Handleiding MezzoRegistratie. Versie 2.0 mei XSARUS E-development & Consulting B.V.

Transcriptie

1 Handleiding MezzoRegistratie Versie 2.0 mei XSARUS E-development & Consulting B.V.

2 Inleiding Deze handleiding beschrijft de werking van MezzoRegistratie, het registratiesysteem speciaal voor organisaties actief in mantelzorgondersteuning en vrijwillige zorg. MezzoRegistratie is - in opdracht van Mezzo - ontwikkeld door ICT-dienstverlener XSARUS E-development & Consulting B.V., die tevens beheer voert over het systeem en trainingen en ondersteuning biedt. In deze handleiding wordt uitgegaan van basiskennis van het werken met computers en internet. In een enkel geval worden enkele technische termen gebruikt, deze worden zo mogelijk verduidelijkt. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen over MezzoRegistratie kunt u terecht bij de servicedesk. Tevens willen we u wijzen op trainingen, welke door Mezzo worden georganiseerd. Wij wensen u veel plezier met het gebruik van het systeem! 2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Inhoudsopgave Werken met een webapplicatie Compatibiliteit met besturingssystemen en webbrowsers Centrale database Beveiliging en privacy Javascript en cookies Beeldschermresolutie Tips voor het werken met Internet Explorer Basisprincipes MezzoRegistratie Dossiers Personen Procesgericht werken Stamtabellen / definitielijsten Inloggen en uitloggen Autorisatie Schermonderdelen Module Hulpvragers & Mantelzorgers Nieuwe aanmelding Zoek dossier Snelzoekschermen Hulpvrager- / mantelzorgerdossier Persoonsgegevens wijzigen Contactpersonen Aanmelding Intake Invoeren hulpvraag Hulpvraag Hulpvraag wijzigen Zoek hulpaanbod (koppelen van een vrijwilliger)

4 3.13. Zorginzet Zorginzet wijzigen Zorgmomenten Evaluaties Declaratie ureninzet Kennismaking wijzigen Activiteiten Doorverwijzingen Mantelzorgers Verzorgden Coördinatoren Module Vrijwilligers Nieuwe aanmelding Zoek dossier Snelzoekschermen Vrijwilligersdossier Persoonsgegevens wijzigen Contactpersonen Aanmelding Intake Trainingsfase Beschikbaarheid Kenmerken & criteria Invoeren hulpaanbod Hulpaanbod Hulpaanbod wijzigen Activiteiten Organisaties Module Activiteiten Activiteiten Activiteit Activiteit wijzigen Deelnemersregistratie

5 5.5. Kostenregistratie Urenregistratie Calculatieregels Beheer sjablonen Beheer tarieven Module Personen Zoek persoon Persoon Persoon wijzigen Adressen Activiteiten Persoon toevoegen Organisaties Organisatie Organisatie wijzigen Organisatie toevoegen Module Rapportage Rapportgenerator Opgeslagen rapportages Periode rapportage Module Systeembeheer Accountgegevens wijzigen Gebruikersbeheer Stamtabellen A. Aanvullende informatie Servicedesk Training Conversie databestanden

6 1. Werken met een webapplicatie MezzoRegistratie is een volledig webbased systeem. Een webgebaseerd systeem heeft als voordeel dat op de eigen computers of op het eigen netwerk geen software hoeft te worden geïnstalleerd en dat het systeem met een standaard webbrowser te gebruiken is. Dit geeft u tevens de mogelijkheid om het systeem op verschillende locaties te gebruiken; op kantoor, thuis of eventueel zelfs onderweg via een notebook. Het enige wat u nodig heeft is een verbinding met internet. In dit hoofdstuk wordt een aantal belangrijk aspecten besproken van het werken met webapplicaties en in het bijzonder MezzoRegistratie Compatibiliteit met besturingssystemen en webbrowsers MezzoRegistratie is ontwikkeld en getest voor het gebruik met de volgende (web)browsers: Microsoft Internet Explorer 6 en hoger (Windows) Mozilla Firefox 1.5 en hoger (Windows, Mac) Safari 3 en hoger (Mac) Opera 9 en hoger (PC, Mac) 1.2. Centrale database Kenmerkend voor een webapplicatie is het gebruik van een centrale database. In deze database zijn de gegevens opgeslagen van alle MezzoRegistratie gebruikers en organisaties. Een groot voordeel hiervan is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het veiligstellen van uw gegevens, bijvoorbeeld door het maken van een back-up. De centrale database is geplaatst in een beveiligd datacentrum in Amsterdam, en er wordt iedere nacht automatisch een back-up van uw gegevens gemaakt Beveiliging en privacy De beveiliging en privacy van de gegevens opgeslagen in MezzoRegistratie is op de volgende manieren gewaarborgd: Voor het inloggen in de applicatie heeft u te allen tijde een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Bewaar deze gegevens op een veilige plaats en verander zo nodig uw wachtwoord. De centrale databestanden kunnen alleen worden geraadpleegd door geautoriseerde medewerkers binnen slechts uw eigen organisatie. Er wordt geen data gedeeld tussen verschillende organisaties. Daarnaast kunnen met uw toestemming enkele technische medewerkers zich toegang verschaffen om u te ondersteunen (servicedesk) en voor het maken van back-ups. Voor het uitwisselen van de gegevens tussen uw lokale computer en MezzoRegistratie wordt gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding met behulp van een SSL-certificaat. U kunt dit herkennen doordat een slotje wordt getoond in de adresbalk van de browser. Het adres dient altijd te beginnen met 6

7 1.4. Javascript en cookies Voor het optimaal laten functioneren van MezzoRegistratie wordt gebruik gemaakt van Javascript. In een enkel geval kan het gebruik van Javascript zijn geblokkeerd. In dat geval zal MezzoRegistratie niet werken, u dient JavaScript te activeren. Tevens wordt gebruik gemaakt van een cookie, zodat u niet steeds opnieuw hoeft in te loggen. Het cookie bevat slechts een tekenreeks voor identificatie, geen andere kenmerkende gegevens en wordt automatisch verwijderd op het moment dat u uw browser sluit Beeldschermresolutie MezzoRegistratie is geoptimaliseerd voor een beeldschermresolutie van 1024 x 768 of hoger. Op deze resolutie verschijnt er geen horizontale schuifbalk, past het gehele menu ineens op het scherm en hoeft u slechts verticaal te scrollen (veelal met scrollwiel op de muis mogelijk) Tips voor het werken met Internet Explorer Internet Explorer is de meest gebruikte browser op het Windows platform. Om de werking van MezzoRegistratie verder te optimaliseren wordt in dit onderdeel een aantal tips gegeven die specifiek van toepassing zijn op deze browser Toevoegen aan favorieten U kunt MezzoRegistratie toevoegen aan uw favorieten, zodat u niet steeds opnieuw het adres hoeft te typen. 1. Ga naar het inlogscherm van MezzoRegistratie door in de adresbalk te typen: 2. Typ CTRL+D en klik op Toevoegen. MezzoRegistratie is toegevoegd aan u favorieten. Om MezzoRegistratie vanuit uw favorieten te laden: 1. Typ CTRL+I 2. Klik op MezzoRegistratie. Het inlogvenster verschijnt Toevoegen aan vertrouwde websites U kunt MezzoRegistratie toevoegen aan de lijst met vertrouwde websites. Hierdoor worden geen beveiligingsvragen meer gesteld, zodat u sneller kunt werken. 1. Ga naar het inlogscherm van MezzoRegistratie door in de adresbalk te typen: 2. Kies in het menu van Internet Explorer voor Extra > Internetopties. (indien de menubalk niet zichtbaar is, toets ALT) 3. Klik in het tabblad Beveiliging op Vertrouwde websites 4. Klik op Websites. 5. Controleer of de adresregel het MezzoRegistratie adres is ingevuld en klik op Toevoegen. 7

8 6. Klik op Sluiten en vervolgens op OK Tijdelijke internetbestanden wissen Tijdens het bezoeken van diverse websites worden afbeeldingen, scripts etc. bewaard. Hierdoor worden pagina s sneller weergegeven. Het kan echter voorkomen dat de hoeveelheid tijdelijke internetbestanden zo groot is geworden dat dit juist vertragend werkt. U kunt de tijdelijke bestanden dan handmatig wissen. 1. Kies in het menu van Internet Explorer voor Extra > Internetopties. (indien de menubalk niet zichtbaar is, toets ALT) 2. Klik in het tabblad Algemeen onder het kopje Browsegeschiedenis op Verwijderen. De bestanden worden gewist, dit kan even duren. 3. Klik op OK. 8

