Begeleidingssysteem STARS

Transcriptie

1 Begeleidingssysteem STARS Handleiding voor de leidinggevende Inhoud A. Waar vind je het starsprogramma? p.2 B. Inloggen in het systeem p.2 C. Startmenu voor leidinggevende p.3 D. Schema tweejaarlijkse begeleidingscyclus p 3. E. Opmaken of wijzigen persoonlijk actieplan 1. Wat is een persoonlijk actieplan p.4 2. Wanneer een plannings- en opvolgingsgesprek houden? p.4 3. Keuze medewerker p.5 4. Checken gegevens over medewerker en cyclus p.6 5. Resultaatsgebieden / taakafspraken o Taakafspraken resultaatsgebieden functiebeschrijving p.6 o Taakafspraken persoonlijke ontwikkeling p.7 6. Competenties p.8 o Rangschikking competenties p.8 o Vragen mbt competenties p.8 7. Vragen persoonlijke ontwikkeling en loopbaan p.9 8. Vormingsbehoeften p.9 9. Bewaren van het persoonlijk actieplan p Het actieplan uitprinten p Ondertekenen en goedkeuren van het actieplan p.11 F. Historiek van actieplannen 1. Opbouw historiek van actieplannen p Raadplegen historiek van actieplannen p.12 G. Opmaken van de beoordeling 1. Wanneer dient de evaluatie opgemaakt? p Keuze medewerker p Identificatiegegevens en type begeleidingscyclus p Vastlegging eindresultaat p Handtekening beoordelaars p Datum gesprek en handtekening medewerker p Opmaken motivering beoordeling a. Stap 1 : Beoordeling van de resultaatsgebieden p.15 b. Stap 2 : Beoordeling van de competenties p.16 c. Stap 3 : Samenvattend besluit p Opmerkingen geformuleerd door de medewerker p Tussentijds bewaren opgemaakte beoordeling p Uitprinten beoordeling p Doorsturen beoordeling naar 2 e beoordelaar p Definitief goedkeuren beoordeling p.19 H. Historiek beoordeling p.20 I. Overzicht begeleidingscyclus p Stand van zaken leidinggevende 2. Stand van zaken leidinggevenden van de leidinggevende J. Je paswoord wijzigen p.22 K. Info p.22 Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

2 A. WAAR VIND JE HET STARSPROGRAMMA? Via homepagina intranet : o Personeelsinfo Stars of o Toepassingen Personeel toepassingen Stars Je komt op het inlogscherm van het STARS-programma: Hoe een snelkoppeling maken (zo kan je snel vanuit je bureaublad naar het programma!): o Rechtsklikken op inlogscherm o Snelkoppeling maken o Bureaublad openen o Nieuwe icoon opzoeken en eventueel naam ervan wijzigen via rechtsklikken op icoon B. INLOGGEN IN HET SYSTEEM Gebruikersnaam en paswoord invullen o Gebruikersnaam = Familienaam, spatie, Voornaam. Bij intypen zijn spaties en hoofdletters belangrijk. Voorbeeld: Alleman Anton o Het paswoord krijg je van de dienst personeelszaken. Nog geen paswoord of niet meer gekend? Is altijd op te vragen bij Sabrina Rys (050/630209) of Fanny Van de Genachte (050/630169) o Er is een afzonderlijk paswoord als leidinggevende en als medewerker. (Leidinggevenden hebben dus twee paswoorden nodig) o Het paswoord wordt door het systeem gegenereerd, maar kan door de gebruiker aangepast worden (zie hiervoor het hoofdstuk Je paswoord wijzigen ). Als je zowel een paswoord als leidinggevende en als medewerker hebt, let er dan op dat je verschillende paswoorden gebruikt. Druk op knop inloggen Je komt op de startmenu voor de leidinggevende Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

3 C. STARTMENU VOOR LEIDINGGEVENDE D. SCHEMA TWEEJAARLIJKSE BEGELEIDINGSCYCLUS Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

