Stedelijk reglement voor projectsubsidies ontwikkelingssamenwerking

Transcriptie

1 Stedelijk reglement voor projectsubsidies ontwikkelingssamenwerking Artikel 1: Wat is de doelstelling van een projectsubsidie ontwikkelingssamenwerking? De stad wil de ontwikkeling van het Zuiden ondersteunen op een structurele en duurzame manier. Met deze subsidie wil de stad projecten in het Zuiden van Antwerpse organisaties ondersteunen en zo meewerken aan het bereiken van de Millenniumdoelstellingen van de Verenigde Naties. Tegelijkertijd erkent de stad het belang van informeren, sensibiliseren en bewustmaken. De stad wil Antwerpse organisaties met een ontwikkelingsproject in het Zuiden stimuleren om hiermee door te gaan en tevens het Antwerps publiek in al zijn diversiteit te sensibiliseren over hun project of over de Noord-Zuidverhoudingen in de wereld. Artikel 2: Welke projecten komen in aanmerking voor een projectsubsidie? Het gaat bij voorkeur om een project dat bijdraagt tot de realisatie van de Millenniumdoelstellingen van de Verenigde Naties. 1. Het aantal mensen dat in extreme armoede leeft, is gehalveerd ten opzichte van Dit geldt ook voor het aantal mensen dat honger heeft. 2. Alle kinderen op de wereld volgen basisonderwijs. 3. Meisjes krijgen dezelfde kansen als jongens, in het basis- en middelbaar onderwijs al in 2005, tegen 2015 op alle onderwijsniveaus. 4. Het sterftecijfer van kinderen onder de vijf jaar is met twee derden teruggebracht ten opzichte van De moedersterfte is met driekwart teruggebracht ten opzichte van Er is een halt toegeroepen aan de verspreiding van HIV/aids, malaria en andere ziektes. 7. We voeren overal een goed milieubeleid en het onomkeerbaar verlies van natuurlijke hulpbronnen is gestopt. Het aantal mensen zonder toegang tot veilig drinkbaar water is gehalveerd en de levensomstandigheden van ten minste honderd miljoen mensen in sloppenwijken is aanzienlijk verbeterd. 8. Wereldwijd wordt samengewerkt op het gebied van ontwikkeling. Er zijn afspraken over goed bestuur, landen voeren eerlijke handel met elkaar en er is een eerlijk financieel systeem op poten gezet. Het schuldenprobleem van ontwikkelingslanden is opgelost en de ontwikkelingslanden beschikken over nieuwe technologieën. Samen met ontwikkelingslanden is er fatsoenlijk werk voor jongeren gecreëerd. Een project moet plaatsvinden in een ontwikkelingsland dat voorkomt op de lijst van het Comité voor Ontwikkelingssamenwerking van de OESO die om de drie jaar wordt vastgelegd, de zogenaamde DAC-lijst. Deze lijst van landen die in aanmerking komen, kan opgevraagd worden bij de dienst ontwikkelingssamenwerking of is te vinden op

2 Een project kan aangevuld worden met een activiteit of activiteitenreeks met als doel het Antwerpse publiek te informeren en te sensibiliseren over het ondersteunde ontwikkelingsproject of Noord-Zuidverhoudingen in de wereld. Deze activiteit of activiteitenreeks moet plaatsvinden op het grondgebied van de stad Antwerpen of gericht zijn op de inwoners van de stad Antwerpen. De volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: - interne activiteiten enkel bedoeld voor de eigen (bestuurs)leden; - commerciële activiteiten; - activiteiten die louter van consumptieve aard zijn; - activiteiten die in het teken staan van erediensten of godsdienstonderricht; - activiteiten met partijpolitieke doeleinden; - activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Het educatieve aspect moet duidelijk gescheiden zijn van de fondsenwerving. Artikel 3: Welke organisaties komen in aanmerking voor een projectsubsidie? - niet-gouvernementele organisaties (ngo s), erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD) die hoofdzakelijk actief zijn rond ontwikkelingssamenwerking - andere verenigingen en organisaties: vierdepijlervereniging, bewonersgroep, jeugdvereniging, interculturele vereniging, school, ziekenhuis, Zowel een rechtspersoon als een feitelijke vereniging kan een aanvraag indienen. De aanvragende organisatie moet een aantoonbare band hebben met de stad Antwerpen: een hoofdzetel op het grondgebied van de stad Antwerpen of een actieve werking in de stad. De organisatie toont haar actieve werking aan in de stad via een lijst van haar activiteiten tijdens het afgelopen kalenderjaar of via het laatst goedgekeurde jaarverslag of een activiteitenverslag. De organisatie die een subsidie aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin de burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de organisatie handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen, kan het stadsbestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren. Artikel 4: Hoeveel bedraagt een projectsubsidie? Een projectsubsidie bedraagt maximaal 7.500,00 euro, binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten. - Maximaal 5.000,00 euro wordt aangewend voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden. - Maximaal 2.500,00 euro kan aangewend worden voor een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit

3 of activiteitenreeks in de stad Antwerpen. Deze activiteit of activiteitenreeks kan enkel aangevraagd worden als aanvulling op een ontwikkelingsproject in het Zuiden. De aangevraagde subsidie mag niet meer dan 80% bedragen van de voorziene kosten voor de uitvoering van het project en de aanvullende activiteit(en). Wanneer uit het eindverslag blijkt dat de subsidie meer dan 80% bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor dit project en de aanvullende activiteit(en), dient de aanvrager het teveel terug te betalen aan de stad. U mag van verschillende instanties subsidies ontvangen, maar dubbele financiering (verschillende subsidies gebruiken voor eenzelfde uitgave) is niet toegestaan. Artikel 5: Voor welke kosten kan een projectsubsidie aangewend worden? Een projectsubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende project en conform de ingediende begroting. Artikel 6: Wanneer wordt een projectsubsidie aangevraagd? Er zijn twee projectrondes per jaar. - 1 juni is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat plaatsvindt vanaf 1 augustus daaropvolgend. - 1 november is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat plaatsvindt vanaf 1 januari daaropvolgend. Een aanvrager kan voor beide projectrondes een aanvraag indienen, maar kan slecht één subsidie bekomen per kalenderjaar. Indien de aanvraag al is goedgekeurd in de eerste projectronde, komt de aanvrager niet meer in aanmerking voor goedkeuring van een projectaanvraag tijdens de tweede projectronde. Artikel 7: Hoe wordt een projectsubsidie aangevraagd? Een projectsubsidie moet worden aangevraagd met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie. Dit formulier is beschikbaar via de website van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig, digitaal en in het Nederlands ingevuld worden, en verstuurd worden via de website van de stad Antwerpen. Om ontvankelijk te zijn, vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving van het project waarvoor de subsidie zal worden aangewend; - een financieel plan van het project met een gedetailleerd overzicht van alle uitgaven en inkomsten;

4 - andere aangevraagde subsidies voor hetzelfde project (dit om dubbele financiering te voorkomen en optimale afstemming met andere stadsdiensten te bekomen). Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 8. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 8: Welke bijlagen moeten bij de aanvraag worden toegevoegd? Indien de aanvrager een rechtspersoon is, moeten de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting; - het BTW-statuut; - het ondernemingsnummer. Indien de aanvrager een feitelijke vereniging is, dienen de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de subsidie; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging; - een activiteitenverslag van het afgelopen kalenderjaar. Bovenstaande bijlagen dienen één keer per jaar, namelijk bij de eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar, te worden bijgevoegd. Rechtspersonen moeten een boekhouding vormen conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen moeten minstens een kasboekhouding voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijhorende reglementering anders bepaalt. Artikel 9: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een projectsubsidie per projectronde?

5 Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst ontwikkelingssamenwerking eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij toetst de dienst de aanvraag aan de formele vereisten van het subsidiereglement en op de volledigheid van het dossier. Indien de aanvragende organisatie dit wenst en de aanvraag is ontvankelijk, kan de organisatie haar project komen toelichten voor een adviescommissie. De dienst ontwikkelingssamenwerking nodigt de organisatie uit voor deze toelichting. Een adviescommissie toetst de ontvankelijke aanvraag voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden aan onder andere de volgende kwaliteitscriteria: - methode en resultaatsgerichtheid: de gehanteerde methode van het project biedt een garantie op een goed en meetbaar resultaat; - visie en de focus: het concept van het project is helder, het getuigt van een langetermijnvisie en bevat scherpe en afgebakende doelstellingen; - lokale draagkracht in het Zuiden: het project is uitgevoerd en gedragen door lokale actoren in het Zuiden. Het project moet eveneens gericht zijn op een sterke betrokkenheid van de doelgroep; - haalbaarheid: het is haalbaar voor de aanvragende organisatie en de lokale partners om het project uit te voeren binnen de gestelde termijnen; - redelijkheid van het budget: een projectbudget staat in verhouding tot het doel en resultaat van het project; - aandacht voor onderdrukte minderheidsgroepen, vrouwen, kinderen en jongeren; - duurzaamheid: het project heeft aandacht voor de structurele oorzaken van armoede en streeft naar duurzame ontwikkeling en zelfredzaamheid van de doelgroep; - relevantie: het project draagt bij tot de realisatie van de Millenniumdoelstellingen. Indien de aanvrager een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit of activiteitenreeks in de stad Antwerpen koppelt aan de aanvraag voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden, toetst een adviescommissie vervolgens dit luik van de aanvraag aan onder andere de volgende kwaliteitscriteria: - methode en resultaatsgerichtheid: de activiteit of activiteitenreeks maakt het publiek of de deelnemers bewust van de Noord-Zuidverhoudingen in de wereld; - helderheid van het concept: het concept van de activiteit(en) is duidelijk en geeft een goed beeld van de activiteit of activiteitenreeks; - relevantie van de thematiek: de activiteit of activiteitenreeks behandelt een thema dat relevant is in de ontwikkelingssamenwerking; - beeldvorming: de activiteit of activiteitenreeks geeft een objectief en correct beeld over het Zuiden en over ontwikkelingssamenwerking; - de thematische aansluiting bij het aangevraagde ontwikkelingsproject: de activiteit of activiteitenreeks is thematisch gelinkt aan het ontwikkelingsproject in het Zuiden; - redelijkheid van het budget: het budget staat in verhouding tot het doel en resultaat van de activiteit of activiteitenreeks; - De samenwerking: de activiteit of activiteitenreeks is georganiseerd in een samenwerkingsverband; - Het publiek: de activiteit of activiteitenreeks richt zich op een Antwerps, groot, breed, divers of moeilijk bereikbaar publiek;

