Microsoft SharePoint Server 2013 Greet Schoovaerts

Transcriptie

1 KLANTEN- EN SERVICECENTRUM ICTS Microsoft SharePoint Server 2013 Greet Schoovaerts januari 2017

2

3 Inhoud i Inhoud Inhoud...i 1 Inleiding Algemeen Wat is SharePoint? Verschil met KU Leuven Enterprise Box, shares, Plone CMS, wiki s/blogs en Toledo Vereisten Software Instellingen vooraf Werken met SharePoint Aanmelden/Afmelden en weergavetaal instellen Aanmelden Afmelden Weergavetaal instellen Schermonderdelen Titelbalk Navigatiedeelvenster Hoofdvenster Gedeelde documenten Bestanden uploaden Bestanden uitchecken en offline bewerken Begrippen metadata en document id s Bestanden online bewerken Bestanden uitchecken en offline bewerken Mappen maken Lijsten Introductie Koppelingen (Links) Agenda (Calendar) Taken (Tasks) Aankondigingen (Announcements) Persoonlijke weergaven Een nieuwe weergave maken Een weergave kiezen Een weergave wijzigen Een weergave verwijderen waarschuwingen Een waarschuwing maken Een waarschuwing wijzigen, toevoegen of verwijderen Prullenbak Zoeken Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps Inleiding Bestanden bekijken Bestanden bewerken in Microsoft Word Web App Bestanden bewerken in Microsoft Excel Web App Bestanden bewerken in Microsoft PowerPoint Web App Microsoft Office integratie Belangrijke instellingen SharePoint-URL toevoegen aan Vertrouwde websites in Internet Explorer... 35

4 ii Inhoud Automatisch LAN-instellingen uitschakelen Office integratie checker Bestanden bekijken Bestanden en metadata bewerken in Microsoft Office Bestanden maken vanuit SharePoint en vanuit een Office-programma Vanuit SharePoint Vanuit een Office-programma Bestanden verplaatsen, kopiëren, verwijderen, uploaden met de Explorer Bestanden verplaatsen en kopiëren via de knop Verplaats/Kopieer items Bestanden verwijderen via de knop Verwijderen Bestanden verplaatsen, kopiëren, verwijderen via de Explorer Bestanden uploaden via de Explorer Gegevens exporteren naar Excel Gegevens exporteren naar Access Gegevens importeren in Access In Access een SharePoint-lijst importeren In Access een SharePoint-lijst koppelen Access database op SharePoint plaatsen Lijsten snel bewerken met behulp van de werkbladindeling Agenda, Taken of Contactpersonen synchroniseren met Outlook Documenten downloaden via het DocumentCenter Documenten toevoegen aan het DocumentCenter Het DocumentCenter openen Documenten downloaden via het DocumentCenter Informatie voor sitebeheerders Toegangsrechten (machtigingen) bepalen binnen SharePoint Toegangsrechten geven aan KU Leuven-personeel of groepen voor de ganse site Toegangsrechten geven aan KU Leuven-personeel of groepen voor een deel van de site Toegangsrechten geven aan niet-ku Leuven-personeel Machtigingen uitlezen van individuele gebruikers Beheer groepen en gebruikers Beheren van lijsten (apps) Werken met lijsten Soorten lijsten (apps) Een nieuwe lijst (app) maken Kolommen toevoegen aan een lijst Weergaven toevoegen aan een lijst Kolommen en weergaven bewerken of verwijderen Een lijst verwijderen Extra instellingen voor lijsten of bibliotheken Versiebeheer voor een bibliotheek of lijst instellen In- en uitchecken van bestanden in een bibliotheek instellen Metagegevens navigatie-instellingen voor een lijst of bibliotheek Weergave-instellingen per locatie voor een lijst of bibliotheek Een inhoudstype toevoegen aan een lijst of bibliotheek De werkstroom Feedback verzamelen gebruiken in een lijst of bibliotheek Subsites Een subsite maken De navigatie van een subsite aanpassen De volgorde van koppelingen wijzigen Een subsite verwijderen Sitekolommen Een sitekolom maken Een sitekolom toevoegen Document locatie sitekolom... 87

5 Inhoud iii 6.6 Site-inhoudstypen Wat is een inhoudstype? Onderscheid tussen site-inhoudstypen en inhoudstypen in lijsten en bibliotheken Een site-inhoudstype maken Een site-inhoudstype wijzigen Een site-inhoudstype verwijderen Het startscherm aanpassen Aan de slag verwijderen Opmaak aanpassen App-onderdeel invoegen, wijzigen, verplaatsen en verwijderen Webonderdelen invoegen, wijzigen, verplaatsen en verwijderen Het uiterlijk van een site aanpassen Navigatie van een site aanpassen... 98

6

7 staat, XInformatie 1 Inleiding 1 1 Inleiding In deze handleiding worden heel wat mogelijkheden van Microsoft SharePoint 2013 stap-voorstap beschreven. Gezien de vele opties is het onmogelijk om alles tot in de details te beschrijven. Naarmate u meer vertrouwd geraakt met SharePoint, zal u merken dat u echter snel uw weg zal vinden in de uitgebreide mogelijkheden. De voorbeeldsite van waaruit vertrokken is om deze handleiding samen te stellen, is de standaardsite die u door het KU Leuven ICTS SharePoint-team aangeboden wordt. Aan elke site wordt een sitebeheerder toegewezen. De sitebeheerder kan de standaardsite aanpassen zodat de aanpassingen voor iedereen zichtbaar zijn. Het is dus best mogelijk dat er hier en daar afwijkingen zijn als u de stappen in deze cursus uitvoert. De informatie die onder X5X voor sitebeheerders X kunt u enkel uitvoeren als u sitebeheerder bent.

8

9 2 Algemeen 3 2 Algemeen 2.1 Wat is SharePoint? Een SharePoint-site is een website voor samenwerking. Een SharePoint-site is een veilige locatie voor het opslaan, bewerken, delen en gebruiken van documenten of andere informatie. U kunt deze gebruiken vanaf vrijwel elk apparaat. U hebt alleen een webbrowser nodig. Verkorte uitleg volgens Wikipedia: SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. 2.2 Verschil met KU Leuven Enterprise Box, shares, Plone CMS, wiki s/blogs en Toledo Omdat voor sommige gebruikers het verschil niet altijd duidelijk is, volgt hieronder een korte beschrijving van deze begrippen. KU Leuven Enterprise Box Met Box kunt u ook veilig bestanden delen en in real-time samen met anderen documenten bewerken vanaf elke locatie en elk apparaat. Alle personen moeten individueel rechten worden gegeven, er kan geen gebruik worden gemaakt van de groepen uit het organigram. Het werken met weergaven is niet mogelijk. SharePoint In SharePoint wordt gefocust op het opbouwen en organiseren van informatie binnen teams. Daarom is alle informatie van overal eenvoudig via het internet beschikbaar en opzoekbaar. Er kan veilig samengewerkt worden binnen de KU Leuven maar ook met externe partners. Om het samenwerken vlotter te laten verlopen zijn er bovendien vele functionaliteiten voorzien zoals online bewerken van Office documenten, geautomatiseerde waarschuwingen, versiebeheer, workflows enz. Shares Shares worden gebruikt om allerhande bestanden binnen de KU Leuven met collega s te delen. Deze zijn zeer geschikt om heel grote bestanden te bewaren en eenvoudig te back-uppen. Plone CMS (Content Management System) Met Plone kunnen personeelsleden via de browser op een eenvoudige manier webpagina s aanmaken en onderhouden. Hierbij ligt de focus op het ter beschikking stellen van informatie. De volledige website van de KU Leuven is hierin aangemaakt. Wiki/Webblog Wiki s en Webblogs worden aan de KU Leuven gebruikt om studenten eenvoudig te laten samenwerken. Het is een rapporteringstool voor de student aan zijn docent. Toledo Toledo is het platform waar docenten alle onderwijs-gerelateerde documenten aan studenten ter beschikking kunnen stellen. Deze zijn dan via een eenvoudige en gestructureerde manier terug te vinden voor de studenten.

10 4 2 Algemeen 2.3 Vereisten Software Om met SharePoint te werken hebt u enkel een browser nodig. Bij voorkeur is dit Internet Explorer 8 of hoger omdat die een volledige integratie toelaat met Microsoft Office U kunt ook FireFox, Chrome of Safari gebruiken. Hier zijn echter enkele beperkingen. Een volledig overzicht vindt u terug op: (Engels) In deze handleiding gaan we ervan uit dat u Internet Explorer versie 8 of hoger gebruikt en Microsoft Office Instellingen vooraf Vooraleer u zich aanmeldt op een SharePoint-site past u best de volgende instellingen aan: Volg de procedure hieronder om in Internet Explorer de groupware website toe te voegen aan de lijst van de vertrouwde websites (gebruikers van de centrale en rectorale diensten hoeven deze procedure niet te volgen): 1. Kies Extra/Internetoptie/Beveiliging (Tools/Internet Options/Security) 2. Selecteer Vertrouwde websites (Trusted Websites) 3. Klik op de knop Websites 4. Typ Klik op de knop Toevoegen (Add). Klik op de knop Sluiten (Close). Als de eerste SharePoint-site in Internet Explorer wordt geopend moet er een activex-control geïnstalleerd worden om de Office-integratie te garanderen. Dit kan als volgt: 1. Bovenaan het scherm verschijnt de volgende waarschuwing: 2. Klik op deze waarschuwing en kies Run ActiveX Control. 3. Klik tenslotte op Run.

11 2 Algemeen 5

12

13 3 Werken met SharePoint 7 3 Werken met SharePoint 3.1 Aanmelden/Afmelden en weergavetaal instellen Aanmelden Gedetailleerde info: zie Ga in de browser naar volgend adres: LUNA-gebruikers binnen het domein Aanmelden binnen het LUNA-domein gebeurt transparant LUNA-gebruikers buiten het domein of gebruikers niet in het LUNA-domein In dat geval moet u zich aanmelden. In het aanmeldscherm kunt u zich op twee manieren aanmelden: Deze computer kan ook door andere personen gebruikt worden. Selecteer deze optie als u gebruik maakt van een gedeelde computer. Deze manier van aanmelden zorgt ervoor dat uw gegevens niet bewaard worden op de lokale computer. Dit betekent dat Office bij het openen van een document uw wachtwoord vraagt en dat u na het afsluiten en heropstarten van de browser opnieuw zal moeten inloggen. Deze computer wordt enkel door mezelf gebruikt. Zorg dat u de optie Aangemeld blijven aanvinkt. Met deze optie krijgt u een persistent cookie van 6 dagen en 12 uur waardoor u zich tijdens deze periode niet meer moet aanmelden op SharePoint. Office-applicaties en Windows Verkenner maken hier dan gebruik van Afmelden Als u zich op een publieke computer hebt aangemeld, is het belangrijk dat u zich afmeldt: klik rechts bovenaan op uw naam en klik op Afmelden (Sign out) Weergavetaal instellen U kunt de weergavetaal desgewenst wijzigen. De weergavetaal wordt gebruikt in het lint, menu s en dialoogvensters. De zelf toegevoegde inhoud wordt niet automatisch vertaald. 1. Klik rechts bovenaan op uw naam. 2. Klik op Mijn instellingen. 3. Klik bovenaan op Mijn taal en regio. 4. Via de keuzelijst Pick a new language kunt u een andere taal toevoegen.

14 8 3 Werken met SharePoint 3.2 Schermonderdelen U kunt het SharePoint-scherm in 3 grote delen opsplitsen: bovenaan: titelbalk linkerkant: navigatiedeelvenster middengedeelte: hoofdvenster Titelbalk De knop Groupware Portal Linksboven via de knop Groupware Portal krijgt u een overzicht van alle SharePoint-sites waar u toegang hebt. U kunt klikken op een site om deze te activeren of via de navigatieknop actieve site. terugkeren naar uw Uw naam Rechtsboven staat uw naam (de naam van de persoon die is aangemeld). Via deze weg kunt u zich afmelden: zie Afmelden. Ook het instellen van de weergavetaal gebeurt via deze weg: zie Weergavetaal instellen De knop Instellingen Het tandwieltje rechts bovenaan gaat naar de instellingen. Afhankelijk van de rechten die u hebt op de site, krijgt u een bepaald menu te zien. Zo kan een sitebeheerder o.a. naar de Siteinstellingen gaan of via Voeg een app toe een documentenbibliotheek, lijst of andere app toevoegen.

15 3 Werken met SharePoint De Helpfunctie Via de knop krijgt u help over SharePoint De tabbladen Bladeren en Pagina Als het tabblad Bladeren (Browse) actief is, ziet u rechts bovenaan het zoekvak. Meer info over zoeken: zie 3.8 Zoeken. Het tabblad Pagina (Page) toont een lint met knoppen om acties uit te voeren op de pagina bv. via de knop Bewerken (Edit) kunt u de startpagina aanpassen De knop Delen Via de knop rechts bovenaan kunt u personen toegang verlenen tot uw site (als u rechten hebt om toegang te verlenen) De knop Volgen Via de knop rechts bovenaan kunt u een site volgen en er eenvoudig naar terugkeren. Deze optie is momenteel uitgeschakeld De knop Sync De knop is enkel beschikbaar in documentbibliotheken. Hiermee bewaart u een gesynchroniseerd exemplaar van de documentbibliotheek op uw computer. Zo hebt u toegang tot uw documenten wanneer u offline bent en worden updates automatisch naar de server gesynchroniseerd wanneer u weer online bent De knop Bewerken Via de knop rechts bovenaan kunt u de startpagina ook aanpassen De knop Focus op inhoud Met de knop verbergt u de navigatie aan de linkerkant. Via dezelfde knop wordt deze opnieuw weergegeven.

16 10 3 Werken met SharePoint Logo links bovenaan en naam van site Door te klikken op het logo links bovenaan of de naam van de site ernaast, komt u altijd op de startpagina van de actieve SharePoint-site terecht Navigatiedeelvenster Het navigatiedeelvenster bevindt zich aan de linkerkant van het scherm en wordt ook werkbalk Snel starten genoemd Bibliotheken: Gedeelde documenten De bibliotheek Gedeelde documenten (Shared Documents) is een locatie op een site waar u samen met uw teamleden bestanden kunt maken, bewerken en beheren. Zie 3.3 Gedeelde documenten Lijsten: Koppelingen, Agenda, Taken en Aankondigingen Onder Lijsten vindt u de volgende items: Koppelingen (Links) U kunt koppelingen toevoegen naar favoriete websites. Agenda (Calendar) U komt terecht in de standaardagenda van SharePoint. Het gebruik vertoont veel gelijkenissen met uw Outlook-agenda. Bovendien kunt u ook synchroniseren met Outlook. Zie 5.12 Agenda, Taken of Contactpersonen synchroniseren met Outlook Taken (Tasks) U kunt, zoals in Outlook, een takenlijst maken voor uw SharePoint-site en hierbij o.a. de prioriteit, begin- en einddatum instellen. Aankondigingen (Announcements) U kunt een aankondiging toevoegen voor uw site en hiervoor eventueel een verloopdatum instellen. Zie 3.4 Lijsten Alle site-inhoud Hiermee krijgt u een overzicht van de inhoud van uw site, ook van bibliotheken en lijsten die niet in de navigatie worden weergegeven. Via deze weg kunt u ook subsites aanmaken (als u behoort tot de groep KULeuven.Owners). Meer info over subsites: zie Hoofdvenster In het hoofdvenster ziet u standaard een welkomstwoord met daaronder de documentbibliotheek Gedeelde documenten. Daarnaast staat de standaardafbeelding van een SharePoint-site met daaronder enkele links om snel aan de slag te gaan. De sitebeheerder kan deze standaardpagina aanpassen.

