Protocol overdracht van medicatiegegevens tussen ziekenhuizen, openbare apotheken en apotheekhoudende huisartsen

Transcriptie

1 Protocol overdracht van medicatiegegevens tussen ziekenhuizen, openbare apotheken en apotheekhoudende huisartsen Documentbeheer Versie Aanpassingen Datum 1.0 Totstandkoming eerste versie 19 mei 2011 protocol 2.0 Gebruik OZIS door ziekenhuizen (spoedprocedures gevolgd door 27 mei juni 2014 geplande opnames) 3.0 Bijstellen afspraken ivm migratie OZIS naar LSP 1 oktober 2015 Hoofdstuk 1. Algemeen Inleiding Sinds 2011 geldt de landelijke Richtlijn `overdracht van medicatiegegevens in de keten voor alle zorgaanbieders in Nederland. De landelijke richtlijn is opgesteld in 2008 en aanvaard door 17 beroepsgroepen en branches waaronder KNMP, NHG, LHV, NVZ, Orde en NVVA (Verenso). De richtlijn is niet vrijblijvend en maakt deel uit van de professionele standaard. Sinds 1 januari 2011 handhaaft IGZ de richtlijn als veldnorm. Sinds 1 januari 2011 is het verplicht dat er: - Bij elk contact met een voorschrijver altijd een actueel Medicatieoverzicht (AMO) beschikbaar is waarop het medisch handelen wordt gebaseerd. - Bij een (spoed)opname zo snel mogelijk maar zeker binnen 24 uur na opname, een AMO beschikbaar is. - Bij overdracht naar een volgende schakel zo snel als nodig is voor verantwoorde zorg, maar zeker binnen 24 uur na consult, het AMO beschikbaar is. Aangezien deelnemende partijen uit het Bestuurlijk Overleg Farmacie vastgesteld hebben dat de richtlijn uit 2011 met de huidige middelen niet goed uitvoerbaar is, is er 31 maart 2015 een nadere toelichting Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten vastgesteld. Deze toelichting richt zich op de gegevens die een actueel medicatie overzicht zou moeten bevatten. De richtlijn richt zich op het optimaliseren van de overdracht van medicatiegegevens met als doel het (tijdig) beschikbaar hebben van alle relevante en juiste medicatiegegevens. Deze doelstelling kan enkel gerealiseerd worden door het maken van samenwerkingsafspraken tussen zorgaanbieders uit de regio Groningen en de kop van Drenthe. Protocol Medicatieoverdracht Groningen 1

2 De Groninger Apotheken Vereniging heeft daarom in 2010 de stuurgroep Medicatieoverdracht in het leven geroepen bestaande uit vertegenwoordigers van de ziekenhuizen, poliklinische apotheken, openbare apotheken en apotheekhoudend huisartsen uit de regio Groningen en kop van Drenthe. De stuurgroep Medicatieoverdracht heeft op basis van de richtlijn Medicatieoverdracht een protocol `overdracht van medicatiegegevens tussen ziekenhuizen, openbare apotheken en apotheekhoudende huisartsen uitgewerkt met betrekking tot overdrachtsmomenten tussen zorgverleners. Het protocol heeft als doel de continuïteit van de (thuis)medicatie van de patiënt te waarborgen, rekening houdend met interventies die tijdens ziekenhuisopname of polikliniekbezoek hebben plaatsgevonden. Resultaat van deze procedure is een deugdelijk en volledig opname- en ontslagmedicatieprofiel. Het Protocol is geldig voor openbare, ziekenhuis- en poliklinische apotheken uit de provincie Groningen en de kop van Drenthe. Uitgangspunten: - De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de afspraken in dit protocol hangt af van de manier waarop de processen binnen de verschillende organisaties zijn ingericht. - Uitvoering van (een deel van) het proces kan door de ziekenhuisapotheker worden gedelegeerd naar de poliklinische