Werkconferentie samen netwerken - net samenwerken

Transcriptie

1 Werkconferentie samen netwerken - net samenwerken Procesbureau Bibliotheekvernieuwing, 30 november 2006.

2 Op maandag 13 november 2006 is de werkconferentie Samen netwerken, net samenwerken gehouden. Ruim veertig vertegenwoordigers vanuit gemeenten, provincies, het Rijk en de bibliotheeksector (PDO s, PSO's, basisbibliotheken) waren aanwezig. Het doel van de conferentie was om via de inhoudelijke invalshoek te komen tot ideeën met betrekking tot provinciale en landelijke netwerkvorming. De vier inhoudelijke prioriteiten voor 2007 (collectiebeleid, digitale bibliotheek, HRM en functionele verbreding) waren leidend. In de Aanvulling van het Koepelconvenant (2004) is afgesproken dat OCW, IPO en VNG zorgen voor de kaders en de randvoorwaarden. Zij zijn tevens primair verantwoordelijk voor de (provinciale en landelijke) netwerkvorming. De bibliotheeksector (basisbibliotheken, PSO, PDO) zorgt voor de invulling en het maken van afspraken met betrekking tot het netwerk en de inhoud. In dit verslag treft u eerst een evaluatie van de dag aan, daarna de vervolgstappen, de presentaties en aan het eind de resultaten van de deelsessies. In de Nieuwsbrief Nieuw Bibliotheekwerk van november 2006 (aan te vragen via wkeizer@soobbozh.nl) staat eveneens een verslag van deze bijeenkomst. Evaluatie van de dag De afgevaardigden waren er; de betrokkenheid was ook niet het probleem. Iedereen was erg betrokken en alle deelnemers gingen actief aan de slag. Iedereen wilde ook zijn/haar verhaal kwijt; een bewijs dat er veel actie in de verschillende netwerken is. Er vonden veel analyses en discussies plaats over de geagendeerde inhoudelijke onderwerpen, maar vooral ging veel belangstelling uit naar processen en structuren.richtinggevende resultaten voor het gezamenlijk tot stand brengen van uitgangspunten voor de inrichting van het netwerk kwamen niet uit de verf. Afspraken over samenwerking en netwerkvorming kwamen nauwelijks aan bod. En deze zijn in dit stadium wél urgent. De tegenstelling tussen behoefte en resultaat was de hele dag merkbaar en voelbaar. Kortom, de discussie was te vrijblijvend. Derhalve is een vervolg noodzakelijk. Vervolg Gedurende de dag hebben praktisch alle aanwezigen gewezen op de behoefte om te komen tot een aantal gezamenlijke afspraken over de inrichting van het bibliotheeknetwerk op het provinciaal en het landelijk niveau. De inhoudelijke prioriteiten collectioneren, digitale bibliotheek, HRM en functionele verbreding bleken echter daarvoor op dit moment te weinig aanknopingspunten bieden. Het is noodzakelijk om de brede stroom van behoeften en meningen te inventariseren en te kanaliseren. Mede op basis van de uitkomsten van deze conferentie wordt een projectgroep gevormd die aan de slag gaat met de netwerkvorming in Nederland. De projectgroep krijgt de opdracht een voorzet te doen voor de voorwaarden die kunnen worden gesteld aan het functioneren van het provinciale en landelijke bibliotheeknetwerk. Het Procesbureau zal deze projectgroep bestaande uit enkele deskundigen van bibliotheekorganisaties samenstellen. De projectgroep zal worden ondersteund door een klankbordgroep uit de 12 provincies. Een definitief voorstel hierover kunt u in december tegemoet zien. Uw mening telt. Een relevant onderdeel van de bibliotheeknetwerkvorming is het in kaart brengen van behoeften en inzichten hierover. Hiervoor zullen wij u begin 2007 een vragenlijst sturen. Op 8 maart 2007 worden de uitkomsten van de projectgroep gepresenteerd in een tweede werkconferentie. U bent hierbij van harte welkom. Presentaties - Werkconferentie Samen netwerken, net samenwerken - 2