6 - De publiciteit: de activiteit of activiteitenreeks wordt op een effectieve manier bekendgemaakt; - De betrokkenheid: leden, vrijwilligers, deelnemers, zijn betrokken bij de activiteit of activiteitenreeks. De adviescommissie bestaat uit: - twee deskundigen, aangeduid door de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA); - twee deskundigen, aangeduid door de dienst ontwikkelingssamenwerking; - een ambtenaar van de dienst ontwikkelingssamenwerking. Indien een lid van de beoordelingscommissie behoort tot een organisatie die een aanvraag voor een subsidie indient, dient deze persoon de zitting op het moment van bespreking van het eigen dossier te verlaten. Op basis van de kwaliteitscriteria en de beschikbare begrotingskredieten formuleert de adviescommissie een gemotiveerd advies voor het toekennen van de subsidies voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden en voor een aanvullende sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit of -activiteitenreeks. Het college beslist over het toekennen van de subsidies op basis van het advies van de adviescommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerde advies van de adviescommissie; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen de begunstigde deze verantwoordingsstukken aan de dienst ontwikkelingssamenwerking moet bezorgen. De dienst ontwikkelingssamenwerking brengt ten laatste twee weken na de beslissing de aanvrager schriftelijk op de hoogte van de beslissing. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het college niet beslist binnen de aangegeven termijn, wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 10: Hoe moet de communicatie over een toegekende projectsubsidie gebeuren? Wanneer een projectsubsidie toegekend wordt, moet de aanvrager bij de communicatie over het project in het Zuiden en over de aanvullende sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit ofactiviteitenreeks steeds het logo van de stad Antwerpen vermelden en communiceren dat het project en de activiteit(en) ondersteund worden door de stad Antwerpen.

7 De dienst ontwikkelingssamenwerking levert het juiste sponsorlogo van de stad aan samen met de positieve beslissing van de toekenning van de subsidie. Artikel 11: Hoe gebeurt de uitbetaling van een projectsubsidie? De stad betaalt de toegekende projectsubsidie ten laatste drie maanden na het collegebesluit uit op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Artikel 12: Hoe volgt de stad een toegekende projectsubsidie verder op? Ten laatste twee maanden na het project moet de aanvrager een inhoudelijk verslag en financieel overzicht indienen, aangevuld met de verantwoordingsstukken die in het collegebesluit voorkomen. Wanneer uit dit verslag blijkt dat de subsidie meer dan 80% bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor dit project, dient de aanvrager het teveel terug te betalen aan de stad. De afgevaardigden van de stad hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Artikel 13: Wanneer is de aanvrager verplicht een projectsubsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? De begunstigde organisatie moet deze subsidie gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend. De toegekende subsidies moeten worden beheerd als een goede huisvader. In de volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk aangewend werd voor een herbesteding; - indien de subsidie meer dan 80% bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor de uitvoering van dit project; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle is toegelaten overeenkomstig artikel 12; - indien bij het project niet correct gecommuniceerd werd over de ondersteuning door de stad Antwerpen. - indien na controle blijkt dat het project of de aanvullende sensibiliserende Noord- Zuidactiviteit of activiteitenreeks dubbele financiering hebben ontvangen. Artikel 14: Wanneer treedt dit reglement in werking?

8 Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2014 en vervangt het stedelijk subsidiereglement ontwikkelingssamenwerking, dat goedgekeurd werd door de gemeenteraad op 14 december 2009 (jaarnummer 2060). Artikel 15: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit gedeelte van het reglement niet van wordt afgeweken, zijn de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, en het algemeen reglement op de toelagen (huidig gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) van toepassing.