Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 1

Transcriptie

1 Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Inleiding De dienstverlening die de gemeente Amersfoort aan de gemeente Leusden levert betreft de werkzaamheden met betrekking tot de uitvoering van het inkomens-, re-integratie- en minimabeleid. Deze werkzaamheden vallen grofweg uiteen in diensten in het kader van: - de uitvoering van de landelijke wettelijke taken in het kader van de WWB, IOAW, IOAZ en het Bbz 2004; - uitvoering van het lokale minimabeleid van Leusden; - uitvoering van re-integratieactiviteiten voor de klanten van Leusden; - uitvoering van de Tegemoetkoming kinderopvang in het kader van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; - ondersteunende activiteiten om bovenstaande taken mogelijk te maken. Uitgangspunt is dat de uitvoering zal plaatsvinden conform de Amersfoortse werkwijze. Deze is gedetailleerd vastgelegd in de beschrijving van de werkprocessen die digitaal en actueel ter beschikking staan van Leusden. Afwijkend beleid is wel mogelijk, maar bij voorkeur in de vorm van categoriale regelingen. In dat geval blijft de uitvoering conform de Amersfoortse werkwijze, maar zal de inhoudelijke beoordeling (zoals bijvoorbeeld de hoogte van de toekenning of de selectie van de doelgroep) afwijkend zijn. Omdat er als hoofdregel volledig conform Amersfoortse werkwijze wordt uitgevoerd zijn alle interne richtlijnen en normen van Amersfoort van toepassing op zowel de klanten van Amersfoort als Leusden. In deze bijlage staat kort samengevat waaruit de dienstverlening bestaat, zodat ook zonder raadpleging van de werkprocessen een beeld gevormd kan worden van de dienstverlening. Voor een gedetailleerde weergave wordt verwezen naar de werkprocesbeschrijvingen. In de tabellen in deze bijlage worden servicenormen genoemd. In het beleidsoverleg van Amersfoort wordt de contactpersoon van Leusden in het vierde kwartaal betrokken bij het opstellen van de servicenormen voor het komende jaar, zoals die worden vastgelegd in het jaarplan van SZ Amersfoort. Deze servicenormen zijn ook van toepassing op de servicenormen van de DVO (zoals beschreven in bijlage1). De verantwoordelijke portefeuillehouders worden over de totstandkoming van deze servicenormen geïnformeerd. In deze bijlage staan naast de visie, de verschillende uitvoeringstaken samengevat en de daarbij geldende servicenormen zoals Amersfoort die zichzelf heeft opgelegd. De uitvoering bestaat uit de volgende onderdelen: 1) Dienstverlening Klantbeheer; 2) Dienstverlening Arbeidsintegratie; 3) Dienstverlening telefonie, balie en internetdiensten; 4) Administratieve diensten; 5) Uitvoering handhavingstaken; 6) Dienstverlening beleid, bedrijfsvoering en kwaliteitszorg; 7) Cliëntenraden; 8) Communicatie. Visie op de dienstverlening De kern van de visie op de dienstverlening is de focus: De burger in zijn eigen omgeving staat centraal. Klantgerichtheid heeft te maken met zelfredzaamheid en participatie van de klant; dit zijn belangrijke uitgangspunten in de uitvoering. Daarnaast werken we aan efficiency. Zo is het 100% toetsen van de boordeling door klantmanagers bijvoorbeeld vervangen door het steekproefsgewijs controleren van de besluiten achteraf en zijn maandelijkse Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 1

2 inkomstenverklaringen vervangen door wijzigingsformulieren. Als maatschappelijk ondernemer wordt continue meebewogen met ontwikkelingen in het werkgebied. In al deze bewegingen stemt Leusden af met de uitvoerder Amersfoort en vice versa 1. Dienstverlening Klantbeheer In Amersfoort is de eerste stap voor nieuwe klanten de melding bij het Werkplein. Er is een speciaal Jongerenloket. De dienstverlening in de keten is vrijwel continue in ontwikkeling. Vanuit de melding bij het Werkplein volgt, afhankelijk van de klantsituatie, het vervolgtraject. Dat bestaat uit een aanmelding voor werk bij Workfast of een aanmelding voor een uitkering en een beoordeling van het recht op aanvullende inkomensondersteunende regelingen van de gemeente Leusden. Bij het Werkplein is ook het Werkgeversservicepunt033 (WSP) gevestigd. Het WSP is primair verantwoordelijk voor het werven van vacatures. Daarnaast vindt jobhunting ten behoeve van klanten plaats. Op het Werkplein vindt de eerste screening plaats van klanten qua rechten en afstand tot de arbeidsmarkt. Is er potentieel recht én kan de klant werken dan wordt de klant direct live doorverwezen naar een consulent van Workfast (WF). Daarnaast wordt er aan het einde van de zoektermijn een WWB intake ingepland om de uitstroommogelijkheid binnen WF optimaal te benutten. De kwetsbare klanten die niet naar WF gaan worden ingepland op de eerstvolgende mogelijkheid. Alle klanten krijgen in Amersfoort een vaste contactpersoon, de klantmanager. De klantmanager beoordeelt de eerste aanvraag en daarna alle nieuwe aanvragen van de klant. Daarbij controleert en bewaakt de klantmanager voor alle klanten de rechtmatigheid, doelmatigheid, dienstverlening en Grip op eigen leven. Klantmanagers houden hierbij de regie via een Klantactiviteitenplan (KAP). In het KAP plannen zij per klant op basis van maatwerk voortgangscontacten of controles. Deze contacten zijn, om onnodige administratieve lasten te voorkomen, vormvrij. Dit betekent dat alleen als daar een noodzaak toe is tussentijds weer diverse bewijsstukken worden opgevraagd en besproken met de cliënt. In andere situaties kan een check in Suwi-net volstaan om vast te stellen dat een bepaalde klantsituatie ongewijzigd is. Dit speelt bijvoorbeeld bij klanten die langdurig zijn opgenomen in een instelling. Via diverse selecties in het administratieve systeem checkt de klantmanager of de klant gebruik maakt van de aangeboden rechten. Indien dit niet het geval is worden cliënten hierop actief gewezen. Indien nodig gaan klantmanagers ook op huisbezoek. Dit kan zowel vanuit een handhavingvraagstuk gebeuren als vanuit dienstverlening, omdat de cliënt zelf niet in staat is om naar het Stadhuis te komen. Naast het beoordelen van aanvragen en wijzigingen in de klantsituatie heeft de klantmanager ook een belangrijke verwijsfunctie naar andere maatschappelijke instanties, zoals bijvoorbeeld schuldhulpverlening, maatschappelijk werk, etc. Er werken circa 5 klantmanagers specifiek ten behoeve van de klanten van Leusden. Deze klantmanagers komen uit twee teams waardoor er altijd voldoende achtervang is om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. In de fase van toekenning van een uitkering wordt aandacht besteed aan situaties waarin sprake is van een onderhoudsplichtige. Mensen worden gewezen op hun eigen verantwoordelijkheid om alimentatie te eisen bij de onderhoudsplichtige. Dit kan Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 2