apotheker. - Waar in het protocol wordt gesproken over openbaar apotheker/apotheek, kan ook apotheekhoudende huisarts/-en praktijk worden gelezen. - Implementatie van deze procedure is de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke organisaties. - Dit protocol gaat uit van het opvragen en verstrekken van medicatiegegevens met gebruik van het Landelijk Schakelpunt (LSP). - De zorgverlener is aangesloten op het LSP. - Gedurende de overgangssituatie of bij technische storing kunnen medicatiegegevens bij de eigen apotheek van de patiënt worden opgevraagd en verstrekt via de fax. De openbare apotheek kan de standaard brief (zie bijlage 1) voor het opvragen van medicatiegegevens tevens gebruiken als retourformulier. - De zorgverlener vraagt elke patiënt om toestemming voor het verstrekken van medicatiegegevens (hierna: opt-in ), legt deze toestemming vast en meldt het medicatiedossier vervolgens binnen één werkdag aan bij het LSP. Zorgverleners hebben een inspanningsverplichting om in 2015 de medicatiedossiers aan te melden. - Ook indien een patiënt geen toestemming geeft, moet de zorgverlener dit (eenmalig) vastleggen. Tevens wordt de patiënt erop gewezen dat deze zélf verantwoordelijk is om de zorgverleners te informeren over het medicatiegebruik. Het medicatieoverzicht wordt in dat geval aan de patiënt zelf meegegeven. - In het geval van de relatie patiënt-ziekenhuis wordt uitgegaan van een eenmalig toestemming voor alle behandelingen die plaatsvinden in het ziekenhuis. - De zorgverlener bevraagt het LSP bij elke verstrekking of bevraagt via de signaalfunctie. - De zorgverlener die medicatiegegevens opvraagt, verifieert deze om te komen tot een actueel medicatieoverzicht. Samenstelling stuurgroep Namens de ziekenhuisapotheken: Gea Olsder (voorzitter), René Lub, Annemarie van der Aart-van der Beek, Monique Slijfer, Jelmer Sytema en Lucia van der Veen. Namens de openbare apotheken: Ebian Brill, Jan Haanstra, Paul Haarbosch, Martin Nijland, Gera Prins, Anne de Vries Bots en Fiona Westerhof Namens de poliklinische apotheken: Trea Keizer en Annet Tonkes Namens de apotheekhoudende huisartsen: Hans Berg Namens de Groninger Apotheken Vereniging: Floortje Teeuwen Protocol Medicatieoverdracht Groningen 2

3 Definities/afkortingen: Medicatieoverzicht Actueel Medicatieoverzicht (AMO) Medicatiehistorie Medicatieverificatie LSP Opt-in CSO/SEH Registratie per patiënt met ten minste de volgende gegevens: 1) Patiëntgegevens (NAW) 2) Medicatiegegevens patiënt met een historie van tenminste drie maanden voorafgaand aan het moment van aanmaak en gebruik van dat medicatieoverzicht of zo lang nodig is voor verantwoorde zorg: Welke werkzame stof; Dosering en (indien kuur) gebruiksduur; Toedieningsvorm; Sterkte per toedieningseenheid of verpakking; Indien van toepassing: contra-indicaties, allergieen/intoleranties en ADE (ernstige bijwerkingen); Indien van toepassing: LAB waarden (indien beschikbaar en indien patiënt hiervoor toestemming heeft gegeven). Op dit moment is alleen wettelijk geregeld dat de afwijkende nierfunctiewaarden beschikbaar zijn voor voorschrijvers en apotheekhoudenden. 