam, met de acceptatie van haar benoeming, ook de plaats in van dhr. Schütz in de commissie Kwaliteit en Veiligheid van de Raad van Toezicht. Er hebben zich in het verslagjaar in de samenstelling van de Raad van Toezicht geen andere wijzigingen voorgedaan. Op 31 december 2014 bestond de Raad van Toezicht uit de volgende leden: Dhr. L. Diepenhorst MPA Voorzitter Dhr. G.J. Polderman Mw. drs.ing. L.J.A.J. van den Broek Mw. drs. H. Donkervoort Mw. mr. C. Grondsma Dhr. dr. S. Schiere Vicevoorzitter Lid Lid Lid Lid De Raad bediende zich in het verslagjaar van drie commissies, ter verdieping van het toezicht op bepaalde sectoren en ter voorbereiding op specifieke onderwerpen in het overleg met de bestuurder. De commissies qua samenstelling en portefeuille: Auditcommissie Commissie Kwaliteit en Veiligheid Remuneratiecommissie mw. Van den Broek en mw. Donkervoort dhr. Schiere en mw. Grondsma dhr. Diepenhorst en dhr. Polderman De Raad van Toezicht heeft haar werkzaamheden verricht binnen de door NVTZ aangegeven kaders van honorering, aantallen commissariaten/ toezichthoudersfuncties, bekendmaking van nevenfuncties en het waken voor belangenverstrengeling en voldeed daarmee aan de Governance Code in de Zorg. De nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht zijn als bijlage van dit jaarverslag opgenomen. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar ook middels zelfevaluatie de balans over 2014 opgemaakt. Zij besloot dat het feit dat zij in dit verslagjaar tevens Raad van Toezicht is geworden van de stichting Behandelcentrum Woodbrookers niet te laten leiden tot aanpassing van de honorering. Per 1 januari 2015 is de nieuwe Wet Normering Topinkomens in de Zorg (WNT) van kracht geworden. In het verslagjaar heeft de Raad van Toezicht daar al op geanticipeerd. In het verslag van de remuneratiecommissie wordt hierop verder ingegaan. Verslag Raad van Toezicht Met dit jaarverslag legt de Raad van Toezicht van Jeugdhulp Friesland en Behandelcentrum Woodbrookers verantwoording af van haar werkzaamheden. Werkzaamheden die, naast de reguliere gang van zaken op zowel zorginhoudelijk als bedrijfsvoeringterrein, voor een niet onbelangrijk deel zijn beïnvloed en voor een deel zelfs zijn bepaald door de transitie van de jeugdzorg van provincie naar gemeenten. Sinds 1 4

13 januari 2014 is Behandelcentrum Woodbrookers juridisch een zelfstandige stichting geworden, los van Het Poortje te Groningen. De verwevenheid met Jeugdhulp Friesland wordt ook in de nieuwe rechtsvorm benadrukt door het feit dat op bestuurs- en toezichtniveau er sprake is van personele unies, met andere woorden: de Bestuurder resp. de Raad van Toezicht van Jeugdhulp Friesland zijn dat statutair ook van Behandelcentrum Woodbrookers. Vergaderingen De Raad van Toezicht vergaderde in 2014 zesmaal formeel met de bestuurder volgens een tevoren vastgelegd vergaderrooster. Van de zes vergaderingen hadden twee vergaderingen daarbij het karakter van een themavergadering. Aan vrijwel alle vergaderingen werd door de voltallige Raad van Toezicht deelgenomen. Daarvoor in aanmerking komende onderwerpen zijn in voorkomende gevallen in de vergadering door lijnfunctionarissen uit de organisatie toegelicht. Dit gebeurde onder meer bij de bespreking van het project Spoed4Jeugd en ten aanzien van het verloop van het proces van de transitie in de jeugdzorg, zoals die is beoogd voor 1 januari De themavergaderingen kenden een zorginhoudelijk karakter, waarbij de komende transitie in de jeugdzorg een belangrijke plaats heeft ingenomen. Die transitie kende twee hoofdlijnen: de zorginhoudelijke wijzigingen (kwaliteit van de zorg) en de voor Jeugdhulp Friesland onvermijdelijke bezuinigingen (gevolgen voor de organisatie en bedrijfsvoering), waarop overigens in het verslagjaar al door de bestuurder is geanticipeerd. Deze onderdelen van