NewField IT White Paper Series: Print Management Oplossingen in het marktsegment Onderwijs (ROC/HBO/WO)

Transcriptie

1 NewField IT White Paper Series: Print Management Oplossingen in het marktsegment Onderwijs (ROC/HBO/WO)

2 Voorwoord: In dit document hebben wij getracht een breed overzicht te geven hoe de onderwijsmarkt besparingen en optimalisatie van het printerpark kan realiseren door inzet van printmanagement tools en oplossingen. NewField IT heeft in de afgelopen 10 jaar diverse grote onderwijsinstellingen geholpen met het realiseren van aanzienlijke besparingen en verbeteringen door inzet van assessment-tools en methodieken, best-practises en printmanagement systemen. Onze ervaringen in dit marktsegment willen wij graag met u delen om ook uw organisatie te helpen om besparingen, efficiency-verbetering en successen in de print-omgeving te realiseren. Dat hoeft u niet zomaar op onze blauwe ogen te geloven; wij overtuigen u graag met een proof-of-concept in uw eigen omgeving, zodat u ziet hoe onze methodiek werkt en wat dit voor uw organisatie aan inzicht en besparingen gaat betekenen. Lees verder en daag ons uit om het te bewijzen, of wissel gewoon eerst eens wat gedachten, ideeën en wensen uit, wij staan klaar om u met onze expertise verder te helpen. NewField IT Page 2 of 11

3 Problematiek: In het onderwijs wordt nog veel papier gebruikt voor zowel de primaire processen (onderwijs) als secundaire processen (interne organisatie). Doordat leerlingen vanuit educatief oogpunt over print en kopieermogelijkheden moeten beschikken en er geen ongecontroleerde hoeveelheid afdrukken en kosten in een op publiek geld gebaseerde organisatie mag ontstaan, vraagt vrijwel iedere organisatie om een print management of accounting oplossing als onderdeel van het multifunctional/printer park. Daarbij is het printen voor docenten en medewerkers meestal kosteloos maar moeten de leerlingen hiervoor wel betalen via een betaaloplossing zoals bijvoorbeeld de welbekende Xafax-kaarten, Chipknip, elektronische betaalmogelijkheden, munt-automaten, etc. Naast het betalen van print- en kopieeropdrachten is ook het efficiënt ontsluiten van printer-apparatuur een onderdeel van het PMS. Hiermee worden de printopdrachten eerst gebufferd in het netwerk totdat de eigenaar van de printopdracht zich identificeert bij een printer, waarna de printopdracht naar die printer wordt verzonden en afgedrukt wordt. Dit wordt ook wel Pull-printing, FollowMe of Follow-You printing genoemd. Het is gebruikelijk dat een PMS (PrintManagementSysteem, ook wel accounting-systeem genoemd) en betaaloplossing een onderdeel uitmaakt van het printerpark en dat bij aanbesteding de printerleverancier verzocht wordt om dit in de totale aanbieding mee te nemen. Dit betekent dat iedere 4 tot 5 jaar het gehele printmanagement systeem vervangen en grotendeels opnieuw ingericht moet worden. Hiermee gaat een aanzienlijk deel van de technisch functionerende PMS infrastructuur verloren en zijn de kosten voor herinrichting aanzienlijk. In nieuwe aanbestedingen wordt vaak een vergelijkbaar vervangende PMS infrastructuur gevraagd als wat de organisatie reeds had en dit zorgt voor aanzienlijke kosten voor de onderwijsinstelling, qua investering in betaal/id hardware en licenties, implementatie, training, support, onderhoud, etc.. Trend: De laatste tijd ontstaat er vanuit de aanbestedende markt een tendens om de printmanagement en scanning/workflow software oplossingen los te trekken van de (printer/mfp) hardware. De opdrachtgevers zijn er ondertussen achter gekomen dat het iedere 5 jaar opnieuw kopen van software-licenties financieel en operationeel niet aantrekkelijk is, temeer omdat die software steeds verder geïntegreerd wordt in de klant zijn ICT omgeving. Het lostrekken van de software-oplossing van de (print)hardware betekent dat de klant onafhankelijker wordt van de printer-vendor en kan kiezen voor de beste solutions aanbieder die een verdere optimalisatie en integratie van de oplossing kan