Notulen Algemene Ledenvergadering CMHC 29 september 2014

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering CMHC 29 september 2014 Aanwezig: 25 leden en 2 ouders Afwezig met afmelding: 2 leden 1. Opening De voorzitter (Jan van Hoof) opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter vertelt dat er een aanpassing is in de agenda van de vergadering. Voordat we overgaan tot de verkiezing van bestuursleden, wordt eerst de verkiezing van de kascontrolecommissie gehouden. Agendapunt 11 wordt agendapunt Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Mededelingen bestuur De voorzitter (Jan van Hoof) vertelt dat het sponsorcontract met de Rabobank op 1 september jl. beëindigd is. Maar dat CMHC ook weer een nieuwe sponsor voor de jeugd heeft. De lokale ABN-AMRO bank in de persoon van Dhr. Arthur Kool heeft contact gezocht met CMHC en daar is een mooi sponsorcontract voor de duur van 3 jaar uit voortgekomen. De tuchtcommissie is voortvarend aan de slag gegaan en reguliere zaken verlopen goed. De tuchtcommissie heeft een tuchtreglement opgesteld. Dit reglement is door het bestuur geaccordeerd en kan gepubliceerd worden op de site van CMHC. Naar aanleiding van het kleedkamerincident bij HGC (Wassenaar); filmen in de kleedkamers zijn er vanuit de KNHB geen richtlijnen gekomen. De voorzitter vraagt aan allen een alertheid en aandacht voor dit onderwerp. De maatregelen vanuit de bezuinigingen door de gemeente Culemborg aan de sportverenigingen zijn voor CMHC meegevallen. CMHC ruimt zelf het zwerfafval op ons terrein op en ook de prullenbakken op ons terrein worden door CMHC geleegd. Op deze manier bespaart de gemeente Culemborg voldoende om aan de gewenste bezuiniging te voldoen. Maarten Hoogendijk vraagt hoe het bestuur dit denkt te gaan organiseren. De voorzitter antwoordt dat zijn eerste gedachte is dit per team te gaan regelen. Het bestuur zal zich hier de komende tijd over gaan beraden.

2 De voorzitter TC (Carolien Slijboom) vertelt over het nieuwe seniorenlidmaatschap. Als trainingslid ben je niet speelgerechtigd voor een officiële competitiewedstrijd. Om dit wel mogelijk te maken, is het trainingslid plus lidmaatschap in het leven geroepen. Dit lidmaatschap geeft je de mogelijkheid om volledig mee te trainen met een team of trimgroep en daarnaast is het mogelijk om 5 officiële competitiewedstrijden mee te spelen met een team. Met dit lidmaatschap heb je geen recht op het meespelen van 5 wedstrijden, maar kan je door een team gevraagd worden om mee te spelen. Wanneer je gevraagd wordt door een team en je wil meespelen, moet je een trainingslid plus lidmaatschap hebben. Het is niet toegestaan om zonder dit lidmaatschap mee te spelen met een team tijdens een officiële competitiewedstrijd. Als jezelf iets overkomt tijdens de wedstrijd ben je daarvoor WA - verzekerd. Maar wanneer je iemand anders verwondt is het een ander verhaal. Jouw verzekering klopt aan bij de KNHB om de kosten te verhalen maar je bent niet geregistreerd als spelend lid en dus keert de verzekering van de bond niet uit. Uiteindelijk dien jezelf alle gemaakte (on)kosten te betalen. Wanneer je meespeelt met een team zonder dit lidmaatschap kan de KNHB het team een boete van 250 euro opleggen en krijgt dit team ook 3 punten in mindering. Als trainingslid ben je verzekerd voor alle trainingsactiviteiten. Het bestuur hoopt dat iedereen op een verantwoordelijke manier met dit nieuwe lidmaatschap om zal gaan. De kosten van het trainingslid plus lidmaatschap bedragen 210 euro. 4. Notulen vorige ALV Er zijn geen op- en aanmerkingen op de notulen van de vorige ALV. De notulen zijn hierbij goedgekeurd. 5. Voorstel bestuur De voorzitter (Jan van Hoof) doet verslag van de shirtsoap binnen CMHC. Vanaf 1 september 2014 is ABN AMRO de nieuwe shirtsponsor voor de jeugd. Er komen nieuwe shirts met op de voorkant ABN AMRO en op de achterkant Grindkeizer.