4 E. OPMAAK OF WIJZIGEN PERSOONLIJK ACTIEPLAN 1/ WAT IS EEN PERSOONLIJK ACTIEPLAN? Een persoonlijk actieplan geeft weer wat de medewerker moet doen en waar hij speciaal op moet letten binnen een afgebakende periode. Het bepaalt ook waarop de medewerker beoordeeld zal worden over een bepaalde periode. De basis voor het persoonlijk actieplan is de functiebeschrijving van de medewerker. Deze basis wordt éénmalig, bij de indiensttreding of wijziging van functie, door de dienst personeelszaken klaargezet in het starsprogramma. Een persoonlijk actieplan is een groeidocument en wordt aangevuld naar aanleiding van elk planningsgesprek of een opvolgingsgesprek met de medewerker tijdens een begeleidingscyclus. Een planningsgesprek is een gesprek waarin je met de medewerker afstemt wat hij moet doen, wat er van hem verwacht wordt. Een opvolgingsgesprek is een gesprek waarin je het functioneren van de medewerker en de gemaakte afspraken opvolgt. 2/WANNEER EEN PLANNINGS- EN OPVOLGINGSGESPREK HOUDEN? Periodieke begeleidingscyclus van 2 jaar Planningsgesprek Voor C-, D- en E-niveau : In principe geen planningsgesprek in periodiek cyclus, behalve als : - evaluatie was ongunstig, - evaluatie was gunstig, maar voldoende - het nuttig is om het actieplan verder af te stemmen op het functioneren van de medewerker Voor A-, B- en C4-niveau : altijd een planningsgesprek. Als actieplan wordt aangevuld dan best vóór 30 juni van het eerste jaar! Opvolgingsgesprek Minstens één opvolgingsgesprek halverwege de tweejaarlijkse cyclus. Dit is de periode vanaf begin november van het eerste jaar tot eind februari van het tweede jaar van de periodieke cyclus. Specifieke Begeleidingscycli Mentorschap Tijdens proefperiode met oog op vaste benoeming (= resterend deel na mentorschap) Tijdelijk contract (resterend deel na mentorschap) Tijdelijk contract zonder mentorschap (bijv. 2 e jaarcontract) Planningsgesprek Tegen eind eerste maand in dienst het persoonlijk actieplan bevestigen of aanvullen in fase planning Is in kader van mentorschap gebeurd Na afsluiten mentorschap hoeft er geen planningsgesprek meer in resterende proefperiode Is in kader van mentorschap gebeurd Na afsluiten mentorschap hoeft er geen planningsgesprek meer in resterende proefperiode Voor C-, D- en E-niveau : In principe geen planningsgesprek nodig, behalve als : - evaluatie was gunstig, maar voldoende - het nuttig is om het actieplan verder af te stemmen op het functioneren van de medewerker Opvolgingsgesprek Is niet verplicht maar kan. Naar aanleiding van het gesprek kan het persoonlijk actieplan aangevuld worden in fase opvolging Is niet verplicht maar kan als na proefevaluatie mentorschap nog een tussentijdse opvolging nodig is in resterende proefperiode Hoeft niet, maar kan als na proefevaluatie mentorschap nog een tussentijdse opvolging nodig is in resterende proefperiode Minstens één opvolgingsgesprek in de loop van het tijdelijk contract Verbetertraject (traject van 6 maanden na een Voor A-, B- en C4-niveau : altijd een planningsgesprek. Minstens één planningsgesprek tegen eind eerste maand verbetertraject. Minstens twee opvolgingsgesprekken tijdens het verbetertraject Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

5 ongunstige evaluatie) Tip : Print van actieplan laten ondertekenen door medewerker en hem een kopie bezorgen als bewijs van afstemming Opmerking : Ook naar aanleiding van een evaluatiegesprek kan het actieplan van de medewerker aangevuld worden. Wanneer een evaluatie dient opgemaakt, wordt toegelicht in hoofdstuk G, punt 1. 3/ KEUZE MEDEWERKER In de menu leidinggevende ga je naar het scherm opmaken persoonlijk actieplan Klik op het pijltje naast Functiehouder. Je krijgt de lijst met de medewerkers waarvan jij de eerste beoordelaar bent. Kies een medewerker. Het is mogelijk dat je eerst volgende mededeling krijgt: Wens je het persoonlijk actieplan in een fase opvolging (nav opvolgingsgesprek), kies dan voor ok. Het actieplan komt in fase opvolging. Wens je het persoonlijk actieplan in een fase planning te behouden (bijv. nav een planningsgesprek), kies dan voor annuleren. Het actieplan blijft dan in fase planning. Het persoonlijk actieplan van de medewerker komt op het scherm. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