9 2. Basisprincipes MezzoRegistratie In dit hoofdstuk worden een aantal basisprincipes besproken die terugkomen in MezzoRegistratie Dossiers De registratie van gegevens gebeurt zoveel mogelijk binnen dossiers. Dossiers binnen MezzoRegistratie hebben de volgende eigenschappen: Een aanmaakdatum waarop het dossier gestart is Een status (open of gesloten) Eén of meerdere coördinatoren (eigenaar van het dossier) Een afsluitdatum voor dossiers die gesloten zijn Een koppeling met één persoon (de cliënt) Een type: hulpvrager, mantelzorger of vrijwilliger Binnen MezzoRegistratie kan er slechts één geopend dossier zijn per persoon per type dossier Personen Een dossier heeft altijd een koppeling met een persoon. Een persoon kan in MezzoRegistratie in theorie 3 dossiers hebben, namelijk een hulpvragersdossier, een mantelzorgdossier en een vrijwilligersdossier. Het is belangrijk om bij het aanmaken van een nieuw dossier eerst te kijken of de persoon al bekend is in MezzoRegistratie. U kunt dan gelijk de gegevens overnemen. Hulpvragersdossier Contactpersoon Persoonsgegevens Hulpvragersdossier Hulpvragersdossier 9

10 Op een dossier kunnen ook weer persoonsgegevens worden gekoppeld, bijvoorbeeld een contactpersoon of een mantelzorger. Via de persoonskiezer kunt u in de personendatabase zoeken en de persoon selecteren Procesgericht werken MezzoRegistratie kent ingebouwde werkprocessen, die overeenkomen met de primaire processen van uw organisatie. Dit heeft tot gevolg dat: Dossiers alleen kunnen worden aangemaakt via de nieuwe aanmelding procedure. Binnen dossiers vervolgacties worden aangeboden die op dat moment van toepassing zijn. Deze worden afgeleid van de op dat moment beschikbare gegevens binnen het dossier. Sommige zaken niet geregistreerd kunnen worden voordat andere gegevens zijn ingevoerd. Per module wordt uitgelegd welk proces wordt gevolgd en welke voorwaarden zijn ingebouwd Stamtabellen / definitielijsten Tijdens de registratie wordt op veel plaatsen gebruik gemaakt van selectielijsten. Deze selectielijsten kunt u in veel gevallen aanpassen naar de wensen van uw organisatie. Lokale tabellen kunt u volledig zelf beheren Centrale tabellen worden onderhouden door de servicedesk, u kunt echter zelf bepalen welke waarden u wilt gebruiken. Uw keuze is, afhankelijk van de tabelsoort, zichtbaar als: Filter: slechts de geselecteerde waarden worden getoond Voorkeurswaarden: de geselecteerde waarden worden bovenin de selectielijst getoond, het is echter nog wel mogelijk de andere waarden te kiezen. Deze opzet heeft de volgende voordelen: U bent weinig tijd kwijt met de keuze voor waarden en het beheer daarvan U maakt gebruik van een landelijk begrippenkader; uw organisatie registreert op soortgelijke wijze als andere organisaties. 10

11 2.5. Inloggen en uitloggen Om in te loggen in MezzoRegistratie heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. De gebruikersnaam bestaat altijd uit een voorloopcode, gevolgd door een streepje ( - ) en het persoonlijke deel. De voorloopcode is gelijk bij alle medewerkers van één organisatie. 1. Open uw browser en typ in de adresbalk 2. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord en klik op inloggen 3. Het systeem controleert uw gegevens en stuurt u door naar het startscherm Uitloggen uit MezzoRegistratie kunt u eenvoudig doen door het venster te sluiten, of door te klikken op uitloggen Autorisatie Alle systeemfuncties van MezzoRegistratie zijn verbonden aan een centrale autorisatietabel. Afhankelijk van de rollen die aan uw account zijn toegewezen, zullen meer of minder functies worden getoond. De handleiding gaat altijd uit van de meest uitgebreide mogelijkheden, het kan dus voorkomen dat bepaalde zaken worden beschreven die u in uw schermen niet terugvindt. 11

12 2.7. Schermonderdelen Binnen MezzoRegistratie wordt gebruik gemaakt van grafische user interface met een aantal kenmerkende, steeds terugkerende schermonderdelen. Als u deze onderdelen kunt bedienen, zult u snel kunnen omgaan met het systeem. Hieronder worden deze schermonderdelen benoemd. 1. Actief dossier: Op het moment dat u een dossier heeft gekozen worden hier altijd de basisgegevens van dit dossier getoond. Door te klikken op dit vlak gaat u direct naar het dossier-scherm. 2. Menu: Dit is het hoofdmenu van MezzoRegistratie. Per module worden verschillende opties getoond. Met + en - kunnen delen respectievelijk open- en dichtgeklapt worden. Menuonderdelen die vet gemarkeerd zijn en daarbij aantal vermelden, vereisen uw attentie. De criteria die hiervoor gelden verschillen per optie. 3. Gegevens ingelogde gebruiker: Hier worden de gegevens van de ingelogde gebruiker (u dus) getoond. Start leidt u direct naar de startpagina. M.b.v. Uitloggen wordt u uitgelogd uit de applicatie. Het vraagteken leidt tot het online helpsysteem (delen van deze handleiding) 4. Titelbalk: Het scherm is altijd opgebouwd uit één of meerdere blokken. Door te klikken op de titelbalk wordt het betreffende blok dicht- of opengeklapt. Hiermee kunt u uw scherm zelf indelen. In sommige schermen zijn bepaalde blokken standaard dichtgeklapt. 5. Datumveld: Op veel plaatsen kunt u datums invullen. Dit kan handmatig in het formaat ddmm-jjjj en door te selecteren met behulp van de datumkiezer. Klik hiervoor op het kalendertje. Na een datum geselecteerd te hebben klikt u naast het venstertje. De datumkiezer zal dan sluiten. 6. Knoppenbalk: Hiermee bevestigd u uw invoer of maakt u een keuze. De knoppen hebben altijd slechts betrekking op het blok waar ze in staan. 12

13 7. Kolomkop: Alle lijsten in het systeem zijn uitgerust met kolomkoppen waarop geklikt kan worden. Hiermee wordt de lijst gesorteerd (oplopend of aflopend) op de waarden in deze kolom. U kunt de kolomkop verslepen naar een andere positie, waardoor de indeling van de lijst wordt aangepast. 8. Kolommenu: Door te klikken op het pijltje naast de kolomkop, verschijnt het kolommenu. Hierin kunt u weer kiezen voor sorteeropties. M.b.v. Kolommen kunt u aangeven welke kolommen worden getoond in de huidige lijst. 9. Dossierstatus: Standaard worden alleen de open dossiers getoond. U kunt met behulp van het dit veld ook alle gesloten dossiers tonen, of alle dossiers (open en gesloten). 10. Navigatiepad: Hierin wordt de schermpositie van het huidige scherm ten opzichte van bovenliggende schermen aangegeven. Hoe verder (dieper) wordt doorgeklikt in het systeem, hoe langer dit pad zal zijn. Door te klikken op de schermnaam wordt dit scherm getoond. 11. Handleiding: Als u op het vraagteken klikt, verschijnt de handleiding van MezzoRegistratie in pdf-bestand. 12. Berichtenbalk: Hier toont het systeem meldingen, veelal als bevestiging van de zojuist uitgevoerde actie. Door op de balk te klikken verdwijnt deze. 13. Actieknoppen voor wijzigen en verwijderen: Deze verschijnen in de meest linkse kolom van veel lijsten. Hiermee kunt u de items respectievelijk wijzigen of verwijderen. 14. Verplicht veld: Deze worden altijd aangeduid met een asterisk (*). Wanneer u deze velden niet invult zult u hiervan een melding krijgen en kunt u de gegevens niet opslaan. 15. Persoonkiezer-icoon: Hiermee opent u de persoonkiezer 13

