De RVC aanvraag in BOVO-digitaal

Transcriptie

1 De RVC aanvraag in BOVO-digitaal Handleiding voor gebruikers en accordeurs PrO- en LWOO-vestigingen Regio Haaglanden December 2009 Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Blz 1 Afspraken met de RVC 1 2 KP: RVC aanvraag Iconen, knoppen en tegels Selecteren leerlingen RVC aanvraag Invullen RVC aanvraag Vaststellen LA (Leerachterstanden) Algemene gegevens leerling Herkomst Leerlinggegevens (CAP, LA, SEM) Motivering Zienswijze Verzending RVC aanvraag Bijlagen aanwezig Aanvraag gereed melden Accorderen Versturen Status aanvraag Wat te doen bij storingen bij het verzenden Afdrukvoorbeeld Opslaan 13 3 Overige handelingen Contactpersoon RVC aanvraag Voorkeursinstrumenten voor onderzoek Leerachterstand Aanmaken en muteren onderzoekers CAP/SEM Opvoeren en overzicht leerlingen: spijtoptant of vreemdeling 17 4 Vaak gebruikte begrippen en afkortingen 18 5 Handige adressen 18

3 1 Afspraken met de RVC Algemeen: In BOVO-digitaal is een module opgenomen om de RVC-aanvraag voor een PrO- of LWOO-beschikking digitaal te regelen. Dat houdt in dat er een digitale koppeling is tussen de software van BOVO-digitaal en de RVC. Er hoeft daarom geen papieren aanvraag voor de basisschoolverlaters meer ingediend te worden. Voor leerlingen die in de huidige brugklas zitten, gaat de aanvraag nog wel via een papieren versie. - De RVC hoeft geen papieren onderwijskundig rapport meer te hebben want dat gaat via BOVOdigitaal. - De RVC hoeft geen informatieblad van het Drempelonderzoek te ontvangen. Uiteraard dient de RVC wel te beschikken over: - de profielbladen van intelligentieonderzoek - bij eventuele sociaal-emotionele testen: de profielbladen én een schriftelijk oordeel van de bevoegd orthopedagoog/psycholoog - het LVS van de leerling. (De PO-school heeft deze al naar de VO-school gestuurd in BOVO-digitaal). - Bij PrO-leerlingen: het formulier Zienswijze voor RVC-VO Haaglanden. Dit formulier moet ingevuld en ondertekend zijn door de wettelijke vertegenwoordiger, daarna worden gescand en als bijlage worden toegevoegd. Intelligentieonderzoeken 1. NDT/ NIO afgenomen door het HCO Het profielblad van NIO en NDT wordt via BOVO-digitaal doorgestuurd. Dit geldt alleen voor de leerlingen die door het HCO getest zijn. 2. Eigen afname NIO/ of NDT of andere intelligentieonderzoeken Wanneer het intelligentieonderzoek niet door het HCO is afgenomen of er testen zijn afgenomen door een andere psycholoog, zult u de profielbladen moeten scannen en digitaal aan het dossier toevoegen. In sommige gevallen hebben de PO-scholen dit al gedaan. Sociaal-emotionele testen 1. Profielbladen SEM-testen Alle profielbladen van testen op sociaal-emotioneel gebied moeten worden gescand en in BOVOdigitaal meegezonden. 2. Verklaring van de psycholoog De bevoegd psycholoog/orthopedagoog dient zijn/haar visie te geven op de testresultaten van de afgenomen sociaal- emotionele testen. Ook deze visie dient in BOVO-digitaal te worden bijgevoegd. Motivering Er dient een correcte motivering te worden ingevuld in het aanvraagformulier. De RVC zal er scherp op toezien of dit naar behoren is ingevuld. Ook in het OKR zal de PO-school een goede motivering moeten invullen. LET OP: De VO-school dient van ALLE afgenomen testen (bijv. door een psycholoog) het origineel in bezit te hebben (in het leerlingdossier) in verband met de accountantscontrole. De afgenomen testen moeten zijn door het ministerie van OCW (COTAN) zijn goedgekeurd. De Lijst te gebruiken instrumenten bij indicatiestelling LWOO en PRO staat gepubliceerd op onze website: en op onder het menu Handleidingen. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 1