3 Wim Kamerman van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing opende met een welkomstwoord over het nut en de noodzaak van landelijke en provinciale netwerkvorming. Het provinciale netwerk is hierbij het scharnierpunt: het gaat hierbij om de functies waarop het provinciale netwerk kan worden aangesproken, de afspraken over horizontale samenwerking tussen de provinciale netwerken en de verbinding tussen de lokale uitvoeringspraktijk, het provinciale ondersteuningsniveau en de landelijke brancheafspraken over kerntaken. Hij benadrukte dat deze werkconferentie geen vrijblijvende bijeenkomst is over het of, waarom, wie of wat van netwerkvorming. In dit stadium van het vernieuwingsproces gaat het alleen nog maar over de hoe -vraag in de netwerkvorming. Vervolgens gaf Marja Geradts van organisatieadviesbureau Eugenius, mede op basis van haar ervaringen als consulente bibliotheekvernieuwing in Noord-Brabant, haar kijk op en de meerwaarde van netwerkvorming. Zij gaf aan dat netwerkvorming zich kenmerkt door samenwerking van autonome organisaties op een vrijwillige, maar niet-vrijblijvende, basis. Wederzijds profijt is essentieel in netwerken (halen en brengen). Een netwerk is geen doel op zich, maar een middel om iets voor elkaar te krijgen. Netwerken is bewust delen van kennis, van informatie, van ideeën en contacten. Netwerken is kansen creëren, door mensen te ontmoeten, door contacten te leggen, door relaties op te bouwen, maar ze ook onderhouden. Zij riep de deelnemers van de werkconferentie op hun verantwoordelijk voor het netwerk te nemen. Ze richtte de blik op de periode na het beëindigen van het mandaat van de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing eind 2007 en stelde daarbij de volgende vragen: - Hoe ziet het netwerk er na 2007 uit? Welke partijen participeren en onder welke condities? - Hoe zorgen partijen ervoor dat de investeringen uit het verleden rendement opleveren? - Wie houdt na 2007 de bibliotheekvernieuwing op de politieke agenda s? - Wie zorgt er na 2007 voor dat het bibliotheekvernieuwingsproces doorgaat? - Wie zorgt er na 2007 dat ambtenaren participeren in de netwerken? Na deze twee inleidingen lichtte de VOB de prioriteiten voor de marsrouteplannen 2007 (collectiebeleid, digitale bibliotheek, HRM en functionele verbreding) in het kort toe. De deelnemers konden aan de hand van de invulling van deze prioriteiten de (landelijke en provinciale) netwerkvorming aan de orde stellen. Er werd een open categorie toegevoegd. De deelnemers kregen vervolgens de mogelijkheid om zich in te schrijven voor drie deelsessies, waarin de vragen vanuit de volgende invalshoeken belicht moesten worden: - Hoe willen we het doen? (wie neemt het voortouw? waar wordt het trekkerschap belegd?) - Met wie gaan we dat doen? - Wat spreken we hierover af? Collectiebeleid De eerste deelsessie ging over de vraag: Hoe zorg je ervoor dat de collectie Nederland vorm, kwaliteit en efficiency krijgt. Volgens de bespreking in de groep Collectiebeleid kan dit alleen bereikt worden door het maken van afspraken in een landelijk en provinciaal netwerk. Dit netwerk zorgt voor een adequaat proces waarin de collectie Nederland is geoperationaliseerd en inzichtelijk wordt gemaakt voor de gebruikers. Dit geldt ook voor de benodigde financiering. In het netwerk wordt gezamenlijk bepaald wat tot collectie Nederland behoort. Hierbij wordt rekening gehouden met het dalende belang van de fysieke collectie, met de digitale ontwikkelingen en de gevaren van afscherming van de informatie. Daarbij moeten bibliotheken ook van de aanbodgerichte kant redeneren. Het is tenslotte ook belang om de gebruiker op nieuwe, onbekende wegen te wijzen. De bibliotheek heeft daarin een cultureel-educatieve opdracht. - Werkconferentie Samen netwerken, net samenwerken - 3

