Personeel. Zo werkt: Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM. Tel.

Transcriptie

1 Zo werkt: Personeel Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: pagina 1 of 29

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Instellingen Inrichting Het programma personeel Zoeken van gegevens...27 pagina 2 of 29

3 1 Inleiding 1.1 Klantproject Het programma Klantproject in de NewbaseOnline applicatie biedt de mogelijkheid allerlei gegevens van van een klantproject vast te leggen, en allerlei gegevens rondom het project vast te leggen en inzichtelijk te krijgen, zoals offertes, orders, facturen, kosten, uren en dergelijke. 1.2 Onderwerpen In deze handleiding wordt beschreven: - Het programma klantproject en project relatie in de programmagroep project. - benodigde instellingen - aanmaken, wijzigen en verwijderen van gegevens - zoeken, afdrukken en exporteren van gegevens - beschikbare dashboards 1.3 Niet beschreven - de werking van de programmagroep instellingen Dit zijn werkzaamheden voor de applicatiebeheerder. het invoeren van organisaties, personen en relaties 1.4 Wat is niet mogelijk Het programma Personeel kent geen salarisadministratie, en is dus niet geschikt voor het aanmaken van salarisstroken. Salaris, vakantiegeld, kleding, maaltijd, internet en overige compensaties kunnen wel worden geregistreerd, maar er wordt geen rekening gehouden met fiscale regelgeving. 1.5 Veronderstelde voorkennis Er wordt verondersteld dat u goed vertrouwd bent met de basisfuncties van de NewbaseOnline-applicatie voor wat betreft het navigeren. In sommige voorbeelden kunnen tabs of subtabs gebruikt worden die niet zijn toegevoegd aan uw gebruikersprofiel. Indien dat noodzakelijk is dan kan de applicatiebeheerder dat alsnog doen. Indien u zich bezig houdt met instellingen wordt verondersteld dat u bekend bent met de mogelijkheden hiervan en zult u de rechten hiervoor toegewezen hebben moeten gekregen van uw applicatiebeheerder. pagina 3 of 29

4 2 Instellingen In de NewbaseOnline applicatie wordt gebruik gemaakt van diverse instellingen, bijvoorbeeld om bepaalde kenmerken te kunnen kiezen uit opzoeklijsten. Ook voor het programma personeel zijn opzoeklijsten beschikbaar die door de applicatiebeheerder in de programmagroep instellingen kunnen worden onderhouden. Daarnaast dienen serienummers ingevoerd te worden. Er wordt van uit gegaan dat de applicatiebeheerder goed bekend is met de programmagroep instellingen en zonder problemen de opzoeklijsten kan onderhouden. De documentatie over de instellingen is te downloaden: Serienummers Aan het programma personeel kan een serienummer worden toegekend. Ook voor de submodules kan een serienummer worden toegekend. We adviseren voor alle modules waarvoor nummering beschikbaar is een serienummer toe te kennen. Het is niet verplicht, maar is sterk aan te raden. Open hiervoor de programmagroep instellingen en open het programma serienummers. Als voorbeeld kiezen we het programma personeel, maar voor de sub-programma s geldt dezelfde werkwijze. Kies voor alle records tonen en controleer of er al een serienummer voor het programma personeel bestaat. Is dat het geval, open dan het serienummer, en is dat niet het geval, maak dan met een nieuwe nummering aan. Kies als programma personeel. Als voorbeeld is zijn enkele gegevens ingevuld. Kies achter genereren bij voor aanmaak. Voor meer informatie betreffende serienummers: zie help_settings.pdf, eventueel te downloaden via de link eerder genoemd. pagina 4 of 29

5 2.2 Opzoeklijst De volgende opzoeklijsten zijn beschikbaar: - Identificatie - HRM checklist - Internal Jobcode Open in de programmagroep instelling het programma opzoeklijsten. Klik vervolgens in de grijze balk en kies voor de groep personeel. De opzoeklijst identificatie wordt getoond. De opzoeklijst identificatie wordt gebruikt in de module personeel in de tab detail achter het kopje legitimatie pagina 5 of 29

