11 Het financiële proces

Transcriptie

1 11 Het financiële proces Detailhandelszaak Foxhol V in Roermond levert zowel aan particulieren als aan ondernemers. De verkoop aan ondernemers gaat veelal op rekening. De facturering geschiedt door de afdeling Verkoop. Op de facturen, die doorlopend genummerd worden, staan vermeld: het volgnummer; de datum; naam en adres van de afnemer; de omschrijving van de geleverde goederen; het totaalbedrag excl. O.; het O-bedrag; het totaalbedrag incl. O. Het origineel van de factuur gaat naar de afnemer. Er zijn drie kopieën, elke kopie heeft een andere kleur. De bestemming van deze kopieën is als volgt: één kopie behoudt de afdeling Verkoop; één kopie ten behoeve van de voorraadadministratie; één kopie voor de grootboekadministratie en de debiteurenadministratie. De verzending van de goederen en de factuur geschiedt gelijktijdig. De gegevens van de kopie-verkoopfactuur worden onmiddellijk zowel in het grootboek als in de subadministratie vastgelegd. Er zijn afnemers die per kas de rekeningen komen betalen. De administrateur plaatst dan als bewijs van betaling het firmastempel ETLD en vermeldt de datum. De administrateur die het grootboek verzorgt is bij deze onderneming tevens kassier. Het is wel eens voorgekomen dat de administrateur/kassier bij wijze van voorschot een ontvangst van een debiteur niet in het kasboek en evenmin in de debiteurenadministratie verantwoordde, doch dit geld aanwendde voor privébestemmingen. De administrateur/kassier begreep evenwel dat een openstaande post in de debiteurenadministratie vroeg of laat tot vragen zou leiden. Indien een debiteur achterblijft met betalen dienen er aanmaningen verzonden te worden. Weliswaar kon de boekhouder dit ook voorkomen, maar dan kwam deze post aan het licht bij het periodiek opmaken van de balans. Het open blijven staan van een betaalde post in de debiteurenadministratie moest dus voorkomen worden. Daarom ging de administrateur als volgt te werk. Een vertraging in de ontvangsten van een of enkele afnemers van enige dagen valt niet op; de administrateur veranderde daarom de datum van de per kas betalende afnemers naar een later tijdstip. Het nu weer ontstane Opgaven Grondslagen O Deel Hoofdstuk 11 1

2 gat diende opgevuld te worden door de ontvangsten van de in de toekomst betalende afnemers per kas. De administrateur begreep evenwel dat dit gemanipuleer op den duur gedoemd was verkeerd af te lopen en besloot toen zijn toevlucht te nemen tot een zeer eenvoudige oplossing. Hij maakte zelf een interne creditnota en omschreef deze met overeengekomen reducties ingevolge kwaliteitsafwijkingen. Deze creditnota verwerkte hij in het register voor verzonden goederen en facturen als minpost. Deze creditnota werd door hem ook in de subadministratie debiteuren verantwoord. Welke functies oefent de administrateur achtereenvolgens uit bij: 1 De grootboekadministratie? 2 De subadministratie debiteuren? 3 De kasontvangsten? 4 Het zelf opstellen van de creditnota? Met welk woord wordt het gemanipuleer van de administrateur, door de ontvangsten van de afnemers naar een later tijdstip te verschuiven, aangeduid? Indien een kassier was aangesteld die alleen met het bewaren van de kasgelden is belast en geen toegang heeft tot de grootboekadministratie alsmede de subadministratie debiteuren, is het slepen van gelden dan mogelijk? D E Was de administrateur/kassier bevoegd tot het zelf opstellen van een creditnota? Welke ongewenste functievermenging komt dan voor? Door welke controlehandeling komt aan het licht dat de interne creditnota ten onrechte in de administratie is opgenomen? In detailhandelszaak Lucasschie in Nijmegen met 20 personeelsleden is, naast de winkelkas, een kleine kas in gebruik. De eigenaar heeft de administrateur bevoegdheid gegeven tot het verrichten van betalingen tot maximaal 200 per betaling. Van elke verrichte uitgave dient de administrateur een bewijsstuk te overleggen. Uit de kleine kas worden door de administrateur wel eens voorschotten aan personeelsleden verstrekt die doorgaans weer snel worden terugbetaald. Het betreffende personeelslid tekent dan een bewijsstuk waarin hij verklaart een bedrag als voorschot te hebben ontvangen. ij het terugbetalen door het personeelslid wordt dit bewijsstuk weer vernietigd. Omdat de verstrekking en de terugbetaling van het voorschot zich meestal in dezelfde maand afspelen, vindt de administrateur het niet nodig deze ingaande en uitgaande geldstroom van dezelfde grootte in het kasboek vast te leggen. ij een kascontrole door de eigenaar wordt het bewijsstuk van het verstrekte voorschot bij het geld geteld. Opgaven Grondslagen O Deel Hoofdstuk 11 2

