TRANSUMO Project PM , rapport nr. 1 Procesbeschrijving over het tot stand komen van het projectvoorstel Integraal Collectief Personenvervoer

Transcriptie

1 Procesbeschrijving over het tot stand komen van het projectvoorstel Integraal Collectief Personenvervoer Project: PM : Integraal Collectief Personenvervoer Penvoerder: NEA Transportonderzoek en opleiding Rapport: NEA Transportonderzoek en opleiding Datum: Juni

2 1 INLEIDING DE VIER FASEN VERKLARINGEN PER VRAAG CONCLUSIES EN SAMENVATTENDE OPMERKINGEN

3 1 INLEIDING Dit is het eerste deliverable (1.1) van het project PM : Integraal Collectief Personenvervoer. Dit rapport beschrijft het tot stand komen van het project. Een dergelijk rapport wordt door alle projecten opgesteld, zodat inzicht in het tot stand komen van dergelijke projecten wordt verkregen. Project 05.11: Integraal Collectief Personenvervoer is een kennisproject dat ervoor moet zorgen dat inzicht wordt verkregen op het gebied van mogelijke bundeling van vervoervraag en aanbod. Het huidige OV-systeem en Regiotaxi-systeem functioneren goed, maar er zijn verbeteringen mogelijk indien systemen integraal worden opgezet. In de praktijk gebeurt dit op diverse plekken. In deze pilots, die o.a. in Gelderland plaatsvinden wordt vervoer op een integrale manier aangeboden. Hoe dit geschiedt en welke problemen met tegenkomt is onderwerp van de studie. Het projectvoorstel is via vier fasen tot stand gekomen. Deze vier fasen zijn opgesomd in hoofdstuk 2. Binnen het consortium is een vragenlijst gecirculeerd die door de meeste partijen is ingevuld. Op basis van deze ingevulde vragenlijsten en op basis van persoonlijke gesprekken is een beeld gevormd van de wijze waarop het project tot stand is gekomen, hoeveel moeite dit heeft gekost en in hoeverre de spelregels van TRANSUMO inmiddels duidelijk zijn bij een ieder. Hoofdstuk 3 is een weergave van de antwoorden uit de vragenlijst. Hierin staat gedetailleerd weergegeven hoe de verschillende actoren (anoniem) tegen het project aankijken. Er zijn 5 actoren min of meer anoniem opgesomd. In hoofdstuk 4 zijn de belangrijkste bevindingen verwoord op basis van de persoonlijke gesprekken en de vragenlijsten. 3

4 2 DE VIER FASEN Het tot stand komen van het project tot en met het contract is verlopen via vier fasen. 1) Eerste ideeën en behoefte inventarisatie (Connekt, TU Delft, Provincie Gelderland) - periode juni 2004 april ) Verdiepingsslag en uitbreiding consortium (TU Delft, NEA, AGV) - periode april 2005 juni ) Uitbreiding van het project naar de praktijk (Vervoerbedrijven) - periode juni 2005 juli ) Contractfase (allen) - periode juli 2005 september 2005 De eerste fase kenmerkte zich door een inventarisatie van de mogelijkheden. Hierbij is dankzij het initiatief van diverse partijen, zoals Connekt, TU Delft en de provincie Gelderland een projectmogelijkheid ontstaan. Na een aantal korte gespreken was al snel duidelijk dat deze partijen binnen TRANSUMO een kansrijk project zouden kunnen vormen. Tijdens de tweede fase is door TU Delft (van Nes) het initiatief genomen om een eerste projectbeschrijving te maken. Een systeemopbouw waarbij OV en CVV tezamen een nieuwe vorm van collectief personenvervoer vormen. TU Delft geeft daarbij aan wat er bij de diverse analyses onderzocht moet worden en onderscheidt drie elementen: de vervoervraag, de organisatorische aspecten en de financiële aspecten. In de derde fase wordt bekeken welke pilot projecten in het project kunnen worden geïntegreerd en of de partijen die hierbij een uitvoerende rol spelen (zijnde de vervoerbedrijven) willen participeren in het project. Men wil dit op voorhand wel doen, hoewel nog niet helemaal duidelijk is wat het werkelijke doel van het project is en wat zij er voor belang bij hebben. In de vierde fase wordt door NEA (Hilferink), de penvoerder, samen met de diverse partijen het projectplan geschreven. Hierbij is vooral gezorgd de doelstellingen van TRANSUMO en de doelstellingen van de partners bij elkaar te laten aansluiten. NB1: Andere partijen die ook wilde participeren, zoals Bureau Diepens en Okkema, zijn vanwege teveel overlap aan kennis met o.a. AGV, niet opgenomen als partner in het project. NB2: Ministeries (V&W en VWS) zijn geïnformeerd over het project. Het is de bedoeling dat deze ministeries in de loop van het project meer betrokken zullen worden bij de uitvoering en als klankbord zullen dienen voor de projectgroep. 4