6 De HRM-checklist valt onder het programma hrm checks en geeft de mogelijkheid een lijstje van door te nemen punten en aandachtspunten aan te leggen die bij ieder personeellid kan worden doorgelopen. Een eenvoudig voorbeeld is onderstaande vinklijst: Deze lijst wordt gebruikt in de module personeel onder de tab checks : Door te klikken op het import-icoon links in de onderste oranje balk onder de subtab checks worden de waarden ingevoerd in de opzoeklijst geïmporteerd. Die kunnen vervolgens worden afgevinkt en eventueel aangevuld met datum / opmerking. Zie ook Subprogramma checks. De opzoeklijst interne functiecode wordt gebruikt in vele programma s, waaronder organisatie, relatie, gebruiker, diverse projecttypes en in hrm afspraken financieel. pagina 6 of 29

7 Deze opzoeklijst wordt gebruikt op het detailscherm van het programma hrm afspraken financieel en op de subtab fin. Afspraak in het programma personeel (zie afbeelding). Het aanmaken, verwijderen en wijzigen van regels en het invoeren van een opzoeklijst in meerdere talen wordt niet verder beschreven en is te lezen in het helpdocument van de instellingen. pagina 7 of 29

8 3 Inrichting 3.1 Inleiding Om te kunnen werken met het programma personeel en de subprogramma s dienen een aantal basisgegevens te zijn ingevuld. In de eerste plaats zijn dat de eerder genoemde opzoeklijsten beschreven in paragraaf 2.2 Opzoeklijst. 3.2 Dashboards Wordt de programmagroep intern aangeklikt dan wordt het samenvattingsscherm geopend. In dit samenvattingsscherm kunnen dashboards toegekend worden. Het indelen van het samenvattingsscherm met dashboards wordt hier niet uitgelegd en is te vinden via de link: De applicatiebeheerder kan hierbij behulpzaam zijn. Er zijn vier dashboards voor de programmagroep personeel beschikbaar te weten: - Personeel nog te controleren - Tijdelijke contracten - Ziekte verzuim vandaag - Proeftijd t/m vandaag pagina 8 of 29

9 4 Het programma personeel 4.1 Inleiding Het programma personeel bevindt zich in de programmagroep intern. In het programma personeel kunnen diverse personeelsgegevens worden vastgelegd. De basisgegevens worden vastgelegd in de personeelskaart. Vervolgens kunnen diverse gegevens gekoppeld worden, zoals: - vrij dagen - notities - opleiding - algemene afspraken - financiele afspraken - functionering - ziekte verzuim - gegevens van familie - gegevens van de (bedrijfs-) mobiele telefoon - gegevens van de (bedrijfs-) auto Deze sub-programma s staan vermeld in de menu-boom. De schermen van de submodules zijn niet geschikt om gegevens in te voeren. Daarvoor worden de tab s in het programma personeel gebruikt. Zoeken, printen, exporteren, wijzigen en verwijderen van gegevens kan wel in de sub-programma s. 4.2 Het invoeren van een personeelslid Indien er nog geen personeelsleden zijn ingevoerd zijn er in de middelste kolom geen namen zichtbaar. pagina 9 of 29

10 Klik op of om een nieuw personeelslid aan te maken. Er verschijnt nu een popup venster waarin een relatie gezocht kan worden. Een personeelslid dient dus ALTIJD als relatie te zijn ingevoerd. Het invoeren van relaties wordt in dit document niet beschreven. Zoeken we op de relatie Pietje Puk: Klik op om de relatie Pietje Puk als personeelslid aan te maken. De particulier wordt hier gekozen, en dat zal in het algemeen ook de bedoeling zijn omdat correspondentie dan automatisch naar het privé-adres verzonden wordt. De groen omkaderde gegevens kunnen niet in de personeelskaart worden ingevoerd of gewijzigd. Het zijn namelijk eigenschappen van de persoon en die kunnen daarom alleen in het programma persoon worden gewijzigd. Klik op het icoon dat in de schermafdruk blauw omcirkeld is of de rode tekst om de gegevens van de persoon in te zien. pagina 10 of 29

