Bestek: Fedict/2015/M1010 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN Fast2web-Drupal Site Builder

Transcriptie

1 Simon Bolivarlaan 30/ BRUSSEL Bestek: Fedict/2015/M1010 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN Fast2web-Drupal Site Builder Opening van de offertes: e-tendering: toegestaan Locatie: Fedict Si mo n Bo liv arl

2 aa n 30/ Brussel Zaal Tim Berners- Lee (10 e verdieping ) Tijdstip: woensdag 27 mei 2015 om 11:30 1 AANBESTEDENDE OVERHEID VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT RAAMOVEREENKOMST EEN RAAMOVEREENKOMST MET MINI-COMPETITIE GEDETAILLEERDE KENMERKEN VAN DE MINI-COMPETITIE SCHEMATISCHE VOORSTELLING MINI COMPETITIE VERSTREKKEN VAN INFORMATIE AAN DE INSCHRIJVERS INDIENING EN OPENEN VAN DE OFFERTES M.B.T. DE RAAMOVEREENKOMST BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN ALGEMENE CONTEXT OPZET VAN DE OPDRACHT Sites bouwen binnen Fast2web, wat betekent dit? Doelstellingen van Fast2web, OpenFed en deze opdracht Delivrables ACTIVITEITEN EN FASES PER INDIVIDUEEL FAST2WEB PROJECT ALS OPDRACHT BINNEN DEZE RAAMOVEREENKOMST Specifieke voorwaarden m.b.t. de in mededingingstelling per individuele opdracht Uitvoering van de individuele opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst Vereiste kenmerken van Fast2web website bouw Individuele opdracht: resultaatsverbintenis WAT VERWACHT WORDT IN UW OFFERTE TENEINDE VOOR DEZE RAAMOVEREENKOMST ALS DIENSTVERLENER WEERHOUDEN TE WORDEN Beschrijving van uw huidige methodologie betreffende Drupal site bouw Case Study DRAAIDEURCONSTRUCTIE DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT

3 7.1 WETGEVING DOCUMENTEN BETREFFENDE DE OPDRACHT OFFERTES IN DE OFFERTE TE VERMELDEN GEGEVENS VERBINTENISTERMIJN VAN DE OFFERTES BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN DOCUMENTEN PRIJZEN PRIJSHERZIENING PRIJZENONDERZOEK TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE TOEGANGSRECHT KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA INZAKE DE FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT VAN DE INSCHRIJVER KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA INZAKE DE TECHNISCHE- OF DE BEROEPSBEKWAAMHEID VAN DE INSCHRIJVER EVALUATIE VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA PROCEDURE KWALITATIEVE GUNNINGSCRITERIA TOEKENNING VAN DE OPDRACHT OVEREENKOMST BEGIN EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST OPLEVERING Voorlopige oplevering Waarborgtermijn en definitieve oplevering VERTRAGINGSBOETES AMBTSHALVE MAATREGELEN PROJECTBEHEER INTELLECTUELE EIGENDOM BORGTOCHT EN VERZEKERINGEN BEDRAG VAN DE BORGTOCHT BORGSTELLING EN BEWIJS VAN BORGSTELLING VERZUIM VAN BORGSTELLING VRIJGAVE VAN DE BORGTOCHT VERZEKERINGEN BIJZONDERE VERBINTENISSEN EN AANSPRAKELIJKHEID VOOR DE OPDRACHTNEMER ALGEMEEN PERSONEEL VAN DE OPDRACHTNEMER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS EN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER VERPLICHTINGEN VAN FEDICT FACTURATIE EN BETALING

4 19 WIJZIGINGSBEHEER ( CHANGE MANAGEMENT ) ALGEMEEN MODALITEITEN PROCEDURE ONDERAANNEMING VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID GESCHILLENREGELING SAMENWERKING TOEPASSELIJK RECHT BEVOEGDE RECHTBANK BIJLAGEN

5 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels De algemene uitvoeringsregels die vastgesteld zijn in het KB van zijn de algemene contractuele bepalingen die van rechtswege van toepassing zijn op de opdrachten die op basis van deze raamovereenkomst worden gesloten, ook al wordt er niet uitdrukkelijk naar verwezen in dit bestek. Hoofdstuk 1 en artikelen 61 tot 63 van bovenvermeld KB zijn eveneens van toepassing op deze raamovereenkomst zelf. In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bestek, omwille van de bijzondere eisen en de complexiteit van de betrokken opdracht, voor elke opdracht op basis van deze raamovereenkomst wordt afgeweken van: artikelen 19 t.e.m. 23 (intellectuele rechten); artikel 48 (overige sancties). Vertrouwelijkheid van de informatie De informatie in dit bestek blijft eigendom van Fedict en moet daarom als strikt vertrouwelijk behandeld worden. Dit bestek is enkel uitgegeven om offertes in te zamelen en de opdracht met de meest geschikte inschrijver te sluiten. Geen enkele informatie uit dit bestek mag aan derden toevertrouwd worden of voor enig ander gebruik worden aangewend, zonder de vooraf gegeven uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Fedict. Alle documenten, ongeacht in welke vorm, die worden of werden uitgewisseld tussen Fedict en de inschrijver blijven op elk ogenblik vertrouwelijk en mogen niet worden verspreid zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toelating van Fedict. Nietigverklaring van de procedure In overeenstemming met artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 houdt deze procedure geen verplichting in om de opdracht te gunnen of te sluiten. Fedict kan bijgevolg afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. 5

6 1 AANBESTEDENDE OVERHEID FEDERALE OVERHEIDSDIENST INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE (Fedict) Simon Bolivarlaan 30/ BRUSSEL Vertegenwoordigd door de heer Jan Deprest, Voorzitter van het Directiecomité Fedict werkt voor de federale overheid aan de uitwerking en opvolging van e-government en staat hiertoe de federale overheidsdiensten bij om hun dienstverlening aan burgers, ondernemingen en ambtenaren te verbeteren met behulp van vernieuwende informatie- en communicatietechnologie (ICT). Zo werkt Fedict onder andere actief mee aan de ontwikkeling en evolutie van software voor de elektronische identiteitskaart of eid en de promotie van het gebruik ervan. Fedict ontwikkelt ook zelf nieuwe elektronische diensten voor zowel burgers, ondernemingen als ambtenaren die via het federale portaal ter beschikking staan. Fedict is in deze de aanbestedende overheid en bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. Fedict treedt in dezen op als opdrachtencentrale, conform het artikel 2, 4 van de wet van 15 juni Zulks impliceert dat ook andere overheidsinstanties (federale en niet-federale diensten en administratieve overheden) een beroep kunnen doen op de voorwaarden van deze raamovereenkomst ten einde hun eventuele behoeften in te vullen. Dit heeft voor gevolg dat, telkens waar in de tekst Fedict staat, inderdaad Fedict dient te worden gelezen voor al hetgeen de sluiting van de raamovereenkomst en de individuele opdrachten volgens de mini-competitie betreft of wat eraan voorafgaat, en Fedict of andere overheidsinstantie voor hetgeen de uitvoering aangaat. De leidinggevende ambtenaar voor (individuele) opdrachten geplaatst en gesloten door Fedict zelf volgens de voorwaarden van deze raamovereenkomst is Walter Van Assche. De leidinggevende ambtenaar voor (individuele) opdrachten geplaatst en gesloten door andere overheidsinstanties volgens de voorwaarden van deze raamovereenkomst zal medegedeeld worden bij de toekenning van de individuele opdracht zelf. 6

7 2 VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Onderhavige opdracht betreft een overheidsopdracht voor diensten en meer bepaald voor informaticadiensten zoals beschreven in bijlage II, A.7 van de wet op overheidsopdrachten. De beschrijving van de te presteren diensten bevindt zich onder het punt 5 van dit bestek. Het betreft hier het sluiten van een raamovereenkomst met 4 dienstverleners met als doel gedurende een periode van één (1) jaar, driemaal (3) stilzwijgend verlengbaar met één (1) jaar, de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen. De opdrachten binnen de raamovereenkomst zullen tijdens de duur van de overeenkomst elk afzonderlijk en volgens de voorwaarden in dit opdrachtdocument worden bepaald. De gekozen procedure is deze van open offerteaanvraag met voorafgaande Europese en nationale bekendmaking. 7

8 3 Raamovereenkomst 3.1 Een raamovereenkomst met mini-competitie Eén van de rollen van Fedict betreft het optreden als opdrachtencentrale die raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot ICT-diensten die bestemd zijn voor andere overheidsinstanties. De raamovereenkomst is een overeenkomst tussen Fedict als opdrachtencentrale in bovenvermelde constellatie en een of meer dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden. Deze raamovereenkomst zal gesloten worden met vier dienstverleners. In de raamovereenkomst zullen niet alle voorwaarden vooraf bepaald zijn. Dit betekent dat de individuele opdrachten die gebaseerd zijn op deze raamovereenkomst slechts gesloten zullen worden nadat de mededinging opnieuw werd geraadpleegd. De nieuwe oproep tot mededinging zal telkens gebaseerd zijn op dezelfde voorwaarden die, indien nodig, kunnen worden aangevuld, alsook op andere voorwaarden die vermeld zijn in de door Fedict overhandigde documenten. Hierbij worden volgende praktische voorwaarden gerespecteerd: a) Voor elke opdracht zal Fedict de deelnemers die in staat zijn de opdracht uit te voeren schriftelijk raadplegen. b) Fedict zal een voldoende lange termijn vaststellen voor de ontvangst van de offertes voor elke specifieke opdracht, rekening houdend met elementen zoals de complexiteit van het voorwerp van de opdracht en de benodigde tijd voor de toezending van de offertes. c) De offertes worden schriftelijk ingediend en mogen met het oog op de vertrouwelijkheid zullen slechts geopend worden bij het verstrijken van de vastgestelde ontvangsttermijn. d) Fedict zal elke opdracht afzonderlijk gunnen en dit aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte heeft ingediend. De raamovereenkomst wordt als het ware georganiseerd als een mini-competitie, hetgeen betekent dat bij iedere projectvraag alle dienstverleners met wie de raamovereenkomst gesloten werd zullen aangeschreven worden om opnieuw een offerte in te dienen maar dan voor een specifieke individuele opdracht binnen de raamovereenkomst voor dewelke nu een offerte ingediend moet worden. Voor zover de inschrijver nog voldoet aan de selectievereisten en de offerte beantwoordt aan de vraag van de klant en Fast2web en het geheel binnen de budgettaire mogelijkheden en prioriteiten van de klant past, zal de individuele opdracht gesloten worden met de dienstverlener die voor die individuele opdracht de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend. 8

9 De keuze van de partijen bij de raamovereenkomst en de gunning van de erop gesteunde opdrachten, zullen op basis van dezelfde gunningscriteria gebeuren. Niettemin het voorwerp van deze raamovereenkomst en de erop gebaseerde individuele opdrachten vrij standaard is hecht Fedict veel belang aan een kwalitatieve uitvoering ervan. Voor die reden wordt artikel 48 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing gemaakt op de raamovereenkomst zelf. Art. 48. Onverminderd de in dit besluit bedoelde sancties, kan de in gebreke gebleven opdrachtnemer door de aanbestedende overheid voor bepaalde tijd van haar opdrachten worden uitgesloten. De betrokkene wordt vooraf gehoord om zich te verdedigen en de gemotiveerde beslissing wordt hem betekend. De dienstverlener die een individuele opdracht binnen deze raamovereenkomst toegewezen gekregen heeft en tijdens de uitvoering in gebreke blijft zal, na gehoord te worden, zich blootstellen aan volgende sancties: 1. Uitgesloten worden voor deelname aan de eerstvolgende in mededingingstelling voor een individuele opdracht in het kader van deze raamovereenkomst wanneer de opdrachtnemer éénmalig in gebreke gesteld werd en waarvoor zijn verweermiddelen niet tijdig werden ontvangen of wel tijdig ontvangen werden maar niet werden aanvaard. 2. Uitgesloten worden voor deelname aan de drie eerstvolgende in mededingingstellingen voor een individuele opdracht in het kader van deze raamovereenkomst wanneer de opdrachtnemer tweemaal in gebreke gesteld werd en waarvoor zijn verweermiddelen niet tijdig werden ontvangen of wel tijdig ontvangen werden maar niet werden aanvaard. 3. Uitgesloten worden voor deelname aan alle volgende in mededingingstellingen voor een individuele opdracht in het kader van deze raamovereenkomst wanneer de opdrachtnemer driemaal in gebreke gesteld werd en waarvoor zijn verweermiddelen niet tijdig werden ontvangen of wel tijdig ontvangen werden maar niet werden aanvaard. 9

