Secretariële beroepen

Transcriptie

1 Landelijke Kwalificaties MBO Secretariële beroepen Crebonummer: 22157, 95380, 95392, 95393, Sector: Secretariële beroepen Branche: n.v.t. Opleidingsdomein: Economie en administratie Geldig vanaf: 1 augustus 2012 Stichting SBB Gebruik van gegevens en teksten is met bronvermelding vrijelijk toegestaan. Commercieel gebruik van deze gegevens is niet toegestaan. De disclaimer van toepassing op dit document is te lezen op

2 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Deel A: Beeld van de beroepengroep... 4 Deel B: De kwalificaties Inleiding Algemene informatie Colofon Formele vereisten Typering Beroepengroep Loopbaanperspectief Trends en innovaties Overzicht van het kwalificatiedossier Beschrijving van de kwalificaties Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent... 5 Beschrijving van de kerntaken Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit... 6 Totaal overzicht proces-competentie-matrices Proces-competentie-matrix Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Deel C: Uitwerking van de kwalificaties Inleiding Kwalificaties Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent Certificeerbare eenheden Deel D: Verantwoording Inleiding Proces- en inhoudsinformatie Betrokkenen Verwantschap Vertaling beroepscompetentieprofielen in kwalificatiedossier Nederlands, rekenen en moderne vreemde talen Discussiepunten Wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie Ontwikkel- en onderhoudsperspectief Pagina 2 van 154

3 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Inleiding Voor u ligt het kwalificatiedossier Secretariële beroepen. Dit dossier bestaat uit een aantal onderdelen. In deel A wordt voor alle geïnteresseerden een korte omschrijving gegeven van de beroepengroep en de taken die de beroepsbeoefenaar zoal uitvoert en de competenties die hij/zij daarbij nodig heeft. In deel B, de kwalificaties, worden op hoofdlijnen de diploma-eisen beschreven. Deze eisen geven samen weer wat de gediplomeerde moet kunnen als hij/zij op de arbeidsmarkt start. In deel C wordt een uitwerking gegeven aan hetgeen in deel B is gesteld. Deel C is zowel inhoudelijk als methodologisch aan deel B gekoppeld, er is een één op één relatie tussen respectievelijk de kerntaken, de procescompetentie-matrices en de daarin opgenomen werkprocessen, de certificeerbare eenheden met deze entiteiten in deel C. In deel D wordt verantwoording afgelegd over de totstandkoming van dit kwalificatiedossier. Ook vindt u hier de verwijzingen naar het voor dit dossier relevante bronnenmateriaal. Pagina 3 van 154

