Werkagenda Trekkingsrecht PGB 2017

Transcriptie

1 Werkagenda Trekkingsrecht PGB 2017 Aan De leden van het Overleg Ketenregie Bijlage(n) - Datum 12 december 2016 Een solide, gebruiksvriendelijk en rechtmatig trekkingsrecht PGB Ruim budgethouders kunnen door hun persoonsgebonden budget (pgb) zelf langdurige zorg, maatschappelijke ondersteuning of jeugdzorg organiseren. Dit helpt hen in hun dagelijks leven de eigen regie te voeren. In 2016 hebben gemeenten, zorgkantoren, de SVB, VWS, SZW en het Ketenbureau PGB hard gewerkt voor deze budgethouders om de stabiliteit in de uitvoering van het trekkingsrecht PGB verder te versterken. Dat dit lukt blijkt niet alleen uit het binnen conform de wettelijke termijn van 30 dagen uitbetalen van ruim 99% van de juist ingediende declaraties, maar ook uit het oordeel van een belangrijk deel van de budgethouders en hun vertegenwoordigers. Cliënten met een pgb in de Wlz gaven halverwege 2016 gemiddeld een rapportcijfer van 6,7 als algemeen oordeel over de manier waarop de SVB hun pgb-zaken regelt. Zorgkantoren krijgen van deze cliënten gemiddeld een 7,2 voor de algehele service en dienstverlening. 1 Met het onder controle krijgen van het proces van uitbetaling was het mogelijk om ook stappen te zetten om de rechtmatigheid weer op een hoger niveau te brengen. In het belang van zekerheid voor budgethouders, een rechtmatige uitvoering en fraudesignalering is de SVB in het najaar gestart met het uitvoeren van alle reguliere controles op nieuwe zorgovereenkomsten, wijzigingen op zorgovereenkomsten en declaraties. Om de continuïteit en de kwaliteit van het uitvoeringsproces beter te ondersteunen, is eind 2016 besloten tot ICT investeringen bij de SVB. Nu de - acute - uitvoeringsproblemen onder controle zijn, is het mogelijk om aan structurele verbeteringen te werken en daarbij in 2017 het accent te verleggen naar het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en het efficiënter inrichten van het trekkingsrecht pgb. De werkagenda 2017 bouwt voort op de bereikte resultaten van Een terugblik op de uitvoering in het jaar 2015 heeft in 2016 bijgedragen aan de vormgeving van een regulier jaarproces voor de keten met als onderdelen een planning- en controlcyclus en samenwerkingsafspraken. In 2017 wordt dit jaarproces gevolgd. Ook zijn in 2016 veel verbeteringen in gang gezet die nog binnen de huidige ICT-systemen van de SVB te realiseren 1 PGB Cliëntenraadpleging 2016; Uitvoering PGB Wet langdurige zorg door zorgkantoren, ResearchNed, Nijmegen, augustus Pagina 1 van 7

2 zijn en zich in de periode tot 1 januari 2018 terugverdienen. Deze verbeteringen worden begin 2017 gerealiseerd. Daarnaast heeft in 2016 besluitvorming plaatsgevonden over een aantal vernieuwingen in de ICT van de SVB, zodat de kwaliteit van de verantwoording en de dienstverlening kan verbeteren. Tevens is het gebruik van een aantal standaardmodellen verplicht gesteld. Naast deze verbeteringen en vereenvoudigingen voor budgethouders zal 2017 ook in het teken staan van de voorbereidingen op een nieuw budgethoudersportaal. De VNG, ZN, VWS, SZW, de SVB en het Ketenbureau PGB hebben - met adviezen van Per Saldo en BVKZ - voor 2017 een geactualiseerde werkagenda opgesteld. Leidend voor dit document zijn de werkplanningen die zijn aangeleverd door de werkgroepen, waarin alle ketenpartijen vertegenwoordigd zijn. Het Ketenbureau PGB ziet ook in 2017 toe op een goede afstemming en tijdige realisatie van de in deze werkagenda opgenomen verbeteringen en vereenvoudigingen in de keten. Bewaken van de samenhang met de verdere besluitvorming over een nieuw budgethoudersportaal is daarbij een belangrijk aandachtspunt. De stabiliteit van het trekkingsrecht pgb moet geborgd blijven bij migratie naar een nieuwe infrastructuur. Nieuw budgethoudersportaal Op initiatief van Per Saldo zijn de functionele wensen voor een nieuw en gebruiksvriendelijk portaal voor budgethouders ketenbreed