14 Persoonkiezer Op diverse plaatsen worden persoonsgegevens opgeslagen. Om niet steeds dezelfde gegevens opnieuw te hoeven invoeren wordt gebruik gemaakt van een centrale personendatabase. U opent deze database door op het persoonskiezer-icoon (zie punt 15, onderdeel 2.6). 1. Zoekformulier: Vul (delen van) gegevens in om te zoeken in de personendatabase. Na klikken op zoeken verschijnen resultaten in het scherm. 2. Nieuwe persoon toevoegen Wanneer de persoon nog niet in de database beschikbaar is kunt u deze hier toevoegen. 3. Tabblad details: Na klik op een gevonden persoon verschijnen in dit tabblad de details van deze persoon. Met een geselecteerd persoon heeft u de volgende mogelijkheden: 4. Kopiëren. De adresgegevens van deze persoon kopiëren naar het tabblad Nieuwe persoon toevoegen. U kunt deze functie gebruiken indien u personen wilt toevoegen met dezelfde adresgegevens als de geselecteerde persoon, bijvoorbeeld gezinsleden. 5. Wijzigen. De gegevens van deze persoon wijzigen 6. Selecteren. De gegevens van deze persoon overnemen in het onderliggende scherm. Deze functie zult u meestal gebruiken. 14

15 3. Module Hulpvragers & Mantelzorgers Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op hulpvrager- en mantelzorgerdossiers. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven Nieuwe aanmelding In dit scherm kunt u: Een nieuw hulpvrager- of mantelzorgerdossier aanmaken Het registreren van het eerste contact van een hulpvrager of mantelzorger met uw organisatie 15

16 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking Het scherm is gesplitst in twee delen, een eenvoudig en een uitgebreid deel. In de snelle aanmelding zijn slechts de minimaal vereiste velden opgenomen voor het aanmaken van een dossier. U kunt het uitgebreide deel tonen of verbergen met respectievelijk de knoppen Uitgebreide aanmelding en snelle aanmelding. Indien u zelf coördinator bent wordt u automatisch als coördinator geselecteerd. U kunt optioneel invoeren wie de aanvrager is, indien dit niet de hulpvrager of mantelzorger zelf is, maar bijvoorbeeld een familielid. U kunt optioneel invoeren wie de verwijzer is, zoals een bestaande andere cliënt of een professionele hulpverlener. Nadat een dossier is aangemaakt kunt u het type niet meer wijzigen. Kies dus bewust voor hulpvrager of mantelzorger. De verdere werkwijze in het systeem is voor beide dossiertypes gelijk, echter naamgeving van bepaalde elementen zal afwijken. Bovendien is het binnen een hulpvragerdossier niet mogelijk verzorgden te registreren (zij zijn immers zelf hulpvrager) en binnen een mantelzorgerdossier is het niet mogelijk mantelzorgers te registreren. MezzoRegistratie controleert bij het aanmaken van een dossier of er al een openstaand dossier van hetzelfde type bestaat bij deze persoon. In dat geval krijgt u een foutmelding te zien. U kunt dan beter het betreffende dossier openen en daarin werken Zoek dossier In dit scherm kunt u een bestaand hulpvrager- of mantelzorgerdossier opzoeken op basis van een aantal bekende criteria. 1. Vul bekende criteria in in het formulier 2. Klik op maak selectie om de zoekactie te starten 3. Klik op toon alle om zonder criteria te zoeken (alle dossiers worden getoond) 3.3. Snelzoekschermen De in het diagram met * gemarkeerde schermen zijn snelzoekschermen voor het vinden van dossiers met bepaalde eigenschappen. 1. Vul bekende criteria in in het formulier 2. Klik op maak selectie om de zoekactie te starten 3. Klik op toon alle om zonder criteria te zoeken (alle dossiers worden getoond) 16

17 Regels voor markering Om snel inzage te geven in de status van de items wordt gewerkt met markeringen. Het aantal te markeren regels wordt tevens in het menu weergegeven, het menu-onderdeel wordt dan ook vet getoond. De telling die wordt gemaakt geldt voor alle dossiers binnen uw organisatie (niet slechts de dossiers waarvan u coördinator bent). De criteria gelden voor de markering zijn: Intakes: Geplande, niet ingevoerde intakes met geplande datum in het verleden Hulpvragen: Hulpvragen met de status nieuw of gedeeltelijk ingevuld Zorginzet: Zorginzetten met de status voorlopig Kennismakingen: Geplande, niet ingevoerde kennismakingen met geplande datum in het verleden Evaluaties: Geplande, niet ingevoerde evaluaties met geplande datum in het verleden Elke markering is ook apart te openen, en de ingestelde criteria zijn ook te wijzigen Hulpvrager- / mantelzorgerdossier Dit scherm bevat alle informatie die binnen het hulpvrager- / mantelzorgerdossier is geregistreerd. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar alle onderliggende informatie, om deze in te zien of te wijzigen Schermonderdelen Het dossierscherm kent de volgende onderdelen. Elk menuonderdeel is te openen met behulp van het pijltje aan de rechterkant. De meeste onderdelen bevatten een knop toevoegen/wijzigen welke verwijst naar het onderliggende scherm waar de gedetailleerde gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd. 17

18 Basisgegevens van de cliënt. Dit zijn verzamelde gegevens, die dienen ter herkenning van het dossier. Klik op de naam van de persoon verwijst naar de uitgebreide details van deze persoon binnen de personenmodule. Knop Print dossier geeft de optie tot printen van het dossier. U kunt per dossieronderdeel aangeven of u het wilt printen of niet. Knop Wijzig persoonsgegevens verwijst naar het scherm Persoonsgegevens wijzigen Knop Dossier verwijderen. Hiermee wordt het gehele dossier verwijderd. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. In andere gevallen kunt u beter gebruik maken van Afsluiten dossier. De knop is alleen zichtbaar als er nog geen koppelingen met andere personen/dossiers of activiteiten zijn gemaakt. Vervolgstappen. Zie Vervolgstappen Knop doorgaan >> voert de geselecteerde vervolgstap uit. Gegevens aanmelding. De gegevens die zijn ingevoerd bij de aanmelding. Gegevens intake. De gegevens die zijn ingevoerd bij de intake. Ziektebeeld van de hulpvrager of de verzorgde(n) zoals ingevuld bij aanmelding of intake. Hulpvragen. De gestelde hulpvragen t.b.v. het zoeken/koppelen van een vrijwilliger. Klik op een hulpvraag verwijst naar het scherm Hulpvraag. Zorginzetten. De geboden hulp t.b.v. de ingevoerde hulpvragen (koppelingen met vrijwilligers) Klik op een zorginzet verwijst naar het scherm Zorginzet. Geleverde activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde geleverde activiteiten (contacten etc.). Dit zijn individuele activiteiten. Deelname aan activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde activiteiten waar aan wordt deelgenomen. Dit zijn groepsactiviteiten. Doorverwijzingen. De geregistreerde doorverwijzingen naar externe organisaties. Mantelzorgers. De bij deze hulpvrager geregistreerde mantelzorgers. Verzorgden. De bij deze mantelzorger geregistreerde verzorgden. Contactpersonen. De bij deze persoon geregistreerde contactpersonen (familie, vrienden, overige relaties). Coördinatoren. De coördinatoren die verantwoordelijk zijn voor dit dossier Vervolgstappen Dit scherm kent geen standaardprocedure. Wel geeft het systeem u voorstellen voor mogelijke vervolgstappen, afhankelijk van de huidige status en invulling van het dossier. 1. Kies één van de mogelijke vervolgstappen: Intakegesprek inplannen op vastgestelde datum randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd Resultaten van de intake invoeren randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd of een intake is gepland Hulpvraag invoeren randvoorwaarde: de intake is ingevoerd Invoeren resultaat kennismaking met vrijwilliger randvoorwaarde: een kennismaking is gepland Doorverwijzen naar een andere organisatie 18

19 Activiteit registreren Afsluiten (dossier, hulpvragen, zorginzet). De manier om dossiers af te sluiten. U kunt hier in 1 stap alle hulpvragen en zorginzetten en het dossier afsluiten, in plaats van 1 voor 1. Het dossier is te heropenen, maar de afgesloten hulpvragen en evt zorginzetten worden niet heropend. 2. Klik op doorgaan >> om de gekozen vervolgactie te starten. Het betreffende scherm wordt geopend Persoonsgegevens wijzigen In dit scherm kunt u de basispersoonsgegevens van de aan dit dossier gekoppelde persoon wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking In dit scherm kunt u snel een aantal basisgegevens wijzigen. Voor uitgebreide gegevens kunt u deze persoon wijzigen binnen de module Personen Contactpersonen In dit scherm kunt u contactpersonen behorende bij de aan dit dossier gekoppelde persoon registreren Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De contactpersoon wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de contactpersoon die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De contactpersoon wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de contactpersoon die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De contactpersoon wordt verwijderd Aanmelding In dit scherm kunt u de aanmeldingsgegevens wijzigen. 19