10 3.2 Gedetailleerde kenmerken van de mini-competitie Fedict ontmoet eerst alle potentiële klanten om af te stemmen naar welke Fedict dienst (of andere diensten) de klant dient te worden georiënteerd. Indien de klant geïnteresseerd is stuurt hij een intentieverklaring naar Fedict waarin hij aangeeft dat hij een Fast2web site wenst te realiseren. In samenwerking met de klant produceert Fedict een informatiefiche/bundel waarin het project benoemd en kort omschreven wordt evenals de termijnen voor het indienen van offertes, aangevuld met de beschikbare elementen van de reeds uitgevoerde voortrajecten, in veel gevallen zal Fedict hieraan een Technische Analyse toevoegen waarin (bepaalde aspecten van) de aanpak en de te gebruiken modules worden opgelegd. De mini-competitie zal pas starten wanneer de dienstverlener deze informatiefiche/bundel ontvangen heeft. Vervolgens wordt een gezamenlijke informatiesessie (de zogenaamde Site Intake vergadering) georganiseerd waarop iedere weerhouden dienstverlener van de raamovereenkomst wordt uitgenodigd, de projectvraag wordt toegelicht en de lijst van vereiste deliverables wordt vastgelegd. Aansluitend maken de geïnteresseerde dienstverleners hun offerte volgens het formaat van de template in bijlage 2 waarin de uit te voeren prestaties en het te verkrijgen resultaat wordt beschreven. Tijdens deze fase mogen bijkomende inlichtingen worden gevraagd aan Fedict of de klant. We raden aan hier systematisch gebruik van te maken. Dit gebeurt steeds via het ticketing systeem van Fedict. Als deze tickets ten laatste 5 werkdagen voor de deadline van de offerte geopend worden zullen ze behandeld worden, en dit uiterlijk tegen 2 werkdagen voor de deadline van de offerte. De vragen en antwoorden zullen voor alle deelnemers toegankelijk zijn. Om regelmatig te zijn moet een offerte steeds de naam van de Project Manager verantwoordelijk voor de uitvoering van het project (SPOC 1 functie), het projectplan, de timing, de budgetraming en de eventueel voorgestelde kortingen bevatten en een functioneel en technisch overzicht van wat er gebouwd zal worden met welke OpenFed modules. Deze offerte dient eveneens ondertekend te worden door de persoon die bevoegd is of gevolmachtigd werd dit te doen. Wanneer van toepassing moet ook een bijlage met detaillering en argumentering van eventuele afwijkingen t.a.v. OpenFed en Fast2web worden toegevoegd: o Bij twijfel tijdens de offertefase betreffende de mogelijkheden van OpenFed en Fast2web voor de realisatie van de site moet de dienstverlener steeds overleggen met Fedict en systematisch issuetickets openen en deze toekennen aan Fedict. Dit gebeurt via het ticketing systeem van Fedict. Als deze tickets ten laatste 5 werkdagen voor de deadline van de offerte geopend worden en er tijdig inhoudelijke afstemming wordt gevonden, kunnen ze mogelijk resulteren in een door Fedict toegelaten afwijking. o Voorbeelden van eventuele noden aan afwijkingen zijn onder andere een vraag voor aanpassing van de OpenFed distributie, een vereiste die volgens de argumentatie van de inschrijver enkel via custom code kan gerealiseerd worden, een vraag voor de toevoeging van bijkomende contrib modules die geen deel uitmaken van de OpenFed distributie, of een vraag om een ander Theme te gebruiken, of een vraag voor het gebruik van OpenFed modules voor andere dan de in de distributie voorzien doeleinden. o In de bijlage moeten alle afwijkingen opgelijst worden (met referenties naar modules, projectpagina s en relevante issuetickets) en verduidelijkt in een korte technische analyse, 1 Single Point of Contact 10

11 een beschrijving van de functionaliteiten waarvoor de afwijkingen vereist zijn en een toelichting van de werking van iedere afwijking. Fedict kan op basis van het functioneel en technisch overzicht, de module lijst en technische analyse van de vereiste afwijkingen in bijlage van de offerte, bepaalde voorstellen weigeren omdat ze niet compatibel zijn met exploitatie binnen de Fast2web dienst. De dienstverlener levert de offerte, waarin de aanpak, de technische analyse, de deliverables, het projectplan, de uitvoeringstermijnen en het budget opgenomen zijn, aan Fedict. Hij zal ook aangeven welke resources op welke tijdstippen beschikbaar zullen zijn t.a.v. de opdrachtgever en zijn partners. Met oog op de vergelijkbaarheid van de offertes kunnen Fedict en de klant vragen aspecten van de offertes bijkomend te verduidelijken. De uitvoering van de individuele opdracht kan worden gegund aan de inschrijver met de offerte die best scoort op de gunningscriteria voor zover de voorgestelde aanpak en benadering, de timing, en de aangeboden deliverables voldoen aan de kenmerken gepreciseerd door Fedict bij de aanvraag van het werkpakket en voor zover de kostprijs budgettair mogelijk en te verantwoorden is. De opdracht zal pas van start kunnen gaan nadat de klant de offerte heeft bekrachtigd via een bestelbon of gunningsbrief. Opmerkingen Indien het resultaat van de mini-competitie niet leidt tot een regelmatige offerte die beantwoordt aan de vereisten, zullen de klant en Fedict in overleg een nieuwe procedure starten, al dan niet binnen het kader van deze raamovereenkomst of een andere overheidsopdracht. Een individuele opdracht kan indien nodig verder opgesplitst worden in één of meerdere deelopdrachten, bijvoorbeeld als het onmogelijk is de verschillende voorstellen objectief te vergelijken. 11

12 3.3 Schematische voorstelling mini competitie Vraag van klant aan Fedict Intentieverklaring Aanmaak projectfiche / bundel Mini competitie Verzending projectfiche Uitnodiging alle dienstverleners die weerhouden werden voor de raamovereenkomst op informatiesessie Informatiesessie met geïnteresseerde dienstverleners Sluiting individuele opdracht met de inschrijver die de economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend Offerte Online Q&A (tickets toegankelijk voor alle dienstverleners) Verduidelijking zonder wijziging

13 4 VERSTREKKEN VAN INFORMATIE AAN DE INSCHRIJVERS Fedict laat de inschrijvers toe om hun offerte, teneinde als dienstverlener voor deze raamovereenkomst weerhouden te worden, elektronisch in te dienen en maakt daarbij eveneens gebruik van het forum teneinde vragen inzake de inhoudelijke aspecten van deze opdracht, alsook met betrekking tot de procedure overheidsopdrachten, te laten stellen. De antwoorden op deze vragen worden eveneens via het forum verspreid. Alle informatie hieromtrent kunt u terugvinden op De modaliteiten voor het stellen van uw vragen vindt u terug in de handleiding e-notification - Ondernemers: HANDLEIDING E-NOTIFICATION - VOOR ONDERNEMERS Op donderdag 23 april 2015 om 14:00 zal in de vergaderzaal Tim Berners-Lee (10 e verdieping) in de kantoren van Fedict, Simon Bolivarlaan 30/9, 1000 Brussel, een infosessie gehouden worden. Deelname wordt aangeraden. Enkel de vragen die ten laatste tegen vrijdag 15 mei 2015 werden gesteld via dit forum, en die nog niet werden verduidelijkt tijdens de infosessie, zullen worden beantwoord.

14 5 INDIENING EN OPENEN VAN DE OFFERTES M.B.T. DE RAAMOVEREENKOMST INDIENING VAN DE OFFERTES De offertes worden vóór de opening ervan ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij Fedict, ter attentie van de dienst Procurement. Fedict staat het gebruik van elektronische middelen (via e-tendering) toe voor het indienen van offertes. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van de opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes die niet met elektronische middelen worden opgesteld dienen te voldoen aan onderstaande bepalingen. Enveloppe De offerte wordt in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het nummer van het bestek: Fedict/2015/M 1010; datum en uur van de opening van de offertes: woensdag 27 mei 2015 om 11:30 Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen 2 : Offerte: Fedict/2015/M 1010 in de linkerbovenhoek; op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld: Fedict Ter attentie van de dienst Procurement Simon Bolivarlaan 30/ BRUSSEL 2 Het spreekt vanzelf dat deze richtlijnen slechts moeten gevolgd worden, indien de verzending van de offerte gebeurt via de Post. Deze richtlijnen worden evenwel ook aanbevolen in de andere gevallen, om te vermijden dat een offerte per ongeluk zou worden geopend. 14

15 De offerte met elektronische middelen opgesteld dient te beantwoorden aan de eisen van art. 6 1 en art. 52 van het KB van 15 juli Er wordt in e-tendering geen gebruik gemaakt van de dubbele elektronische zending. De inschrijver dient zijn elektronische offerte op te laden in e-tendering, in het Nederlands of in het Frans. De internetsite waarborgt de naleving van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. e-tendering is de module binnen de Belgische e-procurement omgeving, die het aanbestedende overheden mogelijk maakt elektronische offertes te ontvangen van ondernemingen. Deze offertes worden ook elektronisch geopend tijdens openingssessies. Wat u als onderneming nodig hebt en hoe het systeem werkt, kan u terugvinden in onderstaande checklist e-tendering - Offertes Indienen - Ondernemer. OFFERTES INDIENEN VIA INTERNET - E-PROCUREMENT VOOR ONDERNEMINGEN Opgelet: voor het ondertekenen van uw offerte hebt u een elektronische handtekening nodig. Elk document van de offerte dat elektronisch wordt opgeladen, moet worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde, zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. Dit geschiedt door het elektronisch ondertekenen van het indieningsrapport dat de specifieke hash codes van alle opgeladen documenten bevat. Let bijgevolg op dat indien een document na deze ondertekening nog gewijzigd, verwijderd of toegevoegd wordt het indieningsrapport opnieuw ondertekend wordt. De offerte die door gevolmachtigden wordt ingediend, moet vermelden namens welke entiteit deze gevolmachtigden handelen. OPENING VAN DE OFFERTES Op woensdag 27 mei 2015 om 11:30 zal in de vergaderzaal Tim Berners-Lee (10 e verdieping) in de kantoren van Fedict, Simon Bolivarlaan 30/9, 1000 Brussel, in openbare zitting, worden overgegaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder mededeling van prijzen). 15

16 6 BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN 6.1 Algemene context Het voorwerp van deze opdracht betreft de bouw van websites binnen de context Fedict Online Toepassingen. Meer precies past de opdracht binnen het evoluerende dienstenaanbod voor websites en online toepassingen genaamd Fast2web, door Fedict sinds 2011 aangeboden aan zijn klanten 3. De technologie gebruikt in de huidige versie van de Fast2web service is Drupal Fedict Online Toepassingen Onder de noemer online toepassingen biedt Fedict een verzameling IT- en professionele diensten waarmee e-government toepassingen kunnen gerealiseerd worden, in functie van de business vereisten die voortvloeien uit kernactiviteiten (core business) van een klant. De catalogus Fedict Online Toepassingen wordt continu uitgebreid en bevatte op 1 november 2014 onder andere volgende voor dit dossier relevante elementen: Dienstenfamilies voor statische content delivery websites en Web Content Management Systemen 5. Een verzameling ondersteunende diensten voor search/indexatie en webanalytics 6, voor mass mailing/newsletter en e-payment 7, en opdrachtencentrales voor informatiearchitectuur en usabilityanalyse 8 en templating en design 9. De visie naar de toekomst van Fedict Online Toepassingen focust zich op gebruiksvriendelijkheid naar de gebruiker toe en interoperabiliteit tussen de herbruikbare diensten, hun business toepassingen, hun ondersteunende elementen en hun inhoud. Teneinde dit te kunnen verzekeren zal Fedict bijzondere aandacht schenken aan specificatie van gebruiksvriendelijkheid en interoperabiliteit bij het ontwerp van (/wijzigingen aan) diensten en bijgevolg ook nadrukkelijk de succesvolle realisatie van deze interoperabiliteitsvereisten verifiëren bij oplevering. 6.2 Opzet van de opdracht Deze opdracht betreft meer specifiek het opzetten van een raamovereenkomst voor de bouw van websites binnen de context en doelstellingen van de Fast2web dienst waarbij Fedict optreedt als opdrachtencentrale Sites bouwen binnen Fast2web, wat betekent dit? Fast2web kan je samenvatten als een fabriek voor kleine tot middelgrote websites. 3 Overheidsinstellingen van potentieel verschillende bevoegdheidsniveaus die Fedict diensten gebruiken ter ondersteuning van dematerialisatie van business processen met burgers, ondernemingen en andere overheidsinstellingen 4 Fedict zal geregeld de technologie en de versies van de producten laten evolueren in functie van de marktstandaarden en met oog op compatibiliteit met de andere diensten van Fedict. Deelnemers aan deze overheidsopdracht moeten de door Fedict gestuurde evolutie volgen. 5 en 6 Search en Stats, fiches beschikbaar op 7 epayment en Newsletter, fiches beschikbaar op 8 Information Architecture & Usability, fiche beschikbaar op 9 Templating & Design, fiche beschikbaar op 16