3 Een van de werknemers, aan wie de administrateur een voorschot van 200 heeft verstrekt, heeft enige weken geleden ontslag genomen. Deze man is niet meer in loondienst van de detailhandelszaak; zijn adres kan niet meer achterhaald worden. De kleine kas wordt per maand afgesloten. De eigenaar heeft er een gewoonte van gemaakt deze kas na afloop van een maand te controleren. ij deze controle geeft hij aandacht aan de volgende zaken: tellingen in het kasboek nagaan; de aanwezigheid en deugdelijkheid van de bewijsstukken nagaan; nagaan of de bewijsstukken doorlopend genummerd zijn; de vergelijking van het kassaldo met het aanwezige kasgeld. Het aantal kasstukken van de kleine kas bedraagt 500 per jaar. Wie vervult bij de kleine kas in de geschetste situatie achtereenvolgens: 1 De beschikkende functie? 2 De bewarende functie? 3 De registrerende functie? 4 De controlerende functie? Deze onderneming maakt aan het eind van iedere maand een balansen resultatenrekening; hierbij wordt elke collectieve grootboekrekening gespecificeerd. Indien de administrateur zowel bij de verstrekking als bij de ontvangst van het voorschot onmiddellijk in het kasboek had verantwoord en hierbij de collectieve grootboekrekening Voorschotten personeel gebruikt had, was dan het verlies van 200 te voorkomen geweest? etrek bij uw antwoord het begrip tijdigheid van de informatie. Welke procedure is niet gevolgd bij het ontslag van het personeelslid dat verzuimd heeft de 200 terug te betalen? D Waarom moeten de kasbewijzen doorlopend genummerd zijn? E Is de invoering van een kasregister voor de kleine kas hier een gewenste zaak? 11.3* 11.3 ij handelsonderneming Linhoef V in Uden is de administrateur belast met de registratie van de ontvangsten en uitgaven per kas. Het geld heeft hij ook onder zijn hoede. lle uitgaven moeten door de eigenaar worden goedgekeurd. ls blijk hiervan zet de eigenaar zijn handtekening op het betreffende kasstuk. Het kasboek wordt maandelijks afgesloten en door de eigenaar zelf gecontroleerd. Hij gaat dan onder meer na of alle kasbewijzen van zijn handtekening zijn voorzien. De administrateur heeft een benzinenota van 280 in januari betaald en voorzien van nummer 15. Opgaven Grondslagen O Deel Hoofdstuk 11 3

