WERKKAART INSUSOFT Relaties

Transcriptie

1 WERKKAART INSUSOFT 2020 Relaties 1

2 Wanneer gebruik maken van deze werkkaart? Wanneer u wenst te werken met relaties in I2020. Aan de hand van de relaties kan u de leden van eenzelfde gezin, bedrijf of vereniging aan elkaar linken in het systeem. Waarom werken met relaties in insusoft? U kan makkelijker navigeren tussen de verschillende personen die een groep/relatie vormen U kan een overzicht opvragen van alle polissen binnen de relatie U kan bij aanmaak van een polis een object van een ander lid van de relatie gaan gebruiken U kan in een schadegeval een polis van een ander lid van de relatie als getroffen polis aanduiden Weetje Maak steeds een relatie aan, ook voor alleenstaanden Bij het maken van mailinglijsten via de CAT-module is het criterium Hoofd van relatie? een mogelijk selectiecriterium. Als u een alleenstaande niet opneemt in een relatie, zal deze persoon uit de selectie vallen. Maak voor een alleenstaand persoon een relatie aan van het type Gezin met de betrokken persoon als hoofd. Hoofd van de relatie of geen hoofd van de relatie? U maakt best voor iedere relatie minstens één persoon hoofd van de relatie. Bij het maken van selecties via de CAT-module is het criterium Hoofd van de relatie? een mogelijk selectiecriterium. Aan de hand van dit criterium kan u er bijvoorbeeld voor zorgen dat een mailingbrief slechts eenmaal wordt gegenereerd voor alle personen op hetzelfde adres. Bij een relatie van het type Bedrijf kan u bijvoorbeeld meerdere personen hoofd van de relatie maken. Een mailingbrief kan dan gegenereerd worden voor meerdere personen binnen dezelfde relatie (bijvoorbeeld: alle managers in eenzelfde bedrijf). 2

3 Werkwijze De werkwijze voor aanmaak van een relatie in Insusoft 2020 verschilt licht al naargelang het Type Relatie dat u wenst aan te maken (Gezin/Bedrijf/Vereniging). Wanneer u een relatie aanmaakt van het type Gezin kan u het makkelijkst werken door eerst een persoonsfiche voor het Gezin (rol : Gezin ) aan te maken. In principe kan u volstaan met op deze fiche enkel de naam van het gezin (Familienaam partner 1 Familienaam partner 2) op te nemen evenals de voornaamste contactgegevens. Wanneer u een relatie aanmaakt van het type Bedrijf of Vereniging dient u geen bijkomende voorbereidende stappen uit te voeren. Hier kan u voor aanmaak van de groep/relatie starten vanop de klantenfiche van het bedrijf of de vereniging. 1. Voorbereiding (enkel indien u een relatie van het type Gezin wenst aan te maken) 1.1 Creatie van een persoonsfiche (Rol: Gezin ) Stap Handeling Resultaat 1 Navigeer naar Hoofdmenu Nieuw Persoon U verkrijgt een nieuwe lege persoonsfiche. 2 Kies in het veld Rol voor Gezin en vul de velden op de persoonsfiche aan (Naam + eventuele contactgegevens) Creatie van een nieuwe persoonsfiche voor het gezin. Tip: Om het overzicht van de relaties overzichtelijk te houden stelt u de naam van het gezin best samen als volgt Familienaam partner 1 - Familienaam partner 2 3 Sla de persoonsfiche van het gezin op via één van de Opslaan - knoppen links boven. De persoonsfiche van het gezin wordt opgeslagen in Insusoft en kan gebruikt worden als basis voor aanmaak van een relatie van het type Gezin 3

4 2. Aanmaak van de relatie/groep 2.1 Niveau van waarop u dient te starten Gezin Bedrijf Vereniging Vanop de persoonsfiche van het Gezin (rol = Gezin ) Vanop de persoonsfiche van het Bedrijf (rol = klant ) Vanop de persoonsfiche van de Vereniging (rol = Klant ) 2.2 Aanmaak Stap Handeling 1 Open de persoonsfiche waarvoor u de relatie wenst aan te maken (zie 2.1) 2 Ga via het navigatiemenu op de persoonsfiche naar de relaties. Resultaat U komt op de detailfiche van de persoon die u hebt opgevraagd. U krijgt de lijst van alle reeds bestaande relaties binnen dit persoonsdossier. Wanneer u nog geen relaties heeft aangemaakt voor het dossier is deze lijst blanco. 3 Kies in de lijst van relaties voor de knop Nieuw links bovenaan het scherm. U komt op de detailfiche voor definitie van de relatie. 4

