Onderzoek portalen. Universitair Informatiemanagement SB/UIM/13/1114/FS. Meer inzicht in portalen. Document Historie. Kenmerken:

Transcriptie

1 Universitair Informatiemanagement Kenmerk: SB/UIM/13/1114/FS Datum: 24 april 2014 Onderzoek portalen Meer inzicht in portalen Frank Snels Universitair informatiemanagement Universiteit Twente Document Historie Datum Auteurs en commentatoren Opmerkingen F. Snels Initiële versie F. Snels Geheel herschreven F. Snels, E. Aveskamp, F. Aanstoot, D. Vierkant, J. Evers. Opmerkingen verwerkt door het gehele document. Analyse, conclusie en F. Snels, E. Aveskamp, F. Aanstoot, D. Vierkant, J. Evers. samenvatting zijn geheel herschreven Opmerkingen verwerkt door het gehele document. Kenmerken: On-line, portalen en websites, content management, portalsystemen, Apps, intranet, DLWO, mashups, customization.

2 Samenvatting Dit document heeft als doel informatie te verschaffen over portalen en om richting te geven aan (toekomstige) projecten en veranderingen op dit gebied. Het web is voor de UT een essentieel kanaal voor interactie met studenten, medewerkers en overige doelgroepen. Kennis over web-technologie bij het management is noodzakelijk om de juiste keuzes te kunnen maken over deze interactie. Web-technologie omvat een breed scala aan technologieën, van eenvoudige traditionele websites tot aan geavanceerde portalen en mobiele applicaties. Er zijn veel overeenkomsten tussen websites en portalen. Een belangrijk verschil is de personaliseerbaarheid. Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante informatie, bedrijf applicaties en personen. Een portalsysteem is een platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en onderhouden kunnen worden. De functies van een portal kunnen verdeeld worden in vijf categorieën: Content management functionaliteit, goed te vergelijken met een Content Management Systeem (CMS); Functionaliteit gericht op de personaliseerbaarheid; Integratie functionaliteit waardoor in het portal de onderliggende systemen onzichtbaar blijven voor de gebruiker en/of ontsloten worden; Functionaliteit gericht op samenwerken tussen gebruikers; Social computing functionaliteit. Zowel het nabouwen van sociale media functies in een portal, alsook het aansluiten van bestaande sociale media óp het portal. De Universiteit Twente kent verschillende doelgroepen met ieder hun eigen behoefte aan informatie en applicaties. Voor het realiseren van portalen kunnen in essentie vier hoofdgroepen onderscheiden worden: studenten, aankomende studenten, medewerkers en externe relaties (bijvoorbeeld alumni). De ontwikkeling van het web en web technologie gaat razendsnel. Enkele trends hebben grote invloed op de ontwikkeling rond portalen. De gebruiker zal steeds meer centraal komen te staan. Een portal als enige en unieke toegang tot informatie, (bedrijf)applicaties en personen is binnenkort achterhaald. Gebruikers zullen zelf kiezen welke kanaal ze het liefst gebruiken. Naast een portal zullen meerdere kanalen ontsloten moeten worden, bijvoorbeeld mobiele portalen en Apps. De basis onder een portal (stopcontacten) wordt belangrijker dan de portal zelf. Personalisatie wordt nog belangrijker dan dat het nu al is. Geadviseerd wordt om de tabel met voorbeeldfuncties per doelgroep (hoofdstuk 3) verder uit te werken en Versie 0.4 onderzoek portals 2

3 te prioriteren (must, should, could). Na de uitwerking moet deze functionele behoefte omgezet worden naar eenduidige technologische oplossingen. Het al of niet aanschaffen van een nieuw portalsysteem kan dan gebaseerd worden op deze uitwerking. Overige conclusies en aanbevelingen: Personaliseerbaarheid is de belangrijkste randvoorwaarde aan een portal. Zonder personalisatie is geen sprake meer van een portal maar van een website. Portalen kunnen een goede bijdrage leveren aan het verbeteren van de interne communicatie op de UT. De belangrijkste voorwaarde is personalisatie. Gebruikers moeten in een portal zelf kunnen kiezen welke informatie en functies zij nuttig vinden en informatie wordt op maat aangeboden op basis van de identiteit van de gebruiker. Het Content Management Systeem WebHare is vooral een CMS met een beetje portal functionaliteit. Voor eenvoudige portaltoepassingen (bijvoorbeeld inschrijven open dagen) is WebHare een goede oplossing. Identity Management vormt hierbij nog een belangrijk aandachtspunt voor integratie met bestaande identiteiten. Voor geavanceerde portaltoepassingen (bijvoorbeeld workflow of de integratie met Osiris) is WebHare geen logische keus. De basis onder portalen (stopcontacten) is belangrijker dan de portal zelf. Op termijn is een Portal niet het enige kanaal, maar een van de kanalen voor een gebruiker om toegang te krijgen tot informatie en functionaliteit. Apps, Api s(koppeling) en open data hebben een belangrijke overeenkomst met portalen. Ze maken allen gebruik van UT informatiebronnen en functies, en gebruiken dezelfde identificatiemechanismes om personalisatie toe te kunnen passen. Er zijn diverse technologieën in gebruik voor UT portalen. Standaardiseer deze ontwikkelingen richting twee omgevingen: portalen gericht op medewerkers/studenten (employee portalen) en portalen gericht op studiezoekers/alumni/bedrijven (customer portalen). Identity & Access Management en Single Sign On zijn de belangrijkste basisdiensten die eerst op orde moeten zijn voor een gepersonaliseerde portal. De tijd, aandacht en prioriteit die er binnen de UT nu aan gegeven wordt, mag dan ook niet verminderen. Tussen de studentenportal en een elektronische leeromgeving zijn meer overeenkomsten dan verschillen. Zorg dat de portalen van Osiris student, BlackBoard en de bestaande studentenportal verder geïntegreerd worden. Functies in een medewerkersportal zullen zich allereerst moeten richten op activiteiten die relevant zijn voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld het indienen van een elektronische declaratie, het kiezen van nieuwsrubrieken of het aanvragen van verlofdagen. Voor specifieke medewerker groepen (bijvoorbeeld docenten of onderzoekers) zal nader onderzoek noodzakelijk zijn. Versie 0.4 onderzoek portals 3

