When time is the issue

Transcriptie

1 TIMEMANAGER TimePresence HR Management Aan- en afwezigheidsopvolging Projectopvolging Nacalculatie en facturatie Berekening productiviteit, rentabiliteit en efficiëntie TimeAccess Toegangscontrole TimeCalc Business intelligence driven by HR When time is the issue

2 TimeManager powered by Dot Sys Dot Sys werd opgericht in 1997 en is uitgegroeid tot een belangrijke speler op het gebied van tijdsregistratie, personeelsplanning en projectopvolging. Dankzij een voortdurende focus op innovatie, levert het bedrijf vandaag oplossingen voor zowel HR als productie. Ons klantenbestand bestaat uit een brede waaier van sectoren. Zo telt Dot Sys 800+ installaties in Europa. When Time Is the Issue Wij gaan voor de klant de tijden meten en managen met als resultaat dat kosten en toegevoegde waarde van de arbeidstijd berekend kunnen worden. Zo wordt tijd omgezet naar geld. De klant bespaart tijd, dus geld met onze TimeManager -software. TimeManager linkt een rijke functionaliteit aan een innovatief ontwerp. Gebouwd rond 4 modules geeft TimeManager op maat van de gebruiker een oplossing voor zijn tijdsprobleem. TimeManager koppelt usability aan productiviteitswinst Achter deze nieuwe, moderne oplossing voor tijdsregistratie schuilt een vooruitstrevende gebruikersgerichte visie: Taakgericht: medewerkers gebruiken TimeManager om taken uit te voeren. De software is gebouwd in termen van de taken van de gebruiker. Op maat van de individuele gebruiker: de medewerkers, de teamleader, de HR-verantwoordelijke, receptionist, enz. Ons motto hierbij is dat TimeManager de taal spreekt van de gebruiker. TimePresence Time@Work TimeAccess TimeCalc

3 Intuïtief: TimeManager is een oplossing die snel aangeleerd, begrepen en onthouden wordt. Dot Sys ontwikkelt steeds overzichtelijke en duidelijke schermen. Registratiemogelijkheden T&T PC/Tablet SMS Creatie van projecten Install: powered by Dot Sys. De oplossing is toegankelijk via het web. Uw dossier staat klaar voor gebruik. Usability: meer dan een knappe look & feel. Smartphone Hardware Registraties TIMEMANAGER Registratie Facturatie ERP Rapportage TimeManager is ontwikkeld volgens de laatste inzichten rond gebruikersinterfaces. De noden, behoeften en beperkingen van de eindgebruiker staan centraal bij het ontwerp van de software. TimeManager biedt gebruikers een waaier aan voordelen: Tijdsbesparing: het werk wordt efficiënter afgehandeld; frequente taken kunnen vlot worden uitgevoerd Sociaal secretariaat Planning Minder opleiding nodig Minder ondersteuning nodig Meer acceptatie van de toepassing Meer gebruikerstevredenheid Professionele indruk binnen uw organisatie Gebruikers maken minder fouten

4 TimePresence TimePresence Arbeidsvoorwaarden conform wetgeving, cao, arbeidsovereenkomst Met TimePresence wordt het beheren van tijden en werknemers kinderspel. Via de parametrage bepaalt HR de regels die van toepassing zijn binnen uw organisatie. Hierdoor vermijdt u routineus werk en bespaart u heel wat tijd bij de loonvoorbereiding. Uurroosters worden voorzien op basis van personen of groepen binnen de organisatie. Hebben uw medewerkers recht op toeslagen of extra premies? Ook deze berekeningen automatiseert u met TimePresence TimePresence biedt de soepelheid om een breed scala aan werkregimes op een adequate manier te beheren. Vaste roosters en variabele werktijden: beheer van kern- en glijtijden, minimale prestaties, saldi e.d. Ploegendiensten: vroeg, laat, nacht, weekendploegen, enz. U legt de werkregeling van elke medewerker vast in een cyclus van roosters. Teamleaders en medewerkers kunnen roosterwissels via de planning rechtstreeks regelen. Deeltijdregimes: u legt vast wanneer iemand niet werkt en omwille van welke reden. TimePresence berekent de juiste resultaten, zowel op gewerkte als op vrije dagen. Automatische berekeningen van toeslagen, premies, vergoedingen Premies voor onregelmatige prestaties: nachtwerk, weekend, feestdagen, Vergoedingen voor vuil en ongezond werk, wachtvergoedingen, oproepen, Berekenen van maaltijdcheques Fietsvergoedingen Via een unieke integratie met track &trace berekening van mobiliteitsvergoedingen op basis van kilometers en bedragen Overwerk en inhaalrust Wordt het overwerk berekend op dagbasis, weekbasis? Moet overwerk worden aangevraagd en/of gevalideerd? Al deze regelingen en meer worden ondersteund door Time- Presence. De omzetting van overwerk naar inhaalrust of uitbetaling kan automatisch gebeuren of na een beslissing van de HR verantwoordelijke. TimePresence

