Goog e Drve. I S voor

Transcriptie

1 I S voor Goog e Drve Opslag in de cloud is populair zeker als dat zonder veel omhaal en kosten kan. Er bestaan dan ook verschillende diensten voor. Bijvoorbeeld Google Drive de "opvolger" van Google Documenten. Met onze 20 tips maak je Google Drive nog prettiger en efficiënter. n egevens opslaan in de cloud heeft een onmisken Bekende diensten zijn Dropbox en Microsoft SkyDrive 1:.1 baar voordeel: jij (en de mensen met wie je data en in april 2012 is daar ook Google Drive bijgekomen deelt) kunt er in principe op elk moment en vanaf elke ( rive.google.com). Op Windows en Mac kun je plek bij met de juiste app zelfs vanaf je tablet of smart met behulp van een synchronisatietooi eveneens phone. Als je de opslag ruimte als backup voor de be Google Drive genoemd een aparte map op je schijf standen op je laptop of desktop gebruikt. ben je er zo creëren. Al le data die je hier plaatst worden automagoed als zeker van dat je gegevens onheil als diefstal of tisch met je online opslagruimte gesynchroniseerd. brand overleven. Een aantal diensten zorgt er bovendien Google Drive biedt gratis 5 GB ruimte aan: meer dan voor dat je die online opslagruimte als een centrale "hub" Dropbox dus minder dan SkyDrive. Met bijbetaling kun kunt gebruiken om van daaruit voor een vlekkeloze syn je deze echter vergroten. Rechtsklik hiervoor op het chronisatie van gegevens tussen je verschillende appara icoontje van Google Drive en kies Vraag meer opslagten te zorgen. Je hoeft alleen een clientmodule te installe ruimte aan. De prijzen gaan van $ 249 per maand voor ren en je op al die apparaten met hetzelfde account aan 25 GB extra tot $ 999 per maand voor 200 GB. Een te melden. De rest gebeurt eigenlijk volautomatisch. account weer downgraden is mogelijk. tv Ondftbrt:b" GQ01J'e Dril'f:n'Ulp open~n Nt. GaoglC! Ort..t op he'\' Mb!Jun tten'k b.r.~~~ dle met mll'\iwqtd!'f1 geduld :J..:I" dr:. Vlug mtlf op 9ulmte U t'l Hrlp O"f!'f Gc.cgle Orn."t (.slumn 5 GB is gratis. Wil je meer dan moet je betalen. Sneltoetsen handig voor vingervlugge typisten.

2 SNELTOETSEN GEBRUIKEN De webinteriace van je Google Drive is best wel overzichtelijk maar sommige handelingen vereisen wel een paar muisklikken. Ben je vingervaardig dan kun je vaak sneller met het toetsenbord navigeren. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je de belangrijkste toetscombinaties kent. Wij telden er een dertigtal opgedeeld in verschillende rubrieken. Zo zijn er toetscombinaties om snel iets te kunnen selecteren om documenten te creëren om naar een bepaald onderdeel van Google Drive te navigeren om een specifieke menu te tonen enzovoort. Handig: er bestaat zelfs een toetscombinatie om een overzicht van alle speciale toetscombinatie op te roepen: Shift+/ (afhankelijk van het toetsenbord ook Ctrl+/ en?). Klik vervolgens rechtsboven op In een nieuw venster openen om dit overzicht in een apart tabblad te zien dat je makkelijk ook afdrukt. O'gariserefl... >l<b...c FCM) n Mi" ochfi 11 dj~ _.../. N43Çjll!./.. '..cm.p M_ """ "; Items "taggen" zodat ze in meerdere mappen verschijnen. EJ DATA TAGGEN Google Documenten bood je een optie aan om documenten en andere bestanden te organiseren in collecties. Zo kon je eenzelfde bestand