Reasoncodes bij Europese incasso: Informatie voor incassanten hoe hiermee om te gaan.

Transcriptie

1 Reasoncodes bij Europese incasso: Informatie voor incassanten hoe hiermee om te gaan. Inleiding Bij Europese incasso verandert de terugmelding In de praktijk Uitgangspunten en generieke adviezen Welke R-transacties zijn er? Geadviseerde vervolgacties op reasoncodes Gebruik reasoncodes buitenland R-transacties en sequence types Bijlage A: Overzicht R-transacties B: Overzicht reasoncodes en vervolgacties 18 februari 2015 Versie 2.1

2 Inleiding Dit document bevat een overzicht van de nieuwe reasoncodes die bij de Europese incasso 1 gebruikt worden, in welke situatie(s) deze kunnen voorkomen en wat de geadviseerde vervolgactie daarop is. Bij de huidige Nederlandse incassovarianten worden uitgevallen/niet-verwerkte incassotransacties via één bestandsformaat ( VerwInfo ) door de centrale processor (Equens) aan de incassant terug gemeld. Daarbij worden uniforme/standaard signaalcodes met bijhorende signaalteksten gebruikt. Deze zijn voor alle banken gelijk. Bij Europese incasso verandert de terugmelding. Er worden nieuwe reasoncodes gebruikt, die op de ISO-standaard zijn gebaseerd (signaalcodes VerwInfo zijn naar deze reasoncodes gemapped ). Incassanten vragen regelmatig hoe zij moeten handelen als zij deze nieuwe reasoncodes bij een uitgevallen/niet-verwerkte transactie (de zogenoemde R-transacties) van hun Nederlandse bank ontvangen. Deze vraag wordt ook ingegeven door het feit dat incassanten bij de aanlevering van hun doorlopende Europese incassotransacties onderscheid moeten maken tussen de verwerking van een eerste transactie van een reeks (=FRST) en de verwerking van elke daarop volgende transactie (=RCUR). Zij moeten namelijk aangeven welk sequence type elke transactie heeft. Als incassanten op een eerder ingezonden transactie een R-transacties ontvangen en deze daarna nogmaals ter verwerking willen aanbieden, moeten zij dus weten welk sequence type de oorspronkelijke transactie had (FRST, RCUR). Verder is in praktijk door banken vastgesteld dat enkele reasoncodes in bepaalde landen, al dan niet vanwege nationale wetgeving, niet gebruikt worden. Ook kunnen banken, bijvoorbeeld omwille van bescherming van de privacy, een bepaalde code vervangen door een andere -meer generieke- reasoncode. Een voorbeeld daarvan is de code MS03 ( reason not specified ). Voor nadere toelichting en de wijze van rapporteren kan de incassant terecht bij zijn eigen bank. 1 Iedere bank kan een eigen naam gebruiken voor Europese incasso, zoals SEPA incasso, Euro-incasso etc. Pagina 2 van 6 Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

