Revisie Datum revisie Auteur Beschrijving van de wijziging Door

Transcriptie

1

2 Inhoudstafel 1. Het Agentschap Algemene Beschrijving Onze missie Kwaliteitsbeleidsverklaring Toepassingsdomein en Doel, Scope Kwaliteits Management Systeem Algemene Vereisten Het Kwaliteitsmanagementsysteem Documentatievereisten ISO Hoofdstuk 5: Directieverantwoordelijkheid ISO Hoofdstuk 6: Beheer van Middelen Human resources Infrastructuur ISO Hoofdstuk 7: Realisatie van de diensten Planning Processen die verband houden met de klant en belanghebbenden Ontwerp en ontwikkeling Aankoop Productie en het leveren van diensten Beheersing van bewakings- en meetapparatuur ISO Hoofdstuk 8: Meting, analyse en verbetering Referenties met de ISO 9001 standaard Document History Log Revisie Datum revisie Auteur Beschrijving van de wijziging Door 1 20/08/08 J. Geenen Initiële versie 2 20/10/09 L. Vereecken Actualisatie naar aanleiding van de reorganisatie (MII). Aanvulling van processinventaris. 3 01/08/2010 L. Vereecken Actualisatie naar aanleiding van de reorganisatie (support). Aanvulling van processinventaris. Overeenstemming met ISO /07/2011 L. Vereecken Actualisatie naar aanleiding van de reorganisatie (Dept Beveiliging en vervoer). Aanvulling van processinventaris. L. Vereecken L. Vereecken L. Vereecken PC Rev4-NL Pagina 2 van 36

3 1. Het Agentschap 1.1. Algemene Beschrijving Het FANC werd door de wetgever opgericht als een onafhankelijke veiligheidsautoriteit, die met het nodige gezag en met de vereiste deskundigheid toeziet op het veilige verloop van alle werkzaamheden waar met radioactieve stoffen of met ioniserende straling wordt omgesprongen. De veiligheidsaspecten in de uitbating van de kerncentrales vormen hier ongetwijfeld de blikvanger, hoewel dit niet de hoofdactiviteit is van het Agentschap. Bij de realisatie van de opdrachten en verantwoordelijkheden van het Agentschap staat de bescherming van de bevolking, van de werknemers en van het leefmilieu tegen de nucleaire en radiologische risico s centraal. Hoe het Agentschap zijn missie opvat en welke waarden het daarbij centraal stelt, wordt verder toegelicht. Het Agentschap heeft op 1 september 2001 zijn bevoegdheden opgenomen. Het verleent sindsdien vergunningen en erkenningen op autonome wijze voor de Klasses II en III inrichtingen, het adviseert de koning die de inrichtingen Klasse I via KB vergunt. Het controleert de naleving van de uitgevaardigde regelgeving en de opgelegde vergunningsvoorwaarden via inspecties. Het superviseert de controles die erkende instellingen in zijn opdracht uitvoeren in de vergunde installaties. Deze instellingen behoren tot private organisaties, of maken deel uit van BEL V, een fliliaal van het Agentschap. Deze instellingen werden bij wet erkend als bevoegd in het uitvoeren van routinematige controleactiviteiten in de vergunde inrichtingen. Daarnaast hecht het Agentschap veel belang aan de ontwikkeling van zijn waakzaamheidfunctie, zijnde de capaciteit om adequaat te reageren op elke gebeurtenis of evolutie die een reële of potentiële dreiging inhoudt en die daarom vraagt om een veiligheidsbeoordeling, gevolgd door preventieve of curatieve maatregelen. In dit kader wil het Agentschap zich uitbouwen tot een onafhankelijk kennis- en expertisecentrum inzake nucleaire veiligheid en stralingsbescherming dat ten dienste staat van de beleidsverantwoordelijken, de uitbaters van nucleaire installaties en de bevolking. Het wil een operationele organisatie zijn die de aanwezigheid van radioactieve stoffen in de leefomgeving bestendig opvolgt, die op ieder ogenblik paraat staat om eventuele noodsituaties het hoofd te kunnen bieden en die malafide praktijken met radioactieve materialen of nucleaire technologie in een vroeg stadium weet op te sporen. PC Rev4-NL Pagina 3 van 36

4 1.2. Onze missie Het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle zal, als bevoegde onafhankelijke overheid, zorgen voor het naleven en het verbeteren van de wetten en de regelgeving betreffende de bescherming van de bevolking, de werknemers en het leefmilieu tegen de gevaren van ioniserende stralingen. Onze Waarden zijn: Wij wensen een integere, onpartijdige en betrouwbare organisatie te zijn Om onze geloofwaardigheid te versterken, zien wij erop toe dat onze acties zichtbaar zijn en voor iedereen te begrijpen zijn. Wij streven naar een onafhankelijke, nauwgezette en multidisciplinaire expertise. Wij communiceren op een transparante, neutrale en objectieve wijze. We werken proactief. We streven naar continue verbetering. Wij onderhouden mat al onze stakeholders eerlijke en constructieve relaties. Wij wensen overleg, gebaseerd op wederzijds respect, actief luisteren en dialoog. Daarvoor zal het Agentschap: een team van bevoegde deskundigen uitbouwen en in stand houden, de beschikbare middelen efficiënt aanwenden met het oog op het doeltreffend realiseren van zijn doelstellingen een controle uitvoeren op nucleaire en radiologische installaties, vanaf de initiële exploitatievoorwaarden tot de ontmanteling, met inbegrip van de regelmatige inspecties op alle menselijke activiteiten die kunnen leiden tot een stijging van de blootstelling van de bevolking en de werknemers aan de ioniserende straling een doeltreffend radiologisch toezicht op het grondgebied uitoefenen zijn competentie ter beschikking stellen tijdens noodgevallen het onderzoek en de ontwikkeling aansporen en coördineren, het reglementaire gebied inbegrepen de wetgever de reglementaire wijzigingen voorstellen die het noodzakelijk acht gezien de wetenschappelijke en socio-economische evolutie Last but not least, zal het Agentschap werken in een geest van overleg en dialoog met alle betrokkenen en er ten allen tijde naar streven om een neutrale, objectieve en evenwichtige informatie te verstrekken. De waarden die centraal staan voor het FANC, leiden tot het kwaliteitsbeleidstreven zoals uitgedrukt in het Kwaliteitsbeleid. PC Rev4-NL Pagina 4 van 36