3 bijvoorbeeld een ex-echtgenoot zijn of een ouder van een minderjarig kind. Indien nodig geeft Amersfoort invulling aan de verhaalsbevoegdheid, zodat de onderhoudsplichtige wordt aangeschreven met als doel een onderhoudsbijdrage op te leggen. Dienstverlening Servicenorm Frequentie verantwoording Instroom en bestandsbeheer Afhandelen aanvragen WWB, IOAW, IOAZ en Bbz conform jaarplan SZ Digitaal real time Preventie instroom via Workfast conform jaarplan SZ Per kwartaal Telefonische bereikbaarheid klantmanager conform jaarplan SZ Klanttevredenheidsonderzoek Eens in de vier jaar Acceptatie wachttijd besluit WWB levensonderhoud conform jaarplan SZ Eens in de vier jaar Dienstverlening Servicenorm Frequentie verantwoording Minimabeleid/participatie Behandelen aanvragen bijzondere bijstand conform jaarplan SZ Digitaal real time Behandelen aanvragen tegemoetkoming kinderopvang 95% binnen de wettelijke norm Digitaal real time Informeren intermediairs over dienstverlening Minimaal een keer per jaar Kwartaalbespreking Informeren cliënten en overige minima via KanSZ uitgave en website Tenminste vier keer per jaar Kwartaalbespreking 2. Dienstverlening Arbeidsintegratie en Werkgeverservicepunt De ondersteuning die wij bieden is gericht op maatschappelijke participatie, bij voorkeur door werk. De ondersteuning richten wij in het bijzonder op kwetsbare burgers die onvoldoende grip op eigen leven hebben. Wij zetten sterk in op handhaving van de plichten die behoren bij het ontvangen van een uitkering. Wij zijn streng aan de poort. Verder trekken we gezamenlijk op in projecten gericht op specifieke doelgroepen, zoals het actieplan Jeugdwerkloosheid. Het beleid is primair gericht op het participeren via werk. Werk zorgt voor financiële zelfredzaamheid en participatie. Om zoveel mogelijk burgers met een uitkering aan werk te helpen zetten we, naast de bemiddeling naar werk via Arbeidsintegratie, ook het Werkgeversservicepunt (WSP) in. Het WSP is speciaal voor werkgevers vragen en wensen op het gebied van personeel & scholing. Wij werken intensief samen met werkgevers in de regio en vertegenwoordigers als VNO-NCW en MKB Midden, de Kenniscentra, Amfors en de Regionale Opleidingscentra (ROC). Indien werk (nog) niet haalbaar is stimuleren we zelfredzaamheid en participatie, onder meer door het stimuleren van vrijwilligerswerk. Waar nodig zetten we zorgtrajecten in. Wij gaan mee in de ontwikkeling van meer integrale werkwijze van zorg- en hulpverlening binnen het sociaal domein. De gemeente kan deze doelen overigens niet alleen realiseren. Re-integratie vraagt bijvoorbeeld om voldoende werk voor laagopgeleiden. Het stimuleren van de economische ontwikkeling, ook gericht op banen voor laagopgeleiden, in de regio Amersfoort is van cruciaal belang. Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 3

4 Wij werken aan het maximaal gebruik maken van de eigen inzet van bewoners en maatschappelijke initiatieven en zetten onze activiteiten kosteneffectief in. Dienstverlening Servicenorm Frequentie verantwoording Uitstroom Aandeel uitstroom door regulier werk binnen totale uitstroom conform jaarplan SZ Maandelijks Cliënten die stijgen op de participatieladder conform jaarplan SZ Digitaal realtime Aandeel snelle uitstroom (binnen 12 maanden na instroom) conform jaarplan SZ Digitaal realtime 3. Dienstverlening balie, telefonie en internet In het stadhuis van Amersfoort kunnen alle cliënten vijf dagen per week tussen 8.30 en terecht voor de dienstverlening van de klantmanagers. Om overdrachtsituaties en wachtrijen te voorkomen werken de klantmanagers hierbij op afspraak. Klantmanagers spreken klanten in principe in het stadhuis van Amersfoort. Voor nieuwe klanten en overige minima is er altijd de helpdeskfunctie in Amersfoort. Dit betekent dat er altijd een klantmanager beschikbaar is om direct te spreken met klanten die zonder afspraak binnen lopen. Hier kunnen klanten ook terecht voor acute situaties, bijvoorbeeld als er een voorschot geregeld moet worden. De trajectbegeleiders werken ook op afspraak en spreken de klanten in het gebouw van het Werkplein, zodat de klant ook in aanraking komt met het Werkplein en de daar gepubliceerde vacatures en opleidingsmogelijkheden. Zowel trajectbegeleiders als klantmanagers zijn ook via bereikbaar, hiervoor wordt het algemene adres van Amersfoort gebruikt om de continuïteit te kunnen borgen. Via internet kunnen cliënten ook regelingen aanvragen en inzage krijgen in het eigen klantdossier Dienstverlening Servicenorm Frequentie verantwoording Balie, telefonie en Internet Onderhoud Digitaal Klantdossier (DKD) -contact met klantmanager Levering klantgegevens aan het DKD, beschikbaarheid minimaal 18 uur per 24 uur Responstijd maximaal vijf werkdagen. Tevredenheid ontvangst receptie Klanttevredenheid 80% Acceptatie wachttijd receptie Klanttevredenheid 95% Eens in de twee jaar Suwi-audit Eens in de vier jaar klanttevredenheidsonderzoek Eens in de vier jaar klanttevredenheidsonderzoek Eens in de vier jaar klanttevredenheidsonderzoek Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 4

5 4. Administratieve diensten Binnen de afdeling Administratief Beheer vinden de administratieve werkzaamheden plaats die nodig zijn ten behoeve van een correcte betaling van de uitkeringen. Hierbij vindt in Amersfoort de subadministratie plaats in GWS, waarbij de betalingen en ontvangsten in Leusden plaatsvinden. Het realiseren van de aansluiting tussen GWS Amersfoort en het grootboek van Leusden is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.wijzigingen worden tijdig besproken om aansluiting te behouden. De werkzaamheden in de afdeling Administratief Beheer bestaan uit: 1. Aanmaken en beheren actueel uitkeringsdossier in GWS; 2. Verwerken van opgegeven inkomsten; 3. Verwerken van wijzigingsformulieren voor de eerstvolgende uitbetaling van de uitkering; 4. Verwerken van aan- en afmeldingen voor Agis; 5. Dagelijks aanmaken van betaalbestanden in Amersfoort; 6. Dagelijks verwerken van dagafschriften betaalrekening Leusden; 7. Maandelijks afstemming met grootboekrekeningen Leusden; 8. Verwerken van bulkaanvragen (Schooltas, Sociale Participatie, Langdurigheidstoeslag); 9. Dagelijks verwerken declaraties Garantieregeling Leusden en overige eenvoudige aanvragen minimaregelingen via het Snelloket; 10. Het in GWS inzage bieden aan de contactpersoon van Leusden ten behoeve van de aansluiting; 11. Berekenen van terugvorderingen en boetes; 12. Beëindigen van uitkeringen; 13. Verwerken van signalen die afkomstig zijn van het Inlichtingenbureau; 14. Betaalafspraken maken met cliënten en overige debiteuren met vorderingen; 15. Bewaken van betalingen en zo nodig extra incasso werkzaamheden uitvoeren; 16. Uitvoeren van beslag op de uitkering door derden; 17. Berekenen en uitbetalen van de Tegemoetkoming kinderopvang op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen en verzorgen van de definitieve vaststelling van deze tegemoetkoming. Tot de verantwoordelijkheid van Leusden behoren de volgende zaken: 1. Het verzorgen van de dagelijkse betalingen van de door Amersfoort aangemaakte uitkeringsruns; 2. Het dagelijks versturen van de dagafschriften. NB. Bij de uitvoering van de werkzaamheden door Amersfoort worden diverse soorten verplichtingen aangegaan (bijvoorbeeld met externe leveranciers). Betaling van de facturen vindt plaats door Leusden, maar in Amersfoort vindt controle plaats ten aanzien van de correctheid van de factuur. Deze controle vindt plaats door de uitvoerend medewerker die het best in staat is om deze inhoudelijke beoordeling te maken. Dienstverlening Administratie Servicenorm Frequentie verantwoording Betaalbaar stellen uitkering Dagelijks Kwartaalbespreking Verwerken ontvangsten debiteuren Dagelijks Kwartaalbespreking Kasbetaling of storting Dagelijks N.v.t. Acceptatie wachttijd verwerking mutaties Klanttevredenheid 80% Eens in de vier jaar klanttevredenheidsonderzoek Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 5