3 Uitgangspunten en generieke adviezen Nederlandse banken hebben bij het gebruik van de nieuwe reasoncodes vastgesteld dat: Debet Banken de reasoncode bij een Reject, Return en Refund zo zuiver mogelijk bepalen. De mogelijkheden hiervoor zijn in de SEPA Direct Debit Rulebooks vastgelegd (Zie: AT-R3 The Reason Code for Non-Acceptance); Creditor Banken geven de van de Debet Banken ontvangen reasoncodes onveranderd door aan de Incassant (Als dat niet het geval is, geeft de Creditor Bank dat eventueel per betreffende reasoncode- aan de incassant aan); sommige reasoncodes in bepaalde landen slechts zelden of niet gebruikt worden; in Nederland de reasoncode MS03=Reason not specified overeenkomt met de huidige signaaltekst van VerwInfo: administratieve reden (Sommige banken verantwoorden MS03 daarom ook bij de Europese incasso als administratieve reden ). Welke R-transacties zijn er? Het SEPA Direct Debit Rulebook geeft aan dat incassotransacties in bepaalde situaties herroepen, geweigerd of teruggedraaid kunnen worden. Bij de (interbancaire) verwerking wordt daarom onderscheiden: door wie deze R-transacties zijn geïnitieerd en; het moment waarop zij plaatsvinden, d.w.z. voor of na settlement 2 ; tot welk moment, ten opzichte van de datum van settlement (vaak aangeduid met D), deze transacties kunnen plaatsvinden. De R-transacties zijn onder te verdelen in een 7-tal categorieën. Voor een overzicht hiervan zie bijlage A. Geadviseerde vervolgacties op reasoncodes Alle debet banken in Nederland maken gebruik van dezelfde set reasoncodes. Het generieke advies dat de Nederlandse banken hierbij geven, kan zodoende door elke incassant opgevolgd worden. Dit is vergelijkbaar met de huidige situatie waarbij men actie onderneemt op basis van de signaalcode/tekst van VerwInfo. Banken van incassanten communiceren eventuele aanvullende reasoncodes, bijvoorbeeld die vóór settlement gegeneerd kunnen worden, separaat met hun incassanten. In bijlage B staan welke vervolgactie(s) incassanten op de ontvangen reasoncodes kunnen nemen. 2 Het moment waarop banken het incassobedrag met elkaar verrekend hebben. Pagina 3 van 6 Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

4 België Duitsland Luemburg* Nederland* Oostenrijk Slowakije* Slovenië Interbancair gebruik van specifieke reasoncodes in bepaalde landen In Europees verband is interbancair vastgesteld dat bepaalde reasoncodes in bepaalde landen niet gebruikt worden. Dit wordt veelal veroorzaakt door nationale wetgeving en/of bescherming van de privacy gegevens. Onderstaand overzicht geeft aan welke codes in welk land niet gebruikt of vervangen worden: Reasoncodes (ISO) AC04 MS03 AC06 MS03 MS03 AG01 XXXX MS03 AG02 XXXX AM04 MS03 MS03 MS03 MS03 MS03 MS03 BE05 FF01 XXXX XXXX MD07 MS03 MS03 MS03 MS03 RC01 XXXX RR01 XXXX XXXX RR02 XXXX XXXX RR04 XXXX In deze landen kan dit door sommige/enkele banken gedaan worden (geen uniforme regel). XXXX code niet gebruikt MS03 vervangende code Pagina 4 van 6 Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

5 R-transacties en sequence types Incassanten moeten, wanneer zij Europese incassotransacties bij hun bank ter verwerking aanbieden, bij deze transacties een onderscheid maken in zogenoemde sequence types. Zij dienen, per afgegeven machtiging, bij elke incassotransactie een specifiek type aan te geven. De volgende sequence types worden onderscheiden: een eerste transactie van een reeks (= FRST ) de daarop volgende terugkerende transacties (= RCUR ) de laatste transactie van een reeks (= FNAL 3 ) een eenmalige transactie (= OOFF ) Het is van belang om de juiste sequence type-volgorde aan te houden. Dit betekent dus dat incassanten moeten starten met een FRST 4 en dan kunnen vervolgen met RCUR. Incassanten ontvangen, als een bepaald sequence type niet verwerkt wordt, informatie over de soort R-transactie (Reject/Return/Refund) en de reden waarom de transactie geweigerd werd (reasoncode). Zij vragen zich vervolgens af hoe zij dan daarna moeten handelen. De vraag die dan vaak gesteld wordt is: Welk sequence type moet gebruikt worden als de incassotransactie geweigerd wordt? (M.a.w. hoe moeten incassanten de niet-verwerkte incassotransactie opnieuw aanbieden?) Deze vraag is het meest relevant bij de weigering van FRST -transacties. Als een FRST geweigerd wordt, geeft de debet bank dus via een transactiecode aan of de transactie vóór of ná settlement geweigerd is (resp. Reject en Return/Refund). De incassant moet hiermee rekeninghouden bij het opnieuw aanbieden van de transactie. Schematisch is dit als volgt weer te geven: 3 Nederlandse banken adviseren om geen gebruik te maken van sequence type FNAL. 4 In de meeste gevallen zal een FRST een eerdere uitvoeringsdatum hebben dan een RCUR. Voor een correcte verwerking kan hierop controle plaatsvinden op de uitvoeringsdatum (Due Date). Pagina 5 van 6 Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