20 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond Intake In dit scherm kunt u de intakegegevens wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking Bij selectie van ziektebeelden wordt automatisch het bovenliggend niveau geselecteerd. Bij deactivering van een groep worden automatisch alle onderliggende ziektebeelden uitgeschakeld. De waarden bij overige kenmerking worden gebruikt voor het matchen met hulpaanbod door vrijwilligers Als u alleen de geplande datum wilt wijzigen gebruik dan het bovenste gedeelte Invoeren hulpvraag In dit scherm kunt u een nieuwe hulpvraag toevoegen aan het dossier. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het scherm Hulpvraag wordt getoond. Opmerking Bij het toevoegen van een hulpvraag wordt automatisch de status Niet ingevuld / nieuw gekozen. 20

21 3.10. Hulpvraag In dit scherm worden de details van een hulpvraag getoond. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar kennismakingen en zorginzetten gekoppeld aan deze hulpvraag. 1. Klik op zoek hulpaanbod om een nieuwe koppeling te maken met een vrijwilliger 2. Knop wijzigen verwijst naar het scherm Hulpvraag wijzigen 3. Met de knop verwijderen kunt u de hulpvraag verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Indien u de hulpvraag wilt beëindigen, volstaat het invullen van de einddatum. 4. Kennismakingen kunt u rechtstreeks vanuit dit scherm wijzigen of verwijderen d.m.v. de iconen vooraan de regel Status wijzigen 1. Klik in het gekleurde kader op de gewenste status 2. Bevestig met OK 3. Het scherm wordt ververst met de nieuwe statusinformatie Hulpvraag wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van een hulpvraag wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 21

22 2. Klik op opslaan 3. Het scherm Hulpvraag wordt getoond Zoek hulpaanbod (koppelen van een vrijwilliger) In dit scherm kunt zoeken naar hulpaanbod van vrijwilligers ten behoeve van de geselecteerde hulpvraag. 1. Vul één of meer van de volgende zoekcriteria in: Naam vrijwilliger: indien u een specifieke vrijwilliger op het oog heeft kunt u hier direct de naam invullen. Soort hulpaanbod: het soort hulpaanbod wat past bij de hulpvraag Woonplaats: kies de plaats waar de vrijwilliger woonachtig moet zijn Maximale afstand in kilometers: Hiermee kunt u de afstand tussen hulpvrager en vrijwilliger beperken. Selecteer een maximaal aantal kilometers en de postcode van hulpvrager (ingevoerd bij de persoonsgegevens) 2. Klik op zoek hulpaanbod 3. Het aanbod wat overeenkomt met de geselecteerde criteria wordt getoond. Alleen openstaand hulpaanbod wordt getoond. Indien geen aanbod wordt gevonden kunt u de criteria verruimen. 4. Klik op het hulpaanbod wat het best past bij de hulpvraag. In het volgende scherm worden alle gegevens getoond die nodig zijn voor het bepalen van de match. 5. Beoordeel de match aan de hand van de volgende gegevens: Het gewenste aantal uren door hulpvrager en geboden door vrijwilliger De voorkeuren van de vrijwilliger en overeenkomsten hiervan met de eigenschappen van de hulpvrager. De huidige zorginzet door de vrijwilliger en het feit of de vrijwilliger bij één of meerdere hulpvragers kan worden ingezet. 6. Bij positieve beoordeling dient de zorginzet te worden vastgelegd, hierbij worden de volgende (voorlopige) gegevens geregistreerd: 1. Soort zorginzet: Eenmalig of doorlopend 2. Startdatum zorginzet (standaard vandaag) 3. Uren per frequentie 4. Plaats een vinkje om direct een kennismaking te plannen en kies een datum 5. Plaats een vinkje om direct een evaluatie te plannen en kies een datum 6. Kies de nieuwe status van de hulpvraag 7. Kies de nieuwe status van het hulpaanbod Klik op vastleggen om de zorginzet (voorlopig) op te slaan. Het scherm Hulpvraag wordt getoond. Om direct extra gegevens bij de zorginzet te registreren: 0. Klik op de betreffende regel in het gedeelte zorginzet door vrijwilligers 1. Het scherm zorginzet wordt getoond Om direct gegevens in te voeren bij de kennismaking: 0. Klik op de betreffende regel in het gedeelte kennismakingen. 1. Het scherm kennismaking wordt getoond 22

23 Opmerking Doorlopende zorginzetten worden opgeslagen met status voorlopig. Hierdoor kan deze procedure snel doorlopen worden met een minimale hoeveelheid gegevens. Eenmalige zorginzetten worden niet als voorlopig opgeslagen, ze vinden immers maar 1 keer plaats. Als er wordt gekozen voor eenmalige zorginzet, wordt er ook automatisch een einddatum voor de zorginzet ingevuld, en wordt de zorginzet ook afgesloten Zorginzet In dit scherm worden de details van een zorginzet getoond. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar zorgmomenten, evaluaties, en declaraties gekoppeld aan deze zorginzet Schermonderdelen Basisgegevens zorginzet Klik op wijzigen om de zorginzet te wijzigen Klik op verwijderen om de zorginzet te verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie verwijderd. Een zorginzet kan worden afgesloten door de einddatum te registreren (via wijzigen). Gegevens hulpvraag (standaard dichtgeklapt) Gegevens hulpaanbod (standaard dichtgeklapt) Klik op de naam van de vrijwilliger om de details van deze vrijwilliger op de vragen (binnen de module Personen ) Zorgmomenten. De dagen en tijdstippen waarop de zorginzet plaatsvindt. Knop toevoegen/wijzigen verwijst naar scherm Zorgmomenten Evaluaties. De geplande en uitgevoerde evaluaties van deze zorginzet Knop toevoegen/wijzigen verwijst naar scherm Evaluaties Ureninzet volgens gemaakte afspraken toont de historie van de afspraak betreffende de ureninzet. Ureninzet volgens declaratie toont de gedeclareerde uren met betrekking tot deze zorginzet. Knop toevoegen/wijzigen verwijst naar scherm Declaratie ureninzet Zorginzet wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van de zorginzet wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het scherm Zorginzet wordt getoond Zorginzet afsluiten Om de zorginzet af te sluiten, volstaat het om de einddatum te registreren. 23

24 Opmerking Bij wijziging van de startdatum, einddatum en/of de uren per frequentie berekent MezzoRegistratie automatisch de uren per periode in en houdt historie bij in de tabel ureninzet volgens gemaakte afspraken. U hoeft dus geen nieuwe zorginzet / afspraak te registreren bij een wijziging. Let op: bij het wijzigen van start- en eindtijd wordt u vrijheid gegeven om te antidateren. U bent hiervoor zelf verantwoordelijk. Eventuele gemaakte rapportages kunnen hierdoor afwijken van de werkelijkheid Zorgmomenten In dit scherm kunt u de momenten registreren waarop wel of juist geen zorg wordt geleverd Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het zorgmoment wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij het zorgmoment dat u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. Het zorgmoment wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij het zorgmoment dat u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. Het zorgmoment wordt verwijderd. Opmerking Door middel van het veld inzet geeft u aan of er in de geselecteerde periode wel of juist geen zorg wordt geleverd. Door een moment toe te voegen met inzet: nee kunt u een uitzondering op de regel registreren, bijvoorbeeld i.v.m. afwezigheid van de hulpvrager of vrijwilliger. Zorgmomenten dienen slechts als detaillering van de afspraak. Aan deze gegevens worden geen berekeningen of rapportages ontleend Evaluaties In dit scherm kunt u evaluaties registreren die u heeft gehouden met de hulpvrager en/of vrijwilliger betreffende deze zorginzet. 24