vastgesteld. De realisatie van het portaal en de inpassingen in de ICT voorzieningen van de ketenpartners vragen het komende jaar veel aandacht en capaciteit van betrokken ketenpartijen. Voor de realisatie van de bouw zal de komende periode antwoord gegeven moeten worden op vragen als: Wie gaat het portaal bouwen?; Hoe richten ketenpartners het beheer in? en Op welke manier zijn het eigenaarschap en opdrachtgeverschap zorgvuldig te verankeren? De hier gepresenteerde werkagenda 2017 loopt niet vooruit op de hierin nog door ketenpartners te nemen besluiten. Ook omdat bestuurlijk is afgesproken dat op de samenhang van de ICT-voorstellen in de keten een review plaatsvindt. Het ketenbureau PGB kan deze review begeleiden. De werkagenda bevat wel diverse activiteiten en projecten die noodzakelijke voorwaarden opleveren voor het goed kunnen functioneren van een budgethoudersportaal. Twee van die voorwaarden zijn verdere standaardisering en digitalisering om de ketenprocessen meer solide te maken. 1. Een solide trekkingsrecht pgb Verplichting standaardmodellen Ketenpartners hebben besloten tot het verplicht stellen van de standaardmodellen van de SVB voor zorgovereenkomsten en wijzigingen. Deze verplichting geldt per 1 april De hierbij benodigde standaardformulieren zijn na raadpleging van diverse budgethouders en zorgverleners geactualiseerd. Er wordt nu uitwerking gegeven aan een implementatieplan. De SVB blijft verantwoordelijk voor het beheer van de modellen. VWS regelt tijdig in een ministeriële regeling de mogelijkheid tot het verplichtstellen van standaardmodellen. In de verdere loop van 2017 wordt eveneens gekeken naar de realisatie van verdere standaardisering van declaraties en de daarbij te gebruiken Pagina 2 van 7

3 formulieren, zodat uitval van declaraties zoveel mogelijk wordt voorkomen. In het kader van uitval van declaraties heeft Per Saldo aangegeven te willen bekijken hoe gemeenten omgaan met maximumtarieven. Standaardiseren (wettelijke) vertegenwoordiging Vertegenwoordigers mogen bepaalde of alle zaken met betrekking tot het pgb van hun budgethouder regelen en inzien. Voor een juiste uitvoering in het belang van betrokken budgethouders is het nodig de verschillende vormen van (wettelijke) vertegenwoordiging duidelijker te definiëren binnen de huidige wettelijke kaders. Aansluitend worden deze vormen in 2017 vertaald naar bijbehorende eenduidige autorisaties die voor de dienstverlening in de gehele keten gelden. Zorgkantoren en gemeenten accorderen als verstrekker van pgb s wie een budgethouder mag en kan vertegenwoordigen. Ook het doorgeven van wijzigingen in vertegenwoordiging en het accorderen daarvan gaat structureel via de verstrekkers lopen. Digitalisering van het berichtenverkeer tussen verstrekkers en SVB Het versturen en ontvangen van grote hoeveelheden berichten tussen, aan de ene kant, zorgkantoren en gemeenten en aan de andere kant de SVB als uitvoerder van betalingen, blijft aandacht vragen. De volgende in 2016 in gang gezette activiteiten worden in 2017 afgerond: De berichtspecificaties voor het Toekenningsbericht (TKB 2.0), Budgetafsluitbericht (BAB 2.0) en nieuwe digitale berichten voor ondermeer zorgovereenkomsten en signaalberichten worden gepubliceerd in istandaarden (ZiNL). Binnen istandaarden worden de versies van de digitale berichten beheerd en nieuwe versies gepubliceerd. ( Berichtenboek ) Een actieplan om gemeenten te stimuleren hun berichten naar de SVB te verzenden via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk). Overeengekomen doel is dat eind % van de gemeenten via het GGk aanleveren. 