Beheerder Informatiesysteem Bij MHC de Warande

Transcriptie

1 Vrijwilligers zijn welkom, want Warande doen we samen! Hieronder de functie-omschrijvingen van: 1. Beheerder Informatiesystemen 2. Beheerder Trainersmaterialen 3. Lijn-coordinator Jongens E 4. Scheidsrechtersplanner 5. Scout Meisjes A 6. Infotafelmedewerkers 7. Lijn-coordinator WHC Beheerder Informatiesysteem De beheerder informatiesysteem ondersteunt via de Secretaris verschillende doelgroepen van vrijwilligers die allen gebruik maken van LISA, Warande adressen, de Warande App, de website en Narrowcasting (de schermen in het clubhuis). De Beheerder levert functionele ondersteuning aan genoemde gebruikers en opereert tussen gebruikers en LISA, de organisatie achter de te beheren systemen. Tevens adviseert de beheerder in hoe het best het systeem in te zetten. Ook is de beheerder verantwoordelijk voor het verdelen van berichten naar de juiste verantwoordelijken voor de adressen LISA@mhcdewarande.nl en info@mhcdwarande.nl Plaats in de vereniging (Met wie heb je veel te maken) Alhoewel de Secretaris eindverantwoordelijk is, heeft de beheerder contact met alle commissies en vrijwilligers die het systeem gebruiken. De voornaamste afnemers van de diensten van de beheerder zijn: de communicatiecommissie, de verenigingsmanager, de ledenadministratie, de technische commissie en de sponsorcommissie. De beheerder voert de volgende taken uit: Geeft uitleg aan gebruikers over hoe de systemen functioneel werken. Wanneer dat niet duidelijk is of er storingen zijn vormt de beheerder de interface naar. Aanmaken cq beheer van gebruikers en bijhorende rechten. Creëren en beheren van adressen eindigen

2 Wijzigingen aan (laten) brengen aan de functionaliteit en uiterlijk van website en app. Ziet erop toe dat de gebruikers bewust zijn van eventuele privacy risico s. Tijdsbesteding (Hoeveel tijd gaat het je kosten) Er zijn twee beheerders die om toerbeurt op maandbasis de functie als duo vervullen. Het werk vindt grotendeels achter de computer. Gemiddeld 4 keer per jaar is deelnemen aan een meeting op de club gewenst. De tijdbesteding is sterk afhankelijk van het verloop van het seizoen. In piekmomenten (voor seizoenstart en net daarna, begin zaalseizoen, aan het eind van het seizoen) is de belasting gemiddeld 5 uur per week. In de rustigere periodes is de belasting gemiddeld 2 uur per week. Functie-eisen (Wat moet je kunnen) Het betreft geen IT-technische functie. Affiniteit met automatisering is wel gewenst. Functie-eisen Goede (schriftelijke) communicatieve vaardigheden; Georganiseerd, precies kunnen werken; Flexibele instelling; Dienstverlenend; Samenwerken; Gevraagd en ongevraagd advies kunnen geven, mee kunnen denken over hoe een systeem best benut cq ingezet kan worden. Voor meer informatie, neem contact op met Brian Bronne en Olivier Giraud via Lisa@mhcdewarande.nl of de vrijwilligerscommissie Susan Bruil (susan@mhcdewarande.nl) en Lisa Beskers (lbeskers@kpnmail.nl), tel: Beheerder trainingsmaterialen Coördinator en beheerder van de trainingsmaterialen (veld) De beheerder trainingsmaterialen beheert alle (veld)trainingsmaterialen (magazijn/bestellen/reparaties). Hij/zij voorziet de trainers en coaches van de benodigde trainingsmaterialen (hockeyballen, pionnen en hesjes) en een kluisje. Plaats in de vereniging Valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuurslid Zaal, Arbitrage en Materialen Voor aanvang/in begin seizoen:

3 Trainers worden per en via website uitgenodigd om hun trainingsmaterialen in ontvangst te nemen (sleuteltje ophalen in clubhuis). Coaches worden per en via website uitgenodigd om tasje met hockeyballen op te halen (via infotafel in clubhuis) Inventarisatie van resterende materialen. Eventueel bijbestellen zodat tijdens seizoen vervangende materialen direct beschikbaar zijn. De trainingsmaterialen kunnen meestal in het clubhuis in kluisjes opgeborgen worden. Inname en uitgifte van materialen komt dus vaak neer op het overhandigen van een kluissleuteltje. Tijdens seizoen: Af en toe vervangen van kapotte of verloren trainingsmaterialen en kluissleuteltjes (vaak via aanvullen kluisje). Eind seizoen: Trainers per mail en via website vragen wie stopt (materialen/kluissleutel inleveren) of doorgaat (materialen behouden) Coaches per mail en via website vragen op wedstrijdballen in te leveren (vaak via keeperstas) Zomerstop: Tellen alle materialen. Bestellen materialen iom hoofd materialen. Aanvullen trainingstassen tot weer complete sets. Tijdsbesteding Pieken aan begin en einde van het seizoen Mogelijk als duo-baan Functie-eisen Goede communicatieve vaardigheden; Flexibel Initiatief nemen Service gericht Organiserend vermogen