uitbouwen. NewField IT is een ICT onderneming die gespecialiseerd is in MPS consultancy, MPS tools en diensten en die in de change-fase zorg draagt voor het leveren, bouwen, en supporteren van merkonafhankelijke print-management, mobility en scanning/workflow software-oplossingen. Hoe ziet een printmanagement oplossing voor een onderwijsorganisatie eruit? Voor de onderwijsinstelling betekent de inzet van een onafhankelijk printmanagement oplossing dat die inzicht, toegangscontrole, print-rules/beleid en doorbelasting moet kunnen regelen op vrijwel iedere printer/mfp van een willekeurige printvendor. Op dit moment zijn er diverse aanbieders die oplossingen daarvoor aanbieden. De verschillen in deze oplossingen zitten voornamelijk in de merk-afhankelijkheid, schaalbaarheid, breedte van ondersteuning van verschillende types en merken printapparaten en de technische opbouw en onderliggende architectuur (databases, etc.). De bekendste oplossingen komen van Equitrac*, SafeCom*, Y Soft*, P-counter, PaperCut, Pharos, Uniflow, Cirrato, Printfleet, Ringdale, en nog een hele hoop anderen. Vaak wordt de term printmanagement ook gelijkgesteld aan zogenaamd pull-printing of follow-me / follow-you printing, maar in het onderwijs is het belangrijk dat de afdrukken per gebruiker geregistreerd en doorbelast worden vanuit het PMS, waarna in tweede instantie pull-printing met behulp van een onderwijs-specifieke (studenten/school) RFID kaart verzorgt kan worden. Tevens dient de kopieer- en soms ook scanfunctionaliteit van de MFP onderdeel te zijn van het PMS om te voorkomen dat complete boeken door studenten op deze machines gratis gekopieerd of ingescand worden. Het kopiëren vindt plaats op de MFP zelf en er dienen derhalve voorzieningen in de MFP aangebracht te worden die ongeoorloofd kopiëren/scannen voorkomt. Dit in tegenstelling tot het printen waarbij de registratie in de printserver in het netwerk kan plaatsvinden. Voor de studenten is het correct doorbelasten en betalen van prints en kopieën daarbij van belang. Een algemene overeenkomst tussen al de systemen is dat ze op een server hardware/software platform draaien en over het algemeen hun gebruikers ID s uit de Windows Active Directory overnemen. *Deze producten maken deel uit van het portfolio van NewField IT NewField IT Page 3 of 11

4 Functionele eisen: Basis functionaliteit: Registreren van zwart-wit en kleurenafdrukken en kopieën en andere job-parameters per individuele gebruiker (bijv. scan, fax, papierformaat, tijdstip, aantal pagina s, etc.) Ondersteuning van Windows Organisatie Units (OU) voor verdeling tussen betalende (studenten) en niet-betalende (medewerkers) gebruikers, over te nemen uit Windows AD. Ondersteuning van de meeste merken en type MFP s en printers Blokkeren van geautoriseerde gebruikers wanneer het tegoed op is, melden dat tegoed aangevuld moet worden Uitbreiding van functionaliteit: Gebruik van het aanraakscherm (touch-screen) van de MFP voor selectie van opdrachten, weergave van tegoed, verwijderen, wijzigen van aantal, selecteren van meerdere printopdrachten voor vrijgave Ondersteuning van RFID gebaseerde acces-cards/toegangskaarten zoals die in de organsiatie gebruikt worden Zelfregistratie van toegangskaarten aan persoonlijk (op Windows ID gebaseerde) account, bij tijdelijke passen zodat geen interventie vanuit onderwijsorganisatie nodig is wanneer de ID badge vergeten/verloren is of een nieuwe uitgegeven wordt Regelen van toegang op MFP voor geautoriseerde gebruikers / niet geautoriseerde gebruikers kunnen geen gebruik maken van de functionaliteit van de MFP NewField IT Page 4 of 11

