CASE DE PERSGROEP Het beste uit heel wat werelden

Transcriptie

1 CASE DE PERSGROEP Het beste uit heel wat werelden Om de organisatie futureproof te maken wou carrièresite vacature.com flinke stappen zetten in een verdere digitalisering. Het werd een project van ongeziene omvang. HRlinkIT begeleidde de organisatie bij het opstellen van een architectuurplaat, de implementatie en de integratie. Een stevige kluif naar hun hand.

2 De wereld van de jobboards is sterk aan het veranderen. Denk maar aan de komst van Facebook Jobs, Google for jobs, Voor jobsite vacature.com reden genoeg om de eigen werking te herbekijken. De nood aan verdere digitalisering drong zich op als antwoord op deze marktuitdagingen. De Persgroep, waarvan vacature.com deel uitmaakt, is van nature een printbedrijf, opent Marc Staut, Operations Manager Online Services bij De Persgroep Publishing. Natuurlijk hadden we al enkele zoekertjeswebsites (classified websites). Maar specifiek vacature.com werkte op een te verouderd platform om voluit te kunnen gaan voor maximale gebruikerservaringen. We combineren verschillende toppakketten tot één topproduct. Dus zochten we naar een oplossing. HRlinkIT schoof mee aan tafel om de noden, vragen en uitdagingen duidelijk te definiëren en een ICT-structuur te schetsen in een architectuurplaat. Dat HRlinkIT de markt goed kende en de noden van het bedrijf snel en correct konden inschatten, dreef het tempo behoorlijk op. Best of breed Al snel werd duidelijk dat het niet één oplossing nodig was, maar een bundel aan oplossingen die met elkaar in verbinding staan: best of breed. Je kan kiezen voor een algemeen pakket, en dat is goed. Voor vacature.com gaat dit echter om de corebusiness, niet om een nevenactiviteit waarvoor een algemeen pakket volstaat. Wij wilden verschillende toppakketten linken om zo tot een topproduct te komen, aldus Marc Staut. De uiteindelijke keuze van vacature.com viel op softwareleverancier Connexys, gecombineerd met andere leveranciers. Eisen en verwachtingen Marc Staut benadrukt enkele eisen en verwachtingen die van groot belang waren en een oplossing op maat eisten van HRlinkIT. Een eerste nood was het volume. Het systeem moet in staat zijn om een stevige stroom bezoekers elke dag aan te kunnen. Dagelijks zo n 20 tot Op piekmomenten nog meer. Er komt heel wat traffic via onze partners, bijvoorbeeld de nieuwssite hln.be (Het Laatste Nieuws). De oplossing moest dus schaalbaar zijn en steunen op betrouwbare, robuuste Foto: Marc Staut

3 partners die continuïteit kunnen bieden. Tweede vraag was de vraag naar een cloudoplossing. De Persgroep mag dan al heel wat werknemers tellen in België, Nederland en ook Denemarken (5000 werknemers), de afdeling Online Services is met 25 man/vrouw erg klein. Op technologievlak werken we daarom altijd met externe partners. Cloudoplossingen regelen veel zelf. Op het vlak van hardware bijvoorbeeld heb je niemand in eigen huis nodig. Die kennis koop je gewoon. Van essentieel belang is de integratie met o.a. VDAB, mailapplicaties en het creditmanagementsysteem voor bedrijven. Microservices HRlinkIT zocht voor vacature.com naar een Applicant Tracking System (ATS), maar met de nodige aanpassingen. Marc Staut: Het hele luik van recruitmentflows, talentmanagement etc. hebben we als vacature.com niet nodig. In eerste instantie willen we kandidaten naar de jobs leiden. Hierbij mikken we niet zozeer op volume (zo veel mogelijk kandidaten/ clicks), maar vooral op kwaliteit (de juiste kandidaten). Dat betekent dat we ook latente werkzoekenden willen bereiken. We helpen bedrijven daarom om hun vacatures te optimaliseren: gebruiken ze de juiste titels, zijn de teksten aantrekkelijk, zijn de vacatures te vinden via de veel gebruikte zoektermen, We doen hiervoor trendanalyses op keywords om daarop een zicht te krijgen. Daarnaast koos men ervoor om te werken met microservices. Verschillende kleine, autonoom draaiende systemen worden met elkaar gekoppeld tot een intern ecosysteem, zo los mogelijk, zodat aanpassingen behapbaar blijven. Je kan een klein systeem even loskoppelen, aanpassingen doorvoeren en weer aankoppelen. Dat is veel makkelijker dan wanneer alles in elkaar verweven zitten en aanpassingen een enorme opgave worden omwille van mogelijke ongewenste gevolgen op een heel andere plaats.