17 3 Werken met SharePoint Gedeelde documenten In de bibliotheek Gedeelde documenten (Shared documents) kunt u samen met andere groepsleden bestanden maken, bewerken en beheren. In elke documentbibliotheek wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie hierover weergegeven. U kunt allerlei soorten bestandstypen toevoegen (= uploaden) bv. documenten, werkbladen, presentaties, pdfbestanden enz. of een bestaand bestand vervangen door een nieuwe versie van het bestand. In een nieuwe site is standaard een lege documentbibliotheek aanwezig. De sitebeheerder kan deze aanpassen en nieuwe documentbibliotheken bijmaken Bestanden uploaden U kunt allerlei typen bestanden uploaden maar bepaalde bestandstypen worden geblokkeerd (zie De maximumgrootte die per bestand is toegelaten, bedraagt momenteel 500 MB Eén of meerdere bestanden uploaden via de Windows Verkenner Een snelle manier om één of meerdere bestanden te uploaden is via de Windows Verkenner. U kunt nl. vanuit de Verkenner bestanden slepen naar de documentbibliotheek. Let op dat u het bestand IN de documentbibliotheek sleept en niet eronder. Sleep daarom best de bestanden op de tekst U kunt via deze weg enkel bestanden uploaden, geen mappen. Wilt u ook mappen uploaden: zie Bestanden uploaden Eén of meerdere bestanden uploaden via het dialoogvenster 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op en klik onderaan op of klik in de tab Bestanden (Files) op de knop

18 12 3 Werken met SharePoint 3. Klik op Bladeren (Browse), selecteer het gewenste bestand en klik op Openen (Open). Via deze weg kunt u slechts één bestand uploaden. De optie Bestaande bestanden overschrijven (Overwrite existing files) staat standaard aan. Als er al een bestand met dezelfde naam zou bestaan, wordt het oude bestand overschreven. Als de bibliotheek Gedeelde documenten (Shared documents) mappen bevat (zie Bestanden online bewerken Eenvoudige bewerkingen kunnen gebeuren in Microsoft Office Web Apps: zie 4 Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps. Voor de volledige functionaliteit gebruikt u beter Microsoft Office: zie 5.4 Bestanden en metadata bewerken in Microsoft Office Bestanden uitchecken en offline bewerken Stel, u wenst een SharePoint-document te bewerken op een plaats waar u niet over een internetverbinding beschikt of u wilt een tijd werken aan een document en verhinderen dat anderen er ondertussen ook aan werken. U kunt het document dan uitchecken op de server. Op deze manier zorgt u ervoor dat niemand anders het bestand kan wijzigen terwijl u eraan werkt (zie Wat betekent in- en uitchecken). Vervolgens downloadt u het bv. naar een usb-stick of naar de lokale schijf van uw laptop. U kunt het dan offline bewerken en nadien terug uploaden en inchecken. Ga als volgt te werk: 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop Menu Openen naast de bestandsnaam. Klik onderaan in het venster terug op Menu Openen en kies Uitchecken (Check Out) of vink het uit te checken bestand aan en klik in de tab Bestanden (Files) op de knop Uitchecken (Check out). Het bestand wordt als uitgecheckt weergegeven op de SharePoint-site. Er verschijnt een groen pijltje bij het pictogram Als u wijst naar dit pijltje, ziet u wie het heeft uitgecheckt. 3. Klik op de knop naast de bestandsnaam. Klik onderaan in het venster terug op en kies Download een exemplaar (Download a Copy) of Vink het uitgecheckte bestand aan. Klik in de tab Bestanden (Files) op de knop Een exemplaar downloaden (Download a Copy). 4. Kies Opslaan als (Save as) en bewaar het op de gewenste locatie. Nu kunt u het bestand lokaal bewerken en opslaan Uploaden en inchecken Na het lokaal bewerken van het bestand moet dit opnieuw worden geüpload en ingecheckt. Volg de procedure onder Bestanden uploaden. Bij het opslaan van het bestand zal het ook worden ingecheckt. Inchecken is nodig zodat ook andere gebruikers de aanpassingen te

19 3 Werken met SharePoint 13 zien krijgen. Als u het bestand via slepen hebt geüpload, dan moet u het zelf nog inchecken. Dit kan op dezelfde manier zoals u het hebt uitgecheckt (via knop ). 4. Mappen maken), dan kunt u via de knop Map selecteren (Select folder) het te uploaden bestand rechtstreeks in de gewenste map uploaden (als de map actief is alvorens het bestand te uploaden, dan is deze automatisch geselecteerd): of klik op de link U komt in de Verkenner-weergave van SharePoint terecht. Als u een extra venster met de Windows Verkenner opent (klik met rechtermuisknop op de Start-knop en en kies Windows Verkenner openen), kunt u bestanden slepen van de Windows Verkenner naar de SharePoint Verkenner. De bestanden worden dan gekopieerd naar SharePoint. De bestanden worden in de documentenlijst weergegeven met het knopje bestandsnaam. Dit knopje blijft ongeveer 2 dagen zichtbaar. (nieuw) naast de Begrippen metadata en document id s Metadata Metadata zijn gegevens die de eigenschappen van bestanden beschrijven. Metadata worden binnen SharePoint opgeslagen in kolommen. Een voorbeeld van metadata voor een boek zijn: titel, auteur, uitgever, ISBN-nummer. Het gebruik van metadata is zeer belangrijk om uw informatie terug te vinden. Zo kunnen bestanden gemakkelijker worden: opgezocht gesorteerd gefilterd. De metadata (eigenschappen) van een bestand aanpassen kan als volgt: 1. Klik op het vinkje vóór het bestandstype en klik op het lint op de knop Eigenschappen bewerken (Edit properties). of Klik op de knop Menu Openen naast de bestandsnaam. Klik onderaan in het venster terug op Menu Openen en kies Eigenschappen bewerken (Edit properties).

20 14 3 Werken met SharePoint 2. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan (Save) Document id s Met document id's wordt aan ieder bestand dat in een documentbibliotheek wordt toegevoegd een unieke identificatie toegevoegd. Deze unieke id kan worden gebruikt worden om het bestand te vinden en een url te maken die niet meer wijzigt. Deze url is permanent ongeacht de locatie van het document en kan dan ook worden gebruikt als verwijzing in webpagina s of andere documenten (bv. Word verslagen, Excel bestanden enz.). U kunt een document id opvragen door de metadata (eigenschappen) van een bestand weer te geven: Klik op het vinkje vóór het bestandstype en klik op het lint op de knop Eigenschappen weergeven (View properties). of Klik op de knop Menu Openen naast de bestandsnaam. Klik onderaan in het venster terug op Menu Openen en kies Eigenschappen weergeven (View properties). Klik met de rechtermuisknop op deze id en kies Snelkoppeling kopiëren (Copy shortcut). Vervolgens kunt u deze plakken in het gewenste bestand bv. in een Word verslag. Als het SharePoint-bestand wordt verplaatst of hernoemd, zal de link in het Word verslag blijven werken Bestanden online bewerken Eenvoudige bewerkingen kunnen gebeuren in Microsoft Office Web Apps: zie 4 Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps. Voor de volledige functionaliteit gebruikt u beter Microsoft Office: zie 5.4 Bestanden en metadata bewerken in Microsoft Office Bestanden uitchecken en offline bewerken Stel, u wenst een SharePoint-document te bewerken op een plaats waar u niet over een internetverbinding beschikt of u wilt een tijd werken aan een document en verhinderen dat anderen er ondertussen ook aan werken. U kunt het document dan uitchecken op de server. Op deze manier zorgt u ervoor dat niemand anders het bestand kan wijzigen terwijl u eraan werkt (zie Wat betekent in- en uitchecken). Vervolgens downloadt u het bv. naar een usb-stick of naar de lokale schijf van uw laptop. U kunt het dan offline bewerken en nadien terug

21 3 Werken met SharePoint 15 uploaden en inchecken. Ga als volgt te werk: 5. Klik in het navigatiedeelvenster op Gedeelde documenten (Shared documents). 6. Klik op de knop Menu Openen naast de bestandsnaam. Klik onderaan in het venster terug op Menu Openen en kies Uitchecken (Check Out) of vink het uit te checken bestand aan en klik in de tab Bestanden (Files) op de knop Uitchecken (Check out). Het bestand wordt als uitgecheckt weergegeven op de SharePoint-site. Er verschijnt een groen pijltje bij het pictogram Als u wijst naar dit pijltje, ziet u wie het heeft uitgecheckt. 7. Klik op de knop naast de bestandsnaam. Klik onderaan in het venster terug op en kies Download een exemplaar (Download a Copy) of Vink het uitgecheckte bestand aan. Klik in de tab Bestanden (Files) op de knop Een exemplaar downloaden (Download a Copy). 8. Kies Opslaan als (Save as) en bewaar het op de gewenste locatie. Nu kunt u het bestand lokaal bewerken en opslaan Uploaden en inchecken Na het lokaal bewerken van het bestand moet dit opnieuw worden geüpload en ingecheckt. Volg de procedure onder Bestanden uploaden. Bij het opslaan van het bestand zal het ook worden ingecheckt. Inchecken is nodig zodat ook andere gebruikers de aanpassingen te zien krijgen. Als u het bestand via slepen hebt geüpload, dan moet u het zelf nog inchecken. Dit kan op dezelfde manier zoals u het hebt uitgecheckt (via knop ) Mappen maken Zoals in Windows, kunt u binnen SharePoint ook een mappenstructuur aanmaken. De sitebeheerder kan instellen of dit al dan niet toegelaten is in een documentbibliotheek of lijst. 1. Ga naar de documentbibliotheek of lijst waar u een map wilt maken. 2. Indien bibliotheek: klik bovenaan in het lint op de tab Bestanden (Files) en klik op de knop Nieuwe map (New folder) of klik op en kies Nieuwe map (New folder). Indien lijst: klik bovenaan in het lint op de tab Items en klik op de knop Nieuwe map (New folder). 3. Typ een naam voor de map en klik op Opslaan (Save). Let op: als u de naam begint met underscore (_) zal de map niet worden getoond in de Windows Verkenner (zie 5.6 Bestanden verplaatsen, kopiëren, verwijderen, uploaden met de ).

22 16 3 Werken met SharePoint De map verschijnt in de bestandenlijst. Klik op de naam van de map om deze te openen. Wenst u terug één niveau hoger te gaan, dan kan dit via het broodkruimelspoor (bread crumb) (= navigatiepad bovenaan). 3.4 Lijsten Onder Lijsten (Lists) vindt u standaard Koppelingen (Links), Agenda (Calendar), Taken (Tasks) en Aankondigingen (Announcements) (bespreking zie hieronder). Ook lijsten die door de sitebeheerder zijn aangemaakt, komen hieronder te staan Introductie Een lijst is een informatieverzameling die u deelt met uw teamleden en die veel gelijkenissen vertoont met werkbladen in Excel. U kunt items toevoegen aan lijsten. De sitebeheerder kan nieuwe lijsten maken op basis van de reeds beschikbare lijstsjablonen en aangepaste lijsten maken met instellingen en kolommen naar eigen keuze. Een lijst kan op verschillende manieren worden weergegeven. Zo kunt u voor een takenlijst een weergave maken die alle taken bevat, of een weergave waarop alleen de taken voor vandaag staan. U kunt ook mappen gebruiken om lijstitems te ordenen. Lijsten kunnen ook worden weergegeven in webonderdelen op de pagina's van de site. Webonderdelen zijn de bouwstenen van een website, die u kunt gebruiken om items uit een lijst direct toe te voegen aan een pagina met webonderdelen. Zo kunt u bijvoorbeeld de standaardlijst Aankondigingen in een webonderdeel op de startpagina weergeven Koppelingen (Links) U kunt koppelingen (hyperlinks) toevoegen naar favoriete websites Een nieuwe koppeling maken 1. Klik in het startscherm onder Lijsten (Lists) op Koppelingen (Links). 2. Klik op de link Nieuwe koppeling (New link) of klik in de tab Items op de knop Nieuw item (New item). 3. Typ de URL en, indien gewenst, de beschrijving en notities.

23 3 Werken met SharePoint Klik op Opslaan (Save) Een koppeling weergeven, bewerken of verwijderen 1. Klik in het startscherm onder Lijsten (Lists) op Koppelingen (Links). 2. Klik op de knop rechts van de URL van de koppeling en kies de gewenste optie uit de lijst. of Vink de koppeling aan en kies in de tab Items de gewenste optie uit het lint of Klik op de knop Opmerking Bewerken (Edit). Meer info over Waarschuw mij (Alert Me): zie 3.6 waarschuwingen.

24 18 3 Werken met SharePoint Agenda (Calendar) Navigatie In de tab Agenda (Calendar) kunt u via de knoppen agenda weergeven in dag-, week- of maandweergave. links bovenaan op het lint de Afhankelijk van de weergave, bladert u via de knoppen links bovenaan naar een volgende of vorige dag, week of maand. Via de datumnavigator kunt u, afhankelijk van de weergave, snel naar een bepaalde dag of maand kunt gaan. Via de link Agenda s in weergave (Calendars in view) in het navigatiedeelvenster kan de sitebeheerder extra SharePoint- of Exchange-agenda s toevoegen. Opmerking Werkdagen en uren kunt u instellen voor uzelf zoals hieronder beschreven. De sitebeheerder kan deze voor iedere gebruiker van de site instellen. 1. Klik op uw naam rechts bovenaan. 2. Kies Mijn instellingen (My settings). 3. Klik bovenaan op Mijn taal en regio (My language and region). 4. Kies de optie Always use my personal settings en maak daaronder de gewenste keuzes. 5. Klik onderaan op de knop Save all and close Een afspraak of gebeurtenis maken 1. Klik op de gewenste dag op de knop Toevoegen (Add) of dubbelklik in het vak van de gewenste dag of klik in de tab Gebeurtenissen (Events) op de knop Nieuwe gebeurtenis (New event). 2. Volgend scherm verschijnt:

25 3 Werken met SharePoint 19 Vul de gewenste opties in en klik op Opslaan (Save). De afspraak of gebeurtenis is toegevoegd aan de agenda. Een gebeurtenis wordt in de dagen weekweergave bovenaan als banner toegevoegd. Opmerking Bij Categorie (Category) kunt u een categorie uit de keuzelijst kiezen of een eigen waarde opgeven. Deze eigen waarde wordt echter niet toegevoegd aan de keuzelijst. U kunt categorieën gebruiken om bijvoorbeeld een weergave te maken waarin u filtert op een categorie Een afspraak of gebeurtenis bewerken of verwijderen 1. Klik op de aan te passen of te verwijderen afspraak of gebeurtenis. 2. Klik in het lint op de tab Weergeven (View) op de knop Item bewerken (Edit item) of Item verwijderen (Delete item). Bij een terugkerende afspraak kunt u vervolgens klikken op de knop Reeks bewerken (Edit series) om het terugkeerpatroon aan te passen Synchronisatie met Outlook Zie 5.12 Agenda, Taken of Contactpersonen synchroniseren met Outlook.

26 20 3 Werken met SharePoint Taken (Tasks) Een takenlijst in SharePoint is vergelijkbaar met de takenlijst in Outlook Een nieuwe taak maken 1. Klik in het startscherm onder Lijsten (Lists) op Taken (Tasks). 2. Klik op de link Nieuwe taak (New task) of klik in de tab Items op de knop Nieuw item (New item). 3. Typ de naam en kies of typ de gewenste opties bij de andere velden. Via de knop Meer weergeven (Show more) onderaan links krijgt u meer opties. Via de knop Bestand bijvoegen (Attach File) bovenaan kunt u een bijlage toevoegen aan de taak. 4. Klik op Opslaan (Save).

27 3 Werken met SharePoint Een taak weergeven, bewerken of verwijderen 1. Klik in het startscherm onder Lijsten (Lists) op Taken (Tasks). 2. Klik op de knop rechts van de titel van de taak en kies de gewenste optie uit de lijst. of klik op de titel en klik vervolgens op de gewenste knop op het lint of vink de taak aan kies in de tab Items de gewenste optie uit het lint. Opmerking Meer info over Waarschuw mij (Alert Me): zie 3.6 waarschuwingen Synchronisatie met Outlook Zie 5.12 Agenda, Taken of Contactpersonen synchroniseren met Outlook Aankondigingen (Announcements) Een nieuwe aankondiging maken 1. Klik in het startscherm onder Lijsten (Lists) op Aankondigingen (Announcements). 2. Klik op de link Nieuwe aankondiging (New announcement) of Klik in de tab Items op de knop Nieuw item (New item).

28 22 3 Werken met SharePoint 3. Typ een titel en, indien gewenst, de hoofdtekst. Kies eventueel een verloopdatum. 4. Klik op Opslaan (Save) Een aankondiging weergeven, bewerken of verwijderen De werkwijze is vergelijkbaar met deze van de taken: zie Een taak weergeven, bewerken of verwijderen. 3.5 Persoonlijke weergaven U kunt weergaven gebruiken om de items in een lijst of bibliotheek op een bepaalde manier weer te geven. Zo kunt u o.a. de gegevens sorteren, filteren en groeperen. U kunt de standaardweergave gebruiken of weergaven voor uzelf bijmaken. Enkel een sitebeheerder kan weergaven bijmaken die voor alle gebruikers van de site beschikbaar zijn. Er kunnen weergaven gemaakt worden voor alle lijsten. Hieronder maken we een weergave voor Gedeelde documenten (Shared documents) Een nieuwe weergave maken 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik bovenaan naast de weergave Alle documenten op de knop en kies Weergave maken (Create view) of Klik op de tab Bibliotheek (Library) op de knop Weergave maken (Create view).

29 3 Werken met SharePoint In het volgende scherm kunt u: - een weergavetype kiezen of - een nieuwe weergave maken gebaseerd op een bestaande weergave. Als voorbeeld kiezen we hier voor de indeling Standaardweergave (Standard View). 4. Kies de gewenste opties: Naam (Name): typ een naam voor de weergave. Doelgroep (Audience): als u geen sitebeheerder bent, kunt u kunt enkel kiezen voor Een persoonlijke weergave maken (Create a Personal View). Kolommen (Columns): vink de vakjes aan van de kolommen die u wilt weergeven. Kies naast de kolomnaam het nummer voor de gewenste volgorde van de kolommen. Sorteren (Sort): duid aan of de gegevens moeten worden gesorteerd, en zo ja op welke manier. U kunt op twee kolommen sorteren.

30 24 3 Werken met SharePoint Filteren (Filter): duid aan of de bestanden moeten worden gefilterd, en zo ja op welke manier. In een gefilterde weergave ziet u een kleinere selectie, bijvoorbeeld de items die door een bepaalde afdeling zijn gemaakt of die de status Goedgekeurd hebben. Tabelweergave (Tabular view): selectievakjes verschijnen voor elke rij zodat meerdere items geselecteerd kunnen worden voor het uitvoeren van bulkbewerkingen. Groeperen op (Group By): u kunt, indien gewenst, groeperen op maximum twee niveaus. Totalen (Totals): u kunt het aantal items in een kolom tellen of, indien van toepassing, andere berekeningen maken bv. het gemiddelde berekenen.