5 Enkelvoudige gebruikerstoegang tot meerdere geavanceerde functies van de MFP zoals toegang tot scanning-oplossingen, workflow-toepassingen, functionaliteit, cloud-applicatie-toegang vanuit de ID van de gebruiker (SSO/Single Sign On) Koppeling met betaalsysteem voor het opwaarderen van het printtegoed van studenten (bijvoorbeeld via een Payment Service Provider (PSP) zoals Ogone die een web-payment dienst aanbiedt om via de intranet-site met alle gangbare elektronische betaalmethodes kan gebruiken) Workstation client software om prints door te sturen naar een ander account waarop dit dan belast kan worden (bijvoorbeeld student die examenwerkstuk laat belasten op het account van de docent (print-on-behalf), of docent die examens print naar de printwachtrij van de studenten waarbij de prints geregistreerd worden op het docent-account (Send-to-printing) zoals wettelijk is vastgelegd dat examens/toetsen niet een kostenbelemmering voor de student mag vormen De interface naar de student/medewerker toe dient begrijpelijk en Nederlandstalig te zijn Ondersteuning van SmartPhones, Tablets en BYOD mogelijkheden die tijd en plaats onafhankelijk zijn, want steeds meer worden dit soort devices gebruikt door zowel studenten als medewerkers. Methode van aanpak: NewField IT hanteert een stappenplan waarbij de eindklant en printer-aanbieder/reseller een voorspelbare succesvolle oplossing gaat realiseren gedurende de looptijd van de overeenkomst waarbij de printmanagement oplossing een belangrijke rol speelt. 1) Assessment: als je niet weet waar je nu staat dan zal het een wonder zijn als je bij je doel aankomt. De meeste organisaties hebben slechts een beperkt inzicht in waar ze nu echt staan op printgebied; zelfs als organisaties een totaalcontract met 1 leverancier van MFP s hebben, blijkt dat er nog veel verdwaalde (oude) printers aanwezig zijn en gebruikt worden. De afdrukvolumes van de MFP s en de afdrukkosten zijn wel bekend, maar waar, door wie en waarom dat volume gegenereerd wordt is onduidelijk. 2) Current State: door een fysiek assessment uit te voeren ontstaat de perfecte nulmeting van de huidige toestand: ieder printdevice wordt in kaart gebracht, qua afdrukvolumes, kosten, eigenschappen en ook de precieze locatie. Hiermee worden de huidige kosten maar ook de groene impact in 1 keer inzichtelijk. NewField IT Page 5 of 11

6 3) Future State design: dit is een elektronisch ontwerp van de optimale nieuwe situatie op basis van de gegevens van de bestaande toestand, de beleidsuitgangspunten en technische mogelijkheden en eventuele toekomstgerichte aannames (bijvoorbeeld afname van afdrukvolume). Het ontwerp geeft tevens een visuele weergave van de nieuwe situatie waardoor alle betrokken partijen (ook de gebruikers) kunnen zien wat dit voor hen gaat betekenen. Tevens worden de besparingen berekend die in de nieuwe situatie ontstaan door optimalisatie. Door de afdrukvolumes van verschillende printapparaten samen te voegen zijn er minder apparaten nodig en wordt de capaciteit van de printer beter benut. Om dit bij de gebruikers geaccepteerd te krijgen wordt vaak een PMS pull-print of follow-me printmogelijkheid in het nieuwe design opgenomen. 4) Implementatie: het definitieve future state design is het plan waarop de nieuwe situatie gebouwd gaat worden. In deze fase worden de printers/ MFP s geplaatst en de PMS server(s) gebouwd en geconfigureerd om met de printers/mfp s samen te werken. De PMS server wordt gekoppeld in de ICT omgeving van de klant en de applicaties worden ingericht om gebruikers vanuit de AD van de organisatie te koppelen aan het PMS systeem. Verder worden er gateways gebouwd naar externe PSP s of betaaloplossingen. De betalingsomgeving wordt geïntegreerd in de systemen van de organisatie, bijvoorbeeld door op de organisatie-website een web-payment module op te nemen. Om BYOD omgevingen te ondersteunen wordt een EveryonePrint server gebouwd die communiceert met het PMS. Eventueel kan deze fase voorafgegaan worden aan een Proof-of-Concept om een test-opstelling te realiseren om de functionaliteit van de software en hardware te testen alvorens dit in een productieomgeving uit te rollen. Onderstaande afbeelding geeft de verschillende stappen weer die gehanteerd worden om een softwareoplossing zoals bijvoorbeeld een PMS in de organisatie te implementeren. 5) Monitoring: als het nieuwe design operationeel is, moet er regelmatig gekeken worden of dit ook werkt zoals verwacht. Slimme Business Intelligence tools zoals CompleteView User geeft inzicht in het gebruik en gedrag van de users en de efficiency van het printerpark. 6) Verificatie: worden de vooropgestelde doelen bereikt? Met de CompleteView Business Intelligence tools wordt dit inzichtelijk en kan bepaald worden of het beleid aangepast moet worden. NewField IT Page 6 of 11