25 Toevoegen van een uitgevoerde evaluatie 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht Inplannen van een evaluatie 1. Kies een datum en tijdstip 2. Klik op inplannen 3. De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de evaluatie die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de evaluatie die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De evaluatie wordt verwijderd Declaratie ureninzet In dit scherm kunt u urendeclaraties van vrijwilligers registreren Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De declaratie wordt weergegeven in het overzicht. Indien u een gecumuleerde declaratie invoert (alle opgetelde uren van één periode ineens): 1. Vul bij datum realisatie de laatste datum van de declaratie in. 2. Vul bij opmerking de periode in, bijvoorbeeld een jaartal + maand of weeknummer, afhankelijk van uw declaratieperiode Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de declaratie die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De declaratie wordt weergegeven in het overzicht. 25

26 Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de declaratie die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De declaratie wordt verwijderd Kennismaking wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van een kennismaking wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het zorgmoment wordt weergegeven in het overzicht Activiteiten In dit scherm kunt u activiteiten registreren binnen het dossier. Hiervoor dienen binnen de module Activiteiten eerst activiteiten gedefinieerd te worden zoals deze worden aangeboden door uw organisatie Schermonderdelen Overzicht geregistreerde individuele activiteiten. In dit overzicht staan alle geregistreerde individuele activiteiten die gekoppeld zijn aan dit dossier. Deze activiteiten hebben als kenmerk registratiemethode: individueel Overzicht geregistreerde deelname aan activiteiten. In dit overzicht staan alle activiteiten waarin deze cliënt deelneemt. Deze (groeps-)activiteiten hebben als kenmerk registratiemethode: deelnemers. Registratie levering activiteit. Hiermee worden nieuwe activiteiten geregistreerd binnen dit dossier Registreren van een activiteit 1. Selecteer in de activiteitenboom de gewenste activiteit(en). 2. Indien u een individuele activiteit selecteert, kies 1. Datum levering (standaard vandaag) 2. Leveringsvorm / contacttype (standaard zoals binnen de activiteit gedefinieerd) 3. Bestede tijd 4. Opmerking 5. Opvolgdatum 3. Indien u een groepsactiviteit selecteert, kies 1. Datum inschrijving 2. Status van de inschrijving 4. Klik op toevoegen. 5. De activiteit wordt weergegeven in het betreffende overzicht. 26

27 Let op Er kunnen meerdere groepsactiviteiten tegelijk worden geregistreerd door deze te selecteren, in dat geval geldt de geselecteerde datum en status voor alle gekozen groepsactiviteiten. Activiteiten worden altijd op persoon geregistreerd, en niet op dossier (ook al worden ze geregistreerd vanuit het dossier). Bij een persoon met meerdere dossiers, bijvoorbeeld een vrijwilliger en een mantelzorger, zijn dezelfde activiteiten zichtbaar Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de activiteitregistratie die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De gewijzigde registratie wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de activiteitregistratie die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De registratie wordt verwijderd Doorverwijzingen In dit scherm kunt u doorverwijzingen registreren binnen dit dossier Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De doorverwijzing wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de doorverwijzing die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De doorverwijzing wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de doorverwijzing die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De doorverwijzing wordt verwijderd. 27

28 Opmerking U kunt zoveel doorverwijzingen registreren als u wenst. Het aanwezig zijn van doorverwijzingen (of beter gezegd: doorverwezen) is geen eindstatus van het dossier. Indien dit wel gewenst is kunt u het dossier direct na het toevoegen van een doorverwijzing handmatig afsluiten Mantelzorgers In dit scherm kunt u mantelzorgers registreren binnen dit hulpvragerdossier. Dit zijn dus de mantelzorgers waar u geen directe relatie mee heeft, maar wilt registreren om de hulpvrager beter van dienst te kunnen zijn Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De mantelzorger wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de mantelzorger die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De mantelzorger wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de mantelzorger die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De mantelzorger wordt verwijderd. Opmerking Met deze registratie maakt u geen mantelzorgdossier aan voor de geselecteerde persoon, u geeft alleen een relatie aan. Indien u voor hier geregistreerde mantelzorgers ook directe diensten verleent kunt u voor deze personen een mantelzorgerdossier aanmaken via Nieuwe aanmelding Verzorgden In dit scherm kunt u verzorgden registreren binnen dit mantelzorgerdossier. Dit zijn dus de verzorgde(n) waar u geen directe relatie mee heeft, maar wilt registreren om de mantelzorger beter van dienst te kunnen zijn Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 28

29 3. De verzorgde wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de verzorgde die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De verzorgde wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de verzorgde die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De verzorgde wordt verwijderd. Opmerking Indien u voor hier geregistreerde verzorgden ook directe diensten verleent kunt u voor deze personen een hulpvragerdossier aanmaken via Nieuwe aanmelding Coördinatoren In dit scherm kunt u de coördinatoren registreren die verantwoordelijk zijn voor dit dossier Toevoegen 1. Kies de coördinator die u wilt toewijzen. 2. Klik op opslaan 3. De cöordinator wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de coördinator die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De coördinator wordt verwijderd. Let op Elk dossier dient minimaal één coördinator te bevatten. Het is hierdoor niet mogelijk de laatste coördinator te verwijderen. 29

30 4. Module Vrijwilligers Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op vrijwilligersdossiers. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven. 30

31 4.1. Nieuwe aanmelding In dit scherm kunt u: Een nieuw vrijwilligersdossier aanmaken Het registreren van het eerste contact van een vrijwilliger met uw organisatie 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond Zoek dossier In dit scherm kunt u een bestaand vrijwilligerdossier opzoeken op basis van een aantal bekende criteria. 1. Vul bekende criteria in in het formulier 2. Klik op maak selectie om de zoekactie te starten 3. Klik op toon alle om zonder criteria te zoeken (alle dossiers worden getoond) 4.3. Snelzoekschermen De in het diagram met * gemarkeerde schermen zijn snelzoekschermen voor het vinden van dossiers met bepaalde eigenschappen. 1. Vul bekende criteria in in het formulier 2. Klik op maak selectie om de zoekactie te starten 3. Klik op toon alle om zonder criteria te zoeken (alle dossiers worden getoond) Regels voor markering Om snel inzage te geven in de status van de items wordt gewerkt met markeringen. Het aantal te markeren regels wordt tevens in het menu weergegeven, het menu-onderdeel wordt dan ook vet getoond. De telling die wordt gemaakt geldt voor alle dossiers binnen uw organisatie (niet slechts de dossiers waarvan u coördinator bent). De criteria gelden voor de markering zijn: Intakes: Geplande, niet ingevoerde intakes met geplande datum in het verleden Evaluatiegesprekken: Geplande, niet ingevoerde evaluatiegesprekken met een geplande datum in het verleden. Trainingsfase: Trainingsfasen met status: lopend Hulpaanbod: Hulpaanbod met de status nieuw of gedeeltelijk ingevuld Elke markering is ook apart te openen, en de ingestelde criteria zijn ook te wijzigen. 31

32 4.4. Vrijwilligersdossier Dit scherm bevat alle informatie die binnen het vrijwilligersdossier is geregistreerd. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar alle onderliggende informatie, om deze in te zien of te wijzigen Dossieronderdelen Het dossierscherm kent de volgende onderdelen. De meeste onderdelen bevatten een knop toevoegen/wijzigen welke verwijst naar het onderliggende scherm waar de gedetailleerde gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd. Basisgegevens van de cliënt. Dit zijn verzamelde gegevens, die dienen ter herkenning van het dossier. Klik op de naam van de persoon verwijst naar de uitgebreide details van deze persoon binnen de personenmodule. Knop Wijzig persoonsgegevens verwijst naar het scherm Persoonsgegevens wijzigen Knop Dossier verwijderen. Hiermee wordt het gehele dossier verwijderd. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het 32

