Stein 16 april 2002 Gemeenteblad Afdeling A 2002, no. 57 Agendapunt 5 Bijlagen - Vaststelling van de nota vaste activa. Inleiding

Transcriptie

1 Stein 16 april 2002 Gemeenteblad Afdeling A 2002, no. 57 Agendapunt 5 Bijlagen - Aan Betreft De Raad Vaststelling van de nota vaste activa. Inleiding De doelstellingen van de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95) zijn belichaamd in artikel 3: ''de gemeenterekening dient volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht te geven dat een verantwoord oordeel over de financiële positie en over de baten en lasten van de gemeente kan worden gevormd''. De inzichteis is het overheersende criterium voor de kwaliteit van de financiële verslaggeving van gemeenten. De inzichteis is ook neergelegd in het Burgerlijk Wetboek 2 (BW2) Titel 9. Rekening houdend met de algemeen aanvaarde kwaliteitseisen van informatie is als uitgangspunt voor het vormgeven van de CV95 expliciet voor de in BW2 vastgelegde voorschriften gekozen, omdat die het best aansluiten op de doelstellingen daarvan. In de CV95 zijn echter ook voorschriften opgenomen die afwijken van BW2. Deze afwijkingen worden ingegeven door de 'eigenheid van de gemeente'. De CV95 geven daaraan deels zelf invulling door in enkele voorschriften een verslaggevingpraktijk te sanctioneren die afwijkt van soortgelijke in BW2 opgenomen bepalingen. Het karakter van de gemeente als inkomstenbestedende en veeldoelenhuishouding brengt met zich mee dat soms keuzes worden gemaakt die wellicht volgens bedrijfseconomische theorieën niet verantwoord zijn, maar politiek-bestuurlijk noodzakelijk worden geacht. De financiële verslaggeving van gemeenten wordt beïnvloed door het specifieke karakter daarvan. Aan de ene kant betekent dit dat de inzichteis wordt uitgebreid met een component die wordt aangeduid als 'de eigenheid van de gemeente'. Aan de andere kant betekent dit dat niet alle in BW2 opgenomen algemeen aanvaarde bedrijfseconomische normen en beginselen van financiële verslaggeving kunnen worden toegepast. De 'eigenheid van de gemeente' refereert aan een door gemeenten zoveel mogelijk uniform toegepaste wijze van verslaggeving. Deze 'general practice' zou door de regelgever gecodificeerd moeten zijn in eenduidig te interpreteren verslaggevingvoorschriften. De opbouw van deze nota is als volgt: 1. Begripsbepaling 2. Beleid waardering en presentatie vaste activa 3. Afwijkingen CV95 en BW2 4. Waarderingsgrondslagen 5. Afschrijving vaste activa 6. Stille reserves 7. Aanbevelingen 8. Tot slot 1. Begripsbepaling 1

2 Wanneer uitgaven betrekking hebben op meerdere toekomstige jaren, worden ze in nagenoeg alle gevallen boekhoudkundig geactiveerd (op de balans geplaatst) en vervolgens afgeschreven (ten laste van de exploitatie gebracht) over de gebruiksduur. Wij spreken hier van vaste activa. Op deze manier vindt in de jaarlijkse verantwoordingen een confrontatie (matching) plaats van de kosten met de bijbehorende baten. Deze toerekening is kenmerkend voor het stelsel van baten en lasten. De lasten worden daarmee gepresenteerd in dezelfde periode als de samenhangende baten zich voordoen. De baten zullen bij de gemeente veelal niet financieel zijn, maar vooral het gebruik voor/door de samenleving betreffen. De lasten worden daarmee toegerekend aan de nuttige periode. Onder vaste activa worden dus verstaan activa die bestemd zijn om de uitoefening van de werkzaamheden van de gemeente duurzaam te dienen. Van een vast actief is dus sprake indien het actief langer benodigd is dan voor het leveren van een enkel goed of het verrichten van een enkele dienst. Indien het actief niet langer dan een jaar wordt benut, wordt dit niet als een vast maar als een vlottend actief geclassificeerd en niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht. De CV95 schrijven dat de vaste activa worden onderscheiden in immateriële vaste activa, materiele vaste activa, financiële vaste activa en geactiveerde tekorten. Materiele vaste activa zijn activa die stoffelijk van aard zijn. Onder de financiële vaste activa worden begrepen deelnemingen en vorderingen op deelnemingen, overige effecten, verstrekte langlopende leningen (bijv. aan woningcorporaties) en overige vorderingen. Immateriële vaste activa zijn vaste activa die niet stoffelijk van aard zijn en evenmin onder de financiële vaste activa kunnen worden begrepen, bijvoorbeeld bijdragen in activa van derden. 