11 Dezelfde gegevens die getoond werden in de personeelskaart worden ook hier getoond en kunnen indien noodzakelijk aangepast of aangevuld worden. Let wel op: Iedere gebruiker die toegang heeft tot het programma persoon in de applicatie en inzage heeft in persoonskaart kan die ook wijzigen. Door op de terugknop te klikken of in de menuboom het programma personeel aan te klikken wordt de personeelskaart weer getoond. Door op deze manier de gegevens vast te leggen wordt voorkomen dat we zowel in het programma personeel als in het programma persoon dezelfde gegevens gaan vastleggen en bij wijziging dus ook twee keer zouden moeten doorvoeren. We hoeven nu alleen de persoonskaart te onderhouden. Niet alle personen zijn echter personeelsleden, dus zijn de personen die tevens personeelslid zijn vastgelegd door een koppeling tussen de personeelskaart en de persoonskaart te maken. Omdat uit privacy-overwegingen, beveiliging van gegevens en functiescheiding het veelal wenselijk is dat meerdere gebruikers toegang hebben tot gegevens in het programma persoon, maar slechts één of enkele gebruikers tot het programma personeel zijn sommige gegevens alleen opgenomen in het programma personeel en niet in het programma persoon. pagina 11 of 29

12 De gegevens die in het detailscherm van de personeelskaart wel ingevoerd en gewijzigd kunnen worden zijn: - - geboorteplaats meisjesnaam (indien van toepassing) legitimatie de opzoeklijst zoals vermeld in paragraaf 2.2 Opzoeklijst, het nummer van het legitimatiebewijs en de datum tot wanneer het document geldig is inactief: het inactief maken van een personeelslid heeft verder geen gevolgen dan dat het in de personeelskaart zichtbaar is dat iemand niet meer actief is. 4.3 Het invoeren van gegevens in subprogramma s Zoals in de inleiding reeds vermeld is het niet mogelijk gegevens in subprogramma s van het programma personeel in te voeren. Die kan alleen op de tabs in het programma personeel. Mochten niet alle tabs in beeld zijn, dan kan aan de rechterzijde nog de mogelijkheid zijn te scrollen: Mochten er toch nog tabs missen die wel wenselijk zijn, dan kunt u uw applicatiebeheerder vragen die toe te kennen. Voor alle tabs geldt dat gegevens aangemaakt kunnen worden in de gelijknamige subtab. Als voorbeeld de tab notities : Om daadwerkelijk een notitie aan te maken kan geklikt worden op in de oranje balk onder subtab notities. Met de verwijderbutton kan de regel worden verwijderd. Door te klikken op de info-button wordt het detailscherm van het subprogramma geopend: Deze zelfde werkwijze geldt voor alle subtabs. pagina 12 of 29

13 Het is mogelijk aan de submodules weer koppelingen te maken (indien die gedefinieerd zijn). In de meeste gevallen zullen de submodules op zich voldoen en zullen geen extra koppelingen nodig zijn. Maakt u wel koppelingen aan, houd er dan rekening mee dat afhankelijk van de gebruikte koppeling ook weer andere gebruikers dan alleen personeelsfunctionarissen en mogelijk leidinggevenden de informatie kunnen inzien indien ze toegang tot dat programma hebben, en de juiste toegangsrechten hebben Subprogramma notities In het algemene voorbeeld in de paragraaf hierboven is reeds het subprogramma notities als voorbeeld gebruikt. Per personeelslid kunnen één of meerdere notities worden geregistreerd. De inhoud van die notities is vrij te bepalen. Ook in de programmagroep crm bestaat een programma notities. Er is een belangrijk verschil tussen de notities uit de programmagroep crm en de notities als subprogramma onder het programma uit de programmagroep personeel. Crm-notities zijn gekoppeld aan de relatiekaart en daarmee ook inzichtelijk in de daar weer aan gekoppelde organisatie en persoon. Deze notities zijn daarmee vooral geschikt voor externe relaties, als klanten, leveranciers, of derden. Normaal gesproken zal vrijwel iedere gebruiker van de applicatie uit hoofde van de functie toegang hebben tot crm-notities. Hrm-notities zijn gekoppeld aan de personeelskaart, en niet inzichtelijk in relatie-, organisatie- en persoons-kaart. Alleen personeelsfunctionarissen en wellicht leidinggevenden zullen normaal gesproken toegang hebben tot de personeelsmodule en de bijbehorende submodules. De mate van vertrouwelijkheid van de informatie kan daarmee veel groter zijn. pagina 13 of 29

