Voorbereiden op de toekomst Management Meeting interim-controle november 2013

Transcriptie

1 Voorbereiden op de toekomst Management Meeting interim-controle

2 Doel Gezamenlijk met ambtelijke organisatie bespreken: - uitkomsten interim-controle (bevindingen in concept) - ontwikkelingen in Utrechtse Heuvelrug - landelijke ontwikkelingen Ruimte voor discussie en vragen stellen Interactief Uit deze meeting volgen actiepunten voor implementatie van aanbevelingen. 2

3 Agenda 1. Onze belangrijkste boodschappen 2. Onze evaluatie van uw interne beheersing 3. Attentiepunten met een directe impact op de jaarrekeningcontrole Actuele ontwikkelingen met impact op Utrechtse Heuvelrug 5. Uw vragen 3

4 1. Onze belangrijkste boodschappen 4

5 Top 10 van belangrijkste boodschappen 1 Uw interne beheersing is in opzet van een ruim voldoende niveau om te komen tot een betrouwbare jaarrekening. 2 Kwaliteit, objectiviteit en deskundigheid van de IC voldoet aan de minimale eisen op basis van nieuwe beroepsregels. 3 Tijdig starten met SiSa 2013 is van groot belang. 4 Nog veel onduidelijkheden over decentralisaties; u zet goede stappen en wij adviseren u het tijdspad nadrukkelijk met het veld te communiceren en uw interne bedrijfsvoering tijdig aan te passen 5 Grip op verbonden partijen is en blijft een belangrijk aandachtspunt. 6 Uw financiële positie: 2014 sluitend, daarna zorgelijk. 7 De Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen heeft mogelijk meer gevolgen dan u denkt. 8 Uw IT-organisatie wordt nog nader beoordeeld in december. 9 Ontwikkelingen t.a.v. grondexploitaties blijven om extra aandacht vragen. 10 Borging integrale benadering van belangrijke onderwerpen (die het concern raken) dient volgens u te worden verbeterd 5

6 2. Onze evaluatie van uw interne beheersing 6

7 De door ons gecontroleerde processen tot op heden Proces Opzet Bestaan Werking Inkoop & aanbestedingen n.n.b. n.n.b. Lonen en salarissen (1e halfjaar) Subsidieverstrekking n.n.b. n.n.b. Wmo n.n.b. n.n.b. Factuurcontrole (1e halfjaar) Grondexploitatie n.n.b. n.n.b. Betalingen (1e half jaar) Bouwleges n.n.b n.n.b. Leges burgerzaken n.n.b. n.n.b. Verhuur vastgoed n.n.b. n.n.b. n.n.b. Verbonden Partijen n.n.b. n.n.b. IT-omgeving n.n.b. n.n.b. n.n.b. 7

8 Onze belangrijkste bevindingen in uw interne beheersing en aanbevelingen voor verbetering Uw interne beheersing is in opzet van een voldoende niveau om te komen tot een betrouwbare jaarrekening. Binnen een aantal afdelingen van uw organisatie is in 2013 gewerkt aan het implementeren van aanbevelingen die wij aan u hebben gerapporteerd in onze managementletters uit eerdere jaren. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. 1 IC in het proces is in ontwikkeling, dit is tot op heden nog niet af. Wij hebben 1 nieuwe aanbeveling in 2013: Gemeente Utrechtse Heuvelrug maakt niet optimaal gebruik van al haar instrumenten op grip te krijgen en houden op verbonden partijen 1 zie bijlage 8

9 De doorontwikkeling van uw IC H Efficiency & effectiviteit Ontwikkelingen in de organisatie Borging in lijnorganisatie Digitalisering / Automatisering Risicomanagement Business control 2. Procesgericht 3. Systeemgericht 4. Risicogericht Utrechtse Heuvelrug 20XX Doorontwikkeling interne controle Aandacht voor gevolgen aanscherping eisen aan Internal Audit functie 1. Gegevensgericht L Rechtmatigheid, getrouwheid Doelmatigheid, doeltreffendheid Business Risk 9

10 Sturing / grip op verbonden partijen en garanties van groot belang Utrechtse Heuvelrug werkt op veel gebieden samen met verbonden partijen RID RDWI ODRU Maatschappelijke stichtingen aandachtspunten Waardering leningen Waardering deelnemingen Risico s garantstelling Risico s verbonden partijen Risico s uitvoering beleid Utrechtse Heuvelrug gebruikt niet al haar instrumenten om grip te krijgen en houden op haar verbonden partijen 10

