ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Jongerenwelzijn werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit): ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Afdeling: Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C1 Graad: medewerker Standplaats: Antwerpen en Limburg (Tongeren) /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure en er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode. Voorwaarde 1: - Je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen het Agentschap Jongerenwelzijn én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). - Of je bent tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Jongerenwelzijn en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van (administratief)medewerker (C1) (VPS art. III 22). Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. - Of je bent statutair ambtenaar binnen het Agentschap Jongerenwelzijn en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker. - Of je werkt als statutair ambtenaar in rang C1 of een hogere rang binnen het Agentschap Jongerenwelzijn. Bent u tewerkgesteld in een andere graad binnen rang C1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan dient u geslaagd te zijn voor een aanwervingsexamen voor de graad in kwestie. Voorwaarde 2: - Je beschikt over minstens 5 jaar relevante beroepservaring in een gelijkaardige administratieve functie binnen de sector van de integrale jeugdhulp 1

2 COMPETENTIES TECHNISCHE COMPETENTIES ALGEMEEN - Kennis hebben van de werking van Jongerenwelzijn en de afdeling Ondersteuningscentra en Sociale Diensten van de jeugdrechtbank (OSD) in het bijzonder (of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven). - Basisinzicht in de regelgeving met betrekking tot de bijzondere jeugdbijstand en IJH (of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven). - Basiskennis van de personeelsregelgeving van de Vlaamse overheid (of deze op korte termijn kunnen verwerven) - Voldoende kennis van het MS Office pakket (Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint). - Goed overweg kunnen met werkgerelateerde IT-toepassingen (o.a. Sharepoint, DOMINO - het geldende elektronisch dossier/cliëntopvolgingssysteem, Orafin (of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven). - Vlot kunnen omgaan met de input van gegevens in het elektronisch dossier. SPECIFIEK VOOR OSD LIMBURG ZIJN BIJKOMEND DE VOLGENDE TECHNISCHE COMPETENTIES VEREIST: - Kennis van Facilipunt en de diensten (en medewerkers) van o.a. het Agentschap Facilitair Management. - Het kunnen invoeren en accuraat opvolgen van meldingen in Facilipunt m.b.t. gebreken en defecten, die hetzij zelf zijn vastgesteld, die gesignaleerd worden door medewerkers van OSD, of die prioriteit kregen t.g.v verslagen van de welzijnsrondgangen. - Accuraat kunnen rapporteren over de uitvoering van werken door externen aan zowel OSD als aan het Agentschap Facilitair Management en de communicatie hierover verzorgen naar andere gebruikers. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Communiceren (niveau 1) Initiatief (niveau 1) Assertiviteit (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Plannen en organiseren (niveau 2) Zorgvuldigheid (niveau 1) BIJKOMENDE VOORWAARDEN EN VERWACHTINGEN Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (bijlage). TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 7. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 2

3 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 24/02/2017. De scope is beperkt tot personeelsleden van het Agentschap Jongerenwelzijn. Om te solliciteren stuur je het kandidaatsformulier naar en vermeld in het onderwerp de titel van de vacature. Of je stuurt het naar: Vlaamse overheid - Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin MOD WVG Afdeling Personeel t.a.v. Nancy Toussaint Koning Albert II-laan 35 bus Brussel De datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs van tijdige indiening. TIMING EN SELECTIEPROCEDURE - Ontvankelijkheidstoets: week van 27/02/2017 Enkel de kandidaten die aan de deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure - Interview inclusief persoonlijkheidsvragenlijst/zelfbeschrijving (Indien er slechts 1 kandidaat per functie is na de ontvankelijkheidstoets, kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek incl. persoonlijkheidsvragenlijst/zelfbevraging): week van 6/03/2017 of 13/03/2017 (data onder voorbehoud) AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. KENNISGEVING RESULTAAT EN FEEDBACK Kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het resultaat of de beslissing na elke procedurestap. Feedback opvragen kan telefonisch op het nummer 02/ na afloop van de gehele selectieprocedure. Feedback kan gegeven worden tot 3 maanden na het afsluiten van de procedure. Kandidaten die niet tevreden zijn over het verloop van de procedure, kunnen een klacht indienen bij onze interne klachtenbehandelaar Matthieu Vanspeybrouck, MOD WVG - afdeling Personeel, Ellipsgebouw, Koning Albert II- laan 35, bus 30, 1030 Brussel, tel , matthieu.vanspeybrouck@wvg.vlaanderen.be. Kandidaten kunnen tegen een beslissing een schorsings- en/ of annulatieverzoek indienen bij de Raad van State. Dit verzoek dient binnen een termijn van 60 dagen, te rekenen vanaf de kennisgeving van deze beslissing, aangetekend te worden verzonden naar het volgend adres: Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. ONS AANBOD Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Een verkorte proeftijd van 4 maanden is mogelijk, indien je voorafgaand aan de statutaire werving reeds een volledige proeftijd (verbonden aan een contract van onbepaalde duur) doorlopen hebt aan het begin van je contractuele tewerkstelling EN je statutair wordt aangeworven in dezelfde functie als deze waarvoor je de proeftijd hebt doorlopen. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. 3

