par. Gevraagde beslissing commissie: 1. De raad adviseren de elektronische weg af te sluiten voor het indienen van WOBverzoeken.

Transcriptie

1 G E M E E N T K Brielle Aan burgemeester en wethouders ingekomen: -j 9 QEC. 013 Datum: Sector/stafafdeling: Portefeuillehouder: Ontworpen door: 16 december 2013 BZM/BOA Burgemeester S.G. Meijer reg.nr.: \ X^& \ Zo par.: par. medeparaaf: Onderwerp: Wet openbaarheid van bestuur par. J* <-*r &*\ Gevraagde beslissing college: 1. Afsluiten elektronische weg voor het indienen van WOB-verzoeken 2. De raad verzoeken, via de commissie BZM, de elektronische weg voor het indienen van WOB-verzoeken af te sluiten. Gevraagde beslissing burgemeester: 1. Afsluiten elektronische weg voor het indienen van WOB-verzoeken Gevraagde beslissing commissie: 1. De raad adviseren de elektronische weg af te sluiten voor het indienen van WOBverzoeken. Gevraagde beslissing raad: 1. Afsluiten elektronische weg voor het indienen van WOB-verzoeken Besluitvormingstraject beslissing B & W d.d. 2 4 DEC 2013 J5< (J '2 januari 3öt<*. QUkjjacL CG\^of\iv\ bespreken O conform D afwijkend besluit IS aangehouden pag. 1 van 3

2 Besluitvormingstraject Commissie B.Z.M. Samenleving Grondgebied Bijz. projecten Raad Bezw. schr. OR GO El D D E3 o D datum: 28 januari februari 2014 Advies Samenvatting Ter voorkoming van oneigenlijk gebruik van de WOB kunnen diverse maatregelen worden genomen. Het college, de burgemeester en de raad worden verzocht de elektronische weg voor het indienen van een WOB-verzoek af te sluiten. Inleiding De Wet openbaarheid van bestuur (WOB) zorgt ervoor dat burgers toegang hebben/krijgen tot veel documenten die bij de overheid aanwezig zijn. Op een verzoek om informatie moet het bestuursorgaan binnen vier weken beslissen. Met enige regelmaat, en duidelijk in een toenemend aantal, worden verzoeken om informatie ingediend waarbij het lijkt dat er oneigenlijk gebruik gemaakt wordt van de WOB met het doel om geld te verdienen (dwangsom bij niet tijdig beslissen). Er zijn enkele maatregelen mogelijk die dit kunnen voorkomen of beperken. Beoogd effect Het voorkomen of beperken van oneigenlijk gebruik van de WOB. Argumenten Het vergroten van de kennis van de WOB, het systematisch organiseren van de WOB en een goed archiefsysteem en postregistratie verkleinen het risico op termijnoverschrijdingen en beperken de gevolgen van misbruik van de WOB. Hiernaast draagt het afsluiten van de elektronische weg tevens bij aan het voorkomen van misbruik. Om de elektronische weg af te sluiten voor het indienen van een WOB-verzoek is een besluit noodzakelijk. Draagvlak en risico's De elektronische weg voor het indienen van aanvragen dient te worden opengesteld door het bestuursorgaan. Voor het indienen van een WOB-verzoek via de elektronische weg is nooit specifiek een besluit genomen. Echter op de website van gemeente Brielle staat wel genoemd dat indienen van een WOB-verzoek mogelijk is door het invullen van een daarvoor bestemd elektronisch formulier. Hiernaast zijn faxen en/of s met een WOB-verzoek tot op heden nog nooit geweigerd. pag. 2 van 3

3 Daarom is het noodzakelijk om de elektronische weg voor het indienen van een WOB-verzoek expliciet af te sluiten. 5. Aanpak/uitvoering Na besluitvorming wordt direct de elektronische weg afgesloten (standaardbrief m.b.t. weigering + aanpassen website-informatie) Bijgevoegde handleiding voor de behandeling van WOB-verzoeken wordt aan de beleidsmedewerkers toegezonden. Via werkoverleggen zal hiervoor extra aandacht gevraagd worden. 6. Communicatie Communicatie verloopt via website, uitreiking handleiding + toelichting bij werkoverleggen. Besluiten afsluiten elektronische weg voor WOB-verzoeken wordt tevens gepubliceerd. 7. Organisatorische en /of personele aspecten 8. Juridische aspecten In beginsel dient een bestuursorgaan te laten weten dat verzoeken ook elektronisch ingediend kunnen worden. Dit is door middel van informatie op de website van gemeente Brielle gebeurd. Op grond van artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht dient het bestuursorgaan nu te laten weten dat WOB-verzoeken niet elektronisch ingediend kunnen worden. De drie bestuursorganen van de gemeente (burgemeester, college en raad) dienen dit besluit alle drie zelfstandig te nemen. 9. Kosten, baten en dekking 10. Advies 1. Afsluiten indienen WOB-verzoeken via elektronische weg 2. De raad verzoeken, via de commissie BZM, de elektronische weg voor het indienen van WOB-verzoeken af te sluiten. Bijlage(n): pag. 3 van 3

