COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS - BESLUIT

Transcriptie

1 COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS - BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 18 december 2012 nummer: 2012_BW_00417 Onderwerp Aanschaf internetapplicatie Meldpunt Opbrekingen Openbare Ruimte (MOOR) - vormend Beknopte samenvatting Instemmen met de aanschaf van de internetapplicatie MOOR modules Meldingen en Vergunningen voor een eenmalig bedrag voor implementatiekosten van 5.125,00 exclusief BTW en een jaarlijks bedrag voor Licentie- en Beheerkosten van 8.527,00 exclusief BTW. De begroting 2013 aanpassen bij de voorjaarsrapportage. Bevoegd: Kees van Velzen Betrokken: Leo van der Zon HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Ingewonnen advies/adviezen: Team FIN (AO) Wijzigings Advies Commissie (WAC) Bijgevoegde bijlage(n): O Offerte MOOR Teylingen (informatief) BusinessCase Meldapplicatie MOOR ( ) Rapportage onderzoek samenwerking wegbeheer versie 7 0 (informatief) Advies Wijzigings Advies Commissie (WAC) MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: Via de applicatie Meldpunt Opbrekingen Openbare Ruimte (MOOR) kunnen Vergunningen voor en Meldingen van graafwerkzaamheden door kabel- en leidingbedrijven op een uniforme wijze digitaal p 1 van 16

2 worden ingediend en door de gemeente digitaal worden beoordeeld en goed- dan wel afgekeurd. MOOR vormt daarmee een instrument voor gemeenten om regie te voeren op graafwerkzaamheden en toezicht te houden op naleving van de in de verordening(en) en eventuele andere documenten vastgestelde richtlijnen en procedures. Hiermee kan de overlast voor burgers en bedrijven als gevolg van werkzaamheden worden geminimaliseerd. Daarnaast vormt MOOR een instrument om het administratieve proces rond vergunningen en graafmeldingen inclusief financiële afhandeling van leges- en straatwerkkosten te automatiseren en te optimaliseren, waardoor investering in MOOR zichzelf terugverdient. Dit is gebleken bij inmiddels 45 gemeenten door heel Nederland. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1.1 Dit is onderdeel van het samenwerkingsverband Teylingen, Katwijk en Noordwijk (TKN) De intentie om MOOR aan te schaffen vloeit voort uit de samenwerkingsovereenkomst die de gemeenten Teylingen, Katwijk en Noordwijk (TKN) zijn aangegaan op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Deze samenwerkingsovereenkomst is op maandag 19 juni 2012 door de wethouders Leo van der Zon van Teylingen, Gerard Mostert van Katwijk en Martijn Vroom van Noordwijk ondertekent. Voor de intentie tot aanschaf van MOOR verwijs ik u naar de bijlage Rapportage onderzoek samenwerking wegbeheer versie 7 0 (hoofdstuk 2.3). 1.2 Graafwerkzaamheden in Openbare Ruimte veroorzaken overlast binnen de gemeente in termen van bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid. Om deze overlast tot een minimum te kunnen beperken dient de gemeente als gastheer van de openbare ruimte regie te kunnen voeren op graafwerkzaamheden en weten wanneer er waar en door wie gewerkt wordt. 1.3 De Wijzigings Advies Commissie (WAC) heeft positief geadviseerd Op maandag 2 juli 2012 is de BusinessCase Meldapplicatie MOOR behandeld in de WAC. Zij hebben positief geadviseerd over het aanschaffen van MOOR. Wel willen ze betrokken worden bij de implementatie van MOOR in verband met integratie met het zaaksysteem. Ter informatie is het advies van de WAC als bijlage toegevoegd. 2.1 De kosten en de baten komen niet ten laste van dezelfde kostenplaats/programma De eenmalige- en structurelekosten komen ten laste van de kostenplaats 5213 (ICT) en de inkomsten/baten worden geboekt op FCL (Onderhoud en reparatie wegenstelsel). Per saldo zullen de kosten en baten budgettair neutraal zijn, maar dit betekend wel dat de begroting 2013 bij de voorjaarsrapportage moet worden aangepast. Deze beslissing wordt genomen rekening houdend met volgende adviezen: Team FIN (AO) Het advies is gunstig. Wijzigings Advies Commissie (WAC) Het advies is gunstig mits voorwaarden. Het advies wordt gevolgd. Het advies wordt gevolgd, inclusief de gestelde voorwaarden: (opsomming voorwaarden) Het advies wordt gevolgd, inclusief de gestelde voorwaarden: (opsomming voorwaarden); met uitzondering van (niet gevolgde voorwaarden) omdat (reden niet p 2 van 16

