Handleiding ledenlijst voor leden

Transcriptie

1 Handleiding ledenlijst voor leden Versie: maart 2017 Inleiding Via het internet kan een lid een selectie van gegevens van andere leden raadplegen. Alle leden beschikken hiervoor over leesrechten. Een lid mag ook mutaties aanbrengen in haar eigen gegevens. In deze handleiding staan de mogelijkheden beschreven. Inloggen Het inloggen als lid verloopt via de menuknop met de tekst Inloggen ledenlijst op de homepage of direct via het internetadres: Vergeet niet de s achter https te zetten! Deze s staat voor secure (veilig) en dat betekent dat de gegevens, bij het versturen via de eigen computer naar het internet en andersom, automatisch worden versleuteld ter beveiliging. 1) Er komt nu een inlogscherm in beeld met een invoerveld voor de individuele gebruikersnaam en wachtwoord. De eerste keer moet u uw gebruikersnaam en wachtwoord zelf opvragen. Klik onderin dit inlogscherm op de aanklikbare tekst: Klik hier voor het opvragen van uw toegangscodes. 1

2 Door op dzee aanklikbare tekst te klikken komt er een scherm in beeld waarop u uw privé adres kunt invullen zoals al is ingevoerd in deze ledenadministratie. Voer ook het woord op het plaatje in en klik op de grijze knop Verzenden. Dit plaatje is ter beveiliging van de ledenlijst. 2

3 Als het opgegeven mailadres overeenkomt met uw mailadres in de ledenadministratie ontvangt u per mail een bericht met uw gebruikersnaam en een aanklikbare hyperlink naar een webpagina waar u zelf uw wachtwoord kunt samenstellen en activeren. Het wachtwoord moet minimaal uit 8 en kan maximaal uit 20 karakters bestaan en moet minimaal zijn voorzien van 2 cijfers. Klik op Suggestie als u liever heeft dat het systeem een geschikt wachtwoord voor u bedenkt. Rond het aanmaken van het wachtwoord af door te klikken op de knop Wachtwoord wijzigen. Uw wachtwoord is nu meteen actief. Samen met de gebruikersnaam in de automatisch verzonden mailbericht vormt dit de toegangscode tot de ledenlijst. Ga vervolgens terug naar het inlogscherm en voer hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Typ vervolgens het woord op het plaatje over in het invoervakje rechts van dit plaatje. Klik tot besluit op de grijze knop Inloggen om in te loggen. U krijgt nu toegang tot de ledenlijst. Na het inloggen komt u automatisch op het startscherm terecht waarmee u een zoekvraag kunt samenstellen. In de zoekresultaten komen dan de leden in beeld die aan uw zoekvraag voldoen. Er kunnen maximaal 5 zoekcriteria worden ingesteld per zoekvraag (1 zoekcriterium per uitklapmenu). U mag ook slechts 1 zoekcriterium gebruiken. Vervolgens kunt u met de EN en OF button regelen of de door u gezochte leden voldoen aan 1 van de zoekcriteria of alle zoekcriteria. 3

4 Tot besluit kunt u bepalen hoe de zoekresultaten (gevonden leden) gesorteerd moeten worden. Als u hier niets kiest worden de leden alfabetisch gesorteerd, letter a bovenaan. Zie ook verderop in deze handleiding. Als u geen zoekvraag wilt stellen maar gewoon de lijst met alle leden zou willen zien kunt u klikken op het icoon met het vergrootglas. Het duurt wel even voordat alle leden in een lijst worden getoond. De lijst die nu in beeld komt is de lijst van alle leden. In de linker bovenhoek wordt in het rood het aantal gevonden zoekresultaten, dus gevonden leden weergegeven. In dit voorbeeld gaat het om alle 3170 leden. Klik op het groene zaklamp icoon voor de naam van een lid om gegevens van dit lid te lezen. Gegevens lezen op de leespagina met de ledengegevens Klik op het groene zaklamp icoon voor de naam van een lid om gegevens van dit lid te lezen. Zichtbaar wordt de leespagina gevuld met gegevens van het geselecteerde lid. 4

5 Gegevens bewerken (schrijven) Onder gegevens bewerken wordt verstaan het aanvullen van uw eigen gegevens maar ook het actualiseren van uw gegevens. Klik rechts boven op de hyperlink Mijn Profiel. Deze link geeft toegang tot de onderhoudspagina van uw gegevens. Op basis van uw persoonlijke inlogcode ziet ieder lid alleen haar eigen onderhoudspagina via de link Mijn profiel. U heeft namelijk als lid een eigen onderhoudspagina om uw gegevens in te vullen en actueel te houden. De gegevens met een sterretje zijn verplicht om in te vullen. Het gaat er vooral om dat u uw gegevens controleert en actueel blijft houden. Veel gegevens zijn al ingevuld op basis van informatie die al is opgenomen in de ledenadministratie. Als u gegevens zou willen wijzigen die niet in uw onderhoudspagina zijn opgenomen kunt u het beste contact opnemen met de clubadministrateur of het bureausecretariaat. Verplichte velden dienen gevuld te zijn: wijzigingen in het profiel worden niet opgeslagen als één of meerdere van de verplichte velden leeg worden gelaten. 5

