Vergadering raadscommissie NOTULEN

Transcriptie

1 Vergadering raadscommissie NOTULEN RAADSCOMMISSIE PERSONEEL, VORMING EN INFORMATICA Plaats Raadzaal Datum 05/04/2011 Voorzit(s)ter Anne Sobrie Aanvangsuur 10:05 uur Aanwezig Verontschuldigd Anne Sobrie, voorzitster Herman Pelgrims, ondervoorzitter Chris Taes, Vic Laureys, Michel Vanderhasselt, Jan Vangramberen, Dieudonne Horlait, Roger Heyvaert, Christel Verlinden, Johan De Clercq, Geert Schellens, Yvette Luypaert, Willy Smout, Nico Creses, Eliane Anseeuw-Trogh, Ghislaine Duerinckx, Mia Van Der Elst, Linda Van Den Eede, leden Julien Dekeyser, gedeputeerde Marc Vervloet, directeur informatica Pierre De Hertog, diensthoofd personeelsbeleid Filip Vandekeybus, diensthoofd IDPB Geert Van Esch, secretariaatsverantwoordelijke kabinet Olbrechts Steven Andries, secretaris personeelsbeleid Liesbeth Tobac, secretaris informatica Jean-Pol Olbrechts, Karin Jiroflée, Walter Zelderloo, Monique Swinnen, Elke Zelderloo, gedeputeerden Lodewijk De Witte, gouverneur Marc Collier, provinciegriffier Agendapunten 1 Goedkeuring van het verslag 22 februari 2011 Het verslag van de raadscommissie personeel, vorming en informatica van 22 februari 2011 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. 2 Het opstarten van een gunningsprocedure voor de upgrade van het Documentum-systeem en het afsluiten van een onderhoudscontract. Goedkeuring bestek en vaststelling van de wijze van gunnen. verslaggever: Liesbeth Tobac Marc Vervloet licht het agendapunt kort toe. Hij legt uit dat Documentum binnen onze organisatie wordt gebruikt als onderliggende basis voor documentmanagement en dossieropvolging. De huidige versie wordt niet langer meer ondersteund waardoor het

2 noodzakelijk is te investeren in een upgrade van dit systeem en een nieuw onderhoudscontract af te sluiten. Jan Vangramberen vraagt hoe lang een dergelijke versie van het systeem kan gebruikt worden. Marc Vervloet antwoordt dat dit sterk afhankelijk is van het systeem. In het geval van Documentum beslaat de cyclus een periode van 2 à 3 jaar waardoor deze investering na een dergelijke periode opnieuw dient te gebeuren. Willy Smout stelt vast dat er naast het standaard software-onderhoudscontract eveneens een proactief onderhoudscontract moet worden afgesloten. Daarenboven komt nog een uitgave voor het uitvoeren van diverse interventies. Hij vraagt wat deze verschillende contracten inhouden. Marc Vervloet licht toe dat we een onderhoudscontract moeten afsluiten met de fabrikant van Documentum. Dit geeft het provinciebestuur het recht om: deze software te gebruiken en nieuwe versies ervan te verkrijgen beroep te doen op de support van de fabrikant zelf in geval van problemen. Het 2de luik van het globaal onderhoudscontract slaat op het oplossen van problemen met de toepassingen die met of op deze software zijn gebouwd en bestaat uit een basisbedrag en een variabel bedrag. Indien er een probleem opduikt met de toepassingen, mogen we de leverancier opbellen. Enkel de interventies die worden uitgevoerd op uitdrukkelijke vraag van de directie informatica zullen worden gefactureerd. Die euro is dan ook een maximumbedrag. Het 3de luik kan gebruikt worden om kleinere aanpassingen te laten uitvoeren aan de bestaande toepassingen. Ook hier geldt de regel dat enkel de gepresteerde dagen zullen worden aangerekend. Aangezien de directie informatica al heel wat kennis in huis heeft, kunnen we de aanpassingen die door de firma zelf moeten worden doorgevoerd, tot een minimum beperken. Jo De Clercq drukt zijn bezorgdheid uit over dit dossier. Om deze omgeving up & running te houden is er een uitgave noodzakelijk van rond de euro. Hij vraagt zich af of een dergelijke hoge kostprijs te rechtvaardigen is. Hij vraagt dan ook wie dit systeem gebruikt. Daarnaast wil hij ook wijzen op de evolutie. Indien we dit systeem blijven hanteren en er telkens een laag bovenop zetten, is dit dan nog financieel te verantwoorden? Hij is dan ook vragende partij voor een verduidelijking van de huidige structuur en wat dit voor de toekomst betekent. Chris Taes valt hem bij en vraagt of we op deze manier de monopoliepositie van de firma niet versterken indien we modules blijven enten op dezelfde basis. Willy Smout voegt toe dat het begrijpbaar is waarom de directie informatica kiest voor een dergelijke getrapte constructie maar we mogen de reële kosten niet uit het oog verliezen. Hij wenst hier dan ook een duidelijk overzicht van. Marc Vervloet licht toe dat Documentum wordt gebruikt door ongeveer 250 gebruikers. Heel wat toepassingen hebben Documentum als basis. Voorbeelden hiervan zijn de Vlarem dossiers, het proces agenderen & notuleren, subsidiedossiers, enz. Dit is een workflow systeem dat zorgt voor het doorsturen van talrijke dossiers doorheen heel de organisatie. Wat de monopoliepositie betreft kan gesteld worden dat dit zich enkel op het niveau van de fabrikant situeert aangezien er verscheidene firma's Documentum aanbieden. We kunnen de concurrentie dus wel degelijk laten spelen.