2. Beleid waardering en presentatie vaste activa Het beleid betreffende de waardering van vaste activa is een afgeleide van het investeringsbeleid. Het ontbreken van beleid voor de waardering en presentatie van vaste activa kan tot gevolg hebben dat onvoldoende consistent met herkennings-, waarderings-, en presentatievraagstukken wordt omgegaan. Het is daarom aan te bevelen het beleid met betrekking tot vaste activa expliciet te formuleren en aan te geven hoe met de verschillen tussen CV95 en BW2 wordt omgegaan. Dit is niet alleen in het belang voor het inzicht dat de jaarrekening dient te geven, maar het is ook van wezenlijke betekenis voor het budgettaire beleid van de gemeente voor de korte en de lange termijn. Als doelstelling van het bepalen van beleid kunnen worden genoemd: - Het voorzien in een eenduidige consistente handelswijze. - Inzicht verkrijgen in de reële kapitaalslasten. 2

3 - Het voorkomen van schoksgewijze tariefsverhogingen bij vervanging. - Het beperken van continuïteitsrisico's. - Het bevorderen van het inzicht in de vermogenspositie. - Inzichtelijk maken van het budgettaire beslag van de investeringen op de gemeentelijke middelen. Ook de omvang en het financiële belang van de vaste activa maken het noodzakelijk om te komen tot een geformaliseerd beleid. De boekwaarde van de vaste activa (exclusief financiële vaste activa) bedraagt per 31 december 2000 circa 32 miljoen. Dit is circa 56% van het balanstotaal. De hiermee gepaard gaande afschrijvingen over 2000 bedroegen circa 1,9 miljoen. De totale kapitaalslasten (rente plus afschrijving) hiervan bedroegen over 2000 circa 2,3 miljoen. 3. Afwijkingen CV95 en BW2 Bij de aspecten van de verslaggeving met betrekking tot de vaste activa kunnen twee invalshoeken gekozen worden, te weten: 1. Verslaggeving op basis van analoge toepassing van in het Burgerlijk Wetboek 2 (BW2), Titel 9 vastgelegde algemeen aanvaarde bedrijfseconomische grondslagen voor verslaggeving. 2. Toepassing van het concept van de 'eigenheid van de gemeente', waarbij de verslaggeving is ingegeven door specifieke (de gemeenten eigen) aspecten. Toepassing van dit concept kan leiden tot een van BW2 afwijkende verslaggeving. Een door een gemeente gevolgde, van algemeen aanvaarde bedrijfseconomische verslaggevingsgrondslagen afwijkende, wijze van verslaggeving kan tegemoet komen aan de doelstellingen van de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95), indien de consequenties van die handelswijze maar voldoende inzichtelijk aan de gebruikers worden getoond. Gemeenten die het concept van de eigenheid willen toepassen zijn genoodzaakt additionele informatie in de jaarrekening op te nemen om aan de inzichteis (art. 3) van de CV95 te kunnen voldoen. Met betrekking tot de vaste activa volgen hierna enkele afwijkingen tussen de CV95 en BW2. In de CV is de mogelijkheid gecreëerd de waarderingsgrondslag bruto of netto toe te passen. Bij de nettovariant worden ontvangen subsidies en/of bestemmingsreserves in mindering gebracht op de werkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Op dit lagere bedrag worden de afschrijvingen gebaseerd (CV95, nota van toelichting). De brutovariant verschaft een beter inzicht. In het bedrijfsleven komt de vermindering in verband met bestemmingsreserves niet voor. In tegenstelling tot wat van toepassing is voor het bedrijfsleven is in de CV95 besloten het activeren van tekorten niet te verbieden. Wel verdient het aanbeveling tekorten meteen ten laste van het eigen vermogen te brengen. Indien dit niet gebeurt en de tekorten worden geactiveerd is de gemeente verplicht deze tekorten afzonderlijk zichtbaar te maken op de balans (CV95, nota van toelichting). In het bedrijfsleven zijn de materiele vaste activa in eigendom van derden als categorie voor immateriële vaste activa niet toegestaan. Voor gemeente wordt in de CV95 deze 3

4 categorie wel toegestaan. Niettemin verdient het volgens de CV95 aanbeveling de bijdragen aan materiele vaste activa van derden direct ten laste van het resultaat of van het eigen vermogen te brengen (CV95, nota van toelichting). Onze gemeente heeft voor circa 7,6 miljoen bijdragen in activa van derden. Deze hebben voornamelijk betrekking op bouw en verbouw van schoolgebouwen ten behoeve van het bijzonder onderwijs. De juridische eigendom van de gebouwen ligt bij de schoolbesturen. Als de school niet meer voor onderwijsdoelstellingen gebruikt wordt, wordt de school eigendom van de gemeente. Deze bijdragen in activa van derden kunnen geactiveerd blijven en afgeschreven worden gedurende de periode dat deze nut afwerpen. De CV95 schrijven voor dat in de toelichting op de balans de stille reserves van nietbedrijfsgebonden activa, die op het moment van aanbieden van de jaarrekening bekend zijn, opgenomen worden. Niet-bedrijfsgebonden wil zeggen niet noodzakelijk voor de normale bedrijfsuitoefening. Onder een stille reserve wordt verstaan het verschil tussen de actuele (werkelijke) waarde en de boekwaarde, waarbij de eerste materieel hoger uitvalt dan de tweede. Een soortgelijk voorschrift ontbreekt in BW2. Als waarderingsgrondslag is volgens de CV95 alleen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs mogelijk. In BW2 is ook de actuele waarde toegestaan. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt in beginsel jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Resultaatafhankelijke extra-afschrijvingen zijn in tegenstelling tot BW2 mogelijk (art. 59, lid 2). Deze extra-afschrijvingen passen weliswaar niet in het stelsel van baten en lasten, maar mogen worden verricht indien hieraan een duidelijke, gemotiveerde democratische besluitvorming vooraf is gegaan. Voor de als immateriële vaste activa opgenomen kosten van het sluiten van geldleningen en disagio is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. De overige immateriële vaste activa worden afgeschreven in ten hoogste tien jaar (BW2 5 jaar). Van deze maximale afschrijvingsduur mag slechts worden afgeweken indien het materiele vaste activa van derden betreft en het nuttigheidscriterium dit rechtvaardigt. In tegenstelling tot BW2 is er in de CV95 geen bepaling die toestaat dat posten die voor het inzicht in de jaarrekening niet van betekenis zijn niet worden geactiveerd. In de praktijk kan dit betekenen dat bij een gebrek aan begrotingsruimte gemeenten ertoe overgaan ook uitgaven met een duurzaam nut, maar van beperkte omvang, te activeren en af te schrijven. Conform algemeen aanvaarde bedrijfseconomische beginselen is het activeren van geringe bedragen niet gebruikelijk. Deze bedragen zijn voor het inzicht in de financiële positie van ondergeschikte betekenis. Het veelvuldig activeren vertroebelt het inzicht. Bovendien nemen als gevolg van deze handelwijze de administratieve handelingen toe. 4

5 4. Waarderingsgrondslagen De CV95 schrijven de verkrijgings- of vervaardigingsprijs voor als waarderingsgrondslag. Bij de waardering van de vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is. Tekorten die zich voordoen in de sfeer van bouwgrondexploitaties worden niet geactiveerd doch zo mogelijk gedekt uit de grondreserves of, indien deze niet toereikend zijn uit de algemene reserve, al of niet via de exploitatierekening. Kapitaalgoederen die ontstaan door de grondexploitatie (infrastructuur, riolering e.d.) worden in de grondprijs doorberekend en verdwijnen zo in de grondexploitatie. Het betreft hier uitgaven voor de aanleg van wegen, verlichting, riolering, groenvoorziening e.d. Bedacht dient te worden dat deze infrastructurele voorzieningen eigendom van de gemeente zijn en blijven. Voorts is de gemeente verantwoordelijk voor het onderhoud ervan. Door het niet activeren van deze zaken biedt de jaarrekening van de gemeente onvoldoende inzicht in de financiële positie. Voorts kan onvoldoende verband gelegd worden tussen de kosten en de vermogensbestanddelen die deze kosten veroorzaken. Het terugdraaien van de tot nu toe gehanteerde handelwijze is een aanzienlijke administratieve klus. Gezien het feit dat er nog slechts twee complexen zijn waar dit probleem speelt (Sanderboutlaan en Elserveld) wordt voorgesteld de tot nu toe gehanteerde handelwijze te continueren. Wel dienen in het kader van de nota reserve- en voorzieningenbeleid de hier bedoelde kapitaalgoederen in kaart gebracht te worden, De CV95 staan toe bijdragen aan activa die eigendom zijn van derden te activeren als immaterieel vast actief. Het betreft dan veelal bijdragen voor investeringsuitgaven van scholen, verenigingen en instellingen. Activering wekt de indruk dat sprake is van een vermogensbestanddeel. Het is in feite te beschouwen als een uitgave die nut heeft voor meerdere jaren. Met name voor wat betreft de scholen geldt dit. Bepaalde uitgaven kunnen worden gezien als een vooruitbetaalde subsidie. Derhalve is het goed verdedigbaar om de tot nu toe gevolgde handelswijze te handhaven. Voor de berekening van de vervaardigings- en of verkrijgingsprijs van een actief dient een toerekening te worden gemaakt van de hieraan bestede (interne) personeelskosten (direct en indirect). Deze personeelskosten moeten dus worden geactiveerd. Deze kosten hebben vooral betrekking op de voorbereiding, begeleiding en toezicht op de realisering van de activa. Bij een jaarlijks gelijkblijvend investeringsniveau heeft de activering van deze interne kosten geen budgettaire consequenties. Echter een structureel lager investeringsniveau betekent dat minder van deze (interne) kosten kunnen worden geactiveerd. Deze komen dan dus direct ten laste van de exploitatierekening en hebben dus direct invloed op de beschikbare exploitatiebudgetten. Met een teruglopend investeringsniveau dient bij de planning rekening te worden gehouden door bijv. minder inhuur van derden i.v.m. de inzet van 'vrijkomende' eigen mensen. Ook indien er geen rendabele investeringen meer zijn (bouwgrondexploitaties) en de uren toegerekend worden aan onrendabele investeringen brengt dit hogere kapitaalslasten met zich mee. 5

6 Momenteel worden bij de gemeente Stein alleen interne uren toegeschreven aan wegen en rioleringen. Aan andere investeringen niet. Hier kan dus gesproken worden van voorzichtig beleid. Voorgesteld wordt om aan alle grotere investeringen uren toe te rekenen. Hierbij is bijvoorbeeld te denken aan de sporthal en aan gebouwen Groenewald. Dus uren toerekenen aan zowel rendabele als aan onrendabele investeringen. Activa die hun tastbare vorm (stoffelijkheid) hebben verloren en/of geen toekomstig nut meer hebben bij de uitoefening van de gemeentelijke taken dienen te worden afgewaardeerd. Dit moet in feite gebeuren via afboeking ten laste van de exploitatie op het moment dat dit zich manifesteert. Een mogelijkheid is ook om de afwaardering op te nemen op de balans als geactiveerde tekorten. De CV95 laten deze mogelijkheid open. De maximale afschrijvingstermijn is daarvoor 10 jaar. Indien dit korter is dan de oorspronkelijke afschrijvingsduur betekent dit dus extra budgettaire druk voor de gemeente. Conform algemeen aanvaarde bedrijfseconomische beginselen is het activeren van geringe bedragen niet gebruikelijk. Het veelvuldig toepassen daarvan vertroebelt het inzicht op de balans. Overigens zijn deze bedragen voor het inzicht in de financiële positie van ondergeschikte betekenis. Activering van geringe bedragen draagt niet bij tot de leesbaarheid van de verslaggevingstukken. Dat er geen dekking in de exploitatie tegenover staat mag geen argument zijn om de kosten te activeren. Logisch gevolg van het invoeren van een minimumbedrag voor investeringen is dat minder zal worden geactiveerd. Hierdoor treedt er een verschuiving op binnen de exploitatie van kapitaallasten naar 'normale' lasten. Het budgettaire effect hiervan is nog moeilijk in te schatten. In de komende jaren zal dit in elk geval nadelig zijn omdat dergelijke activa direct ten laste van de exploitatie komen terwijl er nog afschrijvingen plaatsvinden ten laste van de exploitatie van soortgelijke activa die in het verleden nog wel geactiveerd zijn. Een gekozen methodiek moet stelselmatig worden gehanteerd en de keuze kan niet per investeringsobject worden gemaakt. Bruto- versus nettomethode Bij de waardering zijn zowel de bruto- als de nettomethode toegestaan. Bij de nettovariant worden ontvangen subsidies en/of bestemmingsreserves in mindering gebracht op de werkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Op dit lagere bedrag worden de afschrijvingen gebaseerd. Door de aanwending van reserves ter compensatie van investeringsuitgaven worden de kapitaallasten in de exploitatie op een lager niveau gebracht. Hierdoor wordt ruimte gecreëerd voor nieuw beleid of lastenverlaging. Deze handelswijze heeft tot gevolg dat de exploitatierekening geen goede weergave biedt van de met de activiteiten samenhangende kosten. Voorts wordt niet gereserveerd voor vervangingsinvesteringen. Tot slot wordt geen inzicht in de financiële positie geboden, omdat toepassing van deze vorm van deze nettomethode tot gevolg heeft dat diverse vermogensbestanddelen in het geheel niet op de balans verschijnen. Toepassing van de nettomethode maakt de jaarrekening/begroting onvoldoende doorzichtig hetgeen afbreuk doet aan de functie daarvan. Daardoor bestaat onvoldoende inzicht in de financiële positie en daarmee in de financiële soliditeit van de gemeente. Door het niet activeren van (onrendabele) investeringen, die overigens voor de inwoners wel over meerdere jaren nut afwerpen, worden de afschrijvingslasten tot een te laag bedrag 6

7 berekend, waardoor onvoldoende budgetruimte aanwezig kan zijn voor vervangingsinvesteringen. Voorts bestaat het gevaar dat de kosten van diensten, waartoe deze investeringen worden aangewend, onjuist berekend worden hetgeen gevolgen heeft voor de tariefstelling. Voordelen brutomethode: Beter inzicht in de werkelijke baten en lasten. "Signaalfunctie: het laten zien dat de lasten van de activa doorgaan en dat de baten eindig zijn. De continuïteit van de activa die anders uit het gezichtsveld dreigt te verdwijnen wordt systematisch en volledig zichtbaar gemaakt. Op activa die door toepassing van de nettomethode niet zijn geactiveerd wordt immers niet afgeschreven. Bij noodzakelijke vervanging kan blijken dat er geen financiële ruimte is om de nieuwe kapitaalslasten op te vangen. Vergelijking van kapitaalslasten tussen gemeenten onderling is beter mogelijk. Het financiële beeld wordt niet vertroebeld door extra afschrijvingen. De integrale kostenverbijzondering wordt verbeterd. Nadelen brutomethode: Meer administratieve handelingen Het gevaar dat de (als tegenhanger van de afschrijving bestemde) reserves gezien worden als vrij besteedbaar voor andere doelen. Bij de nettomethode kunnen er kapitaaluitgaven met een negatieve boekwaarde ontstaan. Dit is het geval als er ontvangen bijdragen zijn ontvangen terwijl de investering nog niet (geheel) is gerealiseerd. Hierdoor wordt de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de balans beperkt. Om aan dit bezwaar tegemoet te komen kan het negatieve bedrag als vooruitontvangen bijdrage (credit) op de balans opgenomen worden. Wij stellen hantering van de brutomethode voor. Overigens is in het verleden door de gemeente Stein ook voor deze methode gekozen doch is hier in de praktijk regelmatig van afgeweken. De brutomethode dient consequent te worden toegepast. 5. Afschrijving vaste activa De afschrijvingstermijnen moeten afgestemd zijn op de gebruiksduur van het betrokken actief. Hierbij komen de termen technische of verwachte levensduur, verwachte toekomstige gebruiksduur en verwachte nuttigheidsduur naar voren. Een afschrijvingsmethode op basis van annuïteiten is bedrijfseconomisch alleen aanvaardbaar indien de jaarlijkse afschrijvingsbedragen in verhouding staan tot de jaarlijkse waardevermindering van het actief. Dit is voor nagenoeg geen actief van toepassing. Derhalve wordt voorgesteld om niet af te schrijven volgens de annuïtaire methode maar volgens de lineaire methode. Grond is niet aan slijtage onderhevig. Derhalve wordt op grond niet afgeschreven. 7

8 Het hanteren van onjuiste afschrijvingstermijnen, dan wel het ten onrechte afschrijven op een niet slijtend actief (gronden) leidt tot een onjuiste presentatie van de met de activiteiten van de gemeente samenhangende werkelijke kosten. Bij extra afschrijvingen dient onderscheid gemaakt te worden tussen extra afschrijvingen als gevolg van nieuwe inzichten in de toekomstige gebruiksduur en resultaatafhankelijke extra afschrijvingen. Het is niet toegestaan om afschrijvingen achterwege te laten op grond van de overweging dat de waarde is gestegen. Indien de verwachting van de totale gebruiksduur in de loop van de tijd wijzigingen ondergaat, dienen nieuwe afschrijvingsbedragen te worden vastgesteld. Bij verlenging van de gebruiksduur dient het bedrag waarmee de som van de reeds verrichte afschrijvingen kan worden verlaagd: - hetzij ten gunste van de exploitatie komen in de periode waarin de langere gebruiksduur wordt geconstateerd, - hetzij te leiden tot een verlaging van de afschrijvingen over elk jaar van de resterende gebruiksduur. Bij verkorting van de gebruiksduur dient aanvulling van de te lage som van de afschrijvingen (inhaalafschrijving) ten laste van de exploitatie te komen in de periode waarin de kortere gebruiksduur is geconstateerd. Indien investeringen uit meerdere objecten bestaan met een verschillende levensduur dient hiermee rekening te worden gehouden. Een gekozen methodiek moet stelselmatig worden gehanteerd en de keuze kan niet per investeringsobject worden gemaakt. 6. Stille reserves Een aspect dat verder in het kader van de doelstelling van de CV95 van belang wordt geacht is het verstrekken van informatie over stille reserves van niet-bedrijfsgebonden activa. Onder een stille reserve wordt verstaan het verschil tussen de actuele (werkelijke) waarde en de boekwaarde, waarbij de eerste materieel hoger uitvalt dan de tweede. Onder nietbedrijfsgebonden activa worden activa niet voor de openbare dienst bestemd verstaan, bijvoorbeeld landbouwgronden zonder een nadere bestemming. 7. Aanbevelingen Onderstaand volgen aanbevelingen voor het toe te passen beleid met betrekking tot de vaste activa: De vaste activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor de berekening van de vervaardigings- en of verkrijgingsprijs van een actief wordt een toerekening gemaakt van personeelskosten (direct en indirect). Deze kosten worden dus geactiveerd. Deze personeelskosten hebben vooral betrekking op de voorbereiding, begeleiding en toezicht op de realisatie van de activa. 8

9 Of activering plaats moet vinden van rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief wordt besteed ('rente tijdens de bouw') zal nog bestudeerd worden. Overigens gebeurt dit bij bouwgrondexploitaties al. Materiele vaste activa van geringe waarde (kleiner dan ) worden niet geactiveerd maar in het jaar van aankoop als kosten ten laste van de exploitatie verantwoord. Momenteel wordt hiervoor een bedrag van (ƒ ) gehanteerd. Deze grens is echter niet consequent toegepast. Bij aanwending van reserves en subsidies ed. ter dekking van de kapitaallasten wordt de brutomethode gehanteerd. Nagegaan moet worden welke bedrijfsgebonden activa (activa die t.z.t. vervangen moeten worden) in gebruik zijn die geen boekwaarde meer hebben hetzij door algehele afschrijving hetzij door dekking middels subsidies ed. of reserves. Hiervan komen geen kapitaalslasten meer ten laste van de exploitatie. Indien deze vervangen moeten worden en er geen dekking meer plaats vindt door middel van bijdragen van derden of reserves betekent dit dus een additionele druk (kapitaalslasten) in de exploitatie. Aangegeven moet worden wat de budgettaire consequenties zijn bij de vervanging. Onder meer dient hierbij aandacht besteed te worden aan activa die gedekt zijn door middel van bouwgrondexploitaties. Via de uitvoering van de acties van de nota reserve- en voorzieningenbeleid wordt hier al aandacht aan besteed. Bij de waardering van de vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. Uiteraard dienen activa die niet meer bestaan geheel afgewaardeerd te worden. Tekorten worden in principe direct ten laste van de exploitatie gebracht. Het betreft veelal geen door de gemeente beheerde middelen die de gemeente in staat stellen in de toekomst voordelen te creëren. Bestaande geactiveerde tekorten/verliezen worden geïnventariseerd en hiervoor wordt een dekkingsplan opgesteld. Overigens is met het activeren van tekorten in de gemeente Stein prudent omgegaan. Renovatie/groot onderhoud wordt slechts geactiveerd indien dit tot een waardeverhoging (hogere gebruikswaarde) en/of een verlenging van de gebruiksduur van het actief leidt. Alsdan wordt de afschrijvingstermijn aangepast. Ergo, kosten van normaal groot onderhoud worden direct ten laste van de exploitatie of een voorziening gebracht. De beheersplannen dienen inzicht te geven in het uit te voeren groot onderhoud. Bezien zal moeten worden of en zo ja hoe dergelijke activeringen uit het verleden gecorrigeerd worden. Een mogelijkheid is om deze te beschouwen als geactiveerde tekorten en af te schrijven in een periode van 10 jaar. Bedrijfseconomisch verantwoord is echter om deze direct af te boeken ten laste van de exploitatie of de reserves. Bijdragen in activa van derden worden geactiveerd en op de balans opgenomen onder de rubriek 'immateriële vaste activa'. Immateriële activa worden in principe afgeschreven in ten hoogste 10 jaar. Voor de als immateriële vaste activa opgenomen kosten van het sluiten van geldleningen en disagio is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan de looptijd van de nieuwe (vervangende) 9

10 geldlening. Indien het immaterieel vast actief betrekking heeft op vaste activa die eigendom van derden zijn geldt het nuttigheidscriterium. Indien investeringen uit meerdere objecten bestaan met een verschillende levensduur wordt hiermee rekening gehouden. Afschrijving vindt plaats op basis van de geschatte levensduur volgens de lineaire methode. In dit kader dient er nagegaan te worden of er eventuele vergoedingen tegenover bepaalde investeringen staan die op basis van annuïteiten uitgekeerd worden. Afschrijving vindt plaats naar tijdsgelang. Dus vanaf het moment van ingebruikname. Rente wordt berekend vanaf het moment van investeren. Begrotingstechnisch is met ingang van 2001 voor rente het investeringsmoment gesteld op 1 juli, derhalve een half jaar rente ten laste van de exploitatie. Conform de handelswijze bij personele lasten wordt vanaf 2002 tijdens het begrotingsjaar het systeem van onderuitputting toegepast bij niet of later dan voorzien realiseren van investeringen. Indien een investering uitgesteld wordt kan de onderuitputting alleen worden aangewend voor incidentele zaken. Indien een investering in het geheel niet doorgaat ontstaat structurele ruimte. De afschrijvingstermijnen worden in principe gehanteerd conform bijlage 1. Indien er geen economische redenen voor aanwezig zijn worden er geen extra afschrijvingen toegepast. Momenteel worden meerdere jaarkredieten geraamd voor investeringen die over de jaren heenlopen. Dit brengt veel administratief werk met zich mee. Er wordt vanaf 2003 nog maar één totaalkrediet per investering opgenomen, ook al strekt de investering zich over meerdere jaren uit. Een gekozen methodiek moet stelselmatig worden gehanteerd en de keuze kan niet per investeringsobject worden gemaakt. 8. Tot slot Nagaan dient te worden wat de consequenties van een en ander zijn voor de balanspositie en de exploitatie. In een plan van aanpak dient de invoering te worden aangeven. Financiële onderbouwing Op basis van deze nota zullen we de financiële gevolgen inzichtelijk maken en u de noodzakelijke voorstellen voorleggen. Voorstel Voorgesteld wordt de nota vaste activa vast te stellen en te hanteren als kader voor te voeren (financieel) beleid. 10

11 De Secretaris, De Voorzitter, drs. S.G.F. Heijing mr. E.W.M. Meijer Dict. HR 11