3 volgen) Het advies wordt niet gevolgd omdat (reden niet volgen advies) Beslist het volgende: BESLISSING punt 1: Instemmen met de aanschaf van de internetapplicatie MOOR modules Meldingen en Vergunningen voor een eenmalig bedrag voor implementatiekosten van 5.125,00 exclusief BTW en een jaarlijks bedrag voor Licentie- en Beheerkosten van 8.527,00 exclusief BTW. De begroting 2013 aanpassen bij de voorjaarsrapportage. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Gemeentewerken Projecten en Planvoorbereiding Financile consequenties: Kosten De eenmalige kosten voor implementatie van MOOR bedragen 5.125,00 en de jaarlijkse Licentieen Beheerkosten bedragen 8.527,00. Deze beide bedragen zijn exclusief BTW. Voor de kosten verwijs ik u naar de offerte van PSMS BV kenmerk RV/NvE/O d.d. 19 juni De kosten komen ten laste van kostenplaats 5213 Afd. Interne Service en Informatie (ICT). Baten Volgens de kosten- en batenanalyse is - bij alle gemeenten die op MOOR zijn aangesloten het aantal meldingen van graafwerkzaamheden (en dus het bedrag aan degeneratie- en straatwerkkosten) dusdanig gestegen, dat daarmee de investering in MOOR ruimschoots wordt terugverdiend. Voor de Kosten- en batenanalyse verwijs ik u naar hoofdstuk 4 van de BusinessCase Meldapplicatie MOOR ( ). De baten worden geboekt op de begroting (Programma 4 Leefomgeving Onderhoud en reparatie wegenstelsel 34026I Overige inkomsten). BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT BusinessCase Meldapplicatie MOOR ( ) Advies Wijzigings Advies Commissie (WAC) p 3 van 16

