Verslag CoP RGS Bijeenkomst 14 maart 2017

Transcriptie

1 Verslag CoP RGS Bijeenkomst 14 maart 2017 Locatie: Coen Hagedoorn te Huizen Dank We danken Coen Hagedoorn te Huizen voor de gastvrijheid en uitmuntende organisatie. Plenair De CoP RGS is nu anderhalf jaar bezig. De behaalde resultaten zijn weergegeven in de Jaarrapportage die online op de website van de CoP RGS is te vinden ( De werkgroepensetting heeft gewerkt, maar er is behoefte ontstaan aan een werkvorm waarin meer gezamenlijk aan thema s wordt gewerkt. Vandaag is de eerste bijeenkomst in deze nieuwe setting. De CoP RGS heeft voor de lange termijn de volgende thema s geformuleerd: best practices, veranderende vraag en lerende organisatie. Er is behoefte aan een nieuwe focus voor de korte termijn (wat gaan we nu doen?) Aandachtspunten zijn: Wederzijdse verwachtingen deelnemers/regieteam Persoonlijke leerervaringen Harde deliverables Aanwezigheid bij vergaderingen Werven van nieuwe leden Opzet Gezamenlijke bijeenkomst gehele CoP RGS (22 personen aanwezig) Hoofdvraag: Waar moeten we aan werken om RGS een stap verder te brengen? Nieuwe aanpak gehanteerd Wereldcafé Vier groepen, elk met een tafel (drie werkgroepen en een werkgroep met? ) Terugblik op de concrete uitkomsten van de drie lopende werkgroepen en van de werkgroep? Pagina 1

2 Werkgroep De lerende organisatie Bertram Fonville (UMC Utrecht) De werkgroep lerende organisatie is in 2017 verder gegaan met het ontwikkelen van een RGS game (serious gaming). De conclusie van de werkgroep lerende organisatie is: Het speelveld van RGS vindt plaats in het wat. De groep heeft zich bezig gehouden met het gewenste resultaat en het proces om daar te komen. Om een breder draagvlak te creëren moet er worden gestart bij het waarom. Onderzoek wijst uit dat de 75% van de samenwerkingsverbanden stuklopen op cultuur. De focus lag naast het ontwikkelen van de game op de eigen ontwikkeling als persoon en als team in het samenwerken met elkaar. Door elkaar te leren kennen weet je iemand zijn sterke kwaliteiten en leerpunten te herkennen en te begrijpen. Samenwerken Het gaat vooral over cultuur, klantwaarden, competenties en het kennisveld verbreden. De game is een veilige manier om te proeven hoe je kunt samenwerken. Met een format op zak is er gezocht naar partners die konden begeleiden in het opzetten en uitwerken van de game. Wat zijn de volgende stappen als we het over de cultuur hebben?: Zonder vertrouwen Geen goede discussies, communicatie en confrontatie Zonder goede communicatie geen betrokkenheid Zonder betrokkenheid geen verantwoordelijkheid Zonder verantwoordelijkheid geen resultaat Hoe gaan we deze definiëren en vorm geven? Waarom missie & visie? Hoe samenwerken en cultuur? Wat leidraad e.d.? Korte samenvatting van de werksessies Wat opviel is dat er een goede sfeer was en dat iedereen zeer actief deel nam. In deze sessie was het de bedoeling om weg te blijven uit het WAT maar te gaan rondsnuffelen in het HOE we gaan samenwerken. Dat is voor de meeste deelnemers best lastig als je gewend dat de wereld zich afspeelt in dagelijkse werkzaamheden c.q. processen. De groep is aan de slag gegaan met de volgende kernwoorden. Vertrouwen Communicatie Betrokkenheid Verantwoordelijkheid Pagina 2

