JAARRAPPORT VLAAMSE OVERHEID AGENTSCHAP INSPECTIE RWO AFDELING TOEZICHT

Transcriptie

1 JAARRAPPORT 2009 VLAAMSE OVERHEID AGENTSCHAP INSPECTIE RWO AFDELING TOEZICHT 1

2 Inhoudstafel Inleiding 3 Het reglementair kader.. 5 Een doorzichtige organisatie... 8 Interne organisatie Planning afdeling Toezicht Activiteiten toezichthouders Toezichtsprojecten gunning overheidsopdrachten Toezichtsprojecten administratieve werking en beheer Financiële toezichtsprojecten Toezichtsprojecten sociale verhuring.. 31 Toezichtsprojecten verkopen, verwervingen en toekenningen sociale leningen Toezichtsprojecten subsidies, premies en tegemoetkomingen - verweerschriften en sancties Verhaal.. 41 Klachten Beleidsvoorstellen. 43 Coördinaten afdeling Toezicht

3 INLEIDING 2009 De eerste resultaten Dit is het eerste jaarrapport van de afdeling Toezicht van het agentschap Inspectie RWO (Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed) over haar toezicht op de sociale woonactoren. Het agentschap Inspectie RWO is opgericht bij besluit van de Vlaamse regering van 10 november 2005 en werd effectief gevormd op 1 juli Na een periode van integratie, operationalisering en verkenning van en kennismaking met de actoren, werd van start gegaan met een beperkte groep ambtenaren, grotendeels afkomstig van de voormalige Vlaamse Huisvestingsmaatschappij (VHM), waarvan een aantal (de gewezen VHM-inspecteurs) gemachtigd werd voorlopig het ambt van toezichthouder uit te oefenen. Via een aanwervingsprocedure werden twaalf aspirant-toezichthouders aangetrokken. Op 1 januari 2009 konden dan de gewezen VHM-commissarissen vervangen worden door een eerste lichting van effectief aangestelde toezichthouders. Ook de verschillende cellen van de back-office geraakten bemand. Op basis o.m. van een eerste risico-inschatting, de beleidsoriëntaties en de objectieven van de beheersovereenkomst werd een jaarprogramma 2009 opgesteld en ter kennis gebracht van de minister. Dat programma is grotendeels gerealiseerd. De uitvoering werd wel doorkruist door onder meer opdrachten ad hoc, beleidsvoorbereidend werk en onderzoeken naar aanleiding van parlementaire vragen. Toezicht heeft een bijzondere maatschappelijke opdracht. Freya Van den Bossche, de Vlaamse minister bevoegd voor Wonen, verwoordt het in haar beleidsnota als volgt: Mensen verwachten dat instanties die hen helpen hun woonnoden te vervullen correct handelen en de regelgeving naleven. Terecht. Een gelijkvormig en consequent toezicht zorgt voor rechtshandhaving, in het algemeen, en in het bijzonder bestuurlijke. En het moet ervoor zorgen dat de rechtszekerheid verzekerd is en gevrijwaard blijft van algemene of rechtsmatige individuele belangen. Toezicht op de correcte toepassing van de reglementering en op de behoorlijkheid van bestuur zal ook bijdragen tot de verdere professionalisering, performantie en responsabilisering van de woonactoren. Het toezicht is in hoofdzaak georganiseerd via steekproeven. Daarnaast zijn ook bijzondere controleprojecten opgezet. De toezichthouders namen in 2009 deel aan bestuursvergaderingen van de woonactoren met de bedoeling kennis te maken met de werking van die organen, om die te evalueren en om in een aantal bijzondere gevallen pro-actief te interveniëren. Hoewel onze acties inderdaad in hoofdzaak gericht waren op een verdere professionalisering, sensibilisering en responsabilisering van de beheersorganen van de woonactoren, diende ook gebruik te worden gemaakt van de mogelijkheden om woonactoren in gebreke te stellen, boetes op te leggen en beslissingen te schorsen en/of te vernietigen. Bij vaststelling van een misdaad of een wanbedrijf werd zelfs, in toepassing van artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering, bericht gegeven aan de procureur des Konings. Ter evaluatie en eventuele bijsturing ervan werden knelpunten bij de toepassing en inefficiënties van de reglementering, met de nodige tekstvoorstellen, aan het departement en de (vorige en huidige) bevoegde minister bezorgd. Ook werd in het kader van beleidsvoorbereidende werkzaamheden input geleverd onder de vorm van advies of concrete ontwerpen van besluit was een druk en bewogen jaar, met opmerkelijke resultaten: een grotere bewustwording van de bestuurders van de woonactoren, professioneler bestuur, een meer passende norminschatting, een correctere omgang met de wetten en decreten en oog voor het algemeen belang en behoorlijk bestuur,. In dit jaarrapport worden per controledomein, aan de hand van cijfermateriaal, de activiteiten in 2009 van de afdeling Toezicht en de resultaten ervan geïllustreerd. 3