4 Lijncoördinator E-lijn jongens De Jongste Jeugd Commissie is verantwoordelijk voor alles inzake de Jongste Jeugd bij MHC De Warande. Dit betreft alle leeftijdsgroepen vanaf de eerste instroom tot aan de jeugd. Deze leeftijdsgroepen zijn ondervedeeld in de volgende lijnen: Funkey (4 en 5 jarigen), eerstejaars F (6-7 jaar), tweedejaars F (7-8 jaar), eerstejaars E (8-9 jaar) en tweedejaars E (8-10 jaar). Binnen de jongste jeugdcommissie zijn voor iedere lijn lijncoördinatoren aangesteld. De lijncoördinator jongens E richt zich op de leeftijdsgroepen vanaf 8 t/m 10 jaar. Dit betreft de jongens E6 en E8-tallen. De functie is met name gericht is op de coördinatie, het verbinding maken, het motiveren en het ontwikkelen van de jongste jeugdlijnen in de bovengenoemde leeftijdscategoriën. Plaats in de vereniging (Met wie heb je veel te maken) Binnen de jongste jeugdcommissie rapporteren de lijncoördinatoren aan de Voorzitter Jongste Jeugd. Daarnaast is er op kritieke momenten gedurende het seizoen veel interactie noodzakelijk tussen de lijncoördinatoren onderling. Met name als het gaat om de overgang van de E-lijn naar de D-lijn. Omdat de meeste nieuwe leden instromen van onderaf, heb je ook contact met de ledenadministratie. De lijncoördinator is de eerste contactpersoon en belangrijkste interemediair tussen (kandidaats)leden, andere hockeyclubs en MHC De Warande inzake alles wat te maken heeft met de betreffende leeftijdsgroep. Dit betreft met name, maar is niet beperkt tot; Het monitoren van nieuwe inschrijvingen in de betreffende leeftijdscategoriën; Het beoordelen van en communiceren over plaatsingsmogelijkheden van nieuwe inschrijvingen; Het indelen van (nieuwe) leden in teams op basis van informatie over leeftijd, vaardigheden, wens indeling met vriendjes/vriendinnetjes, ruimte in de teams; Verantwoordelijk voor het zoeken en aanstellen van teambegeleiding Ondersteunt Hoofd Opleiding Training (HOT) bij het identificeren van trainers/trainsters; Verstrekt informatie over indeling, trainingstijden, spelregels en begeleiding; Ondersteunt teambegeleiders en bemiddeld in het oplossen van eventuele problemen; Geeft input aan de commissievoorzitter om het Jongste Jeugdbeleid mede vorm te geven; Tijdsbesteding (Hoeveel tijd gaat het je kosten) Afhankelijk van de verenigingsituatie en het moment in het seizoen, gemiddeld circa 2 tot 3 uur per week; De tijdsbesteding is continue, maar er zijn duidelijke piekmomenten rondom de winterstop en aan het einde en de start van het hockeyseizoen; Belangrijkste contact via en telefoon, maar ook;

5 Regelmatig (eens in de twee tot drie weken) aanwezig op zaterdagochtend en indien mogelijk bij voorkeur ook; Regelmatig aanwezig op de club op en rond de velden door-de-weeks; Gemiddeld één keer per maand een overlegmoment/vergadering met de commissie. Functie-eisen (Wat moet je kunnen) Goede communicatieve vaardigheden; Affiniteit met aandachtsgebied, betreffende leeftijdsgroep; Flexibele instelling en stressbestendig; Initiatief nemend; Oplossinggericht denkend; Gericht op wensen van hockeyers en hun ouders; Gericht op het verbeteren van het hockeyplezier; Conform het beleid en de visie van de vereniging; Met de juiste balans tussen belang van leden en vereniging; Bewust van wat er in de omgeving gebeurt; Organiserend vermogen; Samenwerken; Hockeyervaring is een pré, maar niet vereist Voor meer informatie, neem contact op met: Jacco Mulders, voorzitter jongste jeugdcommissie Martijn ten Hacken, huidig lijncoördinator E jongens ********************************************************************************************* Scheidsrechters Planner De scheidsrechters planner draagt wekelijks zorg voor het inplannen van de scheidsrechters bij alle wedstrijden van de junioren op zaterdag en senioren op zondag gedurende de veldcompetitie (totaal 20 wedstrijden). Plaats in de vereniging (Met wie heb je veel te maken) Scheidsrechterplanning werkt nauw samen met het wedstrijdsecretariaten en de arbitrage commissie. De scheidsrechters planner heeft als back-up de verenigingsmanager. Inplannen van de scheidsrechters voor de wedstrijden op zaterdag en zondag Alle ingedeelde scheidsrechters invoeren op de website/app en een mail sturen via LISA systeem Afhandelen van mails mbt afmeldingen/wijzigingen voor de te fluiten wedstrijden