4 Inhoudsopgave 1 Inleiding De wereld van portalen Wat is een portal Portal functies Doelgroep portalen UT doelgroepen Functionele behoefte per doelgroep Portal ontwikkelingen Conclusie en aanbevelingen Bijlage: Geraadpleegde bronnen Bijlage: Inventarisatie UT portalen Inventarisatie per doelgroep Huidige situatie portal infrastructuur Bijlage: Leveranciers Bijlage: Portalen volgens diverse bronnen Bijlage: Portalen zijn achterhaald Versie 0.4 onderzoek portals 4

5 1 Inleiding Portalen is een belangrijk onderwerp op de Universiteit Twente. Dit blijkt uit meerdere projecten in de afgelopen jaren, maar ook uit de recent vastgestelde UT-I-strategie Begin 2014 is het project medewerkersportal van start gegaan. Dit onderzoek levert een bijdrage aan dit project. Het rapport is ook bruikbaar bij de discussie over zelf-services en intranetten. Dit document heeft als doel informatie te verschaffen over portalen en om richting te geven aan (toekomstige) projecten en veranderingen. op dit gebied. Gezien de beperkte beschikbare tijd heeft het niet de intentie volledig en uitputtend te zijn, maar wel voldoende houvast te bieden voor het maken van keuzes. In hoofdstuk twee wordt ingegaan op de inhoudelijke kant van portalen: wat zijn portalen en waar zijn ze voor bedoeld? Hoofdstuk drie kijkt naar portalen vanuit de verschillende doelgroepen die de UT kent. Het rapport geeft in hoofdstuk 4 een analyse van ontwikkelingen rond portalen. Tot slot wordt in hoofdstuk vijf een conclusie en aanbevelingen over het omgaan met portalen binnen de UT gegeven. In de bijlagen is achtergrond-documentatie te vinden met onder andere toelichtingen over leveranciers. Versie 0.4 onderzoek portals 5

6 2 De wereld van portalen In dit hoofdstuk wordt inhoudelijk ingegaan op het begrip portalen. In Bijlage 9 staat veel achtergrond informatie van diverse bronnen over de definitie en functie van portalen. De belangrijkste bevinden staan in dit hoofdstuk beschreven. Als eerste worden de belangrijkste kenmerken van een portal op een rijtje gezet. Vervolgens worden meerdere invalshoeken beschreven hoe er tegen portalen wordt aangekeken. Als laatste wordt er een opsomming gemaakt van portalfunctionaliteiten. Omdat hierover in de praktijk veel spraakverwarring is, wordt een overzicht gegeven van de meest gangbare functionaliteiten van een portal. 2.1 Wat is een portal Het web is voor de UT een essentieel kanaal voor interactie met studenten, medewerkers en overige doelgroepen. Kennis over web-technologie bij het hoger management is noodzakelijk om de juiste keuzes te kunnen maken. Web-technologie omvat een breed scala aan technologieën, van eenvoudige traditionele websites tot aan geavanceerde portalen en mobiele applicaties. De term portal wordt veelvuldig op de UT gebruikt. Op de UT wordt de term portal gebruikt voor verzamelpunten en toegangspoorten al dan niet gepersonaliseerd. Als men zich ergens eerst moet aanmelden, inschrijven of inloggen noemen we dit vaak een portal. Maar ook websites met als doel het geven van informatie wordt soms ook een portal genoemd. Onderzoeksbureau Gartner geeft de volgende definitie van een portal: providing a personalized point of access to relevant information, business processes and people. (zie het artikel: The great portal divide, bijlage 1). Het bedrijf Present Media dat gespecialiseerd is in portalen werkt in lijn met de definitie van Gartner: een online software-raamwerk, dat toegang biedt tot en interactie mogelijk maakt met relevante informatie (content, applicaties en bedrijfsprocessen), kennis en mensen. De voorzieningen worden beschikbaar gesteld aan geselecteerde doelgroepen en aangereikt op een gepersonaliseerde wijze. In deze twee definities wordt uitdrukkelijk gesteld dat een portal personaliseerbaar is. Wikipedia (wikipedia.nl en eng.wikipedia.org) kiezen voor een meer algemene definitie waarbij een portal als toegangspoort wordt gezien. Websites en webpagina s vallen óók onder deze definitie. De aanleiding van dit onderzoek gaat vooral over portalen en minder over websites. In dit onderzoek wordt daarom de volgende definitie gehanteerd: Versie 0.4 onderzoek portals 6