5 3 VERKLARINGEN PER VRAAG 1) Wanneer bent u voor het eerst bij het project betrokken geraakt? Antwoord: In december 2004 heeft de toenmalig clustermanager mij over dit project ingelicht. De eerste bespreking was op 17 resp. 18 februari Antwoord: Vanaf het begin. Ik heb het overgenomen van onze directeur en zal hem als projectleider vervangen. Antwoord: mei 2005 Antwoord: Begin 2005 zijn wij door Connekt benaderd om deel te nemen aan het project. Antwoord: vanaf het begin (of eigenlijk: al daarvoor) 2) Op welke wijze en via wie/welke organisatie bent u bij het project betrokken geraakt? Antwoord: Via Connekt is een contact gelegd tussen Coen Volp en de trekker collectief personenvervoer in het cluster personenmobiliteit. Als vervanger van deze trekker heb ik verder de contacten met Gelderland onderhouden en heeft Connekt het consortium bij elkaar gezocht. Antwoord: We hebben een samenwerking aangegeven met NEA en TU Delft Antwoord: via bestaande contacten van een projectleider binnen provincie Gelderland en Connekt Antwoord: via Connekt Antwoord: als clustercoördinator 3) Waarom vond u het interessant om bij het projectvoorstel aan te sluiten? Antwoord: TRANSUMO is voor onze instelling zowel in inhoudelijk, financieel en strategisch opzicht van belang. Dit project sluit aan op mijn werkveld: multimodaal personenvervoer in brede zin. In de uitvoering ligt het echter meer aan de rand. Antwoord: Het biedt ons de mogelijk om onze kennis uit te breiden op een terrein waar wij momenteel zeer actief op zijn. Antwoord; Binnen project herontwerp regiotaxi is er behoefte aan een fundamenteel (wetenschappelijk) onderzoek en kader voor de doorontwikkeling van Regiotaxi 5

6 binnen het totale OV. Het project herontwerp gaat uit van integratie van (toegankelijke) bussen en treinen met regiotaxi én moet financieel beheersbaar zijn. Daarnaast is een goede instroom van nieuwe doelgroepen (AWBZ, REA, leerlingenvervoer ed.) en monitoring van nieuwe pilots van belang. Antwoord: Wij willen onszelf als adviseur op openbaar vervoer gebied op het wetenschappelijke terrein blijven oriënteren. Dit project zal op een fundamentele wijze op zoek gaan naar oplossingen voor een dagelijks probleem. Deze combinatie van praktijk en wetenschap is van groot belang en daarin willen wij graag participeren. Bovendien hebben wij de kennis in huis om een goede bijdrage te kunnen leveren. 4) Is de inhoud van het project veel veranderd vanaf de start van het idee, zo ja in welke zin? Hoe heeft het 1 e idee zich ontwikkeld t/m het projectvoorstel? Antwoord: Het eerste idee was een ondersteuning van Gelderland bij hun innovatieprogramma, op basis van ideeën over systeem opbouw openbaar vervoer/multimodaal vervoer. Monitoring van de praktijk was hierbij een belangrijke component. In tweede instantie is het accent meer verschoven naar de integratie van welzijn en OV (herontwerp regiotaxi) als het belangrijkste onderwerp. In het TRANSUMO kader heeft dit tevens een sterker financieel en organisatorische insteek gekregen. Antwoord: De inhoud is zeker bijgesteld, echter sluit nog wel aan op de in het begin genoemde doelstelling. Antwoord: De provincie Gelderland heeft samen met de projectorganisatie het eerste idee verder ontwikkeld. Bij de totstandkoming van het projectvoorstel zijn nieuwe pilots geformuleerd en aan het eind zijn vervoersbedrijven bereid bevonden om deel te nemen aan TRANSUMO. Antwoord: De formuleringen zijn hier en daar veranderd, maar op hoofdlijn is het voorstel hetzelfde gebleven. Antwoord: het antwoord is sterk afhankelijk van de vraag waar we starten. Vanaf de eerste ideeen van de clustermanager is er uiteraard heel veel veranderd. Het proces heb ik niet van nabij gevolgd, maar van enige afstand. 5) Was het voor u wel/niet eenvoudig om binnen uw eigen organisatie draagvlak te vinden voor dit voorstel? Waarom wel, waarom niet? Wat waren daarbij plussen en wat waren daarbij minnen? Antwoord: Redelijk gemakkelijk. De onze instelling speelt een belangrijke rol in TRANSUMO. Punt van discussie is wel in hoeverre dit onderwerp past in onze onderzoeksagenda (onderwerp ligt nu duidelijk op de rand) en in hoeverre dit daarmee ook een basis is voor vernieuwend onderzoek. 6