6 4/ CHECKEN GEGEVENS OVER MEDEWERKER EN CYCLUS Alle gegevens personeelslid en eerste beoordelaar worden automatisch door het systeem meegegeven. Ook de cyclus waarin de medewerker zich bevindt (actieplan in kader van) en de duur van de begeleidingscyclus. Als leidinggevende check je best deze gegevens : Bij fouten kan je dit doorgeven aan Sabrina Rys (3209) of Fanny Van de Genachte (3169). Als leidinggevende check je best ook nog even de status: o Fase planning : het persoonlijk actieplan wordt opgemaakt of aangevuld in het kader van een planningsgesprek; o Fase opvolging : het persoonlijk actieplan wordt opgemaakt of aangevuld in het kader van een opvolgingsgesprek. 5/ RESULTAATSGEBIEDEN / TAAKAFSPRAKEN 5.1 Taakafspraken resultaatsgebieden functiebeschrijving : De resultaatsgebieden uit de functiebeschrijving worden éénmalig klaargezet door de dienst personeelszaken in het actieplan van de medewerker, dit bij de indiensttreding of een wijziging van functie. Als leidinggevende kan je IN OVERLEG MET DE MEDEWERKER - deze resultaatsgebieden en/of taakafspraken aanvullen om nog meer af te stemmen op het dagelijks werk van de medewerker. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

7 Je kan ook bijkomende taakafspraken maken. (er verschijnen vanzelf tekstvakken bij) Probeer elk resultaatsgebied of taakafspraak zo smart mogelijk te formuleren. 5.2 Taakafspraken persoonlijke ontwikkeling : Er kunnen ook taakafspraken rond de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker in het persoonlijk actieplan opgenomen worden. Dit kan een afspraak zijn om te werken aan bepaalde competenties, Dit kan ook een afspraak zijn om tegemoet te komen aan bepaalde ambities van de medewerker. (bijv. inwerking in bepaalde materie) Opmerking 1 : Je medewerker kan ook zelf aan zijn eigen persoonlijk actieplan en kan de opmaak ervan voorbereiden naar aanleiding van één of meerdere gesprekken met jou. Jij wordt hiervan verwittigd via mail, met een link naar het voorbereide actieplan en kan de wijzigingen dan goedkeuren. Opmerking 2 : De afspraken uit het goedgekeurde actieplan vormen de basis voor de begeleiding en beoordeling in de afgebakende periode van het begeleidingscyclus. Alle resultaatsgebieden, zowel rond de taakuitvoering, als in verband met de persoonlijke ontwikkeling, worden automatisch door het systeem gekopieerd naar het beoordelingsformulier. Het zijn dus enkel deze die jij als leidinggevende aan het einde van het traject zal kunnen beoordelen! Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

8 6/ COMPETENTIES 6.1 Rangschikking competenties 2e tabel = enkel voor de kaderleden In het persoonlijk actieplan van de medewerker worden de kerncompetenties opgenomen, gekoppeld aan de personeelscategorie waaronder de functie van de medewerker valt. Daarnaast worden ook de bijkomende functie specifieke competenties, zoals vastgelegd in de functiebeschrijving van de medewerker, toegevoegd in het lijstje. De competenties worden automatisch gerangschikt, zodat de sterke competenties bovenaan staan. De scores haalt het systeem uit de laatste evaluatie Voor de kaderleden wordt een 2e tabel meegegeven met de gegevens uit de laatste 360 feedback. Opmerking : Elke competentie wordt gedefinieerd aan de hand van een 4 tot 5-tal gedragsvoorbeelden. Deze vind je terug in het competentiewoordenboek op het intranet. 6.2 Vragen competentie- en talentontwikkeling Via onderstaande 3 vragen wordt de medewerker uitgenodigd om even stil te staan bij zijn (sterke) competenties en talenten. Kunnen deze voldoende benut worden. Welke competenties/talenten zou men nog meer willen inzetten? Deze vragen dienen aan bod te komen tijdens de opvolgingsgesprekken. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