5 Management by anomalie Hoe goed uw bedrijf ook is geregeld, niet altijd alles loopt volgens de regels die u vooraf bepaald heeft. Daarom vertelt TimePresence u elke dag welke uitzonderingen uw aandacht vragen. U bepaalt zelf welke afwijkingen TimePresence moet melden. De verantwoordelijkheid voor de oplossing legt u bij degene die daarvoor het best geplaatst is. Elke verantwoordelijke krijgt daardoor een lijst van uit te voeren taken. Zo weet iedereen wat hem of haar nog te doen staat. Eens deze lijsten afgewerkt zijn, kunt u op uw beide oren slapen. Planbord op basis van drag & drop functionaliteit Loonkoppeling naar sociaal secretariaat of salarispakket TimePresence levert de berekende prestaties aan in een bestand op maat van uw sociaal secretariaat. Dot Sys maakte afspraken rond afsluiting, voorschotten, synchronisatie van verwerkte loonperiodes en realiseerde reeds tal van loonkoppelingen bij organisaties met uw sociaal secretariaat of salarispakket. TimePlan Via Timeplan kan men online een afwezigheid aanvragen. De verantwoordelijke kan op een eenvoudige manier deze afwezigheid goed of afkeuren. Dit HR selfservice loket geeft de mogelijkheid om terugkerende vragen in één oogopslag mee te geven: Hoeveel verlof heb ik nog ter mijn beschikking? Wat is de stand van mijn overuren? Wanneer hebben mijn collega s verlof zodat ik me hieraan kan aanpassen? Webgebaseerd HR service loket Meer weten? Dot Sys NV Varkensmarkt 1/3 B Boom info@dotsys.eu Tel: TimePresence

6 Tijd is geld! Maar hoeveel is hij waard? Waaraan is een werknemer bezig, hoelang, is er een overschrijding van de afgesproken tijd, welke delen van uw organisatie renderen het best, welke niet, wat is de productiviteit van iedere werknemer, worden alle gepresteerde uren wel gefactureerd, enz. Nooit was het registeren van een project vanaf de start op administratief niveau zo eenvoudig. Als u op projecten werkt, zijn dit essentiële vragen waarop u een snel en accuraat antwoord wenst te hebben. De module Time@Work biedt u de oplossing. Het is mogelijk om projecten met standaardtijden te definiëren. Productiefases in stappen, insteltijden, geproduceerde hoeveelheden en verzamelopdrachten worden tevens ondersteund. Registratie kan plaatsvinden per opdracht, waarbij tarieven aan werknemers of activiteiten gekoppeld kunnen worden. Hierdoor kunt u een overzicht van de kosten krijgen, wat een beginpunt kan zijn voor facturatie. Werknemers kunnen aan meerdere opdrachten tegelijkertijd werken. De persoon die verantwoordelijk is voor projecten, kan de actuele werksituatie bekijken met het huidige activiteiten scherm op elk gewenst moment. Het scherm laat bijvoorbeeld zien welke opdracht klaar is, of waar een probleem in het projectproces zich bevindt. Het raadplegen van deze informatie neemt slechts een paar seconden in beslag en stelt u in staat de juiste beslissingen op tijd te nemen. Koppelingen met ERP-pakketten en BI tools zorgen niet alleen voor een eenvoudiger beheer, maar ook voor uitgebreide analysemogelijkheden en vormen dus een handig managementinstrument. Denken we bijvoorbeeld maar aan gepresteerde tijden die teruggaan van Time@Work naar het ERP-pakket en gefactureerde tijden vice versa. Dit maakt het enerzijds eenvoudig voor de facturatie en anderzijds maakt het een analyse mogelijk van aanwezige, gepresteerde en gefactureerde tijden. Time@Work is er niet alleen voor de productieafdeling. Met een handige PC-applicatie of APP s die beschikbaar gesteld worden, kan een project vanaf de eerste minuut in kaart gebracht worden. Time@Work