4 Daarnaast worden ook gegevens verstrekt die de effecten van bepaalde beleidsopties in beeld brengen. Samengevat: De samenwerking met het kabinet en met de afdeling Woonbeleid van het departement RWO verliep voorbeeldig. Terreinervaring met de toepassing van de reglementering werd doorgespeeld aan het departement en het kabinet, met voorstellen tot aanpassing. Op aangeven van het agentschap Inspectie RWO werd ook overleg gestart met het departement, de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW), de afdeling Communicatie van het departement en het agentschap Wonen Vlaanderen met het oog op onderlinge uitwisseling van documenten en informatie. In de contacten met het agentschap Wonen - Vlaanderen vallen vooral de resultaten van bepaalde controles en in het bijzonder de gevallen van ten onrechte toegekende leningen, subsidies of tegemoetkomingen op, alsook de terugvordering van deze voordelen. Voor het uitvoeren van bepaalde opdrachten is de afdeling Toezicht afhankelijk van informatie van andere agentschappen. De informatie-uitwisseling verloopt nog niet optimaal. Zo kon de afdeling Toezicht in 2009 nog geen steekproefsgewijze controle doen op toegekende renovatiepremies bij gebreke aan de nodige informatie uit het agentschap Wonen - Vlaanderen. Zodra deze informatie wordt ontvangen, kan en zal de afdeling Toezicht starten met de steekproefsgewijze controles. De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) liet bezwaren blijken bij de bijkomende controle door een toezichthouder en het agentschap Inspectie RWO. Aan de minister is een schrijven gericht waarbij duidelijkheid werd gevraagd en voorstellen werden geformuleerd om het agentschap Inspectie RWO en zijn toezichthouders toe te laten toezicht uit te oefenen zoals de Vlaamse Wooncode voorschrijft t.a.v. alle sociale woonorganisaties. In 2009 kon het agentschap Inspectie RWO nog geen toezicht uitoefenen t.a.v. het Vlaams Woningfonds (VWF) omdat artikel 46 van de Vlaamse Wooncode nog niet in werking werd gesteld via een besluit van de Vlaamse regering. Het agentschap leverde het ontwerp van besluit al aan de vorige minister bevoegd voor huisvesting en is klaar om ook die toezichtstaak op te nemen. Het toezicht op de erkende huisvestingsmaatschappijen verliep relatief vlot en lijkt aanvaard te worden. De sociale verhuurkantoren en huurdersbonden moesten wennen aan een professioneel toezicht, maar gaandeweg werden onze bevindingen en aanbevelingen gewaardeerd. Met het Vlaams Overleg Bewonersbelangen (VOB) werden ook afspraken gemaakt betreffende doorstroming van suggesties en bevindingen van generieke aard. De eerste inspectieronde bij de erkende kredietmaatschappijen (ekm s) heeft heel wat stof doen opwaaien, met reacties in de media en in het parlement. Sommige ekm s bleken het immers o.m. niet nauw te nemen met het toekennen van leningen en ook op het vlak van beheer was enige bijsturing nodig. Met het toezicht op de (gesubsidieerde) huisvestingsactiviteiten van de gemeenten, ocmw s en intercommunales kon slechts van start worden gegaan nadat het agentschap beschikte over de lijst van de gesubsidieerde projecten. In geval van kwaliteitsverwaarlozing of onveiligheid of verkeerde omgang met onroerend erfgoed door woonactoren, werd ook samengewerkt met de wooninspectie of inspectie Onroerend Erfgoed. Wat de klachtenbehandeling betreft, werden afspraken gemaakt met de ombudsman o.m. in verband met de jaarlijkse rapportering. Sedert enige maanden al wordt gewacht op de ondertekening door de ombudsman van het protocol. Paul MICHEL Afdelingshoofd/toezichthouder Hubert BLOEMEN Administrateur-generaal 4

5 REGLEMENTAIR KADER Agentschap Inspectie RWO 1. Het agentschap Inspectie RWO ziet toe op de naleving van de reglementering betreffende huisvesting, ruimtelijke ordening, de verhuring van kamers en woningen, de monumenten en landschappen, het archeologisch patrimonium en het varend erfgoed. Tevens moet het agentschap erover waken dat de verhuurde kamers en woningen beantwoorden aan de woonkwaliteitsnormen. Bij inbreuken kan het preventief of correctief optreden. Afdeling Toezicht en haar toezichthouders voor de sociale huisvesting - art. 29bis en 47 van de Vlaamse Wooncode (VWC). Binnen dat agentschap heeft de afdeling Toezicht als taak er voor te zorgen dat de externe huisvestingsactoren [de sociale huisvestingsmaatschappijen, de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, het Vlaams Woningfonds 2, de erkende huurdiensten, het Vlaams Overleg Bewonersbelangen, de erkende kredietmaatschappijen, Vlabinvest 3 en de gemeenten, ocmw s en intercommunales die door de Vlaamse overheid gesubsidieerde woonprojecten realiseren] handelen conform de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur. Met behulp van haar toezichthouders ziet zij toe op de werking en de activiteiten van de diverse externe huisvestingsactoren, in het bijzonder op de toewijzing van gesubsidieerde huurwoningen. Tevens dient zij er door middel van een georganiseerde controle over te waken dat de begunstigden de gewestelijke subsidies en tegemoetkomingen met betrekking tot huisvesting aanwenden voor de doeleinden waarvoor ze worden toegekend. De toezichthouder oefent in het ambtsgebied dat hem wordt toegewezen toezicht uit op de verrichtingen, krachtens titel V, VI en VII van de VWC (de verhuringen van woningen in de sociale sector), van de sociale woonorganisaties (zijnde de sociale huisvestingsmaatschappijen, de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, het Vlaams Woningfonds 4 en de erkende huurdiensten) en op de verrichtingen, krachtens titel VI en VII, van de ocmw s, de gemeenten en de intercommunales. Hij houdt in zijn ambtsgebied tevens toezicht op de toekenning van sociale leningen met gewestwaarborg, vermeld in artikel 78 van de VWC, die worden toegekend door een andere instantie dan een sociale woonorganisatie. Actoren Aantal (op 01/01/2009) Sociale huisvestingsmaatschappijen 105 Sociale verhuurkantoren 53 Erkende kredietmaatschappijen 46 Huurdersbonden 5 Vlaams Woningfonds 1 Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen 1 Vlabinvest 1 Vlaams Overleg Bewonersbelangen 1 Lokale besturen 630 Totaal Opgericht bij besluit van de Vlaamse regering van 10/11/2005 BS 11/01/ De controle bij het VWF gebeurt tot op heden door twee regeringscommissarissen. Voor de vervanging van deze regeringscommissarissen door toezichthouders dient artikel 46 van het decreet d.d. 24/03/2006 houdende wijziging van decretale bepalingen inzake wonen als gevolg van het bestuurlijk beleid (en vervolgens artikel 1 van het besluit van de Vlaamse regering d.d. 30/06/2006 tot gedeeltelijke operationalisering van het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed en houdende aanpassingen van de regelgeving inzake wonen als gevolg van het bestuurlijk beleid) in werking te treden. Tot op heden gebeurde dit niet. 3 Investeringsfonds voor Grond- en Woonbeleid voor Vlaams-Brabant zie decreet van 25/06/1992 houdende diverse bepalingen tot begeleiding van de begroting 1992 (art. 16 t.e.m. art. 24). 4 Besluit van de Vlaamse regering van 12/10/2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode (KBSH). 5

