Belangrijke algemene informatie & huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Belangrijke algemene informatie & huishoudelijk reglement 1. Data, openingstijden en entreeprijzen: 1.1. De Taart&Trends beurs wordt gehouden in de Americahal, Laan van Erica 50 te Apeldoorn. Data: vrijdag 2 en zaterdag 3 oktober Op vrijdag 2 oktober 2015 is het evenement geopend om 10:00 uur en sluit om 18:00 uur. Op zaterdag 3 oktober 2015 is het evenement geopend van 10:00 uur tot 17:00 uur. Dit is op beide dagen voor alle bezoekers Standhouders dienen te controleren dat weergegeven openingstijden op hun eigen website in overeenstemming zijn met deze tijden. Taart&Trends is niet verantwoordelijk voor onjuist gecommuniceerde openingstijden op media van derden De entreeprijs aan de kassa 12,50 (vaste prijs sinds 2011!) De vastgestelde verkoopprijs voor entreekaarten in de voorverkoop is 10,00 incl. btw. Taart&Trends verkoopt zelf in het voorverkooptraject online-tickets. (administratiekosten 0,50 per ticket) Het is de organisatie voorbehouden om exclusieve kortingsacties via diverse media en exclusieve kanalen te lanceren om zo de kaartverkoop te stimuleren. Standhouders gaan bij deelname akkoord met het plaatsen van een prominente link naar de online-ticketverkoop op hun eigen website. Banners en links krijgt u via de organisatie aangeleverd. Alleen standhouders of sponsoren van Taart&Trends 2015 kunnen zich aanmelden als voorverkoopadres. Het is dan mogelijk om entreekaarten als serviceartikel aan uw klanten te verkopen. Het startmoment van de voorverkoop wordt bekend gemaakt, zodra er voldoende standhouders ingeschreven hebben op 30 april Minimale afname van voorverkoop kaarten is 20 stuks. Let op! kaarten kunnen ingekocht worden onder 2 verschillende tarieven. Zonder recht van retour 6,20 excl. btw per kaart. Met recht van retour 7,85 excl. btw per kaart. De kaarten met recht van retour dienen op 2 oktober 2015 vóór uur aan de organisatie te zijn geretourneerd om aanspraak te maken op de terugbetaling! 2. Opbouwen en afbreken: 2.1. Standhouders: Op donderdagmiddag 1 oktober 2015 kunnen standhouders vanaf 14:00 uur starten met het inrichten van de standruimte. De organisatie van Taart&Trends gaat er vanuit dat alle standhouders van deze opbouw-dag gebruik maken. Tijdens deze opbouw-dag heeft u de tijd tot 20:00 uur. U dient zich vóór u start met opbouwen te melden bij de organisatie. Stands met eigen systeemstandbouw, kunnen uitsluitend in overleg met de organisatie van Taart&Trends eerder starten met het opbouwen. Alle communicatie betreffende afwijkende opbouwtijden verlopen uitsluitend via de organisatie!! Afspraken die u met de Americahal/Libémagroep denkt gemaakt te hebben, zijn niet van toepassing. De Americahal/Libémagroep is geen partij in deze Op vrijdag 2 oktober 2015 kunt u vanaf 07:00 uur weer verder met inrichten. De beurs start op vrijdag om 10:00 uur. Op zaterdag 3 oktober 2015 kunnen standhouders vanaf uur de stands Taart&Trends TT Pagina 1

2 bevoorraden, u heeft dan 2 uur de tijd voor de beurs weer open gaat om 10:00 uur. Indien u meer tijd nodig denkt te hebben, dient u dit ruim van te voren te overleggen met de organisatie. Op beide dagen gaan de laad/losdeuren een half uur voor opening van het evenement dicht! Standhouders dienen beide beursdagen uiterlijk één uur voor aanvang van de beurs aanwezig te zijn. U en uw medewerkers hebben tijdens de beursdagen uitsluitend toegang via de laad/losdeuren op de aangegeven tijden voor aanvang van de beurs d.m.v. de ID-badges. Tijdens openingstijden van de beurs gebruikt u de hoofdingang. Zie ook punt 4 en punt