de komende transitie leverde open gesprekken op tussen Raad van Toezicht en bestuurder. Er zijn scenario s ontwikkeld om snel te kunnen anticiperen op de verdere invulling van de transitie door het Kabinet en de gemeenten en de budgettaire gevolgen daarvan. De opgelegde en aangekondigde verdere bezuinigingen maakte afvloeiing van een aantal personeelsleden noodzakelijk. De Raad besprak hiertoe met de bestuurder verschillende scenario s. De Raad van Toezicht deelde de zorgen van de bestuurder met betrekking tot de voortdurende onduidelijkheid van de kaders, de financiële niet in de laatste plaats, van de transitie. Het vormt de meest vergaande stelselwijziging van de laatste decennia en het zorginhoudelijk en bedrijfseconomisch tijdig kunnen anticiperen op de wijzigingen is essentieel. In de vergaderingen met de bestuurder namen begroting, jaarrekening, de viermaandelijkse Balanced Score Card (als onderdelen van het going-concern) ook een belangrijke plaats in. Accenten in het overleg waren de ontwikkeling van de kwaliteit van de zorg, de financiële positie/weerbaarheid van de stichting, inclusief de vastgoedportefeuille. Het overleg kenmerkte zich door een wederzijdse open en positief-kritische houding. Per 1 januari 2014 is het bestuur en toezicht van stichting Behandelcentrum Woodbrookers gewijzigd. Tot 1 januari 2014 werd het bestuur ruim 3 jaar geleden gevormd door de combinatie Jeugdhulp Friesland en Het Poortje uit Groningen. Behandelcentrum Woodbrookers is wel op bestuurs- en toezichtniveau zeer nauw verbonden gebleven met Jeugdhulp Friesland. Dit wordt het duidelijkst geïllustreerd met het feit dat met ingang van 1 januari 2014, zoals eerder aangegeven, op bestuurs- en toezichtniveau personele unies tot stand zijn gekomen van Jeugdhulp Friesland met Behandelcentrum Woodbrookers. De Auditcommissie heeft in het verslagjaar frequent met de bestuurder/ directeur bedrijfsvoering/ controller gesproken over de ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de financiële positie van de stichtingen daarbinnen in het bijzonder. De komende transitie met ingang van 2015 vormde een belangrijk aandachtspunt. Wat zijn de te verwachten gevolgen van die transitie voor de exploitatie, voor de liquiditeit en voor het eigen vermogen? Anticiperen Jeugdhulp Friesland en Behandelcentrum Woodbrookers daarop in voldoende mate? Belangrijke onderwerpen in het going concern waren naast de begroting en de jaarrekening, de interne audits op het gebied van de bedrijfsvoering en het vastgoedbeleid. De ontwikkeling van financieeleconomische aspecten van Behandelcentrum Woodbrookers vormden daarbinnen een extra aandachtspunt. De Auditcommissie voerde ook het vooroverleg met de accountant van de stichtingen voor begroting en jaarrekening. De verslagen van de Auditcommissie zijn besproken in het overleg van de Raad van Toezicht met de bestuurder. De commissie Kwaliteit en Veiligheid heeft in het verslagjaar tweemaal regulier vergaderd. De verslagen hiervan zijn toegevoegd aan de stukken voor de Raad van Toezicht. De agenda kent vaste terugkerende 5

14 onderwerpen zoals bijvoorbeeld rapporten van inspecties, audits, MIZ-rapportage en daarnaast beleidsonderwerpen op het terrein van kwaliteit en veiligheid. Er is in een locatiebezoek nader kennisgemaakt met de module MDFT en matching in de pleegzorg. De commissie Kwaliteit en Veiligheid bracht ook een werkbezoek aan Behandelcentrum Woodbrookers. Met de ruime en open informatievertrekking door de locatiedirecteur heeft het bezoek zonder meer aan de verwachting voldaan. Verder is er een vergadering van de Cliëntenraad bijgewoond en is er namens de Raad van Toezicht deelgenomen aan de HKZ-audit. De Remuneratiecommissie hield met de bestuurder het jaarlijkse functioneringsgesprek, waarbij ook de arbeidsvoorwaarden van de bestuurder tegen het