6 De meeste informatie staat op het tabblad Relatie (rode woord boven in beeld). Op het tabblad Lidmaatschap staan maar enkele gegevens. Klik op het woord llidmaatschap om naar dit tweede tabblad te gaan. Het merendeel van de in te voeren velden spreekt voor zich, zoals achternaam, straatnaam huisnummer, etc. Voor een klein aantal gegevens is het van belang hierbij even stil te staan: - Op het tabblad Relatie staat een vink achter Publiceren. Publiceren staat standaard aangevinkt. Op het moment dat u hier de vink uitzet zijn uw gegevens niet meer zichtbaar voor andere leden. Aangezien u ook naar gegevens van andere leden kijkt en dit van belang is om onderling te netwerken hopen wij dat u uw vink aan laat staan! - Op het tabblad Lidmaatschap staat uw inauguratiedatum en de naam van uw eerste club, de club waar u bent geïnaugureerd. Niet te verwarren met de clubnaam op het tabblad Relaties: daar staat de clubnaam waar u nu lid van bent. - Op het tabblad Lidmaatschap staat een vink achter Uniebericht. Dit staat standaard aangevinkt. U kunt dit uitvinken als u het Uniebericht niet wenst te ontvangen. 6

7 Zoek via het selectiescherm Het is, zoals in het begin van deze handlelding al is aangegeven, mogelijk in de ledenlijst te zoeken naar leden. Dit kan bijvoorbeeld door het stellen van een zoekvraag. Het zoekresultaat bestaat uit een selectie van leden die voldoen aan 1 of meerdere gemeenschappelijke criteria. Deze zoekcriteria (het samenstellen van de zoekvraag) kunnen met de uitklapmenu s worden samengesteld. Er kan 1 uitklapscherm met 1 zoekcriterium worden ingesteld, maar ook worden gekozen voor 2,3,4 of 5 uitklapschermen. Hoe meer criteria er in worden gesteld, hoe specifieker de zoekvraag. Klik op het driehoekje naar beneden om de selectiemogelijkheden uit te klappen en te selecteren. Als er geen zoekvraag wordt samengesteld kan er ook direct op het loep icoon rechts onder worden geklikt: de complete lijst van leden komt dan in beeld. Er wordt hier niet standaard mee gestart, met alle leden tonen, omdat dit even kan duren en vaak de reden om in de ledenlijst te kijken meer gericht is: een lid zoeken of eigen gegevens actualiseren. Ook kan worden aangegeven of de zoekresultaten, de leden die moeten worden opgezocht in het ledenbestand, aan alle opgegeven criteria moeten voldoen of juist aan 1 van deze criteria. Voorbeeld Als er wordt opgegeven als eerste zoekcriterium Voornaam is Marian en tweede zoekcriterium Achternaam is Jansen kan vervolgens worden gekozen voor de optie EN of de optie OF. Als er nu EN wordt gekozen zal in de lijst zoekresultaten alleen Marian Jansen worden getoond. Het lid moet aan beide ingestelde criteria voldoen. Als er echter OF wordt gekozen zal in de lijst zoekresultaten iedereen worden getoond met de voornaam Marian ( Marian Bakker, Marian Jansen, Marian Kramer, Marian de Vries etc.) en ook iedereen met de achternaam Jansen (dus Joke Jansen, Marian Jansen, Rieneke Jansen etc.). Tot besluit kan er worden gekozen hoe de zoekresultaten moeten worden gesorteerd: bijvoorbeeld op alfabetisch op achternaam of postcode, clubnaam, clubfunctie. Selectie maken versus snelzoeken 7

8 Door een selectie (zoekvraag) samen te stellen via de 5 selectieschermen kan gericht naar specifieke informatie worden gezocht. Het snelzoek scherm in het rechter menu is er om zoals de term al aangeeft bedoeld om snel en gericht in de database te zoeken naar een bepaald lid, door bijvoorbeeld de achternaam hier in te vullen. De zoekvraag luidt dan: Toon me de gegevens van lid X en niet: Toon me de leden die aan 1 of meerdere kenmerken voldoen. Beeldschermweergave De zoekresultaten worden getoond in rijen, gegevens van 1 lid op 1 rij, maar de getoonde informatie in kolommen. Zo staan alle achternamen onder elkaar, alle plaatsnamen, alle mailadressen, etc. Standaard staan een aantal kolommen ingesteld, maar het aantal kolommen kan worden uitgebreid. Klik daarvoor in het rechter menu. De onderhoudspagina wordt zichtbaar waar aan en uit kan worden gevinkt welke kolommen in de overzichtslijst getoond moeten worden. Plaats bij de gewenste uitvoerkolommen een vink. Klik ter bevestiging van de gemaakte selectie kolommen op de knop Selecteren. Bij het bekijken van de overzichtslijst van leden komen nu de gegevens van de geselecteerde kolommen in beeld. Het kan zijn dat er zoveel kolommen aan staan dat het niet op het beeldscherm past. Er verschijnt dan een horizontale schuifbalk in beeld om toch de kolommen die buiten beeld vallen te bekijken. De volgorde van de weergave van deze kolommen kan niet worden aangepast. Alle kolommen kunnen individueel maar ook tegelijk worden aangezet en uitgezet. Tijdens het werken met de administratie kan eenvoudig worden gewisseld van getoonde kolommen door terug te keren naar deze pagina. Let op: deze persoonlijke instellingen blijven behouden binnen 1 sessie. Dat betekent dat als er is uitgelogd en daarna opnieuw is ingelogd de standaard kolommen er weer aan staan. 8