4 BusinessCase Meldapplicatie MOOR ( ).pdf BusinessCase Meldapplicatie MOOR 1. Inleiding Doel businesscase Doel van deze BusinessCase is te onderzoeken of de aanschaf van de internetapplicatie Meldpunt Opbrekingen Openbare Ruimte (MOOR) met de modulen Meldingen en Vergunningen verantwoord is in geld, tijd en kwaliteit in de veranderende omgeving van de gemeente Teylingen. Aanschaf is geen doel op zich maar dient bij te dragen aan het verstevigen van de regie op het gebruik van de openbare ruimte van de gemeente Teylingen. Aanleiding Samenwerkingsverband Teylingen, Katwijk en Noordwijk (TKN) De intentie om de webapplicatie MOOR aan te schaffen vloeit voort uit de samenwerkingsovereenkomst die de gemeenten Teylingen, Katwijk en Noordwijk (TKN) zijn aangegaan op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Deze samenwerkingsovereenkomst is op maandag 19 juni 2012 door de wethouders Leo van der Zon van Teylingen, Gerard Mostert van Katwijk en Martijn Vroom van Noordwijk ondertekent. Voor de intentie tot aanschaf van MOOR verwijs ik u naar de rapportage Onderzoek Samenwerking Wegbeheer versie 7 0 (hoofdstuk 2.3). Graafwerkzaamheden in de Openbare Ruimte veroorzaken overlast binnen de gemeente in termen van bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid. Om deze overlast tot een minimum te kunnen beperken dient de gemeente als gastheer van de openbare ruimte regie te kunnen voeren op graafwerkzaamheden en weten wanneer er waar en door wie gewerkt wordt. Schets / Algemeen Via de MOOR-applicatie kunnen Vergunningen voor en Meldingen van graafwerkzaamheden door kabel- en leidingbedrijven op een uniforme wijze digitaal worden ingediend en door de gemeente digitaal worden beoordeeld en goed- dan wel afgekeurd. MOOR vormt daarmee een instrument voor gemeenten om regie te voeren op graafwerkzaamheden en toezicht te houden op naleving van de in de verordening(en) en eventuele andere documenten vastgestelde richtlijnen en procedures. Hiermee kan de overlast voor burgers en bedrijven als gevolg van werkzaamheden worden geminimaliseerd. Daarnaast vormt MOOR een instrument om het administratieve proces rond vergunningen en graafmeldingen inclusief financiële afhandeling van leges- en straatwerkkosten te automatiseren en te optimaliseren, waardoor investering in MOOR zichzelf terugverdient. Dit is gebleken bij inmiddels 45 gemeenten door heel Nederland. Marktverkenning MOOR is momenteel het enige instrument dat gemeenten de mogelijkheid biedt om volledige regie op werkzaamheden in de openbare ruimte te verkrijgen. Er zijn diverse applicaties in omloop die zich richten op het verkrijgen van inzicht in het gebruik van de openbare ruimte. Denk hierbij aan beheersystemen, GIS-pakketten, KLIC-Online en andere tools. Deze systemen bieden echter geen van allen de specifieke functionaliteit die MOOR biedt. Daar komt bij dan MOOR veel meer is dan simpelweg een meldapplicatie. Bij het gebruik van MOOR zit inbegrepen een zeer gedegen implementatie van MOOR, het onderhouden van contact met netbeheerders en grondroerders en uitgebreide helpdeskondersteuning. De combinatie van een door alle netbeheerders ondersteunde werkwijze samen met een digitaal (via internet) beschikbare meldapplicatie maakt MOOR tot een uniek product. Referenties MOOR wordt door ongeveer 45 gemeenten in Nederland gebruikt. De gemeente Katwijk, waarmee Teylingen intensief samenwerkt op o.a. het terrein van beheer openbare ruimte, werkt al lange rijd met MOOR en is ook voorstander van het verder uitrollen van het gebruik van MOOR in de regio. Andere gemeenten in de buurt die met MOOR werken zijn Haarlemmermeer, Wassenaar, Leidschendam-Voorburg en Zoetermeer. Voor een volledige lijst van referentiegemeenten verwijs ik u gemakshalve naar de website van MOOR: Businesscase Meldapplicatie MOOR 1 van 4 Gemeente Teylingen p 4 van 16

