Garantieclaims verwerken Voorbeeld procedé garantieclaim Garantieantragsprozess

Transcriptie

1 Garantieclaims verwerken Voorbeeld procedé garantieclaim Garantieantragsprozess TruckStore Garantie Klant heeft wagenpech Voor het verlenen van goedkeuring voor de reparatie is een kostenopgave, met vermelding van de materiaal- en arbeidskosten, vereist Center voor afwikkeling van garantie (Hasselt, ) ontvangt een telefonische aanvraag Kostenopgave door reparatiebedrijf/werkplaats Schade gedekt door garantie Bij pech onderweg krijgt de klant informatie over de dichtstbijzijnde geautoriseerde reparatiewerkplaats. Als de bedrijfswagen moet worden weggesleept, kan hiervoor een opdracht van de klant met een betalingsgarantie worden aangenomen. Hulp ter plaatse en wegsleepkosten vallen niet onder de TruckStore Garantie Goedkeuring verleend Facturering Reparatie in land waar garantie is afgesloten JA NEE Goedkeuring met nummer wordt per telefoon/fax/ aan de werkplaats verleend op basis van reparatieaanbod of werkplaatsfactuur Voorbeeld 1 Reparatiewerkzaamheden uitgevoerd en factuur (materiaal- en loonkosten, inclusief BTW) opgesteld op naam van de klant Het in Hasselt,, ontvangt van het reparatiebedrijf/de werkplaats een kopie van deze factuur Voorbeeld 2 Reparatie is uitgevoerd en factuur (materiaal- en loonkosten) is opgesteld op naam van de klant Nettofacturering door het reparatiebedrijf conform de verleggingsregeling (zonder BTW), waarbij dienst als exportdienst wordt gedeclareerd. Het BTW-nummer dient op de reparatiefactuur worden vermeld. Het krijgt van het reparatiebedrijf/de werkplaats een kopie van deze factuur Het TS Warranty Claims Center in Hasselt betaalt de goedgekeurde materiaal- en loonkosten van de factuur, exclusief de BTW De klant betaalt de BTW van deze factuur aan het reparatiebedrijf/de werkplaats en vraagt de betaalde BTW bij de belastingdienst terug Het TS Warranty Claims Center in Hasselt betaalt de goedgekeurde materiaal- en loonkosten van de factuur exclusief BTW De klant dient de reparatiefactuur als 'importdienst' te declareren. Als hierover BTW moet worden betaald, dient de klant dit bedrag weer als voorbelasting af te trekken - 1 -

2 Wij verzoeken de reparatiewerkplaats om op het volgende te letten: Garantieclaims verwerken 1 Het garantienummer (letter-/cijfercombinatie) moet uit de TruckStore Garantie-documentatie worden gehaald. Als de documentatie niet beschikbaar is, dient u de eigenaar van de bedrijfswagen te verzoeken het nummer te verstrekken. Zonder deze informatie kunnen reparatiewerkzaamheden niet worden uitgevoerd. 2 Controleer of de onderhoudswerkzaamheden aan de bedrijfswagen tot dusver conform de specificaties van de fabrikant zijn uitgevoerd en daarmee aan de voorwaarden voor garantie is voldaan. Het enige, geldende bewijs voor de uitgevoerde servicewerkzaamheden is een gedetailleerde factuur met BTW-vermelding of een vergelijkbaar geschikt document, waarop de servicedatum en kilometerstand zijn aangegeven. Zonder deze gegevens wordt geen garantieclaim aangenomen. 3 Als de eigenaar zijn goedkeuring heeft verstrekt, ook voor het accepteren van alle kosten die buiten de geautoriseerde garantiereparatiewerkzaamheden vallen, dient de exacte uitvalsoorzaak te worden bepaald. Demonteer hiervoor eventueel de bedrijfswagen en stel een lijst op van de benodigde onderdelen en vermeld hierbij de betreffende materiaal- en arbeidskosten conform de reparatienormtijden van de fabrikant. 4 Om vast te stellen of een garantieclaim wordt gehonoreerd, dient u contact op te nemen met het center voor de afwikkeling van de TruckStore Garantie op het volgende nummer/ adres: Tel.: 0032 (0) Fax: 0032 (0) truckstoreclaims@autoprotect.net Hierbij dienen de volgende gegevens te worden opgegeven: a) Het garantienummer (letter-/cijfercombinatie) b) De genoteerde kilometerstand c) De details over de tot dusver uitgevoerde servicewerkzaamheden, voorzover relevant d) Details over de uitval, oorzaak en schade e) De op materiaal en arbeidstijd gebaseerde reparatiekosten. Het center voor de afwikkeling van de TruckStore Garantie behoudt zich het recht voor om de bedrijfswagen aan een onafhankelijke controle te onderwerpen en zal aan de hand van het bericht het bedrag bepalen dat voor een geaccepteerde garantieclaim wordt uitbetaald. U wordt er vervolgens van op de hoogte gebracht of de claim volledig of deels wordt gehonoreerd en ontvangt bij het overeengekomen bedrag een goedkeuringsnummer. Het center voor de afwikkeling van de TruckStore Garantie kan geen garantieclaims accepteren zonder garantiegoedkeuringsnummer. Voer daarom geen reparatiewerkzaamheden uit zonder dit nummer. 5 Nadat u goedkeuring voor de reparatiewerkzaamheden hebt ontvangen en u de reparatiewerkzaamheden conform de opgave hebt uitgevoerd, dient u een kopie van de reparatiefactuur voor alle goedgekeurde onderdelen en arbeidskosten samen met eventueel opgevraagde servicefacturen naar het volgende adres te sturen: Fax : 0032 (0)

