Terugmelden op het Handels register via Digimelding 2.0 BLT

Transcriptie

1 Toelichting Terugmelden op het Handels register via Digimelding 2.0 BLT Januari 2015 Inhoud Handreiking is nog geen Handleiding 2 1 Algemeen Verplicht gebruik De terugmeldplicht 2 2 Gerede twijfel Van twijfel tot gerede twijfel 2 3 Uitgangspunten Alleen verplicht terugmelden op authentieke gegevens Terugmelding op historie niet mogelijk Terugmelden op onvolledigheid Terugmelding en foutcorrectie 5 4 Terugmelden Algemeen Soorten van melding Gegevens waar niet op teruggemeld kan worden Gegevens waarop teruggemeld kan worden 8 Bijlage 1 9 Onderneming 9 Vestiging 10 Rechtspersoon 11 Functievervulling rechtspersoon 12 Functievervulling Maatschap 13 Functievervulling VOF 14

2 Inhoud handreiking De kwaliteit van de gegevens in de Basisregistratie Handelsregister (HR) is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de Kamer van Koophandel (KvK) en de gebruikers/afnemers. Sinds de invoering van de terugmeldplicht rust op overheidsorganisaties de verplichting om gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven in her HR te melden bij de bronhouder, de Kamer van Koophandel. Daarmee faciliteert een gebruiker het zelfreinigend vermogen van het Stelsel van Basisregistraties. Daarvoor is het van belang dat een gebruiker weet welke situaties van twijfel ook daadwerkelijk leiden tot gerede twijfel en welke gegevens dus teruggemeld moeten worden. Deze Handreiking beoogt ondersteuning te bieden aan gebruikers bij de beoordeling of sprake is van gerede twijfel over een gegeven uit het HR. Per categorie van HR-gegevens wordt ingegaan op de betekenis van de categorie. Indien relevant worden individuele gegevens uitgelicht en nader toegelicht. Niet alle gegevens uit het HR zijn voor wat betreft de interpretatie van gerede twijfel contextgevoelig. Voorafgaand aan de verdieping per taak, komen de gegevens aan de orde waarover meer algemene uitspraken kunnen worden gedaan. Daarnaast komt een aantal uitgangspunten aan de orde zoals het onderscheid tussen authentieke en niet-authentieke gegevens. Handreiking is nog geen Handleiding De grote diversiteit aan gebruikersprocessen en de invloed van de context van een proces op de beoordeling van gerede twijfel, maken het onmogelijk om één uniforme Handleiding op te stellen. De Kamer van Koophandel heeft er daarom voor gekozen een Handreiking te publiceren. De Handreiking kan een basis zijn voor een door gebruikers volledig op het eigen proces af te stemmen Handleiding. 1 Algemeen 1.1 Verplicht gebruik Wanneer overheidsorganisaties gegevens van bedrijven en/of organisaties in Nederland gebruiken bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken, moeten zij daarvoor een basisset aan authentieke gegevens uit het Handelsregister betrekken. Gemeenten voeren tal van publiekrechtelijke taken uit waar deze authentieke gegevens uit het Handelsregister een rol spelen. Het gaat bijvoorbeeld om heffing van gemeentelijke belastingen, verlening en handhaving van de omgevingsvergunning etc. 1.2 De terugmeldplicht De overheidsorganisaties die bij de taakvoering gegevens uit het Handelsregister gebruiken, moeten er vanuit kunnen gaan dat de gegevens die zij vanuit het Handelsregister geleverd krijgen correct zijn. Een ontvanger van gegevens uit het Handelsregister die gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven, is gerechtigd om dat gegeven niet te gebruiken, maar moet de Kamer van Koophandel diens twijfel melden. Dat laatste is de zogenaamde terugmelding. Figuur 1 illustreert het terugmeldproces dat start met de vaststelling of sprake is van gerede twijfel. De wettelijke verplichting tot terugmelden betreft de authentieke gegevens. 2