7 Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante informatie, bedrijfsapplicaties en/of personen. Portalen doelgroep Bij de ontwikkeling van een portal is het belangrijk om na te denken welk doel/doelgroep er wordt nagestreefd. Leveranciers van portalsystemen zijn in te delen in deze doelen/doelgroepen (zie bijlage 8): Klanten; Medewerkers; Samenwerken; Bedrijfsapplicaties. Klanten zijn op de UT bijvoorbeeld aankomende studenten (diverse aanmeld portalen). Medewerkers spreekt voor zich. Samenwerken is een categorie die typisch past bij de edugroepen van SURF. Bedrijfsapplicaties is een categorie die op de UT ook voorkomt zoals de Blackboard portal en de Osiris docent portal. Elektronische leeromgeving Bij HO instellingen is de elektronische leeromgeving een veelgebruikt begrip. De wetenschappelijk technische raad (WTR) van SURF heeft in 2010 de volgende definitie voor de digitale leer en werkomgeving (DLWO) gegeven: het geheel van systemen dat het studenten, onderzoekers, medewerkers en gasten van HO-instellingen mogelijk maakt om hun activiteiten uit te voeren. Het is een door de instelling georganiseerd samenstel van digitale diensten. De Universiteit Twente heeft het systeem Blackboard gekozen als elektronische leeromgeving. Het verschaft gepersonaliseerde toegang tot onderwijsinformatie en is daarmee een belangrijk onderdeel van de UT studentenportal. Door het gesloten karakter van Blackboard kunnen Blackboard functies moeilijk geïntegreerd worden met de overige functies in de huidige UT studentenportal. Horizontale en verticale portalen Present Media hanteert een andere indeling die de voorgaande definitie ondersteunt: We onderscheiden horizontale en verticale portalen. Horizontale portalen integreren en aggregeren data uit meerdere systemen binnen en buiten de organisatie. Ze bevatten zelf geen content, maar halen informatie uit andere bronnen, waarmee je dubbele opslag voorkomt. Een CMS kan dus één van de systemen zijn die in een horizontaal portal is geïntegreerd. Verticale portalen focussen zich daarentegen op toegang tot een specifieke applicatie of business functie. Ze kunnen prima in aanvulling op elkaar functioneren, zoals blijkt uit nevenstaande afbeelding. Versie 0.4 onderzoek portals 7

8 De studentenportal is een voorbeeld van een horizontaal portal. Voorbeelden op de UT van verticale portalen zijn de Osiris student portal, de Blackboard portal en de maatwerkportal voor het indienen van declaraties. Ook de roosterapp is een voorbeeld van een verticale portal. Content Management Systeem < - > portalsysteem Over de toegevoegde waarde van een portalsysteem ten opzichte van een Content Management Systeem schrijft Present Media: De aard van portalsystemen verschilt van die van Content Management Systemen. Een CMS is er op gericht om documenten en gegevens op internet of intranet te publiceren. Een portal doet meer aan personalisatie en integratie. Dit betekent dat de meeste portalsystemen óók een Content Management Systeem zijn. In de praktijk blijken de meeste Content Management Systemen ook portalen te ondersteunen. De grenzen vervagen tussen deze twee groepen en het onderscheid wordt steeds kleiner. Nogmaals Present media: Er zijn op voorhand al een aantal situaties, waarvoor een portal overgekwalificeerd is. Wil je uitsluitend documenten of informatie publiceren, dan volstaat een CMS. Wil je als organisatie je medewerkers alleen faciliteren bij het samenwerken dan volstaat bijvoorbeeld een Collaboration suite. Ook als er geen onderliggende systemen zijn te integreren of als er geen behoefte is aan personalisatie, is een portalsysteem te uitgebreid. Voor dit onderzoek wordt de volgende definitie gehanteerd voor portalsysteem: Portalsysteem: een platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en onderhouden kunnen worden Portalsystemen zijn dus vooral noodzakelijk als er meerdere portal- en web initiatieven ondersteund moeten worden. Vanuit deze context is WebHare is een CMS met portalfunctionaliteit en geen Portalsysteem met CMS functionaliteit. Verschil in portalsystemen Een verschil in de leveranciers markt van portalsystemen is het verschil tussen allesomvattende systemen (comprehensive suites) en systemen specifiek gericht op portal functionaliteit (Lean Portal). In het overzicht hiernaast staan van beide groepen leveranciers genoemd, waarbij de onderste (groene) namen nieuwe spelers op de markt zijn (bron: Gartner, 2011) Leveranciers van allesomvattende systemen zijn vaak interessant als een bedrijf voor een totaalpakket wil gaan. Daar hangt dan ook een navenant prijskaartje aan. Versie 0.4 onderzoek portals 8

9 2.2 Portal functies Het doel van deze paragraaf is om meer inzicht te krijgen in de hoofdfuncties van een portalsysteem. In bijlage 9 staan diverse functionele overzichten genoemd. Voor deze paragraaf is een samenvatting gemaakt van deze functionele overzichten: Content management functionaliteit; Personalisatie functionaliteit; Integratie functionaliteit; Functionaliteit gericht op samenwerken; Social computing functionaliteit. Content Management functionaliteit Onderwerpen: CMS, Web Content Management, content. Staat ook bekend als CMS functionaliteit. Beheer, onderhoud en publicatie van content (bijv. documenten, nieuwsitems, webpagina s, stukjes tekst, etc.). Het beheren van niet technische content objecten (documenten, nieuwsitems, mededelingen ) Gericht op auteurs, redactieraden. Autorisatie en workflow (rol gebaseerd) voor het goedkeuren en publiceren van nieuwe en gewijzigde content. Content repository Personalisatie functionaliteit Onderwerpen: voorkeuren, context, customization, personalisatie en selfservice Functionaliteit die onder andere de personalisatie regelt: De presentatie van de website aanpassen als iemand inlogt Toegang verlenen tot vertrouwelijke bronnen op basis van inloggen en uitloggen Ondersteunen van meerdere talen op basis van inloggen/aangeven Creëren van sub-portalen voor specifieke doelgroepen Een selectie van wat wel en wat niet getoond wordt Randvoorwaarde is een onderliggend goed werkend Identity en Access (IDM) Management systeem. Denk hierbij aan functies zoals Access management, security management, runtime management en Identity Management. Mocht er geen onderliggend IDM systeem zijn, dan bieden de meeste portalsystemen hier een basis voor. Integratie functionaliteit Onderwerpen: mashups, Api s, open data, Apps, selfservice Functionaliteit die erop is gericht om onderdelen in de portal er hetzelfde uit te laten zien (visuele integratie) en hetzelfde te laten werken. Dit speelt vooral als dat er functionaliteit vanuit onderliggende systemen geleverd wordt: Het integreren van diverse bestaande applicaties in een enkele uniforme gebruikerservaring (mashups) Het integreren van diverse websites voor dezelfde doelgroep in één portal (medewerkersportal waar FEZ, HR, FB etc. in zijn geïntegreerd) Versie 0.4 onderzoek portals 9