7 Hoe werkt Registratiemogelijkheden Creatie van projecten T&T PC/Tablet SMS Smartphone Hardware Registraties Registratie Facturatie ERP Rapportage Nacalculatie op basis van voorziene, gebudgetteerde en werkelijke tijden Meer weten? Dot Sys NV Varkensmarkt 1/3 B Boom info@dotsys.eu Tel: Time@work

8 TimeAccess Alle bedrijven, klein, middelgroot of groot, hebben eigendommen die beveiligd moeten worden tegen diefstal. Ook het personeel en hun bezittingen moeten beschermd worden. Toegangscontrole biedt u de mogelijkheid om te bepalen wie er toegang heeft tot uw gebouw. Sloten en sleutels bieden de mogelijkheid om een gebouw te beveiligen. Wanneer echter sleutels zoek zijn of gestolen worden, is er het ongemak en de kost om sloten te veranderen en nieuwe sleutels uit te delen. Sleutels kunnen bovendien gekopieerd worden waardoor er nog meer veiligheidsrisico s ontstaan. Alle bedrijven, klein, middelgroot of groot, hebben eigendommen die beveiligd moeten worden tegen diefstal. Ook het personeel en hun bezittingen moeten beschermd worden. Het is gebruikelijk om in gebouwen, die door sloten en sleutels beveiligd zijn, deuren heel de dag open te laten. Hierdoor ontstaat de kans op diefstal en het opzettelijk toebrengen van schade. Elektronische toegangscontrole levert de meest efficiënte en geschikte manier om uw gebouw en bezittingen te beveiligen. Door een toegangscontrolesysteem te installeren hoeft u nooit meer sloten te vervangen. Kaarten, key s of fingerprint worden gebruikt om toegang te autoriseren tot de deuren die aangesloten zijn op het systeem. De kaarten kunnen tevens op een eenvoudige manier geblokkeerd worden in het systeem. Wanneer een toegangscontrolesysteem geïnstalleerd is, zullen alle deuren, gecontroleerd door het systeem, automatisch vergrendelen zodra ze gesloten worden. Niemand kan dan zonder een PIN code of een Proximity kaart en/of sleutel of de juiste vingerafdruk binnenkomen. Indien nodig, kunnen deuren zo geprogrammeerd worden dat zij ontgrendeld worden gedurende een voorgeprogrammeerde tijd. TimeAccess TimeAcces

9 Toegangscontrole biedt tevens een flexibele controle over de toegangsrechten van de gebruikers. Zo hebben bijvoorbeeld alle werknemers toegang tot de hoofdingang van het gebouw, maar zijn de verschillende afdelingen slechts toegankelijk voor bepaalde personen. Er kan eveneens een tijdslimiet verbonden worden aan de toegang, waardoor bepaalde gebruikers enkel op vastgestelde momenten van de dag of nacht toegang krijgen. TimeAccess biedt u een veilige, geschikte, flexibele en rendabele manier om te controleren wie er toegang heeft tot uw gebouw en wanneer de toegang verleend wordt. TimeAccess geeft organisaties de veiligheid die zij nodig hebben. Meer weten? Dot Sys NV Varkensmarkt 1/3 B Boom info@dotsys.eu Tel: TimeAcces