17 Fast2web bevat verschillende onderdelen nodig om kleine tot middelgrote websites 10 te realiseren en deze vervolgens online aan te bieden. Deze elementen bestaan voornamelijk uit, maar niet specifiek beperkt tot: een voortraject waarin de gewenste site wordt uitgetekend (specificatie van boomstructuur en wireframes); de aanmaak van de grafische elementen (aanmaak van designs, stylesheets en themes); de bouw (technische analyses, configuratie van de CMS elementen en toevoeging van de grafische elementen); kwaliteitscontrole van de geleverde sites en CMS configuraties; de oplevering van de site voor exploitatie en content management, training van de redacteurs; exploitatie (support na garantie, onderhoud en hosting, updates en upgrades van onderliggende producten en security patching). Het voortraject, de bouw, de aanmaak en toevoeging van grafische elementen worden bekostigd door de klanten, de exploitatie wordt gefinancierd door Fedict. Wanneer dit relevant en gewenst is kunnen elementen uit het voortraject (wireframes en boomstructuur), de grafische fase (design, styling en theming) en technische analyses in aparte kleinere projecten uitbesteed worden aan gespecialiseerde opdrachtnemers, bijvoorbeeld aan de firma s die presteren in de Fedict opdrachtencentrales voor informatiearchitectuur en usability-analyse, voor CMS kwaliteitscontrole en voor templating en design. We verwachten in het kader van deze opdracht bijgevolg aanbiedingen van dienstverleners die doelmatig en efficiënt taken uit de verschillende metiers kunnen aanbieden voor de meeste opdrachten van a tot z, zonder dat ze daarom topexperten moeten zijn wat betreft het voortraject of de aanmaak van grafische elementen. Specifieke contracten zijn reeds voorhanden als uitzonderlijk expertise vereist is Doelstellingen van Fast2web, OpenFed en deze opdracht De doelstellingen van Fast2web dienst, de OpenFed distributie en deze opdracht zijn administratieve vereenvoudiging en optimalisatie van technische herbruikbaarheid en ondersteunbaarheid. Een goede realisatie van deze doelstellingen laat Fedict toe een laagdrempelige dienst van consistente hoge kwaliteit aan te bieden voor een relatief groot volume aan sites (tussen 2011 en 2014 werden 85 sites aangemaakt) en dit met beperkte mankracht en kosten voor ondersteuning en zo weinig mogelijk administratieve en technische overhead in het aankoopproces. Teneinde deze doelstellingen te realiseren heeft Fedict sinds de lancering van de dienst een reeks vereisten, procedures en beperkingen vastgelegd voor ieder project van Fast2web website bouw. Deze beogen de minimalisering van verschillen tussen de sites, zowel wat betreft technische aspecten (deliverables, modules, ondersteunde code, etc.) als administratieve stappen om nieuwe sites aan te maken en bestaande sites te wijzigen. Deze procedures en beperkingen worden in hoofdstuk uitgelegd. 10 Voor een overzicht van voorbije realisaties zie 17

18 6.2.3 Delivrables De deliverables van een individueel Fast2web project als opdracht binnen deze raamovereenkomst bestaan voornamelijk uit, maar niet specifiek beperkt tot: Plannen en specificaties voor de site (eventueel aanpassingen en annotaties van deze elementen uit de offerte en de gerealiseerde voortrajecten) Wireframes (visuele voorstelling met functionele annotatie) voor alle websitepagina s en applicatieschermen. Boomstructuur. Designs. Technische analyse van configuraties en hun overeengekomen afwijkingen. Fast2web Drupal website, klaar om in gebruik genomen te worden voor content management met volgende kenmerken: Een site aangeleverd in het Fast2web opleverformaat (site.make + theme + DB export), beantwoordend aan de toegankelijkheidsvereisten, zonder afwijkingen ten opzichte van het met Fedict overeengekomen technisch kader. Pagina s voor alle elementen in de boomstructuur, elk met een geconfigureerde presentatie zoals met de klant overeengekomen in de offerte en wireframes. Shortcopy voor alle geleverde pagina s Fast2web CMS configuraties die door de redacteurs gebruikt kunnen worden om de inhoud van alle pagina s aan te passen en te vervolledigen. Trainingsessies in NL/FR en documentatie in NL/FR of EN voor redacteurs/content managers die het redactiewerk specifiek aan de site toelichten (bijvoorbeeld gebruik toegevoegde content types). Documentatie van de specifieke kenmerken van de geleverde site. Als vrije optie moet de dienstverlener een hostingoplossing en aanverwante diensten (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot de software Plan.io, Pingdom, Disqus, Issuu, enz.) ter beschikking kunnen stellen in SAAS-modus. 6.3 Activiteiten en fases per individueel Fast2web project als opdracht binnen deze raamovereenkomst Specifieke voorwaarden m.b.t. de in mededingingstelling per individuele opdracht De dienstverlener die op basis van zijn offerte voor deze raamovereenkomst weerhouden wordt teneinde deel te nemen aan de hieruit voortvloeiende in mededingingstelling per individuele opdracht dient per individuele opdracht: de projectaanvraag en begeleidende documenten (beschikbare web statistieken, wireframes, boomstructuur, etc.) te analyseren; deel te nemen aan de informatiesessie of zogenaamde Site Intake vergadering; bij onduidelijkheid alle nodige vragen betreffende de vereisten van de klant, de mogelijkheden OpenFed, de beperkingen van Fast2web en kenmerken van de door de deelnemer voorgestelde aanpak te stellen, en dit steeds via het Fedict ticketing systeem; 18

19 een offerte aan vaste globale forfaitaire prijs uit te schrijven voor de realisatie van de site conform aan de Fedict services en hun technisch raamwerk en vormelijk binnen de template hiervoor voorzien in bijlage 2; deze offerte binnen de termijnen van de gespecifieerd in de projectaanvraag aan Fedict te bezorgen Uitvoering van de individuele opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst Activiteiten gelieerd met de bouw en oplevering Analyse van de documenten/voorbereidende studies/evaluaties, wireframes boomstructuren en designs, verbetering en afwerking waar nodig. Analyse van de mogelijkheden en default configuraties beschikbaar binnen Fast2web en perifere diensten. Technisch ontwerp: welke feature met welke modules, welke aanpak. Geregelde afstemming met Fedict én de klant van inhoudsvereisten versus Fast2web mogelijkheden met oog op realiseerbaarheid en ondersteunbaarheid van de resulterende Fast2web site. De bouw en oplevering van de Fast2web site: Configuratie van webpagina s, interfaces, applicatieschermen en integraties met andere diensten binnen Fedict Online Toepassingen, steeds gebaseerd op de gestandaardiseerde technische elementen van Fast2web, op de met de klant overeengekomen specificaties van de site (informatiearchitectuur, wireframes, en designs) en op de opgelegde toegankelijkheidsstandaarden. Documentatie voor support technici en redacteurs Activiteiten gedurende de garantieperiode Afhandeling van de tickets toegewezen aan de opdrachtnemer. Ondersteuning bij de ingebruikname, configuratie en content management van de site. Bugfixing van gerapporteerde bugs binnen de garantieperiode Dringende correcties voor blokkerende issues binnen de toleranties van de SLA (bijlage 9). Fedict beslist steeds welke ticketing tools gebruikt moeten worden Vereiste kenmerken van Fast2web website bouw Pre-sales volgens de raamovereenkomst De modaliteiten van de raamovereenkomst met betrekking tot pre-sales, en de totstandkoming van offertes worden gedetailleerd in hoofdstuk Vereiste technische kenmerken van de te bouwen sites Alle sites moeten steeds integraal gebaseerd zijn op een door Fedict onderhouden en vastgelegde distributie. Op 1 januari 2015 is dit de OpenFed distributie gebouwd op Drupal Deze distributie is vrij downloadbaar op 11 We verwachten ten vroegste tegen eind 2016 een opvolger voor deze distributie, waarschijnlijk in Drupal 8. 19

20 Onder bepaalde voorwaarden kunnen er contrib modules worden gebruikt die niet in de OpenFed distributie zitten. Hiervoor is steeds expliciete toestemming van Fedict nodig. De te volgen procedures worden beschreven in de Fast2web Site Builder FAQ (Bijlage 1). Onder bepaalde voorwaarden kan er afgeweken worden van het default frontend theme van de OpenFed. Hiervoor is steeds expliciete toestemming van Fedict nodig. De te volgen procedures worden beschreven in de Fast2web Site Builder FAQ (Bijlage 1). No Custom Code! Onder bepaalde voorwaarden kan hier van afgeweken worden. Hiervoor is steeds expliciete toestemming van Fedict nodig. De te volgen procedures worden beschreven in de Fast2web Site Builder FAQ (Bijlage 1). Het administratief theme voor de redacteurs wordt door Fedict voorgesteld (OpenFed CMS Theme in Fast2web D7 v1.9), hiervan mag niet afgeweken worden. Aanpassingen en afwijkingen kunnen enkel op vraag van Fedict Toegankelijkheidsvereisten Elke op te leveren website moet voldoen aan de toegankelijkheidsvereisten qua browsercompatibiliteit, zoals gepreciseerd in de Fast2web Site Builder FAQ (Bijlage 1). Elke op te leveren website moet voldoen aan de toegankelijkheidsvereisten voor mensen met een handicap, zoals gepreciseerd in de Fast2web Site Builder FAQ (Bijlage 1). Deze verplichting slaat enkel de delen van de site die resulteren uit configuratie en eventuele ontwikkeling van het CMS. De site builder is niet verantwoordelijk voor conformiteit van de inhoud die door de klant wordt ingegeven (bijvoorbeeld de toegankelijkheid van downloadbare bestanden die buiten het CMS werden aangemaakt) Vereiste kenmerken en de toegelaten formaten van elke op te leveren website Teneinde de levering van volledige sites of gewijzigde elementen van sites op een efficiënte en geplande wijze te laten verlopen hebben we onderstaande types leveringen geïdentificeerd: o Nieuwe Site o Site-upgrade (significante wijzigingen tov de site, bijkomende modules, een nieuw theme, wijzigingen met impact op de database). o Kleine wijzigingen in structuur of inhoud van de site en kleine updates (versie-updates van site-specifieke theme/modules, wijzigingen die afgehandeld kunnen worden met standaard Drupal module upgrade routines) o Subtheme-resource update (bijvoorbeeld: aangepaste afbeeldingen, bijkomende elementen en bugfixes, *.tpl en *.php files) o Upgrade van OpenFed distributie De kenmerken en leveringsscenario s van ieder type levering worden beschreven in bijlage 3: Fast2Web D7 Operational concepts. De toegelaten formaten en de tools die gebruikt worden voor de leveringen worden beschreven in bijlage 1 Fast2web Site Builder FAQ. Beide documenten worden geregeld door Fedict aangepast in functie van wijzigende tools en procedures. 20

21 Proces van voorlopige oplevering, garantie en definitieve oplevering De modaliteiten van de raamovereenkomst met betrekking tot voorlopige oplevering, garantie en definitieve oplevering worden gedetailleerd in hoofdstuk Support post-garantie Ondersteuning en onderhoud na de garantieperiode worden door Fedict op een gemutualiseerde wijze georganiseerd, hetzij met eigen personeel, met de onderhouder van de OpenFed distributie, via werkpakketten binnen deze raamovereenkomst, of via andere overheidsopdrachten. Fedict beslist steeds welke ticketing tools gebruikt moeten worden Individuele opdracht: resultaatsverbintenis Bij de uitvoering van individuele opdrachten verbindt de opdrachtnemer er zich toe resultaatsverbintenissen op zich te nemen. Dit impliceert dat hij er zich toe verbindt hetgeen beschreven staat in de documenten te realiseren, volgens de bepalingen van de tekst in de offerte van de individuele opdracht, volgens de bepalingen van de documenten van de individuele opdracht en de raamovereenkomst, conform de regels van de kunst, en binnen de daartoe voorziene termijn. SLA Antwoordtijden en uitvoeringstermijnen Telkens wanneer Fedict een individuele opdracht voorstelt, koppelt de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn zijn offerte volgens de template terug naar Fedict. Timing & Budget De analyse, de prijsopgave (onder de vorm van het aantal te presteren mandagen) en de planning dienen binnen de vooropgestelde periode van 15 werkdagen na de aanvraag opgeleverd te worden. In sommige gevallen kan hier van afgeweken worden (bijvoorbeeld bij een project met atypisch veel pre-sales analyse). In deze gevallen wordt de termijn steeds expliciet vermeld in de aanvraag van Fedict. Offertes die laattijdig worden ingediend zullen uitgesloten worden van de mini competitie. Uitvoeringstermijnen Voor de uitvoeringstermijn van de opdrachten (één of meerdere deelopdrachten) zal de opdrachtnemer zich steeds houden aan volgende termijnen: Voor opdrachten met een omvang kleiner dan 15 mandagen voert de opdrachtnemer de opdracht uit binnen een periode van 4 weken (20 werkdagen), na gunning van de opdracht. Voor opdrachten met een omvang tussen 15 en 50 mandagen voert de opdrachtnemer de opdracht uit binnen een periode van maximaal 6 weken (30 werkdagen), na gunning van de opdracht. 21