van verschillende labels of tags voorzien zodat je dat bestand in twee (of meer) collecties terugvond. Vergelijkbaar dus met berichten in Gmail. Dit kan eveneens in Google Drive. Selecteer een of meer items een (sub)map of een bestand die je wilt taggen en klik op het mappictogram bovenaan je lijst met items. Houd de Ctrltoets ingedrukt en klik de map aan waarin je je selectie ook wilt opslaan. Bevestig met Wijzigingen toepassen. Houd bij het aanklikken dus wel de Ctrltoets ingedrukt anders wordt je selectie gewoon verplaatst naar de nieuwe map. Houd er wel rekening mee dat een bestand dat je in de ene map weghaalt automatisch ook uit de andere wordt verwijderd. o ~I?j~ ~~~e ~~~g~~~~v!~~~:p~~c:~~ uter per abuis een bestand overschrijft dan hoef je nog niet in paniek te raken. Google Drive houdt online namelijk standaard verschillende versies van eenzelfde bestand bij: tot 30 dagen of tot 100 versies (naargelang wat het eerst wordt bereikt). Open de webinteriace van Google x Drive en selecteer het gewenste bestand. Klik op Meer Revisies beheren. Om een bepaalde versie terug te halen volstaat het hem aan te klikken en vervolgens op de gewenste locatie op te slaan. In het revisieoverzicht zul je bij deze oudere versies normaliter Geen kosten zien staan. Dat betekent dat ze geen extra opslagruimte in beslag nemen. Anders wordt het als je bepaalde versies niet automatisch wilt laten verwijderen. Dat kan door in dit overzicht een vinkje te plaatsen in de kolom Niet automatisch verwijderen: je ziet dan meteen hoeveel opslagruimte je dat kost. _ 1 I......ar... ~... 1 ~ ~ C ) ALLES HERSTELLEN Stel jij of iets of iemand anders maakt per abuis je complete Google Drive leeg. Aangezien er een automatische synchronisatie tussen je lokale Google Drivemap en de online opslagruimte plaatsvindt riskeer je op beide locaties alle gegevens kwijt te raken. Heb je echter nog een tweede pc waarop je Google Drive (met dat account) had gelnstalleerd dan is er kans op volledig herstel. Voor je die tweede pc opstart zorg je ervoor dat die zich niet met internet kan verbinden. Maak vervolgens een lokale kopie van de complete Google Drivemap op die pc. Daarna herstart je de pc en laat je hem met internet verbinden. Er zal opnieuw een synchronisatie plaatsvinden. Wellicht wordt je Google Drivemap ook op die pc leeggemaakt. Geen nood want je hebt voor een lokale kopie gezorgd die je vervolgens weer naar je Google Drivemap mag kopiëren. De inhoud wordt naar je online opslagruimte gesynchroniseerd en zo ook naar je eerste pc. n PRULLENBAK OPENEN &:.I Net als Windows en Mac houdt ook Google Drive een prullenbak bij. In principe kun je per abuis verwijderde bestanden dus nog terughalen. We hebben echter al ondervonden dat Google Drive niet alle bestanden consequent in de prullenbak plaatst wanneer we die uit onze lokale Google Drivemap hebben verwijderd. Hoe dan ook: de prullenbak vind je online in het linkerpaneel bij Meer. Selecteer de bestanden die je wilt terugwinnen en klik op Herstellen. n ALLES ARCHIVEREN ~ Een volwaardige backupoplossing kun je Google Drive moeilijk noemen. Nu zijn er wel tools (zoals Backupify) die je een backup laten maken van al je data Maak veiligheidshalve eerst een lokale kopie van je Google Drivemap.