3 De gemene deler van de verschillende workshops: Bij de start van samenwerking wordt onvoldoende stil gestaan waar staan we als organisatie in dit proces. De meetlat hiervoor zou het INK model kunnen zijn. Het is belangrijk om vooraf de ambitie en spelregels te benoemen. Het uitvoeren van een nulmeting is belangrijk als start van de reis die partijen met elkaar gaan maken. De reis zal zeker ook niet plaats vinden zonder onderweg obstakels tegen te komen. Dat betekent dat regelmatig afstemming noodzakelijk is over de reis die we maken en de verbeterdoelen/richting in het reisplan. Wat moeten we in ieder geval organiseren om onze reis tot een succes te maken. Openheid Stip op de horizon en de weg er naar toe Plezier hebben het moet leuk zijn Nulmeting Maatwerk samenwerking Gelijkwaardigheid Veilige omgeving Werkgroep Best practices Didier Martens (Hemubo) Stelling 1: RGS kan niet half - half. Of de gehele organisatie (aannemer en opdrachtgever) gaat om, of de organisatie blijft traditioneel. Met deze stelling waren evenveel deelnemers het eens als oneens. De tafelgasten die aangeven dat RGS niet half kan, zijn voornamelijk van opdrachtgevende kant. Aan de aannemende kant bestaat meer het besef dat bedrijfsprocessen gecontinueerd dienen te worden en dat het daarom een te grote impact heeft om traditioneel werk de rug toe te keren. Tevens wordt aangegeven dat bedrijven met een bepaalde minimale schaalgrootte prima deels traditioneel en deels RGS kunnen werken omdat processen gescheiden kunnen worden. Stelling 2 was: RGS is enkel een verkoop tool voor een aannemer om binnen te komen bij een opdrachtgever. Het merendeel van de tafelgasten geeft aan het hier mee oneens te zijn. Als argument geldt dat een aannemer direct door de mand valt wanneer zij dit wel doen. Opvallend hierin is dat er een aannemer bij zit die grif toegeeft dat RGS werk hem te doen was uit wil van de klant; Als mijn opdrachtgever het niet had gewild, was ik er nooit aan begonnen. Hij geeft aan blij te zijn met de continuering die RGS gebracht heeft maar dat het voor zijn bedrijf nog niet winstgevend is door de investering die gedaan is om RGS te implementeren. Pagina 3

4 Stelling 3 was: RGS levert geen winst op in Tijd, Geld en Kwaliteit ten opzichte van traditioneel werken. Gelukkig zijn alle tafelgasten het oneens met de stelling en levert RGS wel degelijk winst op. Opvallend in deze stelling is dat deelnemers aangeven dat het werk op zichzelf niet goedkoper wordt. De financiële winst moet vooral gezocht moet worden in terugdringen van bedrijfslasten doordat hetzelfde werk door minder mensen wordt gedaan. Harde cijfers kan niemand leveren. Ook in uitvoeringstijd wordt winst geboekt door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Over kwaliteit van het geleverde werk worden geen harde uitspraken gedaan. Werkgroep Andere vraagstelling Annelies Tigelaar (Patina Dakdenkers) Na een rommelige start in 2016 heeft de werkgroep een structuur gevonden die goed werkt; het verbeterbord. Hierop is de missie en visie van de werkgroep ingekleurd: We willen inzicht/tools verkrijgen en ontwikkelen voor de bouwstenen van het bouwen van een RGS fabriek. Dit inzicht moet ieder persoonlijk helpen in de eigen werkzaamheden. Wij proberen, inzicht en antwoorden te krijgen op: 1. Gezamenlijk vragen, welke spelen in de markt ten aanzien van de bouwstenen, af te pellen tot de kern, te beantwoorden en deze om te buigen naar handvatten voor de RGS fabriek. 2. Inzicht in de markt, in welke mate is de veranderende vraag (om vanuit een RGS fabriek te werken) actueel en op welk niveau? 3. Aansluiten op bij wat ieder persoonlijk wil leren en wil leren om in de eigen werkzaamheden te kunnen toepassen. En de daarbij behorende speerpunten: 1. Een overzicht hebben van de succesfactoren 2. Een marktanalyse van RGS- projecten en -gebruikers beschikbaar hebben 3. Een overzicht hebben van de leerdoelen Door middel van de interventiemethode behandelt de werkgroep sinds september 2016 elke keer een vraag van een van de deelnemers (speerpunt 1). Door deze methode toe te passen krijgt de vragensteller handvatten om weer verder te kunnen met de aanpak van de vraag. Per februari 2017 zijn rondom speerpunt 2 stagiaires (Sjoerd en Eelco) van de Hogeschool Utrecht onder begeleiding van Van Wijk een RGS-onderzoek aan het uitvoeren. Hiervoor vragen de stagiaires om interviews te kunnen houden bij de deelnemende CoP RGS partijen. Graag via Sharon Clarke of Ellert Janssen aangeven als je dit wilt. Speerpunt 3 is opgehaald in De werkgroep heeeft inzichtelijk wat iedereen persoonlijk en zakelijk komt halen en brengen. De vraag aan de stamtafel is de volgende geweest voor de groepen: Sluit deze insteek aan bij de markt? Wat voor wens/idee/gevoel heb je hierbij? Pagina 4