4 GEMEENTE Bricllc Burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester van de gemeente Brielle; Gelezen afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht; Gelet op artikel 2:15, lid 1, van de Algemene wet bestuursrecht; besluiten: de elektronische weg af te sluiten voor het indienen van WOB-verzoeken. Brielle, 24 december 2013 Burgemeester en wethouders voornoemd, fetaris, de burgemeester, ^Schouten mw. G.W Burgemeester, mw. G.W.M. K/an "

5 G E M E E N T E Briellc Aan de raad. Agendanummer Volgnummer Raadsvergadering Kenmerk Onderwerp 11 februari 2014 stafafdeling bestuurlijke zaken en middelen Wet Openbaarheid van Bestuur Brielle, 28 januari 2014 Beslispunt: Afsluiten elektronische weg voor het indienen van WOB-verzoeken. Inleiding De Wet openbaarheid van bestuur (WOB) zorgt ervoor dat burgers toegang hebben/krijgen tot veel documenten die bij de overheid aanwezig zijn. Op een verzoek om informatie moet het bestuursorgaan binnen vier weken beslissen. Met enige regelmaat, en duidelijk in een toenemend aantal, worden verzoeken om informatie ingediend waarbij het lijkt dat er oneigenlijk gebruik gemaakt wordt van de WOB met het doel om geld te verdienen (dwangsom bij niet tijdig beslissen). Er zijn enkele maatregelen mogelijk die dit kunnen voorkomen of beperken. Beoogd effect Het voorkomen of beperken van oneigenlijk gebruik van de WOB. Argumenten Het vergroten van de kennis van de WOB, het systematisch organiseren van de WOB en een goed archiefsysteem en postregistratie verkleinen het risico op termijnoverschrijdingen en beperken de gevolgen van misbruik van de WOB. Hiernaast draagt het afsluiten van de elektronische weg tevens bij aan het voorkomen van misbruik. Om de elektronische weg af te sluiten voor het indienen van een WOB-verzoek is een besluit noodzakelijk. Draagvlak en risico's De elektronische weg voor het indienen van aanvragen dient te worden opengesteld door het bestuursorgaan. Voor het indienen van een WOB-verzoek via de elektronische weg is nooit specifiek een besluit genomen. Echter op de website van gemeente Brielle staat wel genoemd dat indienen van een WOB-verzoek mogelijk is door het invullen van een daarvoor bestemd elektronisch formulier.

6 Hiernaast zijn faxen en/of s met een WOB-verzoek tot op heden nog nooit geweigerd. Daarom is het noodzakelijk om de elektronische weg voor het indienen van een WOB-verzoek expliciet af te sluiten. 5. Aanpak/uitvoering Na besluitvorming wordt direct de elektronische weg afgesloten (standaardbrief m.b.t. weigering + aanpassen website-informatie) 6. Communicatie Communicatie verloopt via website, uitreiking handleiding aan ambtenaren + toelichting bij werkoverleggen. De besluiten inhoudende het afsluiten van de elektronische weg voor WOBverzoeken worden tevens gepubliceerd. 7. Kosten, baten en dekking 8. Advies commissie(s) De commissie adviseert... Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Brielle, de secretaris, de burgemeester, P. Schouten mw. G.W.M, van Viegen Par.