6 In het kader daarvan heeft de toezichthouder het recht om plaatsbezoeken af te leggen en ter plaatse inzage te nemen van alle stukken en bescheiden. Hij beschikt over de bevoegdheid om alle informatie te verkrijgen die noodzakelijk of nuttig is voor het uitoefenen van de wettigheidscontrole. Hij kan binnen zijn ambtsgebied de vergaderingen bijwonen van alle beheersorganen van de sociale woonorganisaties. Als het algemeen belang of de naleving van de wetten, decreten, reglementen of statuten het vereisen, kan de toezichthouder de aangelegenheid bepalen waarover het beheersorgaan van de sociale woonorganisatie moet beraadslagen en de termijn bepalen waarbinnen die beraadslaging moet plaatsvinden. De toezichthouder kan elke beslissing van een shm of een erkende huurdienst opschorten en vernietigen die hij in strijd acht met de wetten, decreten, statuten of het algemeen belang. De betrokken huisvestingsactor kan tegen de vernietiging beroep aantekenen bij de Vlaamse regering. De vernietiging is definitief als binnen een gestelde termijn geen beroep is ingesteld, bij een negatieve uitspraak over het beroep of bij gebrek aan een uitspraak. Als een beslissing definitief werd vernietigd, kan de toezichthouder de aangelegenheid bepalen waarover het beheersorgaan van de betrokken actor binnen een gestelde termijn een beslissing moet nemen en hem ter goedkeuring moet voorleggen. Als binnen die termijn geen beslissing werd genomen, of als de toezichthouder de genomen beslissing niet goedkeurt, dan kan hij, na kennisgeving aan de Vlaamse regering, de plaats innemen van het beheersorgaan. De toezichthouder kan een administratieve geldboete opleggen aan de shm of de erkende huurdienst die, na schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, een overtreding handhaaft van de bepalingen van de Vlaamse Wooncode of van haar uitvoeringsbesluiten die betrekking hebben op de voorwaarden om erkend te kunnen worden en blijven, of die een vergelijkbare overtreding pleegt als vermeld in de ingebrekestelling. Hij kan zelfs de Vlaamse regering verzoeken een sociale huisvestingsmaatschappij, die de opdrachten, opgelegd bij decreet of bij besluit van de Vlaamse regering, niet behoorlijk uitvoert of die de verbintenissen die ze is aangegaan niet nakomt of waarvan de werking in gebreke blijft, tot fusie te verplichten of de erkenning in te trekken. In januari 2009 trad een wijziging 5 in werking van de Vlaamse Wooncode waardoor de toezichthouder voortaan beslissingen kan schorsen, vernietigen en administratieve geldboetes kan opleggen aan alle instanties die beslissingen nemen krachtens titel VI (sociale verhuring) en VII (subsidiëring) van de Vlaamse Wooncode. Ter concretisering van onder meer art. 29bis en 47 van de VWC zijn nadere regels vastgelegd bij besluit van de Vlaamse regering van 18/07/2008 houdende bepaling van de specifieke regels voor het toezicht op de sociale woonactoren, het zogenaamde toezichtbesluit. Zo wordt een regeling uitgewerkt om beslissingen, documenten en gegevens van sociale woonactoren aan de toezichthouder te bezorgen. Er wordt ook bepaald hoe de toezichthouder beslissingen kan opschorten en vernietigen en in welke gevallen administratieve geldboetes kunnen opgelegd worden. Ondermeer in het kaderbesluit sociale huur wordt aan de toezichthouder een reeks van specifieke bevoegdheden verleend; zo moet hij erop toezien dat de huurders van een sociale woning hun verplichtingen nakomen en kan hij desnoods, dus ook tegenover huurders, sanctionerend optreden. Administratieve maatregelen kunnen opgelegd worden aan de sociale huurder en verhuurder wanneer de voorwaarden en verplichtingen inzake sociale huur niet worden nagekomen. De toezichthouder kan hiertoe, ofwel een stopzetting of de uitvoering eisen, ofwel werken, handelingen of activiteiten opleggen. Bovendien kan de toezichthouder het verbod opleggen op het gebruik van installaties, toestellen of het houden van dieren als die overmatige hinder veroorzaken. Bij het niet naleven van de verplichtingen opgenomen in artikel 92, 3 VWC kan de huurder ook een administratieve boete worden opgelegd. Voor de uitoefening van deze taken krijgt de toezichthouder de bevoegdheid van officier van gerechtelijke politie. 5 Artikel 34 van het decreet d.d. 21/11/2008 houdende bepalingen tot begeleiding van de tweede aanpassing van de begroting 2008, BS 27 januari

7 Ook in het decreet Grond- en Pandenbeleid 6 worden specifieke opdrachten aan de toezichthouder toegewezen. Zo moet een private verkavelaar of bouwheer bij de uitvoering in natura van zijn sociale lasten, opgelegd door het decreet Grond- en Pandenbeleid, aanvaarden dat de toezichthouder ter plaatse of op stukken controles kan uitvoeren op de naleving van de technische normen die gelden in hoofde van de shm s. In afwachting van de uitwerking van nieuwe technische normen door de minister moeten de ontwerpen voldoen aan de technische normen en bestekken die door de sociale huisvestingsmaatschappijen verplicht moeten gebruikt worden. Bijkomend kan de toezichthouder controles uitoefenen op de naleving van de voorwaarden voor de toekenning van infrastructuursubsidies en op de naleving van het zorgvuldigheidsbeginsel in de bouwsector, rekening houdend met de geplogenheden dewelke door een normaal zorgvuldig bouwheer, verkavelaar, promotor, in acht genomen worden 7. Zoals aangekondigd in de beleidsnota Wonen van minister Van den Bossche zullen in de nabije toekomst een aantal aanpassingen aangebracht worden aan het toezichtbesluit en de Vlaamse Wooncode. De noodzakelijke aanpassingen vloeien voort uit de zorg voor een correcte toepassing van een geobjectiveerd en zo uniform mogelijk toezicht op alle sociale woonactoren en uit de opgedane terreinervaring van de afdeling Toezicht van het agentschap Inspectie RWO. 6 Decreet van 27 maart 2009 betreffende het Grond- en Pandenbeleid, BS 15 mei Memorie van toelichting bij het decreet Grond en Pandenbeleid. 7

8 EEN DOORZICHTIGE ORGANISATIE IVA Inspectie RWO ADMINISTRATEUR-GENERAAL Communicatie Klachtenbeheer Afdeling Inspectie Afdeling Toezicht - bouwinspectie - inspectie onroerend erfgoed - wooninspectie Kennis- en procesbeheer Secretariaat Toezichthouders aangestuurd door een coördinator - geleid door celhoofd Gunning Overheidsopdrachten Administratieve Werking en Beheer - geleid door celhoofd Financiële Controle - geleid door celhoofd Sociale Verhuring - geleid door celhoofd Verkoop en Verwervingen - Toekenning Sociale Leningen - geleid door celhoofd Subsidies, Premies en Tegemoetkomingen - geleid door celhoofd 8