10 Het integreren van diverse websites voor verschillende doelgroepen in één portal (één UT-portal: Het ontsluiten van bestaande business systemen (Osiris, Blackboard, Oracle, MISUT, etc.) Het ontsluiten van gegevens niet alleen beschikbaar maken voor in de portal, maar ook voor andere kanalen, bijv. Apps, externe websites, of experimenten in het onderwijs (campus as a living lab). Functionaliteit gericht op samenwerken Onderwerpen: samenwerken, teams samenstellen, groepswerk, samen documenten ontwikkelen, digitale projectomgevingen; Functionaliteit die gericht is op het samen werken met anderen: Iedereen kan zelf een samenwerkingsomgeving creëren en teams samenstellen; Functionaliteit voor een samenwerkingsomgeving kan voor gedefinieerd zijn, maar kan ook eenvoudig uit de Cloud gebruikt worden Denk aan functies zoals wiki s, kalender, documenten maken en delen, Samenwerken met mensen die je vertrouwt (studenten eigen opleiding, medewerkers UT, etc.) of met vrienden uit de sociale media. Dit verschil moet zichtbaar zijn. Social computing functionaliteit Onderwerpen: social media, social identity, social data. Het kunnen ontwikkelen van functies zoals die bestaan in de sociale media of het gebruik maken van informatie uit de bestaande social media: Het combineren van formele identiteiten met identiteiten gebruikt in sociale media (een social identity repository) Het leggen van relaties met anderen gebaseerd op deze gecombineerde identiteiten Het combineren van social data ( eigen data) met instellingsgegevens. Bijvoorbeeld een social media functie voor het maken van afspraken heeft geen inzicht in de agenda s en weet daarom niets van beschikbaarheid. Het combineren van social media functies met de eigen portal functies. Denk bijvoorbeeld aan een functie in Facebook die aangeeft of je online bent, of een functie op een forum die aangeeft hoe actief/betrouwbaar/populair je bent (user ratings). Versie 0.4 onderzoek portals 10

11 3 Doelgroep portalen De omgeving van Universiteit Twente heeft verschillende doelgroepen met ieder hun eigen behoefte aan informatie en toepassingen. In Bijlage 7 staat een inventarisatie van UT portalen en websites die hier op lijken (bijvoorbeeld een intranet). In dit hoofdstuk worden voorbeelden van doelgroepen benoemd van de UT, waarvoor het mogelijk wenselijk is om een portal te realiseren. Vervolgens wordt per doelgroep een eerste aanzet gedaan van hun behoefte aan informatie en toepassingen in een portal. 3.1 UT doelgroepen De inventarisatie van Bijlage 7 beschrijft diverse UT doelgroepen. Op hoofdlijnen zijn deze geclusterd in vier doelgroepen: studenten, medewerkers, externe relaties en student prospects. Studenten Medewerkers Externe relaties Student Prospects Subgroepen Bachelors, masters, promovendi, professional learning Docenten, onderzoekers, ondersteuners, faculteit medewerkers, vakgroep medewerkers, afdeling medewerkers Alumni, bedrijven, fondsen prospects, strategische relaties, bezoekers campus, media/pers Bezoekers evenementen, Twente Academy deelnemers, internationaal, bezoeker websites (ba/ma/ut), VWO scholieren, zijinstromers Aantal personen ~ ~3500 > > Portal Behoefte (B2C/B2E) Business to Employee en/of Business to Consumer Business to Employee Business to Consumer Business to Consumer Doel van een portal Verbeteren kwaliteit onderwijs, binden en behouden van studenten. Efficiënter en effectiever werken Binding met de UT (imago, fondsen) Verhogen instroom studenten B2C/B2E toelichting: Portalen die zich vooral richten op B2C(Business to Consumer, klant-doelen) bieden functies zoals : Digitale marketing, E-commerce, sociale media, Search & analytics. Portalen die zich vooral richten op B2E(Business to Employee, medewerkers-doelen) bieden functies zoals : Personalisatie functies, Document collaboration, Search, Extensive business application integration Versie 0.4 onderzoek portals 11