7 GEMEENTI: Bricilc Volgnummer Kenmerk Onderwerp stafafdeling bestuurlijke zaken en middelen Wet Openbaarheid van Bestuur De raad van de gemeente Brielle; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 december 2013, volgnummer: gelezen het advies van de commissie Bestuurlijke Zaken en Middelen van 28 januari 2014; gelezen afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht; gelet op artikel 2:15, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht: besluit: de elektronische weg af te sluiten voor het indienen van WOB-verzoeken. Aldus besloten door de gemeenteraad van Brielle in de openbare vergadering van 11 februari 2014 de griffier, de voorzitter, Par: L.C.M, van Steijn mw. G.W.M, van Viegen

8 Handleiding behandeling WOBverzoeken 1. Inleiding Omdat niet altijd helder is hoe om te gaan met verzoeken op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) is deze handleiding opgesteld. Het is een handleiding op hoofdlijnen en dus zeker niet uitputtend. Bij twijfel kun je altijd even contact opnemen met bureau Bestuursondersteuning en -advisering. 2. Handleiding Wet Openbaarheid van Bestuur 2.1. Algemene informatie Op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) hebben burgers toegang tot veel informatie over het bestuur van rijk, provincies en gemeenten. Belangrijk: Het uitgangspunt van de wet is dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te worden gemaakt. Op basis van de WOB kunnen burgers meer inzicht krijgen in het overheidshandelen en zo beter deelnemen aan de democratie en de overheidsbesluitvorming. De wet onderscheidt actieve en passieve openbaarheid van bestuur. In het eerste geval geeft de gemeente uit eigen beweging informatie over beleid en uitvoering, bijvoorbeeld via internet, persberichten, brochures, mededelingen in Brielle Info, etcetera. Daarnaast kunnen burgers een verzoek doen tot openbaarmaking van bepaalde overheidsinformatie: het WOB verzoek. Vooral journalisten maken van deze mogelijkheid gebruik. Dit wordt wel de passieve openbaarheid genoemd (je onderneemt namelijk pas actie als er om gevraagd wordt). De overheid hoeft niet alle informatie openbaar te maken. Uitgezonderd zijn bijvoorbeeld de inhoud van contacten tussen de Koningin en bewindslieden en bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk zijn meegedeeld. Ook mag openbaarmaking de veiligheid van de staat niet schaden of de privacy van personen aantasten. Een verzoek op grond van de WOB moet worden ingewilligd, tenzij sprake is van (één of meer van) de uitzonderingsgronden of beperkingen zoals bepaald in de artikelen 10 en 11 van de WOB. Er zijn absolute en relatieve uitzonderingsgronden. Wanneer een absolute uitzonderingsgrond van toepassing is moet het bestuursorgaan het verzoek om informatie weigeren en kan het bestuursorgaan geen eigen afweging maken. Er is sprake van een absolute uitzonderingsgrond als de gevraagde informatie: de eenheid van de Koning en ministers (de Kroon) in gevaar zou kunnen brengen. De eenheid van de Kroon komt in gevaar wanneer informatie wordt verstrekt over de inhoud van contacten tussen de Koningin en een of meer bewindslieden;» de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

9 vertrouwelijk aan de overheid verstrekte bedrijfs- en fabricagegegevens betreft. Er is sprake van bedrijfs- en fabricagegegevens als men uit die gegevens iets te weten kan komen over het productieproces, de afzet van producten of de kring van afnemers en leveranciers; bijzondere gegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens betreft. In geval van een relatieve uitzonderingsgrond moet het bestuursorgaan een bijzonder belang van de overheid afwegen tegen het algemene belang van openbaarheid. Weegt het bijzondere belang zwaarder, dan wordt openbaarmaking geweigerd. Bijzondere belangen van de overheid zijn: de Nederlandse internationale betrekkingen; financiële en economische belangen; de opsporing en vervolging van strafbare feiten; inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; het belang van de eerste kennisname van de geadresseerde; het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling. Een bestuursorgaan hoeft ook geen informatie te verschaffen uit documenten die bestemd zijn voor intern beraad, voor zover het gaat om de persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren of andere deelnemers aan dat interne beraad. Het bestuursorgaan mag dergelijke informatie overigens wel verstrekken, al dan niet geanonimiseerd, als dat in het belang van een goede democratische bestuursvoering wenselijk wordt geacht. Informatie of documenten die niet bij de gemeente berusten, hoeven niet verstrekt te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een document zich bij een ander bestuursorgaan bevindt of als de gevraagde informatie simpelweg niet bestaat. Dat laatste kan onder meer zo zijn als wordt verzocht om een overzicht te verstrekken van bepaalde gegevens, zoals de hoeveelheid afgewezen WOB-verzoeken. Als een dergelijk overzicht niet wordt bijgehouden (dus feitelijk niet bestaat), hoeft het ook niet alsnog gemaakt te worden als iemand er op basis van de WOB om verzoekt Beslistermijn De wettelijke termijn om een besluit te nemen ten aanzien van een WOB-verzoek bedraagt vier weken na de ontvangst van het verzoek. Mocht deze termijn niet haalbaar zijn, dan is het mogelijk om de beslistermijn eenmalig met vier weken te verdagen (dit geldt overigens niet als het verzoek betrekking heeft op milieu-informatie). Deze verdaging dient plaats te vinden voordat de beslistermijn is verlopen, door middel van een schriftelijk besluit van het bestuursorgaan (doorgaans het college). Een dergelijke brief kan in mandaat ondertekend worden door een afdelingshoofd. Het is van belang om tijdig te beslissen ten aanzien van een WOB-verzoek of, indien dat onverhoopt niet mogelijk is, op tijd gebruik te maken van de mogelijkheid tot verdaging. Indien te laat wordt beslist is namelijk de Wet dwangsom van toepassing, hetgeen de gemeente geld kan kosten.