3) Herkomst van het medicatieoverzicht Medicatieoverzicht dat is geverifieerd met de patiënt of diens vertegenwoordiger. Medicatieoverzicht over een langere periode terug in de tijd. Vaststellen daadwerkelijk medicatiegebruik met de patiënt aan de hand van een medicatieoverzicht van de eigen apotheek. Landelijk Schakelpunt, beveiligd netwerk voor het elektronisch uitwisselen van medische gegevens met andere zorgverleners. Uitdrukkelijke toestemming van de patiënt benodigd voor het elektronisch beschikbaar stellen van (delen van) een patiëntendossier voor andere zorgverleners. Centrale Spoed Opvang / Spoedeisende Hulp is de afdeling waar alleen patiënten worden behandeld met acuut ontstane gezondheidsproblemen. Hoofdstuk 2. Opname van thuis naar ziekenhuis 1. Taken/verantwoordelijkheden De openbare apotheek heeft een inspanningsverplichting om elke patiënt om toestemming te vragen voor het verstrekken van medicatiegegevens (opt-in). Als de patiënt toestemming heeft gegeven, is de openbare apotheek verantwoordelijk voor aanmelding van het medicatiedossier op het LSP binnen één werkdag. Indien de patiënt geen toestemming geeft, wordt de patiënt erop gewezen dat deze zélf verantwoordelijk is voor het verstrekken van een actueel medicatie overzicht aan de zorgverlener. De ziekenhuisapotheek organiseert het proces zodanig dat voorafgaand aan of op de dag van opname een verificatiegesprek plaatsvindt en tenminste binnen 24 uur na opname. Protocol Medicatieoverdracht Groningen 3

4 Indien een overzicht via het LSP niet raadpleegbaar is zal de termijn van 24 uur niet altijd haalbaar zijn. In alle gevallen is de arts verantwoordelijk voor het invoeren of autoriseren van de medicatiegegevens in het EVS en het doorvoeren van wijzigingen en/of interventies. 2. Werkwijze geplande opname Voorafgaand aan de opname wordt door de ziekenhuisapotheek een overzicht van de thuismedicatie opgevraagd bij de zorgverleners van de patiënt. Opvragen / verkrijgen medicatieoverzicht o er wordt een overzicht thuismedicatie opgevraagd via het LSP bij de zorgverleners van de patiënt. o Indien via het LSP geen gegevens beschikbaar zijn dan stuurt het ziekenhuis een fax. Daarbij kunnen de volgende situaties zich voordoen: 1) Patiënt heeft geen toestemming willen geven voor het verstrekken van medicatiegegevens (dus patiënt heeft opt-in vraag met NEE beantwoord): apotheek antwoordt de fax met geen gegevens beschikbaar. Het ziekenhuis zal op basis van de door de patiënt te verstrekken gegevens, het medicatiegebruik met hem/haar bespreken. 2) Patiënt heeft nog geen toestemming gegeven/is nog niet om toestemming gevraagd: apotheek antwoordt de fax met nog geen toestemming patiënt. In de overgangssituatie naar het LSP zal het ziekenhuis de patiënt in de opnamebrief erop wijzen dat de medicatiegegevens worden opgevraagd en hij/zij hiertegen bezwaar kan maken bij de eigen apotheek. Het ziekenhuis heeft een inspanningsverplichting om namens de eigen apotheek de patiënt bij het medicatiegesprek om (schriftelijke) toestemming te vragen voor het verstrekken van medicatiegegevens. 3. Werkwijze niet geplande opname Bij spoedopnames vindt zo snel als mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur na opname medicatieverificatie plaats. Opvragen medicatieoverzicht: Indien op de spoedeisende hulp (SEH/CSO) geen apothekersassistent aanwezig is, inventariseert de arts in eerste instantie het geneesmiddelgebruik. Binnen 24 uur na opname is dit waar nodig aanvullend geverifieerd. Bij aanwezigheid van een apothekersassistent op de spoedeisende hulp (SEH/CSO) wordt door de ziekenhuisapotheek een overzicht van de thuismedicatie opgevraagd: o o o via het LSP bij de zorgverleners van de patiënt. indien een medicatieoverzicht via het LSP niet