De meest gestelde vragen over Platform Inkoopcoöperatie Onderwijs Nederland (PION)

Transcriptie

1 De meest gestelde vragen over Platform Inkoopcoöperatie Onderwijs Nederland (PION) oktober 2017

2 De meest gestelde vragen over Platform Inkoopcoöperatie Onderwijs Nederland We hebben de meest gestelde vragen over de inkoopcoöperatie verzameld, die voortkwamen uit gesprekken met besturen. In dit document geven wij antwoorden op vragen over de volgende thema s: Inrichting, inspraak en bestuur van de coöperatie Lidmaatschap en tarieven van de coöperatie Producten en diensten - algemeen - connectiviteit en infrastructuur - devices, software en digitale leermiddelen Besluitvorming in een bestuur (intern) Indien uw vraag er niet bij staat, dan kunt u deze per stellen aan info@pion.nl. 2

3 Inrichting, inspraak en bestuur van de coöperatie Wie mogen er lid worden? Vooralsnog kunnen alleen publiek bekostigde onderwijsorganisaties in het primair en voortgezet onderwijs lid worden. Aansluiting van samenwerkingsverbanden voor passend onderwijs onderzoeken we thans. Wanneer kan ik lid worden? De coöperatie wordt na de herfstvakantie opgericht. Daarover berichten wij u. Nadat de coöperatie is opgericht kunt u lid worden. Welke organen kent de coöperatie en wat zijn hun belangrijkste bevoegdheden? De ledenraad is het hoogste orgaan van de coöperatie. De ledenraad kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren. Om de stem van de verschillende typen besturen mee te nemen in het beleid van de coöperatie is ervoor gekozen om de ledenraad in te delen in vier kamers: - Primair Onderwijs Groot - Voortgezet Onderwijs Groot - Combinatie (combinatiebesturen) - Klein Het bestuur bestaat in principe uit minimaal 1 en maximaal 3 personen, voor een periode van 4 jaar. Dit biedt de mogelijkheid om op termijn over te gaan naar een professioneel directeur-bestuurder. De eerste 1,5 jaar zijn er 5 bestuurders. Op deze manier is er een brede vertegenwoordiging en kan er samen verder gebouwd worden aan de inkoopcoöperatie. De raad van commissarissen bestaat uit een door de ledenraad te bepalen aantal van ten minste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen. De rvc is onafhankelijk, daarom mag een lid van de rvc niet werken voor een lid. Dienstverlening leveren aan een lid mag wel. De raad van commissarissen houdt integraal toezicht op het beleid van het bestuur en staat het bestuur met raad en daad ter zijde. Omdat het bestuur een bestuur uit leden is, in elk geval in de eerste fase, is gekozen voor een raad van commissarissen die vooral bestaat uit deskundigen. Om te waarborgen dat de ledenraad daadwerkelijk het hoogste orgaan is, worden het bestuur en de raad van commissarissen benoemd door de ledenraad. Voor beide wordt een objectieve selectieprocedure doorlopen. Hoe is de ledenraad georganiseerd? De ledenraad is het hoogste orgaan van de coöperatie. De ledenraad kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren. Om de stem van de verschillende typen besturen mee te nemen in het beleid van de coöperatie is ervoor gekozen om de ledenraad in te delen in vier kamers: - Primair Onderwijs Groot - Voortgezet Onderwijs Groot - Combinatie (combinatiebesturen) - Klein De indeling van de leden in categorieën en vervolgens kamers vindt plaats op basis van het aantal leerlingen en het aantal instellingen per bestuur (BRIN-nummers) en (sub-brin-nummers) per teldatum voor de reguliere bekostiging. De stemverhouding is als volgt: Kamer Aantal ledenraadsleden PO Groot 10 VO Groot 10 Combinatie 08 Klein 06 Totaal 34 3