33 opschonen van uw databestand. In andere gevallen kunt u beter gebruik maken van Afsluiten dossier. Vervolgstappen. Zie Vervolgstappen. Knop doorgaan >> voert de geselecteerde vervolgstap uit. Gegevens aanmelding. De gegevens die zijn ingevoerd bij de aanmelding. Gegevens intake. De gegevens die zijn ingevoerd bij de intake. Gegevens trainingsfase. De gegevens die zijn ingevoerd bij de trainingsfase. Kenmerken & criteria. De kenmerken en criteria behorend bij de vrijwilliger. Beschikbaarheid. De momenten waarop de vrijwilliger beschikbaar is Hulpaanbod. De aangeboden hulp. Klik op een hulpaanbod verwijst naar het scherm Hulpaanbod. Zorginzetten. De geboden hulp t.b.v. de ingevoerd hulpaanbod (koppelingen met vrijwilligers) Klik op een zorginzet verwijst naar het scherm Zorginzet binnen het betreffende hulpvrager- of mantelzorgerdossier. Evaluatiegesprekken. De geplande en/of ingevoerde evaluatiegesprekken. Geleverde activiteiten. De bij deze vrijwilliger geregistreerde geleverde activiteiten (contacten etc.) Deelname aan activiteiten. De bij deze vrijwilliger geregistreerde activiteiten waar aan wordt deelgenomen. Contactpersonen. De bij deze persoon geregistreerde contactpersonen (familie, vrienden, overige relaties). Werkzaam voor organisatie. De dienstbetrekkingen van deze vrijwilliger (zowel beroepsmatig als vrijwillig voor andere organisaties) Vervolgstappen Dit scherm kent geen standaardprocedure. Wel geeft het systeem u voorstellen voor mogelijke vervolgstappen, afhankelijk van de huidige status en invulling van het dossier. 1. Kies één van de mogelijke vervolgstappen: Intakegesprek inplannen op vastgestelde datum randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd Resultaten van de intake invoeren randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd of een intake is gepland Trainingsfase registreren randvoorwaarde: uitkomst intake is training benodigd Kenmerken & (matching-)criteria invoeren randvoorwaarde: uitkomst intake is motivatie en vaardigheden zijn in orde of uitkomst trainingsfase is succesvol Invoeren hulpaanbod randvoorwaarde: als bij kenmerken & criteria Invoeren beschikbaarheidsmomenten randvoorwaarde: als bij kenmerken & criteria Evaluatiegesprek inplannen op datum randvoorwaarde: als bij kenmerken & criteria Resultaten van een evaluatiegesprek invoeren randvoorwaarde: een evaluatiegesprek is gepland 33

34 Activiteit registreren Dossier afsluiten De manier om dossiers af te sluiten. U kunt hier in 1 stap al het hulpaanbod, zorginzetten en het dossier afsluiten. Het dossier is te heropenen, maar de afgesloten hulpvragen en evt zorginzetten worden niet heropend. 2. Klik op doorgaan >> om de gekozen vervolgactie te starten. Het betreffende scherm wordt geopend Persoonsgegevens wijzigen Zie Persoonsgegevens wijzigen bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers Contactpersonen Zie Contactpersonen bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers Aanmelding In dit scherm kunt u de aanmeldingsgegevens wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond Intake In dit scherm kunt u de intakegegevens wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking 1. Overige dossierfuncties zijn afhankelijk van de waarde die u kiest bij uitkomst. 2. Uitkomst motivatie en vaardigheden zijn in orde geeft u alle verdere mogelijkheden, verdere invoerbeperkingen worden uitgeschakeld. 3. Uitkomst training benodigd geeft u de mogelijkheid de trainingsfase te registreren, overige invoerbeperkingen blijven van kracht. 4. Uitkomst vrijwilliger is ongeschikt verandert de invoerbeperkingen niet. Wanneer u geen verdere acties na deze uitkomst wil registreren dan kunt u het dossier afsluiten. 5. Als u alleen de geplande datum wilt wijzigen, gebruik dan het bovenste gedeelte. 34

35 4.9. Trainingsfase In dit scherm kunt u de aanmeldingsgegevens wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking 1. Overige dossierfuncties zijn afhankelijk van de waarde die u kiest bij uitkomst. 2. Uitkomst nog niet bekend verandert de invoerbeperkingen niet. 3. Uitkomst training succesvol geeft u alle verdere mogelijkheden, verdere invoerbeperkingen worden uitgeschakeld. 4. Uitkomst vrijwilliger is ongeschikt verandert de invoerbeperkingen niet. Wanneer u geen verdere acties na deze uitkomst wil registreren dan kunt u het dossier afsluiten Beschikbaarheid In dit scherm kunt u de momenten registreren waarop de vrijwilliger wel of juist niet beschikbaar is Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De beschikbaarheid wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de regel die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De beschikbaarheid wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de regel die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De regel wordt verwijderd. Opmerking Door middel van het veld beschikbaar in deze periode geeft u aan of de vrijwilliger in de geselecteerde periode wel of juist niet beschikbaarheid is. Door een regel toe te voegen met beschikbaar in deze periode: nee kunt u een uitzondering registreren, bijvoorbeeld i.v.m. vakantie van de vrijwilliger. 35

36 Het registreren van beschikbaarheid dient slechts als hulpmiddel voor het koppelen van hulpvragen en aanbod. Aan deze gegevens worden geen berekeningen of rapportages ontleend Kenmerken & criteria In dit scherm kunt u aangeven welke zaken de vrijwilliger kenmerken en welke criteria de vrijwilliger stelt aan een potentiële hulpvrager. 1. Vink de kenmerken aan die gelden voor de vrijwilliger 2. Kies de criteria die de vrijwilliger stelt aan een potentiële hulpvrager 3. Klik op opslaan 4. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking Criteria zeggen iets over het gewenste kenmerk bij de hulpvrager. Door bijvoorbeeld te kiezen voor roken: nee geeft u aan dat de vrijwilliger liever ingezet wil worden bij een niet-roker. De ingevoerde criteria leiden nooit tot uitsluiting bij het zoeken naar hulpaanbod Invoeren hulpaanbod In dit scherm kunt u een nieuw hulpaanbod toevoegen aan het dossier. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het dossierscherm wordt getoond. Opmerking Bij het toevoegen van een hulpvraag wordt automatisch de status Niet ingevuld / nieuw gekozen. U kunt meerdere hulpaanbod onderbrengen binnen één vrijwilligersdossier. Hierdoor kunt u differentiëren naar bijvoorbeeld periode (start- en einddatum), frequentie en soort hulpaanbod Hulpaanbod In dit scherm worden de details van het hulpaanbod getoond. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar kennismakingen en zorginzetten gekoppeld aan dit hulpaanbod. Hiermee komt u in de betreffende hulpvrager- of mantelzorgerdossiers terecht. 1. Knop wijzigen verwijst naar het scherm Hulpaanbod wijzigen 2. Met de knop verwijderen kunt u het hulpaanbod verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Indien u de hulpvraag wilt beëindigen, volstaat het invullen van de einddatum. 36

37 Status wijzigen 1. Klik in het gekleurde kader op de gewenste status 2. Bevestig met OK 3. Het scherm wordt ververst met de nieuwe statusinformatie Hulpaanbod wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van het hulpaanbod wijzigen. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het scherm Hulpaanbod wordt getoond Activiteiten Zie Activiteiten bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers Evaluatiegesprekken In dit scherm kunt u evaluaties registreren die u heeft gehouden met de vrijwilliger Toevoegen van een uitgevoerde evaluatie 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht Inplannen van een evaluatie 1. Kies een datum en tijdstip 2. Klik op inplannen 3. De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de evaluatie die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de evaluatie die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De evaluatie wordt verwijderd. 37

38 4.16. Organisaties In dit scherm kunt u registreren voor welke organisaties de vrijwilliger werkzaam is (naast uw eigen organisatie). Organisaties kunnen worden toegevoegd in de module Personen Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. De organisatie wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de organisatie die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De organisatie wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de organisatie die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De organisatie wordt verwijderd. Opmerking Alleen de koppeling met de organisatie en de functiegegevens worden verwijderd. De organisatie blijft bestaan binnen de module Personen. 38

39 5. Module Activiteiten Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op activiteiten. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven Activiteiten In dit scherm ziet u de gehele structuur van de binnen uw organisatie gedefinieerde activiteiten. 39