5 De sessies waren zeer vruchtbaar en uiteindelijk zijn hieruit de vier belangrijkste zaken gehaald: 1. Hoe creëren we zelf de veranderende vraag 2. Hoe ontsluiten we de latente (vraag) behoefte 3. Hoe definieer je de win-win binnen de samenwerking ook in hoog conjunctuur; zonder te (ver) oordelen maar vast te stellen / hoe kom je uit het systeem en ontsluit je het verbeterpotentieel? 4. Hoe verbind je je aan de juiste RGS partner binnen een EU-aanbesteding selectie? Daarnaast is duidelijk geworden dat de interventiemethode wordt gedragen door de meeste deelnemers. Van de vier punten worden nummer 1 en 2 in de volgende CoP RGS bijeenkomst op 2 mei verder uitgewerkt. Werkgroep? Levien de Jager (LEVIEN) Aan de tafel met het vraagteken is gesproken over ideeën, nieuwe kansen, wat er wordt gemist en waar er behoefte aan is. Dit in het kader van RGS. Er zijn 4 groepen van ca. 5 mensen aan tafel gaan zitten om hierover te spreken. De eerste groep heeft de focus op RGS als samenwerkingsmodel. Zij menen dat er zat modellen zijn. En dat we nog steeds op zoek zijn naar wijzen van samenwerken. Het idee is dat de crux zit in het begrip achter de modellen. Dat er een wederkerigheid zit tussen elkaar begrijpen en de modellen die dat moeten ondersteunen. Dat in samenwerkingen een oplossing gezocht wordt in de structuur en regels zonder dat men samen heeft stil gestaan bij de bedoeling. De behoefte is geuit dat er onderzoek gedaan moet worden naar wat van belang is om samenwerking tot stand te brengen. Wat zijn de succesfactoren om efficiënt en effectief te werken aan de klantwens (bedrijfsdoelen). Daarnaast kwam de volgende vraag naar boven: Hoe maak je helder over welk onderdeel de partner de verantwoordelijkheid pakt om bij te dragen aan het realiseren van de klantwens. Om steeds effectiever en efficiënter te werken is het van belang te weten welke elementen bepalend zijn voor succes en zal dit ook gemeten moeten worden om te weten wat het verbeterpotentieel is. De tweede groep gaat hier in verder en geeft aan dat het kennisniveau van opdrachtgevers en opdrachtnemers verschilt waardoor er miscommunicatie ontstaat over wat de bedoeling is. De oplossingsrichting die bedacht is, is een flexibel format waarin in beeld gebracht kan worden hoe partijen denken en welke (maatwerk) aanpak daar het beste bij past. Daarbij is aangegeven dat ieder onderhoudsbedrijf zelf wel zo iets heeft en dat de uitdaging vooral zit in de omgang met verschillen in mindset. Hoe krijg je een zelfde uitgangspositie? Deze groep was ook benieuwd naar de positie van de bewoner bij RGS, hoe participeert deze en hoe betrekken we de leverancier en subcontractors. Kortom hoe vullen we de keten vanuit de klantbehoefte? En de groep kwam met het voorstel om te gaan benchmarken en bijvoorbeeld gelijke prijzen te hanteren. Hierbij is de uitdaging benoemd dat klant verrast moet blijven worden met een continu betere prestatie (prijs/kwaliteit). Pagina 5

6 De derde groep concentreerde zich op de toepassing van systeemdenken in RGS. Hoe kun je de totale vastgoedketen van klant tot klant slimmer vormgeven? Hoe ontdek je het verbeterpotentieel? Hun voorstel was om een proces analyse controle lijst te ontwikkelen waarmee dit inzichtelijk gemaakt kan worden. Daarnaast gaf deze groep aan dat de werkwijze van deze dag iets is om vaker te doen. De vierde groep sluit zich hierbij aan en geeft aan dat zij naast deze werkwijze enkele elementen uit de gebruikelijke werkwijze wil mee nemen, zoals intervisie en het verbeterbord. Deze groep ziet een verbeterkans in het thema wederzijds vertrouwen, en vraagt zich af hoe je wederzijds begrip kunt kweken? Dit sluit aan bij de behoefte van groep 1. Verder is de behoefte geuit meer kennis te ontwikkelen over hoe je de vastgoedonderhoud keten het beste kan vormen/vullen. En hoe kan de CoP daarin een platform c.q. netwerk zijn? Samenvattend: Uitkomsten van de vier werkgroepsessies Door middel van stickeren is een keuze gemaakt voor de drie aandachtspunten voor de plenaire bijeenkomst van 2 mei: Succesfactoren van samenwerken in beeld brengen Ambitie formuleren op basis van nulmeting de weg ernaartoe Hoe creëren we zelf de veranderende vraag en hoe ontsluiten we de latente behoefte? Pagina 6