licht zijn gehouden. De leden van de Raad van Toezicht is tevoren gevraagd input te leveren ten behoeve van het functioneringsgesprek en door de Remuneratiecommissie is van het gesprek verslag gedaan aan de Raad van Toezicht. De ontwikkelingen rond de Wet Normering Topinkomens (WNT) vormden aanleiding de inkomenspositie van de bestuurder van Jeugdhulp Friesland te toetsen aan de NVTZ-normen en de WNT-1. De Remuneratiecommissie vulde in het verslagjaar de opdracht van de Raad van Toezicht in, door de positie van de huidige (en toekomstige) bestuurder van Jeugdhulp Friesland en Behandelcentrum Woodbrookers in samenwerking met de accountant te bezien in het licht van de komende wetswijzigingen. Vertrekpunt vormde daartoe het arbeidscontract/ arbeidsvoorwaarden zoals bij de aanstelling van de bestuurder in 2006 zijn overeengekomen, met de mutaties die sindsdien hebben plaatsgevonden. De uitkomst van deze toetsing leverde een inzichtelijk beeld op van de salariëring van de huidige bestuurder en gaf voor dit thema bouwstenen voor de toekomst. De actualiteit ervan voor de huidige bestuurder werd begin oktober 2014 ingehaald door de ontslagaanvraag van de bestuurder, dr. G.G. Anthonio, vanwege het aanvaarden van een andere baan per 1 januari De aankondiging van het vertrek van de bestuurder leidde voor de remuneratiecommissie tot de nodige extra werkzaamheden, als voorbereiding voor het overleg en de besluitvorming in de Raad van Toezicht over zijn opvolging. De Raad van Toezicht heeft achtereenvolgens tussen begin oktober 2014 en 31 december 2014: besloten met behulp van deskundige externe ondersteuning een actuele profielschets en procedure op te stellen voor het werven en selecteren van een nieuwe bestuurder; aan OR, Cliëntenraad en Managementteam te vragen om huns inziens relevante bouwstenen voor die profielschets; de Directeur Behandelzaken van Jeugdhulp Friesland, drs. J. van Oijen, preferent te toetsen op geschiktheid en benoembaarheid voor de vacant komende functie. Deze procedure heeft er toe geleid dat de Raad van Toezicht op 22 december 2014 een voorgenomen besluit kon voorleggen aan de Ondernemingsraden en Cliëntenraad van Jeugdhulp Friesland en Behandelcentrum Woodbrookers, met de vraag hierop advies uit te brengen. De Raad van Toezicht benoemde voorts drs. J. van Oijen ingaande 1 januari 2015 als waarnemend bestuurder en per 1 maart 2015 als bestuurder van Jeugdhulp Friesland en Behandelcentrum Woodbrookers. Een uit de Raad van Toezicht samengestelde commissie, bestaande uit de vice-voorzitter en een lid van de Auditcommissie, startte in december van het verslagjaar de werving en selectie op ter invulling van de vacature die per 1 mei 2015 ontstaat door het statutair aftreden van de voorzitter van de Raad van Toezicht. Contacten met Ondernemingsraad en Cliëntenraad De Raad van Toezicht onderhield ook in 2014 de inmiddels gebruikelijke contacten met de Ondernemingsraden van zowel Jeugdhulp Friesland als Behandelcentrum Woodbrookers en de voor beide stichtingen optredende Cliëntenraad. Er zijn overlegvergaderingen van de bestuurder met de Ondernemingsraad, resp. de Cliëntenraad bijgewoond en daarnaast waren er ook waardevolle contacten middels werkbezoeken etc. De contacten met deze stakeholders blijven voor de Raad van Toezicht zeer waardevol voor de informatiepositie die zij nodig heeft. Op de vraag die de Raad van Toezicht stelde aan de raden in het kader van de opvolging van de vertrekkend bestuurder, is zonder uitzondering positief gereageerd. De reacties hebben zoals eerder vermeld, waardevolle input gegeven voor (de actualisering van) het nieuwe profiel van de te selecteren opvolgend bestuurder. 6