9 7/ VRAGEN PERSOONLIJKE ONTWIKKELING EN LOOPBAAN (= onderdeel van opvolgingsgesprek) Tijdens het opvolgingsgesprek dienen de vragen uit rubriek 4 in het actieplan met de medewerker overlopen te worden. De antwoorden worden kort opgenomen in het persoonlijk actieplan van de medewerker. Het persoonlijk actieplan dient dan goedgekeurd te worden in fase opvolging. In het tekstvak overige afspraken kan je datgene noteren wat je niet als een persoonlijke opdracht voor je medewerker kan zien, maar toch met hem hebt afgesproken. o Bijvoorbeeld kan het zijn dat jij als leidinggevende ook een bepaalde afspraak moet nakomen, los van de actiepunten van de medewerker. Dit kan voor het functioneren en welbevinden van de medewerker bijvoorbeeld van belang zijn. Opmerking: De rubriek persoonlijke ontwikkeling en loopbaan wordt niet overgenomen in de beoordeling, maar dient als leidraad voor de leidinggevende om aandacht te schenken aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. 8/ VORMINGSBEHOEFTEN Tijdens het opvolgingsgesprek, dient de leidinggevende stil te staan bij de vormingsbehoefte van de medewerker. Deze rubriek kan ook naar aanleiding van een evaluatiegesprek of een planningsgesprek aangevuld worden. Hier kan je eventueel de vorming opsommen, die wenselijk zou zijn voor de toekomstige ontwikkeling van jouw medewerker. Opmerking : Dit is geen gerichte vormingsaanvraag (daarvoor verwijzen we naar de workflow vorming). Het gaat hier om het signaleren van algemene vormingsbehoeftes (ongeacht de vorm waarin de vorming uiteindelijk genoten zal worden). Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

10 Indien er een vormingsbehoefte is, klik dan op ja en volgende tekst verschijnt in het persoonlijk actieplan : Er kunnen maximum 3 vormingsbehoeften aangegeven worden. Bij het invullen van het eerste tekstvak, verschijnt automatisch een tweede tekstvak. Per vormingsbehoefte dien je minimum één competentie aan te duiden die je met de gewenste vorming wil te ondersteunen. Ook de timing waarbinnen je de vorming wenselijk zou zijn, kan je opgeven. Indien er effectief al een aanvraag werd gedaan in de workflow vorming, kan je daarnaar verwijzen. Opmerking : De rubriek vormingsbehoefte wordt niet overgenomen in de beoordeling, maar dient als leidraad voor de leidinggevende om aandacht te schenken aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. 9/ BEWAREN VAN HET PERSOONLIJK ACTIEPLAN In het scherm opmaak persoonlijk actieplan kan je tijdens de opmaak en voorbereiding steeds tussentijds bewaren via de knop bewaren onderaan het document. Je blijft hierbij in het invulscherm en je kan gewoon verder werken. Wanneer je het resultaat van je werk wilt bekijken of het actieplan wilt uitprinten, dien je eerst naar het formulier te gaan, via de knop naar formulier onderaan het document. Opmerking 1 : Telkens als je op de knop naar formulier drukt wordt het actieplan ook nog eens bewaard. Opmerking 2 : De datum van het bewaren wordt opgenomen in het hokje : Datum laatste aanpassing persoonlijk actieplan. Opmerking 3 : De laatste versie na bewaren kan je altijd weer oproepen, na het afsluiten van het starsprogramma. Dit zowel via het scherm opmaak persoonlijk actieplan als via het scherm formulier persoonlijk actieplan. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