3 Gerede twijfel? Gerede twijfel? NEE Geen terugmelding JA Authentiek gegeven? NEE Geen terugmeldplicht JA Eigen constatering? JA NEE Geen terugmelding? Bedrijf aan zet TENZIJ Terugmelding JA Geen uitstel mogelijk (spoed) Geen belang onderneming (fraude) Geen verwijt (kastje-muur) Alhoewel de wetgever dit niet uitputtend heeft geregeld, is het zeer wenselijk dat de gebruiker de reden opgeeft waarop de twijfel is gebaseerd. Terugmelden kan met behulp van een door het rijk beschikbaar gestelde terugmeldvoorziening, de zogeheten Digimelding 2.0 BLT. De Kamer van Koophandel beslist binnen de huidig vastgestelde termijn van twee werkdagen (36 uur) of de inhoud van de melding reden geeft een onderzoek in te stellen naar de juistheid van de gegevens. Indien niet, wordt dit kenbaar gemaakt in Digimelding 2.0 BLT. Indien wel, plaatst de Kamer van Koophandel bij het betwijfelde gegeven de mededeling in onderzoek. Gedurende de onderzoekstermijn, wordt de informatie van de basisregistratie geblokkeerd en is de gebruiker gerechtigd om van het Handelsregister afwijkende gegevens te gebruiken. Het afronden van het onderzoek kan de gebruiker zien via de terugmeldvoorziening Digimelding 2.0 BLT. Het onderzoek kan resulteren in een nieuwe waarde voor het gegeven dat is teruggemeld. Ook is het mogelijk dat de oorspronkelijke inhoud van het gegeven niet wijzigt. Het afronden van het onderzoek resulteert erin dat de mededeling in onderzoek bij het gegeven is verwijderd. Hierover wordt de melder geïnformeerd via de BLT. 3

4 2 Gerede twijfel 2.1 Van twijfel tot gerede twijfel Het is lastig om voor alle gevallen aan te geven wanneer twijfel aan de juistheid van een gegeven gerede twijfel is. Dit hangt af van de specifieke omstandigheden van het geval. Hieronder zullen wij met voorbeelden een en ander proberen te verduidelijken. Algemeen kan gesteld worden dat om te spreken van gerede twijfel, voldaan moet zijn aan de volgende voorwaarden: er moet sprake zijn van een sterk vermoeden bij de gebruiker dat een authentiek gegeven onjuist is; én dat vermoeden moet gefundeerd c.q. ergens op gebaseerd zijn. Een voorbeeld is de omschrijving als onbestelbaar retour ontvangen post. Onbestelbaar retour ontvangen post kan een signaal inhouden dat, na verificatie in het Handelsregister, tot gerede twijfel leidt. Of de twijfel die bij retour ontvangen post ontstaat ook gerede twijfel is en dus tot terugmelding leidt, is mede afhankelijk van de publieke taak die de gebruiker uitvoert. Hieronder twee voorbeelden die dit verduidelijken. Van de jaarlijkse belastingaanslagen die de gemeente uitdoet, komt altijd een bepaald percentage terug met mededelingen als woont hier niet of persoon onbekend. Bij controle in het Handelsregister blijkt vaak dat de geadresseerde toch is ingeschreven op het adres waar de aanslag naar toe is gestuurd. Opnieuw verzenden, maar dan aangetekend, lost in veel gevallen het probleem op. Een dergelijke handelswijze ligt minder voor de hand, wanneer een per post naar het adres van een aanvrager verzonden vergunning terugkomt met de mededeling woont hier niet. De aanvrager heeft immers belang bij de verkrijging van een vergunning. Als in dat geval na controle in het Handelsregister blijkt, dat de aanvrager nog op het adres staat ingeschreven dat is opgegeven bij de aanvraag, heeft aangetekend verzenden weinig zin. In dat geval is het noodzakelijk onderzoek in te stellen naar de verblijfplaats van de aanvrager. De voorbeelden maken duidelijk dat bij de vaststelling van gerede twijfel verschillende omstandigheden een rol spelen. Onder andere: Wie stelt de gerede twijfel vast? Is dat een medewerker die op basis van eigen waarneming een verschil constateert tussen de administratie en de feitelijke werkelijkheid? Of een buitendienstmedewerker die constateert dat een bedrijf leegstaat, terwijl op het adres nog een vestiging staat ingeschreven in het Handelsregister? Op basis waarvan ontstaat de twijfel? Is dat bijvoorbeeld doordat een verschil wordt geconstateerd tussen het Handelsregister en de administratie van de gebruiker of is er een feitelijk verschil vastgesteld? Is er alleen twijfel of ook aannemelijk bewijs (gegronde reden) dat de afwijkende eigen waarneming beter is? Strikt genomen is twijfel aan alleen de juistheid van een gegeven niet genoeg. Er moet sprake zijn van gerede twijfel en in de terugmelding moet de gebruiker zowel het betwijfelde authentieke gegeven als wel de grondslag (de onderbouwde reden van twijfel) meegeven. Dat laat onverlet dat als er twijfel is, waarvoor de grondslag niet deugdelijk kan worden vastgesteld, de gebruiker toch moet terugmelden. 4