7 Antwoord: Het was relatief eenvoudig om draagvlak te vinden omdat het bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van ons bureau. Antwoord: zie 4). Er is voldoende draagvlak voor het onderzoek. Echter het projectvoorstel is nog vrij globaal omschreven, zodat niet meteen duidelijk is hoeveel tijd de provincie hierin kan/moet steken en wat de eindresultaten zijn. Hierdoor is er soms wat scepsis omtrent nut en noodzaak. De uren voor TRANSUMO moeten verantwoord worden, maar het gaat te ver om voor iedere deelnemende partij een accountantsverklaring af te geven. Antwoord: Dit was niet erg moeilijk. Wel is er even goed gesproken over de mogelijk risico s die je als partij loopt, zeker gelet op wijze van vergoeding binnen het project. 6) Heeft u veel tijd besteed in de periode vóór de voorbereiding van het voorstel, en/of tijdens de voorbereiding van het voorstel? Wat waren lastige zaken vóór en tijdens het maken van het voorstel? Antwoord: De belangrijkste puzzel is het komen tot een voorstel dat en aansloot bij de uitgangspunten van TRANSUMO en paste in de werkwijze van Gelderland. Gelderland focust op een wetenschappelijke verantwoording van hun OV activiteiten terwijl TRANSUMO een breder perspectief heeft en sterk gericht is op transitie. Het onderwerp moet daardoor op een generiek niveau worden geformuleerd en Gelderland moet daarin herkenbaar in passen. Tweede consequentie is dat in feite een sterke accentverschuiving nodig is van meer vervoerkundige naar financieel/organisatorische aspecten. Antwoord: Tijdens de voorbereiding is veel tijd besteedt. Met name het vinden van een goede formulering van het voorstel was een belangrijk punt van aandacht. Antwoord: De totale tijd van medewerkers van het projectteam Herontwerp Regiotaxi bedraagt ca. 40 uur (overleggen, beoordelen stukken ed.). Lastig was vooral de inschatting van het aantal in te zetten uren voor het project, de wijze van monitoring van de pilots (rol innovatieprogramma OV en landelijk experiment ministerie V&W). Antwoord: Voor het voorstel tot stand kwam hebben wij enkele malen overleg gehad met diverse partijen. Het voorstel zelf nam wel erg veel tijd in beslag omdat iedere partij weer een iets andere visie had op het probleem en op de doelstellingen. 7) Wat waren voor u de (3 ) meest opvallende zaken, gebeurtenissen, momenten bij het tot stand komen van het project? a) De uiteindelijke keuze (van Gelderland) voor de focus op herontwerp regiotaxi b) De totstandkoming van het consortium (stap 1 Connekt, AGV, NEA en TU), stap 2 de volledige groep inclusief vervoerders), met als belangrijk 7

8 punt de financieringsstructuur waarin de adviespartijen meer dan de standaard 43% ontvangen c) De traagheid in de uiteindelijke goedkeuring met de (nieuwe?) criteria die daarbij worden gehanteerd d) de afstemming met het hoofdproject TRANSUMO en de bijhorende projectorganisatie van Connekt e) het afstemmen met de niet commerciële organisaties f) het vinden van andere actoren g) eerste gesprekken met Connekt; omtrent (on)mogelijkheden projectvoorstel h) 1e projectteamvergadering met kennisinstellingen, vervoerbedrijven en provincie i) Opvallend; discussie over wie doet wat wanneer en wie betaalt; dit is erg lastig binnen een tripartiet overleg. j) De projectgroepvergaderingen tot nu toe: er blijkt grote interesse te zijn vanuit alle partijen voor het project k) De inhoudelijke noodzaak van het project. Kennelijk blijkt het in Nederland toch erg lastig te zijn om dit onderwerp op een praktische wijze te handelen. Enerzijds begrijpelijk, anderzijds nog steeds redelijk onbegrijpelijk. l) De beschikbaarheid van personeel bij Connekt bij het beantwoorden van praktische vragen: dit verliep erg soepel en goed, vooral vanuit de administratieve hoek. Hopelijk blijft dit zo als het project gaat verhuizen naar een andere locatie. m) Dat überhaupt de betreffende partijen constructief wilden meewerken. 8) In hoeverre is voor u de organisatiestructuur en werkwijze van TRANSUMO helder? Antwoord: Idee is redelijk helder, maar in de praktijk komt het toch nog over als onduidelijk: te groot, teveel belangen en teveel bureaucratie Antwoord: De structuur is helder. Antwoord: De organisatie is helder; echter moet nu verder uitgewerkt worden wie wat doet en welke info hiervoor van de provincie nodig is. 8