12 Een studentenportal en een medewerkersportal hebben dezelfde karakteristieken en kunnen mogelijk ondersteund worden vanuit dezelfde technologie of systeem. Ook Externe relaties en student prospects lijken dezelfde karakteristieken te hebben. Deze overeenkomsten zijn in de nevenstaande figuur gevisualiseerd. Een bol vertegenwoordigt de match tussen doel (functionele behoefte) en doelgroep. Hoe groter de bol, hoe groter de match. De bol student klant-doel is groter dan de bol medewerkers klant-doel omdat Bachelor studenten ook student prospects zijn voor master onderwijs. Ook bij student prospects is de bol medewerkers doel iets groter dan bij externe relaties omdat Twente Academy meer lijkt op studenten, dan op prospects. In Hoofdstuk 2 ( portalen in paragraaf 2.1) worden naast klant en medewerker nog twee doelen genoemd (samenwerken en bedrijfsapplicaties). Vooral studenten en medewerkers zullen behoefte hebben aan dit soort functies. In Bijlage 8 staan leveranciers genoemd per doel. WebHare wordt hierin niet genoemd omdat WebHare een Content Management Systeem is en geen portalsysteem. Zou WebHare toch opgenomen worden, dan zou deze in de categorie Klant-doelen terecht komen. De conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat de student portal en medewerker portal gebaseerd kunnen worden op dezelfde soort technologie en/of portal systeem. Hetzelfde kan gezegd worden voor portalen voor student prospects en externe relaties. In de huidige UT praktijk gebeurd dit ook al. De alumni portal (externe relaties), maar ook evenementen portalen (student prospects) zijn in WebHare gerealiseerd. Voor studenten en medewerkers kunnen nog geen conclusies getrokken worden. Hiervoor zullen de voorbeeldfuncties uit de volgende paragraaf eerst verder uitgewerkt moeten worden. 3.2 Functionele behoefte per doelgroep Op basis van de in hoofdstuk 2 gepresenteerde hoofdfuncties, wordt in deze paragraaf voorbeelden gegeven van mogelijke portalfuncties per doelgroep. Het doel is om inzicht en voorbeelden te geven in de hiervoor genoemde categorieën. Van elke hoofdfunctie uit hoofdstuk 2 worden voorbeelden gegeven. De hieronder gekozen voorbeelden zijn geheel fictief en dienen uitsluitend als illustratie. Versie 0.4 onderzoek portals 12

13 Studenten Medewerkers (docenten) Medewerkers (algemeen) Externe relaties Student Prospects Subgroepen Bachelors, masters, promovendi, professional learning Docenten, onderzoekers, ondersteuners, faculteitmedewerkers, vakgroepmedewerkers, afdelingmedewerkers Docenten, onderzoekers, ondersteuners, faculteitmedewerkers, vakgroepmedewerkers, afdelingmedewerkers Alumni, bedrijven, fondsen prospects, strategische relaties, bezoekers campus, media/pers Bezoekers evenementen, Twente Academy deelnemers, internationaal, bezoeker websites (ba/ma/ut), VWO scholieren, zijinstromers Voorbeeld voorbeeld bachelors voorbeeld docenten voorbeeld bedrijfsvoering voorbeeld alumni voorbeeld Content managem ent functional iteit Personali satie functional iteit Integratie functional iteit Studieplan, studieprogramma, aankondiging afstudeerpraatjes Mijn rooster, gepersonaliseerde roosterwijzigingen, toets resultaten, moduleresultaten, peer assessment Ontsluiten Blackboard en Osiris functies en gegevens Cursus informatie uit Osiris openbaar Online courses integreren in onderwijs systemen Informatie over basis onderwijsdiensten (gebruik BlackBoard en Osiris, gebruik van faciliteiten in onderwijszalen, afspraken protocol aanleveren cursusinformatie, roosterprotocol, Nieuwsbrieven, aankondigingen, Vakinformatie invoeren Student en studiebegeleiding Ontsluiten van Blackboard en Osiris (cijfers invoeren) Overzicht van aangeboden diensten per servicecentra en concerndirectie Nieuwsbrieven, aankondigingen, UT-in-demedia, De bestaande webapplicaties (wokflow en selfservice) voor indienen declaraties, aanvraag verlof, etc. presenteren nieuwe medewerkers (alleen van jouw eigen afdeling/vakgroep) Aan/uitzetten nieuws categorieën MISUT overzichten Reserveringen ruimten uit Planon transparant op websites Declaraties, verlofaanvragen, adreswijzigingen Nieuwsbrieven van de alumnivereniging, aankondigingen, voor events op de UT NAW gegevens aanpassen Opleidingsinformatie, studiekeuze 123, Aanmelden voor open dagen Functiona liteit gericht op samenwe rken TOM digitaal ondersteunen: teams samenstellen, team omgevingen, digitale docent zichtbaarheid, werkstukken digitaal inleveren Samenstellen van groepen studenten Beoordelen van groepsopdrachten studenten Digitaal Meedenken/activeren van digitale groepen studenten Digitale projectruimtes voor intern UT Digitale projectruimten voor externe samenwerking (binnen SURF, ECIU, kennispark,, etc) ICT-diensten WIKI Social computin g functional iteit Informatie en functies van MOOC platformen integreren likes Aanmelden op basis social identity Studiegenoten op andere sociale media ontdekken Advertentie targetting (gerichte informatie adverteren over opleiding) Tabel met voorbeeldfuncties per doelgroep. Versie 0.4 onderzoek portals 13