3 Het is een optie om de shirts in beheer van CMHC te houden. Het is een optie om de shirts tegen een gereduceerd bedrag bij Brouwer te laten verkopen. Rond 7 oktober komen de eerste nieuwe meisjes shirts. De nieuwe jongens shirts komen per september De vorige lichting meisjes shirts was slecht, dus is omruilen een optie. Het bestuur heeft nog geen besluit kunnen nemen over hoe om te gaan met deze nieuwe shirts en zal zich hier verder over gaan beraden. Zodra het besluit genomen is, zal dit op de site gepubliceerd worden. 6. Sportief jaarverslag De voorzitter TC (Carolien Slijboom) doet verslag van de sportieve hoogtepunten van seizoen Het nieuwe seizoen is weer in volle gang, maar met het oog op de toekomst is het goed om even terug te blikken naar het afgelopen seizoen. We gingen naar het WK hockey in Den Haag en zagen de dames Wereldkampioen worden, gaaf was dat! Maar hoe zit het met ons eigen clubje? In september vorig jaar telde CMHC 616 leden (supportleden, trainingsleden en spelende leden). Bij aanvang van het seizoen hebben we 7 seniorenteams, 22 juniorenteams en 13 jongste jeugdteams aangemeld. Verder zagen we wekelijks een grote groep trimmers op het veld; er staan bijna 50 mensen als trimmer aangemeld. En konden we op vrijdagavond de G-hockeyers zien trainen. De groep benjamins groeide gestaag door het seizoen heen; tegen het einde van het seizoen krioelden er wel zo n 20 à 25 kinderen op veld 2 op zaterdagochtend. Op het veld konden we aan het eind van de competitie 5 teams huldigen vanwege het kampioenschap. Dat waren JA2, JC1, MC2, MC3 en MD3. Dames 2 hield het spannend tot de laatste wedstrijd. Ze werden uiteindelijk tweede, maar zijn wel gepromoveerd naar de 3 e klasse. Dames 1 wist tijdens zeer spannende plaatsingswedstrijden in Rotterdam 3 e klasse bondscompetitie te behouden. Alle junioren en de meeste senioren zijn ook de zaal weer ingegaan. Ook daar feliciteerden we kampioenen: JA1 en JC1. CMHC groeit. Blijkbaar tegen de tendens in, want ik hoor van veel sportverenigingen dat het ledenaantal juist krimpt. Als we vergelijken met vorig seizoen: het ledenaantal staat nu op 659. Verder is HJ1 aan de bak gegaan, dus hebben we nu 8 seniorenteams, 24 juniorenteams en 14 jongste jeugdteams. Daarnaast gaan ook onze G-hockeyers voor het eerst vanuit CMHC met hun eigen team competitie spelen.

4 Mooie resultaten en daar mogen we trots op zijn. Maar het draait uiteraard niet alleen om groei en winst. Plezier in het sporten en een gezond en veilig sportklimaat vinden we minstens zo belangrijk. Vandaar dat de club, het bestuur en zeker ook de TC blijft schaven aan een zo objectief en eerlijk mogelijk beleid. We proberen met elkaar alles zo goed mogelijk te organiseren. Dat valt soms niet mee, vanwege verschillende belangen, verschil van mening en gebrek aan tijd of kennis. Ook het gebrek aan of onhandige communicatie levert nog wel eens gedoe op. Ook onze vereniging draait voor het grootste gedeelte op vrijwilligers. En het zijn er gelukkig veel, ouders en leden die eigen tijd in de vereniging steken, zodat hun kinderen en zij zelf lekker kunnen hockeyen. Daarvoor zeggen we graag bedankt en graag gedaan! Het is daarom ook erg jammer dat we afgelopen seizoen geen vrijwilligers-bedankdag hebben gehad. We schijnen nog niet over de juiste formule te beschikken, getuige de dramatische opkomst van het jaar ervoor. Hierbij een oproep aan diegenen die het bedenken en organiseren van zo n dag op zich willen nemen. Ook hebben we het familietoernooi moeten afgelasten bij gebrek aan animo. Erg jammer, want het Johan Froeling familietoernooi is een prachtige kans om samen met familieleden, vrienden en anderen, jong en oud, te genieten van het hockey. Tevens herinnert het ons aan Johan Froeling, een verenigingsman in hart en nieren. Gelukkig staat de datum voor dit seizoen al gepland, zondag 14 juni 2015, noteer het vast in je agenda! Het afgelopen seizoen stuurde een onbekende man zijn auto in de voorgevel van ons clubhuis. Gelukkig geen gewonden, slechts materiële schade. De gemeente heeft er inmiddels voor gezorgd dat de gevel weer keurig is opgemetseld. Ik hoop dat de tandarts van Duco Rensink ook in staat is geweest om de tanden van Duco weer netjes te maken. Nadat de tanden van Seve van Ass op de mat terecht gekomen waren, is de discussie over het verplichte bitje weer op gang gekomen. Onlangs heeft de KNHB besloten dat het bitje verplicht is met ingang van 1 juli 2015 tijdens de wedstrijden. Afgelopen jaar waren in Nederland 5900 incidenten met letsel aan de mond en tanden, Duco was daar één van. Overigens droeg Duco wel een bitje op het moment van het ongeluk. Waarschijnlijk was het nog veel erger geweest als dat niet het geval was. Bij CMHC verplichten we het bitje al langer, ook tijdens de training. Helaas zien we dat veel hockeyers zich niet houden aan deze regel. Het is onze wens om komend seizoen tot een helder veiligheidsbeleid te komen. Een beleid waarin we aandacht besteden aan hoe we incidenten zo veel mogelijk kunnen voorkomen en risico s kunnen uitsluiten. De onderwerpen zijn uiteenlopend: ik denk aan mondbeschermers en maskertjes; maar ook aan wat afgelopen zomer in het nieuws kwam