4 2 KP: RVC aanvraag Let op: ALLEEN scholen die bij de RVC bekend zijn, krijgen in het hoofdmenu KP: RVC aanvraag te zien! Klik op KP: RVC aanvraag. 2.1 Iconen, knoppen en tegels Onderstaande iconen, knoppen en tegels kunt u tegenkomen: toevoegen verwijderen wijzigen afdrukvoorbeeld van de RVC aanvraag status van de aanvraag bekijken Opslaan invoer van gegevens niet juist. Aanklikken voor de informatie # achter de naam van een leerling: door uzelf opgevoerde leerling informatie is beschikbaar, informatie is opgeslagen of handeling is uitgevoerd informatie is niet beschikbaar, informatie is nog niet opgeslagen of handeling is nog niet uitgevoerd De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 2

5 Opslaan Annuleren Pagina opslaan Alles opslaan en naar menu Leerlingen tonen PO-waarden Sla de ingevulde gegevens op. Stop de huidige actie zonder gegevens op te slaan. Gegevens die al eerder zijn opgeslagen blijven behouden. Alleen de gegevens van deze pagina worden opgeslagen. Alle gegevens worden opgeslagen en terug naar menu. De daarboven aangegeven selectie van leerlingen wordt getoond. De gegevens van het OKR worden overgenomen. 2.2 Selecteren leerlingen RVC aanvraag Klik op: Selecteren leerlingen RVC aanvraag. Op dit scherm kunt u de leerlingen selecteren, waarvoor u een RVC aanvraag wilt indienen. Dat kan voor LWOO en voor PrO. Het is belangrijk het juiste bolletje aan te vinken, omdat de inhoud van de aanvraag verschillend is. Leerlingen waarvoor u geen aanvraag indient laat u op Geen staan. Klik vervolgens op Alles opslaan en naar menu. 2.3 Invullen RVC aanvraag Klik op: Invullen RVC aanvraag. U komt nu op een scherm met in eerste instantie rode (en later groene) tegels. Door te klikken op de tegels kunt u de RVC aanvraag gaan invullen Vaststellen LA (Leerachterstanden) Klik op: Vaststellen LA. Op dit scherm worden de gegevens met betrekking tot de leerachterstanden vastgelegd. U kunt hierbij gebruik maken van de LA-gegevens van de PO-school, maar er kan ook gekozen worden voor invoer door u zelf. Een en ander wordt aan de hand van twee voorbeelden op de volgende pagina duidelijk gemaakt De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 3

6 Voorbeeld 1 Hieronder ziet u dat de LA-gegevens zijn ingevuld door het PO (= resultaten PO ). Om deze gegevens naar de RVC te sturen, dient u onderaan in het scherm PO te selecteren. Alle gegevens van het PO worden in dit voorbeeld doorgestuurd naar de RVC. Voorbeeld 2 Mocht het zo zijn dat de V(s)O school zelf nog testen afneemt bij de desbetreffende leerling, dan kunt u bij resultaten VO de toetsgegevens invoeren. Ook wanneer u de LA-gegevens NIET digitaal heeft ontvangen van de PO-school, dan kunt u hier de zelf de toetsgegevens invoeren. Vergeet NIET de button VO aan te klikken bij de desbetreffende test! In voorbeeld 2 heeft het VO een andere test gedaan dan het PO voor Technisch Lezen. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 4

7 Voer de onderzoeksdatum, de RS (= Ruwe Score) en het instrument bij het betreffende onderzoek in. Vink de juiste bolletjes aan onderaan de pagina. Klik op Bereken om te berekenen wat de DLE, DL en LA % is. Klik op Opslaan/Volgende of Opslaan/Uit RVC aanvraag om de gegevens op te slaan Algemene gegevens leerling Heeft u bij hfdst op Opslaan/Volgende geklikt, dan komt u automatisch op het scherm Algemene gegevens. Bent u uit de RVC-aanvraag geweest, klik dan op de tegel Leerling. Het volgende scherm verschijnt: Hier kunt u gegevens controleren, aanvullen of wijzigen. Controleer altijd de gegevens! Klik op Opslaan/Volgende of Opslaan/Uit RVC aanvraag Herkomst Heeft u bij hfdst op Opslaan/Volgende geklikt, dan komt u automatisch op het scherm Algemene gegevens school van herkomst. Bent u uit de RVC-aanvraag geweest, klik dan op de tegel Herkomst. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 5