14 4 Portal ontwikkelingen Dit hoofdstuk beschrijft een aantal ontwikkelingen rondom portalen. De gebruiker bepaalt Voor steeds meer ICT-toepassingen bepaalt een gebruiker zelf welke applicatie het beste gebruikt kan worden. De immense populariteit van Cloud applicaties, leveranciers die (bijna) gratis toepassingen aanbieden en het laagdrempelige gebruik bevestigen dit. Een goed voorbeeld van deze trend is het gebruik van Dropbox en Google Drive. Nog geen tien jaar geleden was het vanzelfsprekend dat de UT opslagcapaciteit verzorgde voor studenten en medewerkers. Tegenwoordig bepalen studenten en medewerkers steeds vaker zelf welke toepassing het meest geschikt is voor de opslag van hun data. Een belangrijke uitzondering zijn business applicaties (bijvoorbeeld bedrijfsapplicatie portalen). Om te kunnen voldoen aan kwaliteitsstandaarden en wettelijke verplichtingen zal de gebruiker voor dit soort ICT-toepassingen zich moeten aanpassen aan bedrijfsstandaarden. De UT zal steeds vaker met geadviseerde standaarden werken, waarbij de gebruiker zelf bepaalt of hiervan al dan niet gebruik wordt gemaakt (bijvoorbeeld het vastleggen van module-deelresultaten). In enkele gevallen blijft de UT bepalen en is de mening van de gebruiker ondergeschikt (bijvoorbeeld het vastleggen van module-eindresultaten in Osiris). Meerdere kanalen Alle technologische ontwikkelingen laten zien dat gebruikers steeds vaker zelf (kunnen) bepalen hoe informatie bij hen komt. Het is dus niet een bedrijf of instelling die een eenduidige toegangspoort tot alle informatie voor een gebruiker bepaalt, maar het is de gebruiker zelf die het kanaal bepaalt. Een goed voorbeeld van deze trend is het rooster. Via de studentenportal kan een student het actuele en bijgewerkte rooster inzien. Het rooster is op meerdere manieren te raadplegen. Op de site van CES is een apart deel ingericht met de actuele roosters. Ook kan de student een App op zijn smart Phone krijgen met daarin actuele roosters, alsook synchronisatie met Google en Outlook kalenders. Studenten bepalen zelf welk kanaal het beste bij hen past. In de nabije toekomst is een portal niet meer het enige medium waarmee informatie, bedrijfsapplicaties en personen wordt ontsloten. Gebruikers bepalen dan zelf welk kanaal het beste bij hen past. Personalisatie Alle ontwikkelingen laten zien dat personalisatie steeds belangrijker wordt. Personalisatie betekent identificatie (wie ben je?), authenticatie (ben je wie je zegt dat je bent?) en autorisatie (welke informatie mag je zien?). Begrippen die hier veel mee te maken hebben zijn Identity & Access Management en Single Sign-On. Voor de UT is dit een van de belangrijkste basisdiensten die op orde moet zijn. De tijd, aandacht en prioriteit die er nu aan gegeven wordt, mag dan ook niet verminderen. Versie 0.4 onderzoek portals 14

15 En de opvolger is Het belangrijkste verschil tussen een website en een portal is personalisatie. Alle ontwikkelingen laten zien dat personalisatie steeds belangrijker wordt. Betekent dit nu ook dat portalen steeds belangrijker worden? Op de korte termijn wel, op de lange termijn niet per se. Een portal als gepersonaliseerde website wordt op de korte termijn steeds belangrijker. Gepersonaliseerde websites waar gebruikers zelf kunnen bepalen welke informatie ze wel en niet kunnen zien hebben de toekomst. Binnen de UT is hier ook een vraag naar. Op de lange termijn zullen gepersonaliseerde websites niet meer hét kanaal zijn voor toegang, maar één van de kanalen. Bijlage 10 besteedt hier uitgebreid aandacht aan. Op basis van de technologische ontwikkelingen en eigen voorkeuren zullen gebruikers zélf bepalen welke kanalen dit zijn. De UT zal de basisinfrastructuur zó moeten aanpassen dat meerdere kanalen (zowel wat betreft informatievoorkeuren als kanaalvoorkeuren) ondersteund kunnen worden. Dit kan gefaseerd, door eerst tijd, geld en prioriteit te geven aan het ontwikkelen van gestandaardiseerde stopcontacten (services/api s) op onze basisinfrastructuur. Met behulp van deze stopcontacten kunnen portalen samengesteld worden, zonder dat hiervoor portalfuncties ontwikkeld worden. Het voordeel hiervan is dat naast een portal ook andere kanalen gebruik kunnen maken van het stopcontact. Onder andere de Hogeschool Zeeland (zie afbeelding hiernaast) kan aantonen dat deze ontwikkeling realistisch en haalbaar is. Deze instelling heeft als randvoorwaarde genoemd dat er meerdere jaren vanuit dezelfde visie is gewerkt, waardoor doorontwikkeling mogelijk blijft. Versie 0.4 onderzoek portals 15