4 Als de ledenraad besluiten neemt moet hij die nemen met een meerderheid van stemmen (de helft +1) en moet de meerderheid van drie van de vier kamers het besluit ondersteunen. Zo wordt elk perspectief meegenomen in de besluitvorming, zonder dat één kamer een veto heeft. De benoemingsperiode van de leden in de ledenraad is maximaal vier jaar, met aansluitende herbenoeming voor vier jaar. Is mijn bestuur een groot bestuur, een klein bestuur of een combinatiebestuur? Om te bepalen wat een groot bestuur, een klein bestuur of combinatiebestuur is worden de criteria van de raden gevolgd. Dat komt neer op het volgende: PO: 1000 leerlingen of minder is een klein bestuur VO: 3500 leerlingen of minder is een klein bestuur Hoe worden verkiezingen voor de ledenraad georganiseerd? Om de binding met de grote groep leden die door de ledenraad worden vertegenwoordigd te versterken, wordt in elk geval eenmaal per jaar een ledendag georganiseerd. Tijdens deze dag wordt de ledenraad benoemd. Deze ledendag krijgt een statutaire basis. Voorafgaand aan deze dag worden verkiezingen georganiseerd. Elk lid mag één stem uitbrengen. Het is toegestaan te stemmen per volmacht mits deze is verstrekt aan een andere vertegenwoordiger van een ledenraadslid en maximaal voor twee ledenraadsleden. Op welke manier wordt geborgd dat er voldoende invloed kan worden uitgeoefend door de kleinere besturen? Inspraak is geborgd via de ledenraad. De leden van de Kamer Klein vertegenwoordigen alle kleinere leden en eenpitters. Deze besturen worden gewoon lid van de coöperatie en hun inspraak is in deze kamer geregeld. Dit zorgt ervoor dat deze groep zeggenschap heeft over de coöperatie. Als de ledenraad besluiten neemt moet hij die nemen met een meerderheid van stemmen (de helft +1) en moet de meerderheid van drie van de vier kamers het besluit ondersteunen. Zo wordt elk perspectief meegenomen in de besluitvorming, zonder dat één kamer een veto heeft. Lidmaatschap en de tarieven van de coöperatie Waar zijn de kosten voor deelname aan de inkoopcoöperatie op gebaseerd? Er zijn drie momenten waarop een bestuur betaalt aan de coöperatie: 1. het moment waarop het bestuur lid wordt en toegang krijgt tot het basispakket: de lidmaatschapsfee 2. het moment waarop het bestuur profiteert van de gezamenlijke inkoop van een product of dienst: de inkoopfee 3. het moment waarop het bestuur diensten gaat afnemen: de dienstenfee De lidmaatschapsfee is voor elk bestuur gelijk. De inkoopfee wordt steeds vooraf bepaald. Deze verschilt per aanbesteding: een complexe aanbesteding brengt meer kosten met zich mee dan een eenvoudige aanbesteding. Alle besturen die een product afnemen die op basis van de aanbesteding is verworden betalen de inkoopfee, ook als zij pas aansluiten nadat de aanbesteding al is gedaan. De kosten worden vooraf bepaald, zodat de leden vooraf weten waar ze aan toe zijn. De dienstenfee wordt doorgerekend op basis van de aanbiedingen die leveranciers doen, vermeerderd met eventuele kosten voor ondersteuning en servicemanagement. De verdeelsleutel verschilt per soort aanbesteding. Het kan bijvoorbeeld gaan om een bedrag per leerling of om een bedrag per andere eenheid, zoals bijvoorbeeld per accesspoint (bij wifi). 4