15 De Raad van Toezicht spreekt haar waardering uit voor de prestaties van alle medewerkers van Jeugdhulp Friesland en Behandelcentrum Woodbrookers. Prestaties die in het belang van het kind zijn geleverd in een jaar vol onzekerheden en met veel vragen over de nabije toekomst. Die omstandigheden geven de waardering door de Raad van Toezicht extra betekenis. Leeuwarden, januari 2015, Leen Diepenhorst Voorzitter Raad van Toezicht 3.3 Bestuur Binnen Jeugdhulp Friesland is de Zorgbrede Governance Code van toepassing. De voorzitter van Raad van Bestuur is lid van de NVZD en leden van de Raad van Toezicht van de NVTZ. Er zijn geen afwijkingen ten opzichte van deze code te melden. Jeugdhulp Friesland voldoet aan de code. In 2014 is er sprake van een eenhoofdige Raad van Bestuur. Deze is ingeschaald volgens de richtlijnen van de NVZD. Er wordt een sober beleid gehanteerd. Dat wil zeggen dat het salaris vanaf 2010, behalve de inflatiecorrectie, wordt gehandhaafd. Het inkomen van de bestuurder is in opdracht van de Raad van Toezicht in 2012 getoetst volgens de nieuwste NVTZ/NVZD normen. Het inkomen van de bestuurder wordt vermeld in de jaarrekening. Voor de communicatie tussen de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht gelden de volgende kaders en afspraken, die in 2014 ook als zodanig hebben gefunctioneerd: De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft ten minste zes keer per jaar werkoverleg met de bestuurder en eenmaal per jaar een functioneringsgesprek met de remuneratiecommissie; Van bijzondere of ingrijpende veranderingen, zoals media- of politiekgevoelige onderwerpen, veranderingen in de bedrijfsvoering of incidenten stelt de voorzitter van de Raad van Bestuur de voorzitter van de Raad van Toezicht binnen 24 uur op de hoogte; Jeugdhulp Friesland in de Media, is een vast agendapunt binnen de vergadering tussen bestuurder en Raad van Toezicht. Tijdens de bespreking wordt een overzicht van alle mediaactiviteiten in de vergadering besproken en toegelicht. In 2014 is het bestuur en het toezicht van Stichting Behandelcentrum Woodbrookers gewijzigd. Per 1 januari 2014 kent deze stichting hetzelfde bestuur en toezicht als Stichting Jeugdhulp Friesland. Hiermee wordt zij onderdeel van de bestuurlijke aansturing zoals die ook voor Jeugdhulp Friesland geldt. Voor deze wijziging is gekozen omdat de stichting na een roerige start in een stabiele fase is gekomen. Hierdoor is nu gekozen voor een meer efficiënte, effectieve als ook goedkopere manier van aansturing. De bestuurder van Jeugdhulp Friesland, dr. Gabriël Anthonio is werkzaam geweest tot 31 december De Raad van Toezicht heeft in de procedure en uiteindelijke aanstelling van dhr. J van Oijen per 1 maart 2015 vanzelfsprekend het WNT normenkader gehanteerd zoals die eind 2014 zijn vastgelegd in de reparatiewet WNT. 3.4 Medezeggenschap De medezeggenschap bij Jeugdhulp Friesland wordt georganiseerd door de Ondernemingsraad, Cliëntenraad en de Pleegouderraad. Hieronder wordt een verslag weergegeven van de raden. In de regel worden de adviezen van de medezeggenschapsraden opgevolgd. De kwaliteit van de adviezen en instemming wordt ervaren als constructief en voegt waarde toe Cliëntenraad Samenstelling De cliëntenraad van Jeugdhulp Friesland bestond op 31 december 2014 uit 7 leden. Voorzitter Egbert Krikken heeft afscheid genomen van de Cliëntenraad vanwege het verstrijken van de maximale statutaire duur, zijnde 2 maal 4 jaar. Marcel Jansen heeft het voorzitterschap overgenomen. 7