4 Digitale Bibliotheek In een andere sessie kwam de Digitale Bibliotheek aan de orde. De digitale bibliotheek wordt in het verlengde van bibliotheek.nl als een landelijk bibliotheekproduct gezien, waaraan de bibliotheekorganisaties op provinciaal en lokaal niveau een bijdrage moeten leveren. Op de vraag hoe suboptimale oplossingen vermeden worden was de conclusie van de groep Digitale Bibliotheek dat het veld de volgende ambitie zou moeten onderschrijven het samenstellen van een digitale infrastructuur met één systeem in de provincie (deelsystemen aansluiten) en één landelijk systeem. Volgens de deelnemers moeten de PSO s en de NBD zorgen voor de infrastructuur en daarmee ook voor de netwerkvorming binnen de digitale bibliotheek. De groep kwam niet uit de vraag wie hiervoor financieel zorg moet dragen. Een zakelijke partner misschien? In ieder geval kan met behulp van de vernieuwingsmiddelen een en ander uitgewerkt en vormgegeven worden. Men was het eens dat er binnen het netwerk nú afspraken gemaakt moesten worden, waarbij als regel geldt: afspraak is afspraak. De digitale bibliotheek wordt gezien als een bibliotheekproduct waarbij met marktpartijen kan worden samengewerkt. Vooral als de nationale bibliotheekpas op basis van het landelijk collectioneren wordt ingevoerd. Sterke marktallianties kunnen ontstaan door het vermarkten van de leden (4 miljoen), door het vergroten van het bereik en van het aanbod. Gedacht wordt aan het onderwijs (bijvoorbeeld sàmen met uitgevers: een aanvullend aanbod en hulp van de bibliotheek voor de eerste klassen van het basisonderwijs), de sector zorg/welzijn/cultuur (bijvoorbeeld met GGD-instellingen, gemeenten) en aan samenwerking met dagbaden. Verder kunnen nieuwe media zoals het digitale boek met deze partijen worden ontwikkeld. Kwaliteit van dienstverlening: onderdeel HRM De Groep HRM stelde vast dat de huidige ontwikkeling met betrekking tot HRM in netwerken en in basisbibliotheken moeten doorgaan. Het is belangrijk de krachten te bundelen op provinciaal niveau. Op provinciaal niveau moeten HRM-netwerken opgezet worden, waarbij de WOB (volgens de groep moet de WOB meer zelfverantwoordelijkheid en meer bevoegd gezag krijgen) en de VOB betrokken worden. Op lokaal niveau moet HRM vorm en inhoud gegeven worden in operationele samenwerking met personeelsorganisaties. Er moeten instrumenten ontwikkeld worden voor in ieder geval de volgende thema s: arbeidsvoorwaarden, professioneel HRM, leiderschap, competentie professioneel beroep, personeelsbestand: instroom/grijs en opleidingen. Functionele verbreding Om kansen te zien en te verzilveren moet de bibliotheekkolom meer extern gericht aan de slag gaan en relevante netwerken aanboren. Dit moet zij doen door contacten te leggen, te anticiperen op de omgeving en door zich te richten op de aanwezige kansen. De groep Functionele verbreding constateerde dat uitbreiding van goede initiatieven vanuit de bibliotheek zoals Wmo-loketten, gemeente-informatie en Uitpunten wenselijk is. Allereerst moet de bibliotheek bepalen wat de eigen bijdrage is/kan zijn vanuit de beschikbare competenties (kennis delen, uitbouwen en bevorderen) in de organisatie en vervolgens bepalen wat de toegevoegde waarde is van het netwerk is. Praktische tips als bijvoorbeeld het screenen van het college- en raadsprogramma op kansen en mogelijkheden, overleg aanvragen over de vernieuwingsagenda, het benutten van de kansenkaarten voor Grote Steden en Vitaal Platteland werden genoemd. Samenwerken en kennisuitwisseling zijn volgens de groep belangrijke zaken. De kennisuitwisseling moet ook in de bestuurskolom plaatsvinden. Wat betreft de functionele verbreding hebben de PDO s, de PSO s en de VOB in het netwerk een belangrijke rol. Zij moeten de kleine bibliotheken ondersteuning bieden (PSO) en - Werkconferentie Samen netwerken, net samenwerken - 4

