SharePoint. samenwerken

Transcriptie

1 SharePoint document management record management samenwerken

2 SharePoint 2013 slim, makkelijk en duurzaam samenwerken 11 december 2014

3 de basis opbouw rollen en rechten inrichten van je eigen site uitgangspunten samenwerken aan documenten zaakgericht werken archiveren toekomst

4 Programma 1. Kennismaken 2. SharePoint: de basis en de opbouw 3. SharePoint governance en SharePoint in de architectuur 4. Document- en recordmanagement in SharePoint

5 Kennismaken & Robert WeJng (IM Noord) Ronald Groeneweg (Digital) Vragen Wie ben je? Waarom ben je hier?

6 SharePoint volgens MicrosoR SharePoint volgens MicrosoR

7 SharePoint: de basis en de opbouw

8

9 SharePoint: de basis Belangrijkste doelen Samenwerken tool) bewerken, delen, opslaan, archiveren (document- en record management) Kennis delen (kennismanagement) Elkaar vinden (social) Vandaag: vooral informa5e! Alle in de opslaan presenteren delen volgen bewerken - archiveren Citaat In zekere zin is SharePoint ook een excuus van MicrosoR voor alle ellende die vrije netwerkschijven en e- mailboxen ons hebben gebracht.

10 SharePoint: de basis SharePoint wordt ingezet als: (bijvoorbeeld DM/RM) Toolkit: de (gereedschappen) aanze[en die je nodig hebt Pla\orm: basis voor alle samenwerking Ook wel genoemd: ECM Enterprise Content Management Pla\orm om alle ongestructureerde op te slaan, te delen, af te handelen, te archiveren. Dat doe je samen. Daarom is collabora5on een belangrijk begrip. Wat je samen doet, is sociaal. Daarom is social een belangrijk begrip. De mens speelt een cruciale rol!

11 SharePoint: de basis SharePoint is voor elk wat wils (snoepwinkel) Risico: door een teveel aan mogelijkheden raak je de grip op je weer kwijt. Dus moet je als (= governance): rond SharePoint formuleren afspreken wat je wel en niet doet en mag in SharePoint, & je medewerkers zoveel mogelijk vrijheid (en verantwoordelijkheid) geven

12 SharePoint: de basis Wij concentreren ons op de volgende en de rol van SharePoint daarin: document en recordmanagement digitaal samenwerken en delen Andere sterke eigenschappen die tot de basis van SharePoint horen: Internet en intranet Business intelligence (genereren en presenteren analyses) Business (toegang tot alle via apps)

13 De basis: digitaal samenwerken en delen Samenwerken zonder belemmeringen Wat je nodig hebt: een browser en een internetverbinding: any place, any where Bewerken via webapps (Office) of volledige met Office Je kunt samen aan documenten werken zonder documenten te verplaatsen Je kunt simpel versiebeheer toepassen en handhaven Je kunt op alle niveaus rechten toekennen (maar dat kun je beter niet doen) Je kunt je eigen blik op de creëren, bijvoorbeeld door belangrijke sites en documenten te volgen Je krijgt aangeboden die interessant voor je kan zijn: op basis van metadata die je volgt op basis van het lerend vermogen van SharePoint SharePoint kent weinig of geen onlogica

14 De basis: document- en recordmanagement Alle gangbare documentbestanden zijn op te slaan in SharePoint Openen en bewerken via originele of webapp Tegelijk in documenten en dossiers samenwerken Versiebeheer Audit trail Werken met metadata Je kunt ordenen EN zoeken Rechten op mappen, dossiers, documenten Dossiers en documenten kunnen onwijzigbaar worden gemaakt Dossiers en documenten kunnen worden verplaatst naar recordcentrum Je kunt digitaal archiveren in beveiligde omgeving Je kunt compliant zijn risico s beheersen Je kunt in control zijn. maar niet allemaal zomaar.

15 De basis: sociaal netwerken en kennis delen Collega s volgen Exper@se zoeken Alle documenten zijn gerelateerd aan personen Via blog en wiki kennis vermeerderen Direct met collega s cha[en en chats (als kennisvermeerdering) opslaan SharePoint wijst je automa@sch op mensen, informa@e en kennis die verwant is aan de mensen, informa@e en kennis die je volgt, maakt of bewerkt SharePoint kan zelfs de centrale toegang zijn tot al je ruwe data! En helpen deze bruikbaar te maken (van gegevens via kennis naar bruikbare informa@e).

