Agenda ALV 20 juni. 1. Opening (19.00) 2. Mededelingen 3. Vaststellen notulen 4. Vaststellen agenda

Transcriptie

1 Agenda ALV 20 juni 1. Opening (19.00) 2. Mededelingen 3. Vaststellen notulen 4. Vaststellen agenda 5. Bestuursupdate 6. Marketingplan 7. Evaluatie kennismedewerker 8. Pauze 9. Begrotingswijziging 10. Voordracht nieuw bestuur 11. W.v.t.t.k. 12. Rondvraag 13. Sluiting

2 ASVA ALV 24 april 2012 Aanwezigen (zijn lid tenzij anders vermeld) Floris van Heemst (vz), Sebas Veeke (notulist), Holger Brunn, Coen Turk, Niek Benedictus, Ilse van der Hoeven, Brigitte Borm, Sylvia Vermeulen, Jurrien Coppoolse, Levin, Zuhlke-van Hulze, Marcella Mul, Camiel van Hove, Sjoerd ter Borg, Sophie Villerius, Mara van der Vos, Emil Pepic, Lex Sietses, Tim de Graaff (bestuur), Myrthe Rijken (bestuur), Eline Peters (bestuur), Iris Joosten (bestuur). Opening Floris opent de ALV om Mededelingen Bestuur: Onderwijscongres. Programma inkorten, redenen damprotest, aantal tegenslagen van sprekers die niet konden komen. Wordt nog steeds dagvullend, maar minder groot en dus goedkoper. Gaat nu ongeveer de helft kosten. De cursusweek zal plaatsvinden van 10 tot en met 16 mei. Er zit een weekend tussen vanwege de feestdagen en toetsweken. Kersvers zal plaatsvinden op 29 augustus in het Kohnstammhuis. Er zijn tegenslagen met medewerkers en de locatie was problematisch. Nu dus een festival en feest en het wordt mooi. Geen groepjes vanwege gebrek aan tijd. Er is nog niets bekend over de exacte invulling van kersvers. Het bestuur heeft besloten twee functies samen te voegen. Actiepunt: het bestuur maakt een functiebeschrijving van oude functies en de nieuwe en doet een beleidswijziging met eventuele begrotingswijzigingen op de volgende ALV. Presidium: Het presidium is voornemens de ALV van 14 mei te laten vervallen. De ALV van 25 juni zal voor Floris zijn laatste ALV als voorzitter van het presidium zijn. Daarna stelt hij zijn functie beschikbaar. Het presidium is ook nog steeds op zoek naar een notulist. ALV: geen mededelingen uit de ALV. Notulen 13 februari 2012 Notulen worden met wijzigingen vastgesteld. Notulen 27 februari 2012 Notulen worden met wijzigingen vastgesteld. 1

3 Actielijst: De actiepunten worden doorgenomen. Lex stelt voor dat het presidium naar Stichting Toekenningen gaat en zorgt dat ze bij de volgende ALV aanwezig zijn. Het presidium draagt hier zorg voor. Vaststellen agenda De agenda wordt met wijzigingen vastgesteld. Bestuursupdate Het bestuur beantwoordt de vragen uit de ALV naar aanleiding van de bestuursupdate. Realisatie Tim geeft een inleiding en beantwoordt vragen uit de ALV. Lex geeft het bestuur mee dat posten zoals literatuur bij rechtsbureau benut moeten worden. Anders is het zonde van geld. Sophie en Lex merken op dat het resultaat niet klopt, er had winst moeten zijn gezien de bedragen. De vergadering wordt geschorst zodat Kasco en bestuur naar een verklaring kunnen zoeken. Penningmeester en Kasco komen terug en geven een verklaring. Er zijn twee foutjes herstelt in de opstelsom van de totale kosten. Het belangrijkste getal blijft ongewijzigd, namelijk het uiteindelijke resultaat. Kasco biedt excuses aan voor de fout. Ze hebben het wel opgemerkt maar hebben de verkeerde versie naar de ALV verstuurd. De balans wordt besproken. Bij passiva wordt voorgesteld om het eigen vermogen op te hogen tot nul euro, en het noodfonds te verlagen met het bedrag waarmee het eigen vermogen wordt opgehoogd. Dit voorstel wordt aangenomen Lex vraagt hoe het met SCAU staat aangezien ze voor euro op de balans staan. Het bestuur zal contact op nemen met SCAU. De realisatie wordt met de wijzigingen vastgesteld. Stuurgroep communicatie Iris geeft een toelichting op het stuk. De ALV discussieert over het nut van de commissie en de vorm waarin de commissie eventueel gecontinueerd moet worden. Er wordt gestemd over het voorstel, in de vorm van opheffen wel of niet van de ALV commissie. Besluit: de stuurgroep communicatie wordt als ALV commissie opgeheven. De ALV vertrouwt er op dat het bestuur de commissie als vrijwilligers commissie continueert. Uit de ALV komt het voorstel om alle nog zittende leden uit de stuurgroep communicatie te dechargeren. Besluit: De leden uit de stuurgroep communicatie worden gedechargeerd 2