beschikbaar is en snel nodig is neemt de aanvrager telefonisch contact op met de eigen apotheek. Gedurende de overgangssituatie zal deze buiten openingstijden contact opnemen met de dienstdoende apotheek uit het cluster. Contactgegevens zijn via antwoordapparaat of site bekend. Als de patiënt expliciet heeft aangegeven óók bij spoedopname geen toestemming te verlenen, kan de apotheek alleen het bericht doorgeven dat er geen gegevens beschikbaar zijn voor het ziekenhuis. In uitzonderlijke situatie kan zorgplicht en privacy patiënt conflicteren. De apotheker dient in dit geval de afweging te maken of hij het beroepsgeheim kan schenden. Deze afweging moet altijd verklaard worden. 4. Aangepaste werkwijze in urgente situaties SEH Indien een medicatieoverzicht snel nodig is (binnen 1 uur), volgt de aanvrager de normale procedure. Indien geen gegevens beschikbaar zijn via het LSP, neemt de aanvrager telefonisch contact op met de eigen apotheek van de patiënt met de melding dat er een urgente aanvraag voor een medicatieoverzicht is. Indien de openbare apotheek de medicatiegegevens alsnog verstrekt, kan deze de standaard brief voor het opvragen van medicatiegegevens tevens gebruiken als retourformulier. Protocol Medicatieoverdracht Groningen 4

5 Hoofdstuk 3: Ontslag 1. Doel De beschreven werkwijze heeft als doel dat de kwaliteit van het ontslagmedicatieoverzicht optimaal is, met als resultaat het beschikbaar stellen van een deugdelijk en volledig medicatieoverzicht aan de openbare apotheek. De ziekenhuisapotheker is verantwoordelijk voor de organisatie van dit proces. 2. Afspraken m.b.t. werkwijze - De behandelend arts is primair aanspreekpunt voor vragen over ontslagrecepten. Uit onderzoek in de regio Groningen blijkt dat specialisten doorgaans moeilijk te bereiken zijn én dat de ziekenhuisapotheken goed geïnformeerd zijn en toegang hebben tot (achtergrond)informatie zoals ontslagbrieven. In die gevallen waarbij de medisch specialist niet bereikt kan worden, en de urgentie zodanig is dat er acuut antwoord moet komen op de vraag van de openbare apotheek, kan contact worden opgenomen met de dagapotheker van de ziekenhuisapotheek met de vraag of deze ondersteuning kan bieden om deze acute situatie op te lossen. (NB voor Refaja ziekenhuis zie toevoeging in de bijlage) - De contactgegevens van de ziekenhuisapotheken staan vermeld in bijlage 2. In enkele ziekenhuizen heeft de dienstdoende ziekenhuisapotheker buiten kantooruren geen toegang tot de gevraagde informatie; in die gevallen moet contact worden gezocht met de dienstdoende specialist. (NB voor Refaja ziekenhuis zie toevoeging in de bijlage) - Vragen van assistenten in de openbare apotheek eerst laten beoordelen door de apotheker, alvorens telefonisch contact te zoeken met ziekenhuisapotheker of specialist. - De ziekenhuizen met dezelfde ziekenhuisinformatiesystemen streven naar het afleveren van één uniform ontslagmedicatieoverzicht. - Het landelijk format medicatieoverzicht geldt als standaard voor gegevens die bij ontslag worden verstrekt aan de openbare apotheek. Zolang het technisch niet mogelijk is om alle in het format genoemde gegevens op het ontslagoverzicht te laten afdrukken, dient het ziekenhuis een medicatieoverzicht te genereren dat hier zo goed mogelijk op aansluit. - Er wordt landelijk naar gestreefd om in de loop van 2015 het LSP te voorzien van een ontslagmodule waarna het afleveren van het medicatieoverzicht via het LSP zal