10 2.3. Toelichting bijlagen Als bijlage 1 bij deze werkinstructie tref je een stroomschema aan dat helpt bij het beoordelen van een WOB verzoek. In bijlage 2 zijn de relevante wetsartikelen uit de WOB opgenomen. De meest recente versie van de WOB is hier te vinden: Bijlage 3 is een brief die als uitgangspunt kan worden gebruikt bij het nemen van een besluit ten aanzien van een WOB-verzoek Handleiding VNG De VNG heeft een zeer uitgebreide handleiding ten aanzien van de WOB opgesteld waarin veel voorbeelden en uitspraken van de rechterzijn opgenomen. Deze is via deze link te downloaden als PDF-bestand: 3. Oneigenlijk gebruik WOB Met enige regelmaat worden WO B-verzoeken ingediend waarbij het lijkt of er oneigenlijk gebruik gemaakt wordt van de WOB, vaak om geld te verdienen (combinatie WOB-verzoek met de Wet Dwangsom). Het vergroten van kennis van de WOB, het systematisch organiseren van de WOB en een goed are hief systeem en postregistratie verkleinen het risico op termijnoverschrijdingen en beperken de gevolgen van misbruik. Andere reeds toegepaste alternatieven worden hier toegelicht Afsluiting indienen elektronische weg In Brielle is het indienen van een WOB-verzoek sinds kort niet meer mogelijk. Indien een WOBverzoek ingediend wordt via fax of dient wel een verzuimherstel verstuurd te worden. Geachte heer/mevrouw, Uw op.. ontvangen elektronisch bericht voldoet niet aan de daaraan gestelde eisen. De elektronische weg is door het bestuursorgaan niet opengesteld voor WOB-verzoeken. Dit betekent, dat wij hebben besloten uw bericht met toepassing van artikel 2:15 van de Algemene Wet bestuursrecht te weigeren. Dit heeft tot gevolg, dat wij verder niets met uw bericht zullen doen. Uiteraard blijft het mogelijk dat u zich schriftelijk opnieuw tot ons wendt. Verzending van de weigering dient zo spoedig mogelijk plaats te hebben. De weigering is niet vatbaar voor bezwaar en beroep.

11 3.2. Specificeren verzoek Als het verzoek niet voldoende duidelijk is dan moet het bestuursorgaan de verzoeker zo spoedig mogelijk verzoeken om zijn verzoek te preciseren en het bestuursorgaan moet hem daarbij behulpzaam zijn. Bij een redelijk vermoeden van misbruik van de WOB kan ervoor gekozen worden algemene informatie te verstrekken en onderstaande alinea in het besluit op te nemen. Nader specificeren WOB-verzoek Indien met de nu verstrekte informatie niet voldoende uw verzoek is beantwoord, verzoeken wij u uw verzoek, mondeling op afspraak, verder te specificeren. U kunt hiervoor contact opnemen met..., telefoonnummer Procedure Een verzoek om informatie wordt ingeboekt door Interne Zaken (mails en faxen tevens in laten boeken) en gaat naarde behandelend ambtenaar. Kopie van het verzoek gaat naar bureau BOA. Mails / faxen worden binnen één week geweigerd (zie 3.1.) Afhandeling schriftelijk verzoek vindt binnen vier weken plaats (kan altijd in overleg met bureau BOA). Kopie afhandeling naar bureau BOA.