22 Voor opdrachten met een omvang van méér dan 50 mandagen voert de opdrachtnemer na gunning de opdracht uit binnen de periode gepreciseerd door Fedict en gefaseerd zoals beschreven in de vraag voor de individuele opdracht of werkpakket. De opdrachtnemer dient dit SLA na te leven en dus de opgegeven uitvoeringstermijnen respecteren. 6.4 Wat verwacht wordt in uw offerte teneinde voor deze raamovereenkomst als dienstverlener weerhouden te worden Boven op de gevraagde referenties en CV s voor de selectie en het volledig ingevulde inschrijvingsformulier dient u ook onderstaande elementen te detailleren in uw offerte met oog op de sluiting van de raamovereenkomst Beschrijving van uw huidige methodologie betreffende Drupal site bouw Hier verwachten we een korte beschrijving (maximaal 3 pagina s) van de methodologie en aanpak betreffende de bouw van Drupal 7 sites die door u werd toegepast in de referenties in antwoord op sectie 10.3 Kwalitatieve selectiecriteria inzake de technische- of de beroepsbekwaamheid van de inschrijver. Fedict wil zich verzekeren dat u een systematische aanpak gebruikt voor de intake/realisatie van het voortraject, de bouw en de oplevering en ondersteuning van Drupal websites. Fedict zal de compatibiliteit van deze aanpak met de opzet, de doelstellingen en de vereiste kenmerken van deze opdracht (beschreven in hoofdstuk 6 van dit lastenboek) scoren als gunningscriterium Case Study Inleiding Om uw aanpak te kunnen beoordelen, vragen we u om uw offerte aan te vullen met een case study betreffende een bestaand real life website project, dat waarschijnlijk in 2015 in de Fast2web dienst zal gerealiseerd worden. Het betreft onderstaande case: De bouw en oplevering van een nieuwe website voor het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën. Informatiearchitectuur en wireframes werden reeds professioneel uitgewerkt en zijn beschikbaar in bijlagen 4 en 5 12, meer business informatie betreffende het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën vindt u in bijlage 6. Van de inschrijvers wordt verwacht dat ze de in hoofdstukken 3 en 6.3 beschreven pre-sales procedure doorlopen en een reglementaire offerte produceren. Teneinde dit proces te faciliteren werd bij wijze van informatiefiche een deels ingevulde (blauwe tekst) offertetemplate voor de nieuwe website voor het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën toegevoegd in bijlage We raden u aan de ook klikbare wireframes te raadplegen op gebruik makend van gebruikersnaam: en paswoord 22

23 Een informatiesessie zal verzorgd worden door Fedict waarin het project zal toegelicht worden. Deze gaat door op donderdag 23 april 2015 om 14:00. Van inschrijvers wordt verwacht dat ze vragen om verduidelijking betreffende de case study steeds registreren. Gelieve hiervoor gebruik te maken van het forum vermeld onder paragraaf 4 van dit bestek. Alle inschrijvers kunnen hieraan deelnemen Elementen van de Case Study in uw antwoord We verwachten in uw antwoord precies volgende elementen: Een offerte in het formaat gedefinieerd in bijlage 2 voor de intake, design, realisatie, en oplevering van de website voor het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën 13. De inhoud van de offerte moet beantwoorden aan de informatiearchitectuur en usability vereisten beschreven in bijlagen 4 en 5 én de inhoud en aanpak moet in regel zijn met alle vereiste kenmerken van Fast2web Site Building, zoals hoger beschreven in hoofdstuk 6 en in bijlagen 1 en 3. Wat betreft het aspect design moet de aanmaak van twee designvoorstellen, en de realisatie van het Theme vervat zitten in de offerte. Een document met oplijsting van de modules en technische analyse van de afwijkingen welke volgens u vereist voor de realisatie van de website voor het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën site. Referenties naar de vragen en antwoorden ter verduidelijking van de projectvraag voor de case study en de mogelijkheden van OpenFed en Fast2web. Fedict zal de volledigheid en pertinentie van de verschillende elementen in uw antwoord op de case study, de kwaliteit, duidelijkheid en aangetoonde compatibiliteit van de inhoud van offerte met betrekking tot de vereiste Fast2web kenmerken (sectie 6.3.3) en met het voortraject en de inhoudsvereisten voor de website voor het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (bijlagen 4, 5, 6 en 7), en de vaste globale forfaitaire prijs in de offerte voor realisatie van de site scoren als gunningscriterium. 13 Gebruik hiervoor Bijlage_7_Infofiche_Inspfin. 23

24 6.5 Draaideurconstructie In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (`revolving doors') zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van Fedict, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit Fedict, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. 24

25 7 DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 7.1 Wetgeving De Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; de Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes. 7.2 Documenten betreffende de opdracht Op de overeenkomst die in het raam van onderhavige opdracht afgesloten wordt, zullen van toepassing zijn in deze volgorde ingeval van tegenstrijdigheid: de bepalingen van de overeenkomst, zo er een afgesloten werd bij de sluiting van de opdracht; de bepalingen van de bijlagen aan deze overeenkomst; de bepalingen van onderhavig bestek; de elementen opgenomen in de offerte van de inschrijver; de bepalingen van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 25

26 8 OFFERTES 8.1 In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 (belangenvermenging) en artikel 64 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 (toegangsverbod) in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver maakt gebruik van het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier. Indien toch andere documenten worden gebruikt, draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier (art. 80 van het KB van 15 juli 2011). Indien de offerte niet met elektronische middelen wordt opgesteld dient de inschrijver zijn offerte in twee getekende exemplaren op te stellen, in het Nederlands of in het Frans, waarvan één exemplaar de vermelding ORIGINEEL draagt. De inschrijver dient eveneens een exemplaar in elektronische versie op CD of USB mee te leveren. Deze CD/USB dient ook alle bijlagen te bevatten. In geval van afwijkingen tussen de papieren en de elektronische versie wordt het originele exemplaar van de papieren versie als geldig beschouwd. Technische bijlagen mogen in het Engels geleverd worden, indien ze noch in het Nederlands, noch in het Frans bestaan. Fedict kan desgevallend een vertaling vragen van de schriftelijke informatie, documentatie en beschrijvingen betreffende de technische aspecten van de offerte. De kosten van dergelijke vertaling vallen steeds ten laste van de inschrijver. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt door Fedict. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen van onderhavig bestek na te leven. Het offerteformulier is bij onderhavig bestek gevoegd. De inschrijver zal voorzien in een doorlopende en ononderbroken nummering van alle pagina s van de offerte en haar bijlagen. Elk papieren exemplaar van de offerte moet worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde, zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De offerte die door gevolmachtigden wordt ingediend, moet vermelden namens welke entiteit deze gevolmachtigden handelen. De gevolmachtigden voegen bij hun offerte een authentieke of onderhandse akte die hen daartoe machtigt, of een eensluidend verklaarde kopie van die akte of onderhandse akte die hen daartoe machtigt. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden (en niet louter geparafeerd). 26

27 De volgende inlichtingen worden vermeld in de offerte om als dienstverlener weerhouden te worden voor deze raamovereenkomst: de (maximale) eenheidsprijs per mandag in letters en in cijfers (exclusief BTW); de globale prijs m.b.t. de casestudy in letters en in cijfers (exclusief BTW); het bedrag van de BTW; de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); de inschrijver bevestigt in zijn offerte dat elk lid van zijn team perfect in staat is zich mondeling en schriftelijk in het Frans en/of het Nederlands uit te drukken. De keuze van de taal voor de documentatie wordt bepaald bij het opstarten van de opdracht. 8.2 Verbintenistermijn van de offertes De inschrijvers blijven verbonden door hun offerte, zoals eventueel verbeterd door Fedict, gedurende 180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. 8.3 Bij de offerte te voegen documenten De inschrijvers voegen bij hun offerte alle in onderhavig bestek gevraagde documenten en alle documenten gevraagd in het kader van de gunningcriteria (zie rubriek 10.2 hierna). 27

28 9 PRIJZEN Alle prijzen vermeld in het offerteformulier om geselecteerd te worden als deelnemer aan de raamovereenkomst worden verplicht uitgedrukt in Euro. Het betreft enerzijds de eenheidsprijs per mandag (8 werkuren) waarbij Fedict wenst te werken met een bundelprijs, i.e. de maximale mandagprijs die toegepast kan worden in individuele opdrachten onafhankelijk van het profiel dat ingezet wordt. Dit betekent dat de opgegeven eenheidsprijs (bundelprijs) een gewogen gemiddelde is van de profielen die bij een opdracht zullen worden ingeschakeld. Deze opgegeven eenheidsprijs wordt gebruikt als basis voor de evaluatie van het gunningscriterium prijs teneinde de inschrijver te weerhouden als dienstverlener voor de raamovereenkomst. Bij de individuele opdrachten gesteund op deze raamovereenkomst zal daarentegen opnieuw een evaluatie gemaakt worden, maar dan van de globale forfaitaire prijs voor de specifieke individuele opdracht. Belangrijk hierbij op te merken is dat die globale forfaitaire prijs zal bestaan uit het aantal mandagen prestaties voor de individuele opdracht, ingeschat door de inschrijver, vermenigvuldigd met de mandagprijs. Die mandagprijs in de offerte per specifieke individuele opdracht mag geenszins hoger liggen dan de mandagprijs opgegeven in deze offerte teneinde als deelnemer aan de raamovereenkomst geselecteerd te kunnen worden. Daarnaast wordt eveneens een vaste globale prijs gevraagd met betrekking tot de casestudy. Deze zal deel uitmaken van de evaluatie inzake gunningscriteria om de dienstverlener te weerhouden voor de raamovereenkomst en bijkomend dienen als referentiepunt voor de individuele opdrachten die binnen deze raamovereenkomst zullen worden geplaatst. De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten die op de opdracht wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. 9.1 Prijsherziening Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de opdrachtnemer. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid of van de opdrachtnemer. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de opdrachtnemer bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). 28

29 Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P = Po x 0,8 x s + 0,2 x F) S P = herziene prijs Po = offerteprijs s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen) F = onherzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten omvat De kleine letters hebben betrekking op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening. De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening van de offertes. De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3% bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). 9.2 Prijzenonderzoek Fedict onderwerpt de ingediende offertes aan een prijsonderzoek, conform het artikel 21 van het KB van 15 juli Op verzoek van Fedict verstrekken de inschrijvers alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken. 29

30 10 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 10.2 van het bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn. Bij wijziging van de situatie van de inschrijver gedurende de looptijd van de raamovereenkomst kan een voor de raamovereenkomst weerhouden dienstverlener alsnog uitgesloten worden indien hij door deze wijziging niet meer voldoet aan de vooropgestelde criteria m.b.t. het toegangsrecht Toegangsrecht Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van de onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. Fedict zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal hij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die Fedict kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door Fedict zelf worden opgevraagd. Tot op heden betreft dit de documenten inzake de uitsluitingsgevallen vermeld in artikel 61 2, 1, 2, 5 en 6 van het Koninklijk besluit van 15 juli Alle bepalingen inzake de uitsluitingsgevallen zijn tevens individueel toepasselijk op alle deelnemers die samen een offerte indienen als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid. Eerste uitsluitingsgeval 1. De inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de Belgische sociale zekerheidswetgeving, zijnde de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien hij: 1. aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes en 2. op deze aangiften geen bijdrageschuld heeft van meer dan euro of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel zelfs wanneer zijn schuld aan bijdragen groter is dan euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing tot gunning van de opdracht wordt genomen, aantoont 30

31 dat hij, op het einde van het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2 van diezelfde wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. 2. De inschrijver die personeel tewerkstelt dat niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheidswetgeving voegt bij zijn offerte een attest dat is uitgereikt door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum heeft voldaan aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 3. Indien de inschrijver personeel tewerkstelt dat zowel door 1 als 2 beoogd wordt, zijn de bepalingen van beide paragrafen toepasselijk. 4. Fedict kan inlichtingen inwinnen over de situatie van de inschrijver die onderworpen is aan de sociale zekerheid van de zelfstandigen teneinde na te gaan of hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen inzake sociale zekerheid. Tweede uitsluitingsgeval Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan Fedict kennis heeft, veroordeeld is voor: 1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing hiervan kan Fedict, in het geval hij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van de inschrijver, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die Fedict ter zake nodig acht. Derde uitsluitingsgeval Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt tevens in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeren, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. 31

32 Vierde uitsluitingsgeval Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt tevens in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingsgeval Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt tevens in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan. Het bewijs hiervan kan geleverd worden door elk middel dat Fedict aannemelijk kan maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming op het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr.111 betreffende discriminatie (beroep op beroepsuitoefening, 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr.138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr.182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61 2, 4 van het Koninklijk besluit van 15 juli De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingsgeval Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt tevens in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. Hij wordt geacht in orde te zijn met bovenvermelde verplichtingen toepasselijk in België indien hij voor zijn gehele beroepsmatige fiscale verplichtingen geen schuld heeft van meer dan euro, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de beroepsmatige fiscale schuld groter is dan euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de gunning van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, op het einde van de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de 32

33 ontvangst van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van diezelfde wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige afbetaling van zijn beroepsmatige fiscale schulden. Zevende uitsluitingsgeval Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt tevens in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar in het raam van deze opdracht, of deze inlichtingen niet verstrekt heeft. Het bewijs hiervan kan geleverd worden door elk middel dat Fedict aannemelijk kan maken. Achtste uitsluitingsgeval Wordt eveneens uitgesloten van de toegang tot de gunningsprocedure van de opdracht, de inschrijver die belast werd met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van die opdracht indien hij door die prestaties een voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst. Niettemin zal Fedict, alvorens zijn offerte om die reden uit te sluiten, aan de inschrijver vragen per aangetekende brief om schriftelijk de afdoende verantwoording te bezorgen waarmee hij kan aantonen geen voordeel als bedoeld in het vorige lid te genieten. Dit geldt echter niet wanneer die verantwoording reeds bij de offerte werd gevoegd. In het andere geval zal de verantwoording enkel ontvankelijk zijn indien ze aan Fedict wordt overgelegd binnen twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzending van de aangetekende brief of binnen de daarin eventueel bepaalde langere termijn. In het kader van bovenvermelde uitsluiting van de toegang tot de gunningsprocedure van de opdracht wordt eveneens uitgesloten, de offerte ingediend door een onderneming die verbonden is met een persoon die voordien werd belast met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van de opdracht, indien die onderneming, wegens die binding, door die prestaties een voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst. In de zin van bovenvermeld lid verstaat men onder verbonden onderneming, elke onderneming waarop een persoon bedoeld in het eerste lid rechtstreeks of onrechtstreeks een overheersende invloed kan uitoefenen, of elke onderneming die een overheersende invloed kan uitoefenen op die persoon of die, zoals hij, onderworpen is aan de overheersende invloed van een andere onderneming omwille van eigendom, financiële deelneming of op haar van toepassing zijnde voorschriften. De overheersende invloed wordt vermoed wanneer een onderneming, rechtstreeks of onrechtstreeks, ten opzichte van een andere onderneming: 1 de meerderheid van het geplaatste kapitaal van de onderneming bezit, of 2 beschikt over de meerderheid van de stemmen die verbonden zijn aan de door de onderneming uitgegeven aandelen, of 33