4 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Deel A: Beeld van de beroepengroep Secretariële beroepen Wat doet de beroepen groep secretariële beroepen? De naam secretaresse (M/V) is de verzamelnaam voor alle secretariële beroepen. Wanneer het gaat om specifieke taken voor een bepaalde secretaresse wordt dit vermeld. Het werk binnen de beroepengroep secretariële beroepen op niveau 3 en 4 bestaat uit twee kerntaken: Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit In het secretaressevak verzorgen secretaresses de fysieke en digitale poststukken door ze te lezen, registreren, sorteren, scannen en/of kopiëren en te distribueren. Ze bewaken de afhandeling van de poststukken en handelen deze in volgorde van belangrijkheid af. Naar aanleiding van de verwerking van de poststukken en/of in opdracht van de leidinggevende behoort het opstellen van teksten en het bewerken hiervan door anderen geschreven teksten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal tot de dagelijkse werkzaamheden. Veel correspondentie wordt afgehandeld met een bericht per . Het verwerken van teksten wordt veelal zelfstandig uitgevoerd. Voor het voeren van correspondentie verzamelt de secretaresse op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht tijdig gegevens ter voorbereiding op het verwerken van verschillende soorten teksten, zoals mailings, brieven, rapporten, presentaties, offertes, verslagen etc. De secretaresse werkt de verzamelde informatie uit tot een schriftelijk bericht, controleert het document inhoudelijk en taalkundig op juistheid en volledigheid, geeft het vorm volgens de huisstijl, stemt de aard en toonzetting van het document zo nodig af met de opdrachtgever. Zij moet regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de verwerking van de producten. Daarnaast moet zij regelmatig de afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Zij registreert de documenten en draagt zorg voor het (laten) ondertekenen van het document, voegt eventueel aanvullende informatie en bijlage(n) toe aan het document, voegt het document (met bijlagen) toe aan het juiste (elektronische) dossier en maakt het geheel gereed voor distributie. Bij het verzorgen van correspondentie moet de secretaresse regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Vervolgens verzorgt de secretaresse de uitgaande fysieke post en verzendt fysieke en digitale post. Ze beheert de (digitale) archiefstukken, legt mappen/dossiers aan en beheert deze, ze onderhoudt het dynamisch archief, waarbij ze eventueel een nieuw (deel van het) archief opzet. Ze gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van deze documenten. Ze beheert het archief met het oog op de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Dagelijks beantwoordt de secretaresse de telefoon, screent, verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af. Ze moet regelmatig de afweging maken of ze bepaalde vertrouwelijke gegevens/informatie moet verstrekken of moet achterhouden. De secretaresse stelt prioriteiten en is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse informatiestromen. De secretaresse zorgt voor de input van informatie van andere afdelingen opdat directie/management voldoende worden geïnformeerd. De secretaresse coördineert de stroom aan communicatie en informatie zowel binnen de organisatie als daaromheen. Ze is een netwerker pur sang en ze kan haar leidinggevende op ieder moment de betreffende actuele gegevens overhandigen middels haar relatienetwerk. Specifieke activiteiten Directiesecretaresse/managementassistent Daarnaast voert de directiesecretaresse/managementassistent algemeen administratieve taken uit, zoals het registreren van verlofaanvragen, het verzorgen van de aan- en afwezigheidsadministratie, het regelen van functioneringsgesprekken, het administreren van personeelsgegevens en het aanleveren van tekst en informatie aan het jaarplan en het jaarverslag van de organisatie. In voorkomende gevallen is ze mede verantwoordelijk voor het onderhouden (content) van de website van de organisatie. Ze kan hierbij te maken krijgen met vertrouwelijke informatie over b.v. personele plannen die nog geheim moeten blijven. Juridisch en medisch secretaresse Door de juridisch en medisch secretaresse wordt voor het uitwerken van de correspondentie regelmatig opnameapparatuur gebruikt, in andere secretaressefuncties wordt opnameapparatuur in mindere mate gebruikt. Pagina 4 van 154

5 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Van de juridisch en medisch secretaresse is specifieke kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische en medische terminologie vereist. Juridisch secretaresse De juridisch secretaresse neemt digitale en/of fysieke documenten met betrekking tot juridische procedures op in een dossier. Ze legt eventueel een nieuw dossier aan en deelt dit in volgens voorschrift. Ze zoekt, indien nodig, in de roladministratie van de eigen organisatie of de rechtbank de zaken op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) en actualiseert de dossiers met inachtneming van de bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels. Ze zorgt voor de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van de dossiers en waarborgt zo nodig geheimhouding van de dossiers. Ze bergt het dossier op in het actuele (elektronische) archief(systeem). Kerntaak 2 Voert taken uit rondom planning en organisatie De secretaresse beheert en onderhoudt de agenda van de directie/management of leidinggevende. De secretaresse moet goed op de hoogte zijn van de activiteiten, zodat ze goed kan inschatten of een afspraak wel of niet belangrijk is. Zonder enige gêne kan ze afspraken annuleren als zich iets belangrijkers voordoet. De secretaresse regelt de hele logistiek van bijeenkomsten/vergaderingen met behulp van een zaalreserveringssysteem. Een van de eerste werkzaamheden bij het verzorgen van een bijeenkomst is informatie verkrijgen over de soort bijeenkomst en het opstellen van een planning, een draaiboek of een checklist. Ze vraagt mondeling of schriftelijk intern en/of extern offertes op van verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten, maakt een voorselectie, en werkt indien nodig een voorstel uit aan de hand van criteria in het draaiboek of de checklist, overlegt zonodig met de opdrachtgever over de meest geschikte locatie en faciliteiten en reserveert deze. Vervolgens nodigt ze deelnemers uit voor de bijeenkomst die plaatsvindt en voorziet hen van (vergader)stukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst/vergadering maakt de secretaresse aantekeningen of maakt een verslag en/of een samenvatting of noteert actiepunten en maakt hier een verslag van. Ze handelt lopende zaken goed af en zorgt voor eventuele vervolgafspraken. In voorkomende gevallen ontvangt ze (internationale) bezoekers/relaties, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon. Voor een bespreking/bijeenkomst in het buitenland boekt ze reizen en reserveert ze hotelaccommodaties. De secretaresse stelt prioriteiten binnen de planning, werkt simultaan, lost organisatorische en inhoudelijke problemen op en is flexibel en stressbestendig. Ze gaat zorgvuldig om met de in- en externe relaties en respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie, waarmee zij te maken krijgt. Specifieke activiteiten Directiesecretaresse/managementassistent De directiesecretaresse/managementassistent regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten daarvoor. Ze houdt de voorraden bij en bestelt nieuw (kantoor)materiaal. Ook bijvoorbeeld het jaarlijkse afdelingsuitje wordt door haar verzorgd en afgestemd op het beschikbare budget. Ook administreert ze de onkostendeclaraties, verzorgt facturen in een administratiesysteem voor verschillende producten en diensten ten behoeve van de uitvoering van een of meer projecten, vergelijkt de offertes qua prijs en kwaliteit en stelt een voorstel op voor de manager(s) of projectleider(s). Voor het goed uitvoeren van de taken toont de ze analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. Juridisch secretaresse De juridisch secretaresse richt zich minder op het organiseren van bijeenkomsten maar richt zich voornamelijk intern op het voorbereiden en verzorgen van vergaderingen. Ook handelt zij financiële zaken af, zoals het controleren van declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding op de verdere boekhoudkundige verwerking. Medisch secretaresse Een van de hoofdtaken van de medisch secretaresse is het zelfstandig verzorgen van het spreekuur. Zij maakt (telefonisch) afspraken met patiënten voor het spreekuur, onderhoudt de patiëntenregistratie, beheert de patiëntendossiers en zorgt voor aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen, foto's (bij instanties) voor het spreekuur begint en voegt deze toe aan het patiëntendossier. Zij ontwikkelt een eigen professionele houding door de veelvuldige omgang met verschillende functionarissen op verschillende niveaus. Ze ontvangt patiënten, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling in het ziekenhuis. Ook stelt zij declaraties, nota's en rekeningen op voor patiënten, controleert deze en verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem. Pagina 5 van 154

6 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Waar werkt een secretaresse? In vrijwel alle arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit, het midden- en kleinbedrijf (MKB) kan een secretaresse werkzaam zijn. Deelnemers die een opleiding Secretariële beroepen volgen, hebben de keus af te studeren als secretaresse, juridisch secretaresse, medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent. Wat moet een secretaresse kunnen? Een goede secretaresse neemt de directie/manager of de leidinggevende veel werk uit handen. "Een secretaresse is de regisseur van de directie/manager". De eisen die een wervings- en selectiebureau voor secretaresses aan zijn kandidaten stelt zijn: inzicht tonen in bedrijven en bedrijfsprocessen, in staat zijn een netwerk op te bouwen en beschikken over een hoog sociaal intelligentieniveau. Belangstelling hebben voor wat in het buitenland gebeurt is een pré. De secretariële taken, zoals correspondentie en postverwerking, zijn er nog steeds, maar er zijn andere belangrijke taken bijgekomen. Vooral de persoonlijke eigenschappen spelen een belangrijke rol: ze moet kunnen coördineren, organiseren en communiceren en beschikken over sociale vaardigheden. Van secretaresses wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kunnen regelen: van grote evenementen tot zakenreizen en bedrijfsuitjes; van internationale conferencecalls tot een besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moeten secretaresses goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Vertrouwen en respect spelen een belangrijke rol in de relatie tussen directie/management en de secretaresse. Om het werk goed te kunnen doen moeten secretaresses op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de managers. Ervaren secretaresses weten hoe ze aan informatie kunnen komen, bijvoorbeeld door verkeer goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van de directie of het management komen. Een secretaresse is de regisseur van de directie of het management; zij verwachten dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat de directie of management gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen hen. Ze vormen een tweeeenheid, zijn sparringpartners'. Binnen bedrijven is de directie/ het management degene met de meeste macht. Deze machthebbers staan ook onder invloed van anderen, waaronder de secretaresses. Zij bepalen welke telefoontjes ze wel of niet doorverbinden, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheren de agenda, soms van meerdere managers tegelijk. Zij bepalen welke informatie zij aan managers doorgeven of snel zelf kunnen afhandelen. Secretaresses hebben dus ook macht of beter gezegd: invloed. Een slimme manager weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan zijn secretaresse over, want het spaart veel tijd. Kritische beroepssituaties secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten, medisch secretaresses en juridisch secretaresses. De beroepsnamen worden met medewerker aangegeven. - De diversiteit van de werkzaamheden maakt dat de medewerker snel moet kunnen schakelen tussen de verschillende taken. - De medewerker dient bij werkzaamheden die zich tegelijkertijd aandienen, haar concentratie en nauwkeurigheid te behouden, prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en ordelijk en assertief te zijn. - De medewerker kan te maken krijgen met moeilijke in- of externe relaties (medisch secretaresse patiënten) met specifieke wensen en omstandigheden en moet de gespreksstijl snel kunnen aanpassen aan een veranderende situatie. - De medewerker moet in staat zijn om de verwachtingen van de klant snel te peilen om de klant naar tevredenheid te kunnen helpen. - De medewerker moet snel en juist kunnen vaststellen hoever zij kan gaan en wanneer specialisten moeten worden ingeschakeld en/of zaken moeten worden overgedragen. - De medewerker moet signalen kunnen opvangen van klanten en daarop adequaat en volgens de juiste procedurele/regels kunnen inspelen. - De medewerker dient conform regels en procedures te werken, maar moet kunnen inschatten wanneer procedures/regels knelpunten opleveren t.a.v. de specifieke situatie van de klant. - De medewerker moet in de veelvuldige omgang met verschillende in- en externe functionarissen op verschillende niveaus een flexibele en dienstverlenende houding aannemen. Medisch secretaresse - De medisch secretaresse dient patiëntengegevens correct te registreren ter voorkoming van risico's van materiële - en/of immateriële schade. Pagina 6 van 154

7 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Kwalificaties in beeld De secretaresse verhoudt zich als volgt tot andere, aansluitende kwalificaties van de kenniscentra: Pagina 7 van 154

8 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Deel B: De kwalificaties 1. Inleiding Voor u ligt Deel B van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen. In dit deel worden op hoofdlijnen de diplomaeisen beschreven voor: Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent 2. Algemene informatie 2.1 Colofon Onder regie van Ontwikkeld door Verantwoording Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de branche (bedrijfsleven) en het middelbaar beroepsonderwijs. Vastgesteld door: het bestuur van ECABO op het advies van de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO Op: Te: Amersfoort Pagina 8 van 154

9 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Formele vereisten Diploma(s) Secretaresse - 3 Juridisch secretaresse - 4 Medisch secretaresse - 4 Directiesecretaresse/Managementassistent - 4 In- en doorstroomrechten Certificeerbare eenheden Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en rekenen Loopbaan en burgerschap Voor instroom- en doorstroomrechten worden de wettelijke bepalingen aangehouden zoals vermeld in: de Doorstroomregeling VMBO-Beroepsonderwijs (ministerie van OCW, 2003) WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs (Staatsblad 501, 31 oktober 1995) WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, stb. 1992, 593) Nee Nee Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. De toewijzing van referentieniveaus aan mbo-opleidingen is als volgt: het referentieniveau 2F is van toepassing op kwalificaties op niveaus 1, 2 en 3. het referentieniveau 3F is van toepassing op kwalificaties op niveau 4. Onlosmakelijk met dit kwalificatiedossier is het document 'Kwalificatie-eisen loopbaan en burgerschap in het mbo' verbonden. Dit document is gepubliceerd op Bron- en referentiedocumenten In dit kwalificatiedossier is gebruik gemaakt van het referentiekader Nederlandse taal en rekenen en het Europees Referentiekader voor moderne vreemde talen. Beide zijn te vinden op De volgende brondocumenten vormen de basis voor dit dossier: beroepscompetentieprofiel directiesecretaresse/managementassistent ( ) beroepscompetentieprofiel juridisch secretaresse ( ) beroepscompetentieprofiel medisch secretaresse ( ) beroepscompetentieprofiel secretaresse ( ) Pagina 9 van 154

10 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Typering beroepengroep Beschrijving van de sector De sector Secretariële beroepen bestrijkt het brede terrein van de secretariële ondersteuning van de directie of het management in het hogere of middensegment van organisaties met zeer uiteenlopende karakters en omvang in het bedrijfsleven en bij de overheid. In dit kader vinden werkzaamheden plaats m.b.t. het managen van schriftelijke en mondelinge informatiestromen, agendabeheer, dossierbeheer, budgetbeheer, beheer van het relatienetwerk en het plannen en organiseren van bijeenkomsten. Plaats van de secretaresse in de organisatie De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/managementassistent ondersteunt de directie/manager(s)/ leidinggevende(n). In haar werk heeft ze niet alleen met medewerkers in de eigen organisatie te maken maar ook met externe relaties. Overeenkomsten en verschillen tussen de secretariële beroepen De aard van de werkzaamheden vertoont een grote mate van overeenkomst. Overal worden door medewerkers met een secretarieel beroep taken rondom informatiemanagement en taken rondom planning en organisatie uitgevoerd, overal spelen de talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) een zeer belangrijke rol. Het specifieke van de werkzaamheden wordt bepaald door de core business van de organisatie, waartoe deze medewerker behoort: commercieel, financieel, technisch, overheid enzovoort en door de plaats in de organisatie van de leidinggevende(n) (functies in beleid of uitvoerende functies) aan wie de secretariële ondersteuning wordt verleend. Er is een niveauverschil tussen enerzijds de secretaresse op niveau 3 (werkzaam op afdelingsniveau) en anderzijds de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch secretaresse en de medisch secretaresse op niveau 4 (werkzaam op directie/managementniveau of verbonden aan een of meer juristen of medisch specialisten). Op het hogere niveau (4) is sprake van:. Een grotere complexiteit van de werkzaamheden Een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering Een grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het functioneren Een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en bijbehorende processen Meer en meersoortige contacten: in- en externe contacten op organisatieniveau, contacten met buitenlandse relaties en contacten met andere culturen Een hoger niveau voor talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) en rekenen Coördineren van werkzaamheden naar anderen Verschillen in context van de secretariële beroepen De contexten waarin de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch secretaresse en de medisch secretaresse werkzaam zijn vertonen onderlinge verschillen. Een directiesecretariaat en een secretariaat van het management kunnen van verschillende aard zijn: algemeen gericht, commercieel, gericht op de overheid of op technisch gebied. Het juridisch secretariaat en het medisch secretariaat hebben beide een specifieke context: puur juridisch of puur medisch met specifieke en sterk op vastliggende procedures en processen gerichte werkzaamheden, waarin een groot accent ligt op het informatiemanagement. Voor het juridisch secretariaat is er de koppeling met wetgeving en voor het medisch secretariaat ligt een sterk accent op het spreekuur. Essentiële beroepshouding De medewerker is sociaal vaardig, beschikt over communicatieve vaardigheden, is klantgericht en dienstverlenend, accuraat en assertief. De medewerker is proactief, stressbestendig en kan omgaan met vertrouwelijke informatie. Pagina 10 van 154

11 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Loopbaanperspectief De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van het kwalificatiedossier secretariële beroepen. Niveau 3: - De secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De secretaresse kan uitgroeien tot directiesecretaresse of managementassistent. De secretaresse met een diploma op niveau 3 kan doorstromen naar opleidingen op mbo niveau 4. Niveau 4: - De directiesecretaresse/managementassistent kan doorgroeien op basis van ervaring naar de functie van officemanager, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer. Vanwege de veelzijdigheid van de functie kan ze ook doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden binnen en buiten de eigen organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. - De juridisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De juridisch secretaresse kan uitgroeien tot notarieel juridisch medewerker (klerk) of chef de bureau (officemanager). De juridisch secretaresse met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. - De medisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De medisch secretaresse kan uitgroeien tot senior medisch secretaresse, office manager of hoofd van het medisch secretariaat. De medisch secretaresse met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. De opleidingen (International) Officemanagement worden verzorgd door reguliere en particuliere onderwijsinstellingen. Veelal gaan studenten met een diploma niveau 4 naar diverse niet-verwante hbo-instellingen in Nederland zoals PABO, Personeel en arbeid, Toerisme, Facilitair Management, International Business Language, Communicatie, Journalistiek. Verder studeren en doorgroeien is gebruikelijk en wordt doorgaans sterk gestimuleerd door de werkgever. Van de directiesecretaresses/managementassistenten op mbo-niveau stroomt ± 30% door naar het hbo. Vooral de richtingen Communicatie en (International) Office Management sluiten goed aan. Deze opleidingen worden vaak ook in deeltijd aangeboden. - Officemanager Associate Degree (2-jarige opleiding) - International Office Management (voltijd HBO jarige opleiding) Pagina 11 van 154

12 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Trends en innovaties Hieronder worden enkele, voor de in dit kwalificatiedossier beschreven beroepen relevante ontwikkelingen beschreven. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de beroepspraktijkvorming, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (b.v. technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector). Deze ontwikkelingen worden beschreven om instellingen daarmee de mogelijkheid te bieden in de opleiding al rekening te houden met toekomstige veranderingen in de beroepsuitoefening. Arbeidsmarkt en beroepspraktijkvorming Voor de beschikbaarheid van BPV-plaatsen en informatie over de arbeidsmarkt wordt verwezen naar de jaarlijkse publicatie Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs. Dit arbeidsmarktonderzoek wordt uitgevoerd door ECABO en de meest actuele informatie hieromtrent is terug te vinden op Verder zijn de beschikbare BPVplaatsen opgenomen in het bedrijvenregister van ECABO, welke eveneens te raadplegen is via Het arbeidsmarktperspectief voor secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten is voldoende tot goed. Er zijn ruim voldoende arbeidsplaatsen voor nieuwkomers op de arbeidsmarkt. Leer- of stageplaatsen. Voor secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten is het aantal leer- of stageplaatsen voldoende tot goed. De stagiairs komen weinig problemen tegen bij het zoeken van een leerbedrijf. Het aantal deelnemers aan de secretariële opleidingen blijft constant. Wetgeving en regelgeving Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening Wanneer de organisatie dat vereist, conformeren de (directie)secretaresse en de managementassistent zich aan diverse branchecodes. Zij houden zich aan specifieke wet- en regelgeving (wetgeving op het gebied van privacy, o.a. wet bescherming persoonsgegevens). Kennis op het gebied van internationale wet- en regelgeving wordt steeds belangrijker. Het vak verandert van een reactief en puur uitvoerend beroep naar een beroep dat vraagt om een medewerker die proactief is, ondersteunt en meedenkt. De medewerker is een echte 'duizendpoot' ('Rapportage onderzoek secretariële beroepen', Secretary Plus en KBB ECABO, december 2009). Nederlands en de moderne vreemde talen Onderzocht is of secretaresses spreken en schrijven in een andere taal dan het Nederlands. Een ruime meerderheid (70%) voert gesprekken in een andere taal dan het Nederlands en ongeveer de helft van de secretaresses (55%) schrijft in een andere taal dan het Nederlands. Engels komt het meeste voor en een kwart van alle secretaresses voert dagelijks gesprekken in het Engels. Ongeveer eenderde van de secretaresses die gesprekken in het Engels voert, doet dit op het hoge taalvaardigheidsniveau. De helft van de secretaresses schrijft in het Engels en een op de zes in het Duits. Trends en ontwikkelingen De mogelijkheid van thuiswerken, het werken in een duobaan en het werken als zelfstandige zijn belangrijke trends en ontwikkelingen. In dit onderzoek geeft 30% van de respondenten aan de mogelijkheid te hebben om thuis te werken. Bijna één op de tien secretaresses werkt in een duobaan. De meningen over het verschijnsel duobaan' zijn verdeeld. Ongeveer 29% van de secretaresses met een gewone' baan vindt dat een duobaan wel kan, gezien de aard van de werkzaamheden. Circa 26% van deze groep vindt dat het juist niet kan. Bijna één op de zes secretaresses overweegt wel eens om als zelfstandige te gaan werken. De belangrijkste redenen die worden aangegeven zijn: de vrijheid om naar eigen inzicht te handelen' en eigen baas te kunnen zijn'. Een klein deel (2%) van de secretaresses werkt als zelfstandige. 17% van de secretaresses die nu niet als zelfstandige werken overweegt dit te gaan doen. Pagina 12 van 154

13 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 De medewerker zal in haar taakuitoefening invulling moeten geven aan een aantal nieuwe ontwikkelingen. Eén van de meest ingrijpende ontwikkelingen in het vakgebied van de medewerker is dat de directie en/of het management regelmatig fysiek afwezig is. Medewerkers op alle niveaus moeten daardoor vaker zelfstandig beslissingen nemen in een omgeving die steeds complexer wordt. Dit stelt andere, en zwaardere, eisen aan hun functioneren. Het klassieke kantoor maakt plaats voor flexplekken en thuiswerken. Het sleutelwoord wordt flexibiliteit'. Het waar' en wanneer' wordt niet langer beantwoord met op kantoor' en van negen tot vijf'. Ze geeft eigenhandig invulling aan haar functie, of dat nu op kantoor of thuis is. De directie en het management geven op hun beurt de medewerker meer vertrouwen en verantwoordelijkheid. De focus ligt op het resultaat en niet op het aantal geschreven uren. Op deze manier ziet de directie/management de medewerker minder, maar ze communiceren meer. Dit wordt gecompenseerd door het toenemende gebruik van communicatiemiddelen. Zij spreken elkaar constant via chat, mail, videoconferenties of over de telefoon. Hierdoor wordt het steeds gemakkelijker elkaar iets te vragen, te overleggen of te discussiëren. Deze manier van werken zorgt ervoor dat de directie/het management en de medewerker in de toekomst meer gebruik zullen maken van ITmiddelen. Technologische ontwikkelingen Door technologische ontwikkelingen in informatiesystemen en systemen voor kantoorautomatisering ontwikkelt de medewerker zich steeds meer tot een super-user met extra rechten/taken op systemen en/of pakketten. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software) toepassingen. Pagina 13 van 154

14 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Overzicht van het kwalificatiedossier Een kwalificatiedossier kan een of meerdere kwalificaties bevatten. Met behulp van onderstaande matrix wordt, door te markeren welke kerntaken en werkprocessen de verschillende kwalificaties gemeen hebben, duidelijk gemaakt waar de verwantschap tussen de verschillende kwalificaties zich bevindt en waar kwalificaties van elkaar verschillen. Indien een dossier slechts 1 kwalificatie bevat, wordt in deze matrix alleen het overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen die bij deze kwalificatie horen. Legenda: K1: Secretaresse K2: Juridisch secretaresse K3: Medisch secretaresse K4: Directiesecretaresse/Managementassistent Kwalificatie Kerntaak Werkproces K1 K2 K3 K4 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagemen t uit Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling x x x x 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief x x x x x 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer x x x 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x 1.6 Voert administratieve taken uit x x 2.1 Beheert de agenda x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten x x 2.3 Organiseert bijeenkomsten x x 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af x x x x 2.5 Ontvangt bezoekers x x x x 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties x x x x 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x x Pagina 14 van 154

15 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Beschrijving van de kwalificaties In dit hoofdstuk worden de verschillende kwalificaties van dit kwalificatiedossier nader omschreven. De kwalificaties welke deel uit maken van dit dossier zijn: Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent Pagina 15 van 154

16 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden De secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een of meer leidinggevenden. Essentiële kennis en vaardigheden voor de secretaresse van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in t web zijn voor de afdeling. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang bij het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega s en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen afdeling en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Ook zijn de competenties als vakmanschap, drukbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 3 De secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze informeert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van informatie voor werkzaamheden die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor de organisatie van de diverse activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties. Ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een secretariaat. De secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de afdeling en heeft uitvoerende taken. Ze werkt in opdracht maar neemt ook zelf het initiatief. De secretaresse kent de organisatie en het werkgebied, heeft een goed beeld van hoe het zit met verschillen in visies en culturen van medewerkers en relaties en houdt daar rekening mee. De secretaresse levert ondersteuning aan de afdeling en de leidinggevende op het gebied van verzamelen, wegen en verwerken van gegevens, informatievoorziening, planning en organisatie en het maken van afspraken en speelt binnen grenzen in op wisselende/onverwachte omstandigheden. Zij is verantwoordelijk voor haar eigen werk en neemt in geval van afwezigheid van de leidinggevende soms zelf initiatieven voor afhandeling van zaken en het geven van informatie en handelt zelfstandig routinematige zaken af. Voor minder routinematige zaken krijgt zij aanwijzingen. In grotere organisaties kan zij deel uitmaken van een secretariaat. Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Het beroep van de secretaresse wordt gekenmerkt door een variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Ze moet de leidinggevende(n) kunnen informeren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden en doet de secretaresse dienst als vraagbaak voor de afdeling. Ze moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Meer dan vroeger moet de secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Nee Pagina 16 van 154

17 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Branche vereisten Nederlands en rekenen Moderne vreemde talen Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 2F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 17 van 154

18 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Juridisch secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie De juridisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) als een notariaat, een advocatenkantoor, een rechtbank, een gerechtsdeurwaarderorganisatie, een octrooienbureau, een vastgoedonderneming of een juridische afdeling van een organisatie. Kenmerkend is dat het werk zich afspeelt op het brede terrein van het Nederlandse recht en de rechtsgang. Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en rekenen Essentiële kennis en vaardigheden voor de juridisch secretaresse zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels spreken en schrijven, foutloos gebruiken van de juridische terminologie, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is de juridisch secretaresse in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Daarnaast zijn ook competenties als stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 4 De juridisch secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht hebben in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt ze deel uit van een secretariaat. De juridisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling in de organisatie en heeft coördinerende taken. Het beroep van juridisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van juridische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict.ze moet de leidinggevende)n kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaardcomputertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevende(n) aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De juridisch secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom die in toenemende mate een specialistisch karakter hebben. Meer dan vroeger moet de juridisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Nee Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het Pagina 18 van 154

19 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Moderne vreemde talen referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing: het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren, spreken en schrijven. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 19 van 154

20 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Medisch secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en rekenen De medisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) zoals ziekenhuizen, GGD, huisartsenpraktijk etc. waar sprake is van diverse medische en paramedische specialismen. Essentiële kennis en vaardigheden voor de medisch secretaressen van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende patiënten en collega's. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de patiënten wordt gewaarborgd. Verder zijn ook competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen, plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 4 De medisch secretaresse zorgt ervoor dat de specialist voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de specialist door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met patiënten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een medisch secretariaat. De medisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de organisatie en ze heeft coördinerende taken. Het beroep van de medisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van medische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt gesproken over zaken als macht en invloed, over professionalisering, bijscholing en over loopbaanbeleid van de medisch secretaresse. Ze moet de specialist/arts kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden, werk waarbij zij standaarden aanpast en/of nieuwe standaarden maakt. De huidige medisch secretaresse besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. De nadruk is komen te liggen op specialistische informatie en kennis van en vaardigheden voor bedrijfsuitvoering. Ze moeten inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Het vak vergt een hoger opleidingsniveau en meer bijscholing en wordt in toenemende mate gezien als een op zichzelf staande functie met eigen taken en verantwoordelijkheden. Meer dan vroeger moet de medisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Nee Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van Pagina 20 van 154

21 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Moderne vreemde talen toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing: het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren, spreken en schrijven. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 21 van 154

22 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Directiesecretaresse/Managementassistent Algemene informatie Context van de kwalificatie Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten De directiesecretaresse/managementassistent is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een directie/managementteam. Essentiële kennis en vaardigheden voor de directiesecretaresses/managementassistenten zijn communicatieve vaardigheden, initiatief nemen en plannen en organiseren. Competenties als klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn erg belangrijk. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren zijn essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 4 De directiesecretaresse/managementassistent zorgt ervoor dat de directie, de manager of het managementteam voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de directie, de manager of het managementteam door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan, voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. Meer dan vroeger moet de directiesecretaresse/managementassistent beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. De directiesecretaresse/managementassistent werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling en heeft coördinerende taken. Ze moet inzicht in en overzicht over de informatiestromen houden. Door de technologische veranderingen is ze super-user van systemen en pakketten met extra rechten en taken. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software)toepassingen. Het beroep van de directiesecretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt eveneens specialistische kennis gevraagd op het werkgebied/de branche, waarin ze werkzaam is. Ze moet de directie, de manager en het managementteam kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaard computertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevenden aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De huidige directiesecretaresse/managementassistent besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. Nee Nee Pagina 22 van 154