14 4.3.2 Subprogramma hrm opleiding Gevolgde opleidingen kunnen worden geregistreerd. Het detailscherm van een opleidingsregel: Afhankelijk van de gekozen werkwijze kunnen zowel afgeronde als lopende als ook toekomstige (geplande) opleidingen worden geregistreerd. Toekomstige opleidingen kunnen ook geregistreerd worden als hrm afspraken algemeen. pagina 14 of 29

15 4.3.3 Subprogramma hrm afspraken algemeen In het subprogramma hrm afspraken algemeen kunnen afspraken worden vastgelegd die met de medewerker zijn gemaakt. Dit zouden afspraken kunnen zijn naar aanleiding van een functioneringsgesprek of het aangaan van een proefperiode. Het detailscherm: pagina 15 of 29

16 4.3.4 Subprogramma fin. afspraak In het subprogramma financiele afspraak kunnen afspraken over salaris en andere vergoedingen worden vastgelegd. In het hoofdscherm staan basisgegevens vermeld. De gegevens in het groene kader kunnen gewijzigd worden in het programma persoon (zie ook 4.2 Het invoeren van een personeelslid) - woon <> werk km: het aantal kilometers woon-werk verkeer datum in dienst: de datum waar op de medewerker in dienst is gekomen; het aantal dienstjaren wordt berekend datum uit dienst inactief opmerking week loon: aanvinken indien uitbetaling per week plaatsvindt uurloon: voor niet-fulltimers: het huidige uurloon. Vervolgens kunnen financiele afspraken worden vastgelegd, zodat ook een historie kan worden opgebouwd. De functiegroep opzoeklijst is aanpasbaar door de applicatiebeheerder. Zie hiervoor 2.2 Opzoeklijst. De kolom type heeft een aantal vaste waarden waaruit gekozen kan worden en is niet aanpasbaar, ook niet voor de applicatiebeheerder. pagina 16 of 29

17 Door te klikken op de info-button wordt het detailscherm van het subprogramma geopend: Het bankrekeningnummer dat getoond wordt, staat geregistreerd in het programma persoon. Vervolgens kunnen afdeling, functiegroep en functie worden ingevoerd. De datum-gegevens en het type stonden reeds vermeld op de subtab in het programma personeel. Indien het geen voltijd dienstverband is, dan kan aangegeven worden hoeveel dagen of uren het contract betreft. Indien van een tijdelijk dienstverband sprake is kan dat worden aangevinkt. Vervolgens kunnen financiele gegevens zoals bedragen voor spaarloon, salaris, vakantiegeld en diverse compensaties worden ingevuld. pagina 17 of 29

18 4.3.5 Subprogramma functie rapport In het subprogramma functie rapport kunnen gespreksverslagen worden vastgelegd met bijvoorbeeld leidinggevenden van het personeelslid of het personeelslid zelf. Het detailscherm: Het verslag is een samenvatting en is niet geschikt om af te drukken. Het is daarom verstandig een definitief verslag te maken in een tekstverwerker en die als bijlage te koppelen aan het verslag. Zorg er dan wel voor dat de bijlage opgeslagen wordt op een plaats waar alleen de personeelsfunctionarissen en mogelijk leidinggevenden bij kunnen, want de bijlagen worden net als andere bijlagen vastgelegd in de applicatie en iedereen die toegang heeft tot de module zou de bijlagen dan ook in kunnen zien. Als de locatie waar de bijlage opgeslagen is echter niet toegankelijk is voor de overige gebruikers, dan is het document veilig bewaard. pagina 18 of 29

19 4.3.6 Subprogramma hrm ziekteverzuim In het subprogramma ziekteverzuim kan worden vastgelegd wanneer een personeelslid zich heeft ziek gemeld, en kunnen basisgegevens van ziektekostenverzekering en huisarts worden vastgelegd. De gegevens van de verzekering kunnen worden ingevuld: naam van de zorgverzekeraar, collectief ja/nee, het polisnummer en indien van toepassing het bedrag van de bijdrage die het bedrijf er aan doet. Daarnaast kunnen naam en telefoonnummer van de huisarts worden vastgelegd en kan indien van toepassing de vaccinatie voor de griep worden geregistreerd. Ook kunnen gegevens van een te waarschuwen persoon worden ingevoerd met telefoonnummer mocht er zich een noodgeval voordoen. pagina 19 of 29