31 3 Werken met SharePoint 25 Stijl (Style): selecteer de weergavestijl bv. arcering waarin de rijen afwisselend zijn gearceerd. Mappen (Folders): kies voor de weergave mappenstructuur of de platte lijst. Items binnen mappen weergeven (Show items inside folders): de items worden in de mappenstructuur weergegeven. Alle items zonder mappen weergeven (Show all items without folders): de mappenstructuur wordt genegeerd en alle items in de lijst worden weergegeven. Itemlimiet (Item Limit): u kunt een beperking instellen voor het aantal bestanden dat wordt weergegeven. Mobiel (Mobile): als u de lijst wilt weergeven op een mobiel apparaat bv. smartphone, selecteert u de gewenste opties. Op mobiele apparaten zijn de lengte en de grootte van bepaalde onderdelen van een lijst beperkt in verband met de schermbreedte of mogelijke prestatieproblemen van het apparaat. Bij het maken van weergaven voor mobiele apparaten moet u rekening houden met deze limieten. 5. Klik op OK om de weergave aan te maken. De weergave is meteen ook actief Een weergave kiezen Naast de weergave Alle documenten ziet u de bijgemaakte weergave(n). of

32 26 3 Werken met SharePoint Klik in de tab Bibliotheek (Library) op het pijltje onder Huidige weergave (Current view) en kies de gewenste weergave uit de lijst Een weergave wijzigen 1. Zorg dat de te wijzigen weergave actief is. 2. Klik op de knop en kies Deze weergave wijzigen (Modify this view) of Klik in de tab Bibliotheek (Library) op de knop Deze weergave wijzigen (Modify view). 3. Breng de gewenste wijzigingen aan. 4. Klik op OK Een weergave verwijderen 1. Zorg dat de te verwijderen weergave actief is. 2. Klik op de knop en kies Deze weergave wijzigen (Modify this view) of Klik in de tab Bibliotheek (Library) op de knop Deze weergave wijzigen (Modify view). 3. Klik op de knop Verwijderen (Delete) (links van de knop OK). 4. Klik op OK waarschuwingen U kunt een waarschuwing maken zodat u via mail op de hoogte wordt gebracht van een wijziging aan een bibliotheek, lijst, bestand, item of map Een waarschuwing maken 1. Klik op de documentbibliotheek of op de lijst waarvan u een waarschuwing wilt krijgen als er een wijziging is aangebracht. Klik op de tab Bibliotheek (Library) of Lijst (List) op de knop Waarschuw mij (Alert me) en kies Een waarschuwing instellen voor deze bibliotheek/lijst (Set alert on this library/list) of Selecteer (aanvinken) het bestand, het item of de map en klik op de tab Bestanden (Files) of Items op de knop Waarschuw mij (Alert me). Kies Een waarschuwing instellen voor dit document/item (Set alert on this document/item). 2. In het volgend scherm kiest u de gewenste opties. Klik nadien op OK.

33 3 Werken met SharePoint 27 U ontvangt een van de waarschuwing die u hebt toegevoegd aan de site. Deze mail bevat een link waarmee u de ingestelde waarschuwingen kunt wijzigen, verwijderen of extra waarschuwingen kunt toevoegen Een waarschuwing wijzigen, toevoegen of verwijderen Wenst u vanaf de SharePoint-site waarschuwingen te bekijken, te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen, dan kan dit als volgt: 1. Klik rechts bovenaan op uw naam, kies Mijn instellingen (My settings) en klik bovenaan op Mijn waarschuwingen (My alerts).

34 28 3 Werken met SharePoint of Klik op een documentbibliotheek of willekeurige lijst. Klik op de tab Bibliotheek (Library) of Lijst (List) op de knop Waarschuw mij (Alert me) en kies Mijn waarschuwingen beheren (Manage my alerts). Een lijst van de toegevoegde waarschuwingen wordt weergegeven. 2. Een waarschuwing wijzigen: klik op de waarschuwing en breng de wijzigingen aan Een waarschuwing toevoegen: klik op Waarschuwing toevoegen (Add alert) Een waarschuwing verwijderen: vink de waarschuwing aan en klik op Geselecteerde waarschuwingen verwijderen (Delete selected alerts). 3.7 Prullenbak Alle verwijderde items komen in de Prullenbak terecht. Na 30 dagen worden verwijderde items automatisch permanent verwijderd. Wenst u zelf items te verwijderen of te herstellen (terugzetten), dan gaat u als volgt te werk: 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Inhoud van site (Contents of site) of klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Inhoud van site (Contents of site). 2. Klik bovenaan rechts op (Recycle bin). 3. De inhoud van de prullenbak wordt weergegeven. Vink de terug te zetten of te verwijderen items aan. 4. Klik op (Restore selection) om bestanden terug te zetten. Klik op (Delete selection) om bestanden definitief te verwijderen. 5. Klik op OK bij het verschijnen van de boodschap Weet u zeker dat u deze items wilt herstellen/verwijderen? (Are you sure you want to restore/delete these items?) 6. Via de link met de benaming van uw site linksboven of de broodkruimel (bread crumb) keert u terug naar het startscherm. Opmerking Indien nodig kan het SharePoint-team permanent verwijderde items toch nog (gedeeltelijk) terugzetten. 3.8 Zoeken Wenst u te zoeken naar tekst (inhoud), bestanden (bestandsnamen), metadata (eigenschappen) of zelfs in bijlagen bij items, dan kan dit via het zoekvak rechts bovenaan Standaard wordt er gezocht in de ganse site. Wilt u zoeken in een bepaalde bibliotheek of lijst, maak deze dan eerst actief. Bovenaan de bibliotheek vindt u dan eveneens een zoekvak. 1. Typ in het zoekvak het woord of de woordgroep waarnaar u wilt zoeken. Druk Enter of klik op de knop om de zoekactie te starten. 2. Op de pagina met zoekresultaten worden de zoekresultaten getoond. U ziet enkel zoekresultaten van gegevens waar u toegang hebt. Aan de linkerkant kunt u verfijningen instellen bv. filteren op een bepaald documenttype bv. Word-documenten, zoeken op auteur, zoeken op tijdstip. De aanwijzers van het tijdsbalkje kunt u verslepen om te filteren op tijdstip. links en rechts

35 3 Werken met SharePoint Via Voorkeuren (Preferences) onderaan kunt u nog een aantal instellingen aanpassen. 4. In het zoekresultatenvenster klikt u bovenaan op de naam van de site om terug te keren naar de site. Opmerkingen De zoekmachine maakt geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters. Als u het woord niet volledig weet, geef dan een * op na de ingetypte tekens. Er wordt gezocht naar volledige woorden maar ook naar samenstellingen bv. verhuis geeft verhuis maar ook verhuisplannen, zoeken naar plannen, geeft ook verhuisplannen, zoeken naar schrift geeft ook proefschriften. U kunt gebruik maken van booleaanse operatoren zoals AND, OR, NOT (in hoofdletters!). U kunt metadata zoals author en title gebruiken al dan niet met haakjes bv. title: verslag AND author: Piet Peeters title: verslag AND author: Piet Peeters OR author: Jef Janssens title: verslag AND (author: Piet Peeters OR author: Jef Janssens )

36 30 3 Werken met SharePoint

37 4 Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps 31 4 Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps 4.1 Inleiding Microsoft Office Web Apps zijn handige onlineversies van Microsoft Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Ze bieden u een gemakkelijke manier om documenten direct vanuit uw webbrowser te openen en te bewerken. Microsoft Office hoeft dus niet geïnstalleerd te zijn op uw pc. Of u nu op kantoor, thuis of onderweg bent, u hebt enkel een internetverbinding en een browser nodig. In Office Web Apps wordt uw document wel optimaal weergegeven maar de bewerkingsmogelijkheden zijn niet zo uitgebreid als die van de volledige Office-programma s. De mogelijkheden zijn wel uitgebreider in de Office Web Apps Een overzicht van de nieuwigheden vindt u op Zo kunnen gebruikers gelijktijdig aan eenzelfde bestand werken en dit niet enkel in Excel Web App en OneNote Web App zoals in de vorige verise maar nu ook in Word Web App en PowerPoint Web App. Het uitchecken van bestanden (zie In- en uitchecken van bestanden in een bibliotheek instellen) mag hiervoor niet ingeschakeld zijn. 4.2 Bestanden bekijken 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam om een voorbeeld van het bestand te bekijken. Klik rechts onderaan dit venster op de knop en kies Weergeven in browser (View in browser). Het bestand wordt geopend in de overeenkomstige Web App bv. een Word-document wordt geopend in Microsoft Word Web App. U kunt het bekijken en bv. ook afdrukken via het menu Bestand (File). 3. U kunt het bestand afsluiten via het menu Bestand/Afsluiten (File/Exit) of via het kruisje aan de rechterkant. 4.3 Bestanden bewerken in Microsoft Word Web App Bewerkingen in Word Web App zijn het meest geschikt voor eenvoudige wijzigingen. Als u over de volledige mogelijkheden wilt beschikken, gebruikt u Word: zie 5 Microsoft Office integratie. 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam om een voorbeeld van het bestand te bekijken. Klik rechts onderaan dit venster op de knop en kies Bewerken in browser (Edit in browser). Het bestand wordt geopend in Microsoft Word Web App in de bewerkingsweergave.

38 32 4 Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps 3. Via de tab Weergave (View) schakelt u tussen de Bewerkingsweergave (Editing view) en de Leesweergave (Reading view). In de leesweergave ziet u de correcte lay-out en kunt u het bestand ook afdrukken via de tab Bestand (File). In de Bewerkingsweergave (Editing view) wordt de lay-out vereenvoudigd weergegeven. Hier kunt u tekst toevoegen en verwijderen, tekst opmaken, tabellen, afbeeldingen en koppelingen invoegen. Items die niet kunnen worden weergegeven, worden als tijdelijke aanduiding weergegeven. De tijdelijke aanduidingen voorkomen dat u per ongeluk documentinhoud verwijdert die kan worden weergegeven, maar niet kan worden bewerkt in Word Web App. 4. Bewaar uw wijzigingen via de tab Bestand (File) en klik op Opslaan (Save). 5. Sluit het bestand af via Bestand/Afsluiten (File/Exit) of via het kruisje aan de rechterkant. Tip In de leesweergave vindt u onder Bestand/Info (File/Info) een knop om uw document te vertalen. Dit zal zeker geen volledig correcte vertaling zijn maar dan heb u toch al een basis waarmee u verder kunt. 4.4 Bestanden bewerken in Microsoft Excel Web App Bewerkingen in Excel Web App zijn het meest geschikt voor snelle wijzigingen of tijdens samenwerking. Als u over de volledige mogelijkheden wilt beschikken, gebruikt u Excel: zie 5 Microsoft Office integratie. 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam om een voorbeeld van het bestand te bekijken. Klik rechts onderaan dit venster op de knop en kies Bewerken in browser (Edit in browser). Het bestand wordt geopend in Microsoft Excel Web App. 3. U kunt het bestand bewerken: gegevens wijzigen, formules invoeren of aanpassen en basisopmaak toepassen. U kunt ook tabellen en hyperlinks toevoegen.

39 4 Documenten bewerken in de browser via Microsoft Office Web Apps In Excel Web App wordt de werkmap automatisch opgeslagen terwijl u deze bewerkt. Als u wijzigingen aanbrengt die u niet wilt behouden, gebruikt u de opdracht Ongedaan maken (Undo). 5. Sluit het bestand af via Bestand/Afsluiten (File/Exit) of via het kruisje aan de rechterkant. Opmerking Collega s kunnen op hetzelfde moment als u aan de slag met de werkmap (als ze toegang hebben tot het bestand). Op de statusbalk onderaan rechts wordt weergegeven of anderen de werkmap ook aan het bewerken zijn: 4.5 Bestanden bewerken in Microsoft PowerPoint Web App Bewerkingen in PowerPoint Web App zijn het meest geschikt voor snelle wijzigingen. Als u over de volledige mogelijkheden wilt beschikken, gebruikt u PowerPoint: zie 5 Microsoft Office integratie. Daar kunt u de presentatie nog uitgebreider bewerken. 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam om een voorbeeld van het bestand te bekijken. Klik rechts onderaan dit venster op de knop en kies Bewerken in browser (Edit in browser). Het bestand wordt geopend in Microsoft PowerPoint Web App. 3. In de bewerkingsweergave kunt u inhoud toevoegen en verwijderen en tekst opmaken. U kunt dia's toevoegen, verwijderen, dupliceren en verbergen. Ook afbeeldingen, SmartArt en hyperlinks kunt u toevoegen. 4. Ga terug naar de leesweergave als u wilt bekijken hoe de presentatie eruitziet. Klik op Diavoorstelling (Slide Show) als u een voorbeeld van de diavoorstelling wilt weergeven, inclusief overgangen en animaties. 5. In PowerPoint Web App wordt de werkmap automatisch opgeslagen terwijl u deze bewerkt. Als u wijzigingen aanbrengt die u niet wilt behouden, gebruikt u de opdracht Ongedaan maken (Undo). 6. Sluit het bestand af via Bestand/Afsluiten (File/Exit) of via het kruisje aan de rechterkant.

40

41 5 Microsoft Office integratie 35 5 Microsoft Office integratie Microsoft Office SharePoint Server 2013 werkt optimaal samen met Microsoft Office Werkt u nog met oudere Microsoft Office-versies, dan is de integratie met Office niet altijd optimaal. 5.1 Belangrijke instellingen Voor een vlotte Office-integratie zijn volgende instellingen nodig SharePoint-URL toevoegen aan Vertrouwde websites in Internet Explorer Het is belangrijk dat en bij Vertrouwde websites toegevoegd zijn in Internet Explorer. Zelfs als u een andere browser gebruikt! U hebt hiervoor admin-rechten nodig. Voor gebruikers van de centrale en rectorale diensten is dit reeds ingesteld. 1. Klik in Internet Explorer rechts bovenaan op de knop Extra en kies Internetopties. 2. Klik op het tabblad Beveiliging op Vertrouwde websites en klik op de knop Websites: 3. Voeg volgende URL s toe: en Automatisch LAN-instellingen uitschakelen 1. Klik in Internet Explorer rechts bovenaan op de knop Extra en kies Internetopties. 2. Klik op het tabblad Verbindingen op de knop LAN-instellingen:

42 36 5 Microsoft Office integratie 3. Zorg dat de optie Instellingen automatisch detecteren uitgevinkt is. 5.2 Office integratie checker Dit is vooral interessant voor niet-luna-gebruikers waar meestal de instellingen niet optimaal geconfigureerd zijn of voor ondersteuning voor de helpdesk. Klik rechts bovenaan op uw naam en klik op Office integratie check. U krijgt dan bv. dergelijk scherm te zien: De Internet Explorer en Office Optimizer tool is ook aangepast. Indien deze tool Office 2016 detecteert zal er een derde regel bijkomen die de Office ADALinstelling (Active Directory Authentication Library) uitleest. Standaard staat deze verkeerd zodat u problemen krijgt met het openen van Office documenten via TMG. De knop Optimize zal deze instelling dan ook juist zetten.

43 5 Microsoft Office integratie Bestanden bekijken In de documentenlijst kunt u klikken op een bestandsnaam om het bestand te bekijken in de toepassing waarin het is gemaakt. 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde Documenten (Shared documents). 2. Klik op de naam (= hyperlink) van het bestand dat u wilt bekijken. Het bestand wordt als Alleen-lezen geopend in de toepassing waarin het is gemaakt. U kunt het bekijken en vervolgens sluiten. 5.4 Bestanden en metadata bewerken in Microsoft Office 1. Klik in het startscherm op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de naam (= hyperlink) van het bestand dat u wilt bekijken. Het bestand wordt geopend als Alleen-lezen geopend in de toepassing waarin het is gemaakt. Onder het lint verschijnt volgend bericht: Klik op de knop Document bewerken (Edit document) om het te bewerken. of Klik op de knop rechts van de bestandsnaam en klik links onderaan het venster op de knop Bewerken (Edit). 3. Breng de gewenste aanpassingen aan. U kunt meteen ook de metadata (eigenschappen) toevoegen of aanpassen. Mochten de metadata niet zichtbaar zijn, dan maakt u deze zichtbaar als volgt: in Office 2010/2013: tab Bestand/Info/klik op pijltje bij Eigenschappen en kies Documentpaneel weergeven (File/Info/Properties/Show document panel). Bewaar het bestand.

44 38 5 Microsoft Office integratie Opmerking Als uitchecken (zie Opmerking De optie Weergave (View) hierboven, geeft enkel de eigenschappen van een bestand weer. Wilt u de inhoud van het bestand zelf zien, klik dan op de link met datum en uur van wijziging Een versie verwijderen U kunt een versie van een bestand verwijderen, bijvoorbeeld als u weet dat u een fout hebt gemaakt in die versie. In dat geval wordt alleen die versie uit de versiegeschiedenis verwijderd. Als u echter het bestand zelf verwijdert, worden alle bijbehorende versies verwijderd. Als u een versie verwijdert, wordt deze standaard in de Prullenbak geplaatst. Van daaruit kunt u de versie indien nodig weer terugzetten totdat deze definitief wordt verwijderd. 1. Klik in het startscherm op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam. Klik vervolgens onderaan rechts opnieuw op en kies Versiegeschiedenis (Version History) of Vink het bestand aan en klik in de tab Bestanden (Files) op Versiegeschiedenis (Version History). 3. Klik in de kolom Gewijzigd (Modified) op het pijltje van de te herstellen versie en kies Verwijderen (Delete). 4. Klik op OK. In- en uitchecken van bestanden in een bibliotheek instellen) niet ingeschakeld is, kunnen gebruikers gelijktijdig aan eenzelfde bestand werken. Dit kan in Word 2013, in PowerPoint 2013 en in OneNote 2013, niet in Excel Bestanden maken vanuit SharePoint en vanuit een Officeprogramma Vanuit SharePoint 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de tab Bestanden (Files) op de knop Nieuw document (New document). Hebt u geklikt op het onderste deel van de knop, klik dan vervolgens nogmaals op Nieuw document. 3. Mogelijk krijgt u een beveiligingswaarschuwing. Klik op OK of Toestaan om door te gaan. 4. Word wordt gestart. Dit programma moet dan uiteraard op uw pc geïnstalleerd zijn. 5. Standaard verschijnt er een leeg Word-document. De sitebeheerder kan dit wel anders instellen. Maak het bestand en voeg desgewenst de metadata (eigenschappen) toe. Indien de metadata niet worden weergegeven, dan maakt u deze zichtbaar als volgt: in Word 2010/2013: tab Bestand/Info/klik op pijltje bij knop Eigenschappen en kies Documentpaneel weergeven (File/Info/Properties/Show document panel). 6. Bewaar het bestand (dit zal dus standaard in de documentenbibliotheek worden bewaard) en sluit het.