16 Marcel Jansen Engelien Reitsma Marian Strikwerda Aletta Mulder Kyra Schaap Fokie Wildschut Marja Kramer Voorzitter Lid Lid Jeugdlid Jeugdlid Lid Lid Verslag cliëntenraad De cliëntenraad heeft eens in de zes weken overleg gevoerd met de directeur behandelzaken. Eén maal per jaar overleg met de Raad van Bestuur, een afvaardiging van de ondernemingsraad, een afvaardiging van de Raad van Toezicht, medewerker kwaliteitszorg, de klachtencommissie en de pleegouderraad. Er is incidenteel overleg met andere geledingen uit de organisatie. Het resultaat van deze overleggen is dat de cliëntenraad op de hoogte is van de stand van zaken en ontwikkelingen bij Jeugdhulp Friesland. De cliëntenraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de organisatie. Casussen die zijn ingebracht door leden zijn besproken en indien nodig uitgezet in de organisatie. Er wordt verslag gedaan van bijeenkomsten met Zorgbelang, feedbackgesprekken en locatiebezoeken. In 2014 is volgens plan vergaderd. Het beoogde resultaat is bereikt. De directeur behandelzaken beantwoordt alle vragen van de leden die op de vergadering worden gesteld. De secretaris legt de besproken zaken vast en houdt de cliëntenraad tussen de vergaderingen door op de hoogte van de actuele zaken die spelen. De cliëntenraad bestaat uit betrokken mensen die door de in 2014 gevolgde Coveytraining nog een betere gesprekspartner zijn geworden. De bezuinigingen en transitie worden gevolgd door de cliëntenraad. Op het ingezette beleid om de bezuinigingen te realiseren wordt opbouwend kritisch meegedacht zonder in de stoel van de bestuurder te gaan zitten. De cliëntenraad maakt zich zorgen of er in 2015 voldoende budget is om alle gevraagde zorg te bieden en er geen wachtlijsten gaan ontstaan. Twee keer per jaar wordt op initiatief van de Cliëntenraad een feedbackgesprek gehouden in een van de zes zorgprogramma s van Jeugdhulp Friesland. Dit in samenwerking met Zorgbelang. De feedback-gesprekken geven een stem aan de cliënt. Er wordt verslag gedaan op de vergaderingen. De gesprekken staan ook in 2015 weer op de rol. Vanuit de directie gaat men elke maand op locatiebezoek. Leden van de cliëntenraad kunnen daarbij aansluiten. Een rooster van de bezoeken is in bezit van de cliëntenraad. De cliëntenraad nodigt elk jaar twee keer een vertegenwoordiger van een behandelprogramma uit op haar vergaderingen. Hierdoor is men op de hoogte van de stand van zaken en van ontwikkelingen bij locaties en/of behandelprogramma s. De cliëntenraad bezoekt de bijeenkomsten van de Denktank die worden georganiseerd door Zorgbelang. Het bijwonen van de vergaderingen van de denktank brengt ons in contact met cliëntenraden van andere organisaties in dit werkveld. Het is een zinvol contact. Via de denktank klinkt onze stem door bij de provincie en gemeentes. Voornaamste onderwerp in deze is de transitie naar de gemeentes. De cliëntenraad heeft besloten geen actieve rol op zich te nemen in het uiten van zorg omtrent de transitie richting provincie en gemeentes, maar het proces kritisch op afstand te blijven volgen. Namens de cliëntenraad Marcel Janssen, voorzitter Pleegouderraad De pleegouderraad van Jeugdhulp Friesland kende op 31 december 2014 acht leden. Fokkelien Brattinga Lex IJzerman Afke Pals Carla Veldhuizen Douwe van Oosten Marchien Nijboer Tanja van der Werff Wim van Gogh Voorzitter Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Lid 8

17 Verslag pleegouderraad Het tweede volle kalenderjaar van de Pleegouderraad (POR) kende enkele vooraf benoemde speerpunten. Naast de verdere doorontwikkeling van de POR als medezeggenschapsorgaan binnen Jeugdhulp Friesland was er veel aandacht voor de aspecten van transitie en de verbetering van de positie van pleegouders, analoog aan de nieuwe wetgeving rond pleegzorg in Met name de belangen van pleegouders en de rol van pleegouders vormden hierbij de drijfveer. Ook na de formele afronding van de transitie blijft de POR de ontwikkelingen nauwgezet volgen. Gedurende het jaar werd met veel energie gecommuniceerd met de Friese pleegouders. Het organiseren van de inmiddels bekende pleegoudercafés, het schrijven van artikelen in het pleegouderblad de Feroaring en op de website van Jeugdhulp Friesland, zijn hiervan voorbeelden. Maar ook meer individueel gerichte gesprekken met pleegouders droegen bij aan