11 10. HET ACTIEPLAN UITPRINTEN (= FORMULIER PERSOONLIJK ACTIEPLAN) Uiteindelijk kom je tot een actieplan die jij als leidinggevende (eerste beoordelaar) en je medewerker allebei goed vinden en die jullie wensen af te drukken. Het is belangrijk dat je niet de opmaakversie afdrukt, maar wel de afdrukversie van het actieplan. Je kan de afdrukversie langs twee wegen oproepen : o 1/ via het scherm opmaken persoonlijk actieplan, via de knop naar formulier onderaan het document. Opmerking! Als je dit doet, bewaar je het actieplan nog eens en wijzig je ook de datum laatste aanpassing! o 2/ wil je naar het formulier zonder aanpassing, dan kan je best rechtstreeks vanuit de menu naar het scherm formulier persoonlijk actieplan gaan. In dit scherm kan je onderaan het actieplan via de knop print het actieplan uitprinten. 11. ONDERTEKENEN EN GOEDKEUREN VAN HET ACTIEPLAN Het is belangrijk om elk definitief actieplan ook effectief goed te keuren in het systeem! Bij het openen van het scherm formulier persoonlijk actieplan krijg je als leidinggevende daarom telkens de melding : Dit is enkel een geheugensteuntje. Als je op OK drukt ga je gewoon door naar het formulier. Indien je effectief wenst goed te keuren, dien je dat in het formulier zelf te doen. Via de knop goedkeuring,onderaan het formulier, bevestig je in het systeem als leidinggevende dat deze versie van het actieplan de definitieve versie is, waarmee de medewerker ook heeft ingestemd. Opmerking 1 : In onze rechtspositieregeling zijn er geen formele eisen gekoppeld aan een planningsgesprek, en er dient geen kopie van het actieplan bezorgd te worden aan de dienst personeelszaken. Het is echter aangewezen om de medewerker een print te geven van het definitieve actieplan en dit ook door hem te laten ondertekenen. Leidinggevende en medewerker kunnen dan elk een exemplaar bij zich houden. Dit om latere discussies te vermijden. Opmerking 2 : Indien het actieplan kadert in een verbetertraject, dient een ondertekende versie van het actieplan bezorgd aan de dienst personeelszaken om op te nemen in het evaluatiedossier van de medewerker. Ook de tweede beoordelaar dient een kopie te ontvangen. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

12 F. HISTORIEK ACTIEPLANNEN Het starsprogramma bewaart voor jou alle goedgekeurde actieplannen van je medewerker. 1/ OPBOUW HISTORIEK VAN ACTIEPLANNEN Telkens als je een actieplan goedkeurt via de knop goedkeuring wordt een versie opgenomen in de historiek. In volgende gevallen dien je zeker goed te keuren : o Wanneer je het actieplan in de fase planning hebt aangevuld in overleg met de medewerker; o Wanneer je het actieplan in de fase opvolging hebt aangevuld in overleg met de medewerker; o Bij elke tussentijdse wijziging aan het actieplan dat duidelijk is overeengekomen en goedgekeurd door zowel leidinggevende als medewerker. Zo kan je als leidinggevende bewust de historiek opbouwen. Opmerking!!! Als je de knop goedkeuring niet gebruikt, zal elk actieplan gewoon overschreven worden bij nieuwe wijzigingen en kan je niet meer aan de vorige versies!!! 2/ RAADPLEGING HISTORIEK VAN ACTIEPLANNEN Alle goedgekeurde actieplannen blijven bewaard in het systeem en kunnen altijd terug opgeroepen en uitgeprint worden. Dit kan via het scherm : historiek persoonlijke actieplannen in de menu leidinggevenden: Bij het openen van het historiekscherm krijg je volgend overzicht : Standaard wordt de volledige lijst van alle goedgekeurde actieplannen van alle medewerkers van de leidinggevende (eerste beoordelaar) getoond. Via de select knop in de eerste kolom van de tabel, kan elk actieplan geopend worden (bijv. om opnieuw af te drukken). Bovenaan het scherm zijn enkele zoekfuncties voorzien. Zo kan de leidinggevende selecteren op: Alle actieplannen van één bepaalde medewerker (functiehouder); Alle actieplannen in fase planning of in fase opvolging (status); Alle actieplannen in een bepaalde cyclus (bijv. periodieke cyclus, tijdelijk contract, mentorschap,.) (De zoektermen afdeling en beoordelaar 1 zijn bedoeld voor de administrators van het starsprogramma.) Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