7 Concreet stappenplan: Stap 1: Assessment onderzoeken kunnen elektronisch uitgevoerd worden (Elektronisch Assessment) maar ook fysiek, waarbij een rondgang door de gebouwen en het volledig in kaart brengen van alle elementen uitgevoerd wordt (fysiek assessment). Bij een Elektronisch Assessment wordt met behulp van een elektronische discovery tool alle netwerkprinters en MFP s ontdekt en qua volumes en machine-meta data gemeten. In de assessment beheer omgeving wordt een project aangemaakt en kan contractuele en financiële data aan de machines gekoppeld worden. Vervolgens wordt een CompleteView BI analyse uitgevoerd die een overzicht geeft van de huidige kosten en de efficiency-graad (maandelijks-volume t.o.v. optimale bezettingsgraad volume) van het machinepark. Resultaat: weergave van werkelijk volume t.o.v. optimaal volume per machine en de financiële impact en besparingsmogelijkheden. Printers die geen contract hebben worden automatisch voorzien van nauwkeurige kostenelementen die NewField IT uit haar database haalt (o.a. gebaseerd op meer dan apparaten die geanalyseerd zijn). Stap 2: Current state & fysiek assessment: hierbij worden alle print/scan/fax/kopieer machines daadwerkelijk opgespoord in de organisatie door een fysieke rondgang in de gebouwen. In de praktijk worden daarmee ook de ca. 30% printers die niet via het netwerk verbonden zijn gevonden en worden alle printers op de vloerplannen geplot. De vloerplannen zijn eenvoudig te vinden omdat iedere organisatie verplicht is om een brand-evacuatie vloerplan zichtbaar op te hangen. Resultaat: volledig overzicht van de bestaande toestand waarbij iedere printer/mfp op de vloerplannen zijn geplot, waarbij de onderliggende database ook de volumes en metadata koppelt aan deze machines en de financiële impact laat zien, per machine en als TCO (total cost of ownership) voor het gehele printer/mfp park. Stap 3: Future state Design: Door het combineren van de diverse soorten afdrukvolumes (netwerkprinters, MFP s, ongeconnecteerde printers) van nabij gelegen locaties in het vloerplan wordt de effectieve bezettingsgraad sterk verbeterd waardoor een aanzienlijke kostenbesparing te realiseren is. Design parameters zijn o.a.de loopafstand tot een mfp, toegang tot kleur en zwart-wit, multifunctioneel, afdrukformaat, pull-printing, etc. zoals die in een printbeleid vastgelegd kunnen zijn maar ook de benodigde capaciteit in de directe omgeving. Vaak wordt in een kantooromgeving 25 meter als afstand tot een z/w afdrukapparaat en 50 meter tot een kleur afdrukapparaat gehanteerd. In NewField IT s Asset DB software kan je echter iedere afstand ingeven en visueel inspecteren of dat ook haalbaar is. Alleen printers en MFP s weghalen en vervangen door 1 centraal geplaatst groter apparaat is voor veel gebruikers niet aantrekkelijk zonder verdere oplossingen aan te bieden. Om de efficiency doelstellingen van de organisatie te realiseren is managen van de verandering en het gebruikersgedrag noodzakelijk. NewField IT Page 7 of 11