34 3 meer dan de helft van de leden van het bestuurs, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming kan aanwijzen. Niettemin zal Fedict ook in dat geval, alvorens de offerte van die verbonden onderneming uit te sluiten, aan deze laatste vragen per aangetekende brief om schriftelijk de afdoende verantwoording te bezorgen waarmee ze kan aantonen geen dergelijk voordeel te genieten. 34

35 10.2 Kwalitatieve selectiecriteria inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het toevoegen van een expliciete verklaring op erewoord omtrent de specifieke (met betrekking tot de bouw van Drupal sites) omzet, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de inschrijver met zijn activiteit is begonnen. De inschrijver moet een minimale specifieke (met betrekking tot de bouw van Drupal sites) omzet van euro over de laatste drie beschikbare boekjaren kunnen voorleggen om geselecteerd te worden Kwalitatieve selectiecriteria inzake de technische- of de beroepsbekwaamheid van de inschrijver Studie- en beroepskwalificaties De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae toe van degenen die in eerste instantie met de dienstverlening van onderhavige opdracht zullen worden belast met als doel de technische- en beroepsbekwaamheid te bewijzen op basis van de studie- en beroepskwalificaties van alle in de offerte aangeboden kandidaten per profiel. Voor onderhavige opdracht vragen we twee CV s voor het profiel project manager en twee CV s voor het profiel Drupal website bouwer. De vereisten voor de profielen worden beschreven in bijlage 8. Gelet op de complexiteit van de opdracht kan enkel gewerkt worden met duidelijk goede kandidaten/profielen. Fedict kan zich niet veroorloven met een partner in zee te gaan, waarvan niet aangetoond is dat hij in staat is een goede kwaliteit te leveren. Offertes zullen bijgevolg enkel geselecteerd worden indien alle in de offerte voorgestelde profielen een gemiddelde score halen van minimum 7 en de individuele kandidaten per profiel een minimale score halen van 5. De definities van de scores vindt in volgende tabel: 35

36 Score Omschrijving Verklaring 10 Uitzonderlijk 9 Uitstekend 8 Zeer goed 7 Goed 6 Bijna goed 5 Net voldoende Het voorstel benadert de perfectie, en biedt een belangrijke meerwaarde. Alle belangrijke elementen zijn aanwezig en ruimschoots overtuigend. Alle belangrijke elementen zijn aanwezig en zijn overtuigend. Alle belangrijke elementen zijn aanwezig en kunnen overtuigen. Alle belangrijke elementen zijn aanwezig maar kunnen niet altijd overtuigen. Alle belangrijke elementen zijn aanwezig maar kunnen vaak niet overtuigen. 4 Onvoldoende De opgenomen elementen kunnen niet overtuigen. 3 Zwak Enkele belangrijke elementen ontbreken. 2 Zeer zwak Meerdere belangrijke elementen ontbreken. 1 Nagenoeg onbestaande Bijna alle belangrijke elementen ontbreken. 0 Onbestaande Geen enkel belangrijk element wordt voorgesteld. Vanzelfsprekend zal de evaluatie volgens deze tabel gebeuren in functie van de profielen zoals beschreven bijlage 8. Referenties De inschrijver moet als onderneming gelijkaardige diensten hebben verricht gedurende de afgelopen drie jaar. De inschrijver moet aantonen dat elk van deze referenties relevant is voor deze opdracht. Uit de referenties moet meer bepaald zijn ervaring met betrekking tot de bouw en oplevering van kleine tot middelgrote Drupal 7 websites, waarbij een aanpak van hergebruik en standaardisatie wordt aangetoond. Teneinde dit aan te tonen is de inschrijver verplicht bij zijn offerte een lijst van drie referentieopdrachten toe te voegen die aantonen dat hij al gelijkaardige diensten heeft verricht met beschrijving van de behaalde resultaten. De beschrijving van elke referentie mag niet langer zijn dan twee pagina s en moet over een project met als resultaat een afgewerkte en publiek toegankelijke website gaan. Wanneer de inschrijver een referentieopdracht heeft uitgevoerd in samenwerking met andere leveranciers moeten de onderdelen uitgevoerd door de inschrijver het zwaartepunt van de referentieopdracht betreffen en moet in de beschrijving gepreciseerd worden voor welke aspecten de inschrijver heeft ingestaan. Elke beschrijving moet bijkomend volgende gegevens bevatten, zo niet wordt de referentie niet aanvaard: 36

37 1. Telefoon- en gegevens van de persoon die verantwoordelijk en te bereiken is bij de klant 2. Totaal budget van de referentieopdracht en budget van de werken uitgevoerd door de inschrijver 3. Begin- en einddatum van de missie 4. Beschrijving van de behaalde resultaten en toegankelijk URL van de site 5. Bestemmeling: publiek- of privaatrechtelijk Opmerking: onderaanneming Indien de inschrijver voor de uitvoering van de opdracht een beroep wenst te doen op één of meerdere onderaannemers moet de nationaliteit alsook alle andere gegevens van deze onderaannemer(s) expliciet vermeld worden in offerte. De inschrijver vermeldt hierbij welk deel van de opdracht in onderaanneming zal worden gegeven. De onderaannemer mag zich niet in één van de gevallen tot uitsluiting bevinden, opgesomd in het punt Toegangsrecht. Voor de onderaannemers worden ook alle gegevens gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria Studie- en beroepskwalificaties en Referenties (punt 10.3) ter beoordeling van de technische bekwaamheid. 37

38 11 EVALUATIE VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA 11.1 Procedure De offertes zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. De offertes zullen geëvalueerd worden door een evaluatiecomité, bestaande uit vertegenwoordigers van Fedict: 1. de leidende ambtenaar; 2. de program manager; De offertes worden getoetst aan de kwalitatieve gunningscriteria, vermeld in punt 10.2 van het bestek Kwalitatieve gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest voordelige offertes voor de raamovereenkomst, worden alle regelmatige offertes getoetst aan de volgende gunningcriteria: Kwalitatieve gunningscriteria m.b.t. de raamovereenkomst Weging Het voorgestelde maximale dagtarief voor een dag van 8 werkuren (bundelprijs) 50 Beschrijving van uw huidige methodologie betreffende Drupal site bouw: compatibiliteit met de opzet, de doelstellingen en de vereiste kenmerken van deze opdracht (zie 6.2). 5 Volledigheid en pertinentie van de verschillende elementen in het voorstel voor de individuele opdracht, de kwaliteit, duidelijkheid en aangetoonde compatibiliteit van de inhoud van offerte met betrekking tot de vereiste Fast2web en OpenFed kenmerken en 30 tot en de klant- en inhoudsvereisten van de case study. Case study: vaste globale forfaitaire prijs in de offerte voor realisatie van site in de case study 15 Totaal van de weging

39 Voor de sluiting van individuele opdrachten worden de offertes van de deelnemers getoetst aan volgende gunningscriteria: Kwalitatieve gunningscriteria m.b.t. de individuele opdrachten Volledigheid en pertinentie van de verschillende elementen in het voorstel voor de individuele opdracht, de kwaliteit, duidelijkheid en aangetoonde compatibiliteit van de inhoud van offerte met betrekking tot de opzet, de doelstellingen en de vereiste Fast2web en OpenFed kenmerken en met betrekking tot en de klant- en inhoudsvereisten van de individuele opdracht. Weging Vaste globale forfaitaire prijs 14 in de offerte voor realisatie van de individuele opdracht 40 Totaal van de weging Toekenning van de opdracht De opdracht zal gegund worden volgens de modaliteiten van een raamovereenkomst. Fase 1: De opdracht m.b.t. de raamovereenkomst wordt gegund aan de vier inschrijvers wiens offerte de hoogste score bereikte op de gunningscriteria beschreven in sectie 11.2 van onderhavig bestek in de tabel kwalitatieve gunningscriteria raamovereenkomst. Fase 2: De individuele opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst worden gesloten nadat de mededinging opnieuw werd geraadpleegd. In dat geval zal Fedict bij elke toekomstige bestelling de vier inschrijvers die in staat zijn de opdracht uit te voeren schriftelijk raadplegen. De offerte die ingediend wordt door de inschrijvers dient te voldoen aan alle vormvereisten zoals beschreven in dit bestek aangaande de initiële offerte die als basis gediend heeft voor het opzetten van bovenvermelde raamovereenkomst. Een openingszitting wordt voor deze individuele offertes niet georganiseerd. De evaluatie ervan zal geschieden op basis van de gunningscriteria beschreven in sectie 11.2 van onderhavig bestek in de tabel kwalitatieve gunningscriteria individuele opdracht, eventueel telkens verduidelijkt in het kader van de specifieke raadpleging. 14 Uitgedrukt in het aantal mandagen vermenigvuldigd met de mandagprijs die maximaal deze vermeld in de raamovereenkomst mag zijn. 39

40 12 Overeenkomst 12.1 Begin en duur van de overeenkomst De raamovereenkomst begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemers de kennisgeving van de sluiting van de opdracht hebben ontvangen en wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar, drie maal verlengbaar met één jaar Oplevering De diensten worden slechts opgeleverd nadat de controles, de keuringen en de voorgeschreven proeven voldoening schenken Voorlopige oplevering Wanneer de opdrachtnemer alle bestelde deliverables van een individuele opdracht denkt gefinaliseerd te hebben, kan overgegaan worden tot de procedure van oplevering. De voorlopige oplevering bestaat uit volgende stappen: De opdrachtnemer levert de alle deliverables en Fedict deployed de site volgens de modaliteiten beschreven in sectie en de bijlagen van dit lastenboek en stelt de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief 15 hiervan in kennis. Technische validatie na deployment en functionele validatie: 1. Fedict valideert de technische levering ten aanzien van de vereisten geldig op het ogenblik van bestelling en verifieert de geleverde configuraties voor wat betreft het aspect onderhoudbaarheid en conformiteit met de technische analyse. Bij blokkerende issues wordt de volledige site teruggestuurd voor correctie, en dit tot de site succesvol technisch is gevalideerd. 2. Eens de site technisch is gevalideerd, verleent Fedict de klant toegang in de Fedict staging omgeving en valideert de klant de functionele aspecten van de levering ten aanzien van de offerte en goedgekeurde artefacten (design, wireframes, etc.). Deze fase verloopt in parallel of aansluitend op de training van de redacteurs. Wanneer zowel op technisch als functioneel vlak een (volgens de regels van de kunst, de voorwaarden beschreven in dit document en de documenten per individuele opdracht) voldoende kwaliteitsniveau is bereikt om de site in gebruik te nemen, wordt dit geacteerd in een SAR (Site Acceptatie Rapport), waarin de klant en Fedict de eventueel nog bestaande en gekende issues en bugs die gecorrigeerd moeten worden, beschrijven. Het ondertekende SAR document geldt als proces-verbaal van voorlopige oplevering. Mits bijlage van een kopij van het ondertekende SAR kan vanaf dit ogenblik 80% van de individuele opdracht gefactureerd worden. 15 Dit kan ook via een aan de Fast2web service manager waarvan de goede ontvangst door deze laatste expliciet wordt bevestigd 40