13 G. OPMAKEN VAN DE BEOORDELING 1/ WANNEER DIENT DE EVALUATIE OPGEMAAKT? Periodieke begeleidingscyclus De evaluatie dient opgemaakt uiterlijk eind februari na de tweejaarlijkse evaluatieperiode. Basis is het laatste goedgekeurde actieplan De beoordeling wordt opgemaakt en goedgekeurd in het programma door de eerste beoordelaar. Tip : Eerst akkoord van de tweede beoordelaar opvragen, vooraleer goed te keuren, want na de goedkeuring kan de evaluatie niet meer gewijzigd worden. De definitieve evaluatie moet uitgeprint en ondertekend worden door de twee beoordelaars. De medewerker ondertekent voor gelezen. Een ondertekende versie dient ingediend bij de dienst personeelszaken. Specifieke Evaluatie begeleidingscyclus Mentorschap Proefevaluatie mentorschap tegen einde mentorschap = tegen einde 5de maand in nieuwe functie Proefperiode met oog op Eindevaluatie proefperiode : vaste benoeming Uiterlijk 1 maand voor einde proeftijd Opm. : leden van het management : 2 maanden voor einde proeftijd (De GR moet hier nl. beslissen) Tijdelijk contract Eindevaluatie einde contract : Uiterlijk 1 maand voor einde contract Opm. : Als contractduur < 9 maand en zonder verlenging (bijv. zomermedewerkers): kan evaluatie uiterlijk 2 maanden na einde contract. Verbetertraject (traject van 6 maanden na een ongunstige evaluatie) Evaluatie tegen einde verbetertraject = tegen einde 6de maand van verbetertraject 2/ KEUZE MEDEWERKER Klik op Opmaken beoordeling in de menu leidinggevenden. Klik op het pijltje naast Functiehouder. Je krijgt de lijst met de medewerkers waarvan jij de eerste beoordelaar bent. Kies een medewerker. Het invulscherm van de beoordeling wordt geopend. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

14 3/ IDENTIFICATIEGEGEVENS EN TYPE BEGELEIDINGSCYCLUS Alle gegevens personeelslid en eerste beoordelaar worden automatisch door het systeem meegegeven. Ook de cyclus waarin de medewerker zich bevindt (actieplan in kader van) en de duur van de begeleidingscyclus. Als leidinggevende check je best deze gegevens : Bij fouten kan je dit doorgeven aan Sabrina Rys (3209) of Fanny Van de Genachte (3169). 4/ VASTLEGGING EINDRESULTAAT Duidt aan of de beoordeling gunstig of ongunstig is. Indien gunstig, duid je ook aan of de beoordeling uitstekend, zeer goed, goed of voldoende is. Opmerking : Deze verdere specificatie is louter ter info. Er zijn geen verdere gevolgen aan gekoppeld. 5/ HANDTEKENING BEOORDELAARS In het scherm moet hier niets worden ingebracht. De naam en de functie van 1 en 2 beoordelaar worden automatisch weergegeven. Deze kunnen ook hier nog eens gecheckt worden. Enkel de formele beoordelaars worden hier weergegeven. De operationele beoordelaar niet. De data van de goedkeuring door 1 en 2 beoordelaar worden manueel op het uitgeprinte formulier geschreven op het moment van ondertekening door de beoordelaars. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

15 6/ DATUM GESPREK EN HANDTEKENING MEDEWERKER Datum gesprek en kennisgeving en handtekening medewerker worden ook manueel op het uitgeprinte beoordelingsformulier geschreven bij het beoordelingsgesprek. De gevolgen gekoppeld aan het evaluatieresultaat worden standaard meegegeven op het evaluatieformulier. 7/OPMAKEN MOTIVERING BEOORDELING 7.1 Stap 1 : Beoordeling van de resultaatsgebieden Alle resultaatsgebieden of taakafspraken uit het laatste goedgekeurde persoonlijk actieplan van de medewerker worden door het systeem automatisch overgenomen naar de beoordeling toe. De beoordelaar geeft per resultaatsgebied/taakafspraak een score uit de volgende lijst : A = Overtreft ruim de verwachtingen B = Ruime invulling van de resultaatsgebieden/taakafspraken C = Het werk is in overeenstemming met de resultaatsgebieden/taakafspraken D = Elementaire invulling van de resultaatsgebieden/taakafspraken. E = Acties niet afgestemd op de resultaatsgebieden/taakafspraken. De medewerker doet minder of ongewenst zaken die niet behoren tot zijn Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