3 Garantieclaims verwerken De originele werkplaatsfactuur wordt opgesteld op naam van de houder van de garantie, met vermelding dat het nettobedrag van de factuur (goedgekeurde waarde) door het TruckStore Warranty Claims Center wordt voldaan. Het BTW-bedrag moet door de houder van de garantie zelf direct worden betaald. 6 Vraag de eigenaar om alle kosten te betalen die hoger zijn dan het bedrag dat is goedgekeurd door het center voor de afwikkeling van de TruckStore Garantie. Als u zich aan alle hiervoor beschreven procedés houdt, worden garantieclaims in de regel binnen 30 dagen verwerkt en wordt de kans dat een claim wordt afgewezen vanwege overtreding van voorschriften, geminimaliseerd.

4 Nuttige telefoonnummers/adressen Center voor de afwikkeling van de TruckStore truckstoreclaims@autoprotect.net Adviescenter voor de TruckStore Garantie TruckStore centers in Duitsland 0044 (0) (0) 1279 truckstoreenquiries@autoprotect.net AutoProtect (MBI) Limited Cambridge House Cambridge Road Harlow Essex CM20 2EQ Groot-Brittannië Alle andere Europese TruckStore truckstoreenquiries@autoprotect.net

5 TruckStore Garantie Garantiecertificaat TruckStore Garantie _ Garantienummer - Registration number Numéro de garantie Número de garantía Numero di garanzia Begin van garantie Cover to commence Date départ garantie Fecha comlenzo garantía Data inizio garanzia _ Chassisnummer Chassis number Numéro de châssie Número de chasis Numero di Identificazione del veicolo Einde van garantie Cover to end Date fin de garantie Fecha fin garantía Data fine garanzia _ Type Model Type Modelo Modello TruckStore center _ Opdrachtnummer File number Numéro de dossier Número expediente Numero di pratica Telefoonnummer Phone number Concessionnaría Concesionario - Concessionario Handtekening Signature Signature Firma - Firma Let op: Als u de voorgeschreven servicebeurten van de fabrikant aanhoudt, bent u verzekerd van een optimale garantiedekking. Reparaties mogen alleen in een voor het betreffende bedrijfswagentype erkend reparatiebedrijf worden uitgevoerd. Toon dit certificaat samen met het onderhoudsbewijs aan de werkplaats. Voordat met reparatiewerkzaamheden wordt begonnen, moet altijd een reparatiegoedkeuring bij het center voor de afwikkeling van de TruckStore Garantie worden truckstoreclaims@autoprotect.net Zonder goedkeuringsnummer kunnen geen garantieclaims worden erkend.