20 Vervolgens kan de ziekteverzuimhistorie worden bijgehouden. Het detailscherm: Subprogramma hrm vrije dagen Dit subprogramma is in ontwikkeling pagina 20 of 29

21 4.3.8 Subprogramma hrm familie In dit subprogramma kunnen gegevens van het gezin en de familie van het personeelslid worden vastgelegd. Let op: dag, maand en jaar dienen gescheiden, dus in aparte kolommen te worden ingevoerd (vergelijkbaar met de geboortedatum in het programma persoon ) Het detail-scherm van hrm familie: De familieleden komen niet naar voren in het dashboard jarig in de programmagroep crm. Daarin komen alleen personen voor die ingevoerd zijn in het programma persoon. Uiteraard is het wel mogelijk een zoekopdracht te doen in het subprogramma hrm familie om jarigen in een bepaald week of maand te vinden. De uitleg hoe dit te doen valt buiten dit document Subprogramma tel mobiel In dit subprogramma kunnen gegevens van de aan het personeelslid beschikbaar gestelde mobiele telefoon worden vastgelegd. pagina 21 of 29

22 Het detailscherm: Subprogramma auto In dit subprogramma kunnen gegevens van de aan het personeelslid beschikbaar gestelde auto worden vastgelegd. Het detailscherm In het detailscherm kunnen als extra nog het kilometrage dat in het contract vermeld staat en de eigen bijdrage worden vermeld. pagina 22 of 29

23 Subprogramma checks In dit subprogramma kan de checklist worden afgevinkt. Deze checklist wordt aangemaakt vanuit de instellingen, zoals beschreven in 2.2 Opzoeklijst. Het aankruisvakje afgehandeld is uit (zie rode cirkel). Klik naar het samenvattingsschem van de programmagroep intern. In het dashboard personeel nog te controleren zien we dat er nog een personeelslid is waarbij nog niet alle controles zijn afgehandeld. Terug in de subtab checks van het programma personeel kan er geklikt worden op op het blauw omcirkelde icoon en indien er checks bestaan in de opzoeklijsten, dan zullen die worden geladen. Vervolgens kunnen die worden ingevuld, bijvoorbeeld: pagina 23 of 29

24 Indien vervolgens het eerder genoemde vinkje afgehandeld wordt aangevinkt, dan zal het personeelslid uit het dashboard personeel nog te controleren verdwenen zijn. pagina 24 of 29

25 4.4 Verwijderen van een personeelslid Normaal gesproken zullen personeelsleden niet verwijderd worden, maar inactief gemaakt worden. Inactief maken van een personeelslid kan door op het tabblad detail van het programma personeel het vinkje inactief aan te kruisen. Uiteraard kan er ook een personeelslid verwijderd worden. Onthoud echter dat dan ook alle gegevens in de subprogramma s die aan het personeelslid zijn gekoppeld worden verwijderd, dus ook historische salarisgegevens, gespreksverslagen, auto- en telefoongegevens en dergelijke. Dat zal in veel gevallen niet wenselijk zijn. Verwijderen zal dan eigenlijk ook alleen van toepassing zijn indien er per ongeluk een personeelslid is aangemaakt dat niet aangemaakt had moeten worden. 4.5 Verwijderen van gegevens in de subprogramma s De gegevens in de submodules zijn zodanig opgezet dat historie bewaard kan worden ten behoeve van het overzicht. Hiertoe zijn één of meerdere datum-velden toegevoegd. Juist om het historisch overzicht te behouden zal verwijderen uit subprogramma s onwenselijk zijn. Uiteraard kan er verwijderd worden indien er per ongeluk een verkeerde invoer is gedaan. 4.6 Verwijderen van de relatie als basis van het personeelslid In 4.2 Het invoeren van een personeelslid, is beschreven dat het personeelslid altijd op basis van een relatie aangemaakt wordt. Het is ondanks dat mogelijk die relatie te verwijderen. De groen omkaderde gegevens in de eerder afgebeelde schermafdrukken blijven dan getoond omdat de persoon nog bestaat. Indien ook in het programma persoon de persoon wordt verwijderd, dan zijn die gegevens in de personeelskaart niet meer zichtbaar. Er wordt tijdens het verwijderen niet gecontroleerd of aan de relatie of persoon nog een personeelskaart is gekoppeld, en er wordt geen melding gegeven. pagina 25 of 29