9 Antwoord: Deze is helder. Antwoord: Matig tot redelijk; spelregels wijzigden tijdens de rit. 9) In hoeverre is voor u de wijze van financiering van TRANSUMO helder én is dit wel of niet werkbaar voor u. Met andere woorden vormt dit voor u een belemmering om deel te nemen aan dergelijke projecten? Antwoord: Financieringsstructuur is redelijk helder. Probleempunt is wel dat het subsidiepercentage laag is, temeer daar de toegestane tarieven zijn gelimiteerd. Vanuit onze instelling is een tweede punt in hoeverre in de beoogde resultaatgerichte projecten met participatie van bedrijfsleven, ruimte zit voor wetenschappelijke vernieuwing. Het accent ligt nu sterk op toepassing. Dit vraagt de nodige creativiteit voor de inpassing van dit soort projecten. Antwoord: de wijze van financiering is helder echter door een bepaalde verantwoording systematiek die niet aansluit op de wijze van verantwoording van ons bureau hebben we een aantal zaken aan moeten passen om straks een juiste verantwoording te kunnen geven. Antwoord: In eerste instantie werd gevraagd om een aparte administratieve boekhouding en een accountantsverklaring. Gezien het geringe aantal uren van de provincie is dit veel te omslachtig. In overleg met TRANSUMO is gekozen voor een inschatting van het aantal benodigde uren en is een aanname gedaan voor de kostprijs van deze uren. Antwoord: Dit is wel helder, maar soms wel wat omslachtig (administratief) maar daar valt waarschijnlijk niet aan te ontkomen. De praktijk zal uitwijzen hoe e.e.a. zal gaan verlopen. (Bijvoorbeeld het laten tekenen van het contract: kan dit niet parallel i.p.v. in serie). 10) Heeft u verder nog aanvullende opmerkingen over het tot stand komen van het project die u aan ons / TRANSUMO kwijt zou willen? Ja, namelijk meer communicatie over de nut en noodzaak van dergelijke onderzoeken en een eenvoudig administratief systeem opzetten. Vooraf duidelijk rollen betrokken partijen omschrijven. 9

10 4 CONCLUSIES EN SAMENVATTENDE OPMERKINGEN Alle antwoorden en opmerkingen met betrekking tot het tot stand komen van het project leiden tot de volgende conclusies. De eerste pogingen om een projectconsortium op te zetten zijn mislukt. In het begin bleek het lastig om de juiste partijen bij elkaar te brengen. Mede door actief blijven informeren naar mogelijke partners door Connekt, zijn uiteindelijke enkele partijen bereid gevonden om een voorstel in te dienen. Nadat een concept consortium gevormd was, bleken de actoren zeer enthousiast en pragmatisch. Het projectidee is met inzet van diverse partijen al snel uitgegroeid tot een volwaardig projectvoorstel. Dit was ook nodig, omdat er een duidelijke deadline door TRANSUMO was gesteld voor het indienen van het voorstel. Dit bleek ook nodig om de druk naar andere partijen goed op te voeren. Nadat het projectidee verder is uitgewekt in de 1 e fase van het schrijven van het projectvoorstel zijn hier en daar nog wat punten op de i gezet. Echt wezenlijk is het projectvoorstel echter niet meer gewijzigd nadien. De inzet van Connekt in zowel de 1 e oriënterende fase als ook tijdens de projectvoorstel periode, was zeer positief. Mede dankzij deze inzet is het project tot stand gekomen. In het bijzonder is de naam van Danielle de Bruin meerdere malen genoemd. Het project is voor alle partijen interessant om aan mee te doen. Iedere partij heeft daarbij een ander belang en een andere rol. Deze sluiten echter zeer goed op elkaar aan. Kennisontwikkeling lijkt de gemene deler te zijn. Dit is voor alle actoren van belang. Alle partijen willen graag meedoen, en het past binnen de filosofie van de partners om mee te doen aan dit soort projecten. Er waren geen grote bezwaren om mee te doen, hooguit enkele opmerkingen zoals: is het project wel nuttig, past het in het onderzoeksprogramma, en welke risico s zijn er met dit project verbonden. Bij de voorbereidingen is veel aandacht besteed aan de juiste afstemming van de verschillende partijen. Er worden vraagtekens gesteld bij de traagheid die optrad tijdens de laatste fase van de projectvoorstelvoorbereidingen. Meest in het oog springend resultaat of gebeurtenis wordt door vrijwel iedereen gevonden, het feit dat de komende jaren diverse partijen vanuit verschillende invalshoek met elkaar gaan (proberen te) samenwerken. Kennisinstellingen, adviesbureau s, de overheid, een belangenvereniging en vervoerbedrijven zullen gezamenlijk optrekken in een project waarvan een ieder vind dat dit zeer waarschijnlijk een wezenlijke bijdrage kan leveren aan de gesignaleerde problemen. In welke mate blijft nog onduidelijk. Desondanks is iedereen zeer enthousiast om met elkaar samen te werken. Dit lijkt redelijk uniek te zijn. 10