6 5. Uitvoering handhavingstaken Handhaving wordt vanuit vier pijlers uitgevoerd, te weten: - goede voorlichting; - optimaliseren van de dienstverlening; - tijdige detectie van fraude; - daadwerkelijk sanctioneren. De werkzaamheden op het terrein van handhaving worden vanuit de klantmanagers aangestuurd. Dit begint met het geven van goede voorlichting om daarmee draagvlak te creëren voor het handhaven van de sociale zekerheidswetten. Per klant wordt een klantactiviteitenplan gemaakt om activiteiten op het terrein van dienstverlenering, rechtmatigheid en doelmatigheid op basis van maatwerk uit te voeren. Voor het signaleren en vaststellen van fraude kunnen de klantmanagers een beroep doen op gespecialiseerde collega s, te weten de fraudeconsulenten en de sociaal rechercheurs. De fraudeconsulenten voeren intensief controle- onderzoek uit op basis van signalen of gerichte themacontroles. De preventieve inzet bij de poort is hierbij essentieel met betrekking tot het resultaat.de sociale recherche zal een strafrechtelijk onderzoek uitvoeren als het vermoedelijke fraudebedrag boven de ,- ligt. Ten behoeve van fraudeonderzoek wordt risico- en signaalgestuurd gewerkt. Dit betekent dat er intensiever gecontroleerd wordt als de kans op fraude groter is. Hierbij wordt o.a. gebruik gemaakt van : - dossieronderzoek en bestandscontrole; - themaonderzoek; - signalen vanuit het Inlichtingenbureau; - huisbezoeken; - verhoren; - observaties; - internetonderzoek; - bestandskoppelingen. Frequent wordt in een publicatie, zoals bijvoorbeeld een persbericht of een artikel in de KanSZ aandacht geschonken aan de handhavingstaken om hier ook een preventieve werking vanuit te laten gaan. Handhaving Servicenorm Frequentie verantwoording Aandeel afgewezen aanvragen aan de poort Conform jaarplan SZ Elk kwartaal Ontvangsten terugvordering en verhaal t.o.v. saldo 65% Realtime digitaal 6. Dienstverlening op het terrein van beleid, bedrijfsvoering en kwaliteitszorg Onder beleid, bedrijfsvoering en kwaliteitszorg vallen alle ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces. Deze vallen uiteen in: 1) Beleid 2) Bedrijfsvoering a. ICT-dienstverlening b. Managementinformatie 3) Kwaliteitszorg a. Kwaliteitsbevordering b. Bezwaar en beroep c. Interne Controle Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 6

7 Ad 1 Beleid Primair blijft beleidsontwikkeling een verantwoordelijkheid van de gemeente Leusden. Tegelijkertijd hebben we wel afgesproken te streven naar uniformiteit in de uitvoering en verschillen te beperken tot categoriale verschillen. Deze keuze heeft tot gevolg dat er qua beleid de nodige afstemming gerealiseerd moet worden. Het gaat dan om de volgende werkzaamheden: 1. De beleidsadviseur van Leusden neemt deel aan het beleidsoverleg van Amersfoort met het doel al in een vroeg stadium afstemming te realiseren; 2. Wijzigingen in wet- en regelgeving worden doorgevoerd na afstemming met Leusden; 3. Na afstemming worden beleidsnota s, beleidsregels en verordeningen van Amersfoort beschikbaar gesteld aan Leusden; 4. Deskundigheidsbevordering van medewerkers betreft zowel Amersfoorts als Leusdens beleid; 5. Bij herijking van beleid in Amersfoort wordt voortijdig de beleidswijziging besproken met Leusden om daar waar nodig en haalbaar te komen tot gezamenlijk nieuw beleid; 6. Bij beleidsevaluaties wordt de beleidsadviseur van Leusden betrokken om daar waar mogelijk gezamenlijk onderzoek uit te voeren 7. Amersfoort informeert Leusden tijdig over alle aspecten van de beleidscyclus (plan, activiteiten, evaluaties en bijsturing). Ad 2 Bedrijfsvoering Op het gebied van bedrijfsvoering wordt ICT-dienstverlening en managementinformatie geleverd. a. ICT-dienstverlening 1. Beschikbaar stellen van de fysieke werkplek; 2. Beschikbaar stellen van inlogmogelijkheid op het netwerk van Amersfoort voor de contactpersoon in Leusden om zelf informatie te kunnen raadplegen; 3. Beschikbaar stellen algemene bedrijfsapplicaties (Office, internet, Docs4all); 4. Beschikbaar stellen en beheren van GWS4all conform Amersfoortse werkwijze en inrichting; 5. Uitvoeren jaarwerk GWS, leveren loonaangifte Belastingdienst; 6. Verbinding met andere bronnen onderhouden (GBA-V); 7. Levering gegevens aan landelijke bronnen (Digitaal KlantDossier); 8. Afnemen gegevens van landelijke bronnen (Inlichtingenbureau); 9. Aanmaken bestanden en selecties ten behoeve van o.a. mailingen; 10. Klantactiviteitenplan ontwikkelen en beheren en bijbehorende queries ten behoeve van het signaleren van wijzigingen in rechten en plichten; 11. Digitaal Klantdossier beheren; 12. Zorgdragen voor een informatiebeveiliging inclusief een continuïteitsplan; hiertoe vindt tweejaarlijks een audit plaats. b. Managementinformatie 1. Realtime levert Amersfoort digitaal via cognos uitgebreide primaire cijfers. Uiterlijk 30 dagen na het verstrijken van het kwartaal levert Amersfoort kwartaalcijfers plus de analyse van de cijfers in Amersfoort (cijfers Amersfoort aangevuld met benchmark, analyse arbeidsmarkt en trends in de tijd); Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 7