45 5 Microsoft Office integratie Vanuit een Office-programma 1. Maak uw bestand in het Office-programma (Word, Excel, PowerPoint). 2. Bewaar het bestand rechtstreeks op uw site: Kies Bestand/Opslaan (File/Save) en kies als locatie SharePoint. Als u de eerste keer een bestand op SharePoint bewaart, bladert u naar de gewenste locatie, anders zal de locatie al bij de recente mappen staan. Geef een naam aan het bestand en klik op Opslaan (Save). 3. Sluit het bestand. Mogelijk moet u in de browser het scherm vernieuwen (F5 in Internet Explorer) om het resultaat te zien. Opmerking Als u bij het opslaan kiest voor Computer als locatie, kunt u ook daar de volledige locatie van uw site opgeven, gevolgd door de bestandsnaam, bv. documenten/naam_doc Het bestand zal dan ook rechtstreeks worden opgeslagen op uw SharePoint-site. 5.6 Bestanden verplaatsen, kopiëren, verwijderen, uploaden met de Explorer Bestanden verplaatsen en kopiëren via de knop Verplaats/Kopieer items 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Vink de te verplaatsen of te kopiëren bestanden aan. 3. Klik op de tab Bestanden (Files) op de knop (Move/Copy items). 4. Kies in het venster dat verschijnt de bestemming via het pictogram Klik vervolgens op de knop Verplaats items om te verplaatsen of vink Bestanden kopiëren aan om te kopiëren en klik op Kopieer items. Opmerkingen Als u Bestanden overschrijven aanvinkt alvorens te verplaatsen of te kopiëren, dan worden de bestanden overschreven die al aanwezig zijn en dezelfde naam hebben. Als u Alle lijsten weergeven aanvinkt alvorens te klikken op het pictogram, krijgt u een overzicht van alle lijsten. In lijsten kunnen lijstitems alleen worden verplaatst binnen dezelfde lijst. Kopiëren is niet mogelijk binnen lijsten.

46 40 5 Microsoft Office integratie Verplaatsen/kopiëren is ook beschikbaar via het contextmenu van het bestand of item: Bestanden verwijderen via de knop Verwijderen 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Vink de te verwijderen bestanden aan. 3. Klik op de tab Bestanden (Files) op de knop Document verwijderen (Delete file). Opmerkingen De bestanden komen in de prullenbak terecht. Wenst u één bestand te verwijderen, dan kan dit ook via de knop rechts van de bestandsnaam. Klik vervolgens in het venster onderaan rechts terug op de knop kies Verwijderen (Delete). en Bestanden verplaatsen, kopiëren, verwijderen via de Explorer 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de tab Bibliotheek (Library) op de knop Openen met Explorer (Open with Explorer). 3. U kunt één of meerdere bestanden selecteren (Ctrl+klik = niet-aaneengesloten reeks, Shift+klik = aaneengesloten reeks) en deze verplaatsen, kopiëren of verwijderen zoals u dat gewoonlijk doet in de Windows Verkenner. 4. Sluit de Explorer. Opmerkingen Wellicht zult u na het verplaatsen of kopiëren in de browser het venster moeten vernieuwen (F5 in Internet Explorer) om het resultaat te zien. Bestanden die u verwijdert via de Explorer komen eveneens in de prullenbak van SharePoint terecht. Als u vanuit de Windows Verkenner dubbelklikt op een bestand, wordt dit geopend in de overeenkomstige toepassing als alleen-lezen. Zie 4.2 Bestanden bekijken Bestanden uploaden via de Explorer Op deze manier is het ook mogelijk om mappen te uploaden. 1. Klik in het startscherm onder Bibliotheken (Libraries) op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de tab Bibliotheek (Library) op de knop Openen met Explorer (Open with Explorer). 3. Open een tweede venster van de Windows Verkenner: klik met de rechtermuisknop op de Start-knop en kies Windows Verkenner Openen (Open Windows Explorer). Ga naar de locatie waar de te uploaden bestanden staan.

47 5 Microsoft Office integratie Plaats de twee vensters naast elkaar en sleep de gewenste bestanden of mappen van de lokale of netwerkschijf naar de SharePoint-site. De bestanden of mappen worden gekopieerd. 5. Bij het terugkeren naar de documentbibliotheek zult u het venster wellicht nog moeten vernieuwen (F5 in Internet Explorer) om het resultaat te zien. 5.7 Gegevens exporteren naar Excel U kunt gegevens exporteren van een SharePoint-lijst naar Excel. De geëxporteerde lijst is een webquery die gesynchroniseerd wordt met de originele lijst in SharePoint maar let op: er is slechts synchronisatie mogelijk langs één zijde (van SharePoint naar Excel). 1. Zorg dat de lijst actief is: klik in het navigatiedeelvenster op de naam van de lijst. 2. Klik op de tab Lijst (List) op de knop Exporteren naar Excel (Export to Excel). 3. SharePoint genereert een internet query. Klik op Openen. 4. Als het dialoogvenster Beveiligingsmelding van Microsoft Office Excel verschijnt, klikt u op Inschakelen (Enable). Het resultaat van de query verschijnt, nl. een werkblad met de naam owssvr met daarin de gegevens in een Excel-tabel. Deze tabel krijgt de naam Tabel_owssvr. U maakt er best een gewoonte van deze tabellen te hernoemen (tab Ontwerpen/groep Eigenschappen/vak Tabelnaam (Design/Properties/Table Name) zodat u de data die de tabel bevat snel herkent. 5. Breng de gewenste aanpassingen aan. Let op: Klikt u op de tab Ontwerpen (Design) in de groep Externe tabelgegevens (External Table Data) op de knop Vernieuwen (Refresh), dan wordt in Excel uw werkblad geüpdatet met de gegevens van de SharePoint-site, m.a.w. uw wijzigingen in Excel zijn verloren. 6. Klikt u op de tab Ontwerpen (Design) in de groep Externe tabelgegevens (External Table Data) op de knop Eigenschappen (Properties), dan verschijnt volgend dialoogvenster waarin u de instellingen na het vernieuwen kunt wijzigen: 7. Bewaar, indien gewenst, de werkmap en sluit Excel. 5.8 Gegevens exporteren naar Access Een SharePoint-lijst kunt u ook exporteren naar Access. 1. Zorg dat de lijst actief is: klik in het navigatiedeelvenster op de naam van de lijst. 2. Klik op de tab Lijst (List) op de knop Openen met Access (Open with Access). 3. Geef de locatie voor de nieuwe of bestaande database op en kies of u de lijst wilt koppelen of exporteren.

48 42 5 Microsoft Office integratie 5.9 Gegevens importeren in Access In Access een SharePoint-lijst importeren 1. Open de Access-database waarin u de lijst wilt importeren. 2. Klik op de tab Externe gegevens (External Data) in de groep Importeren (Import) op de knop Meer (More) en kies SharePoint-lijst (SharePoint List). 3. Volgend dialoogvenster verschijnt: Selecteer het siteadres of, als het niet verschijnt, typ het adres in het tekstvak. Selecteer De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database (Import the source data into a new table in the current database). Klik op Volgende (Next). 4. Het dialoogvenster met de SharePoint-lijsten verschijnt:

49 5 Microsoft Office integratie 43 Selecteer de lijst die u wilt importeren en klik op OK. 5. Indien gewenst, kunt u de importstappen nog opslaan. Klik op Sluiten (Close). De tabel verschijnt in het navigatiedeelvenster in Access. U kunt deze openen en bewerken. Aangezien er geen koppeling is met de SharePoint-site, gebeurt er geen synchronisatie tussen de Access-tabel en de SharePoint-lijst In Access een SharePoint-lijst koppelen 1. Open de Access-database waaraan u de lijst wilt koppelen. 2. Klik op de tab Externe gegevens (External Data) in de groep Importeren (Import) op de knop Meer (More) en kies SharePoint-lijst (SharePoint List). 3. Volgend dialoogvenster verschijnt: Selecteer het siteadres of, als het niet verschijnt, typ het adres in het tekstvak. Selecteer Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken (Link to the data source by creating a linked table) en klik op Volgende (Next). 4. Het dialoogvenster met de SharePoint-lijsten verschijnt:

50 44 5 Microsoft Office integratie Selecteer de lijst die u wilt koppelen en klik op OK. In het navigatiedeelvenster in Access verschijnt de gekoppelde tabel. 5. U kunt de SharePoint-lijst beheren vanuit Access als volgt: Klik met de rechtermuisknop op de naam van de geïmporteerde lijst. Selecteer Meer opties (More options). Aangezien er een koppeling is met de SharePoint-site, gebeurt er een synchronisatie tussen de Access-tabel en de SharePoint-lijst Access database op SharePoint plaatsen In Access 2013 kunt u op een snelle manier een professionele database-app maken. Bij het maken van de app, selecteert u het type gegevens dat u wilt bijhouden (contactpersonen, taken, projecten, enzovoort). Er wordt automatisch een databasestructuur gemaakt, compleet met weergaven waarin u gegevens kunt toevoegen en bewerken. De app bevat ingebouwde navigatiemogelijkheden en basisopdrachten, zodat u onmiddellijk aan de slag kunt.

51 5 Microsoft Office integratie 45 Bij het maken geeft u ook onmiddellijk de locatie op een SharePoint-server 2013 op (hierop moet Access Services ingeschakeld zijn en SQL Server 2012 of Office 365-site als host). Vervolgens kan de database dus worden geopend in een webbrowser. Meer info vindt u in de cursustekst met de nieuwigheden van Access 2013: Lijsten snel bewerken met behulp van de werkbladindeling De werkbladindeling is een Excel-achtige omgeving waarin u gegevens kunt bekijken, bewerken en toevoegen. In deze weergave kunt u snel de eigenschappen van meerdere items tegelijk bewerken. 1. Activeer de lijst: klik hiervoor in het navigatiedeelvenster op de naam van de lijst. 2. Klik op de tab Lijst/Bibliotheek (List/Library) op de knop Snel bewerken (Quick edit). (Een sitebeheerder kan beperkingen instellen zodat deze weergave niet kan worden gebruikt.) 3. Bewerk de gegevens op dezelfde manier als in Excel. 4. Om terug te keren naar de standaardweergave: Klik bovenaan de lijst op de link niet meer of klik op de tab Lijst/Bibliotheek (List/Library) op de knop Weergave (View) Agenda, Taken of Contactpersonen synchroniseren met Outlook 1. Activeer de agenda, taken- of contactpersonenlijst. 2. Klik op de tab Lijst of Agenda (List/Calendar) op de knop Verbinden met Outlook (Connect to Outlook). 3. Mogelijk verschijnt er een beveiligingswaarschuwing waar u op Toestaan en op Ja klikt. (Om de waarschuwing in het vervolg niet meer te krijgen, vinkt u in het eerste venster de optie Altijd waarschuwen voordat dit type adressen wordt geopend uit en in het tweede venster de optie Deze waarschuwing niet meer voor dit programma weergeven aan.) 4. Als Outlook nog niet gestart was, wordt deze vervolgens opgestart. Geef, indien gevraagd, uw gebruikersnaam en wachtwoord op. De SharePoint-agenda wordt toegevoegd in Outlook in het navigatiedeelvenster in de groep

52 46 5 Microsoft Office integratie Andere agenda s (Other Calendars). De SharePoint-taken worden toegevoegd in Outlook in het navigatiedeelvenster in de groep Andere taken (Other Tasks). De SharePoint-contactpersonen worden toegevoegd in Outlook in het navigatiedeelvenster in de groep Andere contactpersonen (Other Contacts). Er wordt gesynchroniseerd, m.a.w. doet u een aanpassing in Outlook, dan gebeurt de aanpassing ook in SharePoint en omgekeerd. Indien gewenst kunt u de SharePoint-agenda terug verwijderen in Outlook via de rechtermuisknop Documenten downloaden via het DocumentCenter Zie ook In het DocumentCenter kunt u documenten van verschillende sites en bibliotheken verzamelen. Vervolgens kunt u ze dan in één keer downloaden. Opmerking Deze functionaliteit is browserafhankelijk. Dus documenten toegevoegd via Internet Explorer zijn niet ter beschikking via Chrome Documenten toevoegen aan het DocumentCenter 1. Selecteer het (de) document(en) in de documentenbibliotheek. 2. Klik in het lint op de tab Bestanden op de knop Add to DocumentCenter. Opmerking Indien gewenst kunt u aan uw weergave een kolom toevoegen zodat u een overzicht hebt van documenten die in het DocumentCenter aanwezig zijn. Via deze kolom kunt u ook documenten toevoegen zonder de knop Add to DocumentCenter te gebruiken. Ga naar Bibliotheekinstellingen/klik op de link Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen. Voeg de kolom Add to Document Center toe aan de bibliotheek Het DocumentCenter openen Klik in het lint op de tab Bibliotheek op de knop DocumentCenter. of Klik rechts bovenaan op uw naam en klik op DocumentCenter. of Klik rechts bovenaan op Instellingen/Site-instellingen/DocumentCenter (onder ICTS Tools). Hiervoor hebt u wel voldoende rechten nodig. U kunt sorteren op documentnaam, locatie en datum Documenten downloaden via het DocumentCenter 1. Selecteer de documenten in het DocumentCenter. 2. Via de Download-knop die dan verschijnt worden de geselecteerde documenten gedownload in een gecomprimeerd ZIP-bestand. Als u ook de mappenstructuur wilt downloaden, vink dan Inclusief folderstructuur aan.

53 6 Informatie voor sitebeheerders 47 6 Informatie voor sitebeheerders Opgelet! De informatie die in dit deel beschreven wordt, kunt u enkel uitvoeren als u sitebeheerder bent. Aan elke SharePoint-site wordt een sitebeheerder toegewezen. Deze sitebeheerder bepaalt de toegangsrechten van gebruikers of groepen; kan de standaardsite aanpassen zodat deze aanpassingen zichtbaar zijn voor iedereen die toegang heeft tot de site. 6.1 Toegangsrechten (machtigingen) bepalen binnen SharePoint Een SharePoint-site is geen publieke site. Enkel wie rechten heeft gekregen, zal toegang hebben tot de site. Binnen SharePoint zijn een aantal voorgedefinieerde machtigingsniveaus voorzien. Afhankelijk van de machtiging die de sitebeheerder toekent, krijgt iemand een bepaalde rol toegewezen binnen een site. De rol bepaalt welke rechten die persoon heeft om specifieke acties uit te voeren binnen de volledige site. Volgende groepen en bijbehorende rollen zijn gedefinieerd: KULeuven.Visitors KULeuven.Members KULeuven.Approvers KULeuven.Designers KULeuven.Owners Site Bezoeker (lezen) Site Lid (bijdragen) Site Lid (bijdragen, publicatie van items goedkeuren) Site Lid (bijdragen, site ontwerpen) Site Beheerder (volledig beheer) KULeuven.SecurityAdmins Site Beheerder (lezen, machtigingen op de site instellen) Hieronder een beschrijving van de groepen (in rangorde van minste naar meeste rechten): KULeuven.Visitors Leden van deze groep zijn bezoeker en hebben enkel leesrechten op de site. KULeuven.Members Leden van deze groep zijn lid en hebben lees- en schrijfrechten op de site. KULeuven.Approvers Leden van deze groep zijn lid, hebben lees- en schrijfrechten op de site en kunnen de publicatie van items goedkeuren. KULeuven.Designers Leden van deze groep zijn eigenaar en hebben lees- en schrijfrechten op de site; zij kunnen ook lijsten aanmaken en bewerken en andere sitebrede instellingen wijzigen onder Instellingen (Settings). KULeuven.Owners Leden van deze groep zijn eigenaar en hebben volledig beheer. Bovenop de rechten die KULeuven.Designers hebben, kunnen zij ook toegangsaanvragen beheren, subsites maken en apps toevoegen (andere dan ingebouwde). Zij kunnen geen machtigingen toekennen. KULeuven.SecurityAdmins Dit recht wordt verleend aan de sitebeheerder: diegene die de verantwoordelijkheid draagt expliciete rechten toe te kennen aan andere gebruikers. Een gebruiker in deze groep kan NIET actief deelnemen aan de site (heeft geen schrijfrechten) maar kan WEL bepalen wie dit mag: hij/zij kan immers de andere groepen beheren (en kan dus uiteindelijk zichzelf wel schrijfrechten toekennen indien gewenst) Leden van deze groep zijn bezoekers van de site (leesrechten).

54 48 6 Informatie voor sitebeheerders Meestal zullen eindgebruikers behoren tot de groep KULeuven.Members. Met sitebeheerders bedoelen wij diegenen die zowel behoren tot de groep KULeuven.SecurityAdmins als tot de groep KULeuven.Designers of KULeuven.Owners.