5 2. Kwaliteitsbeleidsverklaring Onze opdrachten De eerste opdracht van het Agentschap is de bescherming van mens en leefmilieu tegen de uit ioniserende stralingen voorkomende gevaren. Mens en leefmilieu zijn dan ook onze voornaamste klanten. Het Agentschap neemt zich voor actief bij te dragen aan een gezonde en veilige omgeving voor de bevolking en staat in voor de Nucleaire Controle. Prioriteit aan de bescherming van de bevolking In het kader van de actuele wetgeving, en in overeenstemming met de verwachtingen van de gemeenschap, geeft het Agentschap voorrang aan de bescherming van de volksgezondheid, aan veiligheid en beveiliging, en aan de ontwikkeling van de meest performante middelen tot stralingsbescherming. Dit blijft onze voornaamste doelstelling, ook al zijn wij verplicht rekening te houden met de politieke, economische en financiële context waarbinnen wij werken. Daarnaast treedt het Agentschap in contact met een groot aantal betrokkenen: Internationale organisaties, nationale en gewestelijke overheden, ziekenhuizen, industriële bedrijven en dienstverleners in de nucleaire sector, medische beroepen: radiologen, dierenartsen en tandartsen en hun federaties, de bevolking, : allen hebben zij hun verwachtingen ten aanzien van het Agentschap. Het Agentschap zal hen in hun domein de nodige ondersteuning bieden, en waar nodig controleren, zodat zij op hun beurt en voor hun domein op een correcte en kwalitatieve manier mee kunnen bijdragen aan de bescherming van mens en leefmilieu. Transparantie Het Agentschap kiest ondubbelzinnig voor een maximale verspreiding van objectieve informatie over haar activiteitendomein. Weliswaar vereisen sommige aspecten van onze werking discretie en zelfs geheimhouding, dit in het kader van de nationale veiligheid. Om de transparantie te waarborgen, opteren wij daarom voor een multidisciplinaire, deontologisch verantwoorde aanpak, waarbij duidelijke criteria worden gehanteerd. Enkel op die manier kunnen wij waarborgen dat alle aspecten van een bepaalde problematiek even grondig, voldoende breed en professioneel worden bekeken. Onafhankelijkheid Bewust van haar verantwoordelijkheid ten overstaan van de gemeenschap, en in de geest van de wetgever, wil het Agentschap iedere situatie vermijden waarin haar onafhankelijkheid of die van haar medewerkers zou kunnen in gevaar gebracht worden. PC Rev4-NL Pagina 5 van 36

6 Keuze voor het overlegmodel Vanuit de zorg om de veiligheid van mens en leefmilieu, hebben wij ook verplichtingen tegenover exploitanten allerhande. Waar wij enerzijds een verantwoordelijkheid opnemen voor het toezicht op hun correcte naleving van regelgeving en de vergunningsvoorwaarden, willen wij hen anderzijds ook helpen bij deze naleving door een correcte en snelle informatie over de aan hen opgelegde regels en hoe ze te implementeren. Wij beschouwen hen dan ook als stakeholders en willen hen maximaal betrekken bij het overleg over en begeleiden bij de voor hen toepasselijke regelgeving. Competenties Dit alles brengt ons onvermijdelijk bij de competentie van onze medewerkers. Wij hebben op alle bestreken domeinen de meest competente medewerkers nodig. Dit vertaalt zich niet enkel naar onze aanwervingpolitiek, maar evenzeer naar de systemen en middelen die wij ter beschikking stellen om kennis en competentie aan te leren, te behouden, uit te breiden en binnen onze organisatie te verspreiden. Kennis is ons voornaamste kapitaal, en het waarborgen ervan onze eerste zorg. PC Rev4-NL Pagina 6 van 36

7 3. Toepassingsdomein en Doel, Scope Het Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) zoals in dit handboek beschreven, bestrijkt alle activiteiten van het FANC, zoals ze uitgevoerd worden om aan de missie van het Agentschap te beantwoorden. Dit document is gebaseerd op en dient als toepassing van de ISO 9001:2008 standaard. Dit handboek, samen met de procedures die erin vermeld worden, geeft de nodige richtlijnen om volledige conformiteit met deze Internationale Standaard te bereiken en te behouden. De scope van dit Kwaliteitsmanagementsysteem behelst het uitvoeren en/of leveren van advies en onderzoek, allerhande inspecties en controles, het afleveren van vergunningen en erkenningen en het opvolgen en aansturen van wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van de bevolking tegen de gevaren van ioniserende stralingen. Paragraaf 7.3. van de ISO 9001 standaard wordt uitgesloten, daar het Agentschap zelf geen ontwerpen maakt of producten ontwikkelt. PC Rev4-NL Pagina 7 van 36