16 functie. 7.2 Stap 2 : Beoordeling van de competenties Eerst worden alle kerncompetenties opgesomd voor de personeelscategorie waartoe de medewerker behoort en daarna worden de functiespecifieke competenties weergegeven. Aan de hand van de gedragsvoorbeelden worden alle competenties beoordeeld. Dit gebeurt door het verschuiven van de cursor op de schuifbalk. Daarnaast kan men per competentie aandachtspunten voor het gesprek aangeven in het daarvoor bestemde tekstvak. Opmerking : Het starsprogramma zal in de afdrukversie per competentie de gemiddelde score weergeven. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

17 7.3 Stap 3 : Samenvattend besluit In het samenvattend besluit vat je in enkele kernzinnen samen hoe de medewerker in de beoordeelde periode heeft gefunctioneerd. Het is een opsomming van de opvallendste positieve eigenschappen en van eventuele aandachtspunten van de medewerker. Ook de relevante context wordt meegegeven, bijv. nieuw in je job, lange afwezigheden 8/ OPMERKINGEN GEFORMULEERD DOOR DE MEDEWERKER Hier hoef je op voorhand in het systeem niets in te vullen. De medewerker kan tijdens het beoordelingsgesprek opmerkingen formuleren. Deze kunnen handmatig op het uitgeprinte beoordelingsformulier geschreven worden. 9/ TUSSENTIJDS BEWAREN OPGEMAAKTE BEOORDELING In het scherm opmaak beoordeling kan je tijdens de opmaak en voorbereiding steeds tussentijds bewaren via de knop bewaren onderaan het document. Je blijft hierbij in het invulscherm en je kan gewoon verder werken. Alles wat bewaard is, kan men na afsluiten van het programma opnieuw oproepen in het systeem. 10/ UITPRINTEN BEOORDELING Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

18 Het is belangrijk dat je niet de opmaakversie afdrukt, maar wel de afdrukversie of het formulier van de beoordeling. Je kan de afdrukversie langs twee wegen oproepen : o 1/ via het scherm opmaken beoordeling, via de knop naar formulier onderaan het document. Opmerking! Als je dit doet, bewaar je de beoordeling nog eens. o 2/ je ook rechtstreeks vanuit de menu naar het scherm formulier beoordeling gaan. Onderaan de afdrukversie of het formulier vind je de knop stap 1 : printen. 11/ DOORSTUREN BEOORDELING NAAR DE TWEEDE BEOORDELAAR: Een beoordeling moet altijd door twee beoordelaars goedgekeurd en ondertekend worden. De eerste beoordelaar bereidt de beoordeling voor. De tweede beoordelaar heeft een bewakende rol. Uiteindelijk kom je tot een beoordeling die jij als leidinggevende (eerste beoordelaar) goed vindt om aan de tweede beoordelaar voor te leggen. Ofwel kan je het uitprinten en hem de beoordeling op papier bezorgen, ofwel kan je de beoordeling via het programma doormailen naar de tweede beoordelaar. Opmerking : het stars-programma is geen workflow. Je moet als eerste leidinggevende zelf het antwoord van de tweede beoordelaar bewaken. Klik op de knop stap 2 : mail naar 2 e beoordelaar, onderaan het formulier beoordeling. Je komt op een tussenscherm, waarin een standaard mailbericht wordt weergegeven. Dit bericht kan je indien je dat wenst zelf verder aanpassen of aanvullen. Je klikt op de knop verzenden De tweede beoordelaar krijgt dan een mail met een link naar de opgemaakte beoordeling. De tweede beoordelaar laat via mail of andere aan de eerste beoordelaar weten of hij akkoord gaat of de beoordeling verder wenst te bespreken. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

