Nadere uitwerking van het Customer Due Diligence beleid van Rabo Vastgoedgroep. Bouwfonds Investment Management

Transcriptie

1 Nadere uitwerking van het Customer Due Diligence beleid van Rabo Vastgoedgroep Bouwfonds Investment Management Januari 2012

2 Nadere uitwerking van het Customer Due Diligence beleid van Rabo Vastgoedgroep Bouwfonds Investment Management Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Definities 4 3. Uitgangspunten nadere uitwerking 8 4. Risicomatrix 9 5. Melding ongebruikelijke transacties Vastleggen en bewaarplicht Borging vereiste kennis en vaardigheden Rapportages en meldingen 18 Bijlage I - Beschrijving soorten CDD onderzoeken door C&F Rabobank Nederland 19 Bijlage II 20 2

3 1. Inleiding Het customer due diligence (CDD) beleid (hierna: Nadere uitwerking) van Bouwfonds Investment Management B.V. is een nadere uitwerking van het CDD-Beleid van Rabo Vastgoedgroep, toegespitst op de aard van de diensten/ relaties van Bouwfonds Investment Management. Bouwfonds Investment Management dient een CDD-beleid te hanteren aangezien zij onderdeel uitmaakt van Rabo Vastgoedgroep, die op haar beurt onderdeel uitmaakt van Rabobank Groep, die verplicht is zich te houden aan vigerende wet- en regelgeving op het gebied van CDD. Daarnaast hebben bepaalde dochterondernemingen van Bouwfonds Investment Management een zelfstandige verplichting om over een CDD-beleid te beschikken, omdat zij actief zijn als beleggingsonderneming, beheerder of beleggingsinstelling in de zin van de Wet op het financieel toezicht (Wft). Bij Bouwfonds Investment Management dient in het kader van CDD gedacht te worden aan alle natuurlijke personen en rechtspersonen waarmee een zakelijke relatie wordt aangegaan. Deze Nadere uitwerking wordt van kracht voor alle nieuwe relaties van Bouwfonds Investment Management met ingang van 1 januari Voor bestaande relaties geldt hetgeen beschreven staat in Hoofdstuk 3 Uitgangspunten Nadere uitwerking, onder Overgangssituatie. Reikwijdte Nadere uitwerking Bouwfonds Investment Management is actief op het gebied van vastgoedgerelateerde beleggingen. De activiteiten richten zich op het opbouwen, structureren en beheren van vastgoedgerelateerde beleggingsfondsen voor particuliere en institutionele beleggers. Deze beleggingsfondsen hebben al dan niet rechtspersoonlijkheid. De beheerders van de Nederlandse beleggingsfondsen beschikken over een vergunning op grond van de Wft (Bouwfonds Fondsmanagement B.V. en Bouwfonds Vastgoedfondsenbeheer B.V.) of zijn vrijgesteld van de vergunningplicht omdat de participaties slechts kunnen worden verworven tegen een tegenwaarde van tenminste euro of een nominale waarde hebben van tenminste euro Bouwfonds Investment Management B.V. is distributeur van participaties en beschikt over een vergunning als beleggingsonderneming. Bouwfonds Investment Management sluit overeenkomsten met de onderstaande relatiegroepen: beleggers (natuurlijke personen en rechtspersonen, waaronder institutionele beleggers); aan- en verkopers van vastgoed; samenwerkingspartners d.w.z. partijen waarmee gezamenlijk fondsen worden opgezet of gedistribueerd; leveranciers (makelaars, taxateurs, accountants, notarissen, aannemers e.a.); debiteuren; huurders. Niet onderworpen aan de Nadere uitwerking zijn onderliggende debiteuren bij transacties waarbij waardepapieren (CMBS, CDS) worden aangekocht. Aangezien er geen zakelijke relatie tussen Bouwfonds Investment Management en de debiteur ontstaat, is een Nadere uitwerking hiervoor niet opportuun. Deze Nadere uitwerking is van toepassing op Bouwfonds Investment Management en entiteiten van Bouwfonds Investment Management waarin voor 50% of meer wordt deelgenomen. Bij een belang van minder dan 50% zal van geval tot geval bekeken worden hoe CDD ingericht zal worden. 3

4 Verantwoordelijkheid Nadere uitwerking De directie van Bouwfonds Investment Management is primair verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en uitvoeren van een effectieve Nadere uitwerking. Compliance ondersteunt de organisatie bij het opstellen van een Nadere uitwerking en het monitoren van de naleving daarvan. Compliance coördineert de melding van evt. ongebruikelijke transacties. De relevante bedrijfsonderdelen die zakelijke relaties aangaan en onderhouden, alsmede Risk Management zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Nadere uitwerking (m.n. het screenen van de relatie in overeenstemming met de risicomatrix en het monitoren van transacties). Internal audit voert toezicht uit in de vorm van compliance audits. De medewerkers van Bouwfonds Investment Management zijn gehouden de Nadere uitwerking na te leven. Aangezien niet alle situaties zich vooraf in regels laten vastleggen, wordt hierbij een beroep gedaan op de professional judgement van iedere medewerker. In geval van twijfel dient de medewerker te overleggen met Risk management en/of Compliance. De afdeling Compliance van Rabo Vastgoedgroep biedt ondersteuning, onder meer op het vlak van signaleren en communiceren van wijzigingen in relevante wet- en regelgeving. 2. Definities Afgeleid integriteitrisico Het integriteitrisico van een instelling dat uitgaat van een zakelijke relatie tussen een client van die instelling en een cliënt van die cliënt, in het geval dat de cliënt van de cliënt zakelijke vastgoedactiviteiten verricht. Compliance (officer) De compliance officer van Bouwfonds Investment Management. Customer Due Diligence Het verkrijgen van voldoende inzicht in de aard en activiteiten van relaties van Bouwfonds Investment Management. Bouwfonds Investment Management verricht deze CDD op basis van een risicobenadering (risk based), met dien verstande dat op basis van wet- en regelgeving op onderdelen van CDD rule based gewerkt moet worden. CDD leidt tot het adequaat beheersen van de relevante risico s die dienstverlening aan relaties met zich meebrengt. CDD kan als zodanig worden beschouwd als een essentieel element van risicomanagement. Directie De directie (of Managing Board/MB) van Bouwfonds Investment Management. In voorkomende gevallen wordt gesproken over Business Unit (BU) directie/management. EER-lidstaat Iedere EU-lidstaat en die lidstaten van de Europese Vrijhandelsassociatie die tevens zijn toegetreden tot de Europese Economische Ruimte (EER). Financieren van terrorisme 1. Opzettelijk verwerven of voorhanden hebben van voorwerpen met geldswaarde, bestemd tot het begaan van een misdrijf als bedoeld in artikel 83 van het Wetboek van Strafrecht; 4