40 De structuur bestaat uit de volgende onderdelen: Categorieën Gebruik categoriën voor het groeperen van activiteiten. Activiteiten met registratiemethode: geen registratie op dossiers Vanuit hulpvrager-, mantelzorger- en vrijwilligerdossiers kan deze activiteit niet worden geregistreerd. Gebruik dit type voor interne activiteiten, bijvoorbeeld projecten. Activiteiten met registratiemethode: individueel Deze activiteiten kunt u als individuele levering registreren bij personen en binnen hulpvrager-, mantelzorger- en vrijwilligersdossiers. Gebruik dit type voor bijvoorbeeld de registratie van contactmomenten, ondersteuning, uitgave van documenten etc. Activiteiten met registratiemethode: deelnemers Deze activiteiten kunt u als groepsactiviteiten registreren bij personen en binnen hulpvrager-, mantelzorger- en vrijwilligersdossiers. Bij registratie wordt de betreffende persoon op de deelnemerslijst geplaatst. Indien u klikt op een categorie wordt het scherm ververst met alleen categorieën en activiteiten die onder deze categorie vallen. Van de activiteiten geplaatst in de geselecteerde categorie wordt een tabel getoond met uitgebreide gegevens, zoals start- en einddatum, registratiemethode, calculaties en geboekte kosten Categorie toevoegen 1. Klik op de categorie waaronder u de nieuwe categorie wilt toevoegen, anders wordt de categorie toegevoegd onder de hoofdcategorie (bovenste laag) 2. Klap het deel Categorie toevoegen onder... open. 3. Vul naam en omschrijving van de categorie in 4. Klik op toevoegen 5. De nieuwe categorie wordt getoond in de structuur Activiteit toevoegen 1. Klik op de categorie waaronder u de nieuwe activiteit wilt toevoegen, anders wordt de activiteit toegevoegd onder de hoofdcategorie (bovenste laag) 2. Klap het deel Activiteit toevoegen onder... open. 3. Klik op sjabloon indien u de activiteitgegevens wilt overnemen van een voorgedefinieerd sjabloon (scherm Beheer sjablonen ) 4. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 5. Kies bij registratiemethode de methode die u wenst, volgens bovenstaande tabel 6. Klik op toevoegen 7. De nieuwe activiteit wordt getoond in de structuur. 40

41 Opmerking Wanneer u gekozen heeft voor registratiemethode individueel of deelnemers kunt u de activiteit registreren binnen de dossiers. Let er wel op dat dit alleen mogelijk is indien de huidige datum tussen de start- en einddatum van de activiteit ligt Activiteit Op dit scherm vindt u alle relevante details van een activiteit. Afhankelijk van het type activiteit, zijn bepaalde onderdelen wel of niet toegankelijk. (in het voorbeeld ziet u een activiteit van het type deelnemers.) 1. Knop wijzigen verwijst naar scherm Activiteit wijzigen 2. Met de knop verwijderen kunt u de activiteit verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Indien u deze individuele- of deelnemersactiviteit niet meer wilt registreren vult u dan de 41

42 einddatum in bij wijzigen. U kunt activiteiten alleen verwijderen indien deze niet is geregistreerd binnen dossiers. 3. De tabel individuele levering aan... toont bij welke personen cq. dossiers de individuele activiteit is geregistreerd. De tabel deelnemersregistratie toont welke personen cq. dossiers op deelnemerslijst staan. Knop deelnemersregistratie verwijst naar het scherm deelnemersregistratie. 4. De tabel geboekte kosten toont de geregistreerde kosten die uw organisatie heeft geboekt op deze activiteit. Knop kostenregistratie verwijst naar scherm Kostenregistratie Knop urenregistratie verwijst naar scherm Urenregistratie 5. De tabel calculatie toont de vooraf gecalculeerde kosten voor deze activiteit en de geboekte kosten voor deze calculatie (absoluut en in procenten) Knop toevoegen/wijzigen verwijst naar scherm Calculatieregels 5.3. Activiteit wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van de activiteit wijzigen evenals resultaten invoeren. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Kies bij registratiemethode de methode die u wenst, volgens bovenstaande tabel 3. Klik op opslaan 4. Het scherm activiteit wordt getoond Deelnemersregistratie In dit scherm vindt u de gehele deelnemersregistratie voor activiteiten met registratiemethode: deelnemers. 42

43 Zoeken raadplegen van de deelnemerslijst Standaard worden alle deelnemers in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1. Typ (een gedeelte van) de achternaam en/of kies een status 2. Klik op zoeken 3. De lijst wordt gefilterd met de door u opgegeven criteria Exporteren van de deelnemerslijst 1. Filter de deelnemerslijst eventueel met behulp van de zoekfunctie 2. Selecteer in de deelnemerslijst de personen die u wilt opnemen exporteren of selecteer alle personen door op het selectievakje linksboven te klikken. 3. Kies voor met selectie: maak export-bestand (CSV) 4. Klik op uitvoeren 5. Klik op openen om het bestand in bijvoobeeld Excel te openen of klik op opslaan om het bestand op uw lokale computer te bewaren. U kunt met het exportbestand bijvoorbeeld (uitnodigings)brieven verzenden of etiketten printen. Dit kunt u doen met behulp van de functie afdruk samenvoegen in Word. Raadpleeg hiervoor eventueel de handleiding van uw tekstverwerker Wijzigen van de status U kunt de status van de deelnemers op de lijst wijzigen, bijvoorbeeld nadat u ze hebt uitgenodigd of de activiteit heeft plaatsgevonden. 1. Filter de deelnemerslijst eventueel met behulp van de zoekfunctie 2. Selecteer in de deelnemerslijst de personen waarvan u de status wilt wijzigen of selecteer alle personen door op het selectievakje linksboven te klikken. 3. Kies voor met selectie: wijzig status en kies de nieuwe status 4. Klik op uitvoeren 5. De lijst wordt ververst met de bijgewerkt status bericht sturen U kunt (een deel van) de deelnemers op de lijst ook een sturen. Voorwaarde hierbij wel is dat de deelnemers een geldig adres in hun persoonsgegevens hebben, en dat op de computer waar u op werkt MS Outlook is geïnstalleerd. 1. Filter de deelnemerslijst eventueel met behulp van de zoekfunctie 2. Selecteer in de deelnemerslijst de personen waarvan u de status wilt wijzigen of selecteer alle personen door op het selectievakje linksboven te klikken. 3. Kies voor met selectie: stuur bericht. 4. Klik op uitvoeren 5. Er opent zich een nieuw bericht (Outlook) met de ingevulde adressen van de geselecteerde deelnemers. 43

44 Inschrijven voor een andere activiteit Het is mogelijk om (een deel van de) deelnemers op de lijst in 1 keer in te schrijven voor een andere activiteit. 1. Filter de deelnemerslijst eventueel met behulp van de zoekfunctie 2. Selecteer in de deelnemerslijst de personen waarvan u de status wilt wijzigen of selecteer alle personen door op het selectievakje linksboven te klikken. 3. Kies voor met selectie: ook inschrijven voor andere activiteit en selecteer de gewenste activiteit in de activiteitenboom. 4. Selecteer een inschrijfdatum en een status. 5. Klik op uitvoeren 6. De geselecteerde deelnemers zijn nu ook bij de andere activiteit geregistreerd Verwijderen van een deelnemer 1. Klik op het verwijder-icoon voor de deelnemer die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met ok. 3. De deelnemer wordt verwijderd uit de lijst. Let op: hiermee verwijdert u informatie. Indien uw doel is om afwezige deelnemers te registreren kunt beter de status wijzigen Deelnemer toevoegen 1. Kies in het formulier deelnemer toevoegen de persoon met behulp van de persoonkiezer 2. Bepaal de inschrijfdatum (standaard vandaag) en de huidige status 3. Klik op toevoegen 4. De deelnemerslijst wordt bijgewerkt Kostenregistratie Met behulp van het scherm kostenregistratie kunt u de gemaakte kosten bij de uitvoering van een activiteit registreren. Dit is vooral van toepassing bij activiteiten met registratiemethode: deelnemers en geen registratie op dossiers, t.b.v. interne projecten en kostenbewaking. Werk zo mogelijk met een voorcalculatie, u heeft dan snel inzage in bijvoorbeeld budgetoverschrijdingen en tevens kunt u de boekingen snel toevoegen doordat gekoppeld kan worden aan de calculatie Overzicht geboekte kosten Standaard worden alle geboekte kosten in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1. Bepaal de zoekcriteria (datum vanaf en tot, medewerker) 2. Klik op zoeken 3. De lijst wordt gefilterd met de door u opgegeven criteria Mogelijke vervolgacties: 44