6 Als de transactie vóór settlement geweigerd is, dan stuurt de incassant de transactie opnieuw als FRST in, terwijl bij weigering ná settlement altijd RCUR gebruikt moet worden. Let op! Nederlandse banken adviseren echter om na afkeuring van een FRST deze altijd opnieuw als FRST aan te bieden. Zij hebben namelijk vastgesteld dat deze transacties dan in 98% van de gevallen bij de Nederlandse debet banken verwerkt worden. Daarnaast geven incassanten regelmatig ook aan dat het noodzakelijk is om een FRST en RCUR incasso met dezelfde uitvoerdatum in te kunnen sturen. De vraag die dan gesteld wordt is: Wat moeten wij doen als een eerstvolgende incasso met dezelfde uitvoerdatum verwerkt moet worden als de eerste incasso (in de reeks?) Ook in dat geval adviseren de Nederlandse banken om beide transacties als FRST aan te bieden. Als het FRST na FRST -advies door de incassanten wordt opgevolgd, moeten zij zich wel realiseren dat banken hun rekeninghouders hierop attent (kunnen) maken. In praktijk betekent dit dat hun klanten in deze gevallen tweemaal opmerkzaam gemaakt kunnen worden op deze FRST -transactie Niet-verwerkte RCUR wordt uiteraard altijd opnieuw als RCUR aangeboden. Toelichting European Payments Council (EPC) EPC beveelt banken aan hoe zij kunnen handelen met betrekking tot enkele operationele issues. Deze aanbevelingen hebben betrekking op de character set, de vooraankondiging, de sequence types bij Europese incasso, R-transacties en muntsoortconversies. Banken raadplegen hiervoor: Clarification paper EPC Pagina 6 van 6 Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

7 Bijlage A: Welke R-transacties zijn er? Het SEPA Direct Debit Rulebook geeft aan dat incassotransacties in bepaalde situaties herroepen, geweigerd of teruggedraaid kunnen worden. Zij zijn onder te verdelen in een 7-tal categorieën en als volgt weer te geven: voor settlement 1. Reject: a. Uitval veroorzaakt door technische redenen en geconstateerd door Creditor Bank, de CSM of Debet Bank (bijvoorbeeld ongeldig formaat, verkeerde IBAN check digit). b. Debet Bank kan incasso-opdracht niet verwerken. Veroorzaakt door redenen zoals in Rulebook genoemd in AT-R3 The Reason Code for Non-Acceptance (Reject, Return or Refund). Bijvoorbeeld rekening gesloten, geblokkeerd voor incasso, rekeninghouder overleden. c. Debet Bank kan de incasso-opdracht niet verwerken conform Artikel 78 van de Payment Services Directive. 2. Refusal: Weigering geïnitieerd door de Debiteur. Door Debet Bank ontvangen: vóór settlement, dan verwerkt als Reject (zie 1) na settlement, dan verwerkt als Refund (zie 6) na settlement 5. Return Terugboeking geïnitieerd door Debet Bank Zie AT-R3 The Reason Code for Non-Acceptance (Reject, Return or Refund) 6. Refund Terugboeking geïnitieerd door Debiteur. Kan gedurende no questions asked -periode van 8 weken en voor niet-geautoriseerde transacties gedurende 13 maanden plaatsvinden. 3. Request for cancellation: Creditor Bank verzoekt CSM om de incasso-opdracht(en) niet uit te voeren. Bilaterale overeenkomst tussen Creditor Bank en CSM. (Valt verder buiten scope Rulebook. Wordt hier niet nader toegelicht.) 4. Revocation Herroeping van de incasso-opdracht(en) door Incassant. Bilaterale overeenkomst tussen Creditor Bank en incassant, onder andere tot wanneer dit mogelijk is. (Valt verder buiten scope Rulebook. Wordt hier niet nader toegelicht.) 7. Reversal Terugboeking geïnitieerd door Creditor of Creditor Bank. Oorspronkelijke transactie had feitelijk niet uitgevoerd moeten worden. Rulebook verplicht Creditor Banken niet om een Reversal aan incassanten aan te bieden. Debet Banken moeten de transacties wel kunnen verwerken. In voorkomende gevallen hoeven zij hier geen checks op uit te voeren. Voor de terugmelding, met name voor 1,5 en 6, zijn specifieke reasoncodes uitgewerkt. Zie bijlage B: Vervolgacties door incassanten op reasoncodes. Pagina 1 van 1 Bijlage A bij Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.0