5 2. Opzettelijk verschaffen van middelen met geldswaarde tot het plegen van een misdrijf als bedoeld in artikel 83 van het Wetboek van Strafrecht; of 3. Het verlenen van geldelijke steun, alsmede het opzettelijk werven van geld ten behoeve van een organisatie die tot oogmerk heeft het plegen van misdrijven als bedoeld in artikel 83 van het Wetboek van Strafrecht. Identificatie Het laten opgeven van de identiteit. Medewerker(s) Elke persoon met een arbeidscontract met Bouwfonds Investment Management of aan haar gelieerde rechtspersonen die onder deze Nadere uitwerking valt, dan wel tijdelijke medewerker (stagiairs, interim medewerkers, uitzendkrachten etc.), uitgezonden en gedetacheerde medewerkers, consultants, alsook directieleden, leden van raden van advies e.d. Monitoring Het proces van beoordelen van de wijze waarop management de naleving van regels beheerst; monitoring is één van de taken van Compliance. Kortweg is monitoring te formuleren als: kijken of er wel gekeken wordt. Daarnaast wordt de term monitoring gebruikt in de betekenis van voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van de relatie verrichte transacties. In dit geval betekent het dat wordt gekeken of er signalen zijn die een review of een melding van een ongebruikelijke transactie noodzakelijk maken. Nederlandse overheidsinstanties Alle instellingen die behoren tot de Nederlandse overheid zoals bestuursorganen (rijksoverheid, gemeenten, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen (KvK, DNB)), zorg- en onderwijsinstellingen en hulpverleningsdiensten. Politiek Prominente Persoon (PPP)/Politically Exposed Person (PEP) Een Politiek Prominente Persoon (PPP) is een natuurlijke persoon, woonachtig buiten Nederland, die de volgende prominente publieke functie bekleedt of korter dan een jaar geleden heeft bekleed: a) staatshoofden, regeringsleiders, ministers en staatssecretarissen; b) parlementsleden; c) leden van hooggerechtshoven, constitutionele hoven en andere hoge rechterlijke instanties die arresten wijzen waartegen doorgaans geen verder beroep mogelijk is, behalve in uitzonderlijke omstandigheden; d) leden van rekenkamers of van directies van centrale banken; e) ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge legerofficieren; f) leden van bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven. Middelbare of lagere ambtenaren vallen niet onder de in de eerste alinea, onder a) tot en met f), genoemde categorieën. Onder de in de eerste alinea, onder a) tot en met e), genoemde categorieën vallen, waar toepasselijk, ook posten op Gemeenschapsniveau of internationaal niveau. Ook de directe familieleden (ouders, echtgenoot of echtgenote, geregistreerd partner, kinderen en hun echtgenoten of partners) en naaste geassocieerden (zie hieronder) van de hierboven benoemde persoon moeten worden aangemerkt als Politiek Prominent Persoon. 5

6 Naaste geassocieerden van een PPP: a) een natuurlijke persoon van wie bekend is, dat deze met een PPP de gezamenlijke uiteindelijke begunstigde is van juridische entiteiten of juridische constructies of met genoemde persoon andere nauwe zakelijke relaties heeft; b) een natuurlijke persoon die alleen de juridische begunstigde is van een juridische entiteit of juridische con structie waarvan bekend is, dat deze is opgezet ten behoeve van de feitelijke begunstiging van de PPP. Rabobank Groep De gehele Rabobank organisatie, inclusief al haar onderdelen waaronder Rabo Vastgoedgroep. Rabobank Nederland De moedermaatschappij van Rabo Vastgoedgroep. Rabobank Nederland ondersteunt, faciliteert, adviseert en voert diverse Rabobank groepsfuncties uit. Rabo Vastgoedgroep Betreft de divisies Development Wonen, Development Commercieel Vastgoed, Finance, Investment Management, alsook Fondsenbeheer Nederland en Holding Rabo Vastgoedgroep. Relatie Een natuurlijk persoon of rechtspersoon met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een transactie laat uitvoeren. Relaties van Bouwfonds Investment Management kunnen zijn: beleggers (natuurlijke personen en rechtspersonen, waaronder institutionele beleggers); aan- en verkopers van vastgoed; samenwerkingspartners d.w.z. partijen waarmee gezamenlijk fondsen worden opgezet of gedistribueerd; leveranciers (makelaars, taxateurs, accountants, notarissen, aannemers e.a.); debiteuren; huurders. Relatie-acceptatieformulier Het formulier waarin de bevindingen ten aanzien van de relatie worden vastgelegd. Aan de hand van dit formulier wordt op basis van de kenmerken van de relatie, de producten en de diensten de risicocategorie vastgesteld. Relatie-acceptatie onderzoek Dit onderzoek is erop gericht de aard en de achtergronden van een relatie, voor zover op redelijke wijze mogelijk is, te doorgronden om te kunnen vaststellen of sprake is van risicoverhogende omstandigheden voor Bouwfonds Investment Management. Voor iedere relatie zullen er andere omstandigheden en factoren meespelen. Op basis van de verzamelde informatie wordt beoordeeld of Bouwfonds Investment Management met de betreffende relatie zaken wil (blijven) doen. Reputatierisico Het risico dat door nadelige publiciteit kan ontstaan. 6

7 Review De risicocategorie van de bestaande relatie wordt getoetst op juistheid en actualiteit aan de hand van de op dat moment beschikbare informatie over de relatie. Risicocategorie Op basis van kenmerken van de relatie, de diensten en producten die de relatie afneemt, wordt de relatie ingedeeld in één van de vier risicocategorieën die Rabo Vastgoedgroep heeft vastgesteld: laag, normaal, verhoogd en onacceptabel. (CDD) Risico s Hieronder vallen: reputatierisico, operationeel risico, juridisch risico en concentratierisico. Risico-indeling Het indelen van de relaties in verschillende risicocategorieën. Risk based Het verrichten van handelingen of het doen van onderzoek, gebaseerd op de in de betreffende situatie van toepassing zijnde risicobeoordeling. Risk manager/risk Management De risk manager/de afdeling risk management van Bouwfonds Investment Management. Transactie Handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van een relatie in verband met het afnemen of het verlenen van diensten. Uiteindelijk belanghebbende/ultimate Beneficial Owner(UBO) a) natuurlijke persoon die een belang houdt van meer dan 25 procent van het kapitaalbelang of meer dan 25 procent van de stemrechten van de aandeelhoudersvergadering kan uitoefenen van een rechtspersoon anders dan een stichting, dan wel op andere wijze feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in deze rechtspersoon, tenzij de rechtspersoon beursgenoteerd is; en/of b) begunstigde van 25 procent of meer van het vermogen van een stichting of een trust; en/of c) degene die bijzondere zeggenschap heeft over 25 procent of meer van het vermogen van een stichting of een trust. Vastgoed Onroerend goed (bijv. grond, woningen en kabelnetwerken), zakelijke rechten met betrekking tot onroerende zaken (bijv. hypotheken), verbintenisrechtelijke aanspraken met betrekking tot onroerend goed (bijv. opties, ontwikkelrechten en (ver)huurrechten) en van onroerend goed afgeleide producten (bijv. leningen, schuldpapier en indexproducten). Verificatie Vaststellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. 7