8 Op deze pagina treft u de gegevens van de herkomstschool van de leerling aan én de gegevens met betrekking tot de nationaliteit. Meestal zijn de gegevens al gevuld, maar het is verstandig dit ALTIJD te controleren. Vul of wijzig de gegevens zo nodig. Klik op Opslaan/Volgende of Opslaan/Uit RVC aanvraag Leerlinggegevens Heeft u bij hfdst op Opslaan/Volgende geklikt, dan komt u automatisch op het scherm Leerlinggegevens. Bent u uit de RVC-aanvraag geweest, klik dan op de tegel Leerlinggegevens. C1 De cognitieve gegevens van de leerling: Door te klikken op de button PO-waarden verschijnen de gegevens uit het OKR van de PO-school. Mochten deze gegevens niet via het OKR bekend zijn of is er aanvullend onderzoek gedaan, dan kunt u de gegevens ook zelf invoeren. C2 De didactische gegevens van de leerling Deze gegevens worden automatisch gevuld, wanneer u de eerste tegel Vaststellen LA heeft opgeslagen. C3 De sociaal-emotionele gegevens van de leerling Ook hier kunnen de gegevens worden gevuld vanuit het OKR door te klikken op de button PO-waarden, maar zijn de gegevens ook te vullen door de VO-school zelf. Klik op Opslaan/Volgende of Opslaan/Uit RVC aanvraag. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 6

9 2.3.5 Motivering Heeft u bij hfdst op Opslaan/Volgende geklikt, dan komt u automatisch op het scherm Motivering van de aanvraag PrO of LWOO. Bent u uit de RVC-aanvraag geweest, klik dan op de tegel Motivering. De RVC-VO merkt dat sommige scholen nog moeite hebben met de motivering bij LWOO/PRO. De motivering is een belangrijk onderdeel van het aanmeldingsformulier. De wetgever stelt dat de RVC-VO haar beschikking als eerste baseert op het door het bevoegd gezag gegeven motivering, die gebaseerd is op gegevens uit het onderwijskundig rapport. Relevante gegevens dienen in de motivering te worden opgenomen. Het is onvoldoende om slechts te motiveren dat de leerling aan de criteria voldoet! Op basis van de zorggeschiedenis moet aantoonbaar worden gemaakt dat de leerling altijd al een zorgleerling geweest is en nog steeds is. Het is de taak van de RVC-VO kritisch naar deze motivering te kijken. Bij de aanvraag voor praktijkonderwijs moet het duidelijk worden waarom de leerling niet in staat wordt geacht een startkwalificatie te behalen. In het aanvraagformulier vraagt de RVC-VO om twee motiveringen: 1. De reden van aanmelding (D1). Dit onderdeel wordt voor alle leerlingen ingevuld. Hier wordt een samenvatting van de problematiek gegeven en een mogelijke verklaring. Er worden redenen aangegeven waarom de leerling in aanmerking komt voor extra zorg. 2. De keuze voor LWOO of praktijkonderwijs (D2): In een aantal gevallen is er sprake van beleidsruimte voor de RVC. Dit doet zich voor bij leerlingen met een totaal IQ in het grensvlak van 75 t/m 80. In dit overgangsgebied kan de keuze gemaakt worden voor zowel LWOO of praktijkonderwijs. Hier moet geformuleerd worden welke argumenten aan de keuze voor LWOO of PrO ten grondslag ligt. Verder komt het voor dat het niveau van de leerachterstanden en het IQ van elkaar verschillen. Het IQ wijst bijvoorbeeld op LWOO en de leerachterstanden op PrO. Ook dan dient de keuze voor de aanvraag hier onderbouwd te worden. Let op: vink aan als - de leerling een totaal IQ heeft tussen 75 t/m 80 en/of - er sprake is van tegenstrijdige criteria. Onderstaande tekstvakken verschijnen. Vul hier uw motivering in. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 7