5 4 Klik op de drie puntjes in het veld De Persoon OPM: we starten hier met toevoegen van de eerste persoon aan de groep/relatie (bv: de eerste partner uit het gezin, de zaakvoerder van het bedrijf, de voorzitter van de vereniging, ) Start aanmaak definitie van de relatie U verkrijgt de lijst met alle bestaande personen in de Insusoft-database, waar u de eerste persoon die u wil toevoegen aan de groep selecteert. 5 Selecteer in het veld is de rol van deze persoon binnen de relatie. Aanvullen van de definitie met de rol van de persoon binnen de relatie. Meest voorkomende: Echtgeno(o)t(e), Zaakvoerder, Werkgever, Werknemer, Voorzitter, 6 Selecteer in het veld in de/het het type relatie dat u wenst aan te maken (Bedrijf/Gezin/Vereniging) Aanvullen van de definitie met het type van de relatie. 7 Het volgende veld bevat de relatienaam. Deze wordt overgenomen van de persoonsfiche waarvan u vertrokken bent voor aanmaak van de relatie. Aanvullen van de definitie met de relatienaam. Type Gezin Bedrijf Vereniging Relatienaam van Persoonsfiche (rol Gezin ) Persoonsfiche (rol Klant ) Persoonsfiche (rol Klant ) 5

6 8 Bepalen of de toegevoegde persoon al dan niet hoofd is in de groep (is/is geen) hoofd in deze groep. Definitie Hoofden van de groep Opslaan toegevoegde persoon in de relatie 9 Na toevoegen van de eerste persoon aan de relatie dient u Bewaren van de aangemaakte relatie in het systeem de definitie op te slaan via Opslaan & afsluiten Wanneer u geen bijkomende persoon meer wil toevoegen aan de relatie Opslaan & nieuw Wanneer u nog een extra persoon wenst toe te voegen aan de relatie (bv: 2 e partner in het gezin, kind in het gezin, werknemer in een bedrijf, lid van een vereniging, ) Na kiezen voor Opslaan & nieuw herhaalt u bovenstaande stappen. 6

7 2.3 Opname niet in Insusoft bestaande persoon in de groep Bij aanmaak van een relatie in Insusoft kan u eveneens een persoon toevoegen die tot dan toe nog niet bestond in het systeem. Zo kan u bijvoorbeeld een voorlopig minder jarig kind -wat later een potentiele nieuwe klant kan zijn- reeds opnemen in de relatie. Stap Handeling Resultaat 1 Herhaal de stappen 1 tot 3 uit het deel 2.2 Aanmaak U komt op de detailfiche voor definitie van de relatie. 2 Klik op de drie puntjes in het veld De Persoon U verkrijgt de lijst met alle reeds bestaande personen in de Insusoft-database. 3 Klik op de knop Nieuw bovenaan de lijst met reeds bestaande personen. OPM: daar we een nog niet bestaande persoon willen toevoegen is deze nog niet terug te vinden in de lijst. Toevoegen van de nog niet bestaande persoon aan Insusoft (via knop Nieuw ) 4 Plaats in de nieuwe lege persoonsfiche de rol op Relatie en vul de gegevens van de persoon aan. Creatie bijkomende persoon voor opname in de relatie 7

8 5 Klik op één van de Opslaan knoppen. De bijkomend aangemaakte persoon wordt toegevoegd aan de lijst van de te selecteren personen voor opbouw van de groep 6 Vervolledig de definitie van de relatie (stap 5 t.e.m.9 uit het deel 2.2 Aanmaak) en sla op Selecteer de persoon en kies voor Ok. 8

9 3. Raadplegen van de relatie/groep 3.1 Via Algemeen Relaties Stap Handeling Resultaat 1 Kies in het menu Algemeen voor Relaties U krijgt de lijst van alle bestaande relaties in de Insusoft portefeuille. 2 Klik op het pijltje voor de relatie die u wil raadplegen U krijgt het overzicht van de personen die behoren tot de groep/relatie. 3 Klik de persoon binnen de relatie aan waarvan u de fiche wil raadplegen. U krijgt de persoonsfiche van de betreffende persoon in Insusoft te zien. 9

10 3.2 Via één van de leden van de relatie Stap Handeling 1 Navigeer naar de persoonsfiche van één van de leden van de relatie 2 Ga via het navigatiemenu op de persoonsfiche naar de relaties binnen het dossier Resultaat U komt op de detailfiche van de persoon die u hebt opgevraagd. U krijgt de lijst van alle bestaande relaties binnen het persoonsdossier. 3 Klik op het pijltje voor de relatie die u wil raadplegen U krijgt het overzicht van de personen die behoren tot de groep/relatie. 4 Klik de persoon binnen de relatie aan waarvan u de fiche wil raadplegen. U krijgt de persoonsfiche van de betreffende persoon in Insusoft te zien. 10