4 Specifieke integratie Een belangrijke vraag waarbij HRlinkIT zijn meerwaarde duidelijk bewees, was de nood aan een specifieke integratie met o.a. de VDAB-site, mailapplicaties, multiposters. Zo moeten jobaanbiedingen automatisch op de VDAB-site terechtkomen. Ook het hele CRM-systeem en de marketing (via Selligent) moesten hun plaats krijgen. Kandidaten komen via de website op het platform terecht. Die informatie moet vertaald worden naar het CRM-systeem om bijvoorbeeld Jobalerts te kunnen versturen. We spelen gericht met communicatie én bewaken ook de communicatiedruk zodat mensen niet overspoeld worden met mails. Tot slot is het hele creditsysteem voor bedrijven een noodzakelijk onderdeel van het vacature.com-platform en moest dus deel uitmaken van de nieuwe totaaloplossing. Klanten/bedrijven kopen bij vacature.com credits aan die goed zijn voor een aantal diensten: vacature plaatsen, de vacature boosten via Facebook, LinkedIn, etc. Het is een toepassing die apart moest worden toegevoegd aan het ATS-systeem. Voordeel van deze totaaloplossing op maat is dat vacature.com nu een open systeem heeft waaraan, naar behoefte, nieuwe applicaties worden toegevoegd. HRlinkIT zorgde er steeds voor dat de nodige licenties in orde werden gebracht. Op dezelfde lijn, maar kritisch Marc Staut is lovend over de samenwerking met HRlinkIT. De strategie van vacature.com werd onmiddellijk door hen opgepikt. We hoefden dus niet voortdurend uit te leggen waarom we dingen wilden of deden. We zaten immers op dezelfde lijn. Wat niet wil zeggen dat er geen kritische of HRlinkIT zit op dezelfde lijn, maar blijft kritisch meedenken. Dat is een noodzaak. concrete vragen meer kwamen. Nee, maar die waren vooral om ons te doen nadenken over vraag en oplossing. Die zelfde focus is iets wat ik enorm belangrijk vindt voor de hele samenwerking tussen alle partners. Partners moeten niet enkel de beste technologie hebben, maar ook dezelfde cultuur. Dat maakt samenwerken een pak efficiënter. Een klein voorbeeld: als jouw mensen bij erg warm weer in short komen werken, dan vormen consultants strak in pak een barrière. Communicatie gaat gewoon vlotter als ook zij casual gekleed zijn. Feit ook dat projectverantwoordelijke bij HRlinkIT, Wouter Verpoest, zoveel mogelijk on site was bij De Persgroep, hielp en helpt nog steeds. Communicatie is erg belangrijk, benadrukt Marc Staut. Hoe korter de communicatielijnen, hoe sneller problemen en issues worden opgepakt.

5 Migratie cruciaal Spannend moment in het hele project was de migratie van de gegevens van kandidaten en vacatures naar het nieuwe systeem. Een stevige klus die HRlinkIT in handen nam. Een vlotte migratie is zeer belangrijk. Onze klanten verwachtten een nieuw systeem, zaten er zelfs op te wachten. Het moest dus rimpelloos We hebben de medewerkers zelf opgeleid. Een standaardopleiding had bij deze oplossingop-maat geen zin. Wouter Verpoest HRlinkIT gebeuren, ook al omdat we een last uit het verleden meesleepten. Een migratie twee jaar geleden was moeizaam verlopen. Onze partners moesten dus betrouwbaar zijn en steunen op een technologie die zich al bewezen heeft. Ja, het is allemaal zeer vlot gegaan, zegt Marc Staut tevreden. Niet alleen klanten verwachtten een vlotte switch en dan een gebruiksvriendelijk systeem. Ook intern betekende dit een hele aanpassing. We hebben de medewerkers zelf opgeleid, vertelt Wouter Verpoest van HRlinkIT. Het had immers geen zin om hen naar een standaardopleiding van Connexys te sturen. Door de vele uitbreidingen en aanpassingen specifiek voor vacature.com zou de helft daar niet aan bod gekomen zijn en andere zaken niet relevant zijn. Dat het nieuwe platform vrij eenvoudig te hanteren is, bleek al snel. De medewerkers zijn erg tevreden en gooiden er zich enthousiast in. Omwille van de vele functionaliteiten was er uiteraard een leercurve, maar nu is iedereen er handig mee. Problemen en vragen van klanten kunnen we snel en gemakkelijk oplossen. Ook onze salesmensen gebruiken dit systeem veel meer dan het vorige. Dat geeft een nieuwe dynamiek, merkte Marc Staut op. Hij lacht: We moeten ze soms in toom houden zodat ze niet té ver gaan om hun klant van dienst te zijn. Toekomst: verdere mogelijkheden ontdekken Wat de toekomst betreft, daar heeft vacature.com nog een hoop plannen op tafel liggen. En er zijn er misschien nog meer in het hoofd van Marc Staut. Het is duidelijk dat het hierbij niet blijft. Samen met HRlinkIT en de andere partners willen we verder nadenken over logische volgende stappen, nieuwe mogelijkheden. Bijvoorbeeld: hoe kunnen we kandidaten nog beter matchen aan openstaande functies? Hiervoor is het belangrijk om zoveel mogelijk te weten over een kandidaat. Het cv alleen is niet voldoende, dit zegt iets over het verleden. Ook hobby s, interesses, zijn van belang. De omvang van dit project is ongezien in de wereld van jobboard. Zeker in deze regionen. Dat betekent dat vacature.com het uiterste vroeg van zijn partners. Voor elke vraag of behoefte was het goed kijken waar in de structuur men best de ontwikkeling deed. Dat gaf nieuwe inzichten, ook bij HRlinkIT. Samen hebben we de ontwikkelingsmogelijkheden op het platform bij Connexys tot de grenzen uitgezocht. Wat kan en waar? En daarmee gaan we verder, mét de hulp van onze partners, besluit Marc Staut. Tekst Katleen Weytjens - WisKeys