3 Google Takeout: alle services in één keer archiveren of alleen Google Drive? Gougle Takeoul ~... " Drive. +1 '5 BUll ' O up.n'2" ; \I~ ; ~ Contactpersonen " Drive ( Kringen C. Picasa WebaJbums Cr..) Profielen Updates ' Voice "'" 18.9GB '.4KB o '" >AKB "''' GB 1(8 'UM8 1.i 9"". S1.3KB 1 I.TMB wordt opgebouwd \'iordt opgebouwd op Google Drive maar het kan ook prima vanuit een andere service van Googie: Google Takeout. Surf naar en meld je aan met je Googleaccount. Je krijgt nu een overzicht van alle Goog Ieservices waar je data hebt staan waaronder ook Google Drive. Je hoeft nu maar op Archief maken in te klikken en Google gaat aan het werk om al je gegevens in één groot zipbestand te zetten of meerdere zipbestanden indien het archief groter dan 2 GB is. Dat archief blijft zeven dagen ter beschikking voor download. Als je wilt ontvang je een mail zodra het archief klaar is. Heb je geen behoefte om ook data van andere services te archiveren klik dan op Services kiezen (alleen) Drive. Bevestig ook hier met Archief maken. SNEL DOCUMENTEN BEKIJKEN Ben je online een aantal documenten in je Google Drive aan het bekijken dan doe je dat waarschijnlijk op de volgende manier zoals de meeste andere gebruikers. Je opent de gewenste map en klikt de documenten in het rechterpaneel een voor een aan. Ze verschijnen dan elk op een apart tabblad in je browser. Er is echter een snellere manier. Ga met de muisaanwijzer over de mapnaam: er verschijnt een klein pijltje. Klik op dit pijltje en kies Open. De webpagina splitst zi ch nu in twee panelen op. In het linkerpaneel staat een lijst met de bestandsnamen uit die map in het rechterpaneel grote voorafbeeldingen van de inhoud van die bestanden. Met de pijltjestoetsen van je toetsenbord wandel je vervolgens snel door de lijst en rechts verschijnt dan telkens het volledige document. n WEBPAGINA OPSLAAN &:.11 Je bent onderzoek aan het verrichten en wilt geregeld een interessante webpagina opslaan. Het is wel zo handig als je dat zonder veel omwegen naar je Google Drive doet en dat gaat het makkelijkst en het snelst vanuit Google Chrome. Zorg dat je bij Google bent aangemeld surf naar de beoogde webpagina en roep het afdrukvenster op via Ctrl+P' Bij Bestemming klik je op Wijzigen. In de rubriek Google Cloudprinter kies je Opslaan in Google Drive. Duid vervolgens aan wat je hoe "afgedrukt" wilt zien. Zodra je met Opslaan bevestigt converteert Chrome de inhoud van de webpagina naar een pdf die vervolgens in (de root van) je Google Drive terechtkomt. Het kan nog iets verfijnder hoewel deze methode niet met alle webpagina's even goed overweg kan. Surf naar browsertoolbox en installeer de plugin voor je browser: Firefox Chrome Internet Explorer Safari of ipad. In Internet Explorer bijvoorbeeld kun je de tooi gewoon aan je werk balk met favorieten toevoegen. Wanneer je nu de CleanSaveknop aanklikt krijg je eerst de gelegenheid alle overtolligheden uit de webpagina uit de weg te ruimen of zwarttinten grijzer te maken voor minder inktverbruik. Met één klik stuur je het resultaat (ook) naar Google Drive als pdf doc of rtl. n & BIJLAGEN OPSLAAN...Gebruik je zowel Chrome als Gmail dan is het perfect mogelijk je mailberichten en de bijlagen rechtstreeks naar Google Drive op te slaan. We beginnen met de bijlagen. Daarvoor doen we een beroep op de Chromeplugin Gmail Attachments to Drive ( Meteen na de installatie verschijnt bij de bijlagen in je Gmail een extra optie: Save To Drive. Wil je het bericht zelf (in bewerkbare vorm) in je Google Drive dan kan dat met de Chromeplugin Mail2Drive ( aepkfpglofhddnghcfoom?hl=en ). Nadat je de app toegang tot je Googleaccount hebt verleend krijg je een uniek adres:@maii2gdrive.appspotmail.com. Het is de bedoeling dat je berichten die je in Google Drive wilt