5 over HGC; pesten, wat helaas ook bij ons voorkomt; intimidatie van scheidsrechters; agressiviteit langs de lijn; het deur- en sleutelbeleid etc. Ik zoek mensen die het interessant en nuttig vinden om zich hierover te buigen. Het doel is om tijdens de ALV van volgend jaar het veiligheidsbeleid van CMHC te kunnen presenteren en vervolgens in te laten gaan voor het nieuwe seizoen. Trots ben ik op wat we voor dit seizoen hebben bereikt in het trainingsschema. De nieuwe trainers die we hebben kunnen verbinden aan onze club en alle senioren en junioren die zich op het gebied van trainen inzetten voor andere teams. Er zijn nog een paar losse eindjes, die we aan elkaar proberen te knopen, maar verder staat het als een huis. We zijn begonnen aan een seizoen waarin iedereen met veel plezier kan hockeyen, maar waarin we ook gehoor kunnen geven aan de wens om meer te leren. Dat gebeurt op verschillende manieren: we hebben een aantal zeer enthousiaste, capabele trainers gevonden. Dat zijn Jeroen Verhaaff, Bram van Eck, Mark Ritsma en Edward Brienesse. Ab van den Berg ontfermt zich, met succes, wederom over JA. Het selectiebeleid wordt aangescherpt, zodat we al vanaf het begin van het seizoen bij de jeugd gaan kijken hoe ze het doen. Dit om te voorkomen dat de teamindeling aan het einde van het seizoen leidt tot allerlei stress en onrust bij kinderen en ouders. En een beleid waarbij wel iedereen gezien wordt en een eerlijke kans krijgt. Verder organiseren we avonden en middagen voor trainers (vanmiddag hadden we een train de trainer voor de trainers van de jongste jeugd). Een algemene coach/ouderavond voor de jongste jeugd staat gepland voor 6 oktober. Veel heb ik niet genoemd; het verhaal wordt anders veel te lang. De conclusie is dat we kunnen terugkijken op weer een bewogen seizoen met hoogte- en dieptepunten. Dat is iets wat nooit verandert; ook dit seizoen staat er weer veel te gebeuren. En dat gaan we weer met elkaar beleven, want de club dat zijn wij allemaal, samen. Lisanne Nab vraagt hoe voor het komend seizoen de doorstroom van meisjes A naar senioren zal gaan verlopen. Volgens Lisanne kan Dames 2 alles maar maken en wordt dit team niet meegenomen in de selectieprocedure. De voorzitter TC (Carolien Slijboom)vertelt dat de TC hiermee vanaf het begin van het seizoen aan de slag zal gaan en dat de TC met de teams en betrokkenen in gesprek zal gaan. De indeling van de teams is een verantwoordelijkheid van de TC. Maarten Holst vertelt dat hij een sleutel van het clubhuis had en deze is kwijt geraakt. De bijbehorende boete heeft hij betaald. Maarten vraagt of het mogelijk is dat zijn team een sleutel kan krijgen van het clubhuis.