19 12/. DEFINITIEF GOEDKEUREN BEOORDELING Pas nadat de beoordeling volledig klaar is om toegelicht te worden aan de medewerker (dus na instemming door de tweede beoordelaar), moet de opgemaakte beoordeling in het systeem definitief goedgekeurd worden. Via de knop stap 3 :goedkeuring/reset in het scherm formulier beoordeling geef je als eerste beoordelaar in het systeem aan dat de beoordeling definitief is voor beide beoordelaars om bezorgd te worden aan de medewerker. Opmerking 1 : Bij de "goedkeuring" wordt de bestaande beoordeling ook gereset. De beoordeling komt in het historiek bestand, en verdwijnt uit het opmaak- of formulierscherm. Je kunt er dus niet meer verder op werken. De opmaak- of formulierschermen staan dan onmiddellijk terug klaar om een nieuwe beoordeling op te maken. Opmerking 2 : Vergeet niet goed te keuren, want anders wordt er ook geen datum opmaak beoordeling opgenomen in de rapporten mbt het halen van de deadline. Deze rapporten worden voorgelegd aan het managementteam en het diensthoofdenoverleg. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

20 H. HISTORIEK BEOORDELING Telkens als je een beoordeling goedkeurt wordt een versie opgenomen in de historiek. In het scherm historiek beoordeling kan je als eerste beoordelaar de opeenvolgende goedgekeurde beoordelingen van je medewerkers opvragen. Standaard wordt de volledige lijst van alle goedgekeurde evaluaties van alle medewerkers van de leidinggevende (eerste beoordelaar) getoond. Via de select knop in de eerste kolom van de tabel, kan elke beoordeling geopend worden (bijv. om opnieuw af te drukken). Bovenaan het scherm zijn enkele zoekfuncties voorzien. Zo kan de leidinggevende selecteren op: Alle evaluaties van één bepaalde medewerker (functiehouder); Alle evaluaties met betrekking tot een bepaalde cyclus (bijv. periodieke cyclus, tijdelijk contract, mentorschap,.) (De zoektermen afdeling en beoordelaar 1 zijn bedoeld voor de administrators van het starsprogramma. De zoekterm status slaat op het persoonlijk actieplan dat de basis is voor de evaluatie en is hier dus minder belangrijk) Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

21 I. OVERZICHT BEGELEIDINGSCYCLUS 1/ STAND VAN ZAKEN LEIDINGGEVENDE Het starsprogramma houdt per leidinggevende een stand van zaken bij. In de eerste kolom worden al de medewerkers weergegeven waarvan de leidinggevende de eerste beoordelaar is. In de tweede kolom wordt weergegeven in welke cyclus de medewerker zich bevindt. De derde kolom geeft de startdatum aan waarop de cyclus is gestart. In de 4, 6 en 8 kolom worden respectievelijk de data weergegeven tegen wanneer eventuele planningsgesprekken, opvolgingsgesprekken en evaluaties dienen afgewerkt te zijn. Deze kolommen duiden dus aan wat je als leidinggevende dient te doen. In de 5 kolom wordt de datum getoond waarop het eerste actieplan in fase planning werd goedgekeurd na de startdatum. In de 7 kolom wordt de datum getoond waarop het eerste actieplan in fase opvolging werd goedgekeurd na de deadline voor de opmaak van het actieplan fase planning (dus na de datum vermeld in kolom 4). In de 9 kolom wordt de datum getoond waarop een eerste beoordeling werd goedgekeurd na de deadline om de opvolgingsgesprekken te houden, namelijk na de datum uit de 6 kolom (= datum opvolging planning). 2/ STAND VAN ZAKEN VAN DE LEIDINGGEVENDEN VAN DE LEIDINGGEVENDE De leidinggevende kan ook de stand van zaken van zijn leidinggevenden bekijken. In het overzicht begeleidingscyclus vink je boven aan aan : vink aan voor het overzicht van de leidinggevenden waarvan jij eerste beoordelaar bent. Er verschijnt een keuzelijst kies een leidinggevende ; klik op de pijl ernaast en kies een leidinggevende De stand van zaken van deze leidinggevende verschijnt. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april

22 J. JE PASWOORD WIJZIGEN Je kan als leidinggevende zelf je paswoord wijzigen. Open het scherm je paswoord wijzigen Typ tweemaal je nieuw paswoord Klik op de knop paswoord wijzigen K. INFO Onder het infoscherm kan je diverse instructies voor de toepassing van het starsprogramma vinden. Instructies opmaak persoonlijk actieplan (leidinggevende) : versie april