5 Wordt het niet veel duurder door de extra overhead? Doordat niet alle scholen hun eigen inkoopproces doorlopen maar dit in 1 keer gezamenlijk wordt gedaan, wordt er een grote efficiëntieslag behaald op het inkoopproces. Natuurlijk heeft de inkoopcoöperatie overhead, maar deze verdient zichzelf terug door besparingen door gebruik te kunnen maken van specialistische expertise, schaalvoordelen, meer efficiëntie en een beter passend aanbod. De coöperatie maakt voortdurend een afweging of het beter is diensten zelf te organiseren of uit de markt te halen. Datzelfde geldt voor het servicemanagement. Moet een bestuur ook financieel bijdragen als er uiteindelijk geen producten en/of diensten worden afgenomen? Een bestuur dat lid wordt betaalt altijd de lidmaatschapsfee. De inkoopfee en de fee voor diensten wordt pas betaald als het bestuur meedoet aan aanbestedingen en/of diensten gaat afnemen. Wat krijg ik voor mijn lidmaatschapsfee? Ieder lid die een lidmaatschapsfee betaalt heeft tot een basispakket. Dat basispakket heeft drie functies. Bestaande uit ten eerste het leren en professionaliseren aan de hand van bijeenkomsten, netwerken en special interest groups. Ten tweede uit het adviseren op het gebied van beleids- en inversteringsplannen op het gebied van ict. En ten derde uit benchmarking door middel van marktscans en prijsinformatie. Met het basispakket heb je ook toegang tot (groepen van) andere leden waarmee je ervaringen en best practices kan uitwisselen. En tot slot kan je deelnemen aan ledendagen en evenementen. Kan een bestuur lid zijn van deze coöperatie en van een ander (inkoop)samenwerkingsverband? Ja dat kan. De coöperatie beoogt zoveel mogelijk complementair te zijn aan andere coöperaties en samenwerkingsverbanden. Wat kost het als je lid wordt van de coöperatie? We zijn op dit moment de kosten aan het doorrekenen. Deze komen in de zomer te staan op en worden rondgestuurd via de nieuwsbrief. Producten en diensten - algemeen Mijn bestuur heeft nog lopende contracten; is het ook mogelijk op een later moment de diensten af te nemen? Bij meedoen aan een aanbesteding gaat het om de vraag of het bestuur op enig moment in de komende 3 jaar via de inkoopcoöperatie diensten zou willen afnemen. Het bestuur betaalt pas vanaf het moment dat het de dienst afneemt. Het zou dus kunnen dat dat een moment in het tweede of derde jaar van de aanbesteding is. De aanbestedingen worden zo ingericht dat besturen ook kunnen aansluiten als de aanbesteding al gedaan is. Aanbieders laten hiervoor meestal echter maar een beperkte ruimte. Als die ruimte benut is en nieuwe besturen willen de dienst afnemen, dan start een nieuwe aanbesteding. Mocht een bestuur later aansluiten, dan betaalt het wel de inkoopfee, net als de besturen die wel aan het begin van de aanbesteding hebben meegedaan. Overigens vergen de eerste aanbestedingen die worden gedaan geen inkoopfee. 5

6 Hoe bepaalt de coöperatie de prijzen die zij gaat vragen voor producten en diensten? Deze kosten worden doorgerekend op basis van de aanbiedingen die leveranciers doen, vermeerderd eventuele kosten voor ondersteuning en servicemanagement. De verdeelsleutel verschilt per soort aanbesteding. Het kan bijvoorbeeld gaan om een bedrag per leerling of om een bedrag per andere eenheid, zoals bijvoorbeeld per accesspoint (bij wifi). Hoe kan mijn bestuur meedoen aan een aanbesteding? We beginnen bij de basis door een dienstenpakket op het gebied van wifi en internetverbinding aan te bieden. Nu werken we aan de aanbesteding voor: 1. Externe connectiviteit (het access netwerk, de netwerkcore en de internettoegang, anti-ddos, firewalldiensten, IP-telefonie en colocatiediensten) 2. Wifi en optioneel het interne vaste netwerk in de schoollocaties (exclusief bekabeling) De product-diensten catalogus wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt: d e programma s van eisen zijn nu nog in ontwikkeling. We werken dit uit samen met de besturen zodat er aanbod ontstaat dat voor zoveel mogelijk schoolbesturen aantrekkelijk is. Verder verkennen we wat de mogelijkheden zijn voor het doen van een aanbesteding voor serverinfrastructuur in de cloud (IaaS / virtuele machines). Op het gebied van digitaal leermateriaal loopt ook een verkenning voor de mogelijkheden tot samenwerking. Voor de categorieën software&clouddiensten en devices worden verkenningen opgestart. Graag horen we of u op enig moment in de komende drie jaar via de inkoopcoöperatie diensten op een van bovenstaande gebieden zou willen afnemen. Als u in de komende drie jaar op een later moment diensten wil afnemen, dan kan dat. U betaalt pas vanaf het moment dat u de dienst afneemt. U kunt uw interesse kenbaar maken door te mailen naar info@pion.nl. Hoe regelt mijn bestuur het beheer als het niet alle diensten afneemt? De inkoopcoöperatie voorziet in één aanspreekpunt voor de diensten, ongeacht of u alle of enkele diensten gebruikt. Is mijn bestuur verplicht een product of dienst voor alle locaties af te nemen, of is het ook mogelijk om voor slechts een deel van de locaties een product af te nemen? Leden zijn vrij in hun keuze voor de af te nemen diensten, maar diensten worden voor alle locaties van een bestuur afgenomen. Het is niet realistisch om te verwachten dat alle locaties op hetzelfde moment in staat zullen zijn de dienst af te nemen, gezien hun specifieke situatie en nog lopende contracten. Daarom is het mogelijk om gefaseerd in te stappen. Ook wordt een optionele migratieservice aangeboden, die schoolbesturen en locaties van advies kan voorzien wat betreft de migratie van huidige dienstverlening naar de nieuwe dienstverlening van de coöperatie. Kan mijn bestuur niet beter na de aanbesteding, als het aanbod volledig duidelijk is, bepalen of het wil afnemen? De aanbestedingen worden zo ingericht dat besturen ook kunnen aansluiten als de aanbesteding al gedaan is. Aanbieders laten hiervoor meestal echter maar een beperkte ruimte. Als die ruimte benut is en nieuwe besturen willen de dienst afnemen start een nieuwe aanbesteding. Aanbieders doen vooral een interessant aanbod (waarin schaalvoordelen zijn verwerkt) als zij verzekerd zijn van een behoorlijke afname. Als besturen zich te afwachtend opstellen, kunnen er geen schaalvoordelen worden behaald, en dreigt het aanbod minder interessant te zijn. Als u meedoet en meedenkt met de aanbesteding kunnen uw prioriteiten worden ingebracht. 6