4 Je wordt statutair aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met bijhorende salarisschaal. Relevante privéervaring van maximum 20 jaar kan gehonoreerd worden. Op salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. TER INFO Je dient de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Lucien Rahoens, afdelingshoofd OSD Tel: 02/ Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Nancy Toussaint, MOD WVG afdeling Personeel Tel: 02/ Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 4

5 FUNCTIEBESCHRIJVING //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Jongerenwelzijn wenst via horizontale mobiliteit volgende statutaire functie (2 vacatures) in te vullen: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Afdeling: Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C1 Graad: medewerker Standplaats: Antwerpen en Limburg (Tongeren) //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Rechtstreeks leidinggevende, dit is afhankelijk van de afdeling waar de functiehouder terecht komt / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie / / / Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3. Resultaatgebieden 5

6 Resultaat Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten - Je verzamelt periodiek vaste, operationele gegevens en cijfers en voert deze in. - Je gaat na of de gegevens correct en volledig zijn. - Je detecteert en leest relevante documenten en vat deze samen. - Je houdt een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bij. - Je verzamelt info met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten. - Je kijkt documenten na op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Je doet opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Je maakt statistieken op en verwerkt deze. - Je wint zelf inlichtingen in (telefonisch, schriftelijk of via ) - Je legt een inventaris aan van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Je klasseert dossiers, facturen, brieven, rapporten, - Je staat in voor het archiefbeheer - Je verzamelt artikels rond één bepaald onderwerp in een documentatiemap - Je archiveert verslagen van vergaderingen - Je bewaart documenten en informatie op de PC in een geordend systeem. - Je informeert collega s over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn. - Je voert gegevens in in het ICT-systeem. - Je volgt administratief op : bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Je gaat na welke formulieren ontbreken in een dossier, geeft dit aan en vervolledigt het dossier eventueel. - Je beantwoordt vragen met betrekking tot een bepaald dossier. - Je schrijft dossiers in in een opvolgingssysteem. - Je verzorgt allerlei typwerk en lay-out van documenten - Je neemt deel aan werkvergaderingen en maakt eventueel verslag op. -.Je neemt fotokopies en verspreidt ze. - Je staat in voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel. - Je helpt bij het versturen van zendingen. - Je zoekt informatie op en bezorgt deze tijdig aan collega s, diensten,. - Je beheert de stock (stock organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, stockruimte net en ordelijk houden). - Je springt in bij afwezigheid van collega s. - Je biedt materiële en logistieke ondersteuning aan bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes 6

7 Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Je registreert de post. - Je kijkt na of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn. - Je verstuurt de uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren). - Je opent de briefwisseling en bezorgt ze aan de betrokkenen. - Je neemt briefwisseling door en signaleert relevante zaken. - Je beheert het klassement van inkomende en uitgaande post. - Je zorgt voor een tijdig bezorgen van documenten, nota s, berichten, - Je ontvangt en begeleidt bezoekers/cliënten. - Je verschaft algemene inlichtingen en standaardinformatie. - Je beantwoordt telefonische oproepen en geeft gericht door. - Je neemt mee de permanentie van de dienst waar. - Je maakt een weekplanning voor jezelf op. - Je maakt afspraken en/of signaleert/herinnert eraan. - Je reserveert lokalen. - Bij agendawijzigingen informeer je de betrokkenen en zet je de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Je houdt informatie en documentatie bij en geeft deze door - Je neemt deel aan vormingen, participeert aan studiedagen en vervolmakingscursussen - Je neemt deel aan werkgroepen, interne overlegmomenten, - Je levert input tot aanpassing en optimalisering van de geldende processen en richtlijnen - Je participeert aan diverse projecten 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Communiceren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 2 Initiatief niveau 1 Samenwerken niveau 1 Assertiviteit niveau 1 Zorgvuldigheid niveau Vaktechnische competenties ALGEMEEN - Kennis hebben van de werking van Jongerenwelzijn en de afdeling Ondersteuningscentra en Sociale Diensten van de jeugdrechtbank (OSD) in het bijzonder (of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven). - Basisinzicht in de regelgeving met betrekking tot de bijzondere jeugdbijstand en IJH (of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven). - Basiskennis van de personeelsregelgeving van de Vlaamse overheid (of deze op korte termijn kunnen verwerven) - Voldoende kennis van het MS Office pakket (Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint). - Goed overweg kunnen met werkgerelateerde IT-toepassingen (o.a. Sharepoint, DOMINO - het geldende elektronisch dossier/cliëntopvolgingssysteem, Orafin (of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven). - Vlot kunnen omgaan met de input van gegevens in het elektronisch dossier. SPECIFIEK VOOR OSD LIMBURG ZIJN BIJKOMEND DE VOLGENDE TECHNISCHE COMPETENTIES VEREIST: - Kennis van Facilipunt en de diensten (en medewerkers) van o.a. het Agentschap Facilitair Management. - Het kunnen invoeren en accuraat opvolgen van meldingen in Facilipunt m.b.t. gebreken en defecten, die hetzij zelf 7

8 zijn vastgesteld, die gesignaleerd worden door medewerkers van OSD, of die prioriteit kregen t.g.v verslagen van de welzijnsrondgangen. - Accuraat kunnen rapporteren over de uitvoering van werken door externen aan zowel OSD als aan het Agentschap Facilitair Management en de communicatie hierover verzorgen naar andere gebruikers. 5. Andere functierelevante informatie 8