16 5 Conclusie en aanbevelingen Het web is voor de UT een essentieel kanaal voor interactie met studenten, medewerkers en overige doelgroepen. Kennis over web-technologie bij het hoger management is noodzakelijk om de juiste keuzes te kunnen maken over deze interactie. Web-technologie omvat een breed scala aan technologieën: van eenvoudige traditionele websites tot aan geavanceerde portalen en mobiele applicaties. Geconcludeerd kan worden dat er vanuit de literatuur geen eenduidige definitie gegeven kan worden voor een portal of portalsysteem. Geadviseerd wordt om binnen de UTgemeenschap de volgende definities te hanteren: Een portal is een gepersonaliseerde toegang naar relevante informatie, bedrijfsapplicaties en/of personen. Een portal systeem is een platform/ontwikkelomgeving waarmee portalen gebouwd en onderhouden kunnen worden Geconcludeerd kan worden dat de functionaliteit van een portal uit vijf deelgebieden bestaat (Content Management, personalisatie, integratie, samenwerken, social). Leveranciers van web-technologie zijn vaak gespecialiseerd op één of meerdere van deze deelgebieden. Geadviseerd wordt om de tabel met voorbeeldfuncties per doelgroep (hoofdstuk 3) verder uit te werken en te prioriteren (must, should, could). Na de uitwerking moet deze functionele behoefte omgezet worden naar eenduidige technologische oplossingen. Het al of niet aanschaffen van een nieuw portalsysteem kan dan gebaseerd worden op deze uitwerking. Overige conclusies en aanbevelingen: Personaliseerbaarheid is de belangrijkste randvoorwaarde aan een portal. Zonder personalisatie is geen sprake meer van een portal maar van een website. Portalen kunnen een goede bijdrage leveren aan het verbeteren van de interne communicatie op de UT. De belangrijkste voorwaarde is personalisatie. Gebruikers moeten in een portal zelf kunnen kiezen welke informatie en functies zij nuttig vinden en informatie wordt op maat aangeboden op basis van de identiteit van de gebruiker. Het Content Management Systeem WebHare is vooral een CMS met een beetje portal functionaliteit. Voor eenvoudige portaltoepassingen (bijvoorbeeld inschrijven open dagen) is WebHare een goede oplossing. Identity Management vormt hierbij nog een belangrijk aandachtspunt voor integratie met bestaande identiteiten. Voor geavanceerde portaltoepassingen (bijvoorbeeld workflow of de integratie met Osiris) is WebHare geen logische keus. De basis onder portalen (stopcontacten) is belangrijker dan de portal zelf. Op termijn is een Portal niet het enige kanaal, maar een van de kanalen voor een gebruiker om toegang te krijgen tot informatie en functionaliteit. Apps, Api s(koppeling) en open data hebben een belangrijke overeenkomst met portalen. Ze maken allen gebruik van UT informatiebronnen en functies, en gebruiken dezelfde identificatiemechanismes om personalisatie toe te kunnen passen. Er zijn diverse technologieën in gebruik voor UT portalen. Standaardiseer deze ontwikkelingen richting twee omgevingen: portalen gericht op medewerkers/studenten (employee portalen) en portalen gericht op studiezoekers/alumni/bedrijven (customer portalen). Versie 0.4 onderzoek portals 16

17 Identity & Access Management en Single Sign On zijn de belangrijkste basisdiensten die eerst op orde moeten zijn voor een gepersonaliseerde portal. De tijd, aandacht en prioriteit die er binnen de UT nu aan gegeven wordt, mag dan ook niet verminderen. Tussen de studentenportal en een elektronische leeromgeving zijn meer overeenkomsten dan verschillen. Zorg dat de portalen van Osiris student, BlackBoard en de bestaande studentenportal verder geïntegreerd worden. Functies in een medewerkersportal zullen zich allereerst moeten richten op activiteiten die relevant zijn voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld het indienen van een elektronische declaratie, het kiezen van nieuwsrubrieken of het aanvragen van verlofdagen. Voor specifieke medewerker groepen (bijvoorbeeld docenten of onderzoekers) zal nader onderzoek noodzakelijk zijn. Versie 0.4 onderzoek portals 17

18 6 Bijlage: Geraadpleegde bronnen Who s who in the emerging UXP Market, Gene Phifer, Gartner, 26 November A platform approach for Websites, Portals and Mobile Apps., Gene Phifer ea., Gartner, 29 maart The great portal divide., Jim Murphy, Gartner, 1 September beleidsnota UT corporate website en portals, C. olde Scholtenhuis, Universiteit Twente, 26 mei Trendvisie; een visie op online editie 2, Present media, april 2012 HZ i-strategie , J.Jasperse, Hogeschool Zeeland, februari Bijlage: Inventarisatie UT portalen In deze bijlage wordt een overzicht gegeven van de huidige UT portalen en relevante websites (al dan niet gepersonaliseerd). Het doel van deze bijlage is om een indruk te krijgen wat er zoals speelt op de UT rondom portalen en afgeschermde / gepersonaliseerde websites. De bijlage is niet volledig en niet geverifieerd. Dit zou te veel tijd kosten in relatie tot het genoemde doel. De bijlage begint met een overzicht van portalen per doelgroep. Vervolgens wordt een overzicht gegeven van de portalen infrastructuur. 7.1 Inventarisatie per doelgroep Studenten (bachelor, master, overig) Portalen gebaseerd op instellingssystemen (UT user-id) Osiris student Blackboard portal Syllabus plus portal Promovendi portal Portalen overig: Reserveringen sportevenementen bij het sportcentrum My.utwente.nl Versie 0.4 onderzoek portals 18

19 Medewerkers (docenten, onderzoekers, bedrijfsvoering) Portalen/website toegang gebaseerd op IP-adres Alle intranetten van de diensten FEZ, HR, CES,.. Portalen/website gebaseerd op WebHare user-id of UT user-id: Intranet FB en ICTS Portalen gebaseerd op instellingssystemen (UT user-id) Osiris docent/begeleider Docenten/begeleiders Syllabus plus portal Service desk portal (ICTS) Vacatureportal (people-xs) Webapplicaties UT (UT user-id) Selfservice persoonsgegevens (adreswijziging, IBAN, ) Selfservice aanstelling (salaris, FJUT, UFO, nevenwerkzaamheden, etc.) Selfservice declaraties en reizen (reisverzekering, voorschotten, reisdeclaratie, etc.) Selfservice onderwijsagenda en uren (verlof, TAS, overwerk, etc.) Selfservice ICT (wijziging adres, overzicht openstaande ICT vragen, etc.) Portalen overig: Reserveringen sportevenementen bij het sportcentrum Selfservice.utwente.nl is een site voor het aanvragen van diverse ICT diensten zoals ICT ondersteuning bij het organiseren van evenementen, aanvragen van pinnen over IP. Aanvragen van videocolleges, etc. My.utwente.nl Externe relaties (Alumni, bedrijven, overig) Portalen gebaseerd op UT user-id: Alumniportal Aankomende studenten (evenementen, internationaal, Twente Academy, overig) Portalen gebaseerd op WebHare user-id Twente Academy Bachelor portal (user-id/password) 7.2 Huidige situatie portal infrastructuur Portalen gebaseerd op de open social standaard (UT user-id) Techniek: o Als CMS werd Marklogic en Xopus gebruikt. Begin 2014 is dit vervangen door WebHare.; o Als gadget rendering server wordt Apache Shindig gebruikt o Voor de userinterface heeft de UT zelf iets gebouwd dat nu in productie is o Voor mobiele devices draait een apart programma om de inhoud uit het CMS op mobiele devices te kunnen tonen o En natuurlijk diverse losse gadgets. Versie 0.4 onderzoek portals 19