opslaan naar dat adres doorstuurt. Elk bericht belandt dan in een aparte map in de root van je Google Drive. Dm/Ol I) Geen internet maar toch Google Drive in Chrome! ' 101>)11 sc I; Gedeeld m~ t nul Met SIe r Recent Mind er... Acti\it!11 Gooo I ~ OtxumullUII" ot Alle Il.ma Pf\lUenOlk Elgtnnr typt. meer 11 Google Drive dc"lfl/oaden ~ Omine Google.documenten bewerken en Google spreadsheets l;iii weergeven.11 r: J.l.1!1.tllt'1I of11h'" 2. De webepp Chrome hl$lelle n \loor U l 'Uou Google Drive Vecr het b.eh.;!ren '.'an offline docun~ e n! e n heeft u de webapp Chto'YIe nodig.../ Slap 1 'ooltooid

4 ad ~~~C~~!~I~e~!~~~~ a~j!~;'a~~en de complete Inhoud van je Google Drive wordt gesynchroniseerd al was het maar om plaats en bandbreedte te sparen. Dat hoeft ook niet want is het perfect mogelijk zelf aan te geven welke mappen Je precies in de synchronisatierondes wilt. Rechtsklik op het pictogram van Google Drive en kies Voorkeuren. Plaats in de rubriek Synchronisatieopties een vinkje bij Alleen bepaalde mappen met deze computer synchroniseren. Duid nu alleen die (sub) mappen aan die je op die pc gesynchroniseerd wilt zien. m Ook als je niet de module met de lokale Google GOOGLE DRIVE OFFUNE GEBRUIKEN Drivemap hebt g8lnstalleerd is het mogelijk offline in Google Drive te werken bijvoorbeeld tijdens een lange vlucht of bij een internetstoring. Je kunt dan onder meer mappen verplaatsen en documenten bekijken en bewerken. Voorwaarde is wel dat je met Google Chrome werkt en je de functie Google Documenten offline hebt ingeschakeld. Surf in Chrome naar Google Drive. In het linkerpaneel klik je op Meer Google Documenten offline. Vervolgens klik je op de blauwe knop Google Documenten offline inschakelen. I\leem de tip ter harte die je op deze webpagina leest en schakel offline toegang niet in als je een openbare of gedeelde computer gebruikt. Je loopt dan immers het risico dat anderen Je gesynchroniseerde documenten kunnen bekijken. Daarna klik je op Installeren vanaf Chrome Web Store. Bevestig dat je de extensie Google Drive aan Chrome wilt toevoegen. Ten slotte klik je op het Google Drivepictogram op de pagina van Chrome. Om de offlinemodus stop te zetten klik je op het tandwielpictogram en kies je Het gebruik van Google Documenten offline beëindigen. [El!~~t~e~~~~p:~~ mte bij Google Drive kun Je bestanden in een aantal bestandstypes creëren. Klik op Maken en kies uit Document Presentatie Spreadsheet Formulier en Tekening. Via de knop Meer komen daar nog het wat experimentele Fusiontabel en Script bij. Maar daar hoeft het niet bij te blijven althans niet wanneer je Chrome gebruikt. De Chrome Web Store bevat namelijk een collectie apps die speciaal bedoeld is voor gebruikers van Google Drive: webstore/category/collection/drive_apps. Afhankelijk van de apps die je van hieruit installeert komen in Google Drive extra bestandstypes ter beschikking die je kunt openen of zelfs bewerken en creëren. De installatie van zo'n app komt er gewoonlijk op neer dat je hem eerst aan Chrome toevoegt en vervolgens het nieuwe pictogram op de Chromepagina aanklikt. Nadat je de nodige toelatingen aan de app hebt gegeven en eventueel een account Iebt gecreëerd kun Je met alweer een nieuwe app én bestandstype in Google Drive aan de slag. Probeer het maar eens uit met apps als MindMeister (mindmaps) Pixlr Editor (foto's) AutoCad WS (technische tekeningen) en SlideRocket EDU (presentaties). Wil Je een bepaald bestandstype standaard met één van de g8lnstalleerde apps openen klik dan op het tandwielpictogram kies Apps beheren en plaats bij de gewenste app een vinkje naast Standaard gebruiken. Weet dat je van hieruit ook apps kunt vervvijderen: klik op Opties Deze app verwijderen. Crebte a ne''" BoxCryptor Folder n. a ~"""'"jiou 10 OI$IÜ.tr:.w B.:..o>'?I ~ Fe& A800.v JPkW ~ 1f.