8 2. Leusden ontvangt uiterlijk 1 maart jaarcijfers met daarbij een analyse van de ontwikkeling in het bestand en stelt de jaarrapportage van Amersfoort beschikbaar aan Leusden; 3. Amersfoort levert namens Leusden de CBS statistieken; 4. Beschikbaar stellen cijfers ten behoeve van incidentele analysevragen voor bijvoorbeeld beleidsontwikkeling in Leusden. Daarnaast beschikbaar stellen van diverse incidentele analyses op bestand van Amersfoort ten behoeve van beleidsontwikkeling; 5. Leveren cijfers ten behoeve van de SISA verantwoording in Leusden. De budgetbewaking vindt in Leusden plaats, Leusden informeert Amersfoort elk kwartaal over de realisatie ten opzichte van de begroting zodat daar waar nodig afwijkende afspraken gemaakt kunnen worden. Elk kwartaal bespreken de vaste contactpersonen (zoals benoemd in bijlage 4) van Leusden en Amersfoort de managementinformatie en de realisatie van de dienstverleningsafspraken; NB. In het kader van bedrijfsvoering vindt eveneens archivering van cliëntgegevens, beschikkingen, rapportages en overige relevante documenten plaats. Deze archivering vindt digitaal plaats. Documenten kunnen door de uitvoerende medewerkers geraadpleegd worden. Ad 3 Kwaliteitszorg De medewerkers kwaliteitszorg zijn belast met het bevorderen van de kwaliteit van de uitvoering en de borging van de kwaliteit. Eerste medewerkers zijn primair verantwoordelijk voor de kwaliteit van medewerkers en worden daarin ondersteund door de kwaliteitsbeheerder. De kwaliteitsbeheerders controleren de kwaliteit van de uitvoering. Het niveau van de controle is afhankelijk van het kwaliteitsniveau van de medewerker. Tot slot zijn Interne Controle (controlerende taak) en de afdeling Bezwaar en Beroep (signalering) ook betrokken bij de kwaliteitsborging. Om de kwaliteit van de uitvoering te borgen wordt per afdeling een kwaliteitsplan gemaakt waarbij de volgende instrumenten worden ingezet: - Informatiebijeenkomsten, actualiteitenkabinetten, opleiding en training - Richtlijnen, kennisdocumenten en werkinstructies - Werkprocesbeschrijvingen - Macro s voor brieven en beschikkingen - Kennissystemen zoals Schulinck en Stimulansz - Intervisie/casusbespreking Bezwaar en beroep Leusden is verantwoordelijk voor de afhandeling van bezwaarschriften op het gebied van sociale zaken die worden ingediend door Leusdense cliënten. Amersfoort is verantwoordelijk voor het benodigde voorwerk, voorafgaand aan de hoorzitting. De volgende werkzaamheden worden uitgevoerd conform het opgestelde werkproces: 1. Amersfoort verricht taken in het kader van pre-mediation, na ontvangst van het bezwaarschrift; 2. Amersfoort stelt het verweerschrift op; 3. Tijdens de hoorzitting in het gemeentehuis van Leusden zal Amersfoort er voor zorg dragen dat een medewerker aanwezig is om het verweer te voeren tegenover de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Leusden; Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 8

9 4. Conform gemaakte afspraken in het werkproces dragen zowel Amersfoort als Leusden zorg voor tijdige afhandeling van bezwaar, binnen de wettelijk gestelde kaders; 5. Indien gewenst vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen de secretaris van de bezwaarschriftencommissie in Leusden en de betrokken juridisch medewerkers in Amersfoort. Interne Controle. Amersfoort voert de interne controle uit ten behoeve van Leusden. Dit betekent dat de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: 1. Dossiercontrole en procesgerichte controle op rechtmachtigheid, doelmatigheid en uitvoering via een steekproef/themacontroles v.w.b. de verstrekkingen uit het I-deel, W- deel en M-deel; 2. Registratie van de bevindingen in Checkpoint; 3. Twee keer per jaar aan Leusden leveren van een interne controlerapportage/oplegnotities met de conclusies en aanbevelingen; 4. Periodiek afstemmen met de medewerkers(s) van de gemeente Leusden over controlebevindingen e.d. 5. Bespreking met de accountant van Amersfoort en vervolgens van Leusden; 6. Aanleveren van gegevens voor het invullen van de SiSa bijlage door de gemeente Leusden zelf; 7. Het leveren van een accountantsverklaring van de accountant van Amersfoort voor de accountant van Leusden; 8. Uitvoeren van specifieke themacontroles (indien gewenst i.v.m. afwijkend beleid in Leusden); 9. Beschrijven en actualiseren werkprocessen en werkprocesschema s. Dienstverlening Servicenorm Frequentie verantwoording Beleid en bedrijfsvoering Mogelijkheid tot deelname beleidsoverleg Frequente Deelname n.v.t. Controle uitvoeren - Tussentijdse rapportage Interne Controle - Rechtmatigheidsverklaring accountant - Twee keer per jaar - Jaarlijks ICT Maximaal twee dagen uitval op jaarbasis Jaarlijks (en bij incidenten) Deskundigheidsbevordering Vier keer per jaar Jaarlijks Werkprocessen beschikbaar stellen 95 % actueel Per kwartaal Leveren CBS statistieken Maximaal een correctie op aanlevering Maandelijks Leveren managementinformatie 95 % binnen de afgesproken termijn Conform bijlage 4 Afhandeling bezwaar en beroep 95% binnen de wettelijke termijn Per kwartaal Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 9

10 7 Cliëntenraden Het Platform Sociale Zekerheid in Leusden is een zelfstandig functionerend adviesorgaan voor het college van de gemeente Leusden op het gebied van de sociale zekerheid. Naar behoefte zal er jaarlijks afstemming plaatsvinden tussen beide adviesorganen. De ambtelijk vertegenwoordigers van beide gemeenten hebben, indien de situatie daar om vraagt, afstemming over de planning inzake het aanleveren van de beleidsstukken richting de cliëntenraden en over de inhoud en strekking van de afgegeven adviezen. 8. Communicatie De vuistregel bij communicatie met de klanten van Sociale Zekerheid (SZ) is dat de klanten tijdig en volledig worden geïnformeerd over alle zaken op het terrein van SZ die voor hen van belang zijn. De klanten uit Leusden mogen erop vertrouwen dat zij goed geïnformeerd worden. Over regelingen en werkwijzen die zowel voor de klanten van Leusden als die van Amersfoort gelden ontvangen beide groepen dezelfde communicatiemiddelen. Waar het beleid van Leusden afwijkt van dat van Amersfoort wordt het communicatiemiddel of de inhoud door Amersfoort aangepast aan de informatiebehoefte van de klanten van Leusden. Klantmanagers en trajectbegeleiders Mondelinge informatie is van groot belang om ervoor te zorgen dat alle klanten goed geïnformeerd zijn. De klanten van Leusden krijgen een vaste klantmanager die hen informeert over alles wat met de uitkering te maken heeft en met de klant bekijkt of hij/zij voor minimaregelingen in aanmerking komt. Verder kunnen de klanten met al hun vragen over de uitkering en minimaregelingen bij de klantmanager terecht. Dienstverlening staat hoog in het vaandel. Daarom krijgen nieuwe klanten een dienstverleningsgesprek, waarin uitgebreide informatie wordt gegeven over rechten en plichten. Maar ook wordt een dienstverleningsgesprek gevoerd met klanten waarvan de uitkering beëindigd wordt. In dit gesprek wordt de klant geïnformeerd over zaken die wijzigen door de beëindiging van de uitkering. Klanten die een traject naar werk of activering volgen hebben een vaste trajectbegeleider die hen informeert over alles wat met het traject te maken heeft. Zij zijn op dit onderwerp ook de vaste vraagbaak voor de klant. Schriftelijke informatie De Leusdense klanten met een WWB-uitkering krijgen een spelregelboekje en een folder over minimaregelingen. Hierin staat informatie over de dienstverlening van de hoofdafdeling Sociale Zekerheid, de uitkering, rechten en plichten, werk, aanvullende regelingen en zorg. De informatie wordt op afwijkend Leusdens beleid of afwijkende contactgegevens door Amersfoort aangepast en aangevuld met informatie over de regelingen en intermediairs in Leusden. Zoals bijvoorbeeld de vermelding van het Platform Sociale Zekerheid in Leusden. Periodiek ontvangen de Leusdense klanten en overige minima het blad KanSZ via de post. Dit blad bevat interessante informatie voor mensen met een uitkering of een ander laag inkomen. Hierbij gaat het niet alleen om uitkeringsgerelateerde onderwerpen maar ook over bijvoorbeeld goede vakantie- en uittips. De gemeente Leusden kan ook input leveren voor de inhoud van KanSZ. Over de bijzondere bijstand en de andere minimaregelingen, het Besluit bijstandfinanciering zelfstandigen, microfinanciering, medische keuring, huisbezoek op afspraak en zonder afspraak, de langdurigheidstoeslag en de klachtenprocedure zijn folders voor de klanten beschikbaar. Voor regelingen die alleen voor Leusdense klanten gelden worden aparte folders gebruikt. Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 10