8 4. Kwaliteits Management Systeem 4.1. Algemene Vereisten Het toepassen van een Kwaliteitsmanagementsysteem is een strategische beslissing van een organisatie. Het ontwerp en de invoering van het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie wordt beïnvloed door variërende behoeften, bijzondere doelstellingen, de geleverde diensten, de toegepaste processen en de omvang en structuur van de organisatie. Dit handboek is het resultaat van dergelijke beslissing bij het FANC. Het beschrijft hoe het Agentschap een Kwaliteit Management Systeem heeft opgezet dat aan de eisen van de internationale standaard ISO 9001:2008 beantwoordt. De kwaliteitsmanagementprincipes die in overweging genomen worden tijdens de ontwikkeling van de internationale norm ISO 9001 vinden dan ook hun weerslag binnen de organisatie van het Agentschap. Het model van een op processen gebaseerd Kwaliteitsmanagement Systeem zoals weergegeven in Figuur 1, illustreert de verbanden tussen de processen die zijn weergegeven in Hoofdstukken 4 tot en met 8 van de ISO 9001:2008 standaard. Deze illustratie laat zien dat de opdrachtgever(s) een belangrijke rol spelen in het definiëren van eisen als input. In ons geval is de opdrachtgever de bevoegde overheid die uit naam van de bevolking de (wettelijke) eisen heeft geformuleerd die onze opdracht uitmaken. Bij het bewaken van de klanttevredenheid wordt nagegaan of de betrokken partijen (stakeholders) van mening zijn dat de organisatie voldoet aan de gestelde eisen. Het model in Figuur 1 geeft alle eisen van deze internationale norm weer, maar toont de processen niet op een gedetailleerd niveau. In deze internationale norm zijn geen eisen opgenomen die specifiek betrekking hebben op andere managementsystemen, zoals met name milieumanagement, of management van gezondheid en veiligheid. Daar waar elementen met betrekking tot zulke systemen in de werking van het FANC passen, worden ze wel mee in het kwaliteitsmanagementsysteem geïntegreerd. PC Rev4-NL Pagina 8 van 36

9 Figuur 1: Het FANC als Kwaliteitssysteem Het FANC besteedt een aantal processen uit aan gespecialiseerde externe partijen, nl : (i) de metingen uitgevoerd in het kader van het radiologisch toezicht op het grondgebied, (ii) specifieke interventies in het kader van de wachtrol (iii) de controles uitgevoerd door onze filiaal Bel V en de erkende instellingen (iv) de dosimetrische audits uitgevoerd binnen radiotherapie-diensten De kwaliteit van de uitvoering van deze uitbestede activiteiten wordt van dichtbij opgevolgd via afzonderlijk daartoe opgestelde opvolgingsprocessen. PC Rev4-NL Pagina 9 van 36

10 4.2. Het Kwaliteitsmanagementsysteem Het systeem bevat verschillende vastgestelde gedocumenteerde procedures die door de norm vereist zijn, evenals de procesbeschrijvingen van de kernprocessen (de core-processen) en ondersteunende processen bij het FANC. De door de norm vereiste procedures zijn: Beheersing van documentatie Opgenomen in de procedure PC Beheersing van registraties Opgenomen in de procedure PC Interne Audit Opgenomen in de procedure PC Beheersing van afwijkende producten Opgenomen in de procedure PC Corrigerende maatregelen Opgenomen in de procedure PC Preventieve maatregelen Opgenomen in de procedure PC Documentatievereisten De documentatie van het Kwaliteitsmanagementsysteem bevat een aantal kwaliteitsdocumenten (procedures, instrucites, ) die opgesteld, gedocumenteerd, geïmplementeerd en up to date gehouden worden door de Interne Audit. Deze procedures behandelen zowel de onderwerpen die expliciet in de Internationale Standaard vermeld worden, maar ook die processen waarvan de organisatie oordeelt dat zij noodzakelijk zijn om de effectieve werking en controle van haar activiteiten te kunnen waarborgen Kwaliteitshandboek Dit Kwaliteitshandboek is een onderdeel van de totale documentatie van de organisatie, en vormt het eerste en PC Rev4-NL Pagina 10 van 36

11 voornaamste document voor alle medewerkers van het FANC, om hen in te lichten over en te begeleiden in de werking van het Kwaliteits Management Systeem (KMS) Gecontroleerde documenten Documenten die deel uitmaken van dit KMS, of relevant zijn voor de implementatie en het in stand houden van het systeem, worden gecontroleerd en beheerd conform onze procedure Documentenbeheer. Deze procedure beschrijft de werkwijze voor: De goedkeuring en herziening van procedures en/of instructies die het systeem documenteren. De identificatie van de revisie De distributie van deze documenten Het voorkomen van ongewild of onvrijwillig gebruik van vervallen documenten De voortdurende beschikbaarheid van deze documenten Controle van kwaliteitsregistraties Kwaliteitsregistraties die door het KMS vereist zijn, worden gecontroleerd conform de procedure Registratie. Deze registraties worden bijgehouden om de nodige bewijslast ter beschikking te hebben om aan te tonen dat het KMS effectief werkt, en conform blijft aan de Internationale Standaard. Alle procedures en processen worden hierna beschreven, in de volgorde waarin ze in de ISO 9001:2008 norm worden besproken, hoofdstuk per hoofdstuk. De verwijzingen naar de desbetreffende paragrafen van de norm worden telkens toegevoegd. PC Rev4-NL Pagina 11 van 36