8 Zakelijke relatie Zakelijke, professionele of commerciële relatie tussen Bouwfonds Investment Management en een natuurlijke persoon of rechtspersoon, die verband houdt met de professionele activiteiten van Bouwfonds Investment Management en waarvan (m.u.v. de relatie met aan- en verkopers van onroerend goed) op het tijdstip dat het contact wordt gelegd, wordt aangenomen dat deze enige tijd zal duren. 3. Uitgangspunten Nadere uitwerking Algemeen uitgangspunt is dat Bouwfonds Investment Management geen zaken doet met relaties die direct of indirect haar reputatie kunnen schaden. CDD moet leiden tot het adequaat beheersen van relevante risico s die de relatie met zich mee brengt. De bedreigingen die uit kunnen gaan van een relatie waar onvoldoende over bekend is, kunnen in verband worden gebracht met onder meer integriteitsrisico, afgeleid integriteitrisico, frauderisico en de risico s van het betrokken raken bij witwassen en terrorismefinanciering. De Nadere uitwerking is zowel gericht op binnenlandse als op buitenlandse relaties van Bouwfonds Investment Management. De Nadere uitwerking is van toepassing op Bouwfonds Investment Management en entiteiten waarin Bouwfonds Investment Management een belang heeft van 50% of meer. Die entiteiten die gevestigd zijn in het buitenland passen bovendien de lokale wetgeving toe. Bij een belang van minder dan 50% zal van geval tot geval bekeken worden hoe CDD ingericht zal worden. Primaire bedrijfsprocessen Voor een effectieve uitvoering van CDD is opname in de bestaande bedrijfsprocessen voor het aangaan, onderhouden en zonodig beëindigen van relaties essentieel. Waar nodig voor de uitvoering van de Nadere uitwerking worden werkinstructies en procedures opgesteld danwel aangepast. Analyse en classificatie relaties naar risicocategorieën Iedere nieuwe relatie wordt op grond van de risicomatrix ingedeeld in een risicocategorie. Aan de hand van de geformuleerde acceptatiecriteria wordt relatie-onderzoek uitgevoerd. Op grond van de uitkomsten van dit onderzoek vindt definitieve classificatie plaats. Voor iedere risicocategorie zijn criteria vastgelegd voor het reviewen van de desbetreffende, dan bestaande, relatie. Afhankelijk van de uitkomsten van het reviewen kan de risicocategorie van de relatie veranderen. Vastlegging voor CDD relevante gegevens Alle gegevens die wettelijk of vanwege interne regels moeten worden vastgelegd, worden zodanig vastgelegd dat zij per relatie inzichtelijk zijn en bewaard worden, gedurende 5 jaar nadat de relatie is beëindigd of de incidentele transactie is uitgevoerd. Review en monitoring Relaties worden, afhankelijk van de risicocategorie, periodiek gereviewed om vast te stellen of de risicocategorie van de relatie wijziging moet ondergaan.tevens vindt, voor zover mogelijk, voortdurende controle (monitoring) plaats van de zakelijke relatie en de tijdens de duur van de zakelijke relatie door de relatie verrichte transacties teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die Bouwfonds Investment Management heeft 8

9 van de relatie en zijn risicoprofiel. Gelet op de aard (Bouwfonds Investment Management is doorgaans zelf partij) en de frequentie (doorgaans eenmalig) van transacties worden deze alleen gemonitored in geval van betalingen afkomstig van niet EU bankrekeningen. Tevens vindt monitoring plaats door toetsing aan sanctielijsten. Rapportage Verhoogd risico relaties en onacceptabele relaties worden gemeld aan de afdeling Compliance van Rabo Vastgoedgroep. Onacceptabele relaties Relaties die volgens de risico inschatting als onacceptabel worden aangemerkt worden niet geaccepteerd en/of de overeenkomsten met deze relaties worden zo spoedig mogelijk beëindigd, waarbij compliance de voortgang van dit proces monitort. Overgangssituatie Zakelijke relaties die voor 1 augustus 2008 zijn aangegaan en waarbij de relatie is geïdentificeerd conform de Wet identificatie bij dienstverlening, worden uitsluitend nader getoetst conform de risicomatrix wanneer zij vallen in de categorie verhoogd risico. Hetzelfde geldt voor laag en normaal risico relaties die aanvullende producten of diensten willen afnemen. Voorts vindt review plaats conform de risicomatrix/cdd werkwijze. Bestaande relaties met zakelijke vastgoedactiviteiten die kwalificeren als ZVA (zijnde een organisatie met zakelijke vastgoed activiteiten) op grond van de Beleidsregel Integriteitbeleid ten aanzien van zakelijke vastgoedactiviteiten van de Nederlandsche Bank (DNB),die in 2011 van kracht is geworden,(zie toelichting en tabel hierna bij STAP 1) zullen in principe op de reguliere reviewdatum, doch uiterlijk binnen één jaar na in werking treden van dit aangepaste Bouwfonds Investment Management cdd beleid, mede worden getoetst met in achtneming van deze DNB Beleidsregel. Waar nodig zullen aanpassingen in de risicocategorie indeling plaatsvinden en /of aanvullende beheersmaatregelen worden genomen. Opleiding Uitgangspunt is dat alle medewerkers van Bouwfonds Investment Management, voor zover relevant voor de uitoefening van hun taken, bekend zijn met de Nadere uitwerking en de uitwerking daarvan in door hen toe te passen werkinstructies en relatie-acceptatieformulier. 4. Risicomatrix/CDD werkwijze Het leren kennen van een relatie is een vast onderdeel van het primaire bedrijfsproces van Bouwfonds Investment Management. Door bewust na te denken over de risico s, het al dan niet accepteren en het vastleggen van deze risico s, het nemen van aanvullende maatregelen en een goede dossiervorming wordt inhoud gegeven aan CDD. In onderstaande matrix staan de kaders voor het uit te voeren relatie-acceptatie-onderzoek. De initiële indeling naar risicocategorie van een relatie bepaalt in eerste instantie de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Indien de uitkomsten leiden tot een hoger risicoprofiel zullen ook de extra activiteiten die daarbij horen moeten worden uitgevoerd. De te doorlopen stappen zoals in deze Nadere uitwerking uitgewerkt, worden voor degenen die het acceptatieproces van relaties uitvoeren, nader gedetailleerd in een relatie-acceptatiechecklist en voor relaties die in het kader van dit cdd beleid kwalificeren als ZVA relatie (zijnde een organisatie met zakerlijke vastgoed activiteiten) tevens via een aanvullende vragenlijst (bijlage II). 9