de borging van de noodzakelijke communicatie met de pleegouders in de provincie. Vanzelfsprekend pakken we in 2015 ook de opgedane (positieve) ervaringen met de pleegouders op en zetten we de ontwikkeling van netwerken verder door Ondernemingsraad De ondernemingsraad bestond op 31 december 2014 uit de volgende personen: Froukje Offinga Tim de Jong Erwin van der Veen Pier de Vries Anneke Prins Inge Haga Aletha de Gier Carin Samplonius Carina Klinkvis Erwin Huisman Willy van Harten Leon van der Hoeven Voorzitter Vicevoorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Erna Koenderink is ambtelijk secretaris. In 2014 heeft de ondernemingsraad afscheid genomen van Lucie Mensinga. Erwin Huisman, Willy van Harten en Leon van der Hoeven zijn nieuwe leden per juni Verslag van de ondernemingsraad In 2014 is tien maal overleg gevoerd door de ondernemingsraad met de bestuurder. De ombouwplannen, de reorganisatie en de transitie stonden dit jaar standaard op de agenda. Tijdens een tweetal bijeenkomsten werd op informele wijze van gedachten gewisseld over de transitie. De volgende instemmings- en adviesvragen zijn behandeld in 2014: Initiatiefvoorstel: Zorg voor blijvers Instemmingvragen: Arbobeleid Continurooster MOD Mobiliteit bevorderende maatregelen Ombouwplannen Ambulant; dagbehandeling; ondersteunende diensten; oudere jeugd en SEH; pleegzorg Plaatsingsprocedure Transitie Vervolg herindeling functiegebouw Vervolg instemming Spoed4Jeugd Vervolg regeling min-max 9

18 Adviesaanvragen: Doorlopend sociaal plan Gezinshuis Ombouw 24-uurs jongere jeugd Omvormingsplan topstructuur Personele reorganisatie Roosterbeleid Sociaal plan Uitbesteden vastgoedmanagement Vrijwilligersbeleid Evaluaties: Evaluatie samenwerking RvB en OR Scholingsbudget OR 4. INK model Hieronder worden beleid, inspanning en prestaties voor alle velden van het INK-managementmodel weergegeven. Hierin zijn de onderdelen uit de jaarverantwoording Jeugdzorg Maatschappelijk Ondernemen en Beleid, inspanningen en prestaties opgenomen. 4.1 Leiderschap Het primaire proces van Jeugdhulp Friesland is volledig gebaseerd op relaties en direct contact met jeugdigen, ouders, familie, buren en collega professionals. Immers, de pedagogische relatie die de kern van ons werk omvat, ontvouwt zich in het contact met kinderen. Vanuit de maatschappelijke opdracht en verantwoordelijkheid hanteert Jeugdhulp Friesland daarbij de volgende kern: Opvoeden is voordoen, samendoen en laten doen (Ter Horst, 1999). Leiderschap tonen binnen deze kern betekent: verantwoordelijkheid nemen, proactief handelen en prioriteiten stellen (Covey, 2008). In 2014 heeft leiderschap vorm gekregen vanuit het toerusten en ondersteunen van professionals die zich dagelijks geconfronteerd zien met de complexe realiteit van opgroei- en opvoedingsproblematiek. 10

19 Ondersteuning vanuit opleidingen, cursussen en intervisie/supervisie gerelateerd aan de professionalisering van de Jeugdzorg en meer concreet het registreren van alle professionals die op HBO en WO niveau werkzaam zijn bij Jeugdhulp Friesland. Maar vanzelfsprekend ook in aansluiting op de persoonlijke ambities en wensen van professionals in relatie tot de organisatiedoelen. Hiertoe heeft Jeugdhulp Friesland ook in 2014 de centrale doelstellingenkaart gehanteerd, waarin opgenomen de zes belangrijkste doelen van de organisatie en ruimte voor de professional om zijn/haar eigen doelen en ambities te verwoorden, welke regelmatig met de leidinggevende worden besproken. Jeugdhulp Friesland heeft zich ingezet om de cultuur in de organisatie uitdagend en stimulerend te laten zijn voor de professionals. Vanzelfsprekend stond veel in het teken van de transitie en bijbehorende bezuinigingen. Maar juist door deze vanuit de inhoud te benaderen, professionals te betrekken bij de ambulantisering en ideeën rond