5 BusinessCase Meldapplicatie MOOR 2. Knelpunten huidige situatie Op dit moment worden veel graafwerkzaamheden die door of namens netbeheerders binnen het grondgebied van Teylingen worden uitgevoerd, niet gemeld. Dit houdt concreet in dat bedrijven graven op het moment dat het hun uitkomt en op de manier die hun uitkomt. Daarbij wordt geen rekening gehouden met onze eisen, voorschriften en wensen als grondeigenaar. Deze situatie is ongewenst. Doordat de gemeente niet weet wie er waar en wanneer aan de slag is, kan de gemeente geen zicht houden op het gebruik van de openbare ruimte. Tevens kunnen hierdoor situaties ontstaan waarbij de gemeente wordt geconfronteerd met graafwerkzaamheden op een ongewenst moment of plaats. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een markt, een omleidingroute of pas aangelegd straatwerk waarvan de kwaliteit door opbrekingen sterk achteruit gaat. Daarnaast is op dit moment in veel gevallen de gemeente aan zet, wanneer wordt geconstateerd dat er sprake is van verzakkingen van wegen of andere verharding. Omdat in de huidige situatie veelal niet meer te traceren is wie (welke aannemer, welke netbeheerder) aansprakelijk is voor de schade aan de openbare ruimte, wordt deze schade op kosten van de gemeente hersteld, terwijl deze kosten verhaald kunnen en mogen worden op de verantwoordelijke netbeheerder. Ook is het huidige (administratieve) proces rondom kabels en leidingen tijdrovend en inefficiënt en werkt het niet-melden in de hand. Als laatste is het factureren van straatwerkkosten momenteel inefficiënt, waardoor de situatie ontstaat dat kosten van kleine opbrekingen niet worden gefactureerd omdat de interne factureringskosten hoger zijn dan het factuurbedrag. 3. Ontwikkelingen Op bovenstaande knelpunten geeft MOOR een adequaat antwoord. MOOR is speciaal ontwikkeld om regie te krijgen op het proces van graafwerkzaamheden in de openbare ruimte en biedt daarbij volledige ondersteuning voor zowel het vergunningstraject als de meldprocedure. Door de aanmeldingen en afhandeling van vergunningen en graafwerkzaamheden in de openbare ruimte te digitaliseren en te centraliseren, krijgt de gemeente grip op (de coördinatie van) werkzaamheden in de openbare ruimte. 4. Kosten- en batenanalyse Kosten De investering in MOOR bestaat uit een eenmalig deel (implementatiekosten) en een jaarlijks terugkerend deel (licentie- en beheerkosten). Voor de gemeente Teylingen zijn deze bedragen als volgt: Eenmalige implementatiekosten: deze kosten zijn afhankelijk van het aantal modules welke de gemeente wenst aan te schaffen. Voor de modules Meldingen en Vergunningen bedragen deze kosten 5.125,- De jaarlijkse kosten voor licentie en beheer worden berekend op basis van het aantal inwoners van een gemeente. Voor de module Meldingen is dit 0,22 per inwoner en voor de module Vergunningen 0,06. Uitgaande van een inwoneraantal van inwoners zijn de jaarlijkse kosten ,- Baten Bij alle gemeente die op MOOR zijn aangesloten is het aantal meldingen van graafwerkzaamheden (en dus het bedrag aan degeneratie- en straatwerkkosten) dusdanig gestegen, dat daarmee de investering in MOOR ruimschoots wordt terugverdiend. Ter illustratie hieronder een drietal MOOR gemeenten die qua omvang ongeveer vergelijkbaar zijn met de gemeente Teylingen. In dit overzicht ziet u het aantal in MOOR geregistreerde opbrekingen en de door de gemeenten in rekening gebrachte degeneratie- en straatwerkkosten: Inwoners # meldingen 2011 Degeneratie- en straatwerkkosten 2011 Bronckhorst ,- Diemen ,- Oude IJsselstreek ,- Businesscase Meldapplicatie MOOR 2 van 4 Gemeente Teylingen p 5 van 16