2. Een gebruiksvriendelijk trekkingsrecht pgb Beoordeling zorgovereenkomsten door verstrekkers Budgethouders hebben nu contact met hun gemeente of zorgkantoor en met de SVB bij het insturen, beoordelen en goed laten keuren van hun zorgovereenkomsten. Het voornemen is dat niet alleen de zorginhoudelijke toets maar ook de arbeidsrechtelijke beoordeling door de verstrekkers uitgevoerd kan worden. Voor de budgethouder wordt dit proces daarmee eenvoudiger: hij kan terecht bij één loket, namelijk zijn/haar zorgkantoor of gemeente. Hiermee wordt een eerste stap gezet in het organiseren van de frontoffice bij de verstrekkers. Belangrijke voorwaarden voor deze verandering zijn: Dat de standaardmodellen voor zorgovereenkomsten en wijzigingen verplicht zijn en hier enkele maanden ervaring mee is opgedaan; Dat de gemeenten die zorgovereenkomsten nog collectief door de SVB laten accorderen, hun zorginhoudelijke toets individueel gaan uitvoeren. Een belangrijk gedeelte van deze gemeenten heeft haar processen hiervoor inmiddels ingericht; Dat bij en ook andere veranderingen zoals het nieuwe budgethoudersportaal - rekening gehouden moet worden met de verdere vormgeving van de communicatie richting budgethouders. Pagina 3 van 7

4 Naar verwachting kunnen zorgkantoren vanaf 1 juli 2017 zorgovereenkomsten in zijn geheel afhandelen met de budgethouder. Voor gemeenten is deze stap vanaf 1 januari 2018 voorzien. Investeringen in bestaande ICT SVB (Top 3) In 2017 neemt de gebruiksvriendelijkheid van het trekkingsrecht pgb voor budgethouders en hun vertegenwoordigers toe als gevolg van drie overeengekomen investeringen in de ICT bij de SVB. Deze zijn uiterlijk medio 2017 gereed. Zo kunnen budgethouders straks via MijnPGB de actuele status van hun declaraties beter volgen (track & trace), wordt het makkelijker om ingescande documenten te raadplegen door verstrekkers en onderzoekt de SVB met het CAK de mogelijkheden van de koppeling met het CAK. Deze verbeteringen maken dat budgethouders meer en actueler inzicht hebben in hun pgb en dat het proces van verrekening van eigen bijdragen mogelijk sneller kan verlopen. Investeringen in nieuwe ICT voorzieningen (Top 6) Om de continuïteit en bereikte kwaliteit te kunnen borgen, is besloten om zes investeringen te doen in de ICT van de SVB. Het gaat om ICT-vernieuwingen voor de PGB-SVB bronadministratie, de proceskeuzes voor verstrekkers, de declaratieadministratie en de salarisadministratie, waar budgethouders indirect profijt van zullen hebben. Daarnaast gaat de SVB het portaal voor zorgkantoren en gemeenten vernieuwen en een nieuw portaal ontwikkelen voor de eigen medewerkers. Met deze vernieuwde portalen hebben verstrekkers en medewerkers van de SVB straks dezelfde en beter geordende informatie voorhanden. Dit vergemakkelijkt de communicatie van budgethouders met de SVB en hun verstrekker aanzienlijk. Tenslotte zijn deze investeringen ook van belang voor de rechtmatigheid van de PGB-uitgaven, omdat de kwaliteit van de verantwoording door deze investeringen op een hoger niveau wordt gebracht. Overige vereenvoudiging Discussies over mogelijke uitvoeringsvarianten en voorbereidingen op een nieuw budgethoudersportaal hebben in 2016 op onderdelen geleid tot een bijgestelde prioritering van de werkagenda. Dit betekent dat: Het beoordelen van de wenselijkheid en haalbaarheid van één budget per wet verschoven is naar Budgethouders hebben de wens tot één budget per wet geuit om budgetten makkelijker in te kunnen zetten en de administratieve lasten terug te dringen; Met de ervaringen uit de proefprojecten van 2016 gekeken wordt naar mogelijkheden voor een gezinsgebonden budget. Hiervoor geldt een vergelijkbaar vraagstuk; Een verdere analyse gemaakt wordt van de samenloop in en overstap van en naar Wlz en het gemeentelijke domein (Wmo en Jeugdwet), en; Ketenpartijen bieden in de eerste helft van 2017 meer duidelijkheid hoe betrokken gemeenten van budgethouders die gebruik maken van beschermd wonen beter gefaciliteerd kunnen worden. Pagina 4 van 7