7 Wie is eigenaar van de gekochte producten en diensten? Voor wat betreft externe connectiviteit, wifi, toekomstbestendig vast netwerk en servers in de cloud is het bestuur geen eigenaar van de gekochte producten en diensten. Deze worden namelijk as-a-service afgenomen. Dat betekent dat het bestuur geen apparatuur aanschaft, onderhoudt, beheert of vervangt, het bestuur zelf doet geen investeringen. Voor een abonnementsbedrag neemt het bestuur een dienst af en alle apparatuur en service is daarin inbegrepen. Het hangt van de aanbesteding af of de inkoopcoöperatie de producten koopt of huurt van de aanbieders. Het bestuur heeft een contract met de inkoopcoöperatie en de inkoopcoöperatie is verantwoordelijk voor het contract- en leveranciersmanagement met de aanbieders. Voor de overige productgroepen (software, devices, digitaal leermateriaal) moeten verkenningen nog worden afgerond. Uit die verkenningen zal onder andere blijken of de inkoopcoöperatie eigenaar wordt, of het bestuur of de aanbieder. Dit wordt allemaal gecommuniceerd en duidelijk gemaakt voordat een eventuele aanbesteding start. Een bestuur weet dus van tevoren waar het aan begint. Met wie sluit het bestuur een contract? Wat betreft de productgroepen externe connectiviteit, wifi en toekomstbestendig vast netwerk en servers in de cloud sluit het een contract met de inkoopcoöperatie en neemt het de dienst van de coöperatie af voor een abonnementsbedrag. De coöperatie sluit contracten met aanbieders. Voor wat betreft de productgroepen software, devices en digitaal leermateriaal zijn de verkenningen nog niet afgerond. Het is voor die productgroepen nog niet duidelijk hoe mogelijke contractering zal verlopen. Bij wie kan het bestuur terecht als er iets niet werkt of er problemen zijn? Voor wat betreft de productgroepen externe connectiviteit, wifi en toekomstbestendig vast netwerk en servers in de cloud is de inkoopcoöperatie het aanspreekpunt voor de besturen. Het servicemanagement wordt daarop ingericht. Voor wat betreft de productgroepen software, devices en digitaal leermateriaal zijn de verkenningen nog niet afgerond. Het is voor die productgroepen nog niet duidelijk hoe het servicemanagement eruit zal zien, en wie het aanspreekpunt van de besturen is. De coöperatie wil zoveel mogelijk zorgen voor één aanspreekpunt voor besturen. Connectiviteit en interne netwerkinfrastructuur Op welke manier worden producten en diensten aangeboden? Producten en diensten op het gebied van connectiviteit en interne netwerkinfrastructuur worden volgens een connectivity-as-a-service concept aangeboden. Dat betekent dat de coöperatie een op het onderwijs toegesneden aanbod aanbesteedt namens scholen. De coöperatie contracteert hiervoor marktpartijen. Scholen nemen de diensten af van de coöperatie. Het as-a-service model betekent dat een bestuur geen apparatuur aanschaft, onderhoudt, beheert of vervangt, en dus zelf geen investeringen doet. Voor een abonnementsbedrag neemt het bestuur een dienst af en alle apparatuur en service is daarin inbegrepen. Elk van de diensten kent verschillende mogelijkheden voor scholen, zoals bijvoorbeeld een keuze in de af te nemen bandbreedte. Er is echter ook een aantal afhankelijkheden. Als een bestuur externe connectiviteit afneemt, zal het ook een aantal verplichte beveiligingsdiensten af moeten nemen, om te zorgen dat er een vooraf afgesproken minimum aan beveiliging voor alle leden gegarandeerd is. Welke aanbestedingen lopen er? We beginnen bij de basis door een dienstenpakket op het gebied van wifi en internetverbinding aan te bieden. Nu werken we aan de aanbesteding voor: 7