6 BusinessCase Meldapplicatie MOOR Grip op graafwerkzaamheden zorgt, naast een toename van inkomsten, waarmee de investering in MOOR wordt terugverdiend, voor de volgende kwalitatieve baten: - Minder overlast en verbeterde kwaliteit van de openbare ruimte; - Verbeterde informatievoorziening voor alle partijen; gemeente, netbeheerders en grondroerders, burgers en bedrijven en hulpdiensten; - Transparante communicatie tussen gemeente en meldende partijen; - Meer regie op graafwerkzaamheden; - Handvatten om toezicht en handhaving adequaat in te richten; - Grotere efficiëntie in de administratieve werkzaamheden van medewerkers gemeente; - Terugdringen van papierwerk en handmatige handelingen; - Digitale dienstverlening voor zowel de vergunningaanvraag als het meldingenproces voor netbeheerders en aannemers. 5. Risico s Capaciteit MOOR zorgt voor een efficiënter proces waardoor veel (administratieve) werkzaamheden gemakkelijker, sneller en met minder kans op fouten kunnen worden uitgevoerd. De daardoor vrijkomende capaciteit kan bijvoorbeeld worden benut om handhaving en toezicht (nog) beter vorm te geven. Tijdens de implementatie van MOOR is de tijdsbesteding van de gemeente gering, reken op 2 tot 3 dagen voor de gemeente. Draagvlak medewerkers (nog meer werk) Zie boven; MOOR leidt niet tot meer werk. MOOR leidt wel tot anders werken. Meer aandacht voor kabels en leidingen leidt wel tot een sterkere focus op dit onderwerp. In de opstartfase kan dit wellicht als meer werk worden ervaren maar zeker na verloop van tijd zal duidelijk worden dat werken met MOOR leidt tot efficiëntie. Daarbij komt dat veel werkzaamheden rondom kabels en leidingen, die nu als vervelend worden ervaren, via MOOR automatisch worden uitgevoerd waardoor meer tijd overblijft voor andere zaken. Regionale ontwikkelingen Zoals aangegeven werkt de gemeente Katwijk reeds enkele jaren naar volle tevredenheid met MOOR. In het Duin- en Bollenstreekverband zijn er diverse gesprekken geweest over het in gezamenlijkheid (6 gemeenten) aansluiten op MOOR. Tot op heden hebben de gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout besloten om definitief met MOOR te gaan starten. Doorlooptijd en tijdigheid De Implementatie van MOOR neemt afhankelijk van de omstandigheden - ongeveer 6 à 8 weken in beslag. Voor Licentie en Beheer geldt een contractduur van drie jaar. Dit contract wordt na deze contractperiode stilzwijgend telkens met één jaar verlengd. Opzeggen van het contract dient schriftelijk te geschieden, uiterlijk 3 maanden voor afloop van het contract. Koppeling en uitwisseling gegevens De gegevens die in MOOR worden gezet worden standaard bewaard conform de eisen in de Archiefwet. MOOR committeert zich (wordt contractueel vastgelegd) dat deze gegevens oproepbaar blijven, zelfs in geval van bijvoorbeeld faillissement. Alle data in MOOR is eenvoudig uitwisselbaar; documenten kunnen worden toegevoegd en tevens kunnen documenten uit MOOR worden gegenereerd. Het is mogelijk om koppelingen te realiseren tussen MOOR en andere door de gemeente gebruikte applicaties / systemen. Wel is het belangrijk om vooraf goed na te denken over nut en noodzaak van dit soort koppelingen. De ervaring leert dat het bouwen van (dure) koppelingen vaak niet nodig is. Businesscase Meldapplicatie MOOR 3 van 4 Gemeente Teylingen p 6 van 16

7 BusinessCase Meldapplicatie MOOR 6. Aanbeveling Op basis van de in deze BusinessCase opgenomen informatie bevelen wij aan om over te gaan tot aanschaf van de internetapplicatie MOOR met de modulen Meldingen en Vergunningen. Businesscase Meldapplicatie MOOR 4 van 4 Gemeente Teylingen p 7 van 16