55 6 Informatie voor sitebeheerders Toegangsrechten geven aan KU Leuven-personeel of groepen voor de ganse site Gebruikers toevoegen aan een groep 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions) of klik op Gedeeld met (Shared with) en vervolgens op Geavanceerd (Advanced). 3. Klik op de gewenste groepsnaam bv. KULeuven.Members. 4. Klik op de knop (New) om gebruikers toe te voegen. 5. Volgend scherm verschijnt: Voeg de gewenste gebruikers als volgt toe: Klik in het vak om personen toe te voegen en typ (een gedeelte van) de voornaam of de familienaam. U kunt ook het adres of het u-nr intypen. De naam of namen verschijnen die overeenkomen met de ingetypte tekst. U kunt zo meerdere gebruikers selecteren en toevoegen. Om een ganse groep toe te voegen, bv. iedereen van uw afdeling: typ in het adresboek (een gedeelte van) de naam bv. Klanten- en Servicecentrum en voeg deze toe. (U kunt de correcte naam opzoeken in het KU Leuven-organigram.) Zie ook opmerking hieronder. Via het kruisje naast de (groeps)naam kunt u de naam terug verwijderen. In het vak daaronder kunt u desgewenst een persoonlijk bericht toevoegen aan de uitnodiging. De toegevoegde personen krijgen immers standaard een om hen hiervan op de hoogte te brengen. Dit werkt enkel voor individuele gebruikers, niet voor een groep. Wilt u liever geen versturen, klik dan op Opties weergeven (Show options) en vink het vakje Een uitnodiging per versturen (Send an invitation) uit. 6. Klik op Delen (Share). De gebruiker of groep wordt toegevoegd.

56 50 6 Informatie voor sitebeheerders Opmerkingen Als u een groep toevoegt, krijgt u mogelijk tot vier, op het eerste zicht dezelfde, resultaten te zien. Bijvoorbeeld als u zoekt op Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen, krijgt u vier resultaten: Door met de muis te wijzen naar elk van deze resultaten, ziet u het verschil in een infobalkje: kuleuven.us.ourec_ : dit komt overeen met de regionale view uit het organigram. Dus alle personen die u terugvindt in de regionale view krijgen toegang. kuleuven.us.ourecglob_ : dit komt overeen met de globale view uit het organigram. Dus alle personen die u terugvindt in de globale view krijgen toegang. kuleuven.us.faculteit_ : dit komt overeen met de studenten. Dus alle studenten van deze faculteit krijgen toegang. kuleuven.us.ou_ : dit komt overeen met alleen de faculteit. Dus alleen personen van het hoogste niveau van deze faculteit krijgen toegang. Als een LISTSERV-lijst AD-enabled is gemaakt, komt deze lijst ook in AD (Active Directory) en kan u deze ook gebruiken om autorisaties te verlenen Gebruikers verwijderen uit een groep 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions). 3. Klik op de groep waaruit u een gebruiker wilt verwijderen bv. KULeuven.Members. 4. Vink de te verwijderen gebruikers aan en kies Acties/Gebruikers uit groep verwijderen.

57 6 Informatie voor sitebeheerders Machtigingen controleren van gebruikers U kunt hier enkel machtigingen controleren van individuele gebruikers, niet van groepen (bv. Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen). 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Machtigingen uitlezen. 3. Typ de naam van de gebruiker en klik op de knop Namen controleren (Check names) of klik op de knop Bladeren (Browse) om een naam op te zoeken.: 4. Klik op Toon machtigingen (Show permissions). U krijgt een overzicht van de machtigingen (als u wijst naar de pictogrammen, ziet u de betekenis bv. betekent dat de persoon leesrechten heeft): Toegangsrechten geven aan KU Leuven-personeel of groepen voor een deel van de site Als de SharePoint-site door een groot aantal personen zal worden gebruikt, kan het nodig zijn om sommige gebruikers slechts toegang te geven tot een deel van de SharePoint-site. U kunt rechten geven op een bepaalde bibliotheek, lijst of map maar u kunt ook toegangsrechten instellen op een bestand of lijstitem. Machtigingen voor bibliotheken, lijsten, mappen, bestanden en items worden standaard overgenomen van de bovenliggende site. Als u eigen machtigingen wilt geven, moet u de overname van machtigingen breken. U kunt de overname van machtigingen op elk gewenst moment ook opnieuw herstellen. Belangrijke opmerking! Om het onderhoud en het beheer te vergemakkelijken, raden wij aan de overname zo min mogelijk te breken. Zorg dat u uw site zo indeelt dat al het gevoelige materiaal zich op één plaats bevindt. Deel bijvoorbeeld uw inhoud in op beveiligingsniveau. Vervolgens kunt u de

58 52 6 Informatie voor sitebeheerders overname eenmaal breken voor die specifieke bibliotheek of map in plaats van aparte documenten met unieke machtigingen op verschillende locaties te hebben die u moet onderhouden en beheren. In onderstaand voorbeeld geven we leesrechten op de ganse site en enkel op een bepaalde map schrijfrechten Een nieuwe groep aanmaken U kunt met groepen werken om ervoor te zorgen dat de juiste personen toegang hebben tot de site. Zo kunt u bv. een bepaald team toegang verlenen tot een lijst. Aangezien dit team waarschijnlijk wordt uitgebreid, kunt u best een groep maken voor dit team en vervolgens deze groep toegang verlenen tot de lijst. Bij uitbreiding van het team, voegt u deze personen gewoon toe aan de groep. 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions). 3. Klik op de knop (Create group). 4. Volgend scherm verschijnt: Geef een naam aan de groep en stel de overige gewenste opties in. Eigenaar Best voegt u de groep KULeuven.SecurityAdmins toe als groepseigenaar i.p.v. uw eigen naam: wis uw eigen naam (klik op ) en typ KULeuven.SecurityAdmins.

59 6 Informatie voor sitebeheerders 53 Zo kunnen collega s die ook sitebeheerder zijn eveneens rechten instellen voor deze groep. Enkel diegenen die behoren tot de groep KULeuven.SecurityAdmins kunnen groepen aanmaken. De groep machtigingen geven voor deze site Het machtigingsniveau dat u hier instelt, geldt voor de ganse site. Wilt u bv. op de ganse site leesrechten geven en enkel op een bepaalde map schrijfrechten, dan vinkt u KULeuven.Read aan. Klik op Maken (Create). In het linkergedeelte onder Groepen (Groups) verschijnt de groepsnaam. Deze groep heeft momenteel leesrechten op de ganse site. Volg de stappen hieronder om de groep schrijfrechten te geven op één bepaalde map Overname van machtigingen van bovenliggend niveau breken en unieke machtiging instellen 1. Wilt u op een map, een individueel bestand of item rechten instellen, vink dan de map, het individueel bestand of item aan en klik op de tab Bestanden (Files) op de knop (Permissions). of Klik op de knop rechts van de naam. Klik vervolgens onderaan rechts opnieuw op en kies Gedeeld met (Shared with). Klik tenslotte rechts onderaan op Geavanceerd (Advanced). Wilt u de toegangsrechten instellen voor een bibliotheek of lijst, klik dan op de tab Bibliotheek/Lijst (Library/List) op de knop (Library permissions) of (List permissions). of Klik op de tab Bibliotheek/Lijst (Library/List) rechts bovenaan op de knop (Shared with) en klik rechts onderaan op Geavanceerd (Advanced). Gedeeld met 2. Klik op het lint op de knop (Stop inheriting permissions) om de overname van de machtiging van het bovenliggende niveau te verbreken. Belangrijk De map/bibliotheek/lijst/bestand/item heeft nog steeds dezelfde machtigingen als ervoor (een eigen kopie van de bovenliggende machtigingen). Wijzigingen die u aanbrengt aan de machtigingen van het bovenliggende niveau worden vanaf nu niet meer overgenomen. 3. Klik op OK als volgend scherm verschijnt: 4. Vink de gemaakte groep aan. 5. Klik op de knop (Edit user permissions). 6. Volgend scherm verschijnt:

60 54 6 Informatie voor sitebeheerders Vink de gewenste machtiging aan of uit voor de bibliotheek/lijst/map/bestand/item en klik op OK. Opmerking Als u in stap 3 van Een nieuwe groep aanmaken geen machtigingsniveau hebt aangevinkt, dan kunt u in stap 4 hierboven de groep niet aanvinken (deze bevindt zich dan niet in de lijst). U moet dan via de knop (Grant permissions) de naam van de gemaakte groep intypen en daaronder het gewenste machtigingsniveau aanvinken Gebruikers toevoegen aan de groep Volg vanaf stap 3 onder punt Gebruikers verwijderen uit de groep Zie Als een LISTSERV-lijst AD-enabled is gemaakt, komt deze lijst ook in AD (Active Directory) en kan u deze ook gebruiken om autorisaties te verlenen. Gebruikers verwijderen uit een groep Groepsinstellingen aanpassen We raden af om de bestaande KU Leuven-groepen aan te passen. 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions). 3. Klik op de link van de aan te passen groep. 4. Klik op de knop Instellingen (Settings) en kies Groepsinstellingen (Group settings)

61 6 Informatie voor sitebeheerders Pas de gewenste instellingen aan en klik op OK Groep verwijderen We raden af om de bestaande KU Leuven-groepen te verwijderen. 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions). 3. Klik op de link van de te verwijderen groep. 4. Klik op de knop Instellingen (Settings) en kies Deze groep verwijderen (Delete this group) 5. Klik op OK om de groep te verwijderen Ingestelde groepsmachtigingen bekijken 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions). 3. Klik op de link van de groep waarvoor u de machtigingen wilt bekijken. 4. Klik op de knop Instellingen (Settings) en kies Groepsmachtigingen weergeven (Show group settings) Groepsmachtigingen aanpassen Wij raden aan om de machtigingen van KULeuven-groepen niet te wijzigen zodat consistentie in heel de site behouden blijft.

62 56 6 Informatie voor sitebeheerders 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Sitemachtigingen (Site permissions). 3. Vink de groep aan waarvoor u de machtigingen wilt aanpassen. 4. Klik op de knop (Edit user permissions). 5. Vink de gewenste machtiging aan of uit en klik op OK Overname van machtigingen van bovenliggend niveau herstellen Nadat u de overname van machtigingen hebt gebroken, kunt u de overname op elk moment ook weer herstellen. 1. Ga naar de map/bibliotheek/lijst/bestand/item waarvoor u de overname wilt herstellen. 2. Wilt u op een map, een individueel bestand of item de machtigingen herstellen, vink dan de map, het individueel bestand of item aan en klik op de tab Bestanden (Files) op de knop of (Permissions). Klik op de knop rechts van de naam. Klik vervolgens onderaan rechts opnieuw op en kies Gedeeld met (Shared with). Klik tenslotte rechts onderaan op Geavanceerd (Advanced). Wilt u de toegangsrechten instellen voor een bibliotheek of lijst, klik dan op de tab Bibliotheek/Lijst (Library/List) op de knop (Library permissions) of (List permissions). of Klik op de tab Bibliotheek/Lijst (Library/List) rechts bovenaan op de knop (Shared with) en klik onderaan rechts op Geavanceerd (Advanced). Gedeeld met 3. Klik op de knop (Delete unique permissions). 4. Volgend scherm verschijnt:

63 6 Informatie voor sitebeheerders 57 Klik op OK Toegangsrechten geven aan niet-ku Leuven-personeel Zie Gebruikers.pdf Machtigingen uitlezen van individuele gebruikers 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Machtigingen uitlezen (Read permissions). 3. Typ de naam of het u-nummer van de persoon waarvan u de machtiging wilt opvragen. 4. Klik op Toon machtigingen (Show permissions). U krijgt het groeplidmaatschap te zien en welke rechten de gebruiker heeft op de site: de gebruiker heeft leesrechten op de betreffende bibliotheek/lijst/map de gebruiker kan items toevoegen aan de betreffende bibliotheek/lijst/map de gebruiker kan items bewerken de gebruiker kan items verwijderen de gebruiker heeft geen toegang Beheer groepen en gebruikers Zie ook

64 58 6 Informatie voor sitebeheerders Via deze instelling krijgt u een overzicht van alle SharePoint-beveiligingsgroepen met hun gebruikers. Via de ingebouwde filter kan je snel info opvragen over welke gebruikers in welke groepen zijn toegevoegd Opvragen van groepen en gebruikers 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Site-instellingen (Site settings) en vervolgens op Beheer groepen en gebruikers (Groups and users management). Hiermee krijgt u een overzicht van alle beveiligingsgroepen in de site. Als u het recht hebt om de beveiligingsgroepen uit te lezen, krijgt u ook de leden van de groep te zien. U kunt ook snel filteren op een bepaalde persoon of groep. 3. Bovenaan kunt u via de weergave wijzigen. Via Gebruikers ziet u de gebruikers die gedefinieerd zijn op de site en tot welke groepen ze behoren. Via Groepen ziet u de groepen en de gebruikers die de groep bevat Automatisch filters toepassen Voor bepaalde sites is het misschien gewenst om al een voorgedefinieerde filter mee te geven. Bv. uw site heeft beveiligingsgroepen die met 'Test' beginnen. De andere groepen zijn niet relevant en wilt u standaard niet laten zien. Dit kan door een xml-bestand te wijzigen als volgt: 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings). 2. Klik op Inhoud van site (Site contents) en vervolgens op Stijlbibliotheek (Style library). 3. Klik op ICTS.BeheerGroepen. 4. Wijzig het document default.xml met bv. Notepad. Voeg de tekst toe tussen de tag <my:groupfilter> voor de pagina 'Beheer Groepen'. Voeg de tekst toe tussen de tag <my:userfilter> voor de pagina 'Beheer Gebruikers'. 5. Bewaar het default.xml-bestand. Vanaf dan is de filterwaarde automatisch ingevuld in het vak Filter. Opmerking Dit werkt standaard niet op subsites. Om dit toe te passen op een subsite moet u eerst een documentbibliotheek met de naam 'Style Library' aanmaken met daarin een map met de naam 'ICTS.BeheerGroepen'. (Ook in een Nederlandse site moet u de naam Style Library geven!) Kopieer en plak het default.xml-bestand van de hoofdsite naar deze map en wijzig de filter indien nodig Als webonderdeel toevoegen op eigen pagina U kunt ook een eigen pagina aanmaken met uw eigen lay-out waar u dan deze functionaliteit als webonderdeel kunt toevoegen. Bewerk de pagina en voeg een webonderdeel toe aan de pagina. De webonderdelen staan onder de categorie Custom. In dit webonderdeel kunt u ook een voorgedefinieerde filter meegeven. Dit doet u door het webonderdeel te bewerken en dan onder de sectie Custom een waarde mee te geven. Opgelet! De filter-waarde in een webonderdeel krijgt voorang op de filter in het default.xml-bestand. Op deze pagina zal de filter een andere waarde hebben dan via de standaardpagina.

65 6 Informatie voor sitebeheerders Filter toepassen via parameter in URL Je kan een filter instellen door een parameter mee te geven in de URL. Voorbeeld: Opgelet! De filter-waarde via de URL krijgt voorrang op de filterwaarde gedefinieerd via een webonderdeel-filter EN via het XML-bestand. 6.2 Beheren van lijsten (apps) Introductie in lijsten: zie Introductie Werken met lijsten U kunt onder andere de volgende manieren gebruiken om te werken met lijsten om de informatie voor uw groep te beheren: Versies en gedetailleerde geschiedenis bijhouden U kunt versies van lijstitems bijhouden, zodat u kunt zien welke wijzigingen zijn aangebracht van de ene versie op de andere, plus wie de lijstitems heeft gewijzigd. Als een nieuwere versie fouten bevat, kunt u een eerdere versie van een item herstellen. Weergaven maken en beheren Uw groep kan verschillende weergaven maken van dezelfde lijst. De inhoud van de daadwerkelijke lijst verandert niet, maar de items kunnen worden gegroepeerd, geordend en gefilterd zodat de belangrijkste of meest interessante informatie gemakkelijk kan worden gevonden, op basis van de behoefte van de groepsleden. Formules en berekende waarden gebruiken U kunt formules en berekende waarden gebruiken om informatie in de kolommen van een lijst dynamisch te genereren. U kunt bijvoorbeeld een standaardvervaldatum opgeven die wordt berekend als dertig dagen vanaf de huidige datum. Lijstinformatie delen met een databaseprogramma Als u een databaseprogramma hebt geïnstalleerd dat compatibel is met SharePoint, zoals Access, kunt u gegevens exporteren naar en importeren vanaf de site. Ook kunt u een tabel uit de database koppelen aan een SharePoint-lijst. Wanneer u in een database werkt met lijstgegevens, kunt u deze op dezelfde manier analyseren als andere gegevens, bijvoorbeeld met behulp van query's en rapporten. Vanuit Access 2013 kunt u nu ook uw database rechtstreeks plaatsen op uw SharePoint-site. Lijsten op een consistente manier gebruiken Als uw groep werkt met verschillende typen lijsten, kunt u zorgen dat deze lijsten op consistente wijze worden gebruikt met behulp van inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen. Met deze voorzieningen kunt u de instellingen en de lijststructuur op een efficiënte manier hergebruiken. Werken met lijstitems vanuit een programma Als u een programma gebruikt dat compatibel is met SharePoint, zal u belangrijke informatie nooit missen. Met Outlook kunt u bijvoorbeeld taken, contactpersonen en kalenders op de site bekijken en bijwerken vanuit Outlook Soorten lijsten (apps) Welk soort lijst u het best gebruikt, is afhankelijk van het soort gegevens dat u met anderen wilt delen. In de vorige SharePoint-versie waren er twee grote types lijsten: Bibliotheek (Library) en