41 Waarborgtermijn en definitieve oplevering 1. Op de datum van ondertekening van het SAR (voorlopige oplevering) en de ingebruikname van de site voor content management in de Fedict Fast2web diensteninfrastructuur start de waarborgtermijn van 3 maanden 16, gedurende dewelke de klant en Fedict de bij de voorlopige oplevering niet opgemerkte bugs en issues kunnen rapporteren. Deze waarborgtermijn wordt evenredig verlengd met de termijn die nodig is voor de correctie van de bestaande en gekende issues en bugs. Indien gedurende de waarborgtermijn niet opgemerkte bugs en issues gerapporteerd worden zal een waarborgtermijn van 1 maand ingaan vanaf de moment van rapportering ervan en evenredig verlengd met de termijn die nodig is voor de correctie van deze tijdens de waarborgperiode gerapporteerde issues en bugs. Indien Fedict of de klanten een ticket openen dat door de dienstverlener als out of scope of als een change request wordt gezien, moet de opdrachtnemer dit onmiddellijk rapporteren, en in het ticket zijn argumentatie toevoegen waarom dit geen bugfix binnen garantie is. Het ticket moet door de opdrachtnemer binnen de 5 werkdagen na opening voor arbitrage aan de Fedict Fast2web Service Manager worden geassigneerd. 2. Mits bijlage van een kopij van het ondertekende PV voor definitieve oplevering kan vanaf dit ogenblik de overblijvende 20% van de individuele opdracht gefactureerd worden. 3. Wanneer Fedict en/of de klant van oordeel zijn/is dat de kwaliteit van de geleverde site of werkpakket onvoldoende is om het resultaat te ondersteunen zal Fedict en/of de klant de oplevering weigeren, hetgeen tot gevolg heeft dat niet gefactureerd kan worden en dat de opdrachtnemer geconfronteerd wordt met de vertragingsboetes beschreven in punt Tegen de beslissingen genomen door Fedict inzake opleveringen wordt ieder bezwaar ingediend bij aangetekende brief uiterlijk de vijftiende dag na de dag die overeenstemt met de verzendingsdatum van de brief die de kennisgeving van weigering of van aanvaarding tegen korting wegens minderwaarde bevat Vertragingsboetes In artikelen 46 en 154 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 worden de vertragingsboetes vastgelegd als volgt. Elke vertraging van een prestatie die in de planning is overeengekomen zal aanleiding geven tot een boete van 0,1% van het initiële bedrag van de individuele opdracht per kalenderdag vertraging, met een maximum van 7,5% van de waarde van de individuele opdracht. Deze vertragingsboetes zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging. Worden niet aangerekend de vertragingsboetes waarvan het totaal bedrag geen vijfenzeventig euro per individuele opdracht bereikt. 16 Indien, om welke reden dan ook aan de kant van de opdrachtgever, de ingebruikname van de site voor content management in de Fedict Fast2web diensteninfrastructuur niet onmiddellijk na de ondertekening van de SAR kan van start gaan, wordt de start van de garantieperiode uitgesteld tot het ogenblik dat content management in de Fedict Fast2web diensteninfrastructuur daadwerkelijk van start is gegaan. Dit uitstel staat de facturatie van de eerste 80% op basis van de SAR niet in de weg. 41

42 Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de individuele opdracht Ambtshalve maatregelen Ambtshalve maatregelen zijn van toepassing in geval van een ernstige tekortkoming bij de uitvoering van de individuele opdracht, zoals: het gebrek aan bewijs van borgstelling, vertraging bij de uitvoering, een voltooiing, zelfs gedeeltelijk, met vertraging, het niet-uitvoeren van schriftelijke bevelen, de uitvoering die niet conform is met het bestek, het stopzetten van de uitvoering van de individuele opdracht, de slechte financiële situatie van de opdrachtnemer waarbij de correcte uitvoering in het gedrang komt, het bestaan van onderlinge afspraken, het beroep doen op onderaannemers die uitgesloten zijn van deelname aan overheidsopdrachten Deze ambtshalve maatregelen zijn: 1 het eenzijdig verbreken van de individuele opdracht, In welk geval Fedict van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag. Deze maatregel sluit de toepassing uit van iedere vertragingsboete op het deel waarop de verbreking slaat; 2 de uitvoering in eigen beheer van het geheel of van een deel van de niet-uitgevoerde individuele opdracht; 3 het sluiten van één of meerdere individuele opdrachten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren individuele opdracht. De maatregelen onder 2 en 3 worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven opdrachtnemer. Dat betekent onder andere dat indien de prijs van de uitvoering in eigen beheer of deze van de nieuwe overeenkomst, welke voor rekening werd gesloten, hoger is dan die van de oorspronkelijke individuele opdracht, de in gebreke gebleven opdrachtnemer de meerkosten draagt. In het tegenovergestelde geval komt het verschil ten goede aan de aanbestedende overheid. Dat betekent eveneens dat de in gebreke gestelde opdrachtnemer de kosten voor het plaatsen van de individuele opdracht voor rekening draagt. Ongeacht de voor de individuele opdracht gebruikte gunningswijze, worden deze kosten op één percent van de oorspronkelijke aannemingssom van deze individuele opdracht bepaald, met een maximum van vijftien duizend euro. De vertragingsboetes en straffen die bij de uitvoering van een individuele opdracht voor rekening worden toegepast vallen ten laste van de nieuwe opdrachtnemer. 42

43 Indien in de loop van een contractuele termijn Fedict vaststelt dat, de opdrachtnemer ingevolge zijn gebrek aan vlijt, onmogelijk binnen deze termijn de gehele individuele opdracht uit kan voeren, dan heeft Fedict het recht om vanaf dat ogenblik ambtshalve maatregelen toe te passen. De beslissing hiertoe wordt bij aangetekende brief of via een brief tegen ontvangstbewijs aan de in gebreke gebleven opdrachtnemer bekendgemaakt. Vanaf deze kennisgeving mag de in gebreke gebleven opdrachtnemer niet meer tussenkomen in de uitvoering van het gedeelte van de individuele opdracht onderworpen aan de ambtshalve maatregel. Wanneer tot het sluiten van een overeenkomst voor rekening wordt overgegaan, wordt een exemplaar van de opdrachtdocumenten aangaande de te sluiten individuele opdracht, bij aangetekende brief aan de in gebreke gebleven opdrachtnemer verzonden. 43

44 13 Projectbeheer De opdrachtnemer zal vertegenwoordigd worden door een projectbeheerder. Deze laatste ziet erop toe dat de vooruitgang van de diensten en de termijnplanning van de diensten die daaruit voortvloeien, permanent toegankelijk zijn en geactualiseerd is. Hij staat ook in voor de identificatie en actieve follow-up van alle aandachtspunten die het verloop van de diensten eventueel kunnen beïnvloeden. De projectbeheerder rapporteert de voortgang van de opdracht en zijn individuele opdracht op wekelijkse basis aan Fedict. 44

45 14 Intellectuele eigendom De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen waarvan Fedict eigenaar of licentiehouder is, zullen Fedict als eigenaar of licentiehouder blijven toebehoren (hierna "intellectuele eigendom van de overheid"). Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de overheid behoren automatisch toe aan Fedict. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe elke wijziging of aanpassing nauwkeurig te documenteren. Alle documentatie in gelijk welke vorm die verband houdt met deze wijzigingen of aanpassingen van de intellectuele eigendom van de overheid wordt geacht er integraal deel van uit te maken. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer, en/of de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), in het kader van de uitvoering van de opdracht creëert worden hierna specifieke ontwikkelingen genoemd. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die door de opdrachtnemer gebruikt worden in het kader van de uitvoering van opdracht en die de eigendom zijn van de opdrachtnemer, en/of de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), of eigendom zijn van derden, worden hierna standaardcomponenten genoemd. De specifieke ontwikkelingen behoren vanaf hun ontstaan onmiddellijk in volle en exclusieve eigendom toe aan Fedict. Voor zover nodig, teneinde Fedict toe te laten de specifieke ontwikkelingen te gebruiken, aan te passen, te (laten) onderhouden (door derden) en/of te reproduceren, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, en/of maakt deze zich sterk, om Fedict, wat de standaardcomponenten betreft die gebruikt zijn tijdens en na de uitvoering van de opdracht, een niet-exclusieve, overdraagbare, wereldwijde, onherroepelijke en voor sublicentie vatbare licentie toe te kennen voor de duur van de wettelijke bescherming van de intellectuele eigendomsrechten met het oog op gebruik, wijziging en reproductie van de standaardcomponenten. De opdrachtnemer onthoudt zich ervan de specifieke ontwikkelingen op om het even welke wijze te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze opdracht zonder de voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van Fedict; hij zal er voor zorgen dat zijn werknemers, agenten en onderaannemers eveneens aan deze verplichting onderworpen worden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe Fedict, zonder bijkomende kosten, de documentatie (inclusief alle relevante technische specificaties) en, ingeval van software, ook de broncode van de specifieke ontwikkelingen onder de vorm van een bruikbare ontwikkelings- en productieomgeving, ter beschikking te stellen en deze permanent up-to-date te houden. 45

46 De vergoeding die Fedict betaalt voor de prestatie van de diensten omvat de vergoeding voor de overdracht of het gebruiksrecht van deze intellectuele eigendomsrechten. Zonder afbreuk te doen aan de verplichting van de opdrachtnemer om de opdracht en de vertrouwelijke informatie confidentieel te houden, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of ervaring die de opdrachtnemer heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht te hergebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer zal er zich van onthouden om waar ook ter wereld het intellectueel eigendomsrecht op de specifieke ontwikkelingen op te eisen of om het even welke andere aanspraak erop te doen gelden, een aanvraag tot octrooi of om het even welke soortgelijke bescherming in te dienen. Hij zal erop toezien dat zijn werknemers, agenten en onderaannemers eveneens door deze verplichting gebonden zijn. De opdrachtnemer waarborgt dat hij alle nodige rechten en toelatingen bezit om de hierboven beschreven intellectuele eigendomsrechten over te dragen of er een gebruikslicentie voor toe te staan. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe Fedict alle nodige bijstand te leveren, formaliteiten te vervullen en stappen te ondernemen teneinde de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten en belangen te verzekeren en te bewijzen. De opdrachtnemer staat ervoor in en maakt zich sterk dat deze verplichting eveneens wordt nageleefd door zijn werknemers, aangestelden en eventuele onderaannemers. De opdrachtnemer zal Fedict op de hoogte brengen van alle standaardcomponenten die gebruikt worden bij de prestatie van de diensten De opdrachtnemer waarborgt dat de rechten verstrekt in verband met de specifieke ontwikkelingen en de standaardcomponenten geen inbreuk zullen uitmaken op de intellectuele en andere rechten van een derde. Indien om het even welke eis wordt ingesteld door een derde wegens een beweerde inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van die derde door om het even wie als gevolg van de levering of het gebruik van de diensten, dan zal de opdrachtnemer op het eerste verzoek van Fedict alle mogelijk informatie verschaffen en hulp en bijstand verlenen (onder andere het vrijwillig tussenkomen in een procedure op het eerste verzoek van Fedict) om Fedict in staat te stellen haar verdediging daartegen daadwerkelijk en efficiënt te organiseren. De opdrachtnemer zal alle kosten ingevolge een dergelijke aantijging dragen. Indien Fedict als gevolg van een dergelijke eis een boete en/of schadevergoeding moet betalen, zal de opdrachtnemer deze betaling op zich nemen. Indien als gevolg van een dergelijke eis de diensten niet meer succesvol gepresteerd kunnen worden of een gepresteerde dienst niet langer succesvol kan blijven bestaan, zal de opdrachtnemer na overleg met Fedict en op zijn kosten instaan voor het herstel daarvan. Escrow Na de ondertekening van de overeenkomst zal de opdrachtnemer, zo vlug als redelijkerwijze mogelijk is, Fedict informeren omtrent de standaardcomponenten die worden gebruikt om de diensten te presteren. In onderling overleg met Fedict zal alsdan worden bepaald welke maatregelen genomen moeten worden en welke bijkomende garanties desgevallend van derden gevraagd moeten worden om zich van de continuïteit van het gebruiksrecht van deze standaardcomponenten als een onderdeel van de diensten te verzekeren en 46

47 dit zowel tijdens de uitvoering van deze opdracht als met het oog op enige transitie. Voor zover de noodzaak daartoe redelijkerwijze zou blijken, zal de opdrachtnemer zijn samenwerking verlenen om van derden te bekomen dat zij de broncode van de standaardcomponenten die voor de prestatie van de diensten gebruikt worden, deponeren bij de escrow agent onder de voorwaarden als beschreven in dit artikel. De opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het neerleggen van het gedeponeerd materiaal. De opdrachtnemer ziet erop toe dat de versie van het gedeponeerd materiaal die de escrow agent bij zich houdt, steeds volledig en up-to-date is en in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving. Fedict heeft het recht om steeds de inhoud van het gedeponeerd materiaal te laten verifiëren. De vergoeding die de overheid betaalt voor de prestatie van de diensten omvat de diensten van de escrow agent en de kosten verbonden aan de creatie en het neerleggen van het gedeponeerd materiaal. 47

48 15 BORGTOCHT EN VERZEKERINGEN 15.1 Bedrag van de borgtocht De borgtocht is een financiële garantie gegeven door de opdrachtnemer voor zijn verplichtingen tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht en dient bijgevolg als onderpand voor het nakomen van deze verplichtingen tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Voor onderhavige opdracht zal een borgtocht geëist worden volgens de schikkingen van artikel 25 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De borgtocht zal gesteld moeten worden per opdracht binnen de raamovereenkomst en zal 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag bedragen, excl. BTW. Het aldus bekomen bedrag zal naar het hoger tiental afgerond worden en zal in euro uitgedrukt worden. Wanneer de borgtocht door om het even welke reden niet meer aangepast is, met name als gevolg van de ambtshalve afhoudingen, van bijkomende prestaties of van door Fedict besloten wijzigingen, welke het oorspronkelijke bedrag van de opdracht met meer dan twintig percent doen toe- of afnemen, wordt de borgtocht opnieuw op het oorspronkelijke bedrag gebracht of aangepast in meer of in min Borgstelling en bewijs van borgstelling Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht gesteld worden hetzij in speciën, hetzij in publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht, hetzij via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De borgtocht moet door de opdrachtnemer gesteld worden binnen de dertig (30) kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten. De borgsteller kan aan het stellen van de borg geen andere voorwaarden verbinden dan die vermeld in het Koninklijk besluit van 14 januari