anders werken, zijn we er in geslaagd om nieuwe en verbeterde zorgvormen te introduceren. De transitie en transformatie van de jeugdzorg is niet alleen een stelselwijziging, maar een complete vormverandering van de jeugdzorg in een breed maatschappelijk veld. Een veld dat op alle dimensies aan verandering onderhevig is: transitie in 3D. Hiermee hebben we in 2014 al de kansen aangegrepen om het welzijn, de veiligheid en de ontwikkeling van het kind daadwerkelijk centraal te stellen, belangrijker te maken dan de systemen, de organisatie en/of de financiering. In 2014 is met regelmaat maatwerk ingezet om kinderen en gezinnen van de noodzakelijke zorg te voorzien. Ook zijn afspraken gemaakt, intenties uitgesproken met ketenpartners en gemeenten om vanaf 2015 meer samen te gaan werken, anders te gaan werken, dwars door bestaande (oude) kaders heen om het verhaal van het kind nog meer centraal te kunnen stellen. Wanneer we met elkaar erkennen dat alles met alles verbonden is, maakt dit de weg vrij om de jeugdzorg naar een hoger niveau te tillen. Op dat moment worden samenwerken - creëren bovenliggend aan marktwerking en domeinen; een streven dat Jeugdhulp Friesland naleeft. Wie leiding wil geven aan verandering, moet bij zichzelf beginnen. Dit geldt voor alle medewerkers van Jeugdhulp Friesland. De systeemgerichte visie van Jeugdhulp Friesland stelt daarbij dat medewerkers leren te kijken vanuit meerdere perspectieven; ga ook eens aan de andere kant van een probleem staan. In 2014 hebben we hier concreet vorm aan gegeven vanuit de zorgportfolio s, de af- en ombouwplannen en het deskundigheidsbevorderingsplan van de Jeugdhulp Academie. Leiderschap gaat bij Jeugdhulp Friesland niet alleen over het eigen leven of werk, maar ook over maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. Iedere medewerker is hierbij ook een ambassadeur van de organisatie. In 2014 zijn de voorbereidingen gestart om naast de 7 habits van Covey ook de werkwijze van Lean in de organisatie te introduceren. Persoonlijke ontwikkeling en ambitie willen we gepaard laten gaan met verregaande onbureaucratisering en effectieve, efficiënte zorg. Vanuit het gedachtegoed anders kijken, anders doen, anders zijn (jaarplan 2015) zijn we reeds in 2014 gestart met het bevorderen van de autonomie onder professionals, verantwoording nemen/geven en het bieden van maatwerk naar de Friese kinderen en gezinnen. 4.2 Medewerkers Medewerkers zijn het kapitaal van de organisatie. Het is van belang dat, mede gelet op de ambities, Jeugdhulp Friesland als een goede werkgever wordt ervaren. Hierbij spelen zaken als leiderschap, ondersteuning en groeimogelijkheden een belangrijke rol. Het werkbelevingsonderzoek, arbeidsverzuim en klachten of meldingen van niet integer gedrag, zijn hiervoor graadmeters. Jeugdhulp Friesland verwacht het beste van iedereen die bij de organisatie werkzaam is. Dat betekent continu investeren in jezelf en in anderen. Cliënten en collega s verdienen de inzet en betrokkenheid van anderen. Hierbij staat niet alleen het individuele presteren centraal maar ook het samenwerken en de onderlinge uitwisseling van ervaring en kennis. Het personeelsbeleid sluit aan bij de uitdagingen van de transitie. Dit betekent dat medewerkers zich flexibel moeten opstellen in het bieden van maatwerk en zich verder specialiseren in het behandelen van kinderen en jongeren. Bezuinigen en innoveren gaan samen op en vragen investeringen van medewerkers. 11