66 60 6 Informatie voor sitebeheerders Lijst (List). Deze zijn er nog steeds maar worden nu apps genoemd. Dit zijn de zogenaamde ingebouwde apps. Apps voor SharePoint zijn kleine, gebruiksvriendelijke, zelfstandige toepassingen waarmee taken worden uitgevoerd of specifieke zakelijke behoeften worden vervuld. U kunt apps toevoegen aan uw site om deze aan te passen met specifieke functionaliteit of om informatie weer te geven. U kunt bijvoorbeeld apps toevoegen waarmee algemene taken worden uitgevoerd, zoals het bijhouden van tijd en onkosten. Of u kunt apps toevoegen waarmee verschillende taken op basis van documenten worden uitgevoerd. U kunt ook apps toevoegen waarmee nieuws of informatie van websites van derden wordt weergegeven of verbinding wordt gemaakt met sociale websites. Mogelijk kunt u vanuit allerlei bronnen apps toevoegen aan uw site. Als uw organisatie bijvoorbeeld aangepaste apps voor intern zakelijk gebruik heeft ontwikkeld, kunt u deze toevoegen vanuit de app-catalogus van uw organisatie. U kunt ook apps van derde ontwikkelaars toevoegen door in de SharePoint-winkel te bladeren Ingebouwde SharePoint-apps Er zijn twee grote types ingebouwde apps: bibliotheken en lijsten. Enkele voorbeelden van ingebouwde bibliotheken: Activabibliotheek (Asset library) Hier kunt u uitgebreide mediamaterialen delen en beheren zoals afbeeldings-, audio- en videobestanden. Afbeeldingsbibliotheek (Picture library) Dit is een locatie voor het uploaden en delen van afbeeldingen of foto s. Diatheek (Slide library) U kunt een diatheek maken als u dia s van Microsoft PowerPoint of een andere compatibele toepassing met anderen wilt delen. Diatheken hebben handige functies zoals het zoeken naar, beheren van en opnieuw gebruiken van dia s. Documentbibliotheek (Document library) Dit is een opslaglocatie voor documenten of andere bestanden die u wilt delen. Documentbibliotheken maken het gebruik van mappen, versiebeheer en uitchecken mogelijk. De documentbibliotheek Gedeelde documenten (Shared documents) is standaard aangemaakt. Formulierbibliotheek (Form library) Dit is een locatie voor het beheren van zakelijke formulieren als statusrapporten of inkooporders. Voor formulierbibliotheken is een compatibele XML-editor vereist zoals Microsoft Infopath. Wikipaginabibliotheek (Wiki page library) Dit is een onderling gekoppelde set bewerkbare webpagina s, die tekst, afbeeldingen en webonderdelen kunnen bevatten. Enkele voorbeelden van ingebouwde lijsten: Aangepaste lijst (Custom List) Dit is een lege lijst waaraan u zelf kolommen en weergaven kunt toevoegen. Gebruik deze als geen van de ingebouwde lijsttypen overeenkomt met de lijst die u wilt maken. Aangepaste lijst in gegevensbladweergave (Custom list in datasheet view) Dit is een lege lijst die wordt weergegeven als werkblad om de invoer van gegevens te vereenvoudigen. U kunt zelf kolommen en weergaven toevoegen. Aankondigingen (Announcements) Dit is een lijst met nieuwsberichten, statusinformatie en andere gegevens. Voor het opmaken van aankondigingen kunt u gebruik maken van afbeeldingen, hyperlinks en opgemaakte tekst. Agenda (Calendar) Dit is een agenda met toekomstige vergaderingen, deadlines en andere belangrijke evenementen. Agendagegevens kunnen worden gesynchroniseerd met Outlook of andere compatibele programma s.

67 6 Informatie voor sitebeheerders 61 Circulaties (Circulations) Met de lijst Circulaties kunt u informatie, inclusief bevestigingsstempels, verzenden aan uw teamleden. Contactpersonen (Contacts) Dit is een lijst van personen met wie uw team werkt. Lijsten met contactpersonen kunnen worden gesynchroniseerd met Outlook of andere compatibele programma s. Discussiebord (Discussion board) Dit is een locatie voor nieuwsgroepachtige discussies. Discussieborden vereenvoudigen het beheer van discussies en kunnen zo worden geconfigureerd dat voor alle bijdragen goedkeuring is vereist. Enquête (Survey) Dit is een lijst met vragen die personen moeten invullen. Met enquêtes kunt u vragen maken en grafische samenvattingen van de antwoorden weergeven. Koppelingen (Links) Dit is een lijst met webpagina s of andere bronnen. Taken (Tasks) Dit is een locatie voor teamtaken of persoonlijke taken. U kunt taken aan personen toewijzen, de status van taken bijhouden en nagaan welk percentage van een taak is voltooid terwijl de taak wordt uitgevoerd. Takenlijsten kunnen worden gesynchroniseerd met Outlook of andere compatibele programma s. Werkblad importeren (Import spreadsheet) Hiermee maakt u een lijst met een kopie van de kolommen en gegevens van een bestaand werkblad. Voor het importeren van een werkblad is Microsoft Excel of een ander compatibel programma vereist Apps van uw organisatie Als uw organisatie apps ter beschikking stelt, kunt u deze ook toevoegen Apps uit de SharePoint-winkel U kunt ook apps downloaden vanuit de SharePoint-winkel. Sommige zijn gratis, terwijl u voor andere moet betalen. Afhankelijk van de app die u kiest wordt deze bijvoorbeeld weergegeven in de navigatie of in het lint of kunt u deze invoegen op uw site als app-onderdeel Een nieuwe lijst (app) maken Een nieuwe lijst (app) maken in SharePoint 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings) en kies Voeg een app (Add an app) toe.

68 62 6 Informatie voor sitebeheerders 2. Volgend scherm verschijnt: Klik op de app die u wilt toevoegen bv. Aangepaste lijst (Custom list). (U vindt een korte omschrijving van de app als u klikt op App details.) Opmerking Via de navigatie aan de linkerkant kunt u apps toevoegen van uw organisatie (indien aanwezig) of van de SharePoint-winkel. 3. Typ een naam voor de lijst. Via de knop Geavanceerde opties kunt u eventueel ook een beschrijving typen. Klik op de knop Maken (Create). De lijst wordt aangemaakt en toegevoegd aan het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Klik in de navigatie op de lijst om deze te activeren. Voor het toevoegen van kolommen, zie Kolommen toevoegen aan een lijst Een nieuwe lijst maken op basis van Excel: importeren, exporteren, koppelen Een sitebeheerder kan een aangepaste SharePoint-lijst maken door: in SharePoint gegevens te importeren uit Excel; vanuit Excel een tabel te exporteren naar een nieuwe SharePoint-lijst.

69 6 Informatie voor sitebeheerders In SharePoint gegevens importeren van Excel Wenst u uw bestaande Excel-gegevens te delen met andere leden van uw team, dan kunt u deze importeren naar een lijst in SharePoint. Volgens de machtigingen die men heeft, zal men de lijst enkel kunnen bekijken of ook gegevens kunnen bewerken en toevoegen. 1. Klik bovenaan rechts op de knop Instellingen (Settings) en kies Voeg een app (Add an app) toe. 2. Klik op de app Werkblad importeren (Import spreadsheet) Tip Om deze app te vinden: - klik op de knop Naam om de apps op naam te sorteren: - onderaan deze lijst kunt u op het pijltje klikken om de volgende reeks te zien. 3. Volgend scherm verschijnt: Typ een naam en beschrijving voor de lijst. Klik op de knop Bladeren (Browse) en selecteer de Excel-lijst die u wilt importeren. Klik op de knop Importeren (Import). 4. Excel wordt gestart. Klik op de taakbalk op het Excel-pictogram. Selecteer het gewenste type bereik: een celbereik, een tabelbereik of een benoemd bereik en selecteer vervolgens dit bereik. Om een tabelbereik of een benoemd bereik te kunnen selecteren, moet dit eerst aangemaakt zijn in Excel. Klik op Importeren (Import). De lijst wordt geïmporteerd in uw SharePoint-site. 5. Via de tab Lijst (List)/knop Lijstinstellingen (List Settings) kunt u nog aanpassingen aanbrengen aan de lijst. De lijst wordt standaard niet in de navigatie weergegeven. U vindt de lijst als u in de navigatie klikt op Inhoud van site (Site Contents). Om de lijst toe te voegen aan de navigatie, zie 6.9 Navigatie van een site aanpassen Vanuit Excel een tabel exporteren naar een nieuwe SharePoint-lijst 1. Open de te exporteren gegevens in Excel. 2. Maak de gegevens op als een tabel (tab Start (Home)/groep Stijlen (Styles)/knop Opmaken als tabel (Format as Table)/kies de gewenste tabelstijl).

70 64 6 Informatie voor sitebeheerders 3. Klik op de tab Ontwerpen (Design) in de groep Externe tabelgegevens (External Table Data) op de knop Exporteren (Export). 4. Kies Tabel naar SharePoint-lijst exporteren (Export Table to SharePoint List). 5. Volgend dialoogvenster verschijnt: Typ het adres van de SharePoint-site. Vink de optie Alleen-lezenkoppeling naar de nieuwe SharePoint-lijst maken (Create a read-only connection to the new SharePoint list) aan. Geef een naam en beschrijving voor de tabel en klik op Volgende (Next). Opmerking Als de optie Alleen-lezenkoppeling naar de nieuwe SharePoint-lijst maken (Create a read-only connection to the new SharePoint list) is aangevinkt, wordt het werkblad gekoppeld aan de SharePoint-lijst en kunt u updates synchroniseren van de SharePoint-lijst naar het werkblad. Eens de SharePoint-lijst gemaakt is, kunt u het werkblad niet meer koppelen aan de SharePoint-lijst. Daarom moet u deze optie aanzetten als u wilt synchroniseren tussen de lijst en het werkblad. 6. Volgend dialoogvenster verschijnt: Controleer het gegevenstype en klik op Voltooien (Finish). 7. Volgend dialoogvenster verschijnt: Klik op OK.

71 6 Informatie voor sitebeheerders In het Excel-werkblad zijn twee extra kolommen toegevoegd: Pad en Itemtype. Op de tab Ontwerpen (Design) kunt u in de groep Externe tabelgegevens (External Table Data) de eigenschappen bekijken en aanpassen, de SharePoint-lijst openen in de browser of de koppeling verbreken. 9. Sluit Excel en bewaar de wijzigingen Een nieuwe lijst maken op basis van gegevens vanuit Access 1. Open de Access-database en selecteer de te exporteren tabel. 2. Klik op de tab Externe gegevens (External Data) in de groep Exporteren (Export) op de knop Meer (More) en kies SharePoint-lijst (SharePoint List). 3. Volgend dialoogvenster verschijnt: Selecteer het siteadres of, als het niet verschijnt, typ het adres in het tekstvak. Geef een naam op voor de nieuwe lijst en typ een beschrijving. Laat de optie De lijst openen na voltooiing (Open the list when finished) aangevinkt. Klik op OK. De lijst wordt weergegeven in de browser. 4. In Access kunt u de exportstappen, indien gewenst, opslaan. 5. Via de tab Lijst (List)/knop Lijstinstellingen (List Settings) kunt u nog aanpassingen aanbrengen aan de lijst. De lijst wordt standaard niet in de navigatie weergegeven. U vindt de lijst als u in de navigatie klikt op Inhoud van site (Site Contents). Om de lijst toe te voegen aan de navigatie, zie 6.9 Navigatie van een site aanpassen Kolommen toevoegen aan een lijst 1. Activeer de gewenste lijst.

72 66 6 Informatie voor sitebeheerders 2. Klik op de tab Lijst (List) op de knop Kolom maken (Create column). 3. Volgend dialoogvenster verschijnt: Typ een naam voor de kolom en kies het gewenste type (meer info: zie hieronder). Geef de gewenste aanvullende kolominstellingen op. Afhankelijk van het type kolom kunnen er meer opties worden weergegeven. Als u de gegevens in de kolom wilt valideren, typt u in het gedeelte Kolom valideren (Validate column) de formule die u wilt gebruiken om de gegevens te valideren en typt u het gebruikersbericht dat u wilt weergeven om gebruikers te helpen geldige gegevens in te voeren. Het gedeelte Kolom valideren (Validate column) is niet voor elk type kolom beschikbaar.

73 6 Informatie voor sitebeheerders 67 Klik op OK. Volgende kolomtypes zijn beschikbaar: Eén tekstregel Meerdere tekstregels Keuze (keuzemenu) Getal (1, 1,0, 100) Valuta ($,, ) Datum en tijd Opzoeken (informatie die al op deze site staat) Ja/nee (selectievakje) Persoon of groep Hyperlink of afbeelding Berekend (de berekening is gebaseerd op andere kolommen) Taakresultaat Externe gegevens Beheerde metagegevens Kolommen met korte stukken tekst op één regel. Van toepassing op alleen tekst, combinaties van tekst en getallen en getallen die niet in een berekening worden gebruikt (bv. telefoonnummers, postcodes). Kolommen met een of meer zinnen opgemaakte tekst. Kolommen met een lijst met opties. Kolommen met een vak waarin een numerieke waarde kan worden ingevoerd. Kolommen met een vak waarin een monetaire waarde kan worden ingevoerd. Kolommen met kalender- of tijdinformatie. Kolommen waarmee u gemakkelijk informatie kunt selecteren die al op een site is opgeslagen. Kolommen met WAAR/ONWAAR informatie. Kolommen met de namen van gebruikers of SharePointgroepen. Kolommen met een hyperlink naar een webpagina of met een afbeelding die afkomstig is van het web. Kolommen met informatie die is gebaseerd op het resultaat van een formule. Voor de formule kan worden gebruikgemaakt van gegevens uit andere lijsten en kolommen, datums of getallen. U kunt de gebruikelijke wiskundige operatoren gebruiken. Kolommen met een lijst met opties. Niet van toepassing. Kolommen vergelijkbaar met een keuzekolom maar waar u een hiërarchie in de keuzes kunt instellen en de gebruiker zelf items kan toevoegen aan de keuzelijst.

74 68 6 Informatie voor sitebeheerders Weergaven toevoegen aan een lijst 1. Activeer de gewenste lijst. 2. Klik op de tab Lijst (List) op de knop Weergave maken (Create view) of klik bovenaan de lijst op de knop met de 3 puntjes en kies Weergave maken (Create view). 3. Volgend scherm verschijnt: Kies het gewenste weergavetype bv. Standaardweergave (Standard view). 4. Volgend scherm verschijnt: Kiest u onder Doelgroep (Audience) voor Een openbare weergave maken (Create a public view) dan is deze zichtbaar voor alle gebruikers van de site. Meer uitleg: zie Een nieuwe weergave maken.

75 6 Informatie voor sitebeheerders 69

76 70 6 Informatie voor sitebeheerders 5. Klik op OK. De weergave is onmiddellijk actief. U kunt meerdere weergaven maken Kolommen en weergaven bewerken of verwijderen 1. Klik in het navigatiedeelvenster op de lijst. 2. Klik op de tab Lijst (List) op de knop Lijstinstellingen (List Settings).

77 6 Informatie voor sitebeheerders Volgend scherm verschijnt: Pas onder de sectie Kolommen (Columns) of Weergaven (Views) het gewenste aan. Als u een kolom of weergave aanklikt om te bewerken, kunt u via de knop Verwijderen (Delete) (links van de OK-knop) die kolom of weergave eveneens verwijderen Een lijst verwijderen 1. Klik in het navigatiedeelvenster op de lijst. 2. Klik op de tab Lijst (List) op de knop Lijstinstellingen (List Settings). 3. Klik onder Machtigingen en beheer (Permissions and Management) op Dit lijstitem verwijderen (Delete this list).

78 72 6 Informatie voor sitebeheerders 6.3 Extra instellingen voor lijsten of bibliotheken Versiebeheer voor een bibliotheek of lijst instellen Wat betekent versiebeheer? Versiebeheer is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project werken, of als gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen. Als u versies van bestanden of lijstitems bijhoudt, wordt elke versie genummerd en opgeslagen als onderdeel van een versiegeschiedenis. Gebruikers kunnen de versiegeschiedenis bekijken en zonodig oudere versies herstellen. Het bijhouden van versies is beschikbaar voor lijstitems in alle standaardlijsttypen, zoals agenda's, en voor alle bestandstypen die kunnen worden opgeslagen in bibliotheken Primaire en secundaire versies beheren Voor bibliotheken kunnen zowel primaire versies, bijvoorbeeld wanneer een nieuw hoofdstuk is toegevoegd, als secundaire versies, bijvoorbeeld wanneer een spelfout is gecorrigeerd, worden bijgehouden. Voor lijsten kunnen alleen de primaire versies worden bijgehouden. Voor lijsten en bibliotheken kunt u het aantal versies opgeven dat kan worden opgeslagen. Als er in uw organisatie veel concepten van bestanden worden geproduceerd, kan het nuttig zijn zowel primaire als secundaire versies bij te houden. Men kan dan onderscheid maken tussen de verschillende soorten wijzigingen die men aanbrengt en doorgeeft wanneer een bestand een stadium heeft bereikt waarin men het door anderen wil laten bekijken. Als uw afdeling bijvoorbeeld aan een handleiding werkt, kunnen u en uw teamleden versies aanmerken als primair of als secundair. Bij het gebruik van secundaire versies kan het nuttig zijn om het uitchecken van bestanden te verplichten (zie In- en uitchecken van bestanden in een bibliotheek instellen). Bij het uitchecken van bestanden wordt het meeste uit versiebeheer gehaald. Als u een bestand uitcheckt en na het bewerken terug incheckt, kunt u bepalen als welk versietype er moet worden ingecheckt: secundaire versie, primaire versie of de huidige secundaire versie overschrijven. Als uitchecken niet vereist is, wordt er een versie gemaakt als u het bestand voor de eerste keer opslaat. Als u het bestand sluit en nadien terug opent en opnieuw opslaat, wordt er een nieuwe versie gemaakt. Soms wilt u echter niet dat er meerdere versies worden gemaakt, bijvoorbeeld als u een bestand moet sluiten om een vergadering bij te wonen voordat u het bestand hebt voltooid Bepalen hoeveel versies worden opgeslagen U kunt een grens stellen aan het aantal versies van lijstitems of bestanden dat wordt opgeslagen in een lijst of bibliotheek. We raden ten zeerste aan om dit ook in te stellen om zo serverruimte te besparen. Als er in uw team veel versies worden gemaakt, kunt u het aantal versies beperken zodat het beheer gemakkelijker wordt en de versies sneller worden gevonden. Als voor een lijst of bibliotheek een maximum aantal primaire versies is opgegeven, worden de oudste versies verwijderd zodra de limiet is bereikt. Als er bijvoorbeeld maar 10 versies worden bewaard en uw team 15 versies maakt, worden alleen versies 6 tot 15 bewaard. Als voor uw lijst of bibliotheek een beperkt aantal versies wordt bewaard, moet u ervoor zorgen dat inzenders weten dat oudere versies permanent worden verwijderd zodra de versielimiet is bereikt.