3 Ghislaine Duerinckx vraagt of dit systeem ook in andere provincies wordt gebruikt. Marc Vervloet antwoordt dat Documentum zowel in de stad als de provincie Antwerpen wordt gebruikt. Voorzitster Anne Sobrie vraagt aan de raadsleden of ze akkoord zijn met een extra toelichting rond dit dossier op de raadscommissie van 24 mei De raadsleden stemmen hiermee in. In dit kader wordt ook de bespreking van het volgende agendapunt "leveren van standaard onderhoud op de SAP-licenties en het leveren van eventueel bijkomende SAPlicenties en producten" verschoven naar de raadscommissie van 24 mei Ook dit punt dient gekaderd te worden in het grote geheel. De directie informatica zal een presentatie voorbereiden om toe te lichten wat de huidige informatica pijlers zijn, wat de perspectieven zijn en hoe de agendapunten van vandaag hierin passen. Er worden geen verdere vragen meer geformuleerd. Advies: Het agendapunt zal opnieuw worden besproken in de raadscommissie personeel, vorming en informatica op 24 mei De directie informatica zorgt voor een bijkomende toelichting van dit agendapunt. 3 Het opstarten van een gunningsprocedure voor het leveren van standaard onderhoud voor de bestaande SAP-licenties en het leveren van eventuele bijkomende SAP-licenties en -producten voor het provinciebestuur Vlaams- Brabant. Goedkeuring bestek en vaststelling van de wijze van gunnen. verslaggever: Liesbeth Tobac Advies: Het agendapunt zal opnieuw worden besproken in de raadscommissie personeel, vorming en informatica op 24 mei De directie informatica zorgt voor een bijkomende toelichting van dit agendapunt. 4 Toelichting doelstellingen 2010 dienst personeelsbeleid. verslaggever: Steven Andries Pierre De Hertog, diensthoofd personeelsbeleid, licht het agendapunt toe. Strategische doelstelling 1: Een betere en snellere invulling van de behoefte aan competenties d.m.v. gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers in functie van de doelstellingen van de organisatie. OD 1: Het overleg over de prioriteiten inzake selecties gebeurt in het Managementteam en de conclusies worden telkens aan de deputatie voorgelegd. Vooraleer een vacature in te vullen worden de opportuniteiten van werving, bevordering en interne personeelsmobiliteit systematisch onderzocht. In 2010 werden er 45 selecties (werving en/of bevordering) en 22 selecties in het kader van interne personeelsmobiliteit opgestart.

4 De doorlooptijd van de selecties loopt volgens schema. Deze operationele doelstelling werd volledig uitgevoerd. OD 2: Voor wat de moeilijk in te vullen functies betreft, werd een lijst van knelpuntberoepen opgesteld waarvoor 20 jaar anciënniteit in aanmerking genomen wordt. Er werd ook onderzocht welke de mogelijkheden zijn om te werven zonder diploma. Dit is geen evidente zaak. Hoewel onze rechtspositieregeling in deze mogelijkheid voorziet, eist de Vlaamse Gemeenschap een niveautest die wanneer men hem organiseert voor de deelnemers zonder diploma, ook moet organiseren voor de deelnemers mét diploma. Dit betekent langere procedures en een hogere kostprijs. De dienst personeelsbeleid zoekt verder naar alternatieven. OD 3: De uitvoering van deze doelstelling verloopt volgens schema. Momenteel worden de functiebeschrijvingen van de directeurs en diensthoofden uitgewerkt. Het is de bedoeling dat op die manier de hele organisatie onder handen wordt genomen. OD 4: Het referentiekader van competentiemanagement is klaar. De afstemming van het VTO-beleid hierop vergt tijd en mankracht. Hieraan wordt verder gewerkt. Strategische doelstelling 2: Een beter samenspel tussen de leidinggevenden en de directie personeel inzake HRM tot stand brengen. OD 1: De dienst personeelsbeleid is inmiddels gestart met het systeem van personeelsconsulenten. Zij voeren intensief overleg met de directies en zijn aanwezig op hun stafoverleg. Op die manier leren zij beter de behoeften kennen en is er meer interactie. OD 2: De intranetpagina's werden vernieuwd. Over de projecten en de HR-thema's wordt door de dienst personeelsbeleid via de daartoe bestemde kanalen gecommuniceerd. OD 3: De dienst personeelsbeleid wordt meer en meer betrokken bij organisatiebrede projecten. Er wordt ook op meer structurele basis gecommuniceerd naar het Managementteam. Er wordt meer binnen een projectstructuur gewerkt, waarbij het Managementteam als stuurgroep fungeert. OD 4: Er werden reeds een aantal indicatoren benoemd. Het rapporteren op deze indicatoren is in grote mate afhankelijk van de mogelijkheden op IT-gebied. Tijdens het voorbije jaar werden vooral de bouwstenen gelegd. Het eigenlijke rapporteren begint nu. Strategische doelstelling 3: Een hogere performantie van het HR-beheer door een betere integratie van de verschillende HRM-processen en het geïntegreerd beheer van de informatie. OD 1: Tijdens het eerste jaar werd de basis gelegd. We bereiken nu het punt van vereenvoudiging. Voorheen moest er immers dubbel gelopen worden om de vlotte overgang te verzekeren. OD 2: De module vorming is volledig in gebruik. Voor de module werving & selectie is de blauwdruk klaar maar moeten er nog enkele knopen doorgehakt worden. Voor de module competentiebeheer gebeurt momenteel de analyse.

5 OD 3: De reorganisatie van de dienst personeelsbeleid werd verder doorgetrokken. Functioneel worden de activiteiten ondergebracht in een cel personeelsbeheer en een cel loopbaanbegeleiding. OD 4: Op tweemaandelijkse basis wordt er een issue-vergadering belegd met Arinso en Acerta. De loonverwerking, de RSZ- en fiscale aangiften worden in overleg met Arinso en Acerta in detail bestudeerd zodat de aangiftes correct gebeuren. De kinderziektes die er het eerste jaar nog waren, zijn genezen. Gedeputeerde Julien Dekeyser voegt hieraan toe dat de dienst personeelsbeleid een compleet overzicht heeft gegeven van de complexe taken die tot een goed einde werden gebracht. Hij verwijst eveneens naar de doorlichting waarvan de resultaten vorige week door de deputatie werden besproken en waarover nog voor de zomer een dossier zal voorgelegd worden aan de provincieraad. Dieudonné Horlait vraagt waarom alle strategische en operationele doelstellingen tweemaal uitgeprint worden. Anne Sobrie antwoordt dat het eerste blad een overzicht van de strategische en operationele doelstellingen is en dat de vervolgens in detail wordt ingegaan op elke doelstelling afzonderlijk. Dieudonné Horlait vraagt of Acerta extra kosten aanrekent voor de issue-zittingen, bovenop de vergoeding die hen reeds betaald wordt in het kader van de lopende overeenkomst. Pierre De hertog antwoordt dat dit niet het geval is. Bijkomend juridisch advies dient extra betaald te worden, maar de issue-zittingen vallen onder het raamcontract dat met Acerta werd afgesloten. Dieudonné Horlait informeert naar de rol van Arinso tijdens deze issue-zittingen en vraagt of een ander sociaal secretariaat deze rol eveneens zou kunnen opnemen. Pierre De Hertog antwoordt dat Arinso als ontwikkelaar werd aangetrokken om SAP te implementeren. De eigen inbreng van de directie informatica hierin wordt alsmaar groter. Arinso blijft als gespecialiseerde firma evenwel nodig om de nieuwe modules te ontwikkelen en te programmeren. Acerta daarentegen staat in voor de gegevensverwerking en de berekening van de lonen. Jaren geleden had men voor een andere oplossing kunnen opteren door de lonen in eigen beheer te berekenen of de verwerking ervan te integreren in SAP. Arinso is echter geen sociaal secretariaat, maar wel een ontwikkelaar. Willy Smout verwijst naar het project tweedepensioenpijler en vindt de communicatie hierover zeer wazig en wollig. Uit de beschrijving blijkt noch de timing noch de eigenlijke stand van zaken. Hij vraagt of hierover duidelijkheid kan gecreëerd worden. Gedeputeerde Julien Dekeyser begrijpt de vraag naar duidelijkheid over de stand van zaken in dit project. Hij wijst er evenwel op dat het dossier nog niet volledig rond is en dat het niet aangewezen is om een half afgewerkt dossier aan de raadscommissie voor te leggen. De studie is inmiddels afgerond, maar er dienen nog enkele knelpunten uitgeklaard te worden. Bepaalde systemen impliceren bijvoorbeeld een benadeling van de statutaire personeelsleden. Hierover dient bijkomend onderzoek te gebeuren door het bureau, in overleg met de FOD. Op federaal niveau moeten nog een aantal wetteksten

6 goedgekeurd worden. Dit sleept door de moeilijke regeringsvorming langer aan dan verwacht. Voorlopig wachten we dan ook nog even af, maar mocht dit te lang duren dan zal de gedeputeerde alsnog toelichting geven bij dit dossier in de raadscommissie. Hoe dan ook is er zeker geen gebrek aan goede wil bij alle partijen. Ook de vakbonden beseffen dit en stellen zich constructief op. Er worden geen verdere vragen meer geformuleerd. Advies: Het agendapunt wordt ter kennisgeving aan de provincieraad voorgelegd. De voorzitster sluit het agendapunt af. 5 Toelichting doelstellingen 2010 interne dienst voor preventie en bescherming van de werkplek. verslaggever: Filip Vandekeybus Filip Vandekeybus, diensthoofd IDPB, licht het agendapunt toe. De taken en opdrachten van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk liggen grotendeels vast via de Wet op het welzijn op het werk (08/1996) en haar uitvoeringsbesluiten. De doelstellingen van de dienst vallen dan ook hoofdzakelijk binnen dit kader. Strategische doelstelling 1: Tegen 2012 moet het provinciebestuur voldoen aan de elementaire wettelijke verplichtingen betreffende welzijn op het werk. OD 1: In 2010 formuleert de dienst correcte en tijdige schriftelijke adviezen over de concrete vragen die gesteld worden. Wanneer de dienst zelf een probleem vaststelt, wordt het advies spontaan geformuleerd. Omwille van een forse toename aan administratieve lasten in 2010 kon nog geen registratietabel ontworpen en bijgehouden worden. Toch kunnen we stellen dat praktisch alle vragen (> 90%) binnen de vooropgestelde termijn beantwoord werden. Het vroeger betrekken van de IDPB in de projectfase zou nog een verbetering van de dienstverlening kunnen inhouden. OD 2: In 2010 voert de dienst de wettelijk verplichte onderzoeken (arbeidsongevallen, keuringen, werkposten, risicoanalyse, rondgang, enz.) uit en maakt waar nodig een rapport op dat aan de juiste instanties wordt overgemaakt. Alle locaties werden in 2010 bezocht. Daarbij werd de voortgang bekeken op basis van o.a. de lijst met inbreuken en opmerkingen. Van elk bezoek werd een verslag opgemaakt dat werd afgeleverd aan de HOC's en de betreffende gebouwverantwoordelijke. OD 3: In 2010 coördineert de dienst de samenwerking met de externe preventiedienst, de werking van de vertrouwenspersonen en het opstellen van de jaaractieplannen In 2010 werd gestart met een nieuwe Externe Preventiedienst. Omwille van 2 rechtsvorderingen bij de Raad van State (waarbij we over de hele lijn in het gelijk gesteld werden) verliep de opstart met een vertraging van enkele maanden, wat voor enkele