8 1. Externe connectiviteit (het access netwerk, de netwerkcore en de internettoegang, anti-ddos, firewalldiensten, IP-telefonie en colocatiediensten) 2. Wifi en optioneel het interne vaste netwerk in de schoollocaties (exclusief bekabeling) De product-diensten catalogus wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt: d e programma s van eisen zijn nu nog in ontwikkeling. We werken dit uit samen met de besturen zodat er aanbod ontstaat dat voor zoveel mogelijk schoolbesturen aantrekkelijk is. Verder verkennen we wat de mogelijkheden zijn voor het doen van een aanbesteding voor serverinfrastructuur in de cloud (IaaS / virtuele machines). Op het gebied van digitaal leermateriaal loopt ook een verkenning voor de mogelijkheden tot samenwerking. Voor de categorieën software&clouddiensten en devices worden verkenningen opgestart. Graag horen we of u op enig moment in de komende drie jaar via de inkoopcoöperatie diensten op een van bovenstaande gebieden zou willen afnemen. Als u in de komende drie jaar op een later moment diensten wil afnemen, dan kan dat. U betaalt pas vanaf het moment dat u de dienst afneemt. U kunt uw interesse kenbaar maken door te mailen naar info@pion.nl. Wanneer is de aanbesteding externe connectiviteit interessant voor mijn bestuur? Bij de aanbesteding houden we rekening met de verschillende huidige situaties bij schoolbesturen: of uw bestuur is aangesloten bij een lokaal glasvezelnetwerk, alleen een internetverbinding nodig heeft of zojuist een overeenkomst met een netwerkaanbieder heeft gesloten voor een besloten netwerk. Uitgangspunt voor de inkoopcoöperatie is dat er meerwaarde moet zijn ongeacht uw huidige situatie. De aanbesteding externe connectiviteit is dus altijd interessant. De aanbesteding richt zich op veilige toekomstbestendige netwerkdiensten voor het onderwijs, inclusief DDoS-bescherming, firewalldiensten en capaciteit die kan meegroeien met de behoefte zonder dat de kosten sterk stijgen. Ook indien u pas later (over enkele jaren) wilt of kunt gebruikmaken van deze dienst, is het van belang dat u dat nu aangeeft bij de inkoopcoöperatie, zodat we betere voorwaarden kunnen realiseren bij marktpartijen. Wanneer is de aanbesteding wifi en vast intern netwerk interessant voor mijn bestuur? Deze aanbesteding is interessant voor besturen die: - een kwalitatief goede wifi-dienstverlening en intern netwerk willen hebben, waarvan de kosten vooraf bekend zijn en met een lage beheerslast - een overeenkomst voor beheer en levering van wifi en het vaste interne netwerk hebben, die afloopt, en - wifi en/of het vaste interne netwerk sterk gaan uitbreiden, vervangen of verbeteren. Wanneer is de aanbesteding serverinfrastructuur in de cloud interessant voor mijn bestuur? Dit is met name interessant voor besturen die hun netwerkinfrastructuur al op orde hebben en als volgende stap over willen gaan van servers op school naar servers in de cloud. Wat nu als een school in een buitengebied ligt zonder snelle internetaansluiting. Gaat de coöperatie dit ook regelen? De inkoopcoöperatie biedt voor alle scholen, ongeacht hun huidige situatie, een oplossing voor een verbinding. Voor de mogelijkheden is ook de inkoopcoöperatie afhankelijk van de beschikbare infrastructuur. Het ministerie van OCW heeft een subsidieregeling voor aanleg van infrastructuur naar scholen die op dit moment geen toegang hebben tot een kabel- of glasvezelverbinding. Meer informatie vindt u op: 8