9 INTERNE ORGANISATIE Gespecialiseerd personeel Omwille van het uitgebreide takenpakket en de verscheidenheid van de materies en actoren waarop en waarover toezicht moet worden uitgeoefend, werd gekozen voor een voldoende mate van specialisatie binnen de afdeling (overheidsopdrachten, vennootschapswetgeving, huurreglementering.). Op 31/12/2009 telde de afdeling Toezicht 42 personeelsleden, waarvan 17 toezichthouders en aspirant-toezichthouders en 25 werkzaam in de binnendiensten. 2 soorten toezichthouders Per sociale woonorganisatie is een hoofdtoezichthouder aangesteld, die fungeert als aanspreekpunt voor de betrokken actor en als eerste verantwoordelijke voor de coördinatie van het toezicht op die organisatie. Hij wordt geassisteerd door een tweede toezichthouder. Voor het uitvoeren van zogenaamde ex post controles ter plaatse (bij de actor zelf) wordt een onderscheid gemaakt tussen - toezichthouders verhuring en overdrachten (TH V&O) en - financiële toezichthouders (TH F). Bij de aanwijzing van de hoofdtoezichthouder en de tweede toezichthouder wordt ook rekening gehouden met deze competenties. Verdeling actoren Aan elke shm en gesubsidieerde svk werden telkens 2 toezichthouders gekoppeld: de hoofdtoezichthouder die zelf ook verantwoordelijk is voor de inspecties ter plaatse binnen zijn eigen specialisatie en een tweede toezichthouder die de inspecties ter plaatse uitvoert m.b.t. de andere specialisatie. Hetzelfde systeem is van toepassing voor het VOB. Voor de huurdersorganisaties, de ekm s en de niet gesubsidieerde svk s (de OCMWsvk s) werd, gelet op de beperktere materiële bevoegdheid van de toezichthouders bij deze actoren, geopteerd voor slechts 1 toezichthouder (hier werd geen verdere inhoudelijke specialisatie noodzakelijk geacht). Voor de VMSW wordt de hoofdtoezichthouder bijgestaan door 2 collega-toezichthouders omwille van de grootte en de specificiteit van de instelling. Hetzelfde zal gelden voor het VWF 8. Aan de lokale besturen en Vlabinvest werden geen individuele toezichthouders gekoppeld. Aangezien het toezicht hier beperkt is tot de verrichtingen krachtens titels VI en VII van de VWC en gelet op het grote aantal lokale besturen, wordt het toezicht aangestuurd en gecoördineerd vanuit de binnendiensten in samenspraak met de coördinator van de toezichthouders. Maximale inzetbaarheid Om de continuïteit van het toezicht te verzekeren werd daarnaast maximale flexibiliteit nagestreefd qua inzetbaarheid van de toezichthouders. Daarom werd ervoor gekozen geen territoriale ambtsgebieden vast te stellen, maar de bevoegdheid van de toezichthouders voor het volledige Vlaamse gewest te laten gelden. Op die manier kan een (al dan niet onverwachte) afwezigheid van een toezichthouder opgevangen worden door een collega in te zetten. 8 Zie voetnoot nr. 2. 9

10 Interne ondersteuning en overleg Om te vermijden dat elke toezichthouder zijn eigen prioriteiten en werkwijze ontwikkelt, staan de interne cellen, voor hun respectieve specialisatie, naast de inhoudelijke ondersteuning van de toezichthouders (o.a. via opmaak en bijwerking vademecum, communicatie over nieuwe of gewijzigde wetgeving) in voor de coördinatie en stroomlijning van de onderzoeks- en toezichtsacties (opmaak van instructies m.b.t. de organisatie van het toezicht, opstarten van thematische onderzoeken). Elke cel is in dat opzicht binnen haar vakdomein ook verantwoordelijk voor het bewaken van de uniformiteit in de organisatie van het onderzoek én de rapportering daarover door de toezichthouders. Bij twijfel over de te volgen aanpak (probleem ad hoc) overlegt de toezichthouder steeds met het verantwoordelijk celhoofd. Desgewenst worden andere collega s bij het overleg betrokken. De gekozen optie wordt - indien van generieke aard - meegedeeld aan de andere toezichthouders op de COTOE (wekelijkse overlegvergadering met alle toezichthouders). Een belangrijk forum van intern overleg en afstemming is ook het comité B (zie hierna onder hoofdstuk Verweerschriften ). 10

11 PLANNING Prioriteiten De afdeling Toezicht heeft voor het werkjaar 2009 een planning uitgewerkt en prioriteiten bepaald met betrekking tot het toezicht op de diverse actoren. Aanstelling toezichthouders De planning is tot stand gekomen na consultatie van de celhoofden en de toezichthouders. Hierbij werden uiteraard de objectieven van de beheersovereenkomst in acht genomen, maar zonder de graad van operationaliteit van de respectieve geledingen van de afdeling, het beschikbare personeelseffectief en het aantal inzetbare toezichthouders uit het oog te verliezen. Op 1 januari 2009 waren er slechts 9 toezichthouders aangesteld. Daarnaast waren er 9 aspirant-toezichthouders in dienst die minimaal 1 jaar opleiding binnen het agentschap moesten volgen vooraleer ze in de loop van het jaar voor een eventuele aanstelling als toezichthouder in aanmerking kwamen. Op 31 december 2009 waren 16 toezichthouders aangesteld. Risicoanalyse Bij het opmaken van de planning werd vertrokken van, enerzijds, een algemene risicoanalyse van de activiteiten van de verschillende types van actoren (shm s, svk s, ekm s, ), rekening houdend met de in de respectieve sectoren ingezette middelen en, anderzijds, van een risicoanalyse per actor. M.a.w.: welke activiteiten zijn risicogevoelig en welke actoren vertonen bijzondere risico s? 11

12 ACTIVITEITEN TOEZICHTHOUDERS Risicoanalyse en planning Alvorens met concrete toezichtopdrachten te starten, evalueerde de hoofdtoezichthouder de globale werking van de hem toegewezen actoren op basis van de beschikbare informatie, o.a.: risicoanalyse en aandachtspunten in de databank beheer toezicht (databank waarin alle relevante informatie in verband met de sociale woonactoren opgeslagen wordt); inspectieverslagen; notulen bestuursvergaderingen; briefwisseling; alle beschikbare bestuursdocumenten van de actor (vb. statuten, jaarverslag, ). Uitgaande van die evaluatie stelden de toezichthouders een planning op, gebaseerd op de volgende uitgangspunten: welke actor vergt de meeste aandacht? wat zijn de prioriteiten: wat dient waar eerst aangepakt te worden? welke chronologie wordt gehanteerd bij het afleggen van bezoeken? Rekening houdende met het voorgaande en het in 2009 nog lopende opleidingstraject, werden de toezichtacties geconcretiseerd waarbij ruimte gelaten werd voor opdrachten ad hoc. Activiteiten hoofdtoezichthouder De hoofdtoezichthouder diende zich een algemeen beeld te vormen van de werking en de interne organisatie van de actor. Hiertoe werd als uitgangspunt gesteld dat hij alle agenda s en notulen of de kennisgeving van de beslissingen naleest, rekening houdend met het hierna weergegeven stramien: nazicht van de agenda s met het oog op de opvolging van: o algemene risico s met betrekking tot de shm s voor 2009: aanwerving en verloning van de directeurs; zitpenningen en de kostenvergoedingen van de bestuurders; organisatie van studiereizen; verhuringen buiten het sociale huurstelsel; o algemene risico s met betrekking tot de svk s: is de inhuring van woningen gestoeld op een gemotiveerde beslissing van de raad van bestuur in o verband met de kwaliteit en de prijs van de woning? specifieke risico s: bepaald op basis van de risicoanalyse met betrekking tot de actor. opvolging van de termijn voor het insturen van de agenda en de bestuursbeslissingen; opvragen van bijkomende informatie volgens de risicoanalyse voor de betrokken actor; (opvragen en) nalezen van de notulen in overeenstemming met de risicoanalyse van de betrokken actor; evaluatie van het beslissingsproces van de bestuursorganen, o.a. de duidelijkheid en de volledigheid van de agendering en van de notulering en de wijze waarop aan de motiveringsplicht wordt voldaan. De evaluatie van het beslissingsproces en de bestuurlijke organisatie gebeurt niet enkel op basis van het nalezen van bestuursdocumenten, maar ook door het bijwonen van vergaderingen van de bestuursorganen van de sociale woonorganisaties. 12