11 Over de regelingen voor minima staan regelmatig artikelen op de gemeentepagina s in het huis-aan-huis blad Amersfoort Nu, zeker wanneer het regelingen betreft die vóór een bepaalde datum moeten worden aangevraagd. Deze artikelen ontvangt de afdeling Communicatie van Leusden via mail voor plaatsing in dezelfde week op de gemeentepagina s van Leusden. Internet Op de website van Amersfoort staan pagina s met informatie over Sociale Zekerheid, werk en arbeidsintegratie. Deze informatie geldt grotendeels voor zowel de Leusdense als de Amersfoortse klanten. Waar nodig wordt aangegeven hoe de werkwijze of regeling afwijkt voor de klanten van Leusden. Ook de informatie over de regelingen die alleen voor Leusdense klanten gelden wordt op deze pagina s opgenomen.op de website van Leusden worden links geplaatst naar de informatie op de site van Amersfoort. Op deze wijze kan de informatievoorziening op een efficiënte en synchrone wijze verlopen. Het staat Leusden vrij om zelf ook informatie op de gemeentesite te plaatsen, maar in dat geval is Leusden zelf verantwoordelijk voor het onderhoud. Huisstijl De huisstijl van Amersfoort zal, gebruikt worden in alle uitingen. Hiervoor is gekozen vanuit het oogpunt van efficiency, kostenbesparing en praktische uitvoerbaarheid. Afgesproken is dat een modus gezocht zal worden (dit kan ook op een eenvoudige laagdrempelige wijze gerealiseerd worden) waarop herkenbaarheid van de gemeente Leusden in communicatie-uitingen gerealiseerd kan worden, bijvoorbeeld door in KanSZ aandacht te besteden aan voorbeelden in Leusden. Bijlage 1 Beschrijving dienstverlening door Amersfoort Pagina 11

12 Bijlage 2 Vergoeding voor de dienstverlening: berekeningswijze en betaling Inleiding Voor de dienstverlening zoals beschreven in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) wordt door Leusden een vergoeding aan Amersfoort betaald. In deze bijlage is weergegeven welke vergoeding moet worden betaald, hoe deze vergoeding wordt berekend en op welke wijze de betaling plaatsvindt. De basis van de vergoeding De basis van de vergoeding wordt gevormd door de benodigde uren die noodzakelijk zijn om de werkprocessen van Leusden uit te voeren. De benodigde uren zijn gebaseerd op FNS (Functienormeringssysteem). Met dit systeem werkt Amersfoort om de benodigde capaciteit jaarlijks vast te stellen. Hierbij worden de gerealiseerde aantallen van een werkproces op jaarbasis vermenigvuldigd met de genormeerde tijd voor dit werkproces. Jaarlijks vindt er een actualisatie plaats omdat zowel normtijden als werkprocessen wijzigen. De werkprocessen worden immers beïnvloed door veranderende uitvoeringsafspraken (bij gelijkblijvend beleid) bijvoorbeeld door uitbreiding van ambtshalve taken, verschuiven van werkzaamheden van het ene naar het andere werkproces (bijvoorbeeld snelloket) e.d. De trajectenkosten en uitkeringskosten worden los van de uitvoeringskosten apart verrekend. De uitkeringskosten worden middels een betaalbestand aangemaakt en door Leusden betaalbaar gesteld. De kosten van het Werkgeversservicepunt worden separaat gefactureerd, net als andere inzet voor re-integratie-instrumenten. De kosten van het WSP bedragen 1250,- per plaatsing. De trajectkosten worden elk kwartaal doorbelast aan Leusden. Verrekeningsmethodiek In artikel 5.2 van de DVO wordt de werkwijze met betrekking tot de door Leusden te betalen vergoeding voor de dienstverlening beschreven. Amersfoort brengt maandelijks 1/12 deel van de totaal te betalen vergoeding als voorschot in rekening bij Leusden. Deze kosten zijn gebaseerd op een voorcalculatie die gemaakt wordt voor 1 november voorafgaand aan het desbetreffende jaar. In de maand maart van het lopende jaar vindt bijstelling van de vergoeding plaats aan de hand van de prognose van de werkzaamheden en de daaraan gekoppelde tijdsbesteding. Als sprake is van een substantieel verschil tussen de vooraf berekende vergoeding en de realisatie, dan vindt aanpassing van de vergoeding plaats. De afrekening vindt plaats voor 1 maart van het volgende jaar. De werkelijke kosten van het voorgaande jaar worden inzichtelijk gemaakt middels het genereren van diverse jaarcijfers. Op grond hiervan wordt jaarlijks een afrekening opgesteld (werkelijke kosten ten opzichte van geprognosticeerde kosten). In aanvulling op de werkwijze uit artikel 5.2 van de DVO kan in overleg tussen Leusden en Amersfoort besloten worden om in het vierde kwartaal van het desbetreffende jaar een inschatting te maken van de eindafrekening. Dit biedt de mogelijkheid om nog voor het einde van het jaar een aanpassing te doen met betrekking tot de te betalen vergoeding. Hierdoor kan verrekening nog plaatsvinden in het lopende begrotingsjaar. Risico s Uiteraard geldt voor de gemeente Leusden bij uitbesteding dat de uitvoeringskosten sterk bepaald worden door de ontwikkeling van het cliëntenaantal. Het aantal cliënten is daarmee sterk bepalend voor de werkelijke kosten. Deze kunnen zowel mee- als tegenvallen ten opzichte van de voorcalculatie. We hebben afgesproken tussentijds geen verrekening uit te voeren (ook niet indien het cliëntenaantal afwijkt van de prognose) omdat er in het Bijlage 2 Vergoeding voor de dienstverlening: berekeningswijze en betaling Pagina 1