12 5. ISO Hoofdstuk 5: Directieverantwoordelijkheid Dit hoofdstuk van de norm behandelt de Directieverantwoordelijkheid in een kwaliteitsmanagementsysteem: Leiderschap, toewijding en actieve betrokkenheid van de directie zijn essentieel voor het ontwikkelen en het onderhouden van een doeltreffend en doelmatig kwaliteitsmanagementsysteem om voordeel te hebben voor de belanghebbenden. Om deze voordelen te bereiken, is het nodig de klanttevredenheid vast te stellen, op peil te houden en te verhogen. De directie behoort maatregelen te overwegen, zoals: Het vaststellen van visie, beleid en strategische doelstellingen overeenstemmend met het doel van de organisatie Het leiden van de organisatie door voorbeeldgedrag om daarmee vertrouwen bij de medewerkers te ontwikkelen Het kenbaar maken van de richting en de waarden van de organisatie met betrekking tot kwaliteit en het kwaliteitsmanagementsysteem Het deelnemen aan verbeterprojecten op zoek naar nieuwe methoden, oplossingen en producten Het verkrijgen van rechtstreekse terugkoppeling over de doeltreffendheid en doelmatigheid van het kwaliteitsmanagementsysteem Het vaststellen van de processen voor het realiseren van de diensten, die toegevoegde waarde opleveren voor de organisatie Het vaststellen van de ondersteunende processen die van invloed zijn op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de realisatieprocessen Het scheppen van een omgeving die de betrokkenheid en ontwikkeling van mensen aanmoedigt, en Het voorzien in de structuur en middelen die nodig zijn om de strategische plannen van de organisatie te ondersteunen De directie definieert daarnaast methoden voor het meten van de prestaties van de organisatie, om te kunnen bepalen of geplande doelstellingen zijn bereikt. Voorbeelden van deze methoden zijn: Financiële opvolging Meting van procesprestaties in de gehele organisatie PC Rev4-NL Pagina 12 van 36

13 Beoordeling van de tevredenheid van klanten, mensen in de organisatie en andere belanghebbenden Beoordeling van de percepties van belanghebbenden over de prestaties van geleverde diensten, en Meting van andere succesfactoren die zijn geïdentificeerd door het management. Informatie afgeleid van zulke metingen en beoordelingen behoort ook te worden beschouwd als input voor de directiebeoordeling. Dit om te garanderen dat continue verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem de drijfveer is voor verbetering van de prestaties van de organisatie. Concreet vinden we in de norm de volgende paragrafen: 5.1. Betrokkenheid van de Directie 5.2. Klantgerichtheid 5.3. Kwaliteitsbeleid 5.4. Planning 5.5. Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie 5.6. Directiebeoordeling In de volgende figuur wordt de samenhang tussen deze elementen grafisch voorgesteld, waarbij duidelijk blijkt dat de Management Review een cruciale rol speelt in het vastleggen van kwaliteitsobjectieven, maar ook in het evalueren van de resultaten van ons Kwaliteits Management Systeem, via de gegevens uit allerhande metingen en onderzoeken. In figuur 2 worden de procedures aangeduid in het geel, de optionele aspecten in het wit, de inputgegevens in het oranje en de acties in het groen. PC Rev4-NL Pagina 13 van 36

14 Opstellen kwaliteitsbeleidsverklaring Verspreiding kwaliteitsbeleidsverklaring Herziening kwaliteitsbeleidsverklaring Interne Communicatie Kwaliteitsobjectieven Management Review Management van middelen Verbeteringsmaatregelen KPI s Rapporten interne audits Rapporten externe audits Tevredenheidsonderzoek Beheer van klachten rond: - afwijkingen - kwaliteit - andere Rapporten Correctieve en Preventieve actie s Rapporten vorige Management Reviews Figuur 2 In de documentatie van ons kwaliteitsmanagementsysteem vinden we deze onderwerpen terug in een aantal procedures: Management Reviews worden op regelmatige basis georganiseerd door de voltallige directiecomité : Directeur-Generaal, Departementshoofden samen met de Directievertegen-woordiger, de Interne audit, aangevuld met interne en externe medewerkers naar behoefte, en op vraag van de Directievertegenwoordiger. Tijdens deze Review-vergaderingen wordt ons kwaliteitsbeleid opnieuw in vraag gesteld en indien nodig bijgesteld in de overeenkomstige beleidsverklaring. PC Rev4-NL Pagina 14 van 36

15 Alle functies en hun interne relaties binnen de organisatie van het FANC, inclusief verantwoordelijkheden en bevoegdheden, worden gedefinieerd, vastgelegd en intern meegedeeld aan de betrokkenen. Hun onderlinge relatie wordt verder geïllustreerd in het bijgevoegd organogram: Figuur 3: FANC Organogram PC Rev4-NL Pagina 15 van 36

16 Departement GEZONDHEID EN LEEFMILIEU Dienst: Bescherming van de Gezondheid In de medische praktijk wordt veelvuldig gebruikgemaakt van ioniserende stralingen voor diagnostische en therapeutische doeleinden. In diverse sectoren zijn personen beroepshalve blootgesteld aan ioniserende stralingen. Ook personen van het publiek zijn blootgesteld aan ioniserende stralingen, zowel van natuurlijke oorsprong als vanuit menselijke activiteiten. De dienst Bescherming van de Gezondheid heeft algemeen als opdracht het toezien op, evalueren van en bijdragen tot het beheer van de risico s voor de gezondheid die voortvloeien uit blootstelling aan ioniserende stralingen in de medische sector. Naast het verlenen van gebruiksvergunningen, verleent de dienst nu ook exploitatievergunningen voor medische installaties van klasse II en klasse III. Processen GL-BG: Erkenningen en Vergunningen, Inspecties, Incidenten, Klachten, Informatievragen Dienst: Toezicht op het Grondgebied en Natuurlijke Straling De dienst Toezicht op het Grondgebied en Natuurlijke Straling is algemeen gezien belast met het overwaken van de radiologische toestand van het leefmilieu en de werkplaatsen buiten de vergunde inrichtingen. Deze toestand kan beïnvloed worden door kunstmatige radionucliden (afkomstig van routinelozingen van de nucleaire en radiologische activiteiten of afkomstig van eventuele ongevallen hierbij) of door natuurlijke stralingsbronnen (NORM-industrie, radon, kosmische straling) in binnen- en buitenland. Teneinde deze taak te vervullen, baat de dienst een netwerk van meetbakens uit die permanent (24u per dag) de straling op het ganse Belgische grondgebied meten (TELERAD), laat de dienst voortdurende metingen uitvoeren van de radioactieve contaminaties in het leefmilieu, in het drinkwater en in de voedingsmiddelen en voert de dienst evaluaties uit van de stralingsrisico s verbonden aan natuurlijke stralingsbronnen op woon- en werkplaatsen. Daarnaast verzekert de dienst een evaluatie en opvolging van de historisch gecontamineerde sites en levert een bijdrage aan de organisatie van het radiologisch en nucleair noodplan. Verder is de dienst ook verantwoordelijk voor de organisatie van de algemene wachtrol die opgeroepen wordt bij incidenten waar er radiologisch gevaar is. Indien nodig, wordt een nationaal noodplan in werking gesteld om de nodige maatregelen te kunnen nemen voor de bescherming van de bevolking blootgesteld aan toevallige verspreiding van radioactieve stoffen. De dienst GL-TOE is de beheerder van dit nationaal noodplan. Processen: Algemene wachtrol, Norm, Radon, Toezicht op het grondgebied, Telerad, Interventies bij langdurige blootstelling. PC Rev4-NL Pagina 16 van 36