10 STAP 1 Bedrijfsactiviteiten vaststellen/relatieonderzoek Op grond van de eerste informatie van een potentiële nieuwe relatie in combinatie met het type product/dienst vindt een initiële risico-indeling plaats door de medewerker van de betrokken BU of afdeling (als de medewerker contact heeft met een vertegenwoordiger van een rechtspersoon dan checkt de medewerker uit juridisch oogpunt ook de identiteit en de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de betreffende persoon). Om vast te kunnen stellen of een onderneming kwalificeert op grond van de in 2011 van kracht geworden beleidsregel (afgeleid) integriteitrisico zakelijke vastgoedactiviteiten van de DNB dient een check plaats te vinden conform onderstaande tabel. Is de conclusie ja, dan dient deze (potentiele nieuwe) ZVA (als zakelijke vastgoed onderneming actief) relatie te worden getoetst volgens het hoog risico protocol (zie stap 2,3 & 4). Hetgeen overigens niet hoeft te betekenen dat de definitieve inschaling ook in de hoog risico categorie zal plaatsvinden. Tabel ja/nee ZVA (deze tabel is een indicatie ; bij twijfel om de belangen goed af te wegen overleg met Risk management en/of compliance) Type Relatie Wel ZVA Geen ZVA Koper Vastgoed particulier Via bedrijf en/of waarde > Euro * Op persoonlijke titel en waarde < Euro Koper Vastgoed - bedrijfsmatig KvK omschrijving bedrijf bevat vastgoedactiviteiten Verkoper Vastgoed - particulier Niet Verkoper Vastgoed - bedrijf KvK omschrijving bedrijf bevat vastgoedactiviteiten * KvK omschrijving bevat geen vastgoedactiviteiten Participant in fonds particulier Niet Participant in fonds institutioneel Wel, tenzij vrijgesteld **2 Financier Wel, tenzij vrijgesteld**2 Vastgoedontwikkelaar Wel, tenzij vrijgesteld**2 Leveranciers (taxateurs, etc.) Niet Samenwerkingen / jv s Wel, tenzij vrijgesteld**2 Asset- property managers Niet * per individuele aan/verkoop ** 2 vrijgesteld van verder CDD onderzoek conform de wet (zie hierna pagina 10,stap 1) 10

11 Voor investment Management wordt onderstaande initiële inschaling gehanteerd. Eerste inschaling Relatie/ wederpartij in combinatie met product/ dienst Laag risico Normaal risico Verhoogd risico Onacceptabel risico Beleggers tot (cumulatief) 1 Relaties, op grond van de wet of deze Nadere uitwerking vrijgesteld van verder CDD-onderzoek 2 Leveranciers met contractwaarde > per jaar 3 Beleggers >= (cumulatief)1 Aan- en verkopers van vastgoed (tenzij vrijgesteld van verder CDD-onderzoek) Property managers Samenwerkingspartners (partijen waarmee gezamenlijk fondsen worden opgezet of gedistribueerd) Relatie die zakelijk vastgoed activiteiten verricht in de uitoefening van beroep/bedrijf Illegale en onethische activiteiten zoals het witwassen van geld, activiteiten ter ondersteuning van fiscale fraude, drugs gelieerde activiteiten, mensenhandel, illegale handel in wapens, dieren etc.; nietbeursgenoteerde NV s. 1 De aanvraag voor een belegging wordt geweigerd indien de aanvrager een rechtspersoon is die werkzaam is in de wapenhandel, coffee-/grow-/smartshops en rode horeca. ** 2 Vrijgesteld van verder CDD-onderzoek conform de wet: Een in Nederland, een andere EER-lidstaat met vergelijkbare openbaarmaking vereisten, of een door de minister aangewezen gelijkwaardige staat gezetelde en vergunninghoudende: o Kredietinstelling; o Financiële instelling; o Geldtransactiekantoor; o Levensverzekeraar met uitzondering van een levensverzekeraar die uitsluitend het bedrijf van natura-uitvaartverzekeraar uitoefent; o Beleggingsonderneming; o Beleggingsinstelling; o Financiële dienstverlener voor zover deze bemiddelt in levensverzekeringen; o Bijkantoor in Nederland van een bovengenoemde onderneming met zetel buiten Nederland; Rechtspersonen die effecten hebben uitgegeven welke zijn genoteerd op een gereglementeerde markt in een (EER-) lidstaat of een staat met vergelijkbare openbaarmakingsvereisten; Relaties die tijdelijk gelden aanhouden op rekeningen op naam van notarissen, advocaten en andere onafhankelijke beoefenaren van juridische beroepen. Voor zover de rekeninghouders niet in een lidstaat gevestigd zijn, is deze bepaling slechts van toepassing indien op hen wettelijke voorschriften van toepassing zijn ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme die overeenkomen met het bepaalde in deze wet en de informatie over de identiteit van de relaties op verzoek beschikbaar is voor de desbetreffende instelling; Nederlandse overheidsinstanties; EU-instellingen. Vrijgesteld van verder CDD-onderzoek conform deze Nadere uitwerking: Nederlandse vergunninghoudende pensioenfondsen; Huurders; Particuliere kopers van individuele woningen; Leveranciers met een jaarlijkse contractwaarde < ; Debiteuren. Voor relaties die zijn vrijgesteld van verder CDD-onderzoek hoeven de stappen 2, 3 en 4 derhalve niet te worden uitgevoerd. Er moeten voldoende gegevens verzameld worden om te kunnen vaststellen of het bovenstaande van toepassing is op de relatie. Wel vastleggen: het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie. Daarnaast moet de vertegenwoordiger van een vrijgestelde rechtspersoon wel worden geïdentificeerd en moet worden gecontroleerd of de vertegenwoordiger bevoegd is de relatie te vertegenwoordigen. 3 In geval van twijfel over de integriteit van leveranciers met een contractwaarde kleiner dan zullen deze leveranciers ook betrokken worden in een CDD onderzoek. 11