79 6 Informatie voor sitebeheerders Wanneer worden versies gemaakt? Als versiebeheer is ingeschakeld door de sitebeheerder, worden in de volgende gevallen nieuwe versies gemaakt: Als er een nieuw lijstitem of bestand wordt gemaakt, of als een bestand wordt geüpload. Opmerking Als de sitebeheerder ingesteld heeft dat het uitchecken van bestanden vereist is, moet het bestand eerst worden ingecheckt voordat de eerste versie kan worden gemaakt. Als er een bestand wordt geüpload dat dezelfde naam heeft als een bestaand bestand en het selectievakje Als nieuwe versie aan bestaande bestanden toevoegen (Add as a new version to existing files) is ingeschakeld. Als de eigenschappen van een lijstitem of bestand worden gewijzigd. Als een bestand wordt geopend, gewijzigd en opgeslagen. Er wordt een versie gemaakt wanneer u de eerste keer op Opslaan (Save) klikt. Deze versie is bijgewerkt met de laatste wijzigingen die u hebt aangebracht voordat u het bestand sloot. Opmerking Als het in- en uitchecken aanstaat, wordt er geen nieuwe versie gemaakt als u of een andere gebruiker alleen op Opslaan (Save) klikt, omdat er dan te veel versies zouden worden gemaakt. Als een bestand wordt uitgecheckt, gewijzigd en weer ingecheckt. Opmerking Als u of een andere gebruiker een uitgecheckte versie verwijdert, wordt er geen versie gemaakt Versiebeheer inschakelen Standaard staat versiebeheer uit maar de sitebeheerder kan deze optie inschakelen. 1. Open de lijst of bibliotheek. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings). 3. Klik onder Algemene instellingen (General Settings) op Instellingen voor versies (Versioning settings). 4. Kies in de sectie Versiegeschiedenis van item/document (Item/Document version history) de gewenste instellingen. Als u ook conceptversies wilt bewaren, kunt u in het vak Beveiliging van conceptitems (Draft Item Security) aanduiden wie conceptitems mogen zien. 5. Klik op OK.

80 74 6 Informatie voor sitebeheerders De versiegeschiedenis bekijken en een versie herstellen In sommige situaties kan het nodig zijn om een oudere versie te publiceren. Hieronder wordt beschreven hoe u te werk gaat. 1. Klik in het startscherm op Gedeelde documenten (Shared documents). 2. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam. Klik vervolgens onderaan rechts opnieuw op en kies Versiegeschiedenis (Version History) of Vink het bestand aan en klik in de tab Bestanden (Files) op Versiegeschiedenis (Version History). 3. Klik in de kolom Gewijzigd (Modified) op het pijltje van de te herstellen versie en kies Herstellen (Restore). 4. Klik op OK. De oudere versie wordt in SharePoint gepubliceerd. De recente versie is nog steeds beschikbaar via de versiegeschiedenis. Opmerking De optie Weergave (View) hierboven, geeft enkel de eigenschappen van een bestand weer. Wilt u de inhoud van het bestand zelf zien, klik dan op de link met datum en uur van wijziging Een versie verwijderen U kunt een versie van een bestand verwijderen, bijvoorbeeld als u weet dat u een fout hebt gemaakt in die versie. In dat geval wordt alleen die versie uit de versiegeschiedenis verwijderd. Als u echter het bestand zelf verwijdert, worden alle bijbehorende versies verwijderd. Als u een versie verwijdert, wordt deze standaard in de Prullenbak geplaatst. Van daaruit kunt u de versie indien nodig weer terugzetten totdat deze definitief wordt verwijderd. 5. Klik in het startscherm op Gedeelde documenten (Shared documents). 6. Klik op de knop rechts van de bestandsnaam. Klik vervolgens onderaan rechts opnieuw op en kies Versiegeschiedenis (Version History) of Vink het bestand aan en klik in de tab Bestanden (Files) op Versiegeschiedenis (Version History). 7. Klik in de kolom Gewijzigd (Modified) op het pijltje van de te herstellen versie en kies Verwijderen (Delete). 8. Klik op OK In- en uitchecken van bestanden in een bibliotheek instellen Wat betekent in- en uitchecken? Door een bestand uit te checken wordt voorkomen dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan over de wijzigingen. Wanneer een bestand is uitgecheckt, kan niemand het bewerken behalve degene die het heeft uitgecheckt. Het pictogram in de bibliotheek verandert (groene pijltje verschijnt) om

81 6 Informatie voor sitebeheerders 75 aan te geven dat het bestand is uitgecheckt. Wanneer u de muisaanwijzer op het uitgecheckte pictogram plaatst, wordt de naam van de persoon die het bestand heeft uitgecheckt weergegeven als scherminfo. Wijzigingen die iemand in een bestand aanbrengt wanneer het is uitgecheckt, zijn niet zichtbaar voor anderen tot het bestand weer wordt ingecheckt. Als uitchecken vereist is, kunt u geen bestand wijzigen of de eigenschappen van een bestand wijzigen voordat het bestand is uitgecheckt. Ter verduidelijking vindt u hieronder een schematische voorstelling van de begrippen in- en uitchecken. ingecheckt document Iedereen kan lezen Iedereen kan uitchecken (mits schrijfrechten) u checkt uit Groen pijltje verschijnt in pictogram Iedereen kan lezen U kunt aanpassen Niemand anders kan uitchecken u checkt terug in Groen pijltje verdwijnt uit pictogram Iedereen kan aangepaste versie lezen Iedereen kan uitchecken Verplicht uitchecken van bestanden in een bibliotheek inschakelen Standaard staat deze optie uit maar de sitebeheerder kan deze inschakelen. 1. Zorg dat de bibliotheek actief is. 2. Klik op de tab Bibliotheek (Library) op de knop Bibliotheekinstellingen (Library Settings). 3. Klik onder Algemene instellingen (General Settings) op Instellingen voor versies (Versioning settings). 4. Klik in de sectie Uitchecken vereisen (Require Check Out) op Ja (Yes). 5. Klik op OK. Bij het bewerken van een bestand of het bewerken van de eigenschappen van een bestand zal voortaan de boodschap verschijnen dat u dit eerst moet uitchecken. Opmerkingen Enkel de sitebeheerder kan toch een document dat door iemand anders is uitgecheckt terug inchecken. Dit kan door op de knop rechts van de bestandsnaam te klikken, klik nogmaals op en kies Uitchecken negeren. Het bestand wordt dan terug ingecheckt. Dit kan in bepaalde gevallen nodig zijn bv. stel iemand checkt een document uit en vergeet dit terug in te checken alvorens enkele weken met vakantie te vertrekken. Ondertussen kan niemand anders dit bestand bewerken. Uitgecheckte bestanden herkent u aan het groene pijltje in het bestandspictogram. Als u wijst naar dit pictogram, kunt u aflezen naar wie het bestand is uitgecheckt. De bestanden die u uitgecheckt heeft, kunt u als volgt inchecken: Eén voor één: klik op de knop onderaan rechts en kies Inchecken (Check in). rechts van de bestandsnaam, klik nogmaals op de knop

82 76 6 Informatie voor sitebeheerders Meerdere tegelijk: vink de bestanden aan en klik in de tab Bestanden (Files) op de knop Inchecken (Check in). Volgend scherm verschijnt: Als versiebeheer is ingeschakeld kunt u een opmerking typen die beschrijft wat er in de versie is gewijzigd. Klik op OK om de bestanden in te checken.

83 6 Informatie voor sitebeheerders Metagegevens navigatie-instellingen voor een lijst of bibliotheek U kunt gebruik maken van metadata om een navigatiehiërarchie aan te maken. 1. Zorg dat de lijst of bibliotheek actief is. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings). 3. Klik onder Algemene instellingen (General Settings) op Metagegevens navigatie-instellingen (Metadata navigation settings). 4. Volgend scherm verschijnt: Stel dat u in uw lijst of bibliotheek een kolom Gevoeligheid hebt die de waarden intern, publiek en vertrouwelijk kan bevatten. Voeg bv. de kolom Gevoeligheid toe aan de geselecteerde hiërarchievelden. Voeg bv. de kolommen Gevoeligheid en Uitgecheckt naar toe aan de geselecteerde sleutelfiltervelden. Geef op of er automatisch indexen moeten worden gemaakt die de prestaties van query s verbeteren. Klik op OK. 5. Activeer de lijst of bibliotheek waar u deze instellingen hebt aangepast. In het navigatiedeelvenster ziet u het toegevoegde veld (Gevoeligheid) in de hiërarchie en kunt u snel filteren door op het gewenste item bv. Intern te klikken. Ook via de velden die als sleutelfilters zijn ingesteld, kunt u snel filters toepassen. Hier moet de gebruiker niet navigeren in de hiërarchie. Men kan de waarde intypen of, in het geval van een keuzelijst, deze uit de lijst kiezen. Via de knop Toepassen (Apply) wordt de lijst of bibliotheek dan eveneens gefilterd.

84 78 6 Informatie voor sitebeheerders Weergave-instellingen per locatie voor een lijst of bibliotheek Hiermee kunt u weergave-instellingen al dan niet overnemen van de bovenliggende locatie. Zo kunt u bv. weergaven per map maken maar ook, afhankelijk van hoe de metagegevens navigatie-instellingen gebeurd zijn, weergaven maken die enkel beschikbaar zijn bij een bepaald inhoudstype. 1. Zorg dat de lijst of bibliotheek actief is. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings). 3. Klik onder Algemene instellingen (General Settings) op Weergave-instellingen per locatie (Per-location view settings). 4. Volgend scherm verschijnt: Klik aan de linkerkant op de locatie waarvoor u de configuratie wilt aanpassen. Selecteer of u de weergave-instellingen wilt overnemen van de bovenliggende locatie. Verwijder de weergaven die u wilt verbergen of voeg de weergaven toe die beschikbaar moeten zijn op die locatie. Onder Acties (Actions) kunt u nog van de geselecteerde weergave de standaardweergave maken op die locatie of de geselecteerde weergave toevoegen aan alle locaties in de lijst of

85 6 Informatie voor sitebeheerders 79 bibliotheek. Klik op OK Een inhoudstype toevoegen aan een lijst of bibliotheek Zie Wat is een inhoudstype? en Onderscheid tussen site-inhoudstypen en inhoudstypen in lijsten en bibliotheken Een inhoudstype toevoegen Dit is pas mogelijk als is ingesteld dat in de lijst of bibliotheek het beheer van inhoudstypen is toegestaan (kan niet voor wikibibliotheek): open de lijst of bibliotheek/klik in de tab Lijst/Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen/Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings)/klik onder Algemene instellingen (General settings) op Geavanceerde instellingen (Advanced settings)/klik in het deel Inhoudstypen (Content types) op Ja (Yes). 1. Open de lijst of bibliotheek. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings). 3. Klik onder Inhoudstypen (Content Types) op Toevoegen vanuit bestaande typen site-inhoud (Add from existing site content types). 4. Volgend scherm verschijnt: Selecteer de gewenste groep en vervolgens het gewenste inhoudstype. Klik op de knop Toevoegen (Add). Klik op OK als u alle inhoudstypen hebt geselecteerd die u wilt toevoegen Volgorde of standaardinhoudstype van de knop Nieuw wijzigen Dit is pas mogelijk als is ingesteld dat in de lijst of bibliotheek het beheer van inhoudstypen is toegestaan (kan niet voor wikibibliotheek): open de lijst of bibliotheek/klik in de tab Lijst/Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen/Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings)/klik onder Algemene instellingen (General settings) op Geavanceerde instellingen (Advanced settings)/klik in het deel Inhoudstypen (Content types) op Ja (Yes). 1. Open de lijst of bibliotheek. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings). 3. Klik onder Inhoudstypen (Content Types) op Nieuwe knopvolgorde en standaardtype inhoud wijzigen (Change new button order and default content type). 4. Volgend scherm verschijnt: Als u een inhoudstype wilt verwijderen uit de knop Nieuw (New) van de lijst of bibliotheek,

86 80 6 Informatie voor sitebeheerders schakelt u het selectievakje Zichtbaar (Visible) uit. Als u de volgorde wilt wijzigen waarin inhoudstypen op de knop Nieuw (New) worden weergegeven, klikt u op de pijl naast een inhoudstype en selecteert u het gewenste volgordenummer. Klik op OK De werkstroom Feedback verzamelen gebruiken in een lijst of bibliotheek Stel dat u een document wilt verzenden voor feedback en u iedereen een stuurt met een bijlage van het bestand. Het nadeel hiervan is dat u afzonderlijke bijlagen met feedback terugkrijgt. In SharePoint kunt u veel handiger werken via de werkstroom Feedback verzamelen. Deze verzendt de voor u zonder bijlagen te gebruiken. De wijzigingen van iedereen worden in hetzelfde exemplaar van het bestand weergegeven De werkstroom aanmaken 1. Open de lijst of bibliotheek. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings) en klik onder Machtigingen en beheer (Permissions and management) op Werkstroominstellingen (Workflow settings) of Klik op de tab Lijst/Bibliotheek (List/Library) op het pijltje van de knop Werkstroominstellingen (Workflow settings) en kies Een werkstroom toevoegen (Add a workflow). 3. Volgend scherm verschijnt:

87 6 Informatie voor sitebeheerders 81 Vul in naar wens. Selecteer de werkstroom Feedback verzamelen SharePoint. Hiermee kunt u een bestand voor revisie doorsturen. Revisoren kunnen feedback geven die naar de eigenaar van het bestand wordt doorgestuurd nadat de werkstroom is voltooid. Klik op Volgende (Next). 4. Volgend scherm verschijnt: Vul in naar wens. Klik op Opslaan (Save).

88 82 6 Informatie voor sitebeheerders De werkstroom starten 1. Open de lijst of bibliotheek. 2. Klik op de knop rechts van het item of bestand waarvoor u de werkstroom wilt starten, klik nogmaals op rechts onderaan en kies Werkstromen (Workflows). 3. Klik op de naam van de te starten werkstroom en klik op de knop Begin (Start). 6.4 Subsites Een nieuwe subsite gebruikt standaard de URL van de bovenliggende site als eerste deel van de eigen URL. Een subsite kan de machtigingen en navigatie van de bestaande site overnemen, maar u kunt ook unieke machtigingen en navigatie opgeven. Een nieuwe subsite maakt standaard gebruik van de bestaande bovenste koppelingsbalk en introductiepagina, maar u kunt ook opgeven dat de nieuwe subsite een eigen koppelingsbalk en introductiepagina gaat gebruiken Een subsite maken U moet behoren tot de groep van KULeuven.Owners om een nieuwe subsite te kunnen maken. 1. Klik rechts bovenaan op Instellingen (Settings) en klik op Inhoud van site (Contents of site). 2. Klik onderaan onder de titel Subsites op nieuwe subsite (new subsite): 3. Geef een titel aan de subsite, desgewenst een beschrijving, een naam van de URL, selecteer de taal en kies een sjabloon bv. Team site uit de tab Samenwerking. Onder Machtigingen kan je kiezen voor Dezelfde machtigingen gebruiken als de bovenliggende site of Unieke machtigingen gebruiken. Kies of de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site moet worden gebruikt.

89 6 Informatie voor sitebeheerders Klik op Maken. Als u in stap 3 hebt gekozen voor Unieke machtigingen gebruiken, dan komt u in een scherm terecht waar u de machtigingen kunt aanpassen:

90 84 6 Informatie voor sitebeheerders De navigatie van een subsite aanpassen 1. Zorg dat de subsite actief is. 2. Klik bovenaan op Koppelingen bewerken. 3. Klik bovenaan op 4. Typ de weer te geven tekst en het adres in. Desgewenst kunt u de koppeling proberen. 5. Klik op de knop Opslaan. 6. Via het kruisje naast de navigatie kunt u de navigatie opnieuw verwijderen De volgorde van koppelingen wijzigen 1. Klik bovenaan op Koppelingen bewerken. 2. Sleep de koppeling naar de gewenste locatie. 3. Klik op de knop Opslaan als u klaar bent.