5 3 Uitgangspunten 3.1 Alleen verplicht terugmelden op authentieke gegevens De verplichting tot gebruik en terugmelding betreft die gegevens die door de Handelsregisterwet als authentiek gegeven zijn aangewezen. Deze Handreiking gaat om die reden uit van de authentieke gegevens. Overigens bestaat de mogelijkheid dat een authentiek gegeven al in onderzoek staat naar aanleiding van een eerdere terugmelding. Daarmee wordt niet aan de authenticiteit van het gegeven als zodanig getwijfeld, maar wel aan de waarde. Aangezien een gebruiker niet kan zien wat de inhoud van een eerdere terugmelding is, is het zaak dat de gebruiker toch zelf terugmeldt. 3.2 Terugmelding op historie niet mogelijk De huidige terugmeldvoorziening Digimelding 2.0 (BLT) is niet ingericht op terugmelding van historische gegevens. 3.3 Terugmelden op onvolledigheid Terugmelden is in het leven geroepen om de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties te verhogen. Deze gegevens moeten inhoudelijk correct, actueel en volledig zijn. Dit brengt mee dat een gebruiker dus ook moet terugmelden bij de constatering dat authentieke gegevens in de basisregistratie ten onrechte ontbreken. Hierbij geldt dat alleen kan worden teruggemeld op afgenomen gegevens. Het geheel ontbreken van een gegevensset (de inschrijving) valt buiten de werkingssfeer van het terugmelden. De betrokken partij wordt dan gewezen op zijn verplichting tot registratie. Het ontbreken van een vestiging van een ingeschreven onderneming/rechtspersoon leidt daarentegen wel tot een terugmeldverplichting. 3.4 Terugmelding en foutcorrectie Naast gerede twijfel die kan ontstaan tijdens het gebruik van de authentieke gegevens, vaak in combinatie met andere gegevens (huurcontracten, waarneming ter plaatse etc.), kan gerede twijfel ook ontstaan omdat de Handelsregistergegevens niet kunnen bestaan of onwaarschijnlijk lijken, ook al zijn er geen andere documenten (bewijsstukken) die dit onderbouwen. Voorbeelden hiervan zijn: niet bestaanbare data (of data in de toekomst), of datum ingang te ver in het verleden (vermoedelijk als gevolg van omdraaifouten: i.p.v ; i.p.v ); onwaarschijnlijke waarde van een gegeven. Deze situaties dienen als gerede twijfel te worden teruggemeld. Daar tegenover staat dat een gebruiker niet hoeft terug te melden op een datum die op zichzelf beschouwd onwaarschijnlijk lijkt, maar die in het Handelsregister wel als zodanig bestaat. Bijvoorbeeld de waarde

6 4 Terugmelden 4.1 Algemeen Tot authentieke gegevens behoren (artikel 9 HRW): A door de KvK toegekende unieke nummers; B de naam of handelsnamen; C de datum van aanvang, voortzetting of beëindiging; D degene aan wie de onderneming toebehoort; E de vestigingen; F functievervulling. Terugmeldingsmogelijkheden: A Unieke nummers worden toegekend aan ondernemingen (KvK-nummer) en aan vestigingen. Dit zijn door het systeem toegekende nummers en het terugmelden hierop zal dan alleen kunnen als correctie (verkeerde weergave). Deze situatie zal zich niet vaak voordoen. B Terugmelding kan plaatsvinden op een naam of een handelsnaam. De naam is verbonden aan de rechtspersoon of een samenwerkingsverband (maatschap e.d.) en de handelsnaam is verbonden aan een onderneming en/of vestiging. Bij een rechtspersoon zal een terugmelding veelal beperkt blijven tot een correctie. De wijziging van deze naam zal altijd via een notaris plaatsvinden. Een toevoeging van een naam is niet mogelijk. Bij samenwerkingsverbanden kan een wijziging zich wel voordoen, omdat deze niet altijd via een notaris zal plaatsvinden. De handelsnaam komt voor bij een onderneming en/of een vestiging. Op beide entiteiten kan een wijziging, toevoeging of correctie worden doorgegeven. Met uitzondering van de correctie moeten bij de wijziging of toevoeging de ingangs- en voor zover van toepassing de einddatum worden meegegeven. C Een terugmelding in de vorm van een wijziging op voortzettingsdatum zal een combinatie vormen met de rubriek D omdat er sprake is van een andere eigenaar van de onderneming en ook de gegevens van de eigenaar zo mogelijk meegeleverd moeten worden. Terugmeldingen op datum aanvang zullen vaak correctief van aard zijn, tenzij het een ontbrekende vestiging betreft. In dat geval is er sprake van toevoeging van de vestiging (Nieuw) met vermelding van de gegevensset. Datum beëindiging spreekt voor zich en kan de onderneming of een vestiging betreffen. D Degene aan wie de onderneming toebehoort. Bij overdracht van de onderneming aan een andere eigenaar kan hier melding van gedaan worden. Hierbij wordt gevraagd om zoveel mogelijk van de bekende gegevens aan te leveren via de BLT en een mogelijke bijlage. De gegevensset die gewenst is komt neer op: naam-adres-geboortedatum en plaats en datum overname. 6