Laden, lossen en Parkeren: Na het lossen parkeert u zo snel mogelijk uw voertuig(en) op de door de organisatie aangewezen parkeerplaatsen. Aan het niet opvolgen van deze regel zijn sancties verbonden. M.i.v is het betaald parkeren bij de Americahal. Voor standhouders worden naar grootte van de standruimte parkeerpassen toegekend voor parkeren binnen de hekken van de Americahal. Zie Document TT05 voor meer informatie Zonder toestemming van de organisatie Taart&Trends mogen er geen voertuigen en geen aanhangwagens, etc. het gebouw in gereden worden! Als hiervoor zwaarwegende organisatorische redenen zijn dient u uiterlijk 1 september 2015 hierover contact opgenomen te hebben met de organisatie om een ontheffingspas te krijgen, mits de situatie in de zaal het toelaat U dient zelf voor rolcontainers, steek- en/of plateauwagentjes te zorgen. Voor beschadiging van het complex wordt u aansprakelijk gesteld door Taart&Trends en/of Americahal/Libémagroep Indeling en aankleding standruimte. De indeling van de standruimtes wordt bepaald door de organisatie in samenwerking met de Americahal. Als het aantal aanmeldingen een andere indeling noodzakelijk maakt wordt de plattegrond gewijzigd door de organisatie. U dient binnen de gehuurde ruimte te blijven. Bij het uitstallen van producten buiten de gehuurde ruimte, worden de gebruikte meters aan u na gefactureerd tegen de geldende vierkante meter prijs. Standruimtes mogen niet verplaatst of gewijzigd worden. Nooduitgangen dienen ten alle tijde vrij te blijven. U dient zelf voor tafelkleden te zorgen. De kleden moeten i.v.m. de veiligheid tenminste 20cm boven de grond hangen. Kleden en ander decoratiemateriaal in de stand dienen brandveilig te zijn volgens de geldende norm voor beurzen en evenementen. Tip: Voor brandveilige stoffen Er mag niet in de wanden of vloeren of andere onderdelen van de Americahal geboord (hakken, plakken en breken) of andere wijzigingen aangebracht worden. Dit geldt zowel in de Americahal als in haar directe omgeving. Binnen ditzelfde gebied mag men zonder toestemming van de organisatie geen aanplakbiljetten of schilderingen aanbrengen. Taart&Trends TT Pagina 2

3 2.5. Aan- & afmelden tijdens evenement: Het evenement start bij aanvang van de opbouw-dag op donderdag 1 oktober U meldt zich dan bij het aangegeven servicepunt vóór u mag starten met inrichten van uw standruimte. U ontvangt dan het teruggave-formulier voor uw borg, deze heeft u zaterdag weer nodig. Aan het einde van het evenement op zaterdag 3 oktober 2015 dient u zich af te melden het aangegeven servicepunt. Vergeet uw teruggave-formulier niet!. Als u zich op zaterdag niet afmeldt bij de organisatie en u niet heeft laten controleren of de gehuurde ruimte volgens reglement correct is achtergelaten, vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. Tevens kunnen eventuele financiële sancties ingehouden worden op de borg bij niet naleven van het reglement. Bij afmelden wordt naast de controle van uw standruimte tevens gecontroleerd op welke bankrekening de borg moet worden teruggestort. Niet afmelden is geen afgetekend teruggaveformulier, dus geen borg retour! Hierover is geen discussie mogelijk Opruimen van de stands: Men mag pas ná sluiting van de beurs beginnen met het opruimen van de stands. Het is niet toegestaan om uw stand vóór 18:00 uur te verlaten op vrijdag 2 oktober 2015 en op zaterdag 3 oktober 2015 vóór 17:00 uur uit te ruimen of af te breken! Op vrijdag 2 oktober 2015 heeft u s avonds na sluiting tot uur de tijd om te inventariseren en af te dekken. Op zaterdag 3 oktober 2015 heeft u tot 21:00 uur de tijd om uw standruimte te ontruimen. De beursdeelnemer dient ervoor te zorgen dat de gehuurde stand-, demo- of workshopruimte ná ontruiming in dezelfde staat wordt achtergelaten als waarin u deze voor aanvang van inrichten aantrof. Dit geldt ook voor alle onderdelen van de systeemstands, wanden en voor de vloer. (Tip: neem blik en veger en evt. vochtige schoonmaakdoekjes mee!) Bij in gebreke blijven vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. 