11 2. Attentiepunten met een directe impact op de jaarrekeningcontrole

12 De volgende attentiepunten vragen uw directe opvolging Tijdig starten met interne controle op SiSa 2013 is van groot belang Vastgoedanalyse, grondexploitaties en parameters tijdig actualiseren en met ons afstemmen Wijzigingen in wet APPA tijdig adresseren Verplichtingen uit hoofde van inkrimping organisatie per jaareinde aangegaan? Dit leidt tot verplicht te vormen voorziening (t.l.v. 2013)! Decentralisatie onderhoud onderwijshuisvesting: gevolgen voor jaarrekening 2013 tijdig inventariseren Kwaliteit paragraaf verbonden partijen verder verbeteren richting 2014: begroting 2014 voldoet nog niet aan alle eisen van gewijzigde Bbv! Advies: al in jaarrekening 2013 paragraaf verbeteren 12

13 3. Actuele ontwikkelingen met impact op Utrechtse Heuvelrug 13

14 Ontwikkelingen en trends Decentralisatie Jeugdzorg, AWBZ en Participatiewet per 2015, geen tijd te verliezen! Rijksbezuinigingen Nieuwe aanbestedingswet per 1 april 2013, effect op uw inkoopbeleid Invoering SEPA voor het betalingsverkeer (1 februari 2014) Invoering Wet Normering bezoldiging topinkomens (WNT), meer gevolgen dan u denkt Wetswijziging van de Vpb-plicht voor overheidslichamen in 2015 Wijzigingen in de BBV effect op uw begroting 2014 en jaarrekening 2014 Naar een wendbare overheid! 14

15 Uitdagingen decentralisaties goed in beeld: communiceer tijdspad met het veld en tijdig starten met realiseren juiste competenties Wat? Hoe? Sociale domein wordt integraal aangevlogen: van aanbodgericht naar vraaggericht. Samen voor elkaar. Wijk/dorpsteams krijgen belangrijke rol: er draaien al diverse pilots sinds Echter, hoe hierbij governance inregelen? De gemeente kan nog duidelijker naar de aanbieders communiceren over de wijze van transitie en welk tijdspad er is om te kunnen meeveren. Duidelijk is dat gemeente indicatiestelling en uitvoering gescheiden van elkaar wil organisaeren: via bestuurlijke aanbesteding. Diverse beleidsnota s zijn al beschikbaar (Wmo, Vitale dorpen, Welzijn). Doelstelling is om in januari 2014 de raad de Watvraag definitief te laten beantwoorden. Nieuwe taken vragen om nieuwe competenties, ook binnen gemeente: deze zijn nog niet gedefinieerd, P&O hierbij betrekken. 15

16 Begrotingspositie Utrechtse Heuvelrug: 2014 sluitend Begroting vanaf 2015 is nog niet sluitend Nieuwe raad kiest straks voor opties ter invulling van bezuinigingstaakstelling Resultaat Mutatie reserve Resultaat voor reservemutaties Incidentele baten Incidentele lasten Genormaliseerd

17 Tien principes om agile te worden 17

18 6. Uw vragen 18

19 Vragen aan uw accountant? All rights reserved. Not for further distribution without the permission of. "" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (IL), or, as the context requires, individual member firms of the network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of IL or any other member firm. IL does not provide any services to clients. IL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm's professional judgment or bind another member firm or IL in any way.

20 Bijlage Status aanbevelingen voorgaande jaren 20

21 Totaaloverzicht opvolging bevindingen voorgaande jaren Legenda: Nieuwe bevinding Geïmplementeerd Implementatie gestart Geen actie ondernomen Bevinding & Aanbeveling Status 2013 Prioriteit 1 Registratie subsidiebeschikkingen foutgevoelig Het proces is niet gewijzigd. Voor de subsidies wordt nog steeds gebruik gemaakt van een Excelbestand voor de registratie en voor de verlening en vaststelling van subsidies wordt gebruik gemaakt van controleformulieren. Vanuit de tussentijdse interne controle is geconstateerd dat in 2 gevallen de onderliggende stukken niet aanwezig waren bij het controleformulier. In het najaar van 2013 wordt het werkproces opnieuw beschreven (Sensus methode). In de procesbeschrijving zullen functiebeschrijvingen worden aangepast. Op de langere termijn wordt het subsidieproces ondergebracht in het nieuw aan te schaffen systeem. Middel 21