10 Klik op Opslaan/Volgende of Opslaan/Uit RVC aanvraag. Voorbeelden motivering LWOO of PrO: Aanvraag IQ test IQ score LA TL LA BL LA SP LA Rek. PrO WISC III 76 0,596 0,519 0,404 0,462 Motivering: heeft t.g.v. matige verstandelijke capaciteiten, leerachterstanden veel behoefte aan individuele begeleiding. Hij is overbeweeglijk en heeft veel sturing nodig. Hij heeft moeite om voor zichzelf op te komen en dwaalt met zijn gedachten regelmatig af. In het Praktijkonderwijs kan hij zich het best verder ontwikkelen. Waarom LWOO/PrO:. heeft t.g.v. matige verstandelijke capaciteiten, leerachterstanden veel behoefte aan individuele begeleiding. Hij is overbeweeglijk en heeft veel sturing nodig. Hij heeft moeite om voor zichzelf op te komen en dwaalt met zijn gedachten regelmatig af. In het Praktijkonderwijs kan hij zich het best verder ontwikkelen. Komt van Rec 4 school, behoefte aan kleine schoolsetting geeft de doorslag voor Praktijkonderwijs. Aanvraag IQ test IQ score LA TL LA BL LA SP LA Rek. LWOO WISC III 82 0,3 0 0,5 0,7 Motivering: is een meisje dat uit huis geplaatst is. Ze vertoont meeloopgedrag, gaat mee in negatief gedrag van anderen. Ze is heel sfeer gevoelig, wordt bij drukte brutaler en heeft duidelijke grenzen nodig. Ze is heel onzeker, faalangstig, korte termijngeheugen is slecht. Daarom heeft ze een veilige, kleine leeromgeving nodig. Ze is heel sociaal. Ze heeft geen rem. Heeft veel herhaling nodig en persoonlijke ondersteuning. Tevens heeft..schoolangst en is verzuim een groot probleem. Waarom LWOO/PrO: De grote leerachterstanden worden veroorzaakt door het grote verzuim van. Haar IQ rechtvaardigt een plaats in het LWOO en als ze op school komt, moet zij de BBL aankunnen. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 8

11 2.3.6 Zienswijze Wanneer een aanvraag tot indicatiestelling voor praktijkonderwijs bij de RVC-VO wordt ingediend is een getekende zienswijze van de ouders verplicht. Op dit moment ontvangt de RVC-VO in de meeste gevallen een digitale zienswijze (dus geen gescande). Zij kan de handtekening van de ouders niet controleren en kan geen kennis nemen van een eventuele toelichting van de ouders. De RVC-VO accepteert alleen een getekende zienswijze. De praktijkschool dient de getekende zienswijze van de ouders te scannen en als PDF-bestand aan het onderwijskundig rapport toe te voegen. Het formulier waar de handtekening van de ouders op moet komen te staan is te downloaden op en is in te vinden onder het menu Handleidingen. Het formulier staat natuurlijk ook binnen het dossier van het desbetreffende kind op BOVO-digitaal, zoals u hieronder ziet. Dit scherm alleen invullen wanneer het een Pro aanvraag betreft! Klik op Opslaan. 2.4 Verzending RVC aanvraag De vakken die groen zijn, zijn nu ingevuld. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie 1.0 9

12 2.4.1 Bijlagen aanwezig Klik op de rode tegel Bijlagen aanwezig. Onderaan staan de bijlagen die al door de PO-school zijn aangeleverd. Achter de bijlagen geeft u aan bij welk onderdeel de bijlage hoort. Door het vinkje te zetten verschijnt de bijlage bij het betreffende onderdeel. U kunt de bijlagen eventueel eerst inkijken door te klikken op de naam van de bijlagen. * OKR-doc = Onderwijskundig rapport Mocht u zelf nog (ontbrekende) bijlagen willen toevoegen, dan klikt u op. Door te klikken op Bladeren kunt u het bestand zoeken in uw PC of Netwerk, klik vervolgens op Toevoegen. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