3. Elektra: 3.1. Omschrijving elektra: Voor uw systeemstand wordt de systeembouw opgeleverd inclusief, basisverlichting in de vorm van 1 of 2 duospots afhankelijk van uw standgrootte. Wilt u in uw ruimte extra verlichting, dan dient u dit zelf bij te bestellen. Zie de standhouderswebshop voor meer informatie. Een stroompunt à 750 watt voor apparatuur kunt u in de standhouderswebshop naar uw eigen wensen bestellen. U vindt een advies verlichtingsplan in de artikel omschrijving. In de Americahal wordt de elektra via het plafond naar beneden geleid vanwege de veiligheid voor standhouders en de bezoekers. Indien u gebruik maakt van elektra, dient u zelf zorg te dragen voor eventuele haspels, stekkerdozen en/of andere noodzakelijke aansluitingen. Wij zorgen uitsluitend voor de hoofdaansluitingen. Er wordt gecontroleerd op correct gebruikt. Kabels mogen alleen in de opstelruimte van de standruimte liggen en niet voor de standruimte aan de bezoekerskant. Kabels moeten in de stand met tape op de vloer worden vastgeplakt en haspels volledig worden uitgerold, voor uw eigen veiligheid en de veiligheid van onze medewerkers van de Americahal! Alles moet geaard zijn! Installatie moet voldoen aan de regelgeving conform NEN1010. Gebruik bekabeling met een diameter van 2,2 mm Ø. Per aansluiting mag maximaal 750 watt aangesloten worden. U kunt max. 2 aansluitingen huren zonder de organisatie te consulteren. Bij meer en/of zwaardere apparatuur s.v.p. contact opnemen met ria@taartentrends.nl Taart&Trends TT Pagina 3

4 Als bij controle misbruik van de stroomtoevoer geconstateerd wordt. d.w.z. geen stroompunt besteld maar toch stroom ingeprikt, krijgt u een stroompunt met last minute toeslag ter hoogte van 120,00 gefactureerd. Dit bedrag dient tijdens de beurs voldaan te worden. Er is pin aanwezig Wat wel en wat NIET aan te sluiten: Uitsluitend kassa s, een keukenmixer tot 750 watt en zo nodig een lees/bureaulampje zijn toegestaan. Er mogen geen bouwlampen, waterkokers, koffiezetapparaten, magnetrons, ovens, zware keukenmixers of andere grote stroomverbruikers op aangesloten worden zonder toestemming van de organisatie Taart&Trends Krachtstroom en grootverbruik: Wilt u wel één van de bovengenoemde grote stroomverbruikers aansluiten of heeft u krachtstroom nodig dan dient u dit voor 1 juli 2015 door te geven aan de organisatie. Voor dit type stroomverbruik gelden andere tarieven, welke na inventarisatie van uw aanvraag aan u geoffreerd worden I.v.m. de aangescherpte brandverzekeringsvoorwaarden dient u voor uw eigen veiligheid de stekkers bij verlaten van beurs uit de stopcontacten te halen. Zie ook punt 5. 4.Beveiliging Gedurende de nachten tijdens evenement heeft het bestuur van Taart&Trends via de Americahal/Libémagroep een officieel erkend bewakingsbedrijf ingeschakeld. Deze dienstverlening is doorberekend in uw huurprijs. De organisatie stelt zich echter niet aansprakelijk voor gestolen of beschadigde goederen tijdens de duur van de gehele beurs. Er wordt toezicht gehouden op de laad/losdeuren tijdens de openingstijden van de beurs. Aan het misbruiken van de laad/losdeuren zijn sancties verbonden, dit varieert van geen toegang door de deuren tijdens de beurs tot het inhouden van uw borg bij herhaaldelijk ongewenst gedrag. 