12 STAP 2 De initiële inschaling brengt een aantal relatie-acceptatiemaatregelen met zich mee. De uit te voeren activiteiten zijn verplicht en leiden tot een gestructureerde en toegankelijke vastlegging. Relatieacceptatie Laag risico Normaal risico Verhoogd risico Onacceptabel risico n.v.t. Regulier relatiecontact over o.m. doel en aard beoogde relatie Identificatie en verificatie van de identiteit van de relatie 1 Identificatie UBO EVA/VIS toetsing Toetsing incidentenregister Rabo Vastgoedgroep Aanvullend voor relaties gevestigd in het buitenland: Vaststelling of relatie een PPP is Vaststelling of relatie (of directeur relatie) en UBO afkomstig zijn uit dan wel gevestigd zijn in sanctieland of NCCT-land Googelen partijen plus Accuity Conform acceptatie activiteiten bij laag risico plus: Eenvoudig 3 CDD onderzoek door C&F Rabobank NL; bij samenwerkingspartners: Normaal onderzoek door C&F Rabobank NL Googelen partijen Aanvullend voor verkopers van vastgoed: check kadaster Indien bijzonderheden Relatie opschalen naar verhoogd risico en de bijbehorende extra screeningsactiviteiten verrichten, waaronder Normaal c.q. Uitgebreid CDD onderzoek door C&F Rabobank NL 4 Conform acceptatie activiteiten bij normaal risico plus: Vastleggen herkomst vermogen Verificatie identiteit UBO Aanvullend voor rechtspersonen: inzicht verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur Indien uitkomst screening door C&F RN daartoe aanleiding geeft Uitgebreid onderzoek door C&F Rabobank NL7 Indien bijzonderheden 2 : Relatie opschalen naar normaal risico dan wel verhoogd risico en de bijbehorende extra screeningsactiviteiten verrichten 1 Identificatie en verificatie van de identiteit van de relatie wordt in de pagina s na de tabel toegelicht. Uitzonderingen zijn opgenomen in de paragraaf onder de tabel over identificatie en verificatie. 2 Omstandigheden die een bijzonderheid kunnen opleveren die nader onderzoek of opschaling naar een hogere risicocategorie noodzakelijk maken zijn bijv.: de omstandigheid (al dan niet in combinatie met andere factoren) dat een rechtspersoon actief is in branches als gokindustrie, belwinkels/belhuizen, horeca, autohandel, uitzendbureaus, kunstgalerieën, beauty/massagesalons, schuldbemiddelaars/inkomensbeheerders of fondsenwerving; een aanwijzing dat de herkomst van het vermogen niet legitiem is; betrokkenheid PPP. 3 De afdeling Crisismanagement en Fraudebestrijding van Rabobank Nederland onderscheidt twee soorten CDD onderzoek: eenvoudigl of uitgebreid. 4 Hier zijn hoge kosten aan verbonden wanneer het buitenlandse partijen betreft. De BU directeur moet goedkeuring geven voor dit onderzoek. In plaats van het Normaal CDD onderzoek door C&F Rabobank NL kan ook een vergelijkbaar onderzoek worden uitgevoerd door een derde partij of door REIM zelf. 12

13 STAP 3 Op basis van de uitkomsten van het relatie-acceptatie-onderzoek vindt definitieve inschaling plaats. De onderbouwing van de definitieve inschaling dient te worden vastgelegd. Definitieve inschaling Classificatie o.b.v. uitkomsten CDD onderzoek Laag risico Normaal risico Verhoogd risico Onacceptabel risico Relatie die voldoet aan alle onderstaande kenmerken wordt ingedeeld in laag risico: Geen bijzonderheden uit regulier relatiecontact Relatie is succesvol geïdentificeerd en de identiteit is geverifieerd Identiteit UBO is bekend Relatie niet bekend in EVA/VIS of een relatie die bekend is in VIS maar met plausibele verklaring Relatie is niet bekend in incidentenregister Rabo Vastgoedgroep Voor relaties gevestigd in het buitenland: geen bijzonderheden n.a.v. googelen en Accuity Geen aanleiding om te twijfelen aan legitieme herkomst vermogen Relatie die voldoet aan alle onderstaande kenmerken wordt ingedeeld in normaal risico: Geen bijzonderheden uit regulier relatiecontact Relatie is succesvol geïdentificeerd en de identiteit is geverifieerd Identiteit UBO is bekend Relatie niet bekend in EVA/VIS of een relatie die bekend is in VIS maar met plausibele verklaring Relatie is niet bekend in incidentenregister Rabo Vastgoedgroep Uit eenvoudig CDD onderzoek door C&F RN (Syfact) geen bijzonderheden gebleken Aanvullend voor verkopers van vastgoed: eigendom is gecheckt in kadaster, geen opvallende of onverklaarde mutaties en fluctuaties in prijzen afgelopen twee jaar Geen bijzonderheden n.a.v. googelen en Accuity Geen aanleiding om te twijfelen aan legitieme herkomst vermogen Geen bijzonderheden uit aanvullend Normaal c.q. Uitgebreid onderzoek door C&F Rabobank NL Relatie die voldoet aan één van onderstaande kenmerken wordt ingedeeld in verhoogd risico: Bijzonderheden uit regulier relatiecontact die leiden tot een verhoogd risico Relatie is bekend in EVA met als gevolg een verhoogd risico Relatie bekend in Syfact als verhoogd risico relatie Bijzonderheden n.a.v. toetsing incidentenregister, googelen, Accuity met als gevolg een verhoogd risico Inzicht in herkomst vermogen leidt tot verhoogd risico Niet tijdig opleveren van aanvullende gegevens Aankoop van opvallende omvang ten opzichte van omvang bedrijf of niet passend in bedrijfsvoering Bijzonderheden uit Uitgebreid onderzoek door C&F Rabobank NL die leiden tot een verhoogd risico Relatie die voldoet aan één van onderstaande kenmerken wordt ingedeeld in onacceptabel risico: Bijzonderheden uit regulier relatiecontact waaruit blijkt dat de relatie onacceptabel is Relatie is niet succesvol geïdentificeerd of identiteit is niet succesvol geverifieerd Relatie is bekend in EVA met als gevolg een onacceptabel risico (bijvoorbeeld indien relatie vermeld is op de sanctielijst) Relatie is bekend in VIS zonder plausibele verklaring Relatie bekend in Syfact als onacceptabele relatie Aanvullend voor verkopers van vastgoed: check in kadaster heeft negatieve uitkomst en geeft onverklaarde mutaties en fluctuaties in prijzen afgelopen twee jaar Aanvullend voor rechtspersonen: geen aantoonbaar transparante organisatie met als gevolg een onacceptabel risico Bijzonderheden n.a.v. toetsing incidentenregister, googelen, Accuity met als gevolg een onacceptabel risico. Inzicht in herkomst vermogen leidt tot onacceptabel risico UBO is niet succesvol geïdentificeerd of identiteit is niet succesvol geverifieerd Niet opleveren van aanvullende gegevens Illegale en onethische activiteiten zoals het witwassen van geld, activiteiten ter ondersteuning van fiscale fraude, drugs gelieerde activiteiten, mensenhandel, illegale handel in wapens, dieren etc. Relatie is afkomstig uit dan wel gevestigd in één van de sanctielanden Personen met gebruik van valse of vervalste (identiteits)documenten Relaties waarvan gedurende de relatie blijkt dat door wijziging in het risicoprofiel de risico-inschatting tot een onacceptabel niveau is gestegen. Acceptatie door: Reguliere behandelaars, minimaal 4-ogen Reguliere behandelaars en Risk Management Bijzonderheden uit Uitgebreid onderzoek door C&F Rabobank NL die leiden tot een onacceptabel risico BU directeur en hoofd Risk Management BU directeur en hoofd Risk Management met escalatie naar divisiedirectie 13