20 Het personeelsbeleid richt zich op duurzame inzetbaarheid van medewerkers, waarbij mobiliteit, flexibiliteit, competentiemanagement en personeelsplanning de belangrijkste thema s zijn. Voor 2014 zijn de volgende doelstellingen en resultaten geformuleerd: 1. Ontwikkeling van medewerkers: persoonlijk leiderschap, professionalisering; 2. Waardering door medewerkers en terugdringen van arbeidsverzuim; 3. Bevorderen en onderhouden van de integriteit. Doelstelling 1: Ontwikkeling van persoonlijk leiderschap en professionalisering Daar waar we binnen de behandeling van onze cliënten doelen stellen gericht op het herstel van het gewone leven, cliënten stimuleren proactief doelen te stellen om hun problemen aan te pakken, vragen we ook van onze medewerkers een proactieve houding. Doelen gesteld door de organisatie als ook de persoonlijke doelen op de Centrale Doelstellingen Kaart zijn hierin de belangrijkste uitgangspunten. Om dit te bereiken investeren we in professionalisering van alle medewerkers binnen zorg en ondersteunende diensten en leiderschapstraining (Covey) voor alle medewerkers. In 2014 is gestart met training systeemgericht werken. Medewerkers worden ondersteund bij het zich laten registreren in het beroepsregister. Alle medewerkers hebben een persoonlijk opleidingsbegeleidingsplan, zijn waar relevant geregistreerd in het register van de jeugdzorgwerker en/of hebben persoonlijk perspectief bepaald met het oog op de transitie. In 2014 is het sociaal plan op basis van de transitie van de jeugdzorg en de te verwachten bezuinigingen vastgesteld. De OR is nauw betrokken geweest bij de onderhandelingen. Alle vormen van opleiding, supervisie of intervisie worden in 2014 in kaart gebracht, geaccrediteerd voortgezet of opgeheven. Alle trainingen en cursussen en refereeravonden en klinische lessen zoals aangeboden door de Jeugdhulp Academie zijn geaccrediteerd voor de registratie van de Jeugdzorgwerker. Omvangrijke opleidingstrajecten worden voorzien van een meerjaren-implementatieplan en sluiten aan op de vraag vanuit de zorgprogramma s. Doelstelling 2: Waardering door personeel en terugdringen arbeidsverzuim We streven naar een waardering door medewerkers met gemiddeld het cijfer 7,2. Het verzuimpercentage over 2014 is 3,94% en ligt daarmee onder de doelstelling van 4,5%. Leidinggevenden worden bijgeschoold in arbeidsverzuim en volgen de verzuimbijeenkomsten bij de bedrijfsarts. De Raad van Bestuur bespreekt relevante zaken met de Ondernemingsraad en conform WOR instemming of adviesaanvragen. Doelstelling 3: Integriteit Jeugdhulp Friesland heeft beleid om niet-integer gedrag te voorkomen, medewerkers er op aan te spreken of passende maatregelen te nemen. De bestaande gedragscode van Jeugdhulp Friesland wordt aangevuld met extra richtlijnen voor het gebruik van sociale media. In 2015 wordt de gehele gedragscode geëvalueerd en waar nodig aangepast of aangescherpt. Wegens wisselingen in vertrouwenspersoon hebben meerdere kennismakingsgesprekken plaatsgevonden. Er heeft een gesprek plaatsgevonden tussen Raad van Bestuur en de externe vertrouwenspersoon over integriteitmeldingen die in 2014 zijn gedaan. De aanbevelingen zullen worden opgevolgd. Naast deze punten heeft de transitie en reorganisatie centraal gestaan. Als voorbereiding op de transitie is in 2014 verdere uitwerking gegeven aan het Ombouwplan en dat heeft geleid tot inhoudelijke aanpassingen. Deze organisatorische aanpassing heeft geleid tot een personele reorganisatie waarbij ruim 40 medewerkers vertrokken zijn door gebruik te maken van een vrijwillige mobiliteitsregeling. Daarnaast hebben we een groot deel van de personeelskrimp kunnen opvangen door tijdelijke contracten niet te verlengen. Uiteindelijk is er voor zo n 20 medewerkers collectief ontslag aangevraagd bij het UWV. Alle medewerkers hebben eind 2014 duidelijkheid gekregen over hun werkplek na de transitie (1/1/15). Veel medewerkers blijven werkzaam binnen het eigen team, een aantal medewerkers gaat werken in een ander team, binnen het eigen zorgprogramma. Een aantal medewerkers in ondersteunende functies zal overgaan naar een externe organisatie. En van een aantal medewerkers zal helaas afscheid genomen moeten worden. 12