13 In 2009 woonden de toezichthouders in totaal 117 bestuursvergaderingen bij. Aan de hand van de door de toezichthouder ingezamelde en door de binnendiensten aangereikte informatie maakte elke hoofdtoezichthouder een algemeen evaluatieverslag op van de interne organisatie, de werking en de toezichtsomgeving van elke actor. Vanaf het einde van 2009 wordt al deze informatie ingevoerd in de databank beheer toezicht. Van daaruit kan van elke actor dergelijk evaluatieverslag automatisch gegenereerd worden. Plaatsbezoeken Het toezicht ter plaatse behelst niet enkel het bijwonen van bestuursvergaderingen; de toezichthouders voeren ook inspecties uit bij de sociale woonactoren. Bij de planning van die inspecties werd, enerzijds, rekening gehouden met specifieke problemen en, anderzijds, met de prioriteiten die na overleg binnen de afdeling vooropgesteld werden. In totaal werden in inspecties uitgevoerd. Inspecties financiële toezichthouders In de eerste jaarhelft van 2009 werden inspecties uitgevoerd bij alle kredietmaatschappijen die door de Vlaamse overheid zijn erkend als verstrekker van sociaal woonkrediet (ekm s). De bevindingen van die inspectieronde werden ter kennis gebracht van de minister. Ook werden inspecties uitgevoerd bij de sociale verhuurkantoren die door de Vlaamse overheid gesubsidieerd worden. Indien nodig werden de vaststellingen die hierbij werden gemaakt gemeld aan het agentschap Wonen - Vlaanderen en/of het departement. Het toezicht op de shm s werd in die periode beperkt tot een evaluatie van de werking van de bestuursorganen. Na de beëindiging van de specifieke opleiding werden bij een aantal shm s gestandaardiseerde toezichtsacties uitgevoerd in verband met hun financiële werking. Inspecties toezichthouders verhuring en overdrachten Het toezicht op de shm s en de svk s werd toegespitst op: het register kandidaat-huurders; de inschrijving kandidaat-huurders en de kennisgeving van de datum van terbeschikkingstelling bij nieuwe verhuringen. Bij een beperkte steekproef van 15 shm s werden inspecties uitgevoerd van: de toewijzingsprocedure (huur); de huurprijzen; de huurlasten; het register kandidaat-kopers (met specifieke aandacht voor de subregisters); de inschrijving kandidaat-kopers en de toewijzingsprocedure (koop). Het toezicht op de svk s werd beperkt tot: het register kandidaat-huurders en de inschrijving kandidaat-huurders. Het toezicht op de lokale besturen was beperkt en kon pas steekproefsgewijs uitgeoefend worden nadat door het departement en de VMSW lijsten van gesubsidieerde projecten werden verstrekt en rekening houdend met specifieke dossiers en reeds lopende onderzoeken. 13

14 Aantal bijgewoonde bestuursvergaderingen en inspecties door de toezichthouders aantal inspecties aantal bijgewoonde bestuursvergaderingen Grafiek 1 14

15 Inspecties per categorie Anderen (*) Huurlasten Financiele inspectie Domiciliefraude Controleren registers en kandidatendossiers Controleren erkenningsvoorwaarden EKM's Huurprijsberekening 1 Toewijzingen - huur Grafiek 2 (*) Begin 2008 werden de uitgevoerde inspecties nog niet per categorie bijgehouden. Daarmee werd pas gestart op het einde van het jaar. De inspecties 2008 die niet in een categorie werden ingedeeld, werden ondergebracht onder de rubriek Anderen. In 2009 bevat de rubriek Anderen inspecties m.b.t. de volgende items: - problematiek van het brugpensioen van de directeur; - aanpassing van het huishoudelijk reglement; - intern overleg met een actor; - overleg met de directeur omtrent problemen bij een actor; - overleg met een actor n.a.v. de interpretaties van het KBSH; - opvolging van inspecties; - behandeling van klachten. 15

16 aantal inspecties per categorie per type actor andere vaststellingen controleren controleren erkenningsvoorwaarden controleren registers en kandidatendossiers domiciliefraude financiële inspectie 1 huurlasten 8 1 huurprijsberekening 1 toewijzingen - huur SHM SVK EKM AND OCMW Grafiek 3 Aantal inspecties interne controle Grafiek 4 aantal inspecties aantal inspecties interne controle 16

17 Aantal inspecties interne controle per categorie per type actor aantal inspecties interne controle inspecties interne controle SHM inspecties interne controle SVK 1 inspecties interne controle EKM 5 inspecties interne controle ANDEREN Grafiek 5 17