plaatsvinden. Hoofdstuk 4: Polikliniekbezoek 1. Afspraken m.b.t. werkwijze - De patiënt speelt een centrale rol in het verstrekken van een actueel medicatieoverzicht aan de behandelaar op de polikliniek. Hiervoor dient bewustwording bij de patiënt te worden gecreëerd middels een publiekscampagne, posters/folders op de polikliniek en informatie op de lichtkrant/folders in de openbare apotheek. Zie ook of (posters). - In de openbare apotheek moet bij het meegeven van een medicatieoverzicht aan de patiënt altijd een verificatiegesprek plaatsvinden. Omdat de specialist moet kunnen vertrouwen op de gegevens die hij van de patiënt overhandigd krijgt, dient de openbaar apotheker enkel geverifieerde medicatieoverzichten te verstrekken. - Het medicatieoverzicht bevat dezelfde gegevens en tenminste die uit bijlage 1, als het overzicht dat aan de ziekenhuisapotheek wordt verstrekt bij opname. - De voorschrijver is verantwoordelijk voor schriftelijke terugkoppeling van medicatiewijzigingen die tijdens het polikliniekbezoek hebben plaatsgevonden aan de openbare apotheek. Protocol Medicatieoverdracht Groningen 5

6 Bijlage 1: Standaardbrief voor het opvragen van medicatiegegevens gedurende de overgangssituatie en bij technische storing; tevens te gebruiken als retourformulier <NAAM en LOGO ZIEKENHUIS> <plaats en datum> Betreft: Aanvraag medicatieoverzicht aan <naam apotheek> op <datum> om <tijdstip> Geachte collega, De hierna met naam genoemde patiënt zal binnenkort een medische behandeling ondergaan in <naam ziekenhuis> bij <specialisme>. Om de behandelend arts een volledig en juist beeld te kunnen geven van de thuismedicatie, vragen wij u de volgende gegevens te faxen. Betreft uw patiënt: Naam: Geboortedatum: BSN: Adres: Telefoonnummer: Benodigde gegevens: Actueel medicatieoverzicht o Euroned/Mira: een ATC-lijst van de actuele recepten o Pharmacom: medicatiestatus o ApoSys: actueel o ProMedico: actueel medicatieoverzicht + medicijnpaspoort Medicatiehistorie van de afgelopen 6 maanden Bij u bekende contra-indicaties en allergieën Bij u bekende zelfzorgmiddelen Bij u bekende bijzonderheden zoals slikproblemen, sonde, speciale voeding, therapietrouw, etc. Verstrekte gegevens zijn bij de patiënt geverifieerd Patiënt onbekend Patiënt heeft geen medicatiehistorie Opmerkingen: Wilt u het overzicht: zo snel mogelijk faxen naar <faxnummer > vóór. faxen naar <faxnummer > Hartelijk dank voor uw medewerking. <Ziekenhuis, contactpersoon en telefoonnummer> Protocol Medicatieoverdracht Groningen 6

7 Bijlage 2: Contactgegevens ziekenhuisapotheken/poliklinische apotheken OZG, locatie Lucas te Winschoten OZG, locatie Delfzicht te Delfzijl Martini Ziekenhuis te Groningen Treant Zorggroep, locatie Refaja Stadskanaal UMCG te Groningen Wilhelmina Ziekenhuis Assen Tijdens kantooruren Buiten kantooruren (d.d. specialist) (d.d. specialist) (d.d. specialist) (zie toelichting) (d.d. specialist) (De Sprong) of (ziekenhuisapotheek, opname- en ontslagbegeleiding) of (ziekenhuisapotheek, opname- en ontslagbegeleiding) (d.d. ziekenhuisapotheker) Toelichting Refaja Stadskanaal: op werkdagen van 8.00 tot is er een Transmuraal Apotheek Service Punt (TASP) beschikbaar voor vragen over ontslagrecepten. Het TASP is vooralsnog alleen bij betrokken bij ontslagen door de vakgroepen chirurgie, orthopedie en urologie. Bij overige vakgroepen zal het TASP de vraag doorzetten naar de behandelend arts. Protocol Medicatieoverdracht Groningen 7