20 Lijst met systemen gerelateerd aan de portal: 1. OLO 2. Utopa 3. UT-portal 4. Orca 5. WebHare: a. Accountsysteem WebHare b. Alumniportal De onderstaande figuur is overgenomen uit een M&C architectuur inventarisatie van P. Butterhoff, september Versie 0.4 onderzoek portals 20

21 8 Bijlage: Leveranciers Deze bijlage is voor een belangrijk deel gebaseerd op onderzoek van Gartner naar portal software. Volgens dit bedrijf is de aanschaf van portalsoftware noodzakelijk als: when a company wants to suit business needs across many portaland web initiatives. Gartner maakt verschil tussen lean portal leveranciers en comprehensive suites. Een comprehensive suite biedt een volledige oplossing voor het realiseren van diverse portalen en portaltoepassingen. Een lean portal gaat specifiek in op portal functies. Een veel gebruikte methode van Gartner om levernciers te vergelijken is het zogenaamde magic quadrant. Zie afbeelding hiernaast. Leveranciers worden dan beoordeeld op ability to execute (kunnen ze leveren wat ze zeggen) en op completeness of vision (visie op het product). Hoe verder rechtsbovenin, hoe beter. In de category lean portal springt liferay eruit. In de category comprehensive suites vallen Microsoft, IBM en Oracle op. Versie 0.4 onderzoek portals 21

22 Leveranciers ingedeeld naar Functionaliteit Een andere indeling voor leveranciers die Gartner hanteert, is de functionele behoefte. Gartner hanteert hierbij vier verschillende doelen/doelgroepen. Gartner gebruikt hiervoor het woord Ethos : Klanten: klantmarketing, effectieve externe communicatie(ad targeting), selfservice en e-commerce; Medewerkers: bedrijf breed, organisatieonderdelen, projecten, selfservice, uitgebreide koppelingen met business applicaties; Samenwerken: unified communications and collaboration (UCC), messaging, social media, wiki s, forums Bedrijfsapplicaties: workflow, uitgebreide koppelingsmogelijkheden met bedrijfsapplicaties Versie 0.4 onderzoek portals 22

23 9 Bijlage: Portalen volgens diverse bronnen Functies volgens Present media Present media noemt de 4 belangrijkste functies van een portal: 1. Centraal toegangspunt (één vertrekpunt en één keer aanmelden) 2. Personalisatie (relevante informatie in samenhang presenteren) 3. Selfservice (zelf transacties verrichten) 4. Collaboratie (samenwerken en informatie delen) Functies volgens Wikipedia: An enterprise portal has two main functions; integration and presentation. It must be able to access information from multiple and varied sources and manipulate that information through the portal. Other common features include; Versie 0.4 onderzoek portals 23

24 Single Sign-On enterprise portals can provide Single Sign-On capabilities between their users and various other systems. This requires a user to authenticate only once. Integration the connection of functions and data from multiple systems into new components/portlets/web parts with an integrated navigation between these components. Federation the integration of content provided by other portals, typically through the use of WSRP or similar technologies. Customization Users can customize the look and feel of their environment. Customers who are using EIPs can edit and design their own web sites which are full of their own personality and own style; they can also choose the specific content and services they prefer. Also refers to the ability to prioritize most appropriate content based on attributes of the user and metadata of the available content. Personalization Personalization is more about matching content with the user. Based on a user profile, personalization uses rules to match the "services", or content, to the specific user. To some degree, you can think of the two like this: customization is in hands of the end user, personalization is not. Of course actual personalization is often based on your role or job function within the portal context. Access Control the ability for portal to limit specific types of content and services users have access to. For example, a company's proprietary information can be entitled for only company employee access. This access rights may be provided by a portal administrator or by a provisioning process. Access control lists manage the mapping between portal content and services over the portal user base. Enterprise Search search enterprise content using enterprise search Versie 0.4 onderzoek portals 24

25 Functies van het Hogeschool Zeeland portal Functies volgens Gartner Functies die de gebruikerservaring bepalen voor een portalen, websites en apps. (UXP services): 1. Content (WCM): elke website of portal heeft content management functionaliteit. 2. Portal: functionaliteit voor gepersonaliseerde toegang naar relevant informatie, bedrijfsapplicaties en personen. 3. Applications/integration/API framework: functionaliteit om content, applicaties en services te geïntegreerd te kunnen gebruiken. 4. Mashups/samenstellingen: functionaliteit om mahups en samengestelde applicaties aan te bieden. 5. Basis context/targeting: basis functionaliteit voor personalisatie gebaseerd rol, locatie en device. 6. Basis mobiliteit: functionaliteit om content en applicaties op verschillende platformen aan te bieden. 7. Basis analyse: functionaliteit om het gebruik en succes van websites en portalen te monitoring Versie 0.4 onderzoek portals 25