Ophrys heeft voor u de oplossing binnen handbereik!

Transcriptie

1 Ophrys heeft voor u de oplossing binnen handbereik!

2 1. Compliancescan Met de Compliancescan bieden wij u de mogelijkheid om te toetsen of uw kantoor een volledige en goede invulling heeft gegeven aan de Wet financieel toezicht. Op de Compliancescan ontvangt u een return on investment van 200 per jaar in combinatie met een onderhoudsovereenkomst. Meer informatie hierover vindt u bij Doorlopend onderhoud Quickscan Ophrys controleert in een dagdeel alle aspecten van Wft Compliance binnen uw kantoor. Wij beoordelen de volgende facetten van uw kantoor: Heeft uw kantoor de benodigde procesbeschrijvingen opgesteld Gebruikt u de juiste documenten in uw adviestraject en zijn deze documenten compliant Of uw personeelsdossiers aan de gestelde richtlijnen voldoen Van onze bevindingen ontvangt u een uitgebreide rapportage waarin naast een grafisch overzicht ook alle aspecten puntsgewijs zijn toegelicht Uitgebreide scan Ophrys is gedurende een volledige dag bij u op kantoor aanwezig en controleert naast bovengenoemde elementen van de Quickscan ook nog enkele adviesdossiers. Meer informatie hierover vindt u bij Controle Adviesdossier. Van onze bevindingen ontvangt u uiteraard ook een uitgebreide rapportage, welke wij in een persoonlijk gesprek met u nabespreken. Ophrys kan vervolgens aan de eventueel geconstateerde knelpunten voor u op een professionele wijze invulling geven.

3 2. Compliancetraject Met de 3 onderdelen van het Compliancetraject geven wij daadwerkelijk invulling aan Wft Compliance binnen uw kantoor. Wij gaan daarbij uit van uw eigen kantoorsituatie en gaan op basis daarvan voor u aan het werk. Uiteraard kunt u naast het complete traject ook kiezen voor een of meerdere specifieke onderdelen Personeelsbeheer Wft-functie beleidsbepaler Functie directeur BSN nummer Overzicht opleidingen Zie Curriculum Vitae in personeelsdossier Diploma s die kwalificeren voor Schade Leven het Wft Naam diploma Assurantie B Assurantie B Datum Nummer Instituut SEA SEA Permanente Educatie Schade Geldig t/m Leven Geldig t/m Hypotheken Geldig t/m Datum Nummer Instituut Dukers & Baelemans Dukers & Baelemans Te behalen Wft-diploma s Naam diploma Te behalen vóór ervaring De variabele beloning voor de buitendienst wordt bepaald door Nieuwe omzet van de adviseur Hierbij geldt de regeling dat de adviseur 30% van de eerstej schadeverzekeringen en 20% van de afsluitprovisie op levensv hypotheken ontvangt. 2. Risicofactoren in het huidige beloningsbeleid Wij hebben intern bekeken of er mogelijk nega beloningsbeleid. Daarbij hebben wij gekeken naar negatieve effecten o onze medewerkers, op de risico s die ons bedrijf loopt of op het belang v 2.a. Vaste salarissen De hoogte van de vaste salarissen zijn marktconform. Wij toetsen dit hand van de in de branche beschikbare marktgegevens. De vaststelling van de hoogte van het vaste salaris vindt intern pla opleiding en ervaring van de betreffende medewerker. Wij toetsen niet regelmatig de kwaliteit van het functioneren van de me zorgvuldig behandelen van klanten. Beheerst beloningsbeleid De Wft stelt bepaalde eisen aan uw personeelsbeleid. Zo moet u zorgdragen voor een beheerst beloningsbeleid binnen uw kantoor. Dit bestaat afhankelijk van de grootte van uw kantoor doorgaans uit: Een risico-analyse van uw huidige beloningsbeleid Een bedrijfsprocedure Opzet nieuwe prestatiebeloning Personeelsdossiers Ook moeten uw personeelsdossiers aan bepaalde vereisten voldoen. Ophrys geeft samen met u de juiste invulling aan het beloningsbeleid. Daarnaast controleren en completeren wij de personeelsdossiers. Tevens stellen wij de benodigde overzichten voor vakbekwaamheid en integriteit op. Documenten digitaal Alle documenten van het onderdeel Personeelsbeheer ontvangt u van ons fysiek maar ook digitaal op CD-rom, zodat u een complete borging heeft van uw personeelsbeleid.