~j Q/Ow... &:oo:.'im(l(... ~~.. ' I... te.wici... Ihe... ~""Co.I QWI"... fbo::t éc!q ~)W... bii" "lmvft pt.l~ ~ctoim li!x ollloo...txh; ~ "".td Lo t~ ~ " 'J~~ (o6ciict. Chc:IoM.lYoe beition ~ )~'fititii l o ~* I1'>t r... e.:..fr.pic~ ~ c_ '...~ " ".\_ 1...: _ ~ ~ rioirrie "' ~ hoeeh.v' O/' rokiier BOXÛ""~'~{01 FdI r!lh r!. tm 04W Bo...ûypror Fob.or C \I.;'!...~~ OI+.'ec'. :~?I.:1'b ~ [El ~!~! i~~:~~jk~~ s bedrijf en dat houdt eigenlijk automatisch in dat wat je in Google Drive opslaat zonder meer kan worden ingekeken door de Amerikaanse overheid. Voel je je hierdoor aangetast in je privacy dan zit er weinig anders op dan gegevens te versleutelen. Daar bestaan verschillende oplossingen voor. Eén ervan is je vertrouwelijke documenten in de vorm van een versleuteld archiefbestand in Google Drive op te slaan. Dat kan bijvoorbeeld met het gratis 7 Zip dat ook aes 256encryptie ondersteunt ( Iets minder omslachtig is de gratis tooi BoxCryptor ( com voor Windows Linux Mac ios en Android) dat zich als een onestopoplossing voor encryptie in de cloud opwerpt. De werking is eenvoudig: installeer de tooi herstart je pc plaats de Boxcryptormap in je Google Drive kies een geschikte stationsletter voor die map en voorzie een stevig wachtwoord. Alle bestanden die je nu in dat station onderbrengt worden automatisch versleuteld en zijn alleen in te lezen als je Boxcryptor hebt gelnstalleerd en het juiste wachtwoord kent. ~ FOTO'S DELEN OP GOOGLE+ W Gebruik je naast Google Drive ook Google+ dan is er een erg gemakkelijke manier om foto's die op je Google Drive staan te delen op Google+. Meld je aan bij Google+ en klik op het camerapictogram rechts van de sharebox (met de tekst Deel je laatste nieuws). Klik op het kleine pijltje in het uitklapmenu en klik op Vanaf Google Drive. Je krijgt nu de foto's te zien die zich in (submappen van) je Google Drive bevinden. Klik op alle gewenste foto's bevestig met Selecteren geef aan met welke kringen je de plaatjes wilt delen en klik op Delen. m~~~~ li ~~~~~~n~! a~~~~~~~ le Drive vergt de nodige handelingen. Creëer je wel vaker zo'n document in Google Drive maak dan een koppeling op je bureaublad aan die al het werk voor je doet. Rechtsklik eerst op de snelkoppeling naar je favoriete browser en kies Eigenschappen. Selecteer alles wat zich in het veld Doel bevindt op het tabblad Snelkoppeling en druk op Ctrl+C om het naar het klembord te kopiëren. Rechtsklik vervolgens op een lege plaats in je bureaublad en kies BoxCryptor: stevige encryptie in de cloud met aes256.

5 Nieuw Snelkoppeling. Plak de regel nu met Ctrl+V in het veld en voeg er helemaal achteraan de volgende url aan toe: Klik op Volgende geef een gepaste naam en rond af met Voltooien. Eén dubbelklik op de snelkoppeling volstaat om een nieuw document te creëren dat automatisch in je Google Drive wordt opgeslagen. rm ~~?!e~!~~o~~ i~~~ I!~~h~~ bib li otheek op je Mac in combinatie met Google Drive te gebruiken. Dat biedt uiteraard het voordeel dat die bibliotheek automatisch naar de verschillende apparaten zal worden gesynchroniseerd waarop je eveneens Google Drive hebt geinstalleerd. Dat gaat overigens zeer eenvoudig. Je hoeft slechts met de Finder de bibliotheek van iphoto standaard opgeslagen in je thuismap in de submap Afbeeldingen te kopiëren naar je Google Drivemap. Vervolgens dubbel klik je op deze bibliotheek. Als alles goed blijkt te gaan kun je de bibliotheek op de oorspronkelijke locatie verwijderen. Gewoonlijk is dat in je thuismap bij Afbeeldingen. Lukt het niet start iphoto dan met de Optietoets (Alttoets) ingedrukt zodat je zelf de gewenste bibliotheek kunt selecteren. m VERSTUREN NAAR GOOGLE DRIVE Als je in de Windows Verkenner een bestand of een map snel wilt comprimeren of als bijlage in