17 DEPARTEMENT BEVEILIGING EN VERVOER Dienst Nucleaire beveiliging De dienst beveiliging ziet er samen met internationale inspectoraten op toe dat het kernmateriaal in nucleaire installaties gebruikt worden conform de geldende verdragen en protocolakkoorden. Verder draagt de dienst bij tot de beveiliging van radioactieve materialen en nucleaire installaties tegen het risico op illegaal bezit, diefstal en sabotage. Bij illegale handel van splijtstoffen biedt de dienst ondersteuning bij speurwerk op het terrein. De dienst beheert eveneens de aanvragen voor veiligheidsattesten en machtigingen en staat in voor de implementatie van veiligheidsmaatregelen ter bescherming van geclassificeerde documenten. De dienst streeft er verder ook naar om de nucleaire veiligheid in België te bevorderen en verder te ontwikkelen, radioactief materiaal te beveiligen tegen malafide daden, en de hierop betrekking hebbende internationale verplichtingen van België te respecteren en te doen respecteren. Hiertoe onderhandelt de dienst over de keuze van de internationale juridische instrumenten (conventies, aanbevelingen,..), zet ze deze om in nationale regelgeving, formuleert ze voorstellen tot regelgeving en sensibiliseert ze exploitanten en beslissingnemers. Processen: Beveiliging en controle, toegangsvoorwaarden FANC, regelgeving in kader van nucleaire beveiliging, wachtrol non-proliferatie, beheer van geclassificeerde documenten Dienst Invoer en Vervoer Transport is onlosmakelijk verbonden met industriële, medische en onderzoeksactiviteiten waarbij radioactieve stoffen en stralingsbronnen worden aangewend. Dit kan gaan van zeer volumineuze colli in de nucleaire splijtstofcyclus tot overwegend kleinere colli in de andere sectoren. Onze deskundigen gaan na dat verpakkingen bestemd voor het vervoer van radioactieve stoffen alle garanties bieden om de veiligheid voor mens en milieu te kunnen waarborgen. Het vergunningsdossier, alsook de inspecties en audits op het terrein laten hen toe er zich van te vergewissen dat afzenders en vervoerders deze veiligheid ook op het terrein waarmaken. Processen: Inspecties, compliance audits transport, opleidingen, Vergunningen, goedkeuringen PC Rev4-NL Pagina 17 van 36

18 DEPARTEMENT INRICHTINGEN EN AFVAL Diensten: Nucleaire basisinrichtingen De dienst Nucleaire basisinrichtingen ziet toe op de veiligheid van alle Belgische industriële inrichtingen, die splijtstoffen, radioactieve bronnen en/of toestellen en apparaten in het bezit hebben of gebruiken die ioniserende stralingen uitzenden. Deze omvatten zowel de grote nucleaire installaties uit de splijtstofcyclus zoals kerncentrales, splijtstoffabrieken, medische isotopenproductie als cyclotrons en zware bestralers (Klasse I, II), en alle andere industriële toepassingen (klasse III). Hierbij behandelt de dienst de vergunningsdossiers, ziet toe op het correcte beheer van incidenten en houdt toezicht via een jaarlijks inspectie- en controleprogramma in deze sectoren.. Hierbij worden de inspecties door de dienst zelf uitgevoerd, terwijl de controles uitbesteed worden aan BEL-V. De dienst behandelt tevens de erkenningsdossiers voor deskundigen in de fysische controle en voor de controle-instellingen. De dienst houdt toezicht op de goede werking van de erkende instellingen en van het filiaal BelV. Hiervoor werd een gestructureerd overleg ingevoerd. De dienst heeft een globale aanpak uitgewerkt voor de weesbronproblematiek in ons land, gaande van technische aspecten en een uitgewerkte regelgeving tot een financiering van de ongelukkige vinder van een weesbron. Ze beheert een databank van weesbrongevoelige inrichtingen en van inrichtingen die een meetpoort uitbaten. Tenslotte heeft de dienst een campagne lopen voor de verwijdering van de inmiddels verboden radioactieve bliksemafleiders. Processen: inspecties, incidenten, vragen en klachten, vergunningen, erkenningen, meetpoorten Dienst: Beheer van Afval Deze activiteit omvat de uitwerking van een reglementair kader voor de berging van radioactief afval, dat wordt geproduceerd in België. Het onderzoek en de aflevering van toekomstige vergunningen voor de sites voor de oppervlakte- en de geologische berging van radioactief afval, valt dus onder deze dienst. Daarnaast richt deze dienst zich op algemene aspecten van het beheer van radioactief afval in nauwe samenwerking met NIRAS, de Nationale Instelling voor Radioactief Afval en Verrijkte Splijtstoffen. PC Rev4-NL Pagina 18 van 36