45 1. Klik op het wijzig-icoon om een boeking te wijzigen 2. Klik op het verwijder-icoon om een boeking te verwijderen Boeking toevoegen 1. Kies de medewerker waarop de boeking betrekking heeft en/of die de kosten heeft gedeclareerd. 2. Kies, indien u deze boeking wilt koppelen aan de calculatie voor overnemen uit calculatie en selecteer een calculatieregel of kies voor losse boeking en vul de omschrijving in. 3. Vul datum realisatie (bijvoorbeeld factuurdatum) en datum boeking (standaard vandaag) in 4. Vul het totaalbedrag in 5. Klik op toevoegen 6. De boeking wordt toegevoegd aan het overzicht 5.6. Urenregistratie Met behulp van het scherm kostenregistratie kunt u de gemaakte uren bij de uitvoering van een activiteit registreren. Dit is vooral van toepassing bij activiteiten met registratiemethode: deelnemers en geen registratie op dossiers, t.b.v. interne projecten en kostenbewaking. Werk zo mogelijk met een voorcalculatie, u heeft dan snel inzage in bijvoorbeeld budgetoverschrijdingen en tevens kunt u de boekingen snel toevoegen doordat gekoppeld kan worden aan de calculatie Overzicht geboekte uren Standaard worden alle geboekte uren in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1. Bepaal de zoekcriteria (datum vanaf en tot, medewerker) 2. Klik op zoeken 3. De lijst wordt gefilterd met de door u opgegeven criteria Mogelijke vervolgacties: 1. Klik op het wijzig-icoon om een boeking te wijzigen 2. Klik op het verwijder-icoon om een boeking te verwijderen Boeking toevoegen 1. Kies de medewerker waarop de boeking betrekking heeft en/of die de uren heeft gedeclareerd. 2. Kies, indien u deze boeking wilt koppelen aan de calculatie voor overnemen uit calculatie en selecteer een calculatieregel of kies voor losse boeking en vul de omschrijving in. 3. Kies indien het een losse boeking betreft tevens een uurtarief 4. Vul datum realisatie (bijvoorbeeld factuurdatum) en datum boeking (standaard vandaag) in 5. Vul het aantal uren in 6. Klik op toevoegen 7. De boeking wordt toegevoegd aan het overzicht 45

46 5.7. Calculatieregels In dit scherm kunt u de voorcalculatie voor een activiteit invoeren Toevoegen 1. Selecteer één van de voorgedefinieerde tarieven en/of vul de omschrijving en het tarief in. 2. Indien u bij tariefsoort uren kiest, registreer dan het tarief per uur en het begrote aantal 3. Indien u bij tariefsoort vast kiest, registreer dan het tarief per eenheid of het totaal bedrag en vul bij begroot aantal respectievelijk het aantal eenheden of 1 in. U kunt bijvoorbeeld zaalhuur uitsplitsen per dagdeel of consumpties per deelnemer. 4. Klik op opslaan 5. De calculatieregel wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de regel die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. De calculatieregel wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de regel die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De regel wordt verwijderd Beheer sjablonen In dit scherm kunt u de sjablonen vastleggen op basis waarvan u later activiteiten kunt aanmaken. In dit scherm beheert u alleen de voor uw organisatie specifieke sjablonen, vanuit een landelijke database worden tevens sjablonen aangeboden Toevoegen 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Zie voor uitleg over de registratiemethode het onderdeel Activiteiten 3. Klik op opslaan 4. Het sjabloon wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de regel die u wilt wijzigen. 2. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 3. Klik op opslaan 4. Het sjabloon wordt weergegeven in het overzicht. 46

47 Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de regel die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. Het sjabloon is verwijderd Beheer tarieven In dit scherm kunt u de tarieven beheren op basis waarvan u calculaties maakt en kosten kunt boeken Toevoegen 1. Vul omschrijving, tariefsoort en tarief in. 2. Klik op opslaan 3. Het sjabloon wordt weergegeven in het overzicht Wijzigen 1. Klik op het wijzig-icoon bij de regel die u wilt wijzigen. 2. Vul omschrijving, tariefsoort en tarief in. 3. Klik op opslaan 4. Het sjabloon wordt weergegeven in het overzicht Verwijderen 1. Klik op het verwijder-icoon bij de regel die u wilt verwijderen. 2. Bevestig met OK. 3. De regel wordt verwijderd. Opmerking Indien u tarieven aanpast die al in gebruik zijn bij boekingen of calculaties worden deze niet meeveranderd. Indien gewenst kunt u deze calculaties of boekingen op dat moment herzien. 47

48 6. Module Personen Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op personen en organisaties. De in deze module vastgelegde personen en organisaties komen terug in de diverse andere modules, o.a. via de persoonkiezer. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven Zoek persoon In dit scherm kunt u een bestaand vrijwilligerdossier opzoeken op basis van een aantal bekende criteria. 1. Vul bekende criteria in in het formulier 2. Klik op maak selectie om de zoekactie te starten 3. Klik op een persoon om naar het scherm Persoon te gaan Persoon Dit scherm bevat alle informatie die bij deze persoon is geregistreerd. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar alle onderliggende informatie, om deze in te zien of te wijzigen Schermonderdelen Het persoonscherm kent de volgende onderdelen. De meeste onderdelen bevatten een knop toevoegen/wijzigen welke verwijst naar het onderliggende scherm waar de gedetailleerde gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd. 48

49 Persoonsgegevens. Knop wijzigen verwijst naar het scherm Persoon wijzigen Knop verwijderen. Hiermee wordt de gehele persoon verwijderd. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Deze functie wordt geblokkeerd indien deze persoon dossiers heeft of voorkomt in relaties bij andere personen. Adressen. Uitgebreide adresgegevens van deze persoon. Hier kunnen ook meerdere adressen van 1 persoon ingevoerd worden (postadres, sleuteladres, bezoekadres). Dossiers. Een tabel met alle open en gesloten dossiers behorend bij deze persoon. Klik op een dossier om naar het betreffende dossierscherm te gaan Contactpersonen. Deze contactpersonen zijn dezelfde als die worden getoond en kunnen worden beheerd binnen dossiers van deze persoon. Klik op het wijzig-icoon voor de regel om een contactpersoon te wijzigen. U gaat naar het scherm Contactpersoon wijzigen Klik op het verwijder-icoon voor de regel om de contactpersoon te verwijderen. Let op: u verwijdert slechts de relatie tussen de personen. De persoonsgegevens van de contactpersoon blijven bewaard. Vul het formulier in en klik op opslaan om een contactpersoon toe te voegen 49

50 Geleverde activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde geleverde activiteiten (contacten etc.) Deelname aan activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde activiteiten waar aan wordt deelgenomen. Werkzaam voor organisaties. In deze tabel worden dienstbetrekkingen van de persoon bij door u geregistreerde organisaties getoond Persoon wijzigen In dit scherm kunt u de uitgebreide gegevens van een persoon wijzigen. Wijzigingen in dit scherm worden doorgevoerd naar alle modules en dossiers waar deze persoon gekoppeld is. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het persoonscherm wordt getoond Adressen In dit scherm kunt de u de adresgegevens van een persoon wijzigen. Wijzigingen in dit scherm worden doorgevoerd naar alle modules en dossiers waar deze persoon gekoppeld is. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het persoonscherm wordt getoond Activiteiten Zie Activiteiten bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers Persoon toevoegen In dit scherm kunt een nieuwe persoon toevoegen aan het bestand. Controleer altijd eerst met behulp van Zoek persoon of de persoon al bestaat, dit voorkomt dubbele gegevens. Indien u een nieuwe hulpvrager, mantelzorger of vrijwilliger wilt toevoegen kunt u beter gebruik maken van Nieuwe aanmelding in de betreffende modules. 1. Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 2. Klik op opslaan 3. Het persoonscherm wordt getoond Organisaties In dit scherm kunt u de organisaties beheren waarmee uw organisatie te maken heeft, bijvoorbeeld externe vrijwilligersorganisaties, opdrachtgevers en projectpartners. 50

51 Organisatie zoeken Standaard worden alle organisaties in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1. Type naam, plaats en/of type van de organisatie 2. Klik op zoeken 3. De lijst wordt gefilterd met de door u opgegeven criteria Mogelijke vervolgacties: Klik op toon alle om alle organisaties te tonen. Klik op een organisatie om naar het scherm Organisatie te gaan Knop nieuw verwijst naar scherm Organisatie toevoegen 6.8. Organisatie In dit scherm ziet u alle informatie die u heeft geregistreerd van een organisatie Schermonderdelen Basisgegevens organisatie Knop wijzigen verwijst naar scherm Organisatie wijzigen Met de knop verwijderen kunt u de organisatie verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Deze functie wordt geblokkeerd indien deze organisatie voorkomt in relaties bij andere modules (bijvoorbeeld doorverwijzingen en partner- of klantorganisatie bij activiteiten) 51