een wilt versturen dan hoef je enkel op het item te rechtsklikken Kopiëren naar te kiezen en in onze voorbeelden Gecomprimeerde (gezipte) map of geadresseerde te selecteren. Aan dit snelmenu kun je ook Google Drive toevoegen. Gegevens vanuit de Verkenner naar Google Drive versturen kost je dan maar een paar muisklikken. Dat doe je als volgt: via de sneltoets Windowstoets+R open je het venster Uitvoeren. Bij Openen vul je dan de volgende opdracht in : %appdata%/microsoftlwindows/ sendto waarna je met OK bevestigt. De sendtomap opent zich in de Verkenner. Versleep vervolgens het pictogram van je Google Drive met ingedrukte rechtermuisknop vanuit het linkerpaneel naar een lege plaats in de map in het rechterpaneel. Laat de muisknop los en kies Hier snelkoppeling maken. Uiteraard is het ook mogelijk op vergelijkbare manier een of meer submappen uit je Google Drive naar de sendtomap te verslepen. Zo stuur je bestanden rechtstreeks naar een submap in plaats van naar de root van je Google Drive. mals STANDAARDMAP INSTELLEN W Veel programma's slaan documenten standaard op in de map (Mijn) Documenten. Je vindt het vvellicht handiger als die standaardlocatie je Google Drivemap is. Dat kan. Open de Windows de Verkenner en rechtsklik in het linkerpaneel op je Documentenmap. Kies Eigenschappen Een map opnemen. Ga naar (een submap van) je Google Drivemap en bevestig met Map opnemen. De map wordt aan de lijst toegevoegd. Selecteer deze map en klik vervolgens op Opslaglocatie instellen Toepassen. De standaardlocatie specifiek voor Officeapplicaties aanpassen is eveneens mogelijk. In Office 2007 klik je de OfficeOrb aan; in Office 2010 open je het tabblad Bestand. In beide versies kies je vervolgens Opties open je de rubriek Opslaan en verwijs je bij Standaardbestandslocatie naar je Google Drive. m OP TAAKBALK VERANKEREN W Google Drive nestelt zich zeer bescheiden in het systeemvak van Windows. Wil je van hieruit naar je Google Drivemap dan vergt dat twee muisklikken. Misschien wil je liever een prominentere knop in de Windows taakbalk zodat je met één klik de map van je Google Drive opent. Klik dan een lege plaats in je bureaublad aan en kies Nieuw Snelkoppeling. Blader naar de locatie van je Goog Ie Drive map en zet daar het commando explorer voor. Dat wordt dus iets als: explorer "C:\Users\je_naam\ Google Drive". Klik op Volgende geef een geschikte naam aan je snelkoppeling en klik op Voltooien. In principe hoef je nu maar op het nieuwe pictogram te rechtsklikken en Aan de taakbalk vastmaken te kiezen maar nog fraaier wordt het als je het icoon door een heus Google Driveexemplaar vervangt. Je vindt er bijvoorbeeld eentje (in zipformaat) op Dat vervangen gaat als volgt: rechtsklik op je snelkoppeling en kies Eigenschappen. Ga naar het tabblad Snelkoppeling Ander pictogram en verwijs naar het (gedownloade) icobestand. Bevestig met OK. De standaardlocatie van je documenten: Google Drive natuurlijk! e_ Aft:'u~9i!n. ' DeCURU oto!:ft.!j. Wordtn h!t n...~~.'to~ weer~l~ ( ampotu Cr LoUte v.hijf( l1 rttm s eid ~?!!~ i~!ne~!~~ als Google Drive is dat al je gegevens overal beschikbaar zijn althans wanneer je over een internetverbinding beschikt. Zelfs onderweg want Google Drive voorziet ook in mobiele apps. Uiteraard voor Android maar sedert enkele maanden ook voor ios. De Android"app vind je in de Google Play Store ( en voor de iosapp kun je terecht in de Apple App Store. Na installatie krijg je meteen een overzicht van alle mappen in je Google Drive waarin je eenvoudigweg afdaalt tot bij de eigenlijke bestanden. Die documenten kun je dan op je smartphone of tablet in principe ook bekijken en bewerken. Handig is ook dat je bestanden én foto's die je met je smartphone neemt snel en eenvoudig naar je Google Drive uploadt. Toon van Daele