6 Contact onderhouden met het wedstrijdsecretariaat over de wedstrijdindeling van de jeugd op zaterdag Tweemaal per jaar (voor begin van de herfst- en lente competitie) coaches / managers / aanvoerders benaderen om een fluitschema van hun team te maken a en b jeugd en senioren Signaleren van problemen, indien nodig escaleren naar bestuur of arbitragecommissie Tijdsbesteding (Hoeveel tijd gaat het je kosten) Totale besteding gem. 6-7 uur per week, dagelijks uur Volledig vanuit thuis mogelijk Formeel overleg 2x per jaar met wedstrijdsecretariaat en verenigingsmanager Functie-eisen (Wat moet je kunnen) Goed kunnen plannen, houden van puzzelen Goede communicatieve vaardigheden Rechte rug hebben, streng durven zijn Stress bestendig zijn Verantwoordelijkheidsgevoel Voor meer informatie, neem contact op met Jacqueline van den Dungen, verenigingsmanagers (mail verenigingsmanager@mhcdewarande.nl / tel ) of Susan Bruil (mail susan@mhcdewarande.nl /tel ) SCOUT voor Meisje A Gedurende het seizoen evalueert de scoutcommissie de jeugdleden van onze vereniging op hockey-specifieke kwaliteiten en eigenschappen. Dit gebeurt middels het (voor spelers zo onopvallend mogelijk) bezoek aan trainingen en wedstrijden. Deze evaluaties worden gedocumenteerd. Scouts hebben als primaire focus de breedte teams (dat zijn bij de jongens meestal de 2e teams en lager en bij de meisjes de 3e teams en lager). Scouts zijn samen met de lijncoördinatoren verantwoordelijk voor de indeling van breedteteams voor het nieuwe seizoen. Doel MHC de Warande wil dat alle leden kunnen sporten op het niveau dat bij hun talent past. Niet alleen in de topsport, maar ook in de breedtesport. Plaats in de vereniging De Technische Staf en de lijncoördinatoren worden ondersteund door scouts. Scouts zijn veelal ouders of seniorhockeyers die betrokken zijn bij MHC de Warande en veel hockeyervaring hebben. Ze vinden het leuk om naar wedstrijden en trainingen te kijken om jeugdspelers te spotten die meer talent lijken te hebben dan het niveau

7 waarop ze nu spelen. Scouts doen verslag aan de lijncoördinatoren. Ze zijn niet actief tijdens de selectieweken en zijn ook niet betrokken bij de uiteindelijke indeling van jeugdspelers. Dat doen de coördinatoren in samenwerking met de technische staf. Functie-inhoud Kijken bij trainingen en wedstrijden om jeugdspelers te beoordelen Samen met de lijncoordinatoren samenstellen van de breedteteams Tijdsbesteding Het beoordelen van talent en spelers vergt aandacht gedurende het hele seizoen Informeel naar eigen invulling tot enkele uren per maand voor informele contacten; Formeel 2 maal per jaar commissie vergadering Functie-eisen Kennis van hockeytechniek en tactiek is noodzakelijk Bewust zijn van wat er op de velden gebeurt Zelfstandig en pro-actief Voor meer informatie, neem contact op met Bas van den Dungen, mail: vzsclc@mhcdewarande.nl Medewerker infotafel zaterdag Gastheer- of vrouw op zaterdag voor thuisspelende teams, bezoekende teams en scheidsrechters. Je verstrekt informatie omtrent de wedstrijden (tijden en veld) aan de teams en scheidsrechters. Het in goede banen leiden van het wedstrijdverloop op zaterdag Plaats in de vereniging (Met wie heb je veel te maken) De coördinator infotafel maakt een planning voor de lente en herfstcompetitie. Een overzicht van de wedstrijd- en scheidsrechtersplanning wordt door de verenigingsmanager verstrekt aan de infotafel. Op zaterdag heb je veel contact met de coaches van de teams en de scheidsrechters die zijn ingepland. Aan de infotafel zitten altijd 2 vrijwilligers samen. (Duo) gastvrouw of heer op zaterdagochtend of -middag

8 Informatie verschaffen omtrent tijden en velden verstrekken aan de thuisspelende en bezoekende teams Scheidsrechters voorzien van informatie en materiaal (hoekvlaggen, fluitje en jasjes/hesjes) Mee oplossen van een probleem dat zich voor kan doen (bv niet opdagen van een scheids) Gevonden voorwerpen beheer op zaterdag Soms extra taak zoals bijvoorbeeld kaartjes verkoop van een feest, uitgifte van ballentassen aan coaches, etc. Tijdsbesteding (Hoeveel tijd gaat het je kosten) 2x een zaterdag ochtend of middag in de lente- en herfstcompetitie. De diensten lopen van 8:20 uur tot 12:30 en 12:20 tot 17:00 uur. Functie-eisen (Wat moet je kunnen) Gastvrij en servicegericht Goede communicatieve vaardigheden Initiatief nemen Voor meer informatie, neem contact op met Isolde Aerts, mailadres LIJN COORDINATOR Warande Hockey College Volgt nog

9