8 Pull-printing (Follow-Me/Follow-You) m.b.v. RFID kaartlezers is de PMS-oplossing om zowel organisatiedoelstellingen als medewerkers-tevredenheid te realiseren. Een bijkomend voordeel is dat gebruikers een enkelvoudige printerdriver op hun werkstation hebben en op iedere gewenste plek hun prints op een veilige manier kunnen ophalen. Resultaat: uitgewerkt plan van de nieuwe situatie inclusief ondersteunende software voor de gedragsverandering plus de berekende kostenbesparing en hoe die gerealiseerd gaat worden. Stap 4: voorbereiden van de overeenkomst: uit het assessment is de huidige situatie bij de klant helder en uit het design wordt duidelijk hoe de nieuwe situatie gaat worden en welke besparingen daarmee te realiseren zijn. Er moeten echter keuzes gemaakt worden om het nieuwe ontwerp ook in de praktijk te brengen; de juiste hardware en software, het bouwen van de servers, het configureren van de software en hardware, het inregelen van de gebruikersomgeving en de support na de oplevering. Denk hierbij aan: Managed Print Services, een dienstverlening die de zorg overneemt voor het draaiend houden van het printer/mfp machinepark van de klant in al zijn facetten (logistiek, technisch, operationeel en financieel) Print Management Services: de dienstverlening die de PMS software integreert, operationeel maakt en werkend houdt binnen de klantenorganisatie. NewField IT levert daarvoor onderstaande diensten: Assessment diensten; zowel elektronisch als fysiek assessment TCO en Green analyse van het huidige en nieuw voorgestelde printerpark Design van de nieuwe situatie inclusief de besparingsmogelijkheden die gerelateerd zijn aan het nieuwe printerpark Advies voor het printmanagement systeem; met best of breed oplossingen voor ieder deelgebied (Equitrac, SafeCom en Y Soft voor printaccounting/printmanagement, Nsi Autostore en ecopy ShareScan voor scanning/workflow, EveryonePrint mobility/ BYOD), waardoor de oplossing op basis van best technological fit Een proof-of-concept van het PMS met NewField IT beperkt de risico s en laat zien hoe het PMS de doelstellingen van de opdrachtgever helpt te realiseren Implementatie van de totale PMS oplossing conform de overeengekomen scope van het project; ontzorgt zowel de klant als de printerleverancier. Technische 2e en 3e lijns support volgens vastgelegde SLA afspraken voor het gehele PMS; ontzorgt zowel de klant als de reseller en waarborgt een goed werkende oplossing in de komende jaren. NewField IT blijft dus actief betrokken gedurende vele jaren bij het project van de klant. Ook na afloop van de (machine) contracttermijn kan NewField IT de oplossing blijven beheren doordat NewField IT generieke software inzet die met alle merken kan samenwerken. Er hoeft dus geen desinvestering en herinstallatie plaats te vinden bij overgang naar een andere printerleverancier. NewField IT heeft in eigen huis een aantal slimme producten ontwikkeld die de cirkel van print-optimalisering rond maken: van assessment (Asset DB ) tot aan verificatie (CompleteView ). De CompleteView Business Intelligence tools zijn uniek in de markt om de klant zijn print-data om te zetten in inzichten, on-the-fly simulaties en data-visualisatie. Resultaat: de opdracht van de klant wordt volledig planmatig voorbereidt en geeft inzicht in alle kosten van de betrokken partijen. NewField IT Page 8 of 11

9 Stap 5: Implementatie: een nauwe samenwerking tussen printer-leverancier/managed Print Services partner en NewField IT voor projectplanning, deliverables en acceptatietesten (mogelijk voorafgegaan door een PoC) zorgen voor een snelle inzet van de totale oplossing. Vanuit de klant is het noodzakelijk dat er afspraken met de PSP/betaaloplossing-leverancier gemaakt worden. Het geld moet immers op de bankrekening van de klant terecht komen. De PSP regelt dit namens de klant en bijvoorbeeld Ogone koppelt direct aan bijvoorbeeld Equitrac als PMS. Instructie aan de gebruikers en ICT personeel maakt een onderdeel uit van de implementatie en changemanagement. Resultaat: oplevering van een werkende omgeving. Stap 6: Monitoring: als de nieuwe situatie operationeel is, moet er ook gekeken worden of dit ook werkt zoals verwacht. Rapportages in het PMS laten zien wat er in de organisatie gebeurt met de printers en de gebruikers. Trends worden daarmee inzichtelijk, printbeleid kan worden aangepast en de efficiency van het gebruik wordt duidelijk. Resultaat: inzicht in het gebruik van de printomgeving Stap 7: Verificatie: het systeem draait, de studenten kunnen printen en betalen en de medewerkers gebruiken de apparatuur voor hun dagelijkse