13 De bijlage verschijnt nu in de lijst Type bijlage en bestandsnaam. U dient nog wel aan te vinken bij welk onderdeel de bijlage hoort. LET OP: Er is beperkte opslagruimte. Onderaan het scherm ziet u hoeveel Kb er gebruikt is. De totale opslagcapaciteit is 4096 Kb. Onderstaande bijlagen dienen ALTIJD te worden toegevoegd: - Het Onderwijskundig Rapport - De onderzoeksrapporten van het intelligentieonderzoek - Het LVS-overzicht van de PO-school - Indien afgenomen: de profielbladen van het Drempelonderzoek - Bij een PrO-aanvraag: de getekende zienswijze Bij een LWOO-aanvraag: - Wanneer van toepassing: de onderzoeksrapporten van het sociaal-emotioneel onderzoek bestaande uit de profielbladen én de verklaring van de bevoegd psycholoog/orthopedagoog. De psycholoog/orthopedagoog dient zijn/haar visie te geven op de testresultaten van de afgenomen sociaal-emotionele testen. Klik op terug. U komt weer op Invullen RVC aanvraag. Het blokje Bijlage aanwezig is nu groen. Klik op: Gereed gemeld Aanvraag gereed melden Als de aanvraag gereed gemeld kan worden voor de accordeur, klik dan op Ja en Opslaan. In de groene blokjes staan zwarte kruisjes. U kunt nu niets meer veranderen in de aanvraag. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

14 2.4.3 Accorderen Klik op: Accorderen. De accordeur (één door de beheerder aangestelde gebruiker) moet de aanvraag accorderen. Na het accorderen kan de aanvraag verstuurd worden. Klik op Ja en op Opslaan Versturen Klik op: Versturen. Klik op Ja en op Opslaan. U krijgt een melding: U dient altijd de status van verzending te controleren (na het versturen) via Status aanvraag Nadat u op (het vergrootglas) heeft geklikt, komt u in het statusoverzicht van de RVC aanvraag. Hierin kunt u het traject volgen van de aanvraag. Voorbeelden van reacties van de RVC aanvraag status: De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

15 Achter de naam van de leerling in het tegeloverzicht van de RVC aanvraag wordt de status in het kort weergegeven. Wanneer een positieve beschikking wordt afgegeven zal dit in de status en achter de naam zichtbaar zijn Wat te doen bij storingen bij het verzenden Bij het verzenden van de RVC-aanvraag wordt er vanuit de software van BOVO-digitaal contact gemaakt met de applicatie van de RVC. Dat is een complexe digitale handeling, die nauw luistert. Soms kan er met het verzenden wel eens iets mis gaan. In de status is dan veelal te lezen dat de RVC aanmelding NIET succesvol is verstuurd. Soms helpt het om nog eens te versturen. Mocht ook deze tweede poging mislukken, neem dan contact op met de helpdesk van BOVO-digitaal: Afdrukvoorbeeld Om zeker te zijn of u de gegevens volledig verstuurd naar de RVC, klikt u op afdrukvoorbeeld:. De aanvraag is in PDF te bekijken en af te drukken Opslaan Ook kan het document van de RVC aanvraag en de bijbehorende bijlagen opgeslagen worden op de harde schijf. Klik op het icoon. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

16 Klik op: Opslaan RVC aanvraag en bijlagen. Klik op: Opslaan. Klik op: Opslaan. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

17 Ga naar de map waar de aanvraag is opgeslagen (In dit geval BOVO map groep 8). Het document is gecomprimeerd (ZIP). Klik dubbel op de gecomprimeerde map. De map heet: annie_rvc_ (geb dat). Klik dubbel op annie_rvc_ Alle bestanden worden nu uitgepakt (zie hieronder). De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