13 werkproces van Amersfoort pieken zijn waardoor het tussentijds genereren van cijfers een vertekend beeld geeft. Ontwikkelingen Amersfoort heeft de afgelopen jaren steeds meer standaard werkprocessen (bijvoorbeeld heronderzoeken) vervangen door gerichte maatwerk-werkzaamheden en deels geautomatiseerde werkzaamheden. Bijzonderheden In de bijgevoegde berekeningen zijn de bijgaande bijzonderheden meegenomen: 1. het meest actuele FNS format is toegepast zoals deze ook voor Amersfoort is gebruikt. de loonsom die is toegepast bij de bijgevoegde berekeningen is gebaseerd op het prijsniveau van 2013; 2. er is rekening gehouden met periodieke vertegenwoordiging van de gemeente Leusden in de commissie bezwaar en beroep. De bijgevoegde berekening (zie bijlage 2 van de DVO) ten behoeve van de vaststelling van het maandelijkse voorschot is gebaseerd op de meest recente cijfers van voorgaand jaar. Deze vormen dan de basis voor de voorcalculatie. Op basis hiervan zal het maandelijkse voorschot worden vastgesteld. De vergoeding voor de dienstverlening is gebaseerd op daadwerkelijk gemaakt kosten en zal dus jaarlijks wijzigen bestaat uit vijf onderdelen die in deze notitie nader worden toegelicht. Op basis van de berekening die is opgenomen in de bijlagen 2 is de vergoeding 2013 voor de uitvoering van de SZ taken voorlopig als volgt vastgesteld: - circa ,- calculatiemodel primaire proces en ondersteunende taken - circa 1.000,- commissie bezwaar en beroep - circa ,- licenties Centric - circa 3.500,- licentie Schulinck Totaal: circa ,- exclusief BTW Na afloop van het kalenderjaar kan de definitieve vergoeding voor het eerstgenoemde onderdeel worden berekend door het calculatiemodel (zie bijlage 2a van de DVO) in te vullen aan de hand van de daadwerkelijke realisatie. De definitieve vaststelling van de kosten en voor de werkwijze ten aanzien van de commissie bezwaar en beroep in Leusden vindt plaats aan de hand van de werkelijke realisatie. Voor wat betreft bezwaar en beroep is het aantal zittingen van de commissie bezwaar en beroep van belang. De licenties van Centric en Schulinck kunnen door gewijzigde omstandigheden een andere prijs met zich meebrengen. In het DVO-overleg zoals benoemd in artikel 9.2 van de DVO wordt in redelijkheid besproken in hoeverre deze gewijzigde omstandigheden moeten leiden tot een gewijzigde vergoeding. BTW Amersfoort brengt de BTW in rekening bij Leusden. Bijlage 2 Vergoeding voor de dienstverlening: berekeningswijze en betaling Pagina 2

14 Toelichting opbouw loonsom, indirecte kosten en toeslag. De loonsom is gebaseerd op het eindloon in de normschaal (is dichtbij de realiteit i.v.m. afwijkingen naar boven en naar beneden). Bovendien is Amersfoort hierin ook risicodragend en gaat het dus niet alleen om de werkelijke loonkosten maar ook de gerelateerde risico s. De loonsom wordt ten behoeve van het vaststellen van de vergoeding net als bij Amersfoort intern vermeerderd met circa ,- voor facilitaire overhead van de gemeente Amersfoort (post, telefonie, ICT, gebouw en voorzieningen). De uren inzet voor ondersteunende activiteiten zijn niet afhankelijk van de omvang van de primaire processen en worden daarom apart in beeld gebracht. De ondersteunende activiteiten betreffen onder andere applicatie- en procesbeheer, betaaladministratie en management en ondersteunende functies ten behoeve van onder andere de interne controle. Vanuit het management en de ondersteunende functies is een contractbeheerder actief. De contractbeheerder coördineert de afstemming tussen Leusden en Amersfoort binnen het totale pakket van de uitbesteding. Naast het monitoren van de financiën, het leveren van rapportages gaat het dus ook om het synchroniseren van beleid en uitvoering en het zorgen voor aansluiting tussen uitvoering in Amersfoort en verantwoording in Leusden. Voor het bepalen van de uren zijn de benodigde uren in beeld gebracht. Voor applicatie- en procesbeheer en betaaladministratie is daarvoor de bestaande relevante formatie gerelateerd aan de percentuele uitbreiding van het aantal cliënten. Door de gescheiden registratie en boekhouding van Amersfoort en Leusden is er op diverse ondersteunende taken sprake van dubbel werk (zoals twee keer de aansluiting met de boekhouding realiseren, twee keer jaarwerk draaien, dubbele managementinformatie genereren). Daarom zijn de benodigde uren van deze processen later opgehoogd met 20%. De kosten voor management- en ondersteunende functies zijn gebaseerd op de inschatting van de benodigde uren voor contractbeheer, informatievoorziening, verantwoording en financieel beheer. De uren zijn als volgt opgebouwd. Uren Schaal Applicatie- en procesbeheer 276 (S 10) Betaaladministratie 300 (S 8) Management en ondersteunende functies 600 (S 10) Totaal Op basis van de actuele loonsom komt dit bedrag op ,-. Dit bedrag is in bijlage 2opgenomen als vaste kosten indirect. Het bedrag wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van de loonsom. Een aanpassing van dit bedrag naar beneden is slechts mogelijk als er sprake is van evidente omstandigheden, die ertoe leiden dat de benodigde uren voor management- en ondersteunende functies naar beneden bijgesteld kunnen worden. Dit kan uitsluitend plaatsvinden als beide partijen hiertoe de noodzaak aanwezig achten. Aanvulling met ICT-kosten De ICT-kosten vormen nog een aandachtspunt. Deze zijn tweeledig. De gemeentebrede ICT benodigdheden zoals het netwerk, een werkplek, helpdesk en algemene applicaties zoals MS Office, beheer van intra- en internet, e.d. zijn opgenomen in de vaste toeslag van circa ,- per fte. Het extra applicatiebeheer voor SZ is opgenomen in de toeslag voor de indirecte uren (totaal van circa ,-). Hier komen nog bij de specifieke SZ kosten voor uitbreiding van de licenties voor de applicatie GWS. Onder toepassing van een Bijlage 2 Vergoeding voor de dienstverlening: berekeningswijze en betaling Pagina 3

15 regiokorting van 20% door Centric is sprake van structurele jaarlijkse meerkosten door de uitvoering van taken voor Leusden ter hoogte van circa Aanvulling met kosten Handboek Schulinck De uitvoering van diverse wetten en regelingen verschuift van Leusden naar Amersfoort. Dit betekent dat het Handboek Schulinck (hierin zijn beleid en uitvoeringsinstructies voor medewerkers opgenomen) door Leusden is opgezegd. De meerkosten die Amersfoort verschuldigd is door de nieuwe situatie worden bij Leusden in rekening gebracht. Dit betreft een bedrag ter hoogte van 3.500,-. Aanvulling afwijkingen dienstverlening Omdat Leusden in grote lijnen conform Amersfoorts beleid gaat werken, zijn er slechts beperkte meerkosten als gevolg van extra inzet ten behoeve van Leusden. De extra kosten die er wel zijn, hebben te maken met: 1. het vertegenwoordigen in de commissie bezwaar en beroep in Leusden. Ad 1 Het vertegenwoordigen in de commissie bezwaar en beroep in Leusden Cliënten van Leusden worden gehoord bij de commissie bezwaar en beroep in Leusden. De verdere afhandeling vindt in Amersfoort plaats. De reguliere uren zijn daarom al in de offerte verrekend. Aanvullend komt hierbij circa 1.000,- per jaar voor extra reistijd en planningstijd om de zaken tijdig in te plannen op twee locaties. De verantwoording van de tijd staat in bijlage 2. Bijlage 2 Vergoeding voor de dienstverlening: berekeningswijze en betaling Pagina 4