9 Wachtwoord wijzigen In het rechter menu onderdaan, onder het kopje Extra en dan Bestand kan worden gewisseld tussen 2 opties: standaard staat dit uitklapmenu op Personen, maar voor het wijzigen van het wachtwoord kan het woord Wachtwoord worden geselecteerd. Vul 2 keer een nieuw wachtwoord in ter controle. Door te klikken op Suggestie wordt er een wachtwoord bedacht. Vergeet niet te bevestigen met de knop Wachtwoord wijzigen. Samengevat De in deze handleiding besproken mogelijkheden zijn gerelateerd aan de bevoegdheden van een lid. Mocht er informatie zijn die niet kan worden verwerkt of worden geraadpleegd zal dit geen deel uitmaken van deze bevoegdheden. Raadpleeg daarom bij dergelijke vragen het clubsecretariaat of bureausecretariaat. Zij kunnen hierop verder toelichting geven en wel bepaalde gegevens verwerken in de administratie. Afbeeldingen kunnen afwijken van wat er op het beeldscherm is te zien: door een andere beeldschermresolutie en andere club- of ledeninformatie. Alle werkzaamheden zoals beschreven in deze handleiding dienen tenzij anders vermeld met de floppy disk icoon onderaan de onderhoudspagina s te worden bevestigd. De aangebrachte wijzigingen worden dan opgeslagen. Sla gewijzigde gegevens ook op bij het wisselen van tabblad Relatie en Lidmaatschap. Met het kruisje wordt de schrijfversie verlaten en de leesversie getoond. De aangebrachte wijzigingen worden dan niet opgeslagen en het werken aan de gegevens worden als het ware geannuleerd. Vergeet daarom nooit de aangebrachte wijzigingen altijd te bevestigen door een klik op het floppy icoon! Als er veel mutaties achter elkaar moeten worden aangebracht kan het geen kwaad tussentijds de werkzaamheden te bewaren door tussendoor op het floppy icoon te klikken en dan verder te gaan met het werk. Ook bij u op het werk of thuis kan een (korte) verbreking met het internet plaats vinden en dit heeft ook effect op de online ledenlijst. Rechter menu Het menu aan de rechterkant is in deze handleiding al aan de orde geweest. Hierbij alle mogelijkheden van het rechter menu op een rij: 9

10 Mijn profiel geeft direct toegang tot de onderhoudspagina van de eigen gegevens. Selecteren verwijst naar de pagina waarop een selectie kan worden samengesteld, een zoekvraag met 1 tot maximaal 5 zoekcriteria waaraan de gevonden leden aan moeten voldoen. Maar ook de pagina waar zonder het instellen van zoekcriteria de lijst van alle leden kan worden opgeroepen. Onder het woord Zoeken staat een invoervenster waarmee snel kan worden gezocht in de administratie, bijvoorbeeld door het hier invullen van een achternaam. De drie aanvinkopties hebben effect op de getoonde zoekresultaten: - als leden aan staat wordt gezocht in alle leden van de Unie. - als de vink archief aan staat worden ook de leden getoond waarvan de datum bedankt in het verleden licht, dus leden die geen lid meer zijn. - als alleen de vink club aanstaat kunnen de clubpagina s met clubinformatie worden geraadpleegd. Via de hyperlink Weergave aanpassen kunnen bij het tonen van de zoekresultaten de kolommen aan en uit worden gezet. Zet de juiste kolommen aan door aanvinken, zodat is aangegeven dat deze gegevens zichtbaar moeten zijn voordat de zoekvraag wordt samengesteld. Onder Bestand kan worden gewisseld tussen 2 opties: standaard staat dit uitklapmenu op Personen, maar voor het wijzigen van het wachtwoord moet hier het woord Wachtwoord worden geselecteerd. Als de werkzaamheden aan de administratie zijn afgerond is het goed de administratie te verlaten door te klikken op Uitloggen en de verbinding tussen de eigen computer en de online administratie te verbreken. 10