26 4.7 Koppelingen aan een personeelslid Aan een personeelslid kunnen koppelingen (een bericht een afspraak, een contactrapport e.d.) gemaakt worden zoals ook aan een andere relatie mogelijk is. Het personeelslid is tenslotte aangemaakt op basis van een relatie, in dit geval een particulier. Klik in het detailscherm onderin in de subtab koppelingen op het icoon om een nieuwe koppeling maken. Er verschijnt een popup venster, waarin uit meerdere programma s kan worden gekozen. aan te Klik op het icoon voor het bericht en er wordt een bericht in het programma bericht aangemaakt, gericht aan het personeelslid. Vervolgens kan het bericht verder afgemaakt worden. In het bericht is zichtbaar dat het aangemaakt is vanuit het programma personeel (zie rode omcirkeling). Bedenk wel dat deze berichten in het programma bericht terechtkomen en voor iedereen die toegang heeft tot berichten die aangemaakt door de personeelsfunctionaris, inzichtelijk zijn. Inzichtelijkheid is dus afhankelijk van de door de applicatiebeheerder gemaakt instellingen. Op dezelfde wijze kunnen andere koppelingen tot stand worden gebracht. pagina 26 of 29

27 5 Zoeken van gegevens 5.1 Inleiding Er wordt in dit document van uit gegaan dat u goed bekend bent met de verschillende zoekmogelijkheden die de applicatie biedt. We willen hier nog een aantal tips geven, ook in verband met het zoeken in submodules. 5.2 Gegevens terugvinden Er zijn een aantal manieren om gegevens terug te vinden Dashboards Door te klikken in de menuboom op de programmagroep intern wordt het samenvattingsscherm geopend waarop vier personeel -dashboards kunnen worden geplaatst door de applicatiebeheerder. Deze zijn beschreven in 3.2 Dashboards Zoeken in het programma personeel In de lijstweergaven kan gezocht worden en in de detailschermen kan gezocht worden. Er kan dan gezocht worden op gegevens die in het betreffende tabblad vermeld staan boven de historie van de subprogramma s. In de historie van de subprogramma s kan niet gezocht worden in het programma personeel Zoeken in de subprogramma s Invoeren van gegevens in submodules wordt gedaan vanuit het programma personeel. Zoeken in de historie van subprogramma s kan juist niet in het programma personeel. In de subprogramma s kan gezocht worden, door via de menuboom het desbetreffende subprogramma te openen. De subprogramma s bestaan vervolgens weer uit een detailscherm (schermafbeeldingen in paragraaf tot en met ) en een lijstweergave. worden. In die lijstweergaves en de detailschermen kan op dezelfde wijze als in andere programma s gezocht pagina 27 of 29

28 5.3 Gegevens afdrukken en exporteren Het afdrukken en exporteren van gegevens werkt op dezelfde wijze als in de andere programma s. In het algemeen geldt dat lijstweergaves afgedrukt worden zoals de informatie op het scherm staat, en dat voor detailweergaven speciale prints zijn gemaakt. Zo ook voor het programma personeel en de subprogramma s. Als voorbeeld het afdrukken of exporteren van de personeelslijst: Navigeer naar de lijstweergave van het programma personeel en zoek de gewenste gegevens: Om te printen klik op het blauw omcirkelde icoon dan zo uit: Om te exporteren klik op. Het schermvoorbeeld ziet er. Vervolgens wordt de export gemaakt. Door te exporteren vanuit een tab in plaats vanuit de lijst kunnen de gegevens van die specifieke tab worden geëxporteerd. pagina 28 of 29

29 Subprogramma historie kan niet vanuit het programma personeel worden geëxporteerd, maar moet worden geëxporteerd vanuit het betreffende subprogramma (vergelijkbaar met zoeken). pagina 29 of 29