4 2. Compliancetraject 2.2. Klantbeheer Adviestraject U heeft uiteraard een geheel eigen werkwijze in het adviestraject en dat moet zo blijven. Daarmee kunt u zich immers onderscheiden van andere financieel dienstverleners. Samen brengen wij het adviestraject in kaart en zorgen ervoor dat u met behoud van uw eigen karakter een professioneel adviestraject krijgt dat voldoet aan alle gestelde eisen. Ophrys geeft onder andere invulling aan: Dienstverleningsdocument en Algemene voorwaarden Klantinventarisatie en Adviesdocument Tarieven en Service-abonnement pensioen 1.11 motivering advies 1.12 document afwijkende beslissing klant Wensen en doelstellingen Uitgesproken voorkeuren Wat is uw wens m.b.t. verantwoord lenen? 1.13 ontvangst uitgereikte/ontvangen documenten Lage maandlasten 1.14 factuur Opbouwen van een hoge einduitkering Hypotheekconstructie zonder beleggingselement 1.15 aantekeningen en notities Een beperkt beleggingselement is aanvaardbaar Hypotheekconstructie met beleggingselement 1.16 diversen Fiscaal zo gunstig mogelijke constructie Lening op een zo kort mogelijke termijn inlossen Wil de mogelijkheid hebben tot extra aflossen zonder boete Heeft voorkeur voor huidige huisbankier Lopende levensverzekeringen inbrengen 2.1 Nadruk op lage maandlasten kopie aanvraagformulier hypotheek Nadruk op stabiele maandlasten 2.2 kopie offerte hypotheek Lenen wat nodig is om de woning te kunnen kopen ongeacht de normen. kopie aanvraagformulieren verzekeringen (kapitaal, Zo veel mogelijk lenen risico, AO en WW,lijfrente) Niet meer lenen dan volgens de CHF-toetsing verantwoord is Lening op basis van NHG 2.4 kopie offerte verzekeringen (kapitaal, risico, AO en Adviesdossier Binnen het onderdeel Klantbeheer beoordelen wij ook een adviesdossier op opbouw, samenstelling klantprofiel en motivatie van uw advies. Wij hanteren daarbij de uitgangspunten zoals de AFM die stelt in haar leidraden en overige publicaties. Meer informatie hierover vindt u bij Controle adviesdossier. Professionele uitstraling Een professionele uitstraling van het adviestraject zal de komende jaren een steeds belangrijker item worden in de nieuwe wereld. Ophrys zorgt ervoor dat de benodigde documenten van het adviestraject uniformiteit uitstralen. U ontvangt een map met daarin uw adviestraject in fysieke vorm en een CD-rom met de digitale bestanden om mee te werken.

5 2. Compliancetraject 2.3. Procesbeheer Beschrijving bedrijfprocessen In het kader van de Wft dient u de bedrijfsprocessen te borgen. Processen als vakbekwaamheid, integriteit en nazorg moeten worden vastgelegd. Maar ook zaken als reclame-uitingen, bedrijfs- en productinformatie. U kunt deze en de andere processen alleen aantoonbaar maken door ze te beschrijven. Ophrys neemt dit volledig uit handen. Samen inventariseren we hoe de bedrijfsprocessen binnen uw kantoor zijn ingericht en vervolgens stelt Ophrys voor een handboek samen met de bedrijfsprocessen, Klachten- en incidentenregistratie Klachten komen niet vaak voor en incidenten nog minder, toch wordt van u verlangt dat de administratie hiervan goed op orde is. Ophrys geeft invulling aan een correcte klachten- en incidentenregistratie. 6. Nazorg Beheerder Bevoegd voor Ellen P.A. Meeuwsen Schade Leven werkzaamheden]. 4. Per uitbestede werkzaamheid wordt in de checklist uitbesteding voorschriften van toepassing zijn en deze worden periodiek getoets 5. Door de directie worden gemaakte afspraken en de vereiste uitbesteding schriftelijk vastgelegd met de derde. Deze overeenko geval de onder punt 6. en 7. genoemde zaken. 1. Om binnen Ophrys de verplichting tot nazorg te borgen hebben 6. Bij wij werkzaamheden een beleid waarbij een derde klantcontact heeft wordt bepaalt en vastgelegd in deze procedure. overeenkomst in ieder geval vastgelegd dat: a. Deze derde zich duidelijk presenteert als zijnde een vertegen 2. In het Dienstverleningsdocument van ons kantoor is vastgelegd dat kantoor. wij nazorg bieden betreffende relevante wijzigingen in wetgeving en productvoorwaarden. b. Dat de In personen, deze in dienst van deze derde, die de werkzaa situatie nemen wij zelf contact op met de klant. Eventuele wijzigingen voor in ons een kantoor niet eerder betrokken zijn geweest bij een fai persoonlijke situatie moet de klant zelf aan ons doorgeven. c. Dat de personen, in dienst van deze derde, die de werkzaa voor ons kantoor beschikken over een Verklaring omtrent het g 3. Als relevante wijzigingen beschouwen wij binnen ons kantoor d. wijzigingen Dat de in: personen, in dienst van deze derde, die de werkzaa a. Wet- en regelgeving die kunnen leiden tot een andere inrichting voor van ons een eerder kantoor beschikken over voldoende deskun uitgebracht advies. werkzaamheden die door hun worden uitgevoerd. b. Productvoorwaarden die kunnen leiden tot het niet behalen e. van Er de een doelstellingen periodieke rapportage wordt geleverd door deze derde van de klant. die hebben plaatsgevonden met de klanten van ons kant vastgelegd op welke wijze en met welke periodiciteit deze rapp 4. De adviseur legt van elke klant in het klantdossier vast welke impactvolle en 7. Bij werkzaamheden waarbij een derde administratieve werkza Documenten digitaal Alle documenten van het onderdeel Procesbeheer ontvangt u van ons fysiek maar ook digitaal op CD-rom, zodat u het handboek ook beschikbaar kunt stellen aan uw personeel via intranet.

6 De Loo MP Mierlo