19 DEPARTEMENT Regulation, International Affairs and Development Regulation RIAD is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en opvolging van de regelgeving op nationaal en internationaal niveau. Bij de ontwikkeling van de regelgeving ziet het departement erop toe dat de betrokkenheid van alle relevante interne expertises, en waar nodig ook de stakeholders, gegarandeerd wordt. Hierbij is interne harmonisering, coherentie en eenduidigheid van groot belang. Het departement vormt tevens een schakel tussen het Agentschap en de voogdijoverheid. International Affairs Het FANC heeft talrijke verplichtingen voortvloeiend uit afspraken met het IAEA, AEN of de Europese Unie en onderhoudt een contactnetwerk met o.a. deze instanties. het Agentschap participeert ook in internationale activiteiten met de bedoeling om radioprotectie, veiligheid of de fysieke bescherming van de installaties te verbeteren. Het FANC ontwikkelt ook bilaterale contacten op regelmatige basis met buurlanden, bijvoorbeeld voor de voorbereiding in geval van radiologische noodsituatie. Development Het stimuleren en opvolgen van studies en ontwikkelingen in alle domeinen die het werkterrein van het FANC betreffen, is ook een van de verantwoordelijkheden van RIAD. Bovendien zorgt de dienst voor de coördinatie van de projecten, zodat er onderling een synergie ontstaat. Verder structureert het departement kennis door middel van documenten- en knowledge management. Het uitgangspunt is dat de aanwezige kennis niet verloren mag gaan, gestroomlijnd en ter beschikking gesteld wordt van zowel interne als externe doelgroepen. Processen RIAD: Regelgeving, Bibliotheek, internationale vertegenwoordigingen, buitenlandse zendingen, sollicitaties, projectbeheer PC Rev4-NL Pagina 19 van 36

20 ALGEMENE DIENSTEN EN ONDERSTEUNING Deze afdelingen ondersteunen de medewerkers van de departementen. Dankzij de inspanningen van de Stafdiensten en Support kunnen zij hun taken uitoefenen teneinde de bescherming van de bevolking, werknemers en het leefmilieu tegen de gevaren van ioniserende straling te realiseren. Hierbij ligt sterk de nadruk op een nauwe samenwerking en een optimale informatie-uitwisseling; de interne slagkracht is immers een belangrijk aspect en moet bijdragen tot het welslagen van de missie en het verwerven van een plaats als een performante nucleaire veiligheidsautoriteit. Onder de stafdiensten vallen : Juridische zaken & Vertalingen, Preventie & Bescherming op het werk, de Beheercel, de dienst Communicatie. Onder Support vinden we terug: dienst Financiën, ICT en logistiek, en HRM. PC Rev4-NL Pagina 20 van 36

21 DIRECTIEVERTEGENWOORDIGER VOOR HET KWALITEITSBELEID Een uitdrukkelijke opdracht voor het Management is een Directievertegenwoordiger aan te stellen voor dit KMS. Deze Directievertegenwoordiger is lid van het Management Team. De Interne Audit staat in voor de ontwikkeling van het Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS), de invoering en de instandhouding ervan. De uit te voeren taken bestaan uit:. Het ontwerp, de invoering van en het onderhouden van het KMS; Het beheer van het documentatiesysteem van het KMS; De voorbereiding en het voeren van de vergaderingen voor het Management Review; Het evalueren van de toepassing en de doelmatigheid van het KMS; Verslag uit te brengen over de performance van het Kwaliteits Management Systeem tijdens de Management Review vergaderingen, als basis voor de voortdurende verbetering van het systeem; Het zich verzekeren van de correcte rapportering van de vergaderingen betreffende Management Review en de acties die eruit voortvloeien, zowel deze die werden uitgevoerd als genoteerd; Te verzekeren dat de verslagen van alle Management Reviews en de daaruit voortvloeiende acties worden opgesteld en geregistreerd; Alle goedgekeurde revisies en wijzigingen aan dit Kwaliteitshandboek vrij te geven; Het opvolgen van de organisatie van de Interne Audits en het opvolgen van de correctieve en preventieve acties en klachten; Als beheerder van het KMS kan de Directievertegenwoordiger een beroep doen op de diensten van Interne Audit. De Interne Audit neemt het dagelijkse beheer van het KMS waar, in bijzonder het beheer van het documentatiesysteem van het kwaliteitsbeheersysteem. Interne Audit zal de praktische uitvoering van de interne audits waarnemen, op een onafhankelijke manier. PC Rev4-NL Pagina 21 van 36

22 Interne Audit coördineert en verzekert de opvolging van het plan voor continue verbetering, en het kwaliteitsactieplan, de plannen voor preventieve verbetering en het klachtenbeleid. Interne Audit zal de Directievertegenwoordiger op regelmatige wijze informeren rond de Continue Verbeteringsacties. Interne Audit bereidt de periodieke Management Review voor, op last van de Directievertegenwoordiger. PC Rev4-NL Pagina 22 van 36