14 STAP 4 Nadat een relatie is geaccepteerd dient afhankelijk van het risicoprofiel periodiek beoordeeld te worden of de risico inschatting verandering ondergaat. De review omvat, bij een verschuiving naar een hogere risicocategorie de screeningswerkzaamheden die vereist zijn voor acceptatie (zie Stap2) van de betreffende risicocategorie, met uitzondering van identificatie en verificatie van de relatie. Echter: bij uitbreiding van de zakelijke relatie/samenwerking of activiteiten met een relatie/rechtspersoon, wordt een nieuw uittreksel handelsregister gevraagd. Daarnaast dient voortdurend aandacht besteed te worden aan monitoring van relaties. Laag risico Normaal risico Verhoogd risico Onacceptabel risico Review In het geval van een incident(en). Denk hierbij met name aan een ongebruikelijke of verdachte transactie. Het wel of niet uitvoeren van een review is afhankelijk van de aard en de ernst van het incident Negatieve publiciteit Zodra relatie kenmerken vertoont van een relatie met een normaal, verhoogd of onacceptabel risico Bij uitbreiding van de zakelijke relatie/samenwerking of activiteiten In het geval van een incident(en). Denk hierbij met name aan een ongebruikelijke of verdachte transactie. Het wel of niet uitvoeren van een review is afhankelijk van de aard en de ernst van het incident Negatieve publiciteit Zodra relatie kenmerken vertoont van een relatie met een laag, verhoogd of onacceptabel risico Bij uitbreiding van de zakelijke relatie/samenwerking of activiteiten Een nieuwe samenwerking binnen 2 jaar na stoppen vorige (goede) samenwerking (na 2 jr volledig nieuw CDDonderzoek) 1 keer per vijf jaar In het geval van een incident(en). Denk hierbij met name aan een ongebruikelijke of verdachte transactie. Het wel of niet uitvoeren van een review is afhankelijk van de aard en de ernst van het incident Negatieve publiciteit Zodra relatie kenmerken vertoont van een relatie met een laag, normaal of onacceptabel risico Bij uitbreiding van de zakelijke relatie/samenwerking of activiteiten 1 keer per jaar 1 keer per zes maanden Monitoring Maandelijkse toets aan sanctielijst (e-ctfsl) Betalingen via niet-europese banken) 1 Maandelijkse toets aan sanctielijst (e-ctfsl) Betalingen via niet-europese banken Maandelijkse toets aan sanctielijst (e-ctfsl) Betalingen via niet-europese banken Maandelijkse toets aan sanctielijst (e-ctfsl) Betalingen via niet-europese banken 1 Indien transacties in het buitenland verricht dienen te worden via een lokale bank, dan kan dit alleen een lokale bank zijn die voorkomt op de door de afdeling Bank Analyses of Credit Risk management van de Rabobank Group vastgestelde lijst. Omdat deze lokale banken onder toezicht staan van de lokale Centrale bank, volstaat bij deze banken een vereenvoudigd CDD-onderzoek waarbij speciaal gelet dient te worden of voldaan wordt aan de EU, OFAC en VN bepalingen inzake filtering aan de hand van sanctielijsten. Het CDD-onderzoek bij deze banken zal moeten uitwijzen dat de betreffende bank over filtersystemen beschikt om betalingstransacties te screenen aan sanctielijsten en verder een procedure heeft die garandeert dat REIM tijdig bericht ontvangt zodra sprake is van een hit. De documenten van het CDD-onderzoek dienen bij Risk Management REIM aangeleverd te worden ter beoordeling dat daadwerkelijk aan de genoemde eisen wordt voldaan. 14

15 Vormen van identificatie en verificatie bij Bouwfonds Investment Management Bij Bouwfonds Investment Management is sprake van: 1. face-to-face identificatie en verificatie natuurlijke personen 2. identifcatie rechtspersoon a.h.v. gewaarmerkt uittreksel KvK of notariële akte 3. uitbestede identificatie als bedoeld in art. 10 Wvwft 4. afgeleide identificatie als bedoeld in art. 8 tweede lid Wvwft 5. overnemen identificatie en verificatie als bedoeld in art. 9 Wvwft Ad 1 Identificatie en verificatie van de identiteit van natuurlijke personen vindt plaats aan de hand van: Nederlands of buitenlands paspoort; Europese identiteitskaart; Nederlands rijbewijs; vreemdelingenkaart. De medewerker maakt een kopie van het originele document, plaatst daarop de tekst kopie conform origineel, zijn naam, handtekening en datum. Ad 2 Identificatie van rechtspersonen vindt plaats aan de hand van: een gewaarmerkt recent KvK-uittreksel of een door Bouwfonds Investment Management opgevraagd uittreksel uit het online KvK-register; (indien het niet mogelijk is de UBO te identificeren met behulp van een KvK- uittreksel dan kan identificatie ook plaatsvinden a.d.h.v. interne en externe bronnen bronnen - een verklaring van Rabo C&F o.b.v. een CDD-onderzoek c.q. een verklaring van een in te schakelen gespecialiseerd extern bureau -. Als ook dit niet mogelijk is dan dient de relatie gevraagd te worden deze informatie te verstrekken). een door een in Nederland gevestigde notaris opgemaakte akte; voor buitenlandse rechtspersonen kan gebruik worden gemaakt van een door een buiten Nederland gevestigde notaris of vergelijkbare functionaris of een gewaarmerkt uittreksel van een buitenlands handelsregister (extract of chamber of commerce) of vergelijkbaar register. Ook de natuurlijke personen die de rechtspersoon vertegenwoordigen bij Bouwfonds Investment Management worden geïdentificeerd, de identiteit wordt geverifieerd en de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt vastgesteld. Ad 3 Het is toegestaan derden, bijvoorbeeld een notaris, in te schakelen om basistaken op het gebied van identificatie en verificatie uit te voeren. De uitbestedende organisatie blijft echter altijd verantwoordelijk voor dit proces. Indien de uitbesteding een structureel karakter heeft moet de opdracht daartoe schriftelijk worden vastgelegd. Ad 4 Als een natuurlijke persoon niet fysiek aanwezig is voor identificatie, is het mogelijk om gebruik te maken van een eerdere identificatie door een onder toezicht staande kredietinstelling. De relatie stuurt een kopie van het identiteitsdocument. Vervolgens dient de eerste overschrijving afkomstig te zijn van een bankrekening van deze relatie, uit een EU land of de VS. Tot slot vindt verificatie van de identiteit plaats door middel van vergelijking van de gegevens op de kopie van het identiteitsdocument en de gegevens die verkregen worden bij de eerste storting. Het is daarbij noodzakelijk dat de bankrekening waarvandaan wordt overgeboekt dezelfde naam-, adres- en woonplaatsgegevens (naw-gegevens) heeft als die aan Bouwfonds Investment Management zijn doorgegeven.. 15