18 TOEZICHTSPROJECTEN GUNNING OVERHEIDSOPDRACHTEN Kader Overeenkomstig de heersende wetgeving overheidsopdrachten zijn de sociale huisvestingsmaatschappijen en erkende huurdiensten onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Het agentschap Inspectie RWO heeft als missie erover te waken dat de externe actoren in het beleidsdomein RWO handelen conform de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur. Om aan deze opdracht tegemoet te komen worden er steekproeven uitgevoerd op de gerapporteerde gunningen van de sociale huisvestingsmaatschappijen en erkende huurdiensten. Werkwijze Alle gunningsbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van euro overschrijden moeten 3-maandelijks gerapporteerd worden door de sociale huisvestingsmaatschappijen en de erkende huurdiensten. Onder meer op basis van steekproeven op die driemaandelijkse rapportering wordt nagegaan of de betrokken actor de vigerende wetgeving overheidsopdrachten naleeft. Bepalen steekproeven Bij het bepalen van het aantal steekproeven wordt er rekening gehouden met meerdere factoren, zoals de toetsing van de gunningen aan de drempelbedragen die gelden voor overheidsopdrachten, de financiering van projecten en met het al dan niet in overleg gaan met de VMSW. Bij het uitvoeren van een steekproef worden ofwel stukken opgevraagd bij de betrokken actor, ofwel wordt een analyse gemaakt op basis van vaststellingen tijdens inspectiebezoeken of in bestuursdocumenten. In 2009 werd een groot aantal steekproeven uitgeoefend op de kleine gunningen, zijnde de gunningen met een bestelbedrag tot euro. Uit steekproeven in 2007 en 2008 was immers gebleken dat meerdere shm s de wetgeving overheidsopdrachten helemaal niet of niet correct toepasten voor deze gunningen. In oktober 2009 heeft de VMSW de shm s gewezen op het feit dat er geen verplichting meer bestond om gunningsvoorstellen aan het nazicht van de VMSW te onderwerpen. Bij niet-evidente gunningsbeslissingen, waar twijfel kon bestaan over de toewijzing, werd er echter aangeraden om met de VMSW in overleg te gaan over het nazicht van de gunning. Aangezien meer en meer shm s, ook voor gunningen die het drempelbedrag van euro overschreden, gunningsbeslissingen namen zonder in overleg te gaan met de VMSW, werd in het laatste kwartaal van 2009 ook de nadruk gelegd op steekproeven van gunningen zonder overleg met de VMSW. Aantal steekproeven In 2009 werden 122 steekproeven uitgevoerd op gunningen die, ofwel gerapporteerd werden via de driemaandelijkse rapportering, ofwel werden vastgesteld in bestuursdocumenten of in een inspectieverslag van de toezichthouders. Resultaten / vaststellingen In 2009 werden een aantal beslissingen geschorst en/of vernietigd wegens strijdigheid met de wetgeving overheidsopdrachten (zie grafiek 15). Daarnaast werden een aantal actoren in gebreke gesteld. In twee gevallen leidde dit tot het opleggen van een administratieve geldboete (zie grafiek 12). Er werd veelvuldig vastgesteld dat de actoren de concurrentie helemaal niet of onvoldoende raadplegen, in het bijzonder bij werken, leveringen of diensten die het drempelbedrag van euro niet overschrijden. Naast het veel voorkomend gebrek aan concurrentie, werden meerdere inbreuken gepleegd in het kader van de problematiek van opsplitsing van werken, leveringen of diensten. Soortgelijke opdrachten werden hierbij opgesplitst om het drempelbedrag van euro te omzeilen. Opdrachten groter dan euro moeten immers gepubliceerd worden in het Bulletin der Aanbestedingen. 18

19 Steekproeven overheidsopdrachten Totaal grote gunningen kleine gunningen Grafiek 6 19

20 TOEZICHTSPROJECTEN ADMINISTRATIEVE WERKING EN BEHEER Zitpenningen bestuurders Kader De reglementering betreffende de zitpenningen voor bestuurders werd in 2008 gewijzigd bij ministerieel besluit d.d. 22 oktober 2008 tot bepaling van nadere regels met betrekking tot de interne beheersaspecten en de onroerende transacties van de sociale huisvestingsmaatschappijen (MB van 22/10/2008). Daar waar voorheen het bedrag van de zitpenning afhankelijk was van de categorie waar de shm onder ressorteerde (categorieën volgens huurpatrimonium/werkgebied), konden de zitpenningen voor het jaar 2009 opgetrokken worden tot maximaal het hoogste bedrag aan presentiegeld dat kon toegekend worden aan gemeenteraadsleden van de gemeenten die gelegen zijn in het werkgebied van de shm. Het bedrag van het presentiegeld van de gemeenteraadsleden wordt bepaald door de gemeenteraad binnen de grenzen vastgelegd in artikel 16 van het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris, nl. een minimum van 28,57 euro en een maximum van 124,98 euro, gekoppeld aan spilindex 138,01. Per 1 januari 2009 kwam dit, aan index 148,59 neer op een minimum van 42,00 euro en een maximum van 186,00 euro. Controle en acties Wanneer het agentschap Inspectie RWO vóór 1 januari 2009 vaststelde dat een raad van bestuur een bedrag aan de algemene vergadering ging voorstellen dat niet conform was aan de richtlijnen, dan werd de betrokken shm (en/of de gewezen VHMcommissaris) aangeschreven.. Met de algemene omschakeling op 1 januari 2009 van het toezicht door (gewezen) VHM-commissarissen naar een voltijds toezicht door toezichthouders kon het agentschap korter op de bal spelen. In 2009 konden 17 schorsingen en/of vernietigingen opgetekend worden met het oog op een correcte toepassing van de modaliteiten van het luik presentiegelden in het MB van 22/10/2008 (bv. interpretatie begrip titularis presentiegelden, wettelijk verschuldigde bijdragen aan het RSVZ 9 ). Alle shm s zijn nu conform met het MB van 22/10/2008 wat het luik zitpenningen betreft. Vaststellingen Zoals blijkt uit de hierna volgende grafiek 7 zitpenningen RVB per jaar heeft het MB van 22/10/2008 geleid tot een significante verhoging van het gemiddelde van de zitpenningen. In de grafiek 8 verhogingen zitpenningen in 2009 ziet men bij het merendeel van de shm s verhogingen tot 50 % en van 100 % tot 125 %. Verloning van de directeurs shm s Kader De reglementering wijzigde bij MB van 28/10/2008. In 2007 en 2008 was de verloning afhankelijk van de groep waartoe de shm behoorde (groepen op basis van het aantal verhuurde woningen) en onderworpen aan verplicht overleg met de VMSW. Sinds de invoering van het MB van 28/10/2008 kan de shm autonoom beslissen om een schaalverhoging toe te passen en dit tot maximum de schaal A311. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de doelstellingen die aan de directeur worden opgelegd, de zwaarte van zijn opdracht, de grootte, de financieel-economische toestand en draagkracht van de shm. Bij uitzonderlijk presteren kan het loon worden aangevuld met een managementtoelage die tot 20% van het geïndexeerd jaarsalaris kan bedragen. 9 Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen. 20