23 6. ISO Hoofdstuk 6: Beheer van Middelen In dit hoofdstuk stelt de norm dat: De directie behoort te bewerkstelligen dat de middelen die van essentieel belang zijn voor de invoering van de strategie en het bereiken van de doelstellingen van de organisatie geïdentificeerd en beschikbaar gesteld zijn. Dit moet middelen omvatten voor uitvoering en verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem en van de tevredenheid van klanten en andere belanghebbenden. Middelen kunnen mensen, infrastructuur, werkomgeving, informatie, leveranciers en partners, natuurlijke en financiële middelen zijn. In feite valt dit uiteen in twee grote groepen: medewerkers en productie & dienstverlenende middelen. Wat betreft medewerkers stelt de norm dat: Het management behoort zowel de doeltreffendheid als de doelmatigheid van de organisatie, waaronder het kwaliteitsmanagementsysteem, te verbeteren met betrokkenheid en ondersteuning van medewerkers. Als een hulpmiddel bij het bereiken van haar doelstellingen voor prestatieverbetering, behoort de organisatie de betrokkenheid en ontwikkeling van haar medewerkers aan te moedigen door: Te voorzien in voortdurende opleiding en carrièreplanning Hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden te definiëren Doelstellingen vast leggen, zowel op individuele als team basis, procesprestaties te besturen en prestaties te evalueren Betrokkenheid bij het vaststellen van doelen en het nemen van beslissingen te bevorderen Te erkennen en te belonen De open communicatie van informatie in twee richtingen te bevorderen Bij voortduring de behoeften van haar medewerkers te beoordelen Omstandigheden die innovatie stimuleren te scheppen Te zorgen voor doeltreffend teamwerk Suggesties en meningen kenbaar te maken Wat betreft productie & dienstverlenende middelen stelt de norm dat: Het management behoort de infrastructuur te definiëren die nodig is voor het realiseren van de diensten en hierbij rekening te houden met de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden. De infrastructuur bestaat uit werkingsmiddelen, zoals de kantooromgeving, de werkruimten, de uitrustingen, de ondersteunende diensten, informatie- en communicatietechnologie en transportfaciliteiten. PC Rev4-NL Pagina 23 van 36

24 Behalve het voorzien van deze infrastructuur, dient het management eveneens de nodige onderhoudsmethoden te ontwikkelen en in te voeren om ervoor te zorgen dat deze infrastructuur blijft voldoen aan de behoeften van de organisatie. Concreet vinden we in de norm de volgende paragrafen: 6.1. Beschikbaar stellen van middelen 6.2. Personeel 6.3. Infrastructuur 6.4. Werkomgeving In de documentatie van ons kwaliteitsmanagementsysteem vinden we deze onderwerpen terug in een aantal processen die in volgende procedures worden beschreven: Figuur 4 Een aantal procedures beschrijft hoe de nodige middelen worden voorzien om de processen van dit KMS te implementeren en te verbeteren. Deze procedures bestrijken zowel de zgn. human resources, als de infrastructuur en de werkomgeving. PC Rev4-NL Pagina 24 van 36

25 6.1. Human resources Om de noodzakelijke competenties te waarborgen (op basis van opleiding, training, vaardigheden en ervaring) en dit voor alle medewerkers die verantwoordelijkheid dragen binnen ons Kwaliteits Management Systeem: Worden deze competenties vastgelegd in Functiebeschrijvingen voor iedere functie binnen de organisatie, Wordt de nood aan competentie en training geïdentificeerd en verdere training voorzien en geëvalueerd wanneer nodig, De gegevens over opleiding, ervaring training en kwalificatie van medewerkers worden beheerd, Competente medewerkers aanwerven, en begeleiden in de eerste fases van hun loopbaan in de organisatie, De administratieve begeleiding van de loopbaan te verzorgen, inclusief de uitvoering van betalingen van loon en compensaties, Het verlaten van de dienst te begeleiden Infrastructuur De noodzakelijke faciliteiten en infrastructuur die nodig zijn om de conformiteit van onze diensten te waarborgen, worden voorzien conform een vastgelegde budgetprocedure. Het onderhoud van deze noodzakelijke en belangrijke infrastructuur wordt gedeeltelijk intern verzekerd (vb Telerad-meetbakens), maar voor bepaalde gespecialiseerde aspecten aan externe partijen toevertrouwd (vb onderhoud van meettoestellen). PC Rev4-NL Pagina 25 van 36

26 7. ISO Hoofdstuk 7: Realisatie van de diensten In dit hoofdstuk stelt de norm dat: De directie behoort een doeltreffende en doelmatige uitvoering van realisatie- en ondersteunende processen en het bijbehorende procesnetwerk te bewerkstelligen, zodat de organisatie haar belanghebbenden kan tevreden stellen. Realisatieprocessen resulteren in producten (of diensten) die direct waarde toevoegen aan de organisatie. Ondersteunende processen zijn ook noodzakelijk voor de organisatie en voegen indirect waarde toe. Elk proces is een opeenvolging van verwante activiteiten of een activiteit die zowel input als output heeft. Het management behoort de vereiste output van processen te definiëren, de benodigde input alsook de vereiste activiteiten om deze output doeltreffend en doelmatig te bereiken, vast te stellen. De onderlinge samenhang van processen kan complex zijn, wat resulteert in procesnetwerken. Om een doeltreffende en doelmatige werking van de organisatie te garanderen, behoort het management te erkennen dat de output van één proces de input van een of meer andere processen kan zijn. Begrijpen dat een proces kan worden weergegeven als een opeenvolging van activiteiten helpt het management bij het definiëren van de procesinput. Zodra de input is gedefinieerd, kunnen de benodigde activiteiten, maatregelen en vereiste middelen voor het proces worden bepaald om de gewenste output te bereiken. Resultaten van de verificatie en de geldigverklaring van processen en output behoren ook te worden beschouwd als input van het proces om continue verbetering van de prestaties te bereiken en uitmuntendheid (excellence) door de hele organisatie te bevorderen. Continue verbetering van de processen zal leiden tot verbetering van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het Kwaliteitsmanagementsysteem en de prestaties van de organisatie. PC Rev4-NL Pagina 26 van 36