5. Verzekering: 5.1. Uw stand-inrichting en persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd via de organisatie of locatiehouder. U dient hiervoor zelf maatregelen te treffen. Ook is de organisatie van Taart&Trends niet verantwoordelijk voor letsel ontstaan tijdens: laden en lossen in en buiten het gebouw, door het verplaatsen van uw stand-inrichting, het ongeoorloofd verplaatsen of wijzigen van uw standruimte en de werkzaamheden in de eigen standruimte tijdens de duur van de hele beurs. U dient zelf voor een verzekering zorg te dragen voor de duur van de gehele beurs. Gewijzigde Wetgeving brandverzekering: Indien er tijdens het evenement (1, 2 en 3 oktober 2015) brand ontstaat door uw toedoen, bent u zelf verantwoordelijk voor de gehele gevolgschade. Lees ook uw wettelijke aansprakelijkheidsvoorwaarden na en controleer dat uw verzekering toereikend is. Het inzetten van beveiliging door de Taart&Trends-organisatie is uitsluitend om het risico op diefstal tot een minimum te beperken. Ondanks deze inzet wil Taart&Trends nogmaals benadrukken, dat de organisatie niet aansprakelijk te houden is voor verlies of diefstal van producten uit of onderdelen van uw stand. Wij willen u hierbij dan ook meteen extra waarschuwen!! Taart&Trends TT Pagina 4

5 Houdt u met de inrichting van uw stand rekening met de diefstalgevoeligheid van sommige producten. Helaas hebben we al meerdere keren moeten constateren dat niet iedereen de verleiding kan weerstaan om eigendommen van een ander mee naar huis te nemen!! 5.2. De organisatie van de Taart&Trends-beurs is in geen enkel geval aansprakelijk voor (letsel)schade, diefstal, vermissing geleden in of rond de beurslocatie (dus ook niet op het parkeerterrein!) en/of het ziek worden van bezoekers na het eten van waren uit uw stand Eigendommen van de Americahal/Libémagroep en de door haar ingeschakelde verhuurbedrijven, mogen niet beschadigd worden. Voor schade door u veroorzaakt, wordt u aansprakelijk gesteld. Hetzij door Taart&Trends of door de Americahal/Libémagroep. 6. Veiligheid 6.1. Hulpdiensten: Alle deelnemende partijen, zijn verplicht gedurende het gehele evenement in en op het terrein van de Americahal de aanwijzingen van instanties zoals brandweer, politie, medewerkers van de Americahal, de organisatie van Taart&Trends en/of andere instanties op te volgen Tijdens openingstijden van de beurs is er een bemande EHBO-post Roken: In de Americahal mag niet gerookt worden, ook niet tijdens de opbouw! Hebt u toch de behoefte om te roken, dan kan u buiten gebruik maken van de door de organisatie aangegeven plekken. Er is een rokerstent aan de voorzijde van het gebouw. Gezien het levensmiddelen karakter van de beurs is het niet toegestaan om direct voor de ingang van de Americahal te roken. Het is verboden om op de beursdagen ten behoeve van uw rookbehoefte via de laad/losdeuren naar buiten te gaan! U dient de instructies van de aanwezige toezichthouders op te volgen. Zie ook punt Brandveiligheid: Er mogen geen waxinelichtjes of kaarsen in de zaal aangestoken worden. Open vuur op welke wijze dan ook is verboden. Gebruikte inrichting en decoratie van de stand dient brandveilig te zijn. zie ook verzekeringen punt 5. Taart&Trends TT Pagina 5