16 SharePoint: de voorkant is persoonlijk SharePoint wil een brug slaan tussen gepersonaliseerde voorkant en gemeenschappelijke achterkant. Bijvoorbeeld via werken met weergaves: Weergaves aanpasbaar aan ieders wensen Deels zelfs persoonlijk in te stellen Vanaf zijn voorkeursweergaves te pushen Je ziet iets anders dan je collega terwijl je naar hetzelfde kijkt Je ziet alleen wat je mag zien! Je MijnSite toont je wat specifiek voor jou interessant is (gevraagd en ongevraagd) Je kunt je ook abonneren op

17 SharePoint: opbouw

18 SharePoint 2013: versimpelde opbouw Van onder naar boven: In SharePoint werk je met sites: dus gewoon webpagina s met links naar documenten, informa@e, gegevens, func@onaliteit of andere webpagina s. Sites hebben een unieke url (adres) Per site toegangsrechten uitdelen (delen met wie je wilt, verschillende rollen) Standaardtemplates per site, met standaardfunc@onaliteit Func@onaliteit toevoegen via apps Overerving van boven naar beneden mogelijk Binnen de sites deel je func@onaliteit uit: via Apps per App één func,onaliteit of verzameling vergelijkbare func,onaliteit via webparts gestandaardiseerde site- onderdelen die je in een webpagina (site) kunt plakken kunnen Apps, func,onaliteit of een doorkijkje naar een andere site beva@en

19 SharePoint: 2013: opbouw hiërarchie kijkend naar hiërarchie Wat je direct ziet: webpagina, webparts en apps Hiërarchische elementen in de SharePoint- farm (overerving mogelijk van weergave, rechten, metadata): Farm Sites Subsites (zijn sites) Bibliotheken en lijsten Inhoud (content): Mappen Documentsets (= content type) Documents Metadata Items (lijsten) Helemaal los! MijnSite

20 Site SharePoint 2013: versimpelde opbouw

21 Webparts SharePoint 2013: versimpelde opbouw

22 Apps SharePoint 2013: versimpelde opbouw

23 SharePoint 2013: versimpelde opbouw Om op jezelf af te stemmen gebruik je: 1. Newsfeed: voor je sociale 2. Sites: voor 3. MijnSite: voor je documenten en je voorkeuren En MijnSite is bedoeld om je eigen persoonlijke ingang te maken naar de gedeelde zoals die in SharePoint is opgeslagen. Je kunt er opslaan die je nog niet wilt delen. In MijnSite mag je alles zelf bepalen, omdat je daarmee geen anderen belast. En natuurlijk: de favorieten in je browser

24 SharePoint: 2013: opbouw opbouw waar van moet een je site op le[en Bij de opbouw van de site zijn bepalend: Doel van de site Aantal deelnemers Aantal documenten (objecten) Omvang en verwachte groei Jaartallen Open/vertrouwelijk/geheim Overerving van metadata en rechten Zoekmogelijkheden van de sites Allerlei beheervraagstukken (bijvoorbeeld beheer van lijsten) Wat wil je in de toekomst nog meer?

25 SharePoint: site simpel opbouwen! SharePoint maakt gebruik van templates voor sites. Voor samenwerking bijvoorbeeld: Team site Process site Project site Community site Record center site Ieder template heer Teamsite bijvoorbeeld: Documentbibliotheek Kalender Discussiebord Je kunt ook blanco beginnen en precies de invoegen die jij nodig hebt. En zo je eigen sitesjabloon maken!

26 MijnSite in SharePoint

27 MijnSite SharePoint startpagina 2013: versimpelde opbouw

28 MijnSite SharePoint mijn 2013: documenten versimpelde opbouw

29 MijnSite SharePoint documenten 2013: versimpelde die ik volg opbouw

30 MijnSite SharePoint documenten 2013: versimpelde die mijn opbouw collega s met mij willen delen

31 SharePoint: korte demo (Digital teamsite)

32 SharePoint governance & SharePoint in de architectuur

33 Governance de basis Uitgangspunten bij de (governance) Welke afspraken moet je maken als je gaat werken met SharePoint? Je wilt namelijk het volgende realiseren: een volledig beheerste omgeving in control) werkplezier van medewerkers = volledige dossiers) We spreken van governance: Afspraken voor beheer en gebruik van SharePoint op basis van de die je hebt met SharePoint die over het algemeen gericht zijn op het minimaliseren van risico s. Of en procedures om het beheer van het SharePoint technisch en stabiel te houden en te voorkomen dat flexibiliteit en vrijheid voor gebruikers ontaarden in chaos en gebrek aan compliance. 33