5 samenwerking (regio) bevorderen. De provincie als regisseur en opdrachtgever kan de PDO en/of de PSO taken op het gebied van functionele verbreding toebedelen. Open categorie De eerste vraag betrof het opdrachtgeverschap van de gemeente met betrekking tot de inhoud. De groep was van mening dat de bestuurlijke kolom bestaande uit de gemeenten gaan over het Wat en de bibliotheekkolom over het Hoe. Daarna spitste de discussie zich toe over de wijze waarop de netwerkvorming in gezamenlijkheid vorm en inhoud kan worden gegeven. Hierbij werden drie niveaus onderscheiden: 1. Gemeentelijk niveau: collectieve en provinciale projecten dienen in netwerken uitgewerkt te worden. Daartoe horen de gemeenten onderling de taken te verdelen. 2. Basisbibliotheekniveau: de bibliotheken moeten meer transparant maken wat ze kunnen en doen. Belangrijk daarbij is dat er binnen de basisbibliotheek gemeentelijk overleg georganiseerd wordt waarin afspraken gemaakt worden. 3. Provinciaal niveau: de provincies horen gemeenten te verbinden. Hieruit vloeide een uitwisseling voort over de rol van de PSO. De PSO s stelden dat de PSO de volgende functies moet vervullen: makelaarsfunctie, expertisefunctie, onderzoeksfunctie, ondersteuningsfunctie (inclusief logistiek) en adviesfunctie. Deze genoemde functies werden als dynamisch en flexibel in de tijd gekenschetst. De groep was van mening dat de PSO door alle partijen (basisbibliotheken, gemeenten, PDO en provincie altijd de gelegenheid moet hebben om een aanbod te doen. Daarna werd gesproken over het bewerkstelligen van inhoudelijke synergie. De groep was van mening dat in de keten van verantwoordelijkheden iedereen een geformaliseerde rol en taak moet krijgen: de VOB, de PSO s, de basisbibliotheken. De VOB zal, vanuit de huidige positie, een rol moeten spelen en tot verandering moeten aanzetten. In de richting van de provincies moet zij een duidelijkere proactieve rol innemen. Daartoe is een ontwikkeling van een aanbodgerichte naar een vraaggerichte organisatie van en voor de bibliotheken noodzakelijk. Daarbij werd geconstateerd dat de bibliotheken zelf verantwoordelijk zijn voor de invulling van de overeengekomen verenigingstaken. Er moet een duidelijkere afstemming met (lokale) bibliotheken plaatsvinden t.a.v. het uitzetten van verenigingsactiviteiten. De VOB doet een voorzet en zet lijnen uit in het netwerk. Dan wordt vervolgens de verantwoordelijkheid overgegeven aan het netwerk (de bibliotheeksector). De groep is van mening dat de VOB niet genoeg zichtbaar is voor provincies en dat de VOB alerter moet zijn op haar omgeving. Een andere vraag was hoe er gezorgd kan worden dat er genoeg geld beschikbaar blijft voor het bibliotheekveld. De groep was van mening was dat dit kon gebeuren door een bundeling van de uitvoeringsactiviteiten (effectiever, slimmer, goedkoper). Als voorbeeld werden genoemd beleidsuitwisseling, inkoop en HRM. Dit kan op 2 niveaus worden vormgegeven: - buiten de provincie: schaalvergroting op basis van inhoudelijke verbreding in een netwerk van PSO - PSO - binnen de provincie: op basis van inhoudelijke verbreding in een netwerk van bijvoorbeeld PSO met de VVV / Erfgoed / ROC / HEMA De provincie hoort hierbij haar regierol in te vullen. Zij zijn tenslotte opdrachtgevers. Maar naar wie is nog de vraag: naar PSO en/of naar PDO? Of is het provinciaal netwerk een zelfstandig niveau? - Werkconferentie Samen netwerken, net samenwerken - 5