49 De borgtocht kan op één van de volgende wijzen worden gesteld: 1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van een bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas (Rekening Financiële Post ; IBAN: BE ; SWIFT: PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze wettelijke activiteit uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Het bewijs van borgstelling wordt geleverd, naar gelang van het geval, door overlegging aan Fedict van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en de verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De vermelde termijnen van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgstelling in het kader van individuele opdrachten geplaatst door Fedict zelf dient te worden gezonden aan het volgende adres: Fedict, Ter attentie van de dienst Boekhouding, Simon Bolivarlaan 30/9, 1000 Brussel. 49

50 15.3 Verzuim van borgstelling Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen bovenvermelde termijn, wordt hij in gebreke gesteld per aangetekend schrijven. Deze geldt als proces-verbaal van de tekortkomingen op de bepalingen omtrent borgstelling voor de opdracht. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen een laatste termijn van 15 kalenderdagen vanaf de verzending van het aangetekend schrijven, kan Fedict: hetzij overgaan tot een ambtswege borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen waarbij bovendien een straf wordt opgelegd ten belope van 2% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; hetzij een ambtshalve maatregel toepassen. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de opdrachtnemer nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan Fedict van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende, afhouden en deze aanwenden om de borgtocht opnieuw aan te vullen Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt ineens na de oplevering van de gezamenlijke diensten vrijgegeven. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van het geheel van de borgtocht. In de mate dat de borgtocht kan worden vrijgegeven, verleent Fedict, binnen vijftien dagen na de dag van het verzoek, handlichting aan de Deposito- en Consignatiekas, aan de openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult, aan de kredietinstelling of aan de verzekeringsonderneming, al naargelang Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Een attest waaruit de vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid binnen deze verzekeringscontracten aangegaan door de opdrachtnemer blijkt, dient te worden gezonden aan het volgende adres: Fedict, Ter attentie van de dienst Boekhouding, Simon Bolivarlaan 30/9, 1000 Brussel en dit binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht. De opdrachtnemer zal tevens - op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht - dit attest overleggen, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van Fedict. 50

51 16 BIJZONDERE VERBINTENISSEN EN AANSPRAKELIJKHEID VOOR DE OPDRACHTNEMER 16.1 Algemeen De opdrachtnemer aanvaardt dat het zijn verantwoordelijkheid is om elke opdracht te beheren en de diensten te presteren conform de bepalingen van onderhavig bestek. De opdrachtnemer aan wie de opdracht wordt gegund verbindt zich ertoe alle aangegane verbintenissen en alle waarborgen na te leven die hij gegeven heeft in zijn offerte, alsmede in ieder door hem ondertekend document ter uitvoering van de overeenkomst. De opdrachtnemer erkent dat de informatie die werd opgenomen in de offerte accuraat en compleet is in alle opzichten en dat geen misleidende informatie werd opgenomen. De algemene en specifieke business-, levering- en betalingsvoorwaarden van de opdrachtnemer en/of onderaannemers zijn niet van toepassing op de opdracht. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn taak in het kader van de uitvoering van de opdracht te verwezenlijken. De opdrachtnemer is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor Fedict. De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de opdrachtnemer te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door Fedict op kosten en risico s van de opdrachtnemer, via een van de middelen van optreden vermeld in het Koninklijk besluit van 14 januari De opdrachtnemer stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. Bijkomende verplichting van technische aard De opdrachtnemer dient, indien van toepassing, te garanderen dat alle advies m.b.t. of levering van hardware, software en diensten met netwerkfunctionaliteit ook IPv6 ondersteunen. Deze ondersteuning moet evenwaardig zijn aan de IPv4-ondersteuning, met inbegrip van (maar niet noodzakelijk beperkt tot) performantie, functionaliteit, beveiliging, monitoring en updates. De opdrachtnemer moet bovendien kunnen garanderen dat deze ondersteuning onmiddellijk beschikbaar is, er moet met andere woorden niet gewacht worden op bepaalde updates van producten of diensten. 51

52 De opdrachtnemer mag voor de ondersteuning van IPv6 geen extra kost aanrekenen Personeel van de opdrachtnemer Meertaligheid Binnen Fedict en de andere federale overheidsdiensten worden twee landstalen (Nederlands en Frans) toegepast. Van de personeelsleden die contact hebben met de Fedict medewerkers, wordt verwacht dat hij of zij één van beide talen spreekt en beide landstalen én het Engels begrijpt. Voor de personeelsleden die worden ingezet bij het schrijven van de documentatie wordt verondersteld dat zij de taal van de documentatie uitstekend beheersen. Uitvoering van de diensten De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd onder de opdracht, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, op tijd met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegd en kundig personeel. Personeelscontinuïteit Behoudens de procedure, voorzien in de volgende paragraaf, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, behalve in geval van overmacht 17, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven persoon (personen). De vermelde persoon (personen) of hun vervangers worden geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. Vervanging van personeel De opdracht zal worden uitgevoerd door de persoon (personen) vermeld in de offerte van opdrachtnemer. Deze zal die persoon (personen) enkel mogen vervangen om reden van overmacht, en dan nog enkel door een persoon (personen) met minstens equivalente kwalificaties, en mits het voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Fedict. Indien de opdrachtnemer, gedurende de uitvoering van de opdracht, een persoon dient te vervangen, zal hij het voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Fedict bekomen. Fedict zal zijn weigering naar behoren motiveren en de weigering zal onherroepelijk zijn. Indien Fedict van oordeel is dat de door de opdrachtnemer voorgestelde persoon niet geschikt is om de opdracht mede uit te voeren, zal hij de opdrachtnemer daar gemotiveerd van op de hoogte brengen en de opdrachtnemer verzoeken deze te vervangen. Indien er een vervanging van een persoon dient te gebeuren, valt de kennisoverdracht ten laste van de opdrachtnemer. De kennisoverdracht zal minimaal 10 werkdagen bedragen. 17 Overmacht: omstandigheid buiten de wil van de inschrijver, zoals overlijden, ziekte van lange duur of ontslag van het betrokken personeelslid. 52

53 16.3 Bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer De dienstverlener dient er zich van bewust te zijn dat Fedict een bijzonder belang hecht aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De dienstverlener verbindt zich ertoe de verplichtingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals voorzien in de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, strikt na te leven. 53

54 17 VERPLICHTINGEN VAN FEDICT Fedict zal alle nodige informatie verschaffen waarvan de opdrachtnemer redelijkerwijze kan aantonen dat deze nodig is om hem in staat te stellen zijn verplichtingen binnen de overeenkomst na te komen, voor zover die informatie bij Fedict beschikbaar is. Indien de opdrachtnemer zou vaststellen dat enige door Fedict verstrekte informatie onjuist, onvolledig of onbruikbaar is, zal deze Fedict hiervan prompt in kennis stellen. In dit geval zullen Fedict en de opdrachtnemer te goeder trouw onderhandelen teneinde de gebeurlijke impact van dit probleem van onjuistheid, onvolledigheid of onbruikbaarheid van de verstrekte informatie op de opdracht te bepalen, rekening houdend met de principes zoals bepaald in deze overeenkomst. Behoudens indien de opdrachtnemer Fedict prompt schriftelijk in kennis heeft gesteld dat de informatie onjuist, onvolledig of onbruikbaar is, kan hij zich achteraf niet op de onjuistheid, onvolledigheid of onbruikbaarheid van de informatie beroepen teneinde de niet-nakoming van zijn verplichtingen te verantwoorden. Fedict verbindt zich ertoe om de opdrachtnemer toegang te verlenen tot de lokalen van Fedict en kantoorruimte ter beschikking van de opdrachtnemer te stellen, alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Bovendien engageert Fedict zich er toe om binnen zijn organisatie de normale randvoorwaarden, die nodig zijn voor het welslagen van de opdracht, dat het voorwerp uitmaakt van onderhavige overeenkomst, te creëren voor de opdrachtnemer. Zo zal Fedict binnen het kader van de uitvoering van de opdracht op een loyale wijze en in nauw overleg meewerken met de opdrachtnemer om deze laatste in staat te stellen zijn verplichtingen in het kader van de goede uitvoering van de overeenkomst na te komen. 54

55 18 FACTURATIE EN BETALING De diensten kunnen pas gefactureerd worden na verstrekte en aanvaarde diensten. Per opdracht kan 80% van het bedrag gefactureerd worden na aflevering van het proces-verbaal van voorlopige oplevering; 20% van het bedrag gefactureerd worden na aflevering van het proces-verbaal van definitieve oplevering. De betaling zal afhankelijk gesteld worden van de voorlegging van reglementair opgestelde facturen met afzonderlijke vermelding van de belasting op de toegevoegde waarde. Elke factuur moet de volgende informatie bevatten: de referentie van dit bestek: Fedict/2015/M 1010; de detaillering van de gepresteerde diensten, vermelding van de referentie naar de opdracht, vermelding van de referentie naar de deelopdracht(en), het totaal te betalen bedrag exclusief BTW, het tarief en het bedrag van de BTW, de referentie naar de specifieke opdracht, aanvaardingsdocument van de specifieke opdracht alsook het totaal te betalen bedrag, BTW inbegrepen. De facturen bestemd voor Fedict in de rol als opdrachtgever zullen gestuurd worden naar het volgende adres: Fedict, ter attentie van de dienst Boekhouding, Simon Bolivarlaan 30/9, 1000 Brussel. De betalingen zullen door Fedict verricht worden binnen de dertig kalenderdagen vanaf de datum dat hij in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur en de vereiste bijlagen (notulen acceptatie van diensten, time sheets, enz.). Deze betalingen worden uitgevoerd volgens de reglementering van de Rijksboekhouding. De facturen bestemd voor de Fast2web klanten als opdrachtgevers zullen rechtstreeks naar hen worden verzonden op basis van de contactgegevens die zij zelf hebben verstrekt. De betalingen zullen door de Fast2web klanten eveneens verricht moeten worden binnen de dertig kalenderdagen vanaf de datum dat zij in het bezit zijn van de regelmatig opgestelde factuur en de vereiste bijlagen (notulen acceptatie van diensten, time sheets, enz.). 55

56 19 WIJZIGINGSBEHEER ( Change Management ) 19.1 Algemeen Op elk ogenblik, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, kan Fedict aan de opdrachtnemer voorstellen om het even welk aspect van de uitvoering van de opdracht te wijzigen, uit te breiden of te beperken ( wijzigingsvoorstel ). Fedict zal hierbij waken over het feit dat zowel het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft als het feit dat de waarde van de wijzigingen beperkt zal blijven tot 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag. Opdrachten voortvloeiende uit artikel 26 1, 2 a) en b) vallen buiten de toepassing van het wijzigingsbeheer zoals onder deze paragraaf bedoeld. Activiteiten of aspecten die de opdrachtnemer bij het indienen van zijn offerte geanticipeerd of voorzien kon hebben of die er redelijkerwijze deel van uitmaken, zijn in de uitvoering van de overeenkomst inbegrepen en zullen dan ook niet het voorwerp kunnen zijn van een wijzigingsvoorstel. De opdrachtnemer zal zijn goedkeuring van een wijzigingsvoorstel van Fedict niet weigeren indien de beoogde wijziging een vermindering van de kosten of volumes met zich meebrengt. Totdat een wijzigingsvoorstel door de partijen formeel goedgekeurd is en tenzij de partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zal de opdrachtnemer de opdracht blijven uitvoeren alsof er geen wijzigingsvoorstel voorligt. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor om het even welke schade of verlies die voortvloeien uit de uitvoering van een wijziging waartoe Fedict zijn voorafgaande schriftelijke toestemming niet heeft gegeven Modaliteiten De inschrijver verzekert dat hij steeds over de nodige mensen en middelen zal beschikken om wijzigingen uit te voeren. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien deze een materiële en bewezen meerkost voor de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten aanrekenen voor zijn studie of voorbereiding van rapportering over een wijzigingsvoorstel Procedure Onverminderd het artikel 37 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zal een wijziging van de overeenkomst slechts bindend zijn indien zij voorgesteld, behandeld en goedgekeurd wordt in overeenstemming met deze bepaling. Indien een partij wijzigingen wenst aan te brengen aan de overeenkomst, zal het de andere partij schriftelijk de details van deze wijziging overmaken. 56

57 Indien Fedict een wijziging voorstelt, zal de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn, maar zonder bijkomende kosten, een schatting overmaken aan Fedict van de verwachte tijd die nodig is voor de implementatie van de wijziging en het verwachte effect van deze wijziging op de opdracht. Indien Fedict beslist om deze wijziging niet door te voeren, zal er geen wijziging aangebracht worden aan de overeenkomst. Indien Fedict deze wijziging wenst door te voeren, en indien beide partijen het wijzigingsvoorstel aanvaarden, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende bijakte aan het contract. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijakte overeengekomen is. Indien de opdrachtnemer een wijziging aanvraagt, zal Fedict haar toestemming niet onredelijk weigeren of uitstellen. Indien de twee partijen het wijzigingsvoorstel goedkeuren, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende bijakte aan het contract. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijakte overeengekomen is. 57