5 Verduidelijking van bijzondere diensten Voor een aantal diensten is verdere verduidelijking voor budgethouders wenselijk. Het gaat hier ondermeer om: De bijkomende zorgkosten in de Jeugdwet en de Wmo. Voor de Wlz worden de vergoedinglijsten 2017 binnenkort vastgesteld. Onder voorbehoud van grote wijzigingen in deze lijst moet vervolgens een besluit worden genomen of net als in 2016 voor de Jeugdwet en de Wmo de voor de Wlz vastgestelde lijst wordt gevolgd. Daarnaast is het volgens Per Saldo voor budgethouders wenselijk om nader uit te werken hoe deze bijkomende zorgkosten gedeclarareerd kunnen worden. Aansluitend kunnen de verstrekkers en de SVB dan ook de communicatie op dit punt actualiseren. Bijzondere werkgeverstaken. Budgethouders die werkgever van één of meer zorgverleners zijn, kunnen te maken krijgen met specifieke verplichtingen die in wetgeving bij de werkgever zijn neergelegd. Begin 2017 moet duidelijk zijn hoe met deze verplichtingen omgegaan moet worden binnen het trekkingsrecht pgb. Het gaat dan o.a. om een mogelijke transitievergoeding als een budgethouder afscheid neemt van een zorgverlener en om specialistische arbo-adviezen. Versterken perspectief budgethouder Om de gebruiksvriendelijkheid van het trekkingsrecht pgb te versterken, is zicht op de perspectieven en de wensen van budgethouders onontbeerlijk. Daarom is besloten tot het laten uitvoeren van een onderzoek naar de tevredenheid van budgethouders, hun vertegenwoordigers en zorgverleners over de dienstverlening van de keten. De rapportage van de 0-meting is in april 2017 beschikbaar. Resultaten van dit onderzoek kunnen mede sturing geven aan de inrichting van geplande verbeteringen en de prioriteitstelling daarbij en activiteiten zoals beschreven in deze werkagenda. Midden 2017 en begin 2018 wordt respectievelijk een 1-meting en een 2-meting uitgevoerd. Naast dit onderzoek wordt komend jaar nader invulling gegeven aan de gemaakte afspraken over het betrekken van zorgverleners bij het opstellen van of wijzigingen op uitvoeringsbeleid, werkwijzen, formulieren, etc. die voor hun bedrijfsvoering relevant zijn door o.a. gebruik te maken van panels. Ook wordt gekeken hoe budgethouders en zorgverleners declaraties en facturen digitaal kunnen insturen. Dit verkleint de kans op fouten en draagt bij aan een efficiënte uitvoering van de keten. Tot slot, biedt ook het algemene gedeelte van de compensatieregeling van VWS mogelijkheden voor Per Saldo en BVKZ om het perspectief van de gebruikers te versterken. Ketenpartijen kijken daarbij uit naar initiatieven van Per Saldo en BVKZ. 3. Een rechtmatig trekkingsrecht pgb Rechtmatigheid 2016 Naast een solide en gebruiksvriendelijker trekkingsrecht pgb heeft het versterken van de rechtmatigheid blijvende aandacht. Voor een goede afronding van 2016 legt de SVB medio maart 2017 verantwoording af over de betalingen ten laste van pgb s uit De SVB zal een oordeel geven over rechtmatigheid en getrouwheid van de gerapporteerde betalingen voor de Pagina 5 van 7

6 Wlz, Jeugdwet en Wmo. Onderdeel van dit proces is het uitvoeren van budget- en voorschotconfirmaties met budgetverstrekkers. Rechtmatigheid 2017 Een belangrijke basis voor rechtmatige betalingen in 2017 is gelegd door het in 2016 afschaffen van de coulance op controles op declaraties en zorgovereenkomsten zal het eerste jaar worden waarin, uit oogpunt van rechtmatigheid, grotendeels een normaal proces gevolgd wordt. Een aantal effecten uit 2015 en 2016 zal echter nog doorwerken in de rechtmatigheid van pgb-betalingen in Het gaat hierbij vooral om onvolledige of in 2015 ambtshalve vastgestelde zorgovereenkomsten. Om deze effecten te minimaliseren worden de volgende acties ondernomen: Er is een traject in gang gezet om zorgovereenkomsten met een hoog risico op ontbrekende of onjuiste gegevens te selecteren, te controleren en in overleg met de betrokken budgethouder en verstrekker te herstellen; Volledige zorgovereenkomsten worden nog verder gegarandeerd door de verplichtstelling van het gebruik van model zorgovereenkomsten per 1 april Voor een aantal kleinere onderwerpen behoeft de wet- en regelgeving nog aanscherping of verheldering (derden beding, max-40-uur-per-week criterium, etc.); Met de investeringen in de bestaande ICT van de SVB worden door budgethouders ingediende declaraties voor budgetverstrekkers zichtbaar in het SVB portaal. Zo krijgen budgetverstrekkers meer zicht op de declaraties en kunnen ze fouten of verdachte situaties eerder en beter signaleren. Begin 2017 wordt gestart met het opstellen van de controle- en verantwoordingsprotocollen voor 2017 voor de SVB. Toezichthouders en accountants worden hierover geïnformeerd. 