7 E Over een vestiging kunnen meerdere zaken worden gemeld: naam- of handelsnaam, waarbij naam geldt voor vestigingen van niet commerciële instellingen en de handelsnaam specifiek voor de vestiging geldt; post- en bezoekadres. Deze adressen gelden zowel voor de neven- als de hoofdvestiging. Indien de terugmelding van toepassing is op de hoofdvestiging, moet eigenlijk de onderneming gelezen worden. Deze vormen in het Handelsregister een eenheid; datum ingebruikname of beëindiging, meer specifiek voor de nevenvestigingen; bij meerdere vestigingen wordt opgenomen welke vestiging de hoofdvestiging of hoofdnederzetting is; ook een terugmelding op wisseling van vestiging kan gedaan worden via de BLT. Houd rekening met het feit dat bij wisseling van hoofd-nevenvestiging ook de adresgegevens van de onderneming wisselen! NB: adressen van rechtspersonen zonder onderneming of vestiging worden gemeld bij de entiteit rechtspersoon en niet bij vestiging! F Functievervulling blijft beperkt tot de melding van wijziging van de samenstelling van een eigenaar. Denk hierbij aan een maatschap of vennootschap onder firma, waarbij de samenstelling van maten en/of vennoten is gewijzigd zonder dat dit tot wijziging van de eigenaar leidt. Wijziging van directeuren of gevolmachtigden vallen niet onder de authentieke gegevens! 4.2 Soorten van melding Binnen de BLT worden 3 soorten van terugmelding onderkend: Wijziging: Wordt gebruikt voor het terugmelden van een geconstateerde feitelijke afwijking op een authentieke gegevensset (denk aan verhuizing of nieuwe vestiging e.d.). Correctie: Wordt gebruikt om een aanpassing van de authentieke gegevensset te doen zonder dat er sprake is van wijziging van de feitelijke situatie (denk aan schrijffouten e.d.). Toevoeging (nieuw) Wordt gebruikt om ontbrekende gegevens toe te voegen. Denk hierbij aan nieuwe vestigingen en handelsnamen. Het ontbreken van een onderneming of rechtspersoon valt hier niet onder. 4.3 Gegevens waar niet op teruggemeld kan worden Onderstaand een beperkt overzicht van gegevens waarop niet teruggemeld kan worden omdat deze buiten de scope van de authentieke gegevensset vallen: communicatiegegevens als telefoonnummer, adres of domeinnaam; de bedrijfsomschrijving van de onderneming en vestiging; de toegekende SBI-code; de bestuursleden van een rechtspersoon omdat de rechtspersoon als eigenaar optreedt en niet de bestuursleden van die rechtspersoon; gevolmachtigden van de onderneming of rechtspersoon. 7