16 Bijlage 3 Verantwoording en rapportages Inleiding De gemeente Amersfoort voorziet de gemeente Leusden digitaal van realtime informatie om de uitvoering van haar beleid te kunnen monitoren. De informatie die Amersfoort levert bestaat uit cijfers. De analyse van de cijfers voert Leusden zelf uit. Daarnaast ontvangt Leusden de analyse die Amersfoort maakt met betrekking tot de klanten uit Amersfoort. Veelal zullen trends vergelijkbaar zijn waardoor de input vanuit Amersfoort ook in Leusden bruikbaar kan zijn. De kwartaalcijfers ontvangt Leusden uiterlijk 30 dagen na afloop van het kwartaal. De jaarcijfers zijn uiterlijk op 1 maart van het daaropvolgende jaar beschikbaar voor Leusden. Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de informatie die geleverd wordt door Amersfoort aan Leusden. Het betreft hier een samenvatting van de informatie zoals die digitaal en in kwartaal- en jaarrapportage van Amersfoort beschikbaar wordt gesteld. Deze rapportages vormen de basis voor de cijfers die Leusden ontvangt. Hierbij gaat het om dezelfde realisatiecijfers, maar dan gebaseerd op het cliëntenbestand van Leusden. Om misverstanden te voorkomen is aan het overzicht toegevoegd welke informatie niet wordt geleverd. De informatie wordt via aangeleverd aan de contactpersoon van Leusden en wordt in het bilateraal overleg tussen de beide contactpersonen of in het DVO-overleg (zie bijlage 5) besproken. Overzicht van aan te leveren informatie 1. Digitale realtime informatie via het dashboard betreft o.a.: - standcijfer cliëntenbestand inclusief onderverdeling naar WWB-groepen; - instroomcijfer cliënten; - uitstroomcijfer cliënten; - aantallen werkprocessen conform; dit zijn o.a. aantallen aanvragen,, bijzondere bijstand, - aandeel binnen twee weken afgehandelde aanvragen; - aandeel binnen vier weken afgehandelde aanvragen; - Aantal trajecten; - Aantal kinderen in de bijstand; - Aantal jongeren in de bijstand; - Het gemiddelde uitkeringsbedrag; - De ontwikkeling van de incassoratio; - De beweging op de participatieladder (aantallen stijgers en dalers per trede) Daarnaast biedt Amersfoort Leusden de mogelijkheid om via een Cognos-querie autorisatie zelfstandig aanvullende detailinformatie op te vragen in de database van Amersfoort. 2. Informatie elk halfjaar: - Elk halfjaar levert Amersfoort een overzicht van het werkelijk gerealiseerde cliëntenaantal t.o.v. de aantallen zoals deze zijn opgenomen in de offerte. Dit om een prognose te kunnen maken t.a.v. de situatie aan het eind van het jaar. Hierdoor is het voor Leusden en Amersfoort inzichtelijk in hoeverre bevoorschotting en realisatie van de kosten voor de dienstverlening sterk afwijken. Hierin worden ook de cijfers van het Werkgeversservicepunt betrokken. Naast een optelsom van maandcijfers staat in de kwartaalrapportage de resultaten preventieve inzet aan de poort. Verder biedt de kwartaalrapportage een analyse van de in-, door- en uitstroom in het bestand en de ontwikkeling van het bestand t.o.v. landelijke Bijlage 3 Verantwoording en rapportages Pagina 1

17 ontwikkelingen en t.o.v. de doelstellingen. De analyse wordt niet apart voor Leusden gemaakt. Uiteraard zijn de analyses over het bestand en de externe analyse zoals arbeidsmarktinformatie, conjunctuurbeeld, benchmarkgegevens e.d. van Amersfoort beschikbaar voor Leusden. De realtime informatie en kwartaal- en jaarrapportages kunnen in Leusden gebruikt worden t.b.v. de voorjaars- en najaarsnota en het opstellen van de begroting en jaarrekening. 3. Jaarlijkse informatie: - een overzicht van gerealiseerde werkprocessen en bijbehorende formatie t.b.v. Leusden op basis van het functienormeringssysteem (FNS zoals beschreven en toegepast in bijlage 2); - het vastgestelde fraudebedrag; - cijfers ten behoeve van het opstellen van de SiSa-bijlage (Single Information Single Audit) bij de jaarrekening door Leusden; overigens zijn de meeste gegevens in de financiële administratie van Leusden beschikbaar omdat de betalingen en ontvangsten via Leusden lopen; - aantallen klachten naar indeling conform Amersfoortse klachtenregeling; - aantal besluiten op basis van het aantal aanvragen en beëindigingen. - de cijfers van het Werkgeversservicepunt 4. Statistieken ten behoeve van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) Amersfoort levert vanuit GWS4All (het Geïntegreerd Welzijn Systeem waarin de uitkeringen worden beheerd) de statistische verantwoording aan bij het CBS. Dit omdat hierover regelmatig ook uitzoekvragen volgen waardoor tussenkomst van Leusden niet praktisch is. Het gaat hierbij om de volgende leveringen: - maandelijks de Bijstandsuitkeringsstatistiek (BUS) en periodiek de Fraudestatistiek en Bijstandsdebiteurenstatistiek; - twee keer per jaar de Statistiek Re-integratie door Gemeenten (SRG). 5. Incidentele informatie Vanuit diverse bronnen kan er behoefte zijn aan incidentele extra informatie over een bepaald beleidsonderwerp. Primair heeft Leusden hiervoor zelf de mogelijkheid om vanuit cognos aanvullende cijfers te genereren. Indien nodig kunnen extra incidentele cijfers gegenereerd worden door het team procesbeheer. Uitgangspunt is dat we e.e.a. beperken maar uiteraard wel aan wettelijke verplichtingen voldoen en voorzien in de informatiebehoefte van de Gemeenteraad van Leusden. Verder streven we naar uniforme informatievragen via o.a. de deelname van Leusden aan het beleidsoverleg, waardoor tijdige afstemming mogelijk is over de informatiebehoefte. Hierdoor kunnen de cijfers ten behoeve van beleidsonderzoek meestal uniform en gelijktijdig worden gegenereerd en geleverd. Buiten de verantwoording vanuit Amersfoort vallen: - Deelname aan benchmarkonderzoek; - Deelname aan diverse monitors (Divosa e.d.); - De analyse van de uitgaven t.b.v. budgetbewaking; - Het opstellen van prognoses ten behoeve van de begroting. Bijlage 3 Verantwoording en rapportages Pagina 2