16 Ad 5 Het is mogelijk om gebruik te maken van een eerdere identificatie door een onder toezicht staande financiële instelling, advocaat of notaris als bedoeld in art. 9 Wvwft. Hiertoe dient vooraf contact opgenomen te worden met de Compliance Officer Vrijgesteld van de identificatieplicht: Conform de wet: Een in Nederland, een andere EER-lidstaat, of een door de minister aangewezen gelijkwaardige staat gezetelde en vergunninghoudende: Kredietinstelling; Financiële instelling; Geldtransactiekantoor; Levensverzekeraar met uitzondering van een levensverzekeraar die uitsluitend het bedrijf van natura-uitvaartverzekeraar uitoefent; Beleggingsonderneming; Beleggingsinstelling; Financiële dienstverlener voor zover deze bemiddelt in levensverzekeringen; Bijkantoor in Nederland van een bovengenoemde onderneming met zetel buiten Nederland. Rechtspersonen die effecten hebben uitgegeven welke zijn genoteerd op een gereglementeerde markt in een (EER-) lidstaat of een staat met vergelijkbare openbaarmakingsvereisten. Relaties die tijdelijk gelden aanhouden op rekeningen op naam van notarissen, advocaten en andere onafhankelijke beoefenaren van juridische beroepen. Voor zover de rekeninghouders niet in een lidstaat gevestigd zijn, is deze bepaling slechts van toepassing indien op hen wettelijke voorschriften van toepassing zijn ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme die overeenkomen met het bepaalde in deze wet en de informatie over de identiteit van de relaties op verzoek beschikbaar is voor de desbetreffende instelling. Nederlandse overheidsinstanties. EU-instellingen Conform deze Nadere uitwerking: In Nederland gevestigde en vergunninghoudende pensioenfondsen; Huurders; Particuliere kopers van individuele woningen; Leveranciers met een jaarlijkse contractwaarde < ; Debiteuren. Er moeten voldoende gegevens verzameld worden om te kunnen vaststellen of het bovenstaande van toepassing is op de relatie. Wel vastleggen: het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie. Daarnaast moet de vertegenwoordiger van een vrijgestelde rechtspersoon wel worden geïdentificeerd en moet worden gecontroleerd of de vertegenwoordiger bevoegd is de relatie te vertegenwoordigen. Relatie-acceptatie De analyse, vaststelling van het risicoprofiel en acceptatie van de relatie vindt plaats door een medewerker met de juiste kennis, vaardigheden en bevoegdheden. Acceptatie van normaal en verhoogd risico zal altijd plaatsvinden in samenspraak met Risk Management. 16

17 Bij ander onderdeel van Rabobank reeds bekende relatie Bij een eenvoudig CDD onderzoek toetst C&F van Rabobank NL de relatie in Syfact. Indien hieruit blijkt dat de relatie al door een ander onderdeel van Rabobank is aangemerkt als een relatie met een verhoogd of onacceptabel risico, dan dient deze informatie te worden meegenomen in de eigen analyse. Daarnaast toetst C&F Rabobank NL tijdens het eenvoudig CDD onderzoek of de relatie bekend is bij andere onderdelen. Op deze manier worden niet alleen de klanten met een verhoogd en onacceptabel risico inzichtelijk, maar ook de klanten die door andere onderdelen zijn aangemerkt als laag en normaal risico. Nieuwe en bestaande relaties Alle nieuwe relaties van Bouwfonds Investment Management worden onderzocht, geaccepteerd dan wel afgewezen op de wijze die in de risicomatrix staat vermeld. Indien blijkt dat een bestaande relatie kenmerken heeft van een hogere risicocategorie, dienen de aanvullende acceptatiemaatregelen van de desbetreffende categorie uitgevoerd te worden. Wijzigingen risicocategorie Met uitzondering van het over- of onderschrijden van de grens van waardoor overgang naar een hogere of een lagere risicocategorie automatisch gaat, wordt iedere verlaging van de risicocategorie voorgelegd ter accordering aan Risk Management. Voor verhogingen van de risicocategorie wordt aangesloten bij het in de risicomatrix uitgewerkte acceptatiebeleid. 5. Melding ongebruikelijke transacties Onderdeel van de monitoringactiviteiten is het monitoren op ongebruikelijke transacties (ongebruikelijk in de zin dat er risico is van witwassen van geld of terrorismefinanciering of risico voor de integere bedrijfsvoering). Aan de hand van de bij of krachtens de wet vastgestelde objectieve en subjectieve indicatoren zal beoordeeld worden of sprake is van een ongebruikelijke transactie. Zowel voorgenomen als verrichte transacties van zowel nieuwe als bestaande relaties kunnen ongebruikelijk zijn en gemeld moeten worden. Ongebruikelijke transacties worden door de Compliance Officer van Bouwfonds Investment Management onverwijld gemeld aan de Directie, de desbetreffende meldpunten, het hoofd Compliance van Rabo Vastgoedgroep en de afdeling Crisismanagement & Fraudebestrijding van Rabobank Nederland. De Compliance Officer is verantwoordelijk voor de afhandeling van de melding. Ten tijde van de invoering van deze Nadere uitwerking is alleen de volgende (subjectieve) indicator relevant voor Bouwfonds Investment Management: vermoedelijke witwastransactie of terrorismefinanciering; aandachtspunten zijn bijv: bedragen afkomstig van buitenlandse bankrekeningen, niet zijnde EU-lidstaten; herkomst van geld is niet helder; substantiële afwijking tussen aan-/verkoopprijs en marktwaarde; doorverkoop van vastgoed binnen een redelijke termijn met onduidelijke fluctuaties van de verkoopprijzen; indien het patroon van zakendoen van de relatie plotseling wijzigt of de aard van de transactie niet past bij de aard en omvang van de relatie; externe bronnen waaronder publicaties die mogelijke witwaspraktijken indiceren. 17