4. Inrichting en besturing van de trekkingsrecht pgb keten Governance In 2016 is gestart met het verduidelijken van de governance - de besturing in brede zin - van de keten. Dit betekent dat inrichting van het eigenaarschap, het opdrachtgeverschap en de positie van de ketenregisseur nader zijn uitgewerkt. De ketenregisseur is gemandateerd opdrachtgever voor alle ICT-investeringen voor de pgb-dienstverlening van de SVB. De functie van ketenregisseur en Ketenbureau PGB is tot 1 januari 2018 ingericht. Afgesproken is dat het Bestuurlijk Overleg voor de zomer van 2017 duidelijkheid geeft aan het ketenbureau over de vorm en inhoud van het ketenbureau na die periode. Het ministerie van VWS zal daartoe - na overleg met alle betrokkenen - een voorstel inbrengen. Ook moet tijdig helder zijn wie na 1 januari 2018 verantwoordelijk is voor de opdrachtverstrekking aan de SVB. Daarvoor worden de mogelijkheden verkend om een transitie naar een grotere rol voor gemeenten en zorgkantoren te realiseren. Begroting SVB 2018 In opdracht van de ketenregisseur stelt de SVB in de loop van 2017 een begroting op voor zijn uitvoeringskosten van Om tot een begroting te komen, wordt een nieuwe wijze van bekostiging uitgewerkt waarbij onder meer aandacht wordt besteed aan het onderscheid Pagina 6 van 7

7 tussen de Wlz, Wmo en Jeugdwet en de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Tevens wordt een controleprotocol ontwikkeld voor de verantwoording over deze begroting. Het begroten van de uitvoering door de SVB is onderdeel van de in 2016 geharmoniseerde cyclus voor planning en control. Hierin zijn de reguliere jaarprocessen voor de trekkingsrecht pgb-keten vastgelegd is het eerste volledige jaar waarin deze cyclus gevolgd wordt. Ketenprocessen evalueren en verbeteren Voor het goed functioneren van deze cyclus zijn voor 2017 samenwerkingsafspraken gemaakt voor tien kritische processen binnen de keten en de jaarovergang De voortgang van deze samenwerkingsafspraken wordt periodiek gemonitord en gezamenlijk met de ketenpartijen besproken. Waar nodig worden samenwerkingsafspraken in 2017 geactualiseerd. Met de vastgestelde samenwerkingsafspraken en P&C-cyclus is een groot deel van de ketenprocessen uitgewerkt. De verbetervoorstellen (zoals de beoordeling van de zorgovereenkomst door de verstrekkers) vragen echter weer om aanpassingen van ketenprocessen. Dit geldt ook voor andere processen, zoals het terugvorderen door verstrekkers, het voorbereiden van de jaarovergang , de jaarafsluiting 2017, het uitwerken van bedrijfsregels en keteninstructies 2017 en het (verder) automatiseren van reguliere controles voor het nieuwe budgethoudersportaal. Ketensamenwerking De keten voor trekkingsrecht pgb is een keten in een vroege ontwikkelingsfase. Naast inhoudelijke verbeteringen, structuren en procedures is het voor een goede governance ook belangrijk stil te staan bij culturele en relationele aspecten van de ketensamenwerking. Om de verbinding tussen partijen ook op deze punten te bevorderen organiseert het Ketenbureau PGB in 2017 enkele informele ketenbrede bijeenkomsten. In de voorbereiding en de organisatie van deze bijeenkomsten wordt van ketenpartners nadrukkelijk om een bijdrage gevraagd. Daarnaast kan het nuttig zijn om in 2017 op onderdelen van de keten een review te laten uit voeren. De inhoud van de review wordt met ketenpartners afgestemd. Pagina 7 van 7