8 Reject = voor Return = na Refund = na Signaaltekst Stornoreden Signaalcode Bijlage B: Overzicht reasoncodes en vervolgacties Let op: Reasoncodes (ISO) die tussen *asterien* staan, zullen in de praktijk (nagenoeg) niet voorkomen. Dit komt doordat deze codes in Nederland heel sporadisch of geheel niet gebruikt worden. voor/na settlement Te vergelijken met Verwinfo Reason Omschrijving Typisch voorbeeld Geadviseerde vervolgactie voor code (wanneer Debet Bank deze code incassanten (ISO) genereert) AC01 Account identifier incorrect (i.e. invalid IBAN) IBAN onjuist of niet bekend. Herstel IBAN of vraag de debiteur om juiste IBAN (=Wijziging machtiging). AC04 Account closed Rekeninghouder heeft rekening gesloten. IBAN waarvan u wilt incasseren is opgeheven. Vraag de debiteur om het juiste IBAN (Wijzig of vraag nieuwe machtiging). AC06 Account blocked 1. Bank van debiteur heeft rekening IBAN is geblokkeerd voor incasso of deze Account blocked for Direct geblokkeerd voor incasso. machtiging. Debit by the Debtor 2. Rekeninghouder heeft rekening laten blokkeren voor incasso (Debet Bank kan hiervoor ook SL01 gebruiken). 3. Rekeninghouder is minderjarig. AC13 Invalid Debtor Account Type Zakelijke rekeninghouder heeft bijvoorbeeld Deze rekening kan niet gebruikt worden voor (B2B een particuliere debetrekening opgegeven. zakelijke incasso. only) *AG01* Direct debit forbidden on this Debetrekening is geen betaalrekening, maar Deze rekening kan niet gebruikt worden voor account for regulatory bijvoorbeeld een spaarrekening. incasso. reasons Rekeningnummer onbekend Rekeningnummer vervallen Rekeningnummer geblokkeerd Rekeningnummer geblokkeerd N.v.t. 9 7 Pagina 1 van 4 Bijlage B van Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

9 Reject = voor Return = na Refund = na Signaaltekst Stornoreden Signaalcode Reason code (ISO) Omschrijving Typisch voorbeeld (wanneer Debet Bank deze code genereert) voor/na settlement Geadviseerde vervolgactie voor incassanten Te vergelijken met VerwInfo AG02 To be used to indicate an incorrect operation / transaction / sequence type code 1. U heeft het type FRST gebruikt, nadat u eerder al het type RCUR heeft ingestuurd. 2. U heeft het type RCUR gebruikt zonder daarvoor een FRST ingezonden te hebben. 3. U heeft hetzelfde machtigingskenmerk gebruikt, dat u eerder voor een éénmalige incasso heeft gebruikt. AM04 Insufficient funds Saldo tekort. NB Uit privacy overwegingen gebruikt een aantal debet banken in dit geval MS03. BE05 CreditorID is missing IncassantID is gewijzigd zonder amendmentindicatie. MD01 No Mandate 1. Transactie bevat "RCUR", maar er is nog (if used geen "FRST" ontvangen with 2. Geen machtiging verstrekt Core) 3. Machtiging ongeldig (36 maanden geen transacties verwerkt). De transactie is afgekeurd omdat het transactie type niet juist is. Lever de transactie opnieuw aan met het juiste transactie type: "OOFF", "FRST" of "RCUR". Onvoldoende saldo. IncassantID onjuist. Lever een nieuwe incassotransactie aan, met zowel oude als nieuwe IncassantID, in combinatie met amendmentindicatie. TIP! Alleen bij de standaard Europese incasso (Core) kan er een nieuwe "FRST" met het gewijzigde IncassantID worden ingestuurd. Controleer uw administratie, stel oorzaak vast en bepaal vervolgactie: 1. Lever transactie opnieuw aan als "FRST" Onderneem geen incassopoging meer op deze machtiging. Neem contact op met de debiteur. N.v.t. Administratieve reden 1 10 N.v.t. Geen incasso machtiging 5 12 verstrekt Pagina 2 van 4 Bijlage B van Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