4 De kasstukken worden maandelijks genummerd; het eerste kasstuk van februari begint weer met 1. In de maand maart boekt de administrateur opnieuw een uitgave voor benzine van 280 en neemt als bewijsstuk het kasstuk van januari. ij de uitgave in maart behoort natuurlijk een kasbewijs nummer 15. De controle van de kas door de eigenaar over de maand maart levert geen enkele opmerking op. Wie oefent in deze handelsonderneming met betrekking tot de kas achtereenvolgens uit: 1 De beschikkende functie? 2 De registrerende functie? 3 De bewarende functie? 4 De controlerende functie? Hoe noemt men de functionaris die louter met de bewaarfunctie van kasgeld is belast? Geef twee maatregelen waardoor het de administrateur onmogelijk gemaakt wordt om nog eens op de beschreven wijze te frauderen. 11.4* 11.3 dmire V in Hoorn heeft in haar grootboekrekeningenschema onder andere de volgende rekeningen in gebruik: entrale kas Kas afdeling sportartikelen Kas afdeling kampeerartikelen Kas afdeling speelgoed N-mrobank ankopdrachten onderweg. Waarom gebruikt dmire V vier rekeningen voor de kasmutaties? In het antwoord moet worden opgenomen wat het karakteriserend verschil is tussen de eerste rekening en de andere drie. De onderste rekening heeft betrekking op (kies het juiste antwoord en motiveer het): 1 ontvangsten 2 uitgaven 3 ontvangsten en uitgaven. Heeft de eventuele invoering van electronic banking gevolgen voor het grootboekschema van deze onderneming? Motiveer het antwoord t/m 11.8 Koppelmans International V in Vlaardingen is een groothandelsbedrijf dat airconditioning/verwarmingstoestellen voor huishoudelijk gebruik importeert vanuit Japan en een aantal Oost-Europese landen. Omdat Koppelmans International V een exclusieve verkooplicentie voor West- Opgaven Grondslagen O Deel Hoofdstuk 11 4

5 Europa heeft, verkoopt de onderneming tevens aan zogenoemde subimporteurs in een aantal ons omringende landen. De controller van het bedrijf heeft zich beziggehouden met een beschrijving van de treasuryfunctie van Koppelmans International V. Doelstelling daarbij is het in kaart brengen van de diverse financiële risico s en het aangeven van maatregelen om die risico s tot aanvaardbare proporties terug te brengen. Naast de controller zijn ook directie en afdeling dministratie bij de treasuryfunctie betrokken. De taken en bevoegdheden zijn als volgt vormgegeven: Directie: De directie bepaalt elk seizoen aan de hand van het jaarbudget wat de kosten mogen zijn van de uit te oefenen bedrijfsvoering. Ook de liquiditeitsbehoefte moet worden bepaald met behulp van het jaarbudget. Dit geschiedt na overleg met de controller. De directie heeft een risicomijdende houding. ontroller: De controller draagt zorg voor de juiste afstemming van instrumenten op de diverse risico s (zie verder). Samen met zijn assistent vormt hij het zogenoemde front-office. dministratie: De administratie verzorgt de back-office-registratie. ij Koppelmans International V bestaan risico s ten aanzien van: rente valuta beschikbaarheid. Ter afdekking van de valutarisico s maakt de onderneming gebruik van de volgende instrumenten: factureren in euro s; afsluiten termijntransacties (vreemde valuta); swaps (spot en termijn); valuta-opties (call en put). Welke typologie is van toepassing op Koppelmans International V? Waarom is het aantrekkelijk voor deze onderneming om te factureren in euro s? Welke van de genoemde functionarissen/afdelingen heeft (hebben) een beschikkende functie? Motiveer het antwoord. De besturingsfunctie treasury richt zich onder meer op het zogenoemde cashmanagement, dat voor Koppelmans International V opgesplitst is in: geldstroombeheer liquiditeitenbeheer Opgaven Grondslagen O Deel Hoofdstuk 11 5

6 valutarisicobeheer. D E Wie is bij Koppelmans International V belast met het dagelijks beheer van het door de banken verstrekte krediet? Is hierbij gebruik te maken van EDI? Zo ja, hoe? In de treasury-instructie staat een en ander omtrent de handelwijze met betrekking tot de transactiebonnen ( dealerslips genaamd) van de handel in vreemde valuta. F G Welke managementinformatie kun je noemen ten aanzien van de transacties in het kader van de vreemde valuta? Waarom is het voor een bedrijf als Koppelmans International V belangrijk om de treasury-omgeving zorgvuldig te beveiligen? Opgaven Grondslagen O Deel Hoofdstuk 11 6