6 7. Afval: Voor het afvoeren van uw afval betaald u een verplichte bijdrage dat in het bedrag voor uw standhuur is inbegrepen. Uitzondering! Pallets dienen te allen tijde door de standhouders zelf te worden afgevoerd. Deze vorm van afval vraagt te veel ruimte binnen de scherp geprijsde afval afvoerregeling. Bij binnenkomst krijgt u bij het stadhouders-meldpunt aanwijzingen waar en hoe u uw afval kunt afvoeren. U dient er voor te zorgen dat het afval zo compact mogelijk in de containers wordt gedeponeerd. Dozen dienen goed plat gemaakt te worden! Wij verzoeken u met klem om geen verpakkingsmaterialen als afval in de bezoekersvuilnisbakken te deponeren! Na het afbreken van het evenement op zaterdag dient u alle afval en karton naar de hiervoor bestemde containers af te voeren om aanspraak te kunnen maken op teruggaaf van uw borg. Als medewerkers u aanspreken op de wijze waarop u uw afval afvoert dient u de aanwijzingen op te volgen. Na afloop van het de beurs dient al uw vuil correct verwijderd te zijn om aanspraak te maken op teruggave van de borg. Wordt er buiten de zaal nog vuil aangetroffen dat te herleiden valt naar u, dan kan de organisatie alsnog overgaan tot intrekking van uw borg. 8. Catering: De catering op de beurs is in handen van de huiscateraar van de Libémagroep. Deze dienstverlening wordt aangeboden volgens de door de cateraar gestelde tarieven. Via de Cateraar ontvangt u in aanloop naar de beurs, uitgebreide informatie over de voorzieningen zoals koffie/thee, lunch en evt. avondeten die zij aanbieden. Mocht er op de opbouw-dag, donderdag 2 oktober geen mogelijkheid zijn om een eenvoudige warme snack/maaltijd te nuttigen via de cateraar, dan kunt u bij de service desk informeren naar diverse afhaal of bezorg mogelijkheden voor pizza, patat, snacks o.i.d. Conform de regelgeving van de Americahal/Libémagroep mogen tijdens de beursdagen zelf meegebrachte consumpties in het pand niet genuttigd worden. Een standhouder mag vanzelfsprekend wel een stukje taart, petit-four of andere proeverijen aanbieden aan de bezoekers. Deze proeverijen moeten voldoen aan een sampling hoeveelheid, dus éénhaps porties. Vloeistoffen zoals koffie of thee mogen alleen aangeboden worden in proefbekertjes met een maximum inhoud van 50 ml. Standhouders kunnen een horecapas aanvragen via de Catering van de Americahal/Libémagroep. De catering zal rechtstreeks met u contact opnemen om u de informatie te verstrekken. Houd er rekening mee dat u zich moet kunnen legitimeren bij afhalen van de horecapas. De horecapas wordt op naam en standnummer uitgegeven. U dient de opgebouwde rekening op de horecapas voor het verlaten van het complex op zaterdag 3 oktober 2015 te voldoen. De uitgifte van de Horecapas valt onder de verantwoordelijkheid van Catering en staat volledig los van de ID-badge die u via de organisatie van Taart&Trends nodig heeft om de locatie te betreden. Bij aanmelding voor deelname aan Taart&Trends 2015 gaat u akkoord dat het adres van uw contact persoon wordt doorgegeven aan de cateraar om u de informatie toe te sturen. Taart&Trends TT Pagina 6

7 En verder Wanneer iedereen zich collegiaal opstelt en deze regels in acht neemt, is een vlot en plezierig beursverloop verzekerd. In onvoorziene gevallen beslist, na overleg met de betrokkenen, de organisatie. Taart&Trends mag de huurvoorwaarden tussentijds aanpassen als de verhuurder van de locatie dit dwingend oplegt. Taart&Trends zal de exposanten van eventuele wijzigingen op de hoogte brengen. Wij zien uw aanmelding graag tegemoet. Tot ziens in onze webshop Het bestuur van Taart&Trends: Ria de Kleijn, PR & marketing, coördinator facilitaire diensten en aanspreekpunt zakelijke standverhuur Tel: Bereikbaar op ma t/m do uur tussen uur. Francisca Holmwood, Coördinator wedstrijden. Nathalie Teeuwen, Coördinator demonstraties, Masterclasses en workshops. Administratie Siska Klaver Advertisement en web-beheer Froukje Koelewijn Taart&Trends TT Pagina 7