10 Reject = voor Return = na Refund = na Signaaltekst Stornoreden Signaalcode Reason code (ISO) Omschrijving Typisch voorbeeld (wanneer Debet Bank deze code genereert) voor/na settlement Geadviseerde vervolgactie voor incassanten Te vergelijken met VerwInfo MD01 No Mandate 1. Transactie bevat "RCUR", maar er is nog Check of de transactie met het juiste sequence Geen incasso machtiging 5 12 (if used geen "FRST" ontvangen. type is aangeleverd. Zo ja, neem dan contact op verstrekt with B2B) 2. Machtiging is (nog) niet geregistreerd bij de bank van de debiteur. met de debiteur voor juiste registratie bij de debet bank. 3. De incasso valt buiten de door de debiteur bij de debet bank geregistreerde limieten. *MD02* Mandate data missing or Machtiging of deel van de gegevens van de Neem contact op met de debiteur om de N.v.t. incorrect machtiging is niet correct geregistreerd bij de debet bank (alleen B2B). machtiging volledig en juist, inclusief eventuele limieten, bij de debet bank te laten registreren. MD06 Return of funds requested by end customer Debiteur maakt gebruik van recht op terugboeking (8 weken termijn). Niet akkoord met afschrijving 6 13 MD07 Debtor deceased Debiteur overleden. Onderneem geen incassopoging meer. Rekeningnummer 2 11 NB In dit geval gebruikt een aantal debet vervallen banken altijd MS03. MS02 Refusal by the Debtor Debiteur weigert deze incassotransactie Niet akkoord 6 13 (Reason has not been specified) (bijvoorbeeld naar aanleiding van een ontvangen alert of een -gewijzigde- met afschrijving vooraankondiging). MS03 Reason has not been Betreft meestal onvoldoende saldo. Administratieve 1 10 specified Debiteur kan de afschrijving weigeren, kan reden overleden zijn of zijn er 'overige redenen'. Pagina 3 van 4 Bijlage B van Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1

11 Reject = voor Return = na Refund = na Signaaltekst Stornoreden Signaalcode Reason code (ISO) Omschrijving Typisch voorbeeld (wanneer Debet Bank deze code genereert) voor/na settlement Geadviseerde vervolgactie voor incassanten Te vergelijken met VerwInfo *RR03* Specification of the creditor s Nationale wetten kunnen naam en/of adres Neem contact op met uw bank. N.v.t. name and/or address needed for regulatory requirements is insufficient or missing. verplicht stellen; wanneer die ontbreken volgt deze terugmelding. *RR04* Regulatory Reason Transactie voldoet niet aan wettelijke eisen. Neem contact op met uw bank. N.v.t. SL01 Specific Service offered by 1. Grenswaarden (door debiteur ingestelde Afkeuring gevolg van specifieke dienst van de Selectieve 10 8 the Debtor Bank limieten en/of controles daarop) zijn debet bank aan de debiteur. incasso overschreden. blokkade 2. Rekeninghouder heeft rekening laten blokkeren voor incasso (Debet bank kan hiervoor ook AC06 gebruiken). 3. Rekeninghouder heeft deze incassant niet op zijn Goedkeuringslijst geplaatst. Pagina 4 van 4 Bijlage B van Reasoncodes bij Europese incasso 18 februari 2015 Versie 2.1