21 Vaststellingen - Toepassings- en interpretatieproblemen: omdat er herhaaldelijk vragen werden gesteld met betrekking tot de toepassing en de interpretatie van het MB van 22/10/2008 werd door het departement besloten een toelichtende lijst met vragen en antwoorden via Woonnet (website van de VMSW waarop informatie wordt verstrekt in verband met de sector van de sociale huisvesting) te publiceren. Bovendien werd door het agentschap Inspectie RWO een afzonderlijke knelpuntennota opgesteld m.b.t. diverse beheersaspecten die in overleg met de afdeling Woonbeleid en/of de juridische afdeling van het departement besproken werd. - Nieuwe aanwervingen en verloning van nieuwe directeur: in 2009 gingen 12 shm s over tot de aanstelling van een nieuwe directeur. In een aantal gevallen moest worden geschorst en/of vernietigd m.b.t., ofwel de aanwervingsprocedure, ofwel het verloningspakket (zie grafiek 15). - Verhoging van het verloningspakket van de zittende directeurs: aan bijna 1 op 4 van de in dienst zijnde directeurs werd in 2009 een loonsverhoging toegekend (zie grafiek nr. 10). Het agentschap diende in meerdere gevallen te schorsen en/of te vernietigen met betrekking tot de toegekende schaal, de modaliteiten van de groepsverzekering, de toekenning van een managementtoelage of het ontvangen van aanvullende vergoedingen (zie grafiek 15). Naleving van de bekendmaking van het verloningspakket Kader Volgens artikel 11 van het MB van 22/10/2008 moeten de sociale huisvestingsmaatschappijen de gegevens van het verloningspakket van de directeur bekendmaken op Woonnet, de website van de VMSW, en opnemen in hun jaarverslag. Acties Door op regelmatige tijdstippen Woonnet in dat verband te raadplegen werd nagegaan of de shm s aan de voorziene bekendmakingsplicht voldeden. Vaststellingen Indien werd vastgesteld dat de shm nog geen gegevens had gepubliceerd werd zij hiertoe aangemaand. Eind 2009 hadden alle shm s voldaan aan de vereiste tot publicatie op Woonnet. In 2010 zal nagegaan worden, mogelijk steekproefsgewijs, of de bekendmaking van het beloningspakket ook werd opgenomen in de jaarverslagen 2009 van de shm s. Andere beheersaspecten Kader Principes van behoorlijk bestuur: het overheidsoptreden moet rechtmatigheid, rechtszekerheid en rechtsgelijkheid garanderen, in combinatie met de principes van zuinigheid, efficiëntie, effectiviteit en ethiek. Aankoop, leasing en huur dienstwagen Het agentschap ging in 2009 in een aantal gevallen over tot de schorsing en/of vernietiging van beslissingen in verband met de aankoop, het leasen of het huren van dienstwagens, die, mede in het licht van de maatschappelijke opdracht, de financiële situatie van de actor en de toetsing aan de beginselen van behoorlijk bestuur niet doorstonden (zie grafiek 15). 21

22 Aanwerving en verloning personeel, uitgezonderd directeur De shm s beoordelen zelf wanneer er nood is aan de aanwerving van een personeelslid of de uitbreiding van het personeelsbestand. De raad van bestuur van de shm werft het personeel aan en bepaalt het loon voor de vacante functie. Het loon moet in verhouding zijn tot de inhoud van de functie. De verloning van het personeel wordt bij (bijna) alle shm s ingeschaald in een weddenschaal, ofwel van de gemeente, ofwel van de Vlaamse overheid. Bij de arbeiders is het vaak een uurloon analoog aan die uit de bouwsector. In een aantal gevallen moest geschorst en/of vernietigd worden (zie grafiek 15). Studiereizen Bij de beoordeling van de aanvaardbaarheid van studiereizen hanteert het agentschap de hiernavolgende stelregels: de uitgaven dienen in verhouding te staan tot het reële nut van de sector en de relevante informatie die de reis kan opleveren; de kosten ten laste van de shm dienen beperkt te blijven tot de deelnamekosten voor de leden van de raad van bestuur, desgevallend de directeur en andere personeelsleden (afhankelijk van het thema van de studiereis); de personen die hen vergezellen moeten zelf hun kosten dragen; de raad dient een afweging te maken of het nuttig is dat de voltallige raad deelneemt aan de reis. Het agentschap ging in 2009 moest ook hier tot een aantal schorsingen en/of vernietigingen van beslissingen overgaan (zie grafiek 15). Overige beheersaspecten Bij de besteding van andere beheerskosten (bv. collectieve hospitalisatieverzekering, representatiekosten, vieringen, ) worden de maatschappijen er steeds attent op gemaakt dat die uitgaven dienen te kaderen binnen de maatschappelijke doelstelling van de vennootschap, dat er geen exuberante uitgaven mogen worden gedaan en dat er bij de beoordeling hiervan onder meer rekening dient te worden gehouden met het zuinigheidsbeginsel, met het sociale karakter van de maatschappij en met het feit dat het gaat om de besteding van gelden van de gemeenschap. Er werden een aantal beslissingen in dat verband geschorst te worden, maar die schorsingen leidden niet tot vernietigingen (wel tot vermaningen) aangezien ondertussen een min of meer afdoende motivatie/bijsturing van de betrokken shm s verkregen werd. In 2010 zullen voor elke shm deze uitgaven op jaarbasis geëvalueerd worden in een specifieke studie. De minister zal hieromtrent worden gerapporteerd. 22

23 Zitpenningen RvB per jaar ,17 185, , hoogste 100 laagste 80 68,06 75,74 72,22 gemiddelde Grafiek 7 Verhogingen zitpenningen in 2009 t.o.v niet gestegen tot 25 % van 25 % tot 50 % van 50 % tot 75 % van 75 % tot 100 % van 100 % tot 125 % van 125 % tot 150 % van 150 % tot 175 % van 175 % tot 200 % Grafiek 8 23

24 Evolutie loonschalen directeurs SHM's (*) Aantal directeurs A111 A112 A113 A211 A212 A213 A214 A285- A288 Loonschalen A311 Grafiek 9 (*) 12 van de SHM s werden niet opgenomen in de vergelijking omdat er pas in 2009 een nieuwe directeur aantrad. A111: min ,32 euro en max ,60 euro geïndexeerd brutojaarloon A112: min ,30 euro en max ,87 euro geïndexeerd brutojaarloon A113: min ,87 euro en max ,15 euro geïndexeerd brutojaarloon A211: min ,26 euro en max ,14 euro geïndexeerd brutojaarloon A212: min ,11 euro en max ,62 euro geïndexeerd brutojaarloon A213: min ,77 euro en max ,60 euro geïndexeerd brutojaarloon A214: min ,32 euro en max ,97 euro geïndexeerd brutojaarloon A285-A288: min ,77 euro en max ,04 euro geïndexeerd brutojaarloon A311: min ,24 euro en max ,97 euro geïndexeerd brutojaarloon % directeurs met een loonsverhoging in 2009 met loonsverhoging 24% zonder loonsverhoging 76% Grafiek In de loop van 2009 hebben er 2 fusies plaatsgevonden waardoor het aantal shm s werd verminderd van 105 tot