34 Proportion of site types in a typical environment Central published site (Intranet home page) Departmental site Group and team sites Projects and workspaces Personal sites (My Sites) Which priority do you optimize for? Governance volgens MicrosoR Uitgangspunten bij de inrich@ng (governance) IT governance Software + services Service level agreements should include: What is governance? SharePoint 2013 Go to related article at How will you control the services that you offer? What will you provide with each service? What will you include in service-level agreements for each service? And how do you prevent proliferation of unmanaged servers? Centrally managed Locally managed Software, services + sites hosted/managed Software, services + sites hosted/managed centrally by a core IT group locally by individual groups IT service governance When you create an IT service to support SharePoint 2013, a key to success is whether you can govern the service and ensure that it meets the business needs of your organization in a secure and cost-effective way. When you add to the service, you need to do so in a manageable way. The following elements contribute to a successful service: Form governance group Communicate policies Encourage use A governing group defines The policies you develop Users are encouraged to the initial offerings of the are communicated to your use the service and not service, defines the service s enterprise and are enforced. create their own solutions ongoing policies, and meets installations are tracked and regularly to evaluate rogue installations are success. blocked. What to govern: Security, infrastructure, and web application policies How is the system and infrastructure maintained and who has access at what levels? What s the maximum upload size you want to allow? Are you controlling the use of fine-grained permissions? Data protection (backup and recovery) Vary the level of data protection that you offer based on service levels. Plan how often you back up the farms and how quickly you can guarantee the data is restored. Site policies Use site policies to help control site proliferation. A site policy defines the life-cycle of a site by specifying when the site will be closed and when it will be deleted. When you close or delete a site, any subsites are also closed or deleted. If an Exchange mailbox is associated with a site, the mailbox is deleted from Exchange Server 2013 when the site is deleted. Quotas Quota templates define how much data can be stored in a site collection and the maximum size of uploaded files. Associate different quota templates with site collections at different service levels. Asset classification Classify sites and content by value and impact of the content to the organization (such as high, medium, or low business value/impact). That classification then controls other behaviors, such as requiring encryption for high business impact information. Impact = Exposure Value = Availability If this leaks, will it hurt my business? If this isn t available, can my business run? Deployment governance In addition to governing services that you offer, you also need to govern installations of SharePoint 2013 in your environment. Track installations An Active Directory Domain Services (AD DS) marker named Service Connection Point identifies the SharePoint 2013 servers in an organization. Set this marker for each domain in your organization if you want to track installations in all domains. Block installations Approval process, including length of time and approvals necessary to create a site. Costs for users/departments. Operations-level agreement which teams perform which operations and how frequently. Policies around problem resolution through a help desk. You can block installations of SharePoint 2013 to prevent users from installing it to unauthorized servers that you don t want to support. Use a group policy in Active Directory Domain Services (AD DS) to set a registry key on all servers to block installations. Keep current with software updates Negotiated performance targets for first load of a site, subsequent loads, and performance at remote locations. Recovery, load balancing, and failover strategies. Customization policies. Storage limits for content and sites. How to handle inactive or stale sites. Multilingual support. Keep your servers current. Test and install recommended software updates. See the Updates Resource Center for SharePoint 2013 ( Site collection upgrades Site collections can now be upgraded independently from the content databases. Determine who, when, and how to upgrade site collections when a new version or an update is available. Information management Content + information stored by users Basic concepts Governance Segments Governance is the set of policies, roles, responsibilities, and processes that control how an organization s business divisions and IT teams work together to achieve its goals. Three major areas for governing SharePoint 2013: Governance and Site Types Different types of sites require different governance policies. This is because different sites have different requirements, which reflect their importance to the organization. Published sites have tighter governance over information and application management than team sites and personal sites (My Sites). How will you govern the information in your organization, such as: documents, lists, Web sites, and Web pages? How do you maximize the information s usability and manageability? Who has access to what content how are you making content available internally and externally and to whom? Tightly managed Loosely managed Content is tagged with structured metadata, Content is tagged only socially and not permissions tightly controlled, content is tracked; permissions/archiving is not archived or purged per retention schedules monitored or managed Information architecture Information architecture determines how the information in that site or solution its webpages, documents, lists, and data is organized and presented to the site s users. Information architecture is often recorded as a hierarchical list of content, search keywords, data types, and other concepts. Make your information architecture as efficient as possible. Identify efficiencies, such as: Good information architecture supports the following goals: Manageable Meets requirements Increases effectiveness Can the IT team effectively Does the information Does the architecture add to implement and manage the architecture meet regulatory your organization s information? requirements, privacy needs, effectiveness? and security goals? Questions to ask when designing a site or solution: How will the site or solution be structured Does any of the content on the sites have and divided into a set of site collections unique security needs? and sites? What is the authoritative source for How will data be presented? terms? How will site users navigate? How will information be targeted at How will search be configured and specific audiences? optimized? Do you need to have language- or How can you organize content so that product-specific versions of your sites? searches return useful results? Who will write content for the site and What types of content will live on sites? what method will you use to publish it? How will content be tagged and how will metadata be managed? Information management tools Govern your content by using tools for content management, including: Use workflows and approvals for Document Centers and site pages wherever official documentation is stored. Use approval for published websites to control pages. Use version history and version control to maintain a history and master document. Use content types with auditing and expiration for document libraries to manage document lifecycle. Manage libraries by using the Content Organizer. Use site policies to manage site collection lifecycles. Use Information Rights Management and auditing to secure and audit important corporate assets and any sites that contain sensitive information. Determine the rules or policies that you need Which of these factors is the highest priority to have in place for the following types of for each type of content? items: IT Governance Software + services Information Management Content + information stored by users Application Management Custom solutions The three areas of governance are equally important. This poster describes each area and provides key concepts for each area. Typical amount of governance Use metadata to enable search and comparisons Design navigation to help users find important information Manage versions and records Integrate information architecture with search Catalog and store information properly Define publishing strategy Information access Be sure to consider access to content when you design your solution and sites. This overlaps with IT Governance as you consider your entire environment. Ask these questions: Information management: permissions and audiences IT governance: access 1. How do I structure permission in a site? 1. How do I make this content 2. How do I target content to a specific audience? accessible to external users? 3. Should I use Information Rights Management (IRM) to 2. How do I make sure that only people protect content? who need access have it? Pages Lists Documents Records Rich assets Blogs and wikis Feeds Anonymous comments Anonymous access Terms and term sets External data When thinking about content, consider the balance between the following factors: Availability Content needs to be available when users need it, and where they can get to it. Access Consider who has access to the content. If it should be secure, is it? Redundancy Shared copies reduce redundancy and provide one version of a document. Governance Team Your governance policies should support your organization s goals and be kept up-to-date as your organization s needs change. We recommend that you create a team from various disciplines across your organization to develop and maintain these policies. Governance team Information architects or IT technical specialists Business division taxonomists Development leaders leaders Compliance officers Trainers Financial stakeholders Influential information IT managers Executive workers stakeholders Governance and Training Great training, good resources, and effective search are keys to user adoption. GOVERNANCE CHECKLIST: Training Education Content Search User Adoption Application management How will you manage the applications that are developed for your environment? What customizations do you allow in your applications, and what are your processes for managing those applications? Strictly managed Loosely managed Customizations must adhere to customization Rules about development environments or policy; deployments and updates tested and customizations are less rigid rigorously maintained Customization policy Determine which types of customizations you want to allow/disallow, and how you will manage customizations. Your customization policy should include: Service level Processes for Process for piloting Guidelines for descriptions analyzing and testing packaging and customizations deploying customizations Guidelines for Approved tools for Who is responsible Specific policies updating customization for ongoing code regarding each customizations support potential type of customization Custom solutions Lifecycle management Follow these best practices to manage applications based on SharePoint 2013 throughout their lifecycle: Development Pre-production Production Sync Sync Control source code Test new and updated Keep environments in and use versioning apps and solutions sync to get best results from testing Branding Consistent branding with a corporate style guide makes for more cohesive-looking sites and easier development. Store approved themes in the theme gallery for consistency so that users will know when they visit the site that they are in the right place. Design Manager for branding With Design Manager, you can create a visual design for your website by using whatever web design tool or HTML editor you prefer and then upload that design into SharePoint. Design Manager is the central hub and interface where you manage all aspects of a custom design. Creating the visual design of a site often fits into a larger process, in which multiple people or organizations are involved. For a roadmap of the tasks from a larger perspective, see Design and branding in SharePoint 2013 ( Solutions or apps for SharePoint? New development model: apps for Sharepoint Apps for SharePoint are self-contained pieces of functionality that extend the capabilities of a SharePoint website. An app may include SharePoint components such as lists, workflows, and site pages, but it can also surface a remote web application and remote data in SharePoint. An app has few or no dependencies on any other software on the device or platform where it is installed, other than what is built into the platform. Apps have no custom code that runs on the SharePoint servers. Design apps for end users Use farm solutions for administrators Apps: Solutions: Are easy for users (tenant administrators and site Can access the server-side object-model APIs owners) to discover and install that are needed to extend SharePoint Use safe SharePoint extensions management, configuration, and security Provide the flexibility to develop future upgrades Can extend Central Administration, Windows Can integrate with cloud-based resources PowerShell cmdlets, timer jobs, custom Are available for both SharePoint Online and onpremises SharePoint sites Are installed by administrators backups, and so on Can have farm, web application, or sitecollection scope Governance policy for apps for SharePoint Set a policy for using apps for SharePoint in your organization. Can users purchase and download apps? How do you make your organization s apps available? How do you tell if they re being used? SharePoint Store App Catalog App requests Determine whether Make specific apps for Configure app users can purchase or SharePoint available to requests to control download apps from your users by adding which apps are the SharePoint Store. them to the App purchased and how Catalog. many licenses are available. Monitor apps Monitor specific apps in SharePoint Server 2013 to check for errors and to track usage. 34

35 van SharePoint op basis van governance (1) Stel eerst je uitgangspunten vast (voorbeelden): SharePoint is bedoeld om op orde te houden en als in control te blijven Alle dient geclassificeerd te worden is om te delen is toegankelijk wordt slechts eenmaal opgeslagen Samenwerking met externen mogelijk is eenvoudig te vinden We archiveren digitaal Vermijd maatwerk Ondersteuning van social- media-

36 van SharePoint op basis van governance (2) En maak afspraken over: Architectuur van de SharePoint- omgeving Verantwoordelijkheden van hoog tot laag: van architect tot eindgebruiker Welke soort sites kunnen worden gebruikt Welke standaardtemplates voor sites gebruiken we en waarvoor zijn ze bedoeld? Op welke manier sites en apps aanvragen Gebruik van ordening en/of metadata Lifecycle van sites (incl. archiveringsmogelijkheden) Uitgangspunten vertrouwelijkheden Wat teams en afdelingen mogen Wat eindgebruikers mogen Gebruik van third party applica,ons: en welke ondersteunt die? Infrastructuur Beheer

37 Rollen en van rechten: SharePoint: waarom? rollen en rechten Vrijheid blijheid is geen goed idee als je gaat werken met SharePoint Daarom is een afgewogen van rollen en rechten vitaal in SharePoint. Rollen: alle rechten zijn gebaseerd op de rollen die een medewerker in of onderdeel heer Rechten: uitgangspunt voor samenwerking is open tenzij Open tenzij is niet per bewerkbaar tenzij Rechten en rollen zo simpel mogelijk inrichten in SharePoint: Op hoog niveau Overal op basis van de governance- afspraken Uitzonderingen helder benoemen en onderbouwen Rechten zijn in SharePoint (standaard) vrij rigide: Bewerkrechten zijn ook verwijderrechten Rechten om meer dan documenten aan te maken inperken! Rechten om op laag niveau te variëren inperken: spelen met rechten staat samenwerking in de weg!

38 SharePoint: Rollen rollen en rechten (in of groep of proces) Technisch beheerder Recordmanager beheerder KCC/DIV Behandelaar Medewerker Lezer Geen rol

39 SharePoint: Rechten rollen en rechten Alle rechten Rechten om rechten te beheren Rechten om sites, bibliotheken, lijsten etc. aan te maken Rechten om mappen en dossiers aan te maken Schrijfrechten Leesrechten Geen rechten Rechten uitdeelbaar op alle niveaus

40 Rollen SharePoint: en rechten rollen en rechten en groepen inrichten Hoe richt je rollen en rechten en groepen in SharePoint in: Stel je uitgangspunten vast: Open, tenzij Bewerkbaar, tenzij Need to know Gebruik organisatorische groepen EN Geef gebruikers toegang via Directory Stel de rollen vast die gebruikers in hun groep hebben en de rechten die daarbij horen. Stel de rollen op vast en de rechten die daarbij horen.

41 Rollen SharePoint: en rechten rollen en rechten en groepen inrichten Voorbeeld: Uitgangspunt: Open, tenzij Organisatorische groepen EN Bedrijf Frontoffice Backoffice Frontoffice kent twee rollen: Medewerker = schrijfrechten Collega backoffice = leesrechten Systeem kent een beheerder op organisa@eniveau: Beheerder = alle rechten (lees-, schrijf- en beheerrechten) Rechten op procesniveau vraagt om keuze op welk niveau in SharePoint je en proces plaatst: Site? Bibliotheek?

42 Documentmanagement in SharePoint

43 Conten[ype (inhoudstype) Conten[ype (wat is het?) ContenDype (bijvoorbeeld: corresponden5e): een verzameling herbuikbare site columns die een type of content in de definiëren Conten[ype maakt het mogelijk om allerlei specifieke regels voor items van een bepaald conten[ype in te stellen. Bijvoorbeeld: Vertrouwelijkheid Metadata (site columns) die je kunt (her)gebruiken Bewaartermijnen ( document policies ) Verplaatsingsregels ( document policies ) à Speelt een belangrijke rol bij recordmanagement

44 Conten[ype - voorbeeld Conten[ype (hoe werkt dat dan?) Voorbeeld: contendype corresponden5e Je wilt een aantal metadata (kolommen) in combina@e gebruiken: Kenmerk afzender Naam, adres, woonplaats Antwoord nodig Fatale datum Die kolommen gebruik je om: Gegevens te valideren Vaste waardenlijsten te gebruiken Te overerven Weergaves te maken Ac@es (workflows) te starten (incl. die voor archivering) Dezelfde kolommen kun je op verschillende conten[ypes gebruiken

45 Metadata in SharePoint Metadata Metadata: eigenschap van het document gestructureerde metadata = taxonomie ongestructureerde metadata = folksonomie Folksonomie kan taxonomie voeden Metadata kunnen op verschillende niveaus (bibliotheek, site, sitecollec@e, tenant) worden vastgesteld en beschikbaar gesteld. Hoe hoger, hoe beter te beheren ( trefwoordenlijst Rijkswaterstaat ). Ze kunnen worden beheerd op organisa@eniveau! (managed metadata) Metadata kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan structureren en vinden van informa@e. Maar. de eindgebruiker moet meedoen!

46 Voorbeeld: site volledig met metadata ingericht Weergave met metadata (ongefilterd)

47 Voorbeeld: filteren op metadata Weergave met metadata (gefilterd)

48 Managed metadata Werken met managed metadata

49 Stuctureer via metadata! Werken met managed metadata Als je een document in een mapje (in een mapje.. in een mapje ) sleept, ken je eigenlijk metadata toe aan het document: structurerende metadata. Op netwerkschijven vaak: Jaartal Documen[ype Applica@e (.doc) Opsteller Belangrijk: vaststellen hoe je dit in SharePoint gaat doen (de ordening). Combina@e van elementen (site, bibliotheek, map, documentset), metadata en overerving.

50 Documentmanagement in SharePoint (1) werken met documenten Documentmanagement waar gaat het over? Opstellen en wijzigen van documenten Kenmerken van het document vastleggen Metadata Documenten zoeken Versiebeheer van documenten Vertrouwelijkheid van documenten (documenten beveiligen) Documenten opslaan uit andere bronnen (bureaublad, e- mail) Documenten verwijderen Vasthouden wat er met een document is gebeurd (audit trail) 50

51 Documentmanagement in SharePoint (2) werken met documenten DM - Opstellen en wijzigen van documenten Naadloze integra@e met MS Office (excl. Outlook) In cloud: werken met webapps Allemaal werken in hetzelfde document Document door tegen bewerken te beveiligen Voorkeur: werken met documentsjablonen waaraan conten[ypes zijn gekoppeld (dan is keuze conten[ype door eindgebruiker natuurlijk ) In SharePoint zeer eindgebruikersvriendelijk vergeleken met alle overige documentmanagementsystemen Tegelijk werken in hetzelfde document is mogelijk 51

52 Documentmanagement in SharePoint (3) - metadata DM Kenmerken van het document vastleggen Documentregistra@eschermen met alle denkbare metadata mogelijk Metadata gekoppeld aan conten[ype: een vergunning heer andere kenmerken dan een subsidie Voor verschillende conten[ypes zijn verschillende registra@eschermen mogelijk Managed metadata: op zeer hoog niveau vast te leggen en op elke onderliggende site te gebruiken (en ook te doorbreken) Managed metadata: ook zeer geschikt om gericht op te zoeken Vrij in te vullen of keuzelijst Verplicht of niet verplicht Hoe meer smaken, hoe las@ger te beheersen 52