4 Pauze Toekomst bestuur ASVA De ALV besluit om de discussie bij dit agendapunt vertrouwelijk te maken. Naar aanleiding van de discussie besluit de ALV tot het volgende: In het bestuursjaar 2012/2013 wordt de bestuursbeurs voor HvA ers met ASVA middelen gelijk getrokken aan de bestuursbeurs die UvA-studenten krijgen. Tevens komen er ASVA middelen beschikbaar om ASVA bestuurders uit het bestuursjaar 2012/2013 te compenseren voor een eventuele langstudeerdersboete, ongeacht of deze bestuurders wel of niet de langstudeerdersboete krijgen. Deze maatregelen mogen bij elkaar opgesteld maximaal euro kosten. De compensatie voor een eventuele langstudeerdersboete wordt geschrapt als de politieke ontwikkelingen zo zijn dat de langstudeerdersboete wordt teruggedraaid. Tot slot wordt besloten tot het in het leven roepen van een werkgroep die nieuwe financieringsmogelijkheden voor het bestuur gaat onderzoeken. ALV 14 mei Het Presidium stelt voor om de geplande ALV van 14 mei te schrappen. De ALV stemt in op voorwaarde dat agendapunten zoals nut ASVA lidmaatschap, Stichting Toekenningen en evaluatie kenniswerker na de zomer besproken worden. Rondvraag Er wordt aangegeven dat andere verenigingen ook moeite hebben met het vinden van besturen. Actiepunt voor bestuur: samen met AKVV en/of andere organisaties media-aandacht generen voor dit probleem. Sluit De vergadering wordt om gesloten Actiepunten Het bestuur gaat samen met de AKVV en/of andere organisaties media-aandacht generen voor het probleem dat veel UvA-verenigingen zeer grote moeite hebben om nieuwe besturen te vinden. Het presidium zorgt dat Stichting Toekenningen op de eerst mogelijke ALV aanwezig is om hun doel en rol te bespreken met de ASVA ALV. Het bestuur zoekt uit of de garantstelling van euro voor SCAU nog steeds actueel is. Het bestuur stelt een vrijwilligerscommissie stuurgroep ASVA huisstijl in. Toekenningen komt langs op een toekomstige ALV om diens rol binnen de ASVA te bespreken en vast te leggen. Het bestuur bedenkt een manier om KersVers aantrekkelijk te maken. Het bestuur regelt dat de bestuursbeurzen regeling een tijdje mee kan. Op een toekomstige ALV wordt het nut van lid zijn van de ASVA besproken. Het bestuur maakt een smoelenboek van de ASVA medewerkers en zet dit online. 3

5 Besluiten De notulen van 13 februari worden met wijzigingen vastgesteld. De notulen van 27 februari worden met wijzigingen vastgesteld. De realisatie over het kalenderjaar 2011 wordt met de wijzigingen vastgesteld. De balans over het kalenderjaar 2011 wordt met wijzigingen vastgesteld: Bij passiva het eigen vermogen opgehoogd tot nul euro, en het noodfonds wordt verlaagd met het bedrag waarmee het eigen vermogen wordt opgehoogd. In het bestuursjaar 2012/2013 wordt de bestuursbeurs voor HvA ers met ASVA middelen gelijk getrokken aan de bestuursbeurs die UvA-studenten krijgen. Tevens komen er ASVA middelen beschikbaar om ASVA bestuurders uit het bestuursjaar 2012/2013 te compenseren voor een eventuele langstudeerdersboete, ongeacht of deze bestuurders wel of niet de langstudeerdersboete krijgen. Deze maatregelen mogen bijelkaar opgesteld maximaal euro kosten. De compensatie voor een eventuele langstudeerdersboete wordt geschrapt als de politieke ontwikkelingen zo zijn dat de langstudeerdersboete wordt teruggedraaid. Tot slot wordt besloten tot het in het leven roepen van een werkgroep die nieuwe financieringsmogelijkheden voor het bestuur gaