Eindrapportage vervolgtrajecten LCMS (OP 5.4)

Transcriptie

1 Eindrapportage vervolgtrajecten LCMS (OP 5.4) Jenny Brakels (Technische Universiteit Delft) André Koehorst (Universiteit Maastricht) Tijmen Koet (Hogeschool Leiden) Marleen van der Laan (Hogeschool Zuyd) Marjana Rhebergen (Universiteit Leiden) Ellen Sjoer (Technische Universiteit Delft, projectleider) Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 1 van 26

2 Inhoud 1 Inleiding 2 Inventarisatie bestaande en geplande initiatieven 3. Problemen met en oplossingen voor het delen van onderwijsmateriaal 3.1 Inleiding 3.2 Resultaten Universiteit Leiden 3.3 Resultaten Hogeschool Zuyd 3.4 Resultaten Technische Universiteit Delft 3.5 Resultaten Universiteit van Maastricht 3.6 Resultaten Hogeschool Leiden 4. Bewustmaking van resultaten binnen de eigen instelling 5 Conclusie en Aanbevelingen Bijlagen: Deelrapporten werkpakket 2 (separaat bestand) Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 2 van 26

3 1 Inleiding Voor u ligt de eindrapportage van het E-merge project Vervolgtrajecten LCMS (OP 5.4.). Het project werd vervolgtrajecten genoemd, omdat het voortbouwt op de eerste fase van E-merge waarin vier projecten in het kader van het thema LCMS zijn uitgevoerd 1. Het doel van Vervolgtrajecten LCMS was het stimuleren van het gebruik van een LCMS of social software of een combinatie van beide voor het (gezamenlijk) ontwikkelen, opslaan en uitwisselen van (onderwijsgerelateerd) materiaal binnen de Emerge instellingen (Projectplan, p.3). De titel vervolgtrajecten LCMS was echter niet goed gekozen, omdat het projectteam heeft gewerkt vanuit de visie een doordachte inzet van technologie te willen ondersteunen. Niet zozeer het systeem is daarin leidend, maar de toepassingen, en vooral de positieve randvoorwaarden waaraan voldaan moest worden en de belemmeringen binnen instellingen die waar mogelijk uit de weg geruimd moesten worden om deze toepassingen een succes te laten worden. Eerdere LCMS-projecten uit de eerste fase hadden namelijk geleerd dat het delen van onderwijsmateriaal in de breedste zin van het woord - dus hergebruik in al zijn vormen, geen sinecure is. Een tweede uitgangspunt bij dit project was dat het budget bewust niet is besteed aan het vullen van repositories, omdat daar veel geld mee is gemoeid en het rendement vanuit de E-merge doelstellingen gezien laag. Er is gekozen voor een aanpak waarin projectmedewerkers zijn aangezocht van alle E- merge instellingen die kennis en ervaringen met elkaar wilden delen, de colour locale aan elkaar wilden uitleggen en die als linking pin voor de eigen organisatie wilden optreden. Uiteindelijk hebben vijf van de zes E-merge instellingen meegewerkt aan dit project: Universiteit Leiden, Hogeschool Zuyd, Technische Universiteit Delft, Universiteit Maastricht en de Hogeschool Leiden. De insteek van het project was om te bekijken binnen iedere instelling welke bestaande en geplande initiatieven er waren rond het ontwikkelen, opslaan en online delen van onderwijsmateriaal. Wat maakte dat deze projecten succesvol waren en tegen welke belemmeringen werd er aangelopen? (werkpakket 1) Vervolgens is er door iedere instelling een keuze gemaakt voor een initiatief dat verder geholpen kon worden of een bepaald probleem dat kon worden uitgezocht. Het uiteindelijke doel was het delen van onderwijsmateriaal in eerste instantie binnen de eigen instelling te bevorderen. (werkpakket 2). Om oplossingsrichtingen te bepalen voor de geconstateerde problemen of gewenste voordelen te behalen werden ervaringen gedeeld binnen de projectgroep en werd bestaande literatuur geraadpleegd (werkpakket 4). Ten slotte zijn de ervaringen gedissemineerd binnen de eigen instelling (werkpakket 3) en gedeeld met andere instellingen en geïnteresseerden (werkpakket 5). Het project is met kleine aanpassingen verlopen volgens projectplan. De selectie voor een aantal initiatieven in werkpakket 2 is beperkt tot één initiatief waar vervolgens meer tijd aan kon worden besteed, wat de kwaliteit van de resultaten ten goede is gekomen. Er is een groslijst van randvoorwaarden, succes- en faalfactoren gemaakt op basis van de interviews gehouden in het kader van werkpakket 1. Die groslijst is voor een aantal initiatieven uitgewerkt, maar het kostte te veel tijd om dat voor alle initiatieven te doen. Men wilde gezien tijd en budget op dat moment ook aan de slag met het eigen instellingsprobleem. 1 De E-merge projecten binnen het thema LCMS die in de eerste fase zijn uitgevoerd: Op 1.1 Het uitwisselen van digitaal beschikbaar studiemateriaal (content) ten behoeve van (activerend of competentiegericht) onderwijs met behulp van een LCMS Op 1.2 Het ontwikkelen en verzorgen van professionaliseringsactiviteiten over het gebruiken van een LCMS als Hive in het onderwijs Op 1.3 Onderzoek naar het effect van gebruik van een LCMS als Hive op het onderwijs Op 1.4 De digitale bibliotheek in een digitale leeromgeving Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 3 van 26

4 Het project is in tijd - met toestemming van de programmaleiders - drieeneneenhalve maand uitgelopen. De startbijeenkomst was op 13 september twee weken later dan gepland. Werkpakket 1 betrof de inventarisatie van initiatieven binnen de instellingen en die is afgerond voor kerstvakantie, evenals een opzet voor werkpakket 2. In deze opzet is een selectie gemaakt per instelling voor een geconstateerd probleem, met een plan van aanpak om dat probleem aan te pakken. Tijdens de ingelaste midterm review op 22 januari 2007 zijn de resultaten van werkpakket 1 en de vijf voorstellen van werkpakket 2 besproken. Vervolgens bleek voor het bepalen van oplossingsrichtingen van de geconstateerde problemen in het projectplan te weinig tijd uitgetrokken (slechts drie weken). Het kostte meer tijd om een goed beeld te krijgen van wat er over een bepaald probleem is geschreven en welke ervaringen elders zijn opgedaan. Bovendien kregen in deze periode twee van de vijf projectmedewerkers een andere baan binnen de eigen instelling, wat organisatorisch enige aanpassingen vergde. Gelukkig zijn zij in staat gebleken het project af te ronden. De projectgroep is vijf keer face-to-face bijeengekomen: a. startbijeenkomst Delft; b Maastricht; c Leiden; d. midtermreview Utrecht en e Eindhoven. Notulen van deze vergaderingen zijn op te vragen bij de projectleider. Bovendien heeft de projectgroep een aantal keer via Flashmeeting online vergaderd. De deliverables die zijn opgeleverd worden in dit eindrapport samengevat. De deliverable van werkpakket 1 gaat over de inventarisatie van bestaande en geplande initiatieven met het online delen van onderwijsmateriaal bij vier van de vijf deelnemende E-merge instellingen en heeft een uitgebreide rapportage opgeleverd waarvan in hoofdstuk 2 de belangrijkste conclusies worden weergegeven. Werkpakket 2 heeft vijf deelrapporten opgeleverd. Een samenvatting vindt u in hoofdstuk 3; in de bijlage zijn de volledige rapporten opgenomen. Het resultaat van werkpakket 3 is een lijst van activiteiten door de projectleden ondernomen om de resultaten van werkpakket 2 over het voetlicht te brengen bij de verantwoordelijke personen in de instelling. Deze lijst is te vinden in hoofdstuk 4. In de conclusie wordt gereflecteerd op de resultaten van dit project. De nadruk heeft in dit project gelegen op het aanpakken van instellingsspecifieke belemmeringen en het vooruithelpen van potentieel kansrijke initiatieven, gebruikmakend van elkaars expertise en contacten. De disseminatie van de resultaten is daardoor in eerste instantie gericht op de eigen instellingen. Op 13 april j.l. is evenwel het project gepresenteerd door middel van een poster op de toogdag die door E-merge is georganiseerd. Een van de uitgewerkte initiatieven van werkpakket 2 betreft overigens een aanpak van de disseminatie van kennis over de instellingen heen (zie hoofdstuk 3.6). Ten slotte is een kort Engelstalig artikel over het project in voorbereiding dat mogelijk wordt gepresenteerd op een Europese conferentie. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 4 van 26

5 2. Inventarisatie bestaande en geplande initiatieven 2.1 Inleiding De inventarisatie naar bestaande initiatieven, geplande initiatieven en potentiële gebruikers is uitgevoerd bij vier E-merge instellingen: Universiteit Leiden, Hogeschool Zuyd, Technische Universiteit Delft en Universiteit van Maastricht. De Hogeschool Leiden is later aangehaakt. De inventarisatie van het (geplande) gebruik van een LCMS systeem of social software zoals een wiki, waarbij het gaat om het (gezamenlijk) ontwikkelen, opslaan en uitwisselen van onderwijsgerelateerd materiaal was gericht op de volgende groepen gebruikers: - Docenten die materiaal ontwikkelen en delen ofwel materiaal van buiten halen eventueel aanpassen en beschikbaar stellen aan anderen. - Studenten die leermateriaal maken dat bedoeld is om hergebruikt te worden door andere studenten en docenten. (dus niet het inleveren van opdrachten voor een vak waarmee verder niets wordt gedaan) - Andere groepen die (gezamenlijk) leermateriaal ontwikkelen met de bedoeling dat uit te wisselen met anderen, zoals multimediagroepen. De term LCMS werd ruim opgevat; het gaat om systemen die het gezamenlijk ontwikkelen, opslaan en delen van onderwijsmateriaal ondersteunen. De methode om te achterhalen wat er speelt binnen de instellingen, was per instelling enigszins verschillend, maar betrof voor elke instelling een aantal interviews op basis van een interviewschema dat door de projectgroep gezamenlijk is opgesteld. Alvorens het interviewschema te gebruiken, is het getest op een bestaand initiatief waarover al veel bekend was: Digibeeld in Leiden. Naar aanleiding van deze test zijn de vragen bijgesteld. De resultaten uit de interviews zijn aangevuld met eerdere inventarisaties en beleidsplannen (documentanalyse). In deliverable 1 zijn de resultaten per instelling beschreven. In deze eindrapportage zal worden volstaan met de enigszins aangepaste conclusie van deliverable Conclusie deliverable 1 Het onderwerp van deze inventarisatie, uitgevoerd bij vier instellingen voor hoger onderwijs, was het beschrijven van initiatieven die het gezamenlijk ontwikkelen, opslaan en uitwisselen van onderwijsmateriaal tot doel hebben. Veelal wordt voor de technische ondersteuning daarvan een LCMS gebruikt, maar ook initiatieven met social software zijn meegenomen. Het ging zowel om bestaande als geplande initiatieven. De termen LCMS, repository, database, DAMS (data asset management system), document management system worden in deze rapportage gebruikt, omdat de terminologie die de geïnterviewden zelf bezigden, is aangehouden. Uitwisselen binnen en/of buiten de eigen instelling In totaal zijn bij de inventarisaties van de vier instellingen 16 initiatieven verder uitgewerkt. Het gaat hier in de meeste gevallen om bestaande initiatieven, wat maakt dat tevens succes- en faalfactoren in kaart gebracht konden worden. Bij een derde van de initiatieven wordt er materiaal gedeeld met partijen van buiten de eigen instelling. Deze repositories zijn veelal in het kader van (inter)nationale projecten opgezet: Medischonderwijs.nl, Active media, Ellips (Leiden), Proeftuin (Heerlen), Open Course Ware (Delft, gepland). LOREnet Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 5 van 26

6 (Learning Object Repositories Network), dat zich richt op het gebruiken en hergebruiken van onderwijsmateriaal binnen het Nederlandse hoger onderwijs is in een experimenteel stadium en wordt in het najaar van 2006 door de instellingen nog weinig gebruikt. De overige initiatieven zijn volledig op het uitwisselen van onderwijsmateriaal binnen de eigen instelling gericht. De meeste initiatieven zijn faculteit- of opleidingsbreed georiënteerd dan wel voor de gehele instelling bedoeld. Alleen bij de TU Delft worden naast een vanuit centraal geïnitieerde repository, twee vakspecifieke casussen uitgewerkt die tot doel hebben om het onderwijs te vernieuwen. Het ligt voor de hand dat het gezamenlijk ontwikkelen, opslaan en uitwisselen van onderwijsmateriaal vooral zinvol is als het plaatsvindt over grotere organisatie-eenheden, en het heeft bovendien te maken met de ambitie. Er wordt in bijna alle instellingen nagedacht over een centrale repository. Omdat alle vier de instellingen Blackboard gebruiken, is het bij drie van de vier tevens aangeschafte Blackboard Content System daarvoor een mogelijke kandidaat. In Delft, Heerlen en Maastricht zijn er projecten geformuleerd die tot doel hebben de implementatie en het gebruik van Blackboard Content System te stimuleren. Overigens zijn in alle instellingen ook andere systemen aanwezig waarmee materiaal wordt ontwikkeld, opgeslagen en gedeeld, meestal bottom up geïnitieerd. De vraag hoe Blackboard Content System zich verhoudt tot deze initiatieven, is daarom relevant. I2I: wie zijn de instructors? Het ontwikkelen en opslaan van het onderwijsmateriaal wordt meestal door docenten, soms geassisteerd door student-assistenten, gedaan in de beschreven initiatieven. Bij drie projecten: Grassrootproject: wiki (Delft), Digibeeld (Leiden, bij één van de initiatieven) en Proeftuin (Heerlen) wordt dat - bewust - (mede) door studenten uitgevoerd, of in samenwerking met de bibliotheek, bijvoorbeeld bij Digitool (Leiden) en E-readers (Maastricht). Bij Webstroom (Maastricht) wordt materiaal aangekocht en soms bewerkt door docenten. De uitlevering gebeurt zowel aan docenten als aan studenten. Voorbeelden van een traditionele Instructor-to-Instructor database zijn de Demonstration database (Delft) en Livelink in de opleiding PLIC (Heerlen). Ambities De ambities lopen uiteen. Het efficiënter en effectiever ontwikkelen, beheren, ontsluiten en delen van content is een belangrijke. Een voorbeeld is medischonderwijs.nl waar studenten zelfstandig tijd- en plaatsonafhankelijk patientensimulaties kunnen doornemen wat uiteindelijk goedkoper is. Het streven van de centrale Blackboard initiatieven gaat ook in deze richting. In de huidige Blackboard omgeving is er veel content verborgen, of dubbel aanwezig. Door het overzichtelijk en inzichtelijk maken van bestaand materiaal binnen de instelling wordt het gestructureerde en gemeenschappelijke gebruik ervan gestimuleerd. Een virtuele harde schijf maakt het onderwijsmateriaal ook gemakkelijker overdraagbaar aan een opvolger. Soms zijn er praktische redenen waarom het delen en uitleveren van materiaal eenvoudiger verloopt via een database dan via kopieermachines of zware powerpointbestanden, zoals bij respectievelijk Active Media (Japans lesmateriaal) en Digibeeld (Leiden). Eenmaal aanwezig in een database worden de afbeeldingen van Digibeeld inmiddels voor een groot aantal toepassingen gebruikt: toetsen, opdrachten, colleges. Daar komt bij dat bijvoorbeeld diaprojectoren om het beeldmateriaal te tonen in de toekomst niet meer voorhanden zijn. Bij adaptieve oefenprogramma s is een grote hoeveelheid materiaal nodig wat een reden kan zijn om gezamenlijk aan een database te werken. Ten slotte gebruikt men een LCMS of wiki om onderwijsvernieuwing te ondersteunen, zoals het faciliteren van individuele leerpaden of om studenten meer te laten bijdragen aan de ontwikkeling van een vak. Techniek Om de ambitie waar te maken is de wijze waarop het ontwikkelen, opslaan en delen van onderwijsmateriaal technisch wordt ondersteund van belang. Uit een korte inventarisatie blijkt dat met uitzondering van MedischOnderwijs.nl, het onderwijsmateriaal altijd in het systeem zelf wordt Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 6 van 26

7 opgeslagen. MedischOnderwijs.nl linkt naar het materiaal. Het is opvallend dat bij zes van de dertien systemen het materiaal alleen via het systeem raadpleegbaar is. Bij de overige zeven systemen kan er vanuit een ander systeem, bijvoorbeeld de elektronische leeromgeving, gelinkt worden naar het materiaal. Bij vijf systemen hoeft hiervoor niet extra ingelogd te worden. Verder is opvallend dat meer dan de helft van de systemen een extra onderwijslaag hebben bovenop de beheerlaag. Randvoorwaarden, succes- en faalfactoren De eenheid van opslag de grootte van een leerobject varieert van (enkele) afbeeldingen, tot wordbestanden tot modules of lessen in de beschreven voorbeelden, wat van invloed is op de herbruikbaarheid. Deze en andere hiervoor genoemde verschillen kunnen leiden tot verschillende randvoorwaarden, en succes- en faalfactoren. Vooruitlopend op werkpakket twee, is tijdens de interviews gevraagd naar randvoorwaarden, succesen faalfactoren die bij een initiatief van belang werden geacht. Deze eerste inventarisatie heeft meer dan honderd scores opgeleverd over een breed scala van factoren. Een deel daarvan had betrekking op factoren die bekend zijn uit de literatuur rond ICT- en onderwijsprojecten, een voorbeeld daarvan is de factor infrastructuur (die benoemd werd als randvoorwaarde, als succesfactor en als knelpunt). Een ander deel had betrekking op factoren die meer toegespitst zijn op het gebied waarop we ons in dit project concentreren. Een voorbeeld van een dergelijke factor is de classificatie van de inhoud. Het lijkt zinvol om een onderscheid aan te brengen tussen algemene succes- en faalfactoren en factoren die specifiek betrekking hebben op het samen ontwikkelen, delen en uitleveren van leermiddelen. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 7 van 26

8 3. Problemen met en oplossingen voor het delen van onderwijsmateriaal per instelling 3.1 Inleiding Na de inventarisatie van de bestaande en geplande initiatieven waarin in de interviews ook gevraagd is naar (instellingsspecieke) randvoorwaarden, succes- en faalfactoren voor het gezamenlijk ontwikkelen, opslaan en delen van onderwijsmateriaal, heeft iedere projectmedewerker nagedacht over de vraag: Wat gaat er goed in mijn instelling en wat heeft een duwtje nodig? Vervolgens heeft men gekeken of het geconstateerde probleem ook bij andere instellingen speelt. Daarna is per instelling een vraag geformuleerd waar deze instelling behoefte aan heeft/baat bij kan hebben. Ten slotte is een plan van aanpak gedefinieerd om er in het kader van dit E-merge project iets aan te doen. Deze opzet van werkpakket 2 is op 22 januari 2007 tijdens de midterm review voorgelegd aan Hannelore DeKeyser. Zij heeft commentaar geleverd op ieders opzet en dat commentaar is verwerkt in de uitwerking van werkpakket 2. In deze grassroots approach is iedere projectmedewerker in zijn of haar instelling aan de slag gegaan en heeft de projectgroep elkaar gebruikt voor feedback om verder te komen. Daartoe is er ook een aantal keer online vergaderd, via Flashmeeting. Deze grassroots aanpak bleek een vruchtbare methode: projectmedewerkers bepalen zelf waar de behoefte ligt voor de instelling en er vindt tevens kruisbestuiving plaats. Kennis die SamenWerkt bleek op deze manier in de praktijk gebracht. In dit hoofdstuk van de eindrapportage worden de resultaten per instelling samengevat. In de bijlage vindt u de volledige uitwerking van de deliverables van werkpakket Resultaten Universiteit Leiden In werkpakket 1 zijn verschillende toepassingen van LCMS/repository binnen de universiteit Leiden geïnventariseerd. Uit deze inventarisatie bleek dat binnen de universiteit Leiden er al veel ervaring is opgedaan in het gebruik van LCMS/repositories in het onderwijs en er is dus ook veel kennis over de succes- en faalfactoren. De faculteiten Geneeskunde en Letteren bijvoorbeeld beheren verschillende repositories en zetten ze al jaren in het onderwijs in. De faculteit Sociale Wetenschappen en Rechtsgeleerdheid zijn zich op dit moment aan het oriënteren op het gebruik van repositories. Beiden bezitten een groeiende hoeveelheid streaming video en audio bestanden die op een bepaalde manier opgeslagen, uitgewisseld en hergebruikt moeten worden. De keuze is gemaakt om in dit project deze faculteiten te ondersteunen in hun plannen. Aan de hand van de al opgedane ervaringen binnen Leiden, de andere deelnemende E-merge instellingen en bij externe video archieven 2 is een handreiking geschreven die - in eerste instantie - door Sociale Wetenschappen en Rechten gebruikt kan worden bij het het opzetten van een videorepository. Onder een video-repository wordt hier verstaan: een verzameling videomateriaal die digitaal ter beschikking wordt gesteld aan een bepaalde groep met een bepaald doel vanuit een bepaalde impliciete of expliciete onderwijsvisie. Het materiaal kan afkomstig zijn door aankoop, door zelfgemaakt materiaal of materiaal dat door derden is aangeboden. Het materiaal doorloopt een levenscyclus zoals dat van een leerobject. Fasen die binnen deze levenscyclus te onderscheiden zijn: 1. Verkrijgen van materiaal, 2. Materiaal gereed maken voor gebruik in het onderwijs, 3. Zoeken en vinden van materiaal, 2 Denk hierbij aan: Beeld en Archief, Surf Video Portal, You Tube en DiViDu. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 8 van 26

9 4. Gebruik van het materiaal en na afloop, 5. Revisie van het materiaal. Verkrijgen Voorbereiden Selecteren Gebruik Onderhoud In de handreiking worden aan de hand van deze fasen tips gegeven voor het inrichten en gebruik van een video-repository in het onderwijs, ondersteund met voorbeelden van bestaande projecten. De doelgroep van de handreiking zijn de ondersteunende diensten, niet zozeer de docent. In de handreiking worden de volgende aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen worden vervolgens in een voorbeeld uitgewerkt. De volledige Handreiking video-repository van Marjana Rhebergen is te vinden in de bijlage. 1. Ga na wat de onderwijsvisie en ambities zijn en of zij invloed hebben op de repository. Denk hierbij na over: a. Doelgroepen die gebruik moeten maken van de repository b. De handelingen die de gebruikers moeten verrichten (gebruik) c. De toegang tot het systeem (accountbeheer) d. De taalinstellingen e. De ondersteuning (handleidingen, faq, helpdesk) 2. Ga na wat de onderwijsvormen zijn en of deze van invloed zijn op het repositorie-gebruik. In de voorbeelden is dit nagegaan aan de hand van de onderwijsfuncties: a. Vaststellen leerdoelen b. Kiezen leermiddelen/bronnen c. Structureren werkvorm d. Uitvoeren werkvorm e. Begeleiden en feedback f. Beoordeling opstellen 3. Definieer de groepen die het systeem mogen gebruiken en bepaal vervolgens welke rollen en rechten deze groepen hebben op het systeem. 4. Ga na met welke functies het videomateriaal in het onderwijs ingezet gaat worden en welke interactievormen (rechten) hiermee samenhangen. 5. Maak afspraken over het gebruik van materiaal dat aangekocht is of door derden aangeboden is. 6. Maak afspraken met de personen die opgenomen worden over het gebruik en distributie van het materiaal. 7. Bedenk welke rechten de maker heeft ook of beter gezegd zeker als hij of zij naar een andere werkgever gaat. 8. Het is voor docenten en studenten makkelijker als het materiaal automatisch omgezet wordt naar streaming format. 9. Bepaal de minimale set metadata. 10. Bepaal of de minimale set metadata verplicht moet worden ingevuld. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 9 van 26

10 11. Ga na of het mogelijk is om bij het uploaden van het materiaal een standaard set metadata toe te voegen. 12. Indien mogelijk: pas de interface aan de wensen van de gebruiker. 13. Betrek de gebruikers bij het ontwikkelen van de interface. 14. Maak aan de gebruikers duidelijk wat de omvang en inhoud van de repository is. 15. Ga na welke velden voldoende informatie geven over de assets. Moet hiervoor verplicht metadata toegevoegd worden of niet? 16. Maak afspraken met personen die opgenomen worden over: a. Het gebruik van het materiaal. b. Toegankelijkheid van het materiaal voor verschillende groepen c. Verwijderrechten of aanpassingsrechten 17. Bewaar een master voor later hergebruik. Zorg, indien mogelijk, dat het kwaliteitsniveau van het archiefbestand zo dicht mogelijk ligt van dat van het originele bestand. In verband met de duurzaamheid van het materiaal, kan gekozen worden om bestanden om te zetten naar een ander formaat dan wel te verplaatsen naar een andere drager. 18. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het beheer van de master-bestanden. 19. Bepaal of het gebruik van de repository verplicht is of niet. Pas je ondersteuning daarop aan. 20. Zorg dat de ondersteuning makkelijk bereikbaar is voor docenten en/of studenten. Vooral tijdens onderwijsperiodes is het essentieel dat vragen en problemen zo snel mogelijk opgelost worden. 3.3 Resultaten Hogeschool Zuyd Een van de belangrijkste factoren om het gebruik van ICT-toepassingen in het onderwijs te laten slagen is de docent/gebruiker die met de nieuwe ICT-toepassing aan de slag moet. Deze factor is ook bepalend voor het invoeren en het gebruiken van LCMS systemen. Naar aanleiding van de inventarisatie gedaan in werkpakket 1 kan gesteld worden dat Hogeschool Zuyd nog in de beginfase staat van het gebruik van LCMS. De Hogeschool Zuyd wil graag het Blackboard Content System gebruiken om op grotere schaal onderwijsmateriaal te ontwikkelen, te beheren en toegankelijk te maken. Uit de interviews van de verschillende projecten geïnventariseerd door de verschillende collegainstituten in werkpakket 1 komt naar voren dat een (verwachte) voorwaarde van succes de meerwaarde is die gebruikers zien in het inzetten van het systeem. De uitdaging waar Hogeschool Zuyd dan ook voor staat, is het laten aansluiten van de gekozen ICToplossing op de behoefte van de onderwijsorganisatie en onderwijsvisie van de verschillende faculteiten. De afstemming tussen mogelijkheden van het systeem en wat de gebruikers er mee willen (wat ze er beter van worden) is nog niet helder. In dit project is door middel van literatuuronderzoek, gesprekken met de een aantal betrokken bij het E-merge project LCMS en met de vertegenwoordigers van de twee pilotprojecten, geprobeerd zicht te krijgen op de verschillende manieren die er gebruikt zijn om de gebruiker - de docent - te betrekken bij de ontwikkeling c.q. implementatie van ICT toepassingen zoals een LCMS systeem. Doel van dit onderzoek is dan ook te komen tot aanbevelingen die personen betrokken bij innovatieve projecten kunnen helpen om ten aanzien van het aspect gebruiker en toepassing een project succesvoller te laten zijn. In de praktijk van het hoger onderwijs worden de volgende knelpunten geconstateerd: - Projecten worden vaak vanuit de mogelijkheden van de techniek en centraal opgestart; Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 10 van 26

11 - Projecten starten vaak als pilot met de bedoeling de resultaten verder in de organisatie uit te rollen / te implementeren. Gebruikers worden wel betrokken bij (pilot-projecten, maar vaak zijn dit enthousiaste op techniek georiënteerde gebruikers/medewerkers; - Bij de verdere implementatie ontbreekt er vaak tijd en geld om nieuwe medewerkers te faciliteren om het zich het systeem eigen te maken en in te passen in hun eigen omgeving. Vaak ontbreekt het deze nieuwe gebruiker aan inzicht waarom deze nieuwe toepassing voor hem of zijn organisatieonderdeel een meerwaarde biedt. Het MKB lijkt met dezelfde problematiek te maken te hebben als instellingen voor hoger onderwijs. De ontwikkeling en gebruik van ICT-toepassingen en ICT-gebruik bij het Midden en Klein bedrijf was de afgelopen 10 jaren onder de maat. Vaak was dit omdat de MKB er geen idee had wat hij er beter van kon worden. Afgelopen jaren is in het MKB de vraag van de bedrijven zelf steeds meer centraal komen te staan. Om deze vraag helder te krijgen en uiteindelijk centraal te laten staan bij de keuze of ontwikkelingen van ICT, zijn er vanuit diverse overheden, belangenorganisaties etc. initiatieven geweest om de MKB er zijn vraag te laten ontwikkelen. Ook in het onderwijs is het van belang om de gebruiker en dus de vraag centraal te stellen. Vanuit de literatuur is er het een en ander bekend over de motivatie van gebruikers om een product of toepassing te gaan gebruiken. Volgens Rogers blijkt dat een gebruiker over gaat tot gebruik van een product of toepassing naarmate het product of de toepassing: Goedkoper is; Beter zichtbaar en testbaar is; Minder complex is; Past bij eerdere ervaringen van de gebruiker; Statusverlenend is; En de gebruiker beschikt over financiële middelen; Over informatie beschikt; Meer behoefte heeft aan het product; Een sociaal netwerk heeft met meer goedgeïnformeerde personen; Een sociaal netwerk met meer statusgevoelige personen heeft; Een sociaal netwerk heeft waarin meer anderen het desbetreffende product gebruiken. Mensen met meer informatie, kennis en goede netwerken horen vaker bij de innovators. Daarbij zijn ook productkenmerken van belang. Wanneer een product minder duur is en of minder complex zal men ook eerder overgaan tot gebruik. Het lijkt dan ook verstandig om bij innovatieve trajecten c.q. producten en projecten rekening te houden met de doelgroep en de kenmerken van een innovatieve toepassing. Hoe beter deze met elkaar matchen hoe meer kans er is dat de gebruiker de toepassing omarmt. Werkpakket 2 leidt daarmee tot de volgende aanbevelingen die vertaald moeten worden naar het invoeren en gebruik van een LCMS systeem bij de Hogeschool Zuyd: Nulmeting Breng je onderwijsorganisatie in kaart en stel vast in welke mate welke onderdelen gebruik maken van innovatieve producten. Probeer zicht te krijgen op welke medewerkers/faculteiten meer of minder (onderwijs-)innovatie gericht zijn. Houdt met deze informatie rekening bij het starten van innovatieve projecten. Latente vraag De vraag is latent en de meerwaarde nog niet duidelijk voor een groot aantal potentiële gebruikers binnen een onderwijsorganisatie. Laat het ontwikkelen van latente vragen een continue proces zijn; Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 11 van 26

12 - Maak ontwikkelingen aan de interne organisatie zichtbaar, houdt hierbij rekening met kenmerken van de doelgroep; - Maak het zichtbaar door dit te laten vertellen door collega s of door collega-instellingen; - Deel successen; - Maak het zichtbaar door voorbeelden te kiezen die herkenbaar zijn voor potentiële gebruikers; - Laat potentiële gebruikers de meerwaarde ervaren. Ontwikkeling van een innovatieve toepassing - Start met een doelgroep die grip heeft op de technologie/toepassing Grip hebben betekent dan: o De doelgroep heeft een herkenbare vraag; o De doelgroep is goed geïnformeerd en heeft een beeld van mogelijke oplossingen; o De doelgroep is bereid te investeren in het aanleren van het gebruik van de toepassing en het ontdekken van de mogelijkheden. - Stel vast of de door de betrokken doelgroep vastgestelde oplossing een oplossing is die potentie heeft om organisatiebreed een meerwaarde te hebben. Is dit het geval zorg er dan voor dat ook andere doelgroepen die in een latere fase met de toepassing moeten gaan werken, gedurende de ontwikkeling van een toepassing zicht krijgen op de meerwaarde. - Stel met hoofdgebruikers de uiteindelijke functionaliteiten van de toepassing vast; - Houdt in de ontwikkeling van de toepassing rekening met geavanceerde gebruikers die weet wat hij wil of bereid is daarin te experimenteren en met de minder ontwikkelde behoefte van toekomstige gebruikers. - Check bij en informeer toekomstige gebruikers ten aanzien van deze functionaliteiten. Ruim voor deze activiteit ruimte en middelen in, in het project. - Gebruik reacties van toekomstige gebruikers voor de verdere implementatie van het project. - Zorg bij verdere implementatie voor resources om gebruikers te leren omgaan met de toepassing en om de toepassing te integreren in hun eigen werkstructuur. Ten slotte zorg voor een continu proces van vraagontwikkeling en afstemming waardoor uiteindelijk de vraag van de gebruikers vertrekpunt wordt van projecten. De volledige tekst van De gebruiker bepaalt het succes van innovatieve toepassing van Marleen van der Laan is te vinden in de bijlage. 3.4 Resultaten Technische Universiteit Delft Uit de inventarisatie binnen werkpakket 1 blijkt dat bij de TU Delft een behoorlijk aantal projecten zowel bestaand als gepland kunnen worden geïdentificeerd waarin gezamenlijk onderwijsmateriaal wordt ontwikkeld, opgeslagen en gedeeld. Daarnaast is een aantal centrale initiatieven ontwikkeld en behoort het tot de ambitie van de TU Delft om een LCMS op grotere schaal te gaan toepassen. Zowel bij de initiatieven vanuit de opleidingen of faculteiten als bij de TU-brede initiatieven zal de uitdaging de komende jaren zijn de projecten meer sustainable te maken. Bij de initiatieven vanuit de docenten van bepaalde vakken is de opschaling naar vakgroep- of faculteitsbreed gebruik van een repository moeilijk gebleken. Bij de institutionele initiatieven wordt het gebruikte systeem gefaciliteerd en technisch ondersteund, maar om docenten, opleidingen of faculteiten daadwerkelijk op grote schaal gebruik te laten maken van deze systemen moet de (onderwijskundige en organisatorische) meerwaarde daarvan evident zijn. Het doel van dit tweede werkpakket is daarom het in kaart brengen van reële toepassingsmogelijkheden van een LCMS binnen de Delftse onderwijscontext waarbij een Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 12 van 26

13 eerlijk beeld wordt gegeven van de bijbehorende succes- en faalfactoren en de meerwaarde die gebruik van het LCMS daarbij heeft opgeleverd. Met andere woorden: - In kaart brengen van de meerwaarde van het werken met LCMS en LO s bekend uit literatuur en projecten; - In kaart brengen van de succes- en faalfactoren in het gebruik van LCMS en LO s bekend uit literatuur en projecten; - Hoe wordt nieuwe technologie geaccepteerd? Hoe veranderen docenten? - Waar zit de ruimte voor de TU Delft? Wat kunnen we doen? Maar vooral, hoe komen we daar? Voorbeelden van succes- en faalfactoren uit de literatuur zijn: het werken vanuit een bepaalde onderwijswens, beschikbaarheid van tijd en middelen voor de docent, het besef dat het gebruik van een LCMS een onderwijsvernieuwing impliceert, niet alleen het gebruik van een nieuwe applicatie. Wat betekent dat voor de rol van de docent? Een volledig overzicht van de succesen faalfactoren en theorie over de stadia die een docent doorloopt om een verandering zoals het hergebruik van onderwijsmateriaal te accepteren, zijn te vinden in het volledige rapport Rapportage TU Delft van Jenny Brakels dat als bijlage is bijgevoegd. Hierna volgt een samenvatting van de implicaties van de theorie voor een instelling voor hoger onderwijs, in dit geval de TU Delft. Communicatie Om tot resultaat te komen, is communicatie het meest belangrijke aandachtspunt. Communicatie betekent ook werkelijk communiceren op alle niveaus: met docenten, met management, tussen docenten en management, tussen docenten en de ICT ondersteuning, etc. Een effectieve communicatiestrategie erkent dat er verschillende toehoorders zijn op verschillende plaatsen in de universiteit die wellicht een andere boodschap nodig hebben. Daarnaast houdt communicatie ook het communiceren van successen in. Laat weten wat binnen de instelling plaatsvindt, welke projecten worden uitgevoerd, welke resultaten worden behaald en vier deze successen. Docenten weten op die wijze ook van elkaars inspanningen af en zullen eerder geneigd zijn elkaar op te zoeken en van elkaars ervaringen te leren. Inspanningen beperken zich nu nog te vaak tot een enkele docent op de werkvloer. Onderwijsdoelen Bij onderwijsvernieuwingen moet er op worden gelet dat de vernieuwingen worden uitgevoerd in het licht van onderwijskundige doelstellingen, niet om het implementeren van ICT pur sang. Het implementeren van een nieuwe technologie om de technologie zelf, brengt het risico van falen dichterbij. De technologie wordt dan wellicht gebruikt voor oude praktijken, terwijl deze is ontwikkeld voor het ondersteunen van andere onderwijskundige visies. Daarnaast moet rekening worden gehouden met het feit dat als het gaat om het implementeren van een nieuwe technologie met het oog op ondersteuning van onderwijskundige veranderingen, dit vernieuwing in het kwadraat betekent. De docent moet vaak in het kader van onderwijskundige veranderingen al wennen aan een nieuwe situatie, de implementatie van nieuwe tools kan dat proces dan vertragen. In dit soort situaties is het essentieel onderscheid te bewaken tussen ervaringen met het gebruik van de nieuwe technologie en de nieuwe onderwijskundige aanpak die wordt gehanteerd. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 13 van 26

14 Support Een derde belangrijk uitgangspunt bij het laten slagen van vernieuwingsprojecten op het gebied van LCMS is het geven van support aan de gebruikers. Docenten die zich in een vernieuwingstraject bevinden, zullen aanvankelijk meer tijd nodig hebben om zich dingen eigen te maken. Compensatie in tijd en financiële tegemoetkomingen zullen een docent motiveren om door te zetten. Financiële tegemoetkomingen kunnen ook plaatsvinden door het erkennen van publicaties over die vernieuwing. Bovendien is het zaak docenten de ruimte te geven om te experimenteren met de applicatie. Stel een versie van de technologie beschikbaar die het mogelijk maakt snel kennis te nemen van de mogelijkheden ervan en om deze kleinschalig in de praktijk te brengen. Communicatie van eerdere gebruikservaringen en successen elders is hierbij van belang. Naast support in tijd en geld is ondersteuning zowel op onderwijskundig als op technisch gebied noodzakelijk. Docenten moeten een plek hebben waar zij met vragen terecht kunnen en deze ook zo snel mogelijk beantwoord krijgen. Bij ingewikkelde onderwijskundige applicaties moet bovendien goed worden afgewogen of een docent überhaupt de meest geschikte persoon is om met die applicatie te werken. Professionaliseringstrajecten mogen, zeker in dergelijke situaties, daarom niet ontbreken. Door docenten die binnen de instelling met vernieuwingen bezig zijn bijeen te brengen, wordt ook aan support gewerkt. Op dat moment is de docent geen individu op de werkvloer meer maar lid van een team van onderwijsvernieuwers. Erkenning Om vernieuwingen te stimuleren, zal meer waardering moeten worden getoond voor docenten die bezig zijn met vernieuwingen in hun onderwijs. Dit betekent dat de kwaliteit van onderwijsactiviteiten en daarmee ook de ICTO-vaardigheden van de docent moeten worden opgenomen in het HR-beleid. Docenten worden dan jaarlijks geëvalueerd op niet alleen hun onderzoeksprestaties maar ook op hun onderwijsprestaties. Voorts moet bij het aantrekken van nieuw wetenschappelijk personeel de onderwijscompetenties van dat personeel een van de belangrijke selectiecriteria zijn. Ten slotte zal het management het belang van onderwijsvernieuwing moeten uitdragen binnen de werkomgeving van de docent. Als de doelen en visie met de veranderingen bij het management al niet helder zijn, dan is het niet waarschijnlijk dat een docent resultaten zal boeken in die richting. Afstemming tussen beide partijen is in dit opzicht essentieel. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 14 van 26

15 3.5 Resultaten Universiteit Maastricht Binnen instellingen voor Hoger Onderwijs hebben bibliotheken een sleutelrol bij het verzamelen en delen van wetenschappelijke informatie en leermiddelen. Bij de bibliotheken is enorm veel ervaring met collectievorming van fysieke bronnen en de technologie die daarvoor kan worden ingezet. Daarnaast is het aanbieden van elektronische bronnen, met name elektronische tijdschriften, de afgelopen jaren in een stroomversnelling gekomen. Ook op het gebied elektronische leermiddelen is, in het verlengde van de traditionele taken, de afgelopen jaren ervaring opgedaan. Binnen de Universiteit Maastricht wordt op verschillende plaatsen de mogelijkheden van collectievorming rond elektronische leermiddelen onderzocht. Het verst is de instelling op het gebied van e-readers, een eigen initiatief waarin digitale artikelen en gedigitaliseerde delen van moeilijk toegankelijke fysieke bronnen via het internet voor het onderwijs worden aangeboden. Daarnaast wordt voorzichtig gekeken naar de mogelijkheden van externe initiatieven, zoals Webstroom en Academia voor het aanbieden van digitale video en Merlot, het Blackboard Content Systemen en Lorenet voor het delen van leermiddelen. Het doel van werkpakket 2 binnen de Universiteit Maastricht is het verkennen van de bijdrage die bibliotheken kunnen leveren bij het voorkomen en verhelpen van knelpunten. Het rapport probeert op dit vlak aansluiting te vinden bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en onderwijs, en richting te geven bij het zoeken naar praktische methoden voor het beheersen van projecten op het gebied collectievorming voor het delen van digitale leermiddelen. Het samen maken van leermiddelen wordt daarbij buiten beschouwing gelaten, aan de ene kant omdat het maken van inhoud niet aansluit bij de bibliotheektraditie, aan de andere kant vanwege de praktische beperkingen binnen dit project. Dit onderzoek heeft niet de intentie om een kant-en-klare methode voor de beheersing van succes- en faalfactoren aan te reiken, het richt zich slechts op bewustwording rond de verschillende aspecten die een rol spelen bij het slagen of falen van initiatieven voor het delen van leermiddelen, de scope is daarbij in eerste instantie beperkt tot de Universiteit Maastricht. Het delen van leermiddelen is een onderwerp dat door de aanschaf van het Blackboard Content System en het project Lorenet 2.0 voor de Universiteit Maastricht bijzonder actueel is. Het delen van leermiddelen is niet vanzelfsprekend en is politiek gevoelig (met duidelijke voor- en tegenstanders). De uitdaging voor de nabije jaren zal liggen in de technische en conceptuele afstemming van de verschillende initiatieven en het vinden van mogelijkheden om een LCMS/repository in te zetten op een wijze die meerwaarde heeft voor de organisatie, docenten en studenten. Het werken met leermiddelenrepositories zal voor bibliotheken wennen zijn, omdat de doelstellingen afwijken van de andere collecties, en de rol van de bibliotheek mogelijk verschuift van uitvoerend werk rond collectioneren (= Het verzamelen, ordenen en beschikbaar maken van primaire bronnen), naar advies en opleiding van gebruikers buiten de bibliotheek. In dit rapport is die uitdaging niet aan de orde, het rapport verkent de wijze waarop je, als je eenmaal besloten hebt om leermiddelen te delen, grip kunt krijgen op de factoren om dat succesvol te doen. In het rapport hebben we daarbij drie invalshoeken geschetst die van invloed zijn op het succes of het falen van een vernieuwing: 1) De voor ICT-projecten gebruikelijke drivers, randvoorwaarden en succes- en faalfactoren. 2) De specifieke vragen die vanuit het veld van bibliotheek- en documentatie over het delen van leermiddelen kunnen worden gesteld 3) De keuze en inrichting van een systeem dat geschikt is voor een bepaalde toepassing. Op basis van het deze invalshoeken en de inventarisatie van succes- en faalfactoren bij de lopende initiatieven worden de volgende aanbevelingen gedaan: 1. De bibliotheek wordt geadviseerd om, voor zover dat niet gedaan is, kennis te nemen van algemene literatuur over randvoorwaarden, succes- en faalfactoren op het gebied van ICT- en onderwijs en deze kennis bij managen van projecten actief in te zetten. Voor het managen van een Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 15 van 26

16 succesvol vernieuwingsproject is expertise noodzakelijk om op een veelheid aan factoren te monitoren en, indien noodzakelijk, te sturen. 2. De bibliotheek wordt geadviseerd om, voor projectmedewerkers, afdelingshoofden en directie, te werken met een overzichtelijke lijst van randvoorwaarden, succes- en faalfactoren die gebruikt kunnen worden bij communicatie over projecten en het maken van werkafspraken. Bijvoorbeeld: Betrokkenen - Management moet betrokken en competent zijn - Een competente en toegewijde projectleider - Betrek alle stakeholders (verbeeldingskracht) - Vorm een expertteam en een professioneel team - Rollen en verantwoordelijkheden duidelijk maken - Gebruikers rol geven van implementeerder 3. De bibliotheek wordt geadviseerd om, bij het opstellen functionele eisen met opdrachtgevers en eindgebruikers, gebruik te maken van een vragenlijst op basis van inhoudelijke vragen uit het veld van bibliotheek en documentatie. Bijvoorbeeld in het geval van een collectie van primaire bronnen: - Wie gebruikt de collectie waarvoor? - Welke typen primaire bronnen omvat de collectie? - Hoe en door wie worden bronnen geselecteerd? - Hoe en door wie worden bronnen aangeschaft? - Hoe en door wie worden bronnen beschikbaar gesteld? - Waar worden de bronnen beschikbaar gesteld? - Zijn er speciale eisen voor beschikbaar maken, het raadplegen of gebruiken van de bronnen? - Hoe en door wie worden bronnen afgevoerd? - Welke methode van ontsluiting wordt gebruikt? - Hoe en door wie worden bronnen ontsloten? - Worden de bronnen in één collectie verzameld, of betreft het een gedistribueerde colllectie? 4. De bibliotheek wordt geadviseerd om de toegang tot kennis te borgen op het gebied van technologische ontwikkelingen die relevant zijn voor het opzetten van een collectie voor het delen van leermiddelen. Het is daarbij relevant om niet alleen ontwikkelingen te signaleren, maar ook de bruikbaarheid van een ontwikkelen voor een bepaalde toepassing te kunnen beoordelen. Gezien de omvang van de te volgen ontwikkelingen, wordt geadviseerd om op dit gebied actief samen te werken met andere bibliotheken. De volledige tekst van Randvoorwaarden, succes- en faalfactoren voor het delen van elektronische leermiddelen vanuit bibliotheekperspectief van André Koehorst is te vinden in de bijlage. 3.6 Resultaten Hogeschool Leiden Binnen de Hogeschool Leiden wordt in het sociaal agogisch onderwijs gebruik gemaakt van externe deskundigen in het onderwijs. Deze externe deskundigen worden niet alleen ingezet voor gastlessen of stages, maar ook voor het individueel of per groep begeleiden en ondersteunen van studenten op aanvraag van deze studenten, bijvoorbeeld in het projectonderwijs. Ter bekendmaking van de aan de hogeschool verbonden expertise en voor het kunnen benaderen van externen is er nu een Blackboardsite ingericht waarop de gegevens van deze deskundigen staan aangegeven. Contacten tussen externen, studenten en hogeschool verlopen via een docent. De wens Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 16 van 26

17 bestaat om door gebruik van een content management systeem en daarmee slim gebruik maken van workflows, de docent uit dit proces te halen. In het uitwerken van bovenstaande en de wens vanuit e-merge om de aanwezige expertise op het gebied van ICT in het onderwijs beter in kaart te brengen en contacten tussen hulpvragers en bieders beter inzichtelijk en mogelijk te maken (één van de wensen komende uit de toogdag van 13 april) is gaandeweg het project OP 5.4 besloten de uitwerking van de Hogeschool Leiden om te vormen tot een voorstel tot gebruik van het LCMS voor uitwisseling van expertise binnen en tussen de e-mergeinstellingen op het gebied van ICT en onderwijs. Vanuit een onderwijsvisie die door de verschillende E-merge instellingen naar verwachting gedeeld zal worden, namelijk dat de vragen en wijze van leren van de vrager centraal staan, worden er twee hoofdgroepen van ondersteuning onderscheiden: Technische ondersteuning Vragen: 1. Is er een behoefte aan instellingsoverstijgend overleg tussen ICT diensten? 2. Zou het hebben van een bestand met expertises op het gebied van ICT toepassingen in het onderwijs (servicedesk voor e-merge) een meerwaarde hebben voor de verschillende instellingen? Onderwijskundige ondersteuning Voorbeelden zijn het geven van cursussen, ondersteunen bij het aanschaffen en implementeren van een ICT toepassing etc. Vragen: 3. Is er daadwerkelijk behoefte aan het uitwisselen van expertise over de instellingen heen? 4. Bestaat de mogelijkheid de binnen een instelling aanwezige expertise in andere instellingen in te zetten? 5. Is er behoefte aan het uitventen van de eigen expertise binnen e-mergeverband? 6. Vindt samenwerking en uitwisseling nu te weinig plaats op het gebied van ontwikkeling van nieuwe toepassingen en het gebruik ervan? 7. Zijn er hiaten in de ondersteuning binnen de verschillende instellingen? De wenselijkheid van de verschillende ondersteuningsvormen moet in E-merge verband in kaart worden gebracht. Vooruitlopend op het resultaten en om aan de wens tegemoet te komen die op de toogdag is uitgesproken, is in dit verslag gefocust op het inzichtelijk maken van de expertise binnen een instelling en de mate en wijze van ondersteuning die door deze instellingen geboden wordt. De achterliggende functie is tweeledig. Ten eerste zou het hebben van een deskundigenbestand inzicht kunnen geven in de expertise die al binnen de eigen instelling aanwezig is, maar tussen verschillende faculteiten of afdelingen niet bekend is. Ten tweede zou er makkelijker een beroep gedaan kunnen worden op andere instellingen als een bepaalde expertise in een instelling niet aanwezig is, of wanneer het aan menskracht ontbreekt om de ondersteuning binnen de eigen instelling vorm te geven. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn het koppelen van de inschrijving voor een bepaalde cursus over meerdere instellingen (E-merge cursusssen) Om een dergelijk deskundigenbestand te realiseren, is een kader ingericht voor het inschakelen van experts met de volgende uitgangspunten: De communicatie tussen de expert en de hulpvrager dient zonder tussenkomst van derden plaats te vinden De communicatie wordt gestart vanuit de hulpvrager De hulpvrager dient op een zo simpel en snel mogelijke manier een expert te kunnen benaderen De expert beheert de eigen gegevens Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 17 van 26

18 De expert bepaalt de wijze waarop en de tijd waarin hij/zij benaderd en geraadpleegd kan worden De benadering van experts vindt plaats binnen E-merge, maar is niet instellingsgebonden. Inschakelen van experts ter ondersteuning is kosteloos binnen E-mergeverband De term expert slaat op iedere persoon die zich op een deelgebied van ICT in het onderwijs verder ontwikkeld heeft door middel van (zelf)studie of ervaringsdeskundigheid. Uitgaande van deze uitgangspunten is binnen het project OP 5.4 een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden die social software en cms kunnen bieden in de facilitatie van het inschakelen van experts. Hierbij is uiteindelijk gekozen voor het gebruik van een E-merge breed cms, waarin de volgende mogelijkheden dienen te worden gerealiseerd: Vragers kunnen op kernwoorden/vakgebied zoeken naar beschikbare experts Vragers kunnen een mate van expertise aangeven, nodig voor de ondersteuning Vragers kunnen de experts binnen een week benaderen, op de in de informatie aangegeven wijze. Vragers kunnen hun voorkeur aangeven ten aanzien van de wijze van ondersteuning door de expert Experts kunnen de beschikbare tijd en gewenste werkwijze aangeven Experts worden niet benaderd in de tijd dat zij niet beschikbaar zijn voor ondersteuning Experts kunnen hun gegevens zelf up-to-date houden Experts worden alleen op hun expertise bevraagd Experts zij niet meer dan 10 minuten per sessie bezig met het invoeren of updaten van hun gegevens. De tempate die zou moeten worden ontwikkeld om dit proces te ondersteunen en de verschillende zoekmogelijkheden zijn uitgewerkt in het rapport Gebruik van experts in het onderwijs van Tijmen Koet dat is bijgevoegd in de bijlage. Zoals altijd met het breed invoeren van toepassingen over instellingen heen, zal er met name op het gebied van de organisatie en bereidheid/bevoegdheid duidelijkheid moeten komen over de (on)mogelijkheden van het vormgeven van een dergelijke expertbank. Openliggende vragen zijn bijvoorbeeld: Zijn experts bereid de eigen gegevens in te voeren in het LCMS? Zijn experts bereid de eigen gegevens bij te houden in het LCMS? Zijn ondersteuning en onderhoud van het LCMS gewaarborgd? Is het LCMS makkelijk bereikbaar voor experts en docenten Een eerste stap zou kunnen zijn een koppeling van bestaande intitiatieven (reeds ontwikkelde cursussen, spreekuren van deskundigen, onderzoeksverslagen, handleidingen) aan de op dit moment in ontwikkeling zijnde competentiemeter voor ICT in het onderwijs (DOCES). Een tweede fase zou ingezet kunnen worden door de expertise, aanwezig binnen een instelling, voor die instelling beschikbaar te maken in het E-merge LCMS. Wanneer daar een standaard template voor ontwikkeld is, zou de stap naar het gezamenlijk beschikbaar stellen van de informatie snel gemaakt kunnen worden. Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 18 van 26

19 4. Bewustmaking van resultaten binnen de eigen instelling Het doel van werkpakket 3 van het project was het communiceren van de geconstateerde belemmerende factoren of kansen voor het stimuleren van het delen van onderwijsmateriaal binnen de eigen instelling. Het gaat om de bewustmaking van verantwoordelijke medewerkers binnen de instellingen van eventueel belemmerende factoren en de mogelijkheden om ze op te lossen. Hierna is een overzicht opgenomen van de activiteiten die door de verschillende projectmedewerkers zijn ondernomen of nog worden ondernomen in het kader van werkpakket 3: Werkpakket 3 Bewustmaking van mogelijke oplossingen binnen de eigen instelling/ verspreiding resultaten Partner: Universiteit leiden Contactpersoon: Marjana Rhebergen Onderwerp: Handreiking video-repositories Activiteit Doel (groep) Personen Functie- waarom deze groep Resultaat Datum Toesturen en bespreken rapport Kennisneming rapport Beheerder Videoserver & ICT&O coördinator FSW Het rapport is besproken. Het heeft hen bewuster gemaakt van de activiteiten die rond het beheer en gebruik van repositories om de hoek komen kijken. Activiteit Doel (groep) Personen Functie- waarom deze groep Resultaat Datum Toesturen gedeelte rapport & bespreken Metadateren van gecreëerd onderwijsmateriaal ICT&O coördinatoren Letteren Videomateriaal is van metadata voorzien. Er wordt verder nagedacht over archivering bestanden. Activiteit Doel (groep) Personen Functie- waarom deze groep Resultaat Datum Toesturen inventarisatie repositories Ter kennisgeving (op verzoek) Coördinator Lorenet-Universiteit Leiden Ontvangen Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 19 van 26

20 Activiteit Doel (groep) Personen Functie- waarom deze groep Resultaat Datum Toesturen gedeelte rapport Ter kennisgeving (op verzoek) ICT&O coördinatoren Rechten Ontvangen Werkpakket 3 Bewustmaking van mogelijke oplossingen binnen de eigen instelling verspreiding resultaten Partner: Hogeschool Zuyd Contactpersoon: Marleen van der Laan Onderwerp: De gebruiker bepaalt het succes van een innovatieve toepassing Activiteit Gesprek Doel Bespreken resultaat werkpakket 2: Herkenbaarheid problematiek en bruikbaarheid aanbevelingen (groep) Personen 2 Functie Jack Pleumeekers, adviseur ICTOS en projectleider project BbCS, waarom deze adviesnota; groep Judith van Hooijdonk, medewerker bibliotheek Resultaat De problematiek geschetst in werkpakket 2 is herkenbaar voor de gesprekpartners. De aanbevelingen zijn relevant. Geadviseerd wordt de nota voor te leggen aan: de programmamanager ICT in het kader van het project Excellent. Dit project streeft beter projectmatig werken na. Het projectbureau Zuydpool. Datum Activiteit Informeren Programmamanagement ICT Informeren projectbureau Zuydpool Doel Verzoeken om nota te bespreken met projectteam c.q. medewerkers (groep) Personen Chris Kuijpers, programmamanager ICT en beleidsmedewerker ICT Functie Guido Dautzenberg, manager projectbureau Zuydpool waarom deze groep Resultaat Datum Activiteit Informeren projectleden Bibliotheek in kader van BbCS Eindrapportage LCMS-project (Op 5.4) 20 van 26