document intensieve werkzaamheden. Maar worden de vooropgestelde doelen bereikt? Met uitgebreide rapportages wordt dit inzichtelijk; werkt het printbeleid, wie of welke afdeling maakt (te veel) kosten en worden de oorspronkelijk voorgestelde besparingen gerealiseerd, zijn er capaciteits-pieken die tot problemen lijdt, etc. Dit kan ook betekenen dat bepaalde regels in het PMS als dwingend opgelegd moeten worden als blijkt dat vrijwillige gedragsverandering niet tot de gewenste situatie lijdt (bijvoorbeeld s printen in kleur volledig uitsluiten). Resultaat: bepalen welke en/of nadere stappen nodig zijn als de gewenste resultaten nog niet behaald zijn. Stap 8: SLA Technische support: De PMS oplossing is in gebruik genomen en de monitoring vindt plaats. De ICT omgeving is echter aan snelle verandering onderhevig en applicaties, software-systemen, besturingssystem en hardware veranderen door de tijd heen. En soms valt een systeem ook nog uit! Dan moet je verzekerd zijn dat het binnen de kortste tijd weer up-and-running is, dat deskundige specialisten klaar staan om je te helpen. Die remote kunnen inloggen om een check up te doen, patches te installeren en kleine of grote problemen verhelpen of voorkomen. Service-level overeenkomsten zoals NewField IT die op door haar gebouwde installaties aanbiedt, geven de garantie en inspanningsbereidheid om het systeem jarenlang functioneel te houden. De SLA s lopen in 6 niveaus uiteen van Economy next-day respons (remote en ) tot mission-critical met 24/7 support en ultra korte responstijden. Voor de support beschikt NewField IT over een eigen deskundig helpdesk en worden de SLA s constant bewaakt (via Salesforce). Resultaat: het systeem blijft functioneel door de tijd heen zodat vele jaren besparingen gerealiseerd kunnen worden. Electronisch of fysiek afrekenen: Het afrekenen van prints en kopieën kan op verschillende manieren afgehandeld worden, geheel elektronisch binnen het PMS, fysiek via een hardware-koppeling aan de printapparatuur of een combinatie van fysieke betaalapparaten die elektronisch koppelen aan de database van het PMS. De simpelste methode is dat de MFP voorzien wordt van een elektronisch slot dat gekoppeld is met een betaaloplossing zoals bijvoorbeeld een munt-automaat. Dit is de oplossing die je vaak bij supermarkten ziet staan. Nadeel van deze oplossing is dat iedere MFP uitgerust moet worden met een kostbare foreign interface module (elektronisch slot) en muntautomaat en dat dit ook fraude- en storingsgevoelig is op onbeheerde locaties voor wie zich via internet verdiept in deze materie. Voor brede inzet in het onderwijs is dit geen goede oplossing. Een tweede oplossing is een gecombineerd elektronisch-fysiek betaalsysteem waar op centrale plaatsen betaalterminals staan met bijv. pin/bank of chipknip mogelijkheden die de financiële transactie afhandelen en vervolgens het PMS opwaarderen via een databasekoppeling. NewField IT Page 9 of 11

10 Het voordeel is dat er nog steeds fysiek met de bankpas betaald kan worden terwijl het PMS voor de juiste doorbelasting gebruikt wordt. Er zijn ook varianten van deze oplossing die meerdere POS betalingsmogelijkheden bieden (zoals bijvoorbeeld drank/snoepautomaten). Het nadeel zijn de aanzienlijke kosten van de betaalinfrastructuur zoals betaalpalen en de bijbehorende contracten met financiële dienstverleners. De derde mogelijkheid is een volledig elektronische betaalmogelijkheid zoals vrijwel iedere webshop standaard aanbiedt. In dit geval wordt er meestal een minimum tegoed opgeladen (bijvoorbeeld 5 euro) omdat de PaymentServiceProvider een minimum transactietarief hanteert (bijvoorbeeld 0,5 euro per transactie). De opwaardering geschiedt via de intranet-site of website van de onderwijsinstelling en kan dus vanaf iedere PC binnen of buiten de organisatie geschieden en ondersteund de meest gebruikte elektronische betaalmogelijkheden zoals ideal en de gangbare creditcard-mogelijkheden om buitenlandse studenten ook mogelijkheden te geven. Het voordeel is