91 6 Informatie voor sitebeheerders Een subsite verwijderen Wanneer u een subsite verwijdert, verwijdert u ook alle inhoud van de site (documentbibliotheken, bestanden, lijsten en lijstgegevens). Als een subsite nog andere subsites bevat, kunt u deze niet verwijderen. 1. Zorg dat de subsite actief is. 2. Klik rechts bovenaan op Instellingen (Settings) en klik op Site-instellingen (Site settings). 3. Klik op Deze site verwijderen (Delete this site). 4. Klik op de knop Verwijderen. De website wordt verplaatst naar de Prullenbak van de siteverzameling. Vernieuw het browservenster (F5). Mogelijk blijft de site toch nog even zichtbaar bovenaan op de koppelingsbalk. 6.5 Sitekolommen Naast kolommen in lijsten en bibliotheken, kunt u ook gebruik maken van sitekolommen. Deze maakt u éénmaal aan en kan u dan toevoegen aan meerdere lijsten en bibliotheken. Er zijn ook al een heleboel bestaande sitekolommen aanwezig die u kunt toevoegen aan een lijst of bibliotheek Een sitekolom maken 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Sitekolommen (Site columns). 3. Klik bovenaan links op de knop (Create). 4. Volgend scherm verschijnt:

92 86 6 Informatie voor sitebeheerders Typ een naam voor de nieuwe kolom en selecteer het type (meer info: zie Kolommen toevoegen aan een lijst). Selecteer een bestaande groep of typ de naam van een nieuwe groep. Geef de gewenste aanvullende kolominstellingen op. Geef de gewenste validatie op. Klik op OK Een sitekolom toevoegen 1. Activeer de lijst of bibliotheek. 2. Klik op de tab Lijst of Bibliotheek (List/Library) op de knop Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen (List Settings/Library Settings). 3. Klik onder Kolommen (Columns) op Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen (Add from existing site columns).

93 6 Informatie voor sitebeheerders Selecteer de gewenste groep. Selecteer de gewenste kolom. Klik op de knop Toevoegen (Add). Selecteer de gewenste opties. Klik op OK Document locatie sitekolom Wanneer een bibliotheek documenten bevat, verspreid over verschillende mappen, is het moeilijk om de locatie van deze documenten terug te vinden bij het gebruik van een weergave waar geen mappen worden weergegeven. In dat geval kunt u een sitekolom toevoegen die een link bevat naar de map waar het document staat. De sitekolom bevat een 'pijltje'. Als u met de muis over dit pijltje beweegt krijgt u de locatie van dit document te zien en als u daarop klikt, komt u in de folder van het document terecht. U kunt de sitekolom als volgt toevoegen: 1. Klik op de tab Bibliotheek (Library) op de knop Bibliotheekinstellingen (Library Settings). 2. Klik vervolgens op Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen (Add from existing site columns).

94 88 6 Informatie voor sitebeheerders 3. Selecteer uit de groep ICTS Site Kolommen de kolom Document Locatie. 4. Deze kolom kunt u nu toevoegen aan de gewenste weergave. 6.6 Site-inhoudstypen Wat is een inhoudstype? Een inhoudstype in SharePoint is een combinatie van een item en informatie over dat item. Welk soort item? Dat kunnen allerlei verschillende soorten bestanden zijn: een document, een Excel-werkmap en zelfs een statusindicator voor een voortgangsrapport. Maar het kan ook een lijst of map zijn. Een inhoudstype koppelt dit item aan belangrijke metagegevens of andere informatie, zoals een sjabloon of bewaarbeleid. Stel dat u een inhoudstype Word verslag definieert en dit toevoegt aan de bibliotheek die wordt gebruikt door uw team. Om een verslag te maken, hoeft een teamlid alleen het inhoudstype Word verslag te kiezen in het vervolgmenu Nieuw document. Een documentinhoudstype als dit Word verslag kan de volgende kenmerken hebben: De sjabloon voor het document. Kolommen die betrekking hebben op de inhoud, waarbij elke kolom staat voor een metagegeven. Een vereiste dat het documentinformatiepaneel automatisch wordt weergegeven en dat de vereiste informatie wordt verzameld wanneer een gebruiker een nieuw bestand van dit type maakt.

95 6 Informatie voor sitebeheerders Onderscheid tussen site-inhoudstypen en inhoudstypen in lijsten en bibliotheken Inhoudstypen worden eerst centraal gedefinieerd in de galerie met site-inhoudstypen voor een site. Inhoudstypen die zijn gedefinieerd op siteniveau worden site-inhoudstypen genoemd. Siteinhoudstypen zijn beschikbaar voor gebruik in de ganse site. Site-inhoudstypen kunnen afzonderlijk worden toegevoegd aan lijsten of bibliotheken en kunnen worden aangepast voor gebruik in die lijsten of bibliotheken. Wanneer een site-inhoudstype wordt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, wordt dit een lijstinhoudstype genoemd. Lijstinhoudstypen zijn onderliggende inhoudstypen van de site-inhoudstypen Een site-inhoudstype maken 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site Settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik bovenaan links op de knop (Create). 4. Typ een naam en eventueel een beschrijving voor het nieuwe site-inhoudstype. 5. Selecteer in de keuzelijst Het bovenliggende inhoudstype selecteren uit (Select parent content type from) de groep waarop u dit nieuwe inhoudstype wilt baseren bv. Documentinhoudstypen (Document content types. 6. Selecteer in de keuzelijst Bovenliggend inhoudstype (Parent content type) het bovenliggende inhoudstype waarop u uw inhoudstype wilt baseren bv. Document. Welke bovenliggende inhoudstypen worden weergegeven in de lijst, is afhankelijk van de groep die u hebt gekozen in de vorige stap. 7. Ga naar het gedeelte Groep (Group) en kies hier of u dit nieuwe site-inhoudstype wilt opslaan in een bestaande groep of in een nieuwe groep. 8. Klik op OK. 9. Volgend scherm verschijnt:

96 90 6 Informatie voor sitebeheerders Hier kunt u het nieuwe inhoudstype nader definiëren via de opties onder Instellingen (Settings) en Kolommen (Columns) Een site-inhoudstype wijzigen Een documentsjabloon koppelen aan een site-inhoudstype Documentsjablonen kunnen alleen worden gekoppeld aan documentinhoudstypen, dus niet aan bv. lijst- of mapinhoudstypen. Belangrijke opmerking Gebruik een.docx-formaat (en geen.dotx) om een sjabloon te uploaden zoals hieronder beschreven. Bij een.dotx wordt de locatie hiervan onthouden in Word wat ervoor kan zorgen dat men zich opnieuw moet aanmelden bij het openen van een Word-document waaraan dit sjabloon is gekoppeld. Om het aanmeldscherm te vermijden, gebruikt u dus beter een.docx. 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik op de koppeling voor het site-inhoudstype dat u wilt configureren. 4. Klik in de sectie Instellingen (Settings) op Geavanceerde instellingen (Advanced settings). Volgend scherm verschijnt: 5. Kies Een nieuwe documentsjabloon uploaden (Upload a new document template) en klik op Bladeren (Browse) om het sjabloon te zoeken.

97 6 Informatie voor sitebeheerders In het gedeelte Alleen-lezen (Read Only) geeft u aan of dit inhoudstype kan worden gewijzigd of alleen-lezen is. 7. In het gedeelte Sites en lijsten bijwerken (Update Sites and Lists) geeft u aan of de inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit inhoudstype, moeten worden bijgewerkt met uw wijzigingen. 8. Klik op OK Een bestaande kolom toevoegen aan een site-inhoudstype 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik op de koppeling voor het site-inhoudstype dat u wilt configureren. 4. Klik in de sectie Kolommen (Columns) op Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen (Add from existing site columns). 5. Volgend scherm verschijnt: Selecteer eventueel de groep waarop u wilt filteren. Selecteer de kolom(men) die u wilt toevoegen en klik op Toevoegen (Add). Geef op of uw wijzigingen moeten worden bijgewerkt bij de onderliggende site-inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit site-inhoudstype. Klik op OK Een nieuwe kolom toevoegen aan een site-inhoudstype Nadat u een nieuwe kolom hebt gemaakt, kunt u deze toevoegen aan andere inhoudstypen en ook aan lijsten en bibliotheken. Als u niet wilt dat uw nieuwe kolom door anderen wordt gebruikt, kunt u de kolom verbergen door deze toe te voegen aan een nieuwe groep met de naam _Verborgen. 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik op de koppeling voor het site-inhoudstype dat u wilt configureren. 4. Klik in de sectie Kolommen (Columns) op Toevoegen vanuit nieuwe sitekolom (Add from new site column).

98 92 6 Informatie voor sitebeheerders 5. Volgend scherm verschijnt: Typ een naam voor de nieuwe kolom en selecteer het type (meer info: zie Kolommen toevoegen aan een lijst). Selecteer een bestaande groep of typ de naam van een nieuwe groep. Geef de gewenste aanvullende kolominstellingen op. Geef op of uw wijzigingen moeten worden bijgewerkt bij de onderliggende site-inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit site-inhoudstype. Klik op OK De kolomvolgorde voor een site-inhoudstype wijzigen 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings).

99 6 Informatie voor sitebeheerders Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik op de koppeling voor het site-inhoudstype dat u wilt configureren. 4. Klik in de sectie Kolommen (Columns) op Kolomvolgorde (Column order). 5. Volgend scherm verschijnt: Plaats de kolommen in de gewenste volgorde. Geef op of uw wijzigingen moeten worden bijgewerkt bij de onderliggende site-inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit site-inhoudstype. Klik op OK Het documentinformatiepaneel (metadata) weergeven bij openen en opslaan van een document 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik op de koppeling voor het site-inhoudstype dat u wilt configureren. 4. Klik in de sectie Instellingen (Settings) op Instellingen van het documentinformatiepaneel (Document information panel settings). 5. Volgend scherm verschijnt: Vink de optie Het documentinformatiepaneel altijd weergeven bij het openen en voor het eerst opslaan van een document met dit inhoudstype (Always show Document Information Panel on document open and initial save for this content type) aan. Klik op OK Een site-inhoudstype verwijderen Als het te verwijderen site-inhoudstype aan een lijst of bibliotheek is toegevoegd, moet u dit eerst daaruit verwijderen. U kunt namelijk geen site-inhoudstype verwijderen dat in gebruik is. 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik onder Web Designer-galerieën (Web Designer Galleries) op Site-inhoudstypen (Site content types). 3. Klik op de koppeling voor het site-inhoudstype dat u wilt verwijderen. 4. Klik in de sectie Instellingen (Settings) op Dit site-inhoudstype verwijderen (Delete this site content type).

100 94 6 Informatie voor sitebeheerders 6.7 Het startscherm aanpassen Het is waarschijnlijk de taak van de sitebeheerder om onderstaande aanpassingen aan te brengen. Maar gebruikers die schrijfrechten hebben (KULeuven.Members en KULeuven.Approvers), kunnen deze aanpassingen ook aanbrengen. Deze zullen dan eveneens voor iedereen zichbaar zijn Aan de slag verwijderen 1. Activeer de startpagina van uw site. 2. Klik rechts bovenaan op de knop (Edit) of klik op de tab Pagina (Page) op de knop Bewerken (Edit). 3. Selecteer de titel Aan de slag en de tekst daaronder en druk Delete. 4. Klik links of rechts bovenaan op de knop Opslaan (Save) Opmaak aanpassen Via de knop (Edit) rechts bovenaan of de knop Bewerken (Edit) op de tab Pagina (Page) beschikt u over allerlei opmaakmogelijkheden via de tabs Tekst opmaken (Format text) en Invoegen (Insert). Deze opmaakmogelijkheden komen grotendeels overeen met deze van de Office-programma s zoals Word. Daarom worden deze hier niet meer besproken App-onderdeel invoegen, wijzigen, verplaatsen en verwijderen U kunt in het startscherm bestaande lijsten (apps) invoegen zodat u deze onmiddellijk ter beschikking hebt Een app-onderdeel invoegen 1. Activeer de startpagina van uw site. 2. Klik op de knop Bewerken (Edit). 3. Plaats de cursor waar u de lijst wilt invoegen. 4. Klik op de tab Invoegen (Insert) op de knop App-onderdeel (App Part). 5. Selecteer de lijst die u wilt invoegen en klik op de knop Toevoegen (Add). 6. Klik op de knop Opslaan (Save).

101 6 Informatie voor sitebeheerders De eigenschappen van een app-onderdeel wijzigen 1. Wijs met de muis naar de benaming van de lijst en klik op het pijltje dat rechts van de benaming verschijnt. Kies Webonderdeel bewerken (Edit web part). 2. U krijgt dan aan de rechterkant een taakvenster te zien waar u een aantal aanpassingen kunt doorvoeren: 3. Breng de gewenste wijzigingen aan in de gewenste secties. U kunt de secties uit- of samenvouwen door te klikken op het + of teken. Klik op OK. 4. Klik op de knop Opslaan (Save) Een lijstweergave-webonderdeel verplaatsen 1. Klik op de startpagina op de knop Bewerken (Edit). 2. U kunt een lijst eenvoudig verplaatsen door op de titel van de lijst te klikken en te slepen naar de gewenste plaats. U kunt ook verslepen tussen het linker- en rechtergedeelte. 3. Klik op de knop Opslaan (Save) Een lijstweergave-webonderdeel verwijderen 1. Klik op de startpagina op de knop Bewerken (Edit). 2. Wijs met de muis naar de benaming van de lijst en klik op het pijltje dat rechts van de benaming verschijnt. Kies Verwijderen (Delete). 3. Klik op de knop Opslaan (Save).

102 96 6 Informatie voor sitebeheerders Opmerking De lijst wordt enkel uit het startscherm verwijderd. Via het navigatiedeelvenster kunt u de lijst dus nog steeds bereiken Webonderdelen invoegen, wijzigen, verplaatsen en verwijderen Naast bestaande lijsten (zie App-onderdeel invoegen, wijzigen, verplaatsen en verwijderen) kunt u het startscherm ook aanpassen door er webonderdelen aan toe te voegen. In webonderdelen kunnen gegevens worden weergegeven uit andere bronnen bv. Outlook Web Apps, zoekresultaten, formulieren De werkwijze is nagenoeg identiek Een webonderdeel invoegen 1. Klik op de startpagina op de knop Bewerken (Edit). 2. Plaats de cursor waar u het webonderdeel wilt invoegen. 3. Klik op de tab Invoegen (Insert) op de knop Webonderdeel (Web part). 4. Volgend scherm verschijnt: Selecteer onder Categorieën (Categories) de gewenste categorie en klik vervolgens onder Onderdelen (Parts) op het in te voegen webonderdeel. Klik op de knop Toevoegen (Add). 5. Klik op de knop Opslaan (Save) De eigenschappen van een webonderdeel wijzigen 1. Klik op de startpagina op de knop Bewerken (Edit). 2. Wijs met de muis naar de benaming van het webonderdeel en klik op het pijltje dat rechts van de benaming verschijnt. Kies Webonderdeel bewerken (Edit web part). 3. U krijgt dan aan de rechterkant een taakvenster te zien waar u een aantal aanpassingen kunt doorvoeren. 4. Breng de gewenste wijzigingen aan in de gewenste secties. U kunt de secties uit- of samenvouwen door te klikken op het + of teken. Klik op OK. 5. Klik op de knop Opslaan (Save).

103 6 Informatie voor sitebeheerders Een webonderdeel verplaatsen 1. Klik op de startpagina op de knop Bewerken (Edit). 2. U kunt een webonderdeel eenvoudig verplaatsen door op de titel van het webonderdeel te klikken en te slepen naar de gewenste plaats. U kunt ook verslepen tussen het linker- en rechtergedeelte. 3. Klik op de knop Opslaan (Save) Een webonderdeel verwijderen 1. Klik op de startpagina op de knop Bewerken (Edit). 2. Wijs met de muis naar de benaming van het webonderdeel en klik op het pijltje dat rechts van de benaming verschijnt. Kies Verwijderen (Delete). 3. Klik op de knop Opslaan (Save). 6.8 Het uiterlijk van een site aanpassen U kunt allerlei thema s kiezen om het uiterlijk van uw site aan te passen. Via een thema selecteert u een stijl voor de lettertypen en kleuren op uw site. 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik in het volgend scherm onder Uiterlijk (Look and Feel) op Het uiterlijk wijzigen (Change the look). 3. Selecteer het gewenste thema en klik rechts bovenaan op de knop Uitproberen (Try it out). U krijgt een voorbeeld te zien. Als u akkoord gaat, klikt u op Ja, zo wil ik het houden (Yes, keep it), anders op Nee, dit is het nog niet helemaal (No, not quite there). U kunt achteraf nog altijd terugkeren naar de standaard door het thema Office te kiezen. Opmerking Meer geavanceerde mogelijkheden om het uiterlijk aan te passen vindt u op

104 98 6 Informatie voor sitebeheerders 6.9 Navigatie van een site aanpassen 1. Klik rechts bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik in het volgend scherm onder Uiterlijk (Look and Feel) op Navigatie (Navigation). 3. Volgend scherm verschijnt:

105 6 Informatie voor sitebeheerders 99 Breng in de sectie Structurele navigatie: Bewerken en sorteren (Structural navigation: Editing and sorting) de gewenste aanpassingen aan via onderstaande knoppen Klik op OK. Opmerking Of het navigatiedeelvenster (werkbalk Snel starten) al dan niet wordt weergegeven, bepaalt u als volgt: 1. Klik links bovenaan op de knop Instellingen (Settings) en kies Site-instellingen (Site settings). 2. Klik in het volgend scherm onder Uiterlijk (Look and Feel) op Structuurweergave (Tree view). 3. Volgend scherm verschijnt: Vink Snel starten inschakelen (Enable quick launch) aan of uit. Via dit navigatiehulpmiddel wordt de site-inhoud op een logische manier weergegeven. Vink Structuurweergave inschakelen (Enable tree view) aan of uit. Via dit navigatiehulpmiddel wordt de site-inhoud op een fysieke manier weergegeven. Klik op OK. In het volgende scherm is de werkbalk Snel starten uitgeschakeld en de structuurweergave ingeschakeld:

106 100 6 Informatie voor sitebeheerders

107 DIENSTEN ALGEMEEN BEHEER DIRECTIE ICTS W. de Croylaan 52 B bus HEVERLEE, BELGIË tel icts@kuleuven.be