8 4.4 Gegevens waarop wel teruggemeld kan worden Er kan alleen teruggemeld worden op authentieke gegevens en als er sprake is van gerede twijfel. Gerede twijfel kan onderscheiden worden in: een eigen waarneming binnen het afhandelingsproces; een mededeling van de eigenaar/bestuurder van de betrokken registratie; De eigen waarneming, en/of de mededeling van de eigenaar/bestuurder in een bijlage als bewijs meesturen met de terugmelding. Overzicht van terug te melden gerede twijfel met behulp van de BLT Gerede twijfel over Te gebruiken entiteit Benodigde gegevensvelden Adreswijziging postadres onderneming Onderneming Postadres onderneming (oud/nieuw) Postadres onderneming buitenland (oud/nieuw) Adreswijziging onderneming Vestiging Bezoekadres (onderneming) (oud/nieuw) Bezoekadres datum ingang Postadres (onderneming) (oud/nieuw) Adreswijziging vestiging Vestiging Bezoekadres vestiging (oud/nieuw) Bezoekadres datum ingang Postadres vestiging (oud/nieuw) Adreswijziging rechtspersoon zonder onderneming Bij correspondentieadres wordt bezoekadres vervangen door postadres! Rechtspersoon Bezoekadres Rechtspersoon binnenland of Bezoekadres Rechtspersoon buitenland (oud/ nieuw) Postadres Rechtspersoon binnenland of postadres Rechtspersoon buitenland (oud/nieuw) Opheffing onderneming Onderneming Datum beëindiging onderneming Opheffing vestiging Vestiging Datum van beëindiging Opheffing rechtspersoon Niet mogelijk Aparte procedure Voortzetting onderneming Onderneming Datum voortzetting onderneming Eigenaar onderneming natuurlijk persoon Postadres onderneming Toevoegen handelsnaam onderneming Onderneming Handelsnaam onderneming Datum aanvang Toevoegen handelsnaam vestiging Vestiging Handelsnaam Datum aanvang Vervallen handelsnaam vestiging Vestiging Handelsnaam Datum van beëindiging Wijziging activiteiten van Rp Rechtspersoon Datum einde* Datum aanvang* Beëindiging activiteiten van Rp Rechtspersoon Datum einde* Wijziging naam van de eigenaar Functievervulling Naam van de eigenaar** Datum aanvang eigenaar** Voortzetting door eigenaar niet natuurlijk persoon Functievervulling RSIN Naam eigenaar*** Datum voortzetting Gegevensset nieuwe eigenaar Wijziging maten/vennoten Functievervulling Gegevensset maat/vennoot Postadres binnen/buitenland Datum einde of Datum aanvang * Betreft activiteit van een rechtspersoon zonder onderneming. In bijlage de vervallen en nieuwe activiteiten benoemen. ** Betreft wijzigingen in samenstelling van de eigenaar die geen natuurlijk en ook geen rechtspersoon is. *** Betreft voortzetting door nieuwe rechtspersoon. 8

9 Bijlage 1 Onderneming Met Natuurlijk Persoon ID wordt het BSN bedoeld. Indien bekend dit invullen. Anders de betreffende velden vullen. Met binnenland post Straatnaam (postadres) wordt het postadres bedoeld. 9

10 Vestiging Met identificatieadresseerbaarobject en identificatienummeraanduiding wordt de BAG-id bedoeld. Het HR is wel gekoppeld aan het BAG-id, maar kan op basis van deze id s geen opvoer doen. Vandaar dat de betreffende adresrubrieken altijd gevuld dienen te worden. 10

11 Rechtspersoon Met identificatieadresseerbaarobject en IdentificatieNummeraanduiding wordt de BAG-id bedoeld. Het HR is wel gekoppeld aan het BAG-id, maar kan op basis van deze id s geen opvoer doen. Vandaar dat de betreffende adresrubrieken altijd gevuld dienen te worden. 11

12 Functievervulling rechtspersoon 12

13 Functievervulling Maatschap Met Maat Natuurlijk Persoon ID wordt het BSN bedoeld. Indien bekend dit invullen. Anders de betreffende velden vullen. Maat Binnenland post Straatnaam (postadres) wordt niet gebruikt omdat het postadres niet bij de eigenaarsfunctie wordt opgenomen! 13

14 Functievervulling VOF Met Vennoot Natuurlijk Persoon ID wordt het BSN bedoeld. Indien bekend dit invullen. Anders de betreffende velden vullen. Vennoot Binnenland post Straatnaam (postadres) wordt niet gebruikt bij de eigenaarsfunctie. KVK.NL Hoewel aan deze tekst veel zorg is besteed, wordt voor de inhoud geen enkele aansprakelijkheid aanvaard. Evenmin kan aan de inhoud enigerlei recht worden ontleend. 14