dat er vrijwel geen aanzienlijke investeringen nodig zijn, een relatief klein bedrag per transactie is alles wat nodig is. Het nadeel is dat je als student niet even alleen je bankpas/chipknip in een automaat moet stoppen voor een kleine transactie, maar dat je een vooraf bepaald minimum bedrag moet storten. Voor en nadelen van een Print Management Systeem: Voordelen van een PMS: Beperkt het aantal afdrukken dat binnen de onderwijsorganisatie wordt gemaakt, door betaling, restricties, printbeleid. Beperkt de totale kosten van het printen, door restricties op kleurvolume, beperken van onnodige afdrukken, niet afdrukken van niet-opgehaalde afdrukken en daardoor beperken van de omvang van het hele printerpark. Beperk gevolgschade van informatie-lekken door het beveiligd afdrukken van gevoelige documenten Verbeter het gemak en de eenvoud waarmee medewerkers en studenten op iedere willekeurige plek in de organisatie kunnen printen en kopiëren. Beperk het aantal printerdrivers en het uitrollen en managen daarvan door inzet van 1 of 2 universele printerdrivers (bijv. kleur en zwart-wit). Recupereer de kosten van afdrukken door het doorbelasten van geld aan studenten en andere betalende gasten, waardoor inkomsten gegenereerd worden en geen onnodige afdrukken op uw budget belast worden. Biedt pull-printing met RFID onderwijskaarten om toegangsrechten (betaald/gratis/kleur of alleen z-w) te verlenen en printen tijd en plaats onafhankelijk te maken. Maakt het mogelijk om Bring Your Own Device (BYOD) te integreren in de vanuit het MS Windows Domain (AD) gesloten omgeving van de onderwijsinstelling. Krijg helder inzicht wie wat print en welke personen/afdelingen eventueel doorbelast moeten worden voor prints/kopieën. Pas eventueel het printbeleid aan op basis van de verkregen inzichten. Bouw de RFID toegang verder uit tot SingleSign-On mogelijkheden om de integriteit van scan-processen te kunnen bepalen en te automatiseren. Milieu: door poolprinting is het niet nodig om bannerpages te printen, waardoor veel papier en onnodige prints bespaart kunnen worden. NewField IT Page 10 of 11

11 Nadelen PMS: Een investering in software, hardware en implementatie vooraf maakt in eerste instantie de totale kosten wat hoger, maar dit wordt terugverdiend met de te realiseren besparingen binnen 6 maanden tot 1,5 jaar. Het PMS moet onderhouden worden, af en toe opschonen van de printservers, printers, gebruikers, tegoeden van gebruikers, aanpassen van tariefstructuren en intern rapporteren van de bevindingen en eventueel aanpassen van het printbeleid, maar deze taken zijn uiteraard als een dienst uit te besteden. Een PMS met pull-printing geeft de printopdracht pas vrij als de gebruiker zich bij de MFP/printer heeft aangemeld en de gewenste printopdracht geselecteerd heeft. Pas enkele seconden later zal de printer aanvangen met printen en bij omvangrijke documenten staat de gebruiker dus even te wachten. Dit kost meer tijd dan wanneer de printopdracht al afgedrukt klaar ligt op de printer (tenzij er een hele berg ligt en er gezocht moet worden naar de eigen printopdracht waardoor vaak weer onnodige bannersheets afgedrukt worden om de opdrachten te separeren). Het beperken van afval, onnodige kosten voor bannersheets en onnodig verlies van (delen van) vertrouwelijke documenten compenseert dan weer het langere wachten. Hoewel de juiste PMS software en configuratie zeer stabiel is, is het een extra schakel in het afdrukproces en kan derhalve als een extra point-of-failure gezien worden. Daartegenover staat dat er geen andere methode is om pull-printing te realiseren zonder een PoF te realiseren en een PMS maakt gebruik van betrouwbare en uitontwikkelde technologische componenten (Windows servers, contactloze RFID toegangspassen). Uiteraard kan het PMS voorzien worden van een SLA die overeenkomt met de belangrijkheid van het printproces voor de klant. NewField IT 2013 Author: Gerard Kruijt, Country Manager, Nederland NewField IT info@newfieldit.com NewField IT Page 11 of 11