10 TimeCalc Business Intelligence op maat van HR. Kennis wordt vaak gezien als het tweede meest waardevolle bezit van een bedrijf (mensen als eerste). Meten is weten: TimeCalc brengt BI op niveau van uw HR-departement. Ons TimeCalc systeem biedt u een eenvoudige maar krachtige rapportage- en analysetool om tegemoet te komen aan de diverse, individuele informatievereisten van gebruikers in de gehele organisatie. TimeCalc vormt één van de 4 geïntegreerde kerncomponenten van TimeManager. Deze verzamelen gedetailleerde informatie uit regels en hiërarchieën gedefinieerd in de data- en procesmodellen. Eén enkele, consistente, gedeelde databron vervult de informatievereisten van gebruikers op elk niveau van zelfs de grootste en meest complexe organisaties ter wereld. Het resultaat hiervan is: medewerkers kunnen informatie, die relevant is voor hun specifieke werkzaamheden, definiëren en ophalen. managers kunnen alle werkzaamheden bekijken, analyseren en verslaggeven voor een ongeëvenaard inzicht in de structuur, bezigheden en prestaties van de organisatie. bedrijfsleiders hebben real-time controle over de gehele onderneming en delen altijd één enkele versie van de feiten. In plaats van rapporten op te vragen in TimeManager, zorgt TimeCalc ervoor dat de rapporten tot bij u komen. Via mail sturen we, op een door u gekozen moment, de vereiste rapporten door. TimeCalc voorziet reeds volgende standaardrapporten: laatkomers, niet opgedaagden, vergeten registraties, afwezigheden, nacalculatie van afgesloten projecten, e.a. TimeCalc TimeCalc

11 Human Performance Management Human Performance management (HPM) laat zien hoe je met mensen tot prestaties kunt komen. Dat kan door de managementcyclus zo in te richten dat de motivatie (het Willen), de competenties (het Kunnen) en de condities waaronder de prestaties geleverd kunnen worden (de Gelegenheid) optimaal gestimuleerd worden. Dat gebeurt door resultaatgerichte afspraken over concrete output te maken, het uitvoeringsproces juist te coachen en adequate beoordeling en beloning te laten volgen op hetgeen gepresteerd is. TimeCalc levert de KPI s die een HPM nodig heeft om de juiste acties te ondernemen. elk bedrijf zoekt naar manieren om zijn kostenstructuur in kaart te brengen. Via erp en crm systemen kan men de nodige informatie opvragen. De kosten worden in kaart gebracht en via de nodige rapportering worden deze beheerbaar gemaakt voor de bevoegde mensen in de organisatie. Voor vele bedrijven is personeel dan ook een grote overhead. Meestal voldoen ERP systemen niet om de kosten van personeel in kaart te brengen. Het is dan ook niet vanzelfsprekend om enkel maar het loon in rekening te brengen. Personeel geeft ook een return on investment in de vorm van prestaties die verricht worden. Het zijn net die prestaties die door TimeCalc naar voren worden gebracht.indien men enkel de gepresteerde uren gaat bekijken, krijgt men geen exact beeld van wat een werknemer teruggeeft aan de organisatie. De belangrijkste factor blijft wat werknemers precies uitvoeren tijdens de gepresteerde tijden. Hoeveel van de gepresteerde uren vormen daadwerkelijk productieve uren? Wat is de productiviteit van een persoon? En welk rendement haalt u uit deze productieve uren. Hoe efficiënt werken mensen hun projecten af t.o.v. standaardtijden die zijn gedefinieerd. Timecalc geeft u de vertaalslag tussen gepresteerde tijden en productieve uren. Op deze basis kan u een organisatie beter in kaart brengen en haalt u ook de competentie van ieder individu naar boven. Meer weten? Dot Sys NV Varkensmarkt 1/3 B Boom info@dotsys.eu Tel: TimeCalc

12 Waarom kiezen voor TimeManager van Dot Sys Jarenlange ervaring met de opbouw van de juiste expertise Functionele rijkdom van onze TimeManager, het resultaat van meer dan 20 jaar knowhow Ontwikkeld in België voor Europa Sterke referenties in alle sectoren van KMO tot multinational Geïntegreerde oplossing en sterk in integratieprocessen met partners Best practice projectaanpak. Op basis van trainingen en opleidingen voorzien wij een best practice implementatie die ervoor zorgt dat klanten selfserviced aan de slag kunnen Ervaren implementatiebegeleiders voor tijd- en projectopvolging TIMEMANAGER Correct en eenvoudig personeelsbeheer: overuren, verlofdagen, etc. Mogelijkheid tot automatische rapportages (per dag/week/maand) Geen einde van de maand stress meer (via link sociaal secretariaat) Single point of entry Meer weten? Dot Sys NV Varkensmarkt 1/3 B Boom info@dotsys.eu