6 De voorzitter TC (Carolien Slijboom) antwoordt dat niet ieder team een sleutel krijgt. Het sleutelbeleid staat bij het bestuur op de agenda en wij zijn bezig om dit strak te trekken. Robbert Treffers stelt voor om een A4-tje op te stellen waarop de rechten en plichten van een team vermeld staan. Goed plan Robbert! Kom maar met een voorstel. 7. Financieel jaarverslag De penningmeester (Marcel Koolen) geeft uitleg over het financieel jaarverslag Met de Nederlandse economie gaat het langzaam beter, zo ook met CMHC. Het aantal leden neemt toe. We zijn gestart met 621 leden en op dit moment staat de teller bij aanvang van dit seizoen op 656. Een stijging van ruim 5,5%. Het is zaak deze stijgende lijn vast te houden om CMHC snel in een financieel gezondere positie te krijgen. Op de financiële business case waar het uitgavenpatroon op gebaseerd is, hebben we op dit moment een achterstand. Contributies innen blijft een intensief karwei. Om en nabij 40% van de contributies wordt niet binnen de gestelde termijn van 14 dagen betaald. Het resultaat hiervan is dat we rente mislopen en met de alsmaar dalende rentevergoedingen op de financiële markten drukt dit extra hard op de exploitatie. Een automatisch incasso is een goede optie en dat wil het bestuur ook graag gaan invoeren. Het kost helaas veel tijd om dit geregeld te krijgen. Tegen een 4-tal (ex)- leden heeft een incassobureau de vordering van ons overgenomen. Met deze debiteuren is contact geweest wat niet heeft geleid tot betaling. De kostenkant is goed onder controle. De kapitaalslasten zijn een gegeven en stabiel. Er wordt redelijk goed gelet op de variabele kosten. Aan de uitgavenkant viel de post (keepers)materialen iets tegen. Voornamelijk veroorzaakt door hoge slijtage aan de legguards. Het resultaat is voor het 4 e jaar op rij negatief. De oorzaak voor dit seizoen zit hem deels in de extra trainer die buiten de begroting om is aangesteld. Conclusie: Het verlies van euro valt niet helemaal meer in de business case, dit wordt grotendeels door het negatieve economische klimaat veroorzaakt. De voorzieningenpost op de balans is te groot en vormt een reëel gevaar voor de cashflow als alle posten direct opgeëist worden. Maar ook zonder deze posten zijn de maanden

7 augustus en september moeilijke maanden om rekeningen op tijd te kunnen betalen. Het langzaam betalen van leden en enkele sponsoren kan het leed deels verlichten. Geldgenerende activiteiten door leden en/of ouders / verzorgers zijn nog steeds wenselijk. Wij moeten ons realiseren dat b ij uitblijven van geldgenerende activiteiten significante verhogingen (anders dan de prijsindex) van de contributie realiteit kunnen gaan worden. De voorzitter (Jan van Hoof) dankt de penningmeester (Marcel Koolen) voor al zijn werk. 8. Verslag kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestaat uit Walter Oomen en Kees Kil. Walter Oomen doet verslag en spreekt zijn waardering uit over de wijze waarop de penningmeester de financiële administratie van CMHC heeft gevoerd. De leden van de kascontrolecommissie achten het van belang de cashflow te verbeteren. De contributiebijdrage zal eerder geïnd moeten gaan worden. De financiële administratie van CMHC is een enorme klus voor de penningmeester. Daarom is ondersteuning noodzakelijk en kan er wellicht gedacht worden aan deelfuncties onder verantwoording van de penningmeester. 9. Vaststellen financieel jaarverslag De kascontrolecommissie gaat akkoord met het financieel jaarverslag van en verleend de penningmeester decharge. 10. Verkiezing kascontrolecommissie Walter Oomen verlaat de kascontrolecommissie en Kees Kil blijft aan. Als enige kandidaat heeft Hendrik Beverloo zich aangemeld. Na stemming bestaat de nieuwe kascontrolecommissie uit Kees Kil en Hendrik Beverloo.