27 Concreet vinden we in de norm de volgende paragrafen: 7.1. Planning van het realiseren van de diensten 7.2. Processen die verband houden met de klant (verkoop en contractbeoordeling) 7.3. Ontwerp en ontwikkeling (niet van toepassing) 7.4. Inkoop 7.5. Productie en het leveren van diensten 7.6. Beheersing van bewakings- en meetapparatuur In de documentatie van ons Kwaliteitsmanagementsysteem vinden we deze onderwerpen terug in een aantal procedurebeschrijvingen eigen aan de respectieve diensten binnen het Agentschap: We hernemen hierna de verschillende paragrafen uit dit hoofdstuk van de norm, en hoe we aan de gestelde eisen voldoen in ons Kwaliteits Management Systeem: 7.1. Planning De volgorde en onderlinge verbanden tussen de verschillende procedures, noodzakelijk om onze projecten/diensten te realiseren, werden in Figuur 1 geïllustreerd. Ze beschrijven in feite hoe het FANC zich organiseert om aan de eisen van de ISO 9001 standaard te voldoen Processen die verband houden met de klant en belanghebbenden. De opdrachten van het FANC werden door de wetgever vastgelegd. Via onze processen met betrekking tot regelgeving (nationaal en internationaal) dragen we bij tot eventuele aanpassing van de wettelijke eisen. Op feedback door de belanghebbenden wordt precies gereageerd wanneer het een klacht betreft. Anderzijds worden de belanghebbenden ook bevraagd met betrekking tot hun perceptie van de werking van het Agentschap Ontwerp en ontwikkeling Het FANC ontwerpt geen producten (of diensten).deze paragraaf van de norm wordt daarom niet behandeld in het Kwaliteitsmanagementsysteem. PC Rev4-NL Pagina 27 van 36

28 7.4. Aankoop De aankoopactiviteiten worden beheerd en beheerst conform vastgelegde procedures, en bestrijken volgende activiteiten: Goedkeuring van aankopen Selectie van leveranciers Evaluatie van leveranciers, op regelmatige basis. Respecteren van openbare aanbestedingsnormen en -eisen 7.5. Productie en het leveren van diensten Productie en levering van diensten worden gepland en onder beheerste omstandigheden uitgevoerd. Deze bestaan uit: De beschikbaarheid van de informatie die de specificaties van de dienst beschrijft De beschikbaarheid van werkinstructies en methoden waar nodig Het gebruik en onderhoud van de geschikte uitrusting De beschikbaarheid en het gebruik van bewakings- en meetapparatuur De invoering van bewaking en meting, en De noodzakelijke activiteiten op gebied van vrijgave en aflevering. Deze activiteiten worden geïmplementeerd, gecontroleerd en in stand gehouden volgens een aantal operationele procedures, zoals geïllustreerd in Figuur 5. Figuur 5: Process map FANC: PC Rev4-NL Pagina 28 van 36

29 PC Rev 4 NL Figure 5: Process Map FANC: PC Rev4-NL Pagina 29 van 36

30 7.6. Beheersing van bewakings- en meetapparatuur De meetapparatuur welke voor de uitvoering van metingen vereist is, dient betrouwbaar te zijn voor wat betreft de validiteit van de bekomen meetresultaten. Dergelijke apparatuur wordt regelmatig geverifieerd en gekalibreerd, conform vastgestelde procedures. PC Rev4-NL Pagina 30 van 36

31 8. ISO Hoofdstuk 8: Meting, analyse en verbetering In dit hoofdstuk stelt de norm dat: Meetgegevens belangrijk zijn om op feiten gebaseerde beslissingen te kunnen nemen. De directie hoort te zorgen voor doeltreffende en doelmatige meting, het verzamelen en de geldigverklaring van gegevens om de prestaties van de organisatie en de tevredenheid van belanghebbenden te bewerkstelligen. Dit behoort te bestaan uit het beoordelen van de geldigheid en het doel van de metingen en het beoogde gebruik van gegevens om een toegevoegde waarde voor de organisatie te bewerkstelligen. Voorbeelden van meting van prestaties van de processen van de organisatie zijn: Meting en evaluatie van haar diensten Vermogen van processen Het bereiken van projectdoelstellingen, en Tevredenheid van klanten en andere belanghebbenden De organisatie behoort de activiteiten gericht op het verbeteren van haar prestaties continu te bewaken en de invoering van procesverbeteringen te registreren, omdat dit gegevens kan leveren voor toekomstige verbeteringen. De resultaten van de analyse van gegevens van verbeteringsactiviteiten behoren tot de input voor de directiebeoordeling om informatie te leveren voor het verbeteren van de prestaties van de organisatie. Concreet vinden we in de norm de volgende paragrafen: 8.1. Algemene opmerkingen 8.2. Bewaking en meting 8.3. Beheersing van afwijkende producten 8.4. Analyse van gegevens 8.5. Verbetering In de documentatie van ons Kwaliteitsmanagementsysteem vinden we deze onderwerpen terug in een aantal processen die onderling samenhangen, zoals in Figuur 6 weergegeven. PC Rev4-NL Pagina 31 van 36

32 Deze figuur geeft de verbanden weer tussen de verschillende metingen en vastgestelde afwijkingen, informatie uit klachten en uit metingen van klantentevredenheid, bemerkingen uit interne en externe audits, bemerkingen en opdrachten uit de Management Review vergaderingen: al deze inputs kunnen aanleiding geven tot het initialiseren van correctieve of preventieve maatregelen, teneinde een continu verbetering van ons Kwaliteits Management Systeem te bereiken. Figuur 6 PC Rev4-NL Pagina 32 van 36