18 Bijlage 4 Borging dienstverleningsovereenkomst Inleiding Om de doelstellingen zoals beschreven in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) te borgen zullen de gemeente Leusden en de gemeente Amersfoort periodiek op diverse niveaus zorgen voor voldoende afstemming. Om dit proces soepel te laten verlopen wijzen beide gemeenten een vaste contactpersoon aan. Gezamenlijk dragen zij verantwoordelijkheid voor het realiseren van deze afstemming. De contactpersonen zorgen ook beide voor een vaste betrokken waarnemer in geval van onvoorziene afwezigheid. Contactpersonen De DVO wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de colleges van Leusden en Amersfoort. Deze verantwoordelijkheid wordt in de praktijk vormgegeven door de beleidsadviseur afdeling Beleid van de gemeente Leusden het Hoofd van de Afdeling Sociale Zekerheid gemeente Amersfoort. De uitvoering in Amersfoort wordt gecoördineerd door de adviseur/ teamleider bedrijfsvoering Sociale Zekerheid in Amersfoort in directe afstemming de met beleidsadviseur afdeling Beleid van de gemeente Leusden. De twee laatstgenoemden zijn de contactpersonen zoals bedoeld in artikel 9.1 van de DVO. Alle betrokken contactpersonen zorgen voor vervanging bij afwezigheid en proberen elkaar daar waar nodig ook intergemeentelijk waar te nemen. Overlegvormen Om de DVO te kunnen monitoren zijn de volgende vaste overlegvormen afgesproken; 1) Jaarlijks Bestuurlijk overleg als bedoeld in artikel 9.4 van de DVO; 2) Elk kwartaal een DVO-overleg als bedoeld in artikel 9.2 DVO; 3) Maandelijks een bilateraal overleg tussen de beide contactpersonen, die genoemd worden in artikel 9.1 DVO; 4) Deelname aan beleidsoverleggen in Amersfoort door Leusden; 5) Elke maand overleg financiële aansluiting; 6) Incidenteel overleg. Ad 1. Bestuurlijk overleg Tenminste 1 keer per jaar zullen de wethouders van Leusden en Amersfoort die werk en inkomen in hun portefeuille hebben in overleg gaan over de ontwikkelingen binnen het werkveld, de keuzes van de beide colleges in het programma Werk en Inkomen en de afstemming van toekomstig beleid. Het overleg wordt voorbereid vanuit het DVO-overleg. Van het bestuurlijk overleg wordt een verslag gemaakt, dat door beide partijen wordt vastgesteld. Ad 2. DVO-overleg Tenminste elk kwartaal is er DVO-overleg waarbij bovengenoemde vaste contactpersonen aanwezig zijn zonodig aangevuld met specialisten op een van de onderwerpen. In het DVOoverleg worden, naast de onderwerpen die vermeld worden in artikel 9.3 van de DVO, tenminste de volgende onderwerpen besproken die worden voorbereid door de contactpersonen: 1. De uitvoering en realisatie - de gerealiseerde effecten van de dienstverlening in relatie tot de indicatoren en servicenormen zoals benoemd in bijlage 1 van deze dienstverleningsovereenkomst; - de prognose van de cliëntenontwikkeling; Bijlage 4 Borging dienstverleningsovereenkomst Pagina 1

19 - de financiële realisatie in de uitvoering in relatie tot de begroting en de verwachte financiële ontwikkeling in beide gemeente. Dit met het doel het financiële kader waarbinnen de DVO wordt uitgevoerd in beeld te houden om daar waar nodig tijdig te kunnen anticiperen; - bijzonderheden die voortvloeien uit de door Amersfoort aan Leusden geleverde management- en/of verantwoordingsinformatie zoals benoemd in artikel 12 DVO; - kennisnemen van de rapportage van de interne controle; - wijzigingen in dienstverlening en werkprocessen; - eventuele bespreekpunten uit de uitvoering; - samenwerking tussen alle betrokkenen. 2. Beleidsontwikkeling - de gerealiseerde afstemming en beoogde uniformiteit in beleidsontwikkeling zoals beschreven in o.a. beleidsnota s, raadsinformatiebrieven, collegevoorstellen en beleidsevaluaties; - beleidsontwikkelingen die nog uitgewerkt gaan worden; - eventuele toekomstige wetswijzigingen die van invloed zijn op de DVO en vragen om afstemming in de verordeningen en beleidsregels. 3. Communicatie - de gerealiseerde externe communicatie (bijvoorbeeld mailingen, KanSZ, persberichten); - mate van afstemming met externe relaties; - de wijze van afstemming tussen de beide contactpersonen van de beide cliëntenraden; - de wensen ten aanzien van communicatie voor de komende periode. 4. Vergoeding In artikel 5.2 van de DVO is de wijze van vaststelling van de vergoeding voor de dienstverlening opgenomen. Er is sprake van een voorcalculatie, een bijstelling van deze vergoeding en een definitieve vaststelling door middel van een nacalculatie. Daarnaast kan nog een aanpassing van de vergoeding in het vierde kwartaal plaatsvinden. Voorstellen met betrekking tot dit cyclische proces worden in het DVO-overleg besproken. Van het DVO-overleg worden actiepunten vastgelegd. Ad 3. Bilateraal overleg tussen de beide contactpersonen In het bilateraal overleg wordt de actualiteit in de uitvoering van de dienstverleningsafspraken besproken. Voor eventuele knelpunten worden oplossingen vastgesteld en inganggezet. Verder heeft het bilateraal overleg ook vooral ten doel de verschillende deelonderwerpen uit het DVOoverleg te monitoren en voor te bereiden, zodat in het DVO-overleg schriftelijke adviezen en conclusies besproken en vastgesteld kunnen worden. Ad 4. Beleidsoverleg De beleidsadviseur van Leusden neemt afhankelijk van de agenda deel aan relevante beleidsoverleggen in Amersfoort. Onderwerpen die relevant zijn voor de beoogde afstemmingen zijn o.a: - beleidsvoorbereiding en de ontwikkeling van nieuw beleid; - verkennende of evaluerende beleidsonderzoeken; - gerealiseerde beleidseffecten ( kwartaal-, jaarrapportage); - beleidsinhoud begroting en jaarplan ontwikkelen. Ter voorbereiding op het overleg en ad-hoc zullen beleidsadviseurs regelmatig via , telefonisch en persoonlijk zorgdragen voor tijdige beleidsafstemming. Tijdig wil in dit geval zeggen dat al aan het begin van het proces (bij het inventariseren) afstemming is gezocht zodat de inbreng van zowel Amersfoort als Leusden in beleidsproducten verwerkt kan worden. Bijlage 4 Borging dienstverleningsovereenkomst Pagina 2

20 Ad 5. Overleg financiële aansluiting Maandelijks zullen de betalingen en ontvangsten die door Leusden worden verwerkt in opdracht van Amersfoort moeten worden aangesloten op het financiële pakket van Leusden. De betrokken medewerkers zullen elkaar hiervoor tenminste 1 keer per maand persoonlijk spreken om gezamenlijk een sluitend proces te realiseren. Ad 6. Incidenteel overleg Zeker in het begin maar later ook zal er incidenteel overleg noodzakelijk zijn over specifieke onderwerpen. Dit kan uiteenlopen van afstemming in poststromen, tot de communicatie, tot afstemming in de techniek tot beleid en financiën. Bij al deze zaken zullen de eerder genoemde contactpersonen zorgen voor betrokkenheid en beschikbaarheid van deskundige collega s. De contactpersonen nemen altijd kennis van de uitkomsten en zorgen dat deze worden geborgd in het DVO-overleg. Op deze wijze wordt ook voorkomen dat op operationeel niveau afstemming wordt gerealiseerd die niet vertaald wordt naar het DVO-overleg. Bijlage 4 Borging dienstverleningsovereenkomst Pagina 3