7 praktische problemen zorgde op gebied van planning. Desondanks zijn we er in geslaagd om alle verplichtingen van de EDPB nog te laten uitvoeren. De IDPB heeft haar verplichte jaarverslag voorgelegd aan de HOC's en deputatie en tijdig ingediend bij de toezichthoudende overheid. OD 4: In 2010 maakt de dienst de wettelijk voorziene rapporten op (maandverslagen, jaarverslag, omstandig verslag bij een ernstig arbeidongeval, enz.) en maakt het rapport binnen de wettelijk voorziene termijn over aan de juiste instanties. Elke maand werd een maandverslag afgeleverd binnen de voorziene termijn. Strategische doelstelling 2: Tegen 2012 moet het provinciebestuur de IDPB de nodige gegevens kunnen aanreiken om de evolutie betreffende het welzijnsbeleid te kunnen 'meten' en analyseren. Voor deze strategische doelstelling werden voor het werkjaar 2010 geen operationele doelstellingen geformuleerd. Dat wil niet zeggen dat hierrond niets gebeurd is, maar de IDPB is hiervoor afhankelijk van andere partijen. Zo loopt momenteel een dossier voor de aanschaf van een softwarepakket dat de opvolging van bv. keuringen moet vergemakkelijken. Er is ook een centraal documentbeheersysteem aangemaakt waardoor alle betrokken partijen zicht krijgen op belangrijke documenten: diverse keuringsverslagen, brandweerverslagen, diverse attesten, enz. Strategische doelstelling 3: Tegen 2012 moet de IDPB voor het provinciebestuur de logische partner zijn voor de uitvoering van haar wettelijke opdrachten binnen alle 8 de welzijnsdomeinen. Voor deze strategische doelstelling werden voor het werkjaar 2010 geen operationele doelstellingen geformuleerd. Dat wil niet zeggen dat hierrond niets gebeurd is. De IDPB neemt verschillende initiatieven binnen alle domeinen rond welzijn op het werk (veiligheid, gezondheid, stress, grensoverschrijdend gedrag, ergonomie, enz.) en haar rol wordt steeds duidelijker binnen de organisatie. Zo kunnen we vaststellen dat de collega's gemakkelijker de weg vinden tot bij de IDPB bij vragen of problemen. We kunnen ook duidelijk vaststellen dat steeds meer dossiers die adviesplichtig zijn langs de IDPB passeren. Strategische doelstelling 4: Tegen 2012 dient het provinciebestuur over een duidelijke stand van zaken te beschikken over de te ondernemen stappen om in de loop van de daarop volgende legislatuur tot een geïntegreerd zorgsysteem inzake welzijn op het werk te kunnen komen. OD 1: In 2010 werkt de dienst mee aan ad hoc werkgroepen die thema's behandelen die een link vertonen met "welzijn op het werk" (vb. forum gebouwenverantwoordelijken, tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, alcohol en drugs op het werk, enz.). De IDPB participeert actief in verschillende werkgroepen en fora ter bevordering van het beleid m.b.t. welzijn op het werk. Zo zijn er verschillende toelichtingen gebeurd op het forum gebouwverantwoordelijken, participeert een preventieadviseur in de overlegcomités alsook in de werkgroep veiligheid van PIVO, werd er initiatief genomen

8 voor de opstart van werkgroepen (bv. alcohol- en drugbeleid, opmaak veiligheidsinstructies), enz. Daarnaast werd ook werk gemaakt in de begeleiding van een nieuwe preventieadviseur voor de IDPB, alsook van een veiligheidsverantwoordelijke binnen De Wijnpers. OD 2: In 2010 maakt de dienst de aanvraagdossiers voor nieuwe milieuvergunningen of wijzigingen van de provincie op, op basis van het initiatief van andere diensten en de gegevens die worden aangereikt door andere diensten. Alle milieuvergunningsaanvragen (waarvan de IDPB op de hoogte gesteld was) werden opgemaakt en tijdig ingediend. Er worden geen verdere vragen meer geformuleerd. Advies: Het agendapunt wordt ter kennisgeving aan de provincieraad voorgelegd. De voorzitster sluit het agendapunt af. 6 Varia Er worden geen verdere vragen of opmerkingen meer geformuleerd. Einduur van de vergadering 10:50 uur De secretaris, Liesbeth Tobac De voorzitster, Anne Sobrie