22 Totaaloverzicht opvolging bevindingen voorgaande jaren Bevinding & Aanbeveling Status 2013 Prioriteit 2 Interne controle rechtmatigheid ten behoeve van facturering begraafrechten kan eenvoudig efficiënter 3 Geen inzicht in totale nog te maken kosten in projectadministratie Het afdelingshoofd burgerzaken voert een globale controle uit op alle facturen die inzake begraafrechten worden opgesteld alvorens deze worden doorgegeven aan de afdeling Financiën. Sinds 2e kwartaal 2013 worden er door het Service Centrum digitale kopieën gemaakt van verzonden facturen. Hiermee is de vastlegging van de globale controle zichtbaar. Wij adviseren u om het proces van facturering efficiënter in te richten om handmatige controles in het proces te beperken. Ten tijde van onze interim-controle hebben wij vernomen dat de gemeente bezig is met de voorbereiding van een koppeling tussen de begraafplaatsenadministratie en de financiële administratie. Het uitwerken van de richtlijnen "verplichtingen in projectenadministratie" heeft vanwege beperkte capaciteit een lagere prioriteit gekregen. Middel Laag 22

23 Totaaloverzicht opvolging bevindingen voorgaande jaren Bevinding & Aanbeveling Status 2013 Prioriteit 4 Rechtmatigheid en volledigheid bouwleges wordt onvoldoende gewaarborgd binnen het proces 5 Interne beheersing rondom grondexploitaties dient te worden verbeterd De onbetrouwbaarheid van Corsa Case als workflow systeem heeft ertoe geleid dat overgegaan is tot de implementatie binnen de afdeling van een specifiek voor de vergunningverlening bedoeld workflow systeem. Er wordt bezien hoe een formele richtlijn ten aanzien van de controle op de bouwsom vorm kan worden gegeven in dit systeem. Over 2012 zal uw interne controle functionaris aanvullende werkzaamheden moeten verrichten. Eind 2013 zullen de grondexploitaties opnieuw worden geactualiseerd. Medio 2014 zal een vastgestelde nota grondbeleid en grondprijzenbeleid beschikbaar zijn als kader. Wij adviseren u om na het opstellen van kaders de interne beheersing rondom grondexploitaties te formaliseren en te structureren. Hoog Urgent 23

24 Totaaloverzicht opvolging bevindingen voorgaande jaren Bevinding & Aanbeveling Status 2013 Prioriteit 6 Inkoop- en aanbestedingsprocedure kan verder verbeterd worden Begin tweede kwartaal 2013 is het aanbestedingsbeleid met bijbehorende procedures aangepast aan de in werking getreden Aanbestedingswet. In de tweede helft van 2013 vindt een interne evaluatie van het in 2011 ingevoerde gecoördineerde inkoopmodel plaats. Hiernaast wordt gewerkt aan de invoering van een digitaal workflow systeem voor inkoopprocessen waarbij de decentrale inkopers automatisch door het van toepassing zijnde inkoopproces worden geleid, hetgeen de procedure verder verbeterd. Urgent 24

25 Totaaloverzicht opvolging bevindingen voorgaande jaren Bevinding & Aanbeveling Status 2013 Prioriteit 7 Utrechtse Heuvelrug maakt niet optimaal gebruik van al haar instrumenten op grip te krijgen en houden op verbonden partijen Wij adviseren u om samen met het college de discussie aan te gaan welke instrumenten op dit moment onvoldoende worden ingezet. Hierover dienen afspraken te worden gemaakt hoe deze instrumenten in de nabije toekomst wel optimaal kunnen worden benut. Tot slot is het van belang dat raad en college het met elkaar eens zijn over de rol die een ieder vervult in dit proces. Vanuit onze besprekingen met zowel de Auditcommissie als de ambtelijke organisatie valt ons op dat hierover geen eenduidig beeld bestaat. Wij adviseren u om in uw discussie met het college ook stil te staan bij de inhoud van uw rol en die van het college en met elkaar afspraken te maken over de nadere invulling van die rol in de praktijk. Middel 25