8 Advies Wijzigings Advies Commissie (WAC).pdf Page 1 of 3 Eeuwijk, Richard van Van: Bos, Jorren Verzonden: maandag 16 juli :37 Aan: Eeuwijk, Richard van Onderwerp: RE: wijzigings advies commissie (WAC) Dag Richard, Hierbij de reactie vanuit de WAC. M.v.g, Jorren Bos MOOR De WAC geeft de volgende reactie op de BisinessCase Meldapplocatie MOOR: Deze software komt de samenwerking in de regio (Katwijk, Noordwijk) ten goede blijkt uit de rapportage: Onderzoek Samenwerking Wegbeheer versie 6.0 (hoofdstuk 2.3). Tevens staat in de BisinessCase vermeld dat bij alle gemeente die op MOOR zijn aangesloten, het aantal meldingen van graafwerkzaamheden (en dus het bedrag aan degeneratie- en straatwerkkosten) dusdanig zijn gestegen dat hiermee de investering in MOOR ruimschoots wordt terugverdiend. Ook heeft gemeentewerken aangegeven dat zij zelf voor budget gaan zorgen. Onder andere door bovengenoemde punten adviseert de WAC om deze software aan te schaffen. Echter heeft de WAC wel een aantal opmerkingen: Onderzocht moet worden hoe er integratie kan plaatsvinden met het zaaksysteem. Het verlenen van vergunningen loopt via het zaaksysteem. Voor de vraag rondom de inrichting van bovenstaande opmerkingen neemt Functioneel Beheer in de maand september contact op met de afdeling Van: Eeuwijk, Richard van Verzonden: dinsdag 3 juli :12 Aan: Bos, Jorren CC: Voorn, Hans van der; Witkamp, Marco; Kosters, Willem; Zierikzee, Paul Onderwerp: RE: wijzigings advies commissie (WAC) Beste Jorren, Graag verneem ik van jou het advies van de WAC over de BusinessCase Meldapplicatie MOOR! Met vriendelijke groet, Gemeente Teylingen R.A.J. (Richard) van Eeuwijk Afdeling Gemeentewerken Team projecten en planvoorbereiding Aanwezig op: ma, di, wo, do, vr p 8 van

9 Page 2 of 3 Moderne dorpen, midden in de wereld Postbus ZJ Voorhout t Print geen s uit als dit niet echt nodig is. Denk na over uw verantwoordelijkheid voor het milieu voordat u deze print. Van: Eeuwijk, Richard van Verzonden: woensdag, juni :38 Aan: Bos, Jorren CC: Voorn, Hans van der; Witkamp, Marco; Kosters, Willem; Zierikzee, Paul Onderwerp: RE: wijzigings advies commissie (WAC) Beste Jorren, Hierbij ontvang je de BusinessCase Meldapplicatie MOOR! Dit ter behandeling in de Wijzigings Advies Commissie (WAC) van maandag 2 juli Tevens heb ik als bijlage de rapportage Onderzoek Samenwerking Wegbeheer - versie 6 0 toegevoegd. In de BusinessCase verwijs ik naar dit document. Ik vertrouw erop je hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zie het advies met belangstelling tegemoet. Heb je naar aanleiding van deze mail nog vragen? Neem dan nog even contact met mij op! Met vriendelijke groet, Gemeente Teylingen R.A.J. (Richard) van Eeuwijk Afdeling Gemeentewerken Team projecten en planvoorbereiding Aanwezig op: ma, di, wo, do, vr Moderne dorpen, midden in de wereld Postbus ZJ Voorhout t Print geen s uit als dit niet echt nodig is. Denk na over uw verantwoordelijkheid voor het milieu voordat u deze print. Van: Voorn, Hans van der Verzonden: dinsdag, juni :10 Aan: Eeuwijk, Richard van CC: Bos, Jorren Onderwerp: wijzigings advies commissie (WAC) Hoi Richard, p 9 van

10 Page 3 of 3 Op maandag 2 juli komt de wac bijeen om gewenste wijzigingen in de informatievoorziening te bespreken. Lukt het je om de businesscase MOOR op de woensdag voorafgaand aan de wac-bijeenkomst aan Jorren Bos te leveren? Jorren is de secretaris van de wac en daarom heb ik hem als cc-geadresseerde bij dit bericht toegevoegd. Met vriendelijke groet, Gemeente Teylingen Hans van der Voorn Afdeling Interne Service en Informatie, Functioneel Beheer en ICT Aanwezig op: ma, di, wo, do, vr Moderne dorpen, midden in de wereld Postbus ZJ Voorhout t Print geen s uit als dit niet echt nodig is. Denk na over uw verantwoordelijkheid voor het milieu voordat u deze print. p 10 van

11 Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 18 december 2012 p 11 van 16