9 Devices, software en digitale leermiddelen Waarom gaat de coöperatie pas op een later moment samenwerking organiseren op het gebied van devices, software en digitaal leermateriaal? De coöperatie begint aan de basis, en bouwt van daaruit diensten op waar schoolbesturen behoefte aan hebben. De coöperatie richt zich op alle ict-producten en -diensten, van connectiviteit tot leermiddelen, maar kiest een opbouw in het daadwerkelijk organiseren van samenwerking in deze categorieën. Wat gaat er gebeuren op het gebied van devices? Verkenningen naar samenwerking op het verwerven van devices staan op het programma voor het laatste kwartaal van 2017 en voor Wat gaat er gebeuren op het gebied van software? Verkenningen naar samenwerking op het verwerven van software/cloud-oplossingen staan op het programma voor het laatste kwartaal van 2017 en voor Wat gaat er gebeuren op het gebied van digitaal leermateriaal? Aan de verkenning naar mogelijkheden tot samenwerking op het gebied van digitaal leermateriaal wordt nu gewerkt door een aantal besturen die in de startgroep actief zijn. Zij worden daarbij ondersteund door Kennisnet en de ministeries van OCW en EZ. Besluitvorming in een bestuur (intern) Waar moet ik allemaal aan denken bij de beslissingen die intern genomen moeten worden? Als u lid wil worden van de inkoopcoöperatie en diensten van de coöperatie af gaat nemen, moet u daarover een besluit nemen in uw bestuur. De beslissing kan impact hebben op verschillende onderdelen van uw organisatie en de wijze waarop u uw bedrijfsvoering hebt ingericht. Dat betekent dat het bestuur bij een beslissing over lidmaatschap mogelijk ook te maken heeft met de medezeggenschapsraad, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (indien van toepassing) en de raad van toezicht. In sommige gevallen an er een risico ontstaan op Overgang van Onderneming (dat in de meeste gevallen overigens niet optreedt). De coöperatie stelt een handreiking ter beschikking aan besturen die alle stappen bespreekt en die voorziet in voorbeeldteksten voor de medezeggenschapsraad en de raad van toezicht. Deze handreiking is verkrijgbaar op de startconferentie en ook te downloaden via de site Waar kan ik voorbeeldteksten vinden om de (gemeentelijke) medezeggenschapsraad en raad van toezicht om advies en indien nodig toestemming te vragen? De coöperatie stelt een handreiking ter beschikking die in voorbeeldteksten voorziet. Deze handreiking is verkrijgbaar op de startconferentie en ook te downloaden via de site Wat zijn de mogelijkheden voor besturen om later in het traject aan te sluiten? Besturen kunnen op ieder gewenst moment lid worden van de coöperatie. Bij meedoen aan een aanbesteding gaat het om de vraag of het bestuur op enig moment in de komende drie jaar via de inkoopcoöperatie diensten zou willen afnemen. Het bestuur betaalt pas vanaf het moment dat het de dienst afneemt. Het zou dus kunnen dat dat een moment in het tweede of derde jaar van de aanbesteding is. 9

10 Besturen kunnen ook aansluiten als de aanbesteding al gedaan is. Zij betalen wel de inkoopfee, net als de besturen die wel aan het begin van de aanbesteding hebben meegedaan. 10