8 11. Verkiezing bestuursleden De voorzitter (Jan van Hoof) vertelt dat het bestuur graag naar 7 leden wil om samen de klus te klaren. Vrijwilligerscoördinator: vacant en geen kandidaat beschikbaar Bestuurslid externe zaken: kandidaat Jetty Yntema De ALV stemt voor Jetty en de benoeming is akkoord. Welkom in het bestuur Jetty. Bestuurslid interne zaken: kandidaat JanWillem Boland De ALV stemt voor JanWillem en de benoeming is akkoord. Welkom in het bestuur JanWillem. Voorzitter: aftredend en niet verkiesbaar De voorzitter treedt af en er is geen kandidaat beschikbaar. Er zijn vele mensen binnen CMHC benaderd maar het veel gehoorde antwoord was; leuke job maar nu nog even niet. Na zijn laatste pleidooi verlaat de voorzitter het bestuur. Jan wordt op gepaste wijze bedankt voor zijn enorme inzet voor CMHC en neemt onder groot applaus plaats in de zaal. De voorzitter TC (Carolien Slijboom) maakt als voorzitter a.i. de agenda van de ALV verder af. 12. Vaststellen begroting De penningmeester doet verslag en verwacht met een aantrekkende economie een goed jaar, maar we moeten wel goed op de kosten blijven letten. Inzet van vrijwilligers (de leden!) en ontplooien van teamacties moeten we wat ruimer in ons jasje komen. Aanname voor deze begroting dat de contributie zal worden verhoogd vanwege de onderstaande redenen: Inflatiecorrectie van 2,53% in Wegvallen van gemeentelijke subsidies. Stijging van de veldhuur met 7%! Lage rente vergoeding op de spaarrekening. Het budget is gebaseerd op de onderstaande posten: Sponsoring: het bedrag is 90% afgedekt door bestaande afspraken. Contributies: zie boven. Vaste lasten zoals gas, water en licht. Baropbrengst: op basis van gewenste omzet. Technische Commissie: handhaving deelname aan de huidige speel klassen. Materiaal: op basis van trend met wat scherper blik naar de kwaliteit van de materialen. Afschrijvingen: op basis van de huidige inrichting, clubhuis en semi waterveld.

9 Vrijwilligers: Er wordt nog steeds teveel door te weinig mensen gedaan! Veldhuur: stijgen vergeleken met vorig seizoen met 7%. Website / Licentiekosten: gebaseerd op het ledenaantal. Bondsafdracht: gebaseerd op ledenaantal. Rentekosten/opbrengsten: op basis van de huidige marktcondities en vastgelegde verplichtingen. Teamacties: leden zullen geld genererende activiteiten moeten gaan ontwikkelen. Overig, inclusief belastingen. De contributie voor de G-hockeyers is vastgesteld op een bedrag van 75 euro. Voorheen was dit een bedrag van 50 euro maar gezien het feit dat de G-hockeyers voor het eerst als CMHC gaan uitkomen in de competitie is de contributie verhoogd. Het traininglid plus lidmaatschap is vastgesteld op een bedrag van 215 euro. De contributiebijdrage voor de leeftijdscategorie moet nog berekend worden. De ALV stemt in met de voorgestelde contributieverhoging en daarmee is de begroting goedgekeurd en vastgesteld. 13. Rondvraag # Maarten Hoogendijk vraagt of de G-hockeyers ook uitgenodigd kunnen worden voor de A / B feesten dien georganiseerd gaan worden. Het jeugdbestuur zal bij een volgend hockeyfeest ook de G-hockeyers uitnodigen. # Wanneer wordt de buitenkant van het clubhuis geschilderd? Er zal een onderhoudscommissie gevormd gaan worden die dit soort taken gaat oppakken. # Kan er vaker een ALV gehouden worden? Een ALV moet minimaal 1 x per jaar georganiseerd worden. Het bestuur zal dit voorstel in gedachte houden. # Hoe denkt het bestuur het scheidsrechters tekort te gaan oplossen? Wanneer gebeurd hier iets aan? Er is geen vervanging gevonden voor de scheidsrechterscommissie. Laurien Scheffers, Sandra Coenmans en Jan van Hoof hebben een eerste aanzet gedaan en veel mensen

10 uitgenodigd voor de E-learning cursus. Binnenkort zal er een scheidsrechtersexamen gepland worden. Eva Bolhuis zal in haar rol als combinatiefunctionaris ook de taak scheidsrechters op zich gaan nemen. 14. Sluiting De voorzitter a.i. (Carolien Slijboom) sluit de ALV en biedt alle aanwezige een drankje aan.

11