18 6. Vastleggen en bewaarplicht Zowel te registreren gegevens omtrent de identiteit van de relatie als de uitkomsten van de verschillende uitgevoerde toetsingen, reviewwerkzaamheden en monitoringactiviteiten dienen te worden vastgelegd door de betreffende afdeling. Alle informatie over de CDD-indeling van de relatie moet toegankelijk worden gearchiveerd. De kwaliteit van de geregistreerde gegevens moet zodanig zijn dat deze een duidelijk en reproduceerbaar beeld geven van de overwegingen en besluiten rond de CDD-indeling en eventuele beheersmaatregelen. In werkinstructies en het relatie-acceptatieformulier is bepaald welke gegevens van de relatie nodig zijn en op welke wijze deze moeten worden vastgelegd. Bovengenoemde gegevens worden voor de periode van vijf jaar bewaard na beëindiging van de zakelijke relatie of tot vijf jaar na het uitvoeren van de desbetreffende transactie dan wel tot vijf jaar na inschaling van een potentiële relatie in de categorie onacceptabel,en op al vastgelegde gegevens van cliënten waarmee de relatie is en of wordt beëindigd. 7. Borging vereiste kennis en vaardigheden De divisiedirectie en BU directie van zowel binnenlandse als buitenlandse onderdelen van Bouwfonds Investment Management zorgt met opleidingen, trainingen en cursussen ervoor dat management en medewerkers de vereiste kennis en vaardigheden voor CDD bereiken en op het vereiste niveau houden. Daar waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van workshops en presentaties. 8. Rapportages en meldingen De Compliance Officer meldt verhoogd risico relaties en onacceptabele relaties onverwijld aan de Directie en aan het hoofd Compliance van Rabo Vastgoedgroep. Ieder kwartaal wordt als onderdeel van de risk management rapportage van Bouwfonds Investment Management door de Risk Manager aan de directie gerapporteerd over de relaties met een verhoogd en onacceptabel risico naar type relatie en omvang van het belegd vermogen in geld. 18

19 Bijlage I - Beschrijving soorten CDD onderzoek door C&F Rabobank Nederland Door het CDD team van de afdeling Crisismanagement en Fraudebestrijding (hierna C&F) worden drie soorten CDD onderzoek uitgevoerd. C&F onderscheidt eenvoudig, normaal en uitgebreid onderzoek. Eenvoudig CDD onderzoek: check op incidentenregister (Syfact) en Siebel, het klantenbestand van de aangesloten banken. Binnen 2 werkdagen ontvangt de aanvrager reactie van C&F. In Syfact staan, voor die gevallen die door C&F zijn onderzocht, ook de onacceptabele en verhoogd risico relaties van de organisatieonderdelen van Rabobank. Rabo Vastgoedgroep zal ook haar verhoogd risico en onacceptabele (voormalige) relaties of niet aangegane relaties moeten doorgeven aan C&F. Na 8 jaar opname in Syfact wordt Syfact opgeschoond mits in de tussenliggende periode geen nieuwe registratie heeft plaats gehad. Normaal CDD onderzoek: over de uitkomsten van dit onderzoek ontvangt de aanvragende partij binnen 7 werkdagen reactie terug. Er wordt een aantal extra bronnen geraadpleegd zoals Lexis Nexis/Experian (deurwaarders info)/internet en Dunn and Bradstreet in geval van een buitenlandse vennootschap. Daarnaast worden externe bureaus ingeschakeld, met name voor het buitenland. Denk aan Control Risks, dit bureau heeft qua onderzoeken internationale dekking. Daarnaast zijn er een paar gespecialiseerde bureaus voor bijv. Oost Europa en andere regio s zoals Risk Advisory Group die meer gericht is op Rusland. Uitgebreid CDD onderzoek: opschalen naar het uitgebreid CDD onderzoek door C&F komt in beeld als er bijzonderheden komen uit het Normaal CDD onderzoek. Denk aan kerstboom constructies met onderzoek naar een groot bedrijf en alle bestuurders. 19

20 Bijlage II Aanvullende CDD screening vragen binnen Bouwfonds Investment Management aan ZVA relaties in het kader van een definitieve inschaling in één van de risico categorieën. 1. Is uw onderneming aangesloten bij een branche-of beroepsorganisatie? Ja / Nee. 2. Hanteert uw onderneming een ethische gedragscode? Ja Nee, waarom niet, gaarne uitleg 3. Bent u aangaande de voorgenomen transactie op de hoogte van enige verstrengeling van belangen tussen u (en of de door u vertegenwoordigde onderneming of één of meer leidinggevenden van deze onderneming), met direct bij de transactie betrokken medewerkers Bf Bouwfonds Investment Management (of hieraan gelieerde vennootschappen) of één of meer leidinggevenden binnen de Bf Bouwfonds Investment Management organisatie? Zo ja, gaarne uitleg 4. Is uw onderneming of één van haar medewerkers, bestuurders of leden van de raad van commissarissen de afgelopen 5 jaar in contact geweest met de AFM,DNB,OpenbaarMinisterie,FIOD/ECD,Belastingdienst of andere overheidsinstantie vanwege een mogelijke integriteitschending? Zo ja, gaarne toelichting 5. Controleert u (of uw onderneming ) te allen tijde dat in de te ontvangen of te verzenden facturen een duidelijke en correcte omschrijving is opgenomen voor de prestatie waarop de factuur betrekking heeft, welke aansluit op bevoegd door de onderneming aangegane overeenkomsten? Ja Nee, gaarne uitleg 6. Hanteert uw onderneming het 4 ogen principe? Dat wil zeggen dat niet één maar minimaal twee tekeningsbevoegden een handtekening onder externe documentatie moeten plaatsen. Ja Nee, gaarne toelichting 7. Is in de afgelopen 5 jaar door de accountant een voorbehoudloze goedkeurende verklaring bij de jaarrekening onthouden? Nee Ja, gaarne uitleg Definitieve inschaling op risk based basis maken en adequaat vastleggen en eventuele aanvullende beheersmaatregelen afspreken en vastleggen. 20