58 20 Onderaanneming Voor de uitvoering van de opdracht kan de opdrachtnemer contracten van onderaanneming met derden afsluiten. Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen: 1 aan een onderaannemer die zich in één van de gevallen bevindt bedoeld in artikel 61 van Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, alsook in artikel 62 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 2 aan een onderaannemer die door Fedict werd uitgesloten met toepassing van de artikelen 48 en 145, 2, laatste lid van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Het is de opdrachtnemer bovendien verboden deze personen te laten deelnemen aan de leiding van of aan het toezicht op het geheel of een deel van de opdracht. Elke inbreuk van dit verbod kan aanleiding geven tot de toepassing van een ambtshalve maatregel. De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van Fedict wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. Fedict erkent geen contractuele band met deze derden. Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake de diensten die gepresteerd moeten worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Geen enkele bepaling van een overeenkomst tussen de opdrachtnemer en een onderaannemer zal een contractuele relatie tot stand brengen tussen Fedict en die onderaannemer. De opdrachtnemer zal de onderaannemer ertoe verplichten om alle bepalingen van de overeenkomst en de contractuele documenten na te leven die op het in onderaanneming gegeven aspect van de prestatie van de diensten van toepassing zijn. De prijsherzieningsclausule vermeld in deze opdrachtdocumenten dient eveneens deel uit te maken van het onderaannemingscontract. Fedict draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de herzieningsformule die in het onderaannemingscontract is vermeld. Zonder dat hieruit enig recht voor de onderaannemers ten aanzien van Fedict kan ontstaan, kan deze laatste van de opdrachtnemer de overlegging vorderen van verklaringen waarin zijn onderaannemers bevestigen dat een prijsherziening overeenkomstig deze bepalingen wordt toegepast. Bij ontstentenis van een verklaring kan de opdrachtnemer een relevant uittreksel overleggen van het onderaannemingscontract waaruit blijkt dat voldaan is aan de verplichtingen inzake prijsherziening van de in onderaanneming gegeven opdrachten. De opdrachtnemer die een beroep doet op een onderaannemer deelt de op de opdracht toepasselijke betalingsvoorwaarden mee aan deze onderaannemer bij het sluiten van de overeenkomst met deze laatste. De onderaannemer heeft het recht om zich ten aanzien van de opdrachtnemer op die betalingsvoorwaarden te beroepen om van hem de betaling te vorderen van de sommen, verschuldigd voor diensten ter uitvoering van de opdracht. Voor de toepassing van het eerste lid wordt de onderaannemer als opdrachtnemer en de 58

59 opdrachtnemer als aanbestedende overheid beschouwd ten opzichte van de eigen onderaannemers van de eerstgenoemde. Elk beroep op onderaannemers moet specifiek geïdentificeerd zijn in de offerte van de inschrijver. De inschrijver zal de aard van zijn contractuele verbintenis met de onderaannemers, waarop hij een beroep zal doen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, beschrijven. Een onderaanneming zal voor Fedict geen meerkosten met zich mee kunnen brengen. De opdrachtnemer zal verantwoordelijk zijn voor het vervullen van alle voorwaarden en specificaties van dit bestek. Indien er op een gegeven moment wijzigingen optreden in de onderaanneming, zal de opdrachtnemer Fedict schriftelijk verwittigen vooraleer de wijzigingen. 59

60 21 VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID De opdrachtnemer en Fedict nemen de nodige maatregelen om te voorkomen dat informatie, documenten of gegevens, aan derden worden medegedeeld die er geen kennis van mogen nemen. Het betreft informatie, documenten of gegevens van gelijk welke aard die als vertrouwelijk worden aangemerkt en met name betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, de vereiste middelen voor de uitvoering ervan en op de werking van de diensten van Fedict. De opdrachtnemer onthoudt zich van elke mededeling aan derden betreffende de tekeningen of het modellen, de knowhow, de methodes of de uitvindingen toebehorende aan Fedict of gezamenlijk aan Fedict en de opdrachtnemer waarvan hij tijdens de uitvoering van de opdracht kennis heeft genomen tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. Fedict onthoudt zich van elke mededeling aan derden betreffende de tekeningen of het modellen, de knowhow, de methodes of de uitvindingen toebehorende aan de opdrachtnemer of gezamenlijk aan Fedict en de opdrachtnemer waarvan hij tijdens de uitvoering van de opdracht kennis heeft genomen tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. De opdrachtnemer neemt in zijn contracten met de onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer zal daartoe steeds de nodige organisatorische, technische en administratieve maatregelen treffen teneinde de integriteit, beveiliging en vertrouwelijkheid van de diensten, die het voorwerp uitmaken van de overeenkomst, en de daarmee verband houdende gegevens en documenten te verzekeren. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt in het kader van zijn opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd en alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Vertrouwelijke informatie betekent alle gegevens, op om het even welke drager, die Fedict toevertrouwt of van dewelke de opdrachtnemer, wegens of ter gelegenheid van de uitvoering van de opdracht, kennis neemt, evenals de overzichten en de documenten die voortvloeien uit de behandeling van deze gegevens. De opdrachtnemer zal de vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk behandelen, deze slechts gebruiken voor de uitvoering van zijn verbintenissen in het kader van de overeenkomst en deze niet reproduceren, publiceren of om het even welke wijze onthullen aan een derde, tenzij met voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van Fedict. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht al deze vertrouwelijke informatie, van welke aard ook, die hem zal worden meegedeeld of waarvan hij tijdens zijn taak kennis zal nemen, geheim te houden. Hij verbindt zich ertoe ze niet te onthullen aan derden en zelfs niet aan de andere ondernemingen (o.a. filialen) die met hem verbonden zijn. Hij zal enkel aan de direct bij de opdracht betrokken leden van zijn eigen personeel en dat van zijn onderaannemers uitsluitend de informatie verstrekken die noodzakelijk is voor de uitvoering van taken in het kader van onderhavige opdracht. Vertrouwelijke informatie mag onthuld worden voor zover dit door de wet of een regelgevende instantie vereist is. In dat geval zal de opdrachtnemer Fedict voor zover mogelijk op voorhand onmiddellijk 60

61 schriftelijk op de hoogte brengen, zodat Fedict de mogelijkheid zal hebben de onthulling met alle rechtsmiddelen te voorkomen. De opdrachtnemer zal de vertrouwelijke informatie aan zijn werknemers, en agenten slechts onthullen op een strikte need to know basis. De opdrachtnemer zal erop toezien dat zijn werknemers en agenten eveneens door deze vertrouwelijkheidsplicht gebonden zijn door middel van een schriftelijke verbintenis van hunnentwege. De opdrachtnemer zal zonder de voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van Fedict op geen enkele wijze daarbij inbegrepen maar er niet toe beperkt het voeren van reclame in het openbaar bekend maken dat hij voor Fedict in het kader van de overeenkomst diensten levert. Indien vertrouwelijke informatie onthuld is aan of bekomen is door onbevoegde personen of entiteiten en de opdrachtnemer daarvan kennis krijgt, zal hij Fedict daarvan zo vlug mogelijk op de hoogte brengen via telefoon, fax of en daarna schriftelijk. In geval van inbreuk van dit artikel door de opdrachtnemer zal Fedict of een andere benadeelde derde partij, het recht hebben om een schadevergoeding te vorderen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe een vertrouwelijkheidsverklaring te laten ondertekenen door zijn personeel of het personeel van zijn onderaannemers die betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, en dit op eenvoudige vraag van Fedict. 61

62 22 GESCHILLENREGELING 22.1 Samenwerking De aard van de diensten vereist een tijdige, actieve en positieve samenwerking tussen de partijen teneinde onvoorziene zaken en problemen op te lossen. Elke partij zal met dit oogmerk te goeder trouw met de andere samenwerken. In geval er discussies of geschillen zouden ontstaan in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of in geval van moeilijkheden of meningsverschillen, die worden vastgesteld bij de interpretatie of de uitvoering van het bestek, of in geval van leemte van dit bestek, komen de partijen overeen om samen te komen en te goeder trouw een oplossing te zoeken. In dit geval zal Fedict vertegenwoordigd zijn door zijn leidinggevende ambtenaar of een door hem aangestelde persoon Toepasselijk recht bevoegde rechtbank Deze opdracht is onderworpen aan de Belgische wetgeving. Alleen de rechtbanken te Brussel zullen bevoegd zijn. Brussel, woensdag 1 april 2015 Jan Deprest Voorzitter van het Directiecomité 62

63 23 BIJLAGEN M1010_Bijlage_1_Fast2web Site Builder_FAQ M1010_Bijlage_2_Site_Offre_Template M1010_Attachement_3_Fast2WebD7OperationalConcepts M1010_Bijlage_4_InformatieArchitectuur_InspFin M1010_Bijlage_5_UX_Prototype inspfin M1010_Bijlage_6_Brochure_inspectie_van_financien M1010_Bijlage_7_Infofiche_Inspfin M1010_Bijlage_8_Drupal_Developer+Project_Manager_CV_baseline M1010_Bijlage_9_SLA_Projectvoorstellen en Support 63

64 Simon Bolivarlaan 30/ BRUSSEL Fedict/2015/M1010 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN Fast2web-Drupal Site Builder Opening van de offertes: e-tendering: toegestaan Locatie: Fedict Si mo n Bo liv arl aa n 30/ Brussel

65 Zaal Tim Berners- Lee (10 e verdieping ) Tijdstip: woensdag 27 mei 2015 om 11:30 65

66 Elektronisch indienen van offertes via e-tendering e-tendering is de module binnen de Belgische e-procurement omgeving die het aanbestedende overheden mogelijk maakt elektronische offertes te ontvangen van ondernemingen. Deze offertes worden ook elektronisch geopend tijdens openingssessies. Wat u als onderneming nodig hebt en hoe het systeem werkt, kan u terugvinden in onderstaande checklist e-tendering - Offertes Indienen - Ondernemer. OFFERTES INDIENEN VIA INTERNET - E-PROCUREMENT VOOR ONDERNEMINGEN Opgelet: voor het ondertekenen van uw offerte hebt u een elektronische handtekening nodig. Voorzieningen voor het werken met een Belgische eid: Een eid kaartlezer (al standaard op bepaalde laptops en toetsenborden of te kopen). De eid software (gratis via moet geïnstalleerd zijn op uw pc. Pincode van eid niet vergeten. Voor het digitaal ondertekenen van offertes kunt u eveneens gebruik maken van een Certipost gekwalificeerd e-token. Certipost heeft beslist om de verkoop van gekwalificeerde certificaten te stoppen. Vanaf 1 januari 2013 is het niet meer mogelijk gebruik te maken van deze oplossing indien u nog geen Certipost etoken hebt. Inschrijvers die reeds een Certipost etoken hebben aangeschaft kunnen dit nog steeds gebruiken tot zolang het certificaat geldig is. Voor het digitaal ondertekenen van offertes kunt u eveneens gebruik maken van uw eigen token en software. Via de knop Teken met je eigen token, onderaan het indieningsrapport, kan u het indieningsrapport downloaden. Het rapport zelf is een XML bestand met alle gegevens. Dit document dient ondertekend te worden door uw eigen software met behulp van een bijhorend token. Het getekende bestand dient dan terug opgeladen te worden in het venster waar u het XML bestand gedownload hebt. 66

67 OFFERTEFORMULIER Opening van de offertes: woensdag 27 mei 2015 om 11:30 De firma (volledige benaming) met als adres (straat, postnr. en gemeente) Ondernemingsnummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (naam en functie) gedomicilieerd op het adres (straat, postnr. en gemeente, land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering van de in het bestek Fedict/2015/M 1010 beschreven opdracht in overeenstemming met de voorwaarden en bepalingen ervan. 67

68 De inschrijver voegt bij dit offerteformulier alle nuttige gegevens ter beoordeling van de gunningcriteria (punt 10 van dit bestek). Prijsopgave Namen voorgestelde profielen Forfaitaire eenheidsprijs (bundelprijs) = prijs per mandag (8 werkuren) Exclusief BTW: (in letters en in cijfers in EUR) Bedrag van de BTW: (in letters en cijfers in EUR) BTW inbegrepen: (in letters en in cijfers in EUR) Vaste globale forfaitaire prijs voor de realisatie van de Case Study Exclusief BTW: (in letters en in cijfers in EUR) Bedrag van de BTW: (in letters en cijfers in EUR) BTW inbegrepen: (in letters en in cijfers in EUR) 68

69 In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. De betalende diensten zullen de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op Het rekeningnummer Er wordt gekozen voor de Nederlandse Franse taal voor de interpretatie van het contract. Alle briefwisseling betreffende de motivering, de informatie, de rechtsmiddelen en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (contactpersoon, straat, postnr. en gemeente, telefoonnummer, faxnummer en adres) Wanneer een inschrijving door een gevolmachtigde wordt ingediend, dient de authentieke of onderhandse akte waarbij hem die machtiging wordt verleend of een voor eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijk stuk of een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde werden gepubliceerd, bij de offerte te worden gevoegd. Ik verleen met betrekking tot deze offerte aan Fedict de toelating om inlichtingen over de stand van mijn bijdragerekening rechtstreeks aan, en op verzoek van, Fedict te verstrekken. Eveneens verleen ik aan Fedict de toelating om bij andere instellingen alle nuttige inlichtingen (bv. financiële) over de firma in te winnen. Gedaan te op 2015 De inschrijver of zijn gevolmachtigde (naam, functie, handtekening). 69