25 FINANCIELE TOEZICHTSPROJECTEN Kader De sociale huisvestingsmaatschappijen en de gesubsidieerde erkende huurdiensten zijn onderworpen aan bepaalde regels over het voeren van de boekhouding en het opstellen van de financiële rapportering. De erkende kredietmaatschappijen moeten, in het kader van hun erkenning door de Vlaamse overheid, voldoen aan bepaalde voorwaarden. Deze woonactoren dienen tevens voldoende aandacht te besteden aan interne controle. Het financiële toezicht is erop gericht na te gaan of aan de gestelde vereisten voldaan is. Hiervoor wordt, afhankelijk van het type woonactor, gebruik gemaakt van een controleprogramma waarin de belangrijkste aandachtspunten voor de onderzochte aspecten systematisch worden behandeld. Prioritaire toezichtsdomeinen De cel Financiële Controle spitste zich bij de actoren, naast het toezicht op de interne procedures, toe op de volgende items: algemene balanscontrole (bij alle shm s): o uniformiteitcontrole van de financiële verslaggeving (bijlage 1 tot de jaarrekening); o vergelijking van de financiële verslaggeving met de jaarrekening; specifieke controle van bepaalde aspecten van de balans (steekproefsgewijs bij de shm s): o inhoudelijke controle van het rekeninggebruik; o nazicht van de waarderingsregels; o nazicht van de boekhoudkundige verwerking van kapitaalsubsidies i.v.m. uitgestelde belastingen; controle van de financiële verslaggeving in het kader van de subsidieverantwoording (bij alle gesubsidieerde svk s). Financiële analyse Er werd een financieel analysesysteem ontwikkeld voor de shm s uit de huursector. De belangrijkste doelstellingen van dit systeem zijn: o monitoring van de voornaamste evoluties van de kostenrekeningen doorheen de 5 afgelopen boekjaren; o opsporing van wijzigingen in de balansstructuur en in de kosten/opbrengstenstructuur; o opsporing van knelpunten aan de hand van de ratioanalyse; o in kaart brengen van de financiële structuur van de sector in zijn geheel en de positionering van de individuele shm s in de sector. Het financieel analysesysteem werd ontwikkeld onder de vorm van een webapplicatie. In 2010 zal die webapplicatie uitgebreid worden met extra mogelijkheden en kengetallen en tevens voorzien worden van een grotere flexibiliteit. De financiële analyse zal toelaten om de toezichthouders zeer gericht aan te sturen bij de financiële controles. Hiermee zal gestart worden vanaf 2010; in 2009 waren de mogelijkheden hiertoe beperkt, gelet op de planning van de controles en de opleiding van de nieuwe toezichthouders. Balanscontrole shm s Bij de balanscontroles van de shm s werd in een groot aantal gevallen vastgesteld dat er afwijkingen bestonden tussen de cijfers, opgenomen in de financiële rapportering (bijlage 1 tot de jaarrekening), en de cijfers uit de jaarrekening. Er werd in deze gevallen aan de shm gevraagd om zo snel mogelijk te zorgen voor een aangepaste financiële rapportering. Alle shm s hebben hiervoor het nodige gedaan. 25

26 Een groot gedeelte van de verschillen bleek veroorzaakt te zijn door correcties die in de boekhouding waren uitgevoerd nadat de financiële rapportering was opgemaakt. Waar nodig werden de vaststellingen doorgegeven aan de financiële toezichthouder. Aangezien een correcte, uniforme en transparante financiële rapportering van groot belang is, zowel voor controledoeleinden als op beleidsmatig vlak, worden deze controles in 2010 volledig hernomen (voor boekjaar 2009). Financiële verslaggeving svk s De controle van de financiële verslaggeving van de svk s werd uitgevoerd voor alle svk s die gesubsidieerd worden door de Vlaamse overheid. Het voorwerp van de controle betrof de kostenrekeningen die in de subsidieafrekening gebruikt worden voor de verantwoording van de personeels- en werkingskosten. Naargelang de aard van de vaststellingen werd nadere informatie gevraagd aan de svk of werden de vaststellingen voor verder onderzoek doorgegeven aan de financiële toezichthouders. De vaststellingen betroffen onder meer afwijkingen tussen de subsidieverantwoording en de balans en boekhoudkundige fouten (gebruik van de rekeningen, winstverdeling, balansgelijkheid, e.d.). Door de invoering van een nieuw rekeningenstelsel (waartoe vanuit Inspectie RWO een substantiële bijdrage werd geleverd) voor gesubsidieerde svk s vanaf 1 januari 2009 en gelet op het belang van een transparante financiële rapportering, wordt deze controle in 2010 hernomen. De controle is tevens noodzakelijk omdat in 2010 gestart wordt met de financiële analyse van de svk-sector, analoog met de financiële analyse voor de shm s. Financiële inspecties svk s Zoals eerder vermeld, werden er bij alle gesubsidieerde svk s financiële inspecties ter plaatse uitgevoerd. Die betroffen het boekjaar 2008 en gebeurden aan de hand van een vastgelegd controleprogramma, met volgende aandachtspunten: subsidieverantwoording: hiervoor werd nagegaan of de werkings- en personeelskosten, die de svk s in de financiële rapportering hadden opgenomen, konden aangetoond worden aan de hand van de nodige verantwoordingsstukken en of de desbetreffende kosten aansloten met de gegevens in de boekhouding. Voor de onderzochte kosten werd nagegaan of deze kosten effectief betrekking hadden op de svk-activiteit; interne controle: tijdens de inspecties werd nagegaan of de svk s beschikten over interne controleprocedures met betrekking tot bepaalde risicovolle aspecten in het beheer van de organisatie, zoals het betalingsverkeer, het kasbeheer en het voorraad- en materiaalbeheer en of die procedures voldeden aan de minimale vereisten van een goed functionerende interne controle (o.m. door de invoering van functiescheidingen in het betalingsverkeer, controles op het gebruik van betaalkaarten, enz.); huurachterstand: uit de controles die uitgevoerd waren in 2007 en 2008 was gebleken dat vele svk s een hoge, tot zelfs zeer hoge huurachterstand kenden. Daarom werd ook in 2009 hieraan de nodige aandacht besteed. Bij de controles werd onderzocht of tijdig de nodige stappen werden ondernomen ter opvolging van de achterstallige huurders. Ook werd geverifieerd of de boekhoudkundige cijfers in overeenstemming waren met de realiteit; kwaliteit van de financiële rapportering: d.m.v. de controle van de belangrijkste posten op de balans en resultatenrekening werd nagegaan of de financiële rapportering in voldoende mate een getrouw beeld gaf. 26