18 3 Overige Handelingen 3.1 Contactpersoon RVC aanvraag Ga terug naar KP: RVC aanvraag. Klik op: Contactpersoon RVC aanvraag. Vul hier de contactpersoon van de VO-school in. Deze contactpersoon moet bekend zijn bij RVC-VO Haaglanden. Het is raadzaam om bij een nieuwe contactpersoon altijd eerst contact te zoeken met de RVC. Klik op: Opslaan. 3.2 Voorkeursinstrumenten voor onderzoek Leerachterstand Ga terug naar KP: RVC aanvraag. Klik op: Voorkeursinstrumenten voor onderzoek leerachterstand. Het kan voorkomen dat de VO-school zelf nog testen afneemt bij een leerling. In dit menu kan ingevuld worden welke 4 testen per onderdeel regelmatig gebruikt worden. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

19 Als u de selectie gemaakt heeft en later de testgegevens invult in de digitale RVC aanvraag, zult u zien dat de geselecteerde testen bovenin het rolmenu staan. Dat betekent dat u minder hoeft te zoeken en te scrollen. Klik op: Opslaan. 3.3 Aanmaken en muteren onderzoekers CAP/SEM Ga terug naar KP: RVC aanvraag. Klik op: Aanmaken en muteren onderzoekers CAP/SEM. Indien de leerling op het VO getest wordt moeten hier de gegevens van de onderzoeker ingevuld worden. In de digitale RVC aanvraag wordt hierom gevraagd. Let op: alleen nodig om in te vullen als de leerling op VO getest wordt! Voor het toevoegen van een onderzoeker klikt u op: gegevens in.. U komt dan in onderstaand scherm. Vul de Klik op: Opslaan. 3.4 Opvoeren en overzicht leerlingen: spijtoptant of vreemdeling Momenteel werkt deze functie niet correct. Met RVC-VO Haaglanden is afgesproken, dat voor spijtoptanten (huidige brugklasleerlingen, waarvoor nog geen aanvraag is ingediend) de aanvraag nog via de ouderwetse papieren versie wordt aangevraagd. De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie

20 4 Vaak gebruikte begrippen en afkortingen BaO = basisonderwijs BJZ = bureau jeugdzorg BOVO = basisonderwijs voortgezet onderwijs BD = BOVO-digitaal CAP = capaciteitenonderzoek (IQ) CVI = commissie van indicatiestelling HAVO = hoger algemeen voortgezet onderwijs IB = intern begeleider IQ = intelligentie quotiënt JF = jeugdformaat LAT = leerachterstandentest LGF = leerling gebonden financiering Loting = In het geval van te veel aanmeldingen zal de V(s)O school aangeven op welke transparante wijze de leerlingen wel of niet geplaatst wordt. LP = leerplicht LPA = leerplichtambtenaar LWOO = leerwegondersteunend onderwijs OKR = onderwijskundig rapport PCL = permanente commissie leerlingenzorg PCL-VO = permanente commissie leerlingenzorg voortgezet onderwijs (= adviserend, advies is niet bindend) PO = primair onderwijs (= BaO + SBaO) PrO = praktijkonderwijs REC = regionaal expertise centrum RVC = regionale verwijzingscommissie SBaO = speciaal basisonderwijs SEM = sociaal emotioneel SMW = schoolmaatschappelijk werk SO = speciaal onderwijs SWVZHW = samenwerkingsverband Zuid Holland West V(s)O = voortgezet (speciaal) onderwijs VMBO = Voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs VWO = voorbereidend wetenschappelijk onderwijs - gymnasium > alle vakken + Grieks en/of Latijn - Atheneum > alle vakken -/- klassieke talen WEC = Wet op de Expertise Centra ZAT = zorgadviesteam ZMLK = zeer moeilijk lerende kinderen ZMOK = zeer moeilijk opvoedbare kinderen 5 Handige adressen Voor vragen over: de RVC & BOVO-digitaal: helpdesk@bovodigitaal.nl Voor vragen over: de RVC (inhoudelijk): bureau@rvcvohaaglanden.nl De RVC aanvraag in BOVO-digitaal. Handleiding , versie