Inhoud. Definitie Rol van de notulist. Functies van notulen Soorten verslagen Notuleren in drie fasen Aan de slag... Commissie innovatie & planning

Transcriptie

1 Ntuleren

2 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

3 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

4 Definitie Ntulen = het resultaat van ntuleren Definitie Van Dale: ntulen n tu len minder juist: ntulen meerv. (1592) <Fr. ntule (krte aantekening) f Lat. ntula 1 krt schriftelijk verslag van hetgeen behandeld is in een vergadering, ten beheve van de leden synniem: aantekeningen

5 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

6 Rl van de ntulist Ntulist = strateeg deelnemen aan de vergadering weergave van wat gezegd is Ntulist = geïnfrmeerd ndig vr vrbereiding kent agendapunten kent delstellingen van de vergadering kent k de pijnpunten!

7 Ntuleren: wat met je kunnen? Een crrect vergaderverslag schrijven Het juiste verslag kiezen vr een bepaalde situatie en een bepaald publiek Registreren met verschillende technieken Een actie- en besluitenlijst pstellen Samenvatten Tegankelijk frmuleren Ntatievrmen vr data en titulatuur kunnen tepassen Gede titels frmuleren

8 Ntuleren: een pgave? Tijdsdruk Gestructureerde weergave van een sms chatische situatie Objectiviteit Wat is hfdzaak en wat is bijzaak? Meerdere gesprekspartners Extra-verbale signalen weergeven Terugspelen is nmgelijk Rl van bedrijfscultuur Spanning f cmprmis Zelf inhudelijke bijdrage leveren

9 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

10 Functies van ntulen Bewijsfunctie juridische waarde van verslag Vrtgangsfunctie belang van actiepunten Infrmatieve functie afwezige leden geïnteresseerden achterban Strategische functie selectie van infrmatie Histrische functie dcumentatie

11 Functies van ntulen

12 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

13 Srt verslag Afhankelijk van: srt vergadering ndernemingsraad directiecmité vakbndsverleg teamvergadering parlement del van de vergadering del van het verslag

14 Srt verslag Uitgebreid verslag wrdelijk verslag essentie-per-sprekerverslag Beknpt verslag essentie-per-agendapuntverslag Zeer beknpt verslag besluitenlijst actiepuntenlijst afsprakenlijst

15 Wrdelijk verslag +/- letterlijke weergave van wat er gezegd is behudt chrnlgie vermelding sprekers geen interpretatie Vral bij rechtszaken, nderhandelingen (wantruwen!) Vrdelen Nadelen exacte cntrleerbaarheid hfd- en bijzaken staan dr elkaar actiepunten zijn niet duidelijk zichtbaar geen lgische vlgrde veel irrelevante infrmatie tijdrvend vaak erg lang verslag gevaar vr egtripperij

16 Wrdelijk verslag

17 Essentie-per-sprekerverslag Verslag p basis van wat de afznderlijke sprekers bijdragen behudt chrnlgie vermelding essentie sprekers ntulist maakt zelf keuzes Vral bij verleg Vrdelen chrnlgie: lijn van de discussie duidelijk wie wat gezegd heeft Nadelen hfd- en bijzaken staan dr elkaar geen lgische vlgrde tijdrvend (m te maken en te lezen)

18 Essentie-per-sprekerverslag

19 Essentie-per-agendapuntverslag Beschrijving van de essentie van de vergadering per agendapunt namen ntbreken, beknpter niet chrnlgisch, maar lgisch pgebuwd meer nadruk p vergaderresultaat ntulist selecteert zelf de essentie Uitkmst vergadering > wat gezegd is Vrdelen Nadelen vergadergrep als cllectief verzichtelijker krter: ntulist kan zelf aan vergadering deelnemen individuele bijdrage blijft nduidelijk besluitvrmingsprces nduidelijk ntulist met materie ged kennen

20 Essentie-per-agendapuntverslag

21 Besluitenlijst, actiepuntenlijst, afsprakenlijst Lijst met afspraken en besluiten weergave in klmmen vermelding van wie waarvr verantwrdelijk is + deadline Vral vr wekelijkse stafvergaderingen: sterk taak- en actiegerichte vergaderingen Vrdelen krt huiswerklijstje: wie det wat? verzichtelijk Nadelen niet geschikt vr derden geen achtergrndinfrmatie geen ruimte vr verdere telichting

22 Besluitenlijst, actiepuntenlijst, afsprakenlijst

23 Besluitenlijst, actiepuntenlijst, afsprakenlijst TAAK WIE? DEADLINE KORTOM Mariet Dnderdag 16 januari Benjamins: Spnsring vr tasjes f peningsreceptie? Paul S Update vlgende vergadering Cngresdiner: faculty club? Sfie Update vlgende vergadering Huisstijldragers (Multigift) Sfie & Fleur Dnderdag 16 januari

24 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

25 Ntuleren in drie fasen Vr de vergadering agenda cnvcatie vrbereiding Tijdens de vergadering aantekeningen maken > registratietechnieken selectief en gestructureerd registreren Interactie met de vrzitter Na de vergadering uitwerking van het verslag

26 Vr de vergadering Agenda pening en vaststelling van de agenda verwelkming + verntschuldigingen vaststelling agenda gedkeuring ntulen van vrige vergadering mededeling en ingekmen stukken verlpen agendapunten thema (de titel) van het agendapunt reden van de bespreking achtergrndinfrmatie (meestal in bijgevegde agendastukken) gewenste einddel van de bespreking (eventueel met vrstellen) tijdsplanning varia OF w.v.t.t.k. rndvraag

27 Agenda POC Bedrijfscmmunicatie Agenda 29 april Vaststelling van de agenda (dc01) 2. Gedkeuring verslag vergadering 4 nvember 2013 (dc02) 3. Opvlging rapprt visitatiecmmissie (dc03) en reactie van de pleiding (dc04) 4. Masterprefreglement 5. Methdlgie en dataverwerking 6. Verkiezing nieuwe prgrammadirecteur en rganisatie masterprgramma 7. W.v.t.t.k. 8. Rndvraag

28 Vr de vergadering Cnvcatie fficiële uitndiging vr de vergadering mem f brief infrmeel: ddle agenda plaats tijdstip eventuele bijlagen

29 Cnvcatie

30 Cnvcatie Beste Lid van de POC Bedrijfscmmunicatie, Vr de datum van een vlgende POC bedrijfscmmunicatie leg ik u graag de vlgende ddle vr: Gelieve uiterlijk p maandag 31 maart m 13u uw beschikbaarheid aan te geven. Met vriendelijke greten, Wim Wim Grevendnk Stafmedewerker nderwijs Blijde Inkmststraat 21 bus 3301 B-3000 Leuven tel.:

31 Vr de vergadering Vrbereiding nderwerp (vakjargn!) del van de vergadering beeldvrming meningsvrming prbleemplssing bereik van de vergadering advies besluit deelnemers lezers

32 Tijdens de vergadering Gestructureerd en selectief registreren! plattegrnd aanwezigen interactie met de vrzitter meerklmmenblad pname laptp signaalwrden

33 Meerklmmenblad Vaste kp vr elke klm Vrdelen gericht luisteren verzicht en inzicht tijdbesparend

34 Meerklmmenblad

35 Meerklmmenblad

36 Opname / Laptp Opname + wrdelijk verslag + bewijsmateriaal - tijdrvend - schrikt af Laptp + snelheid + actie- en besluitenlijst meteen klaar - afgeslten - strend

37 Na de vergadering Ntuleren z snel mgelijk! Structuur infrmatie selecteren infrmatie rangschikken: lgische vlgrde situering van het agendapunt bespreking besluit/actie Uitwerking van het verslag tegankelijk vlledig beknpt bjectief / neutraal

38 Kp van het verslag Naam van de vergadering Plaats en de datum van de vergadering Namen van aan- en afwezigen, vrzitter en ntulist vermeld deelnemers alfabetisch vermeld (ntul.) en (vz.) gebruik eventueel initialen geen titulatuur weergeven geef duidelijk aan wie een bericht van verhindering heeft gestuurd: afwezig m.k. / afwezig z.k. Agenda

39 Kp van het verslag

40 Definitie Rl van de ntulist Wat met je kunnen? Ntuleren: een pgave? Functies van ntulen Srten verslagen Ntuleren in drie fasen Aan de slag... Inhud Cmmissie innvatie & planning

41 Opdracht Bekijk de fragmenten van de vergadering U bent ntulist Ntuleer in functie van een essentie-peragendapuntverslag Maak een nderscheid tussen hfd- en bijzaken Maak een verslag p basis van de ntulen die u hebt genmen

42 Fragment 1

43 Fragment 1: mgelijke plssing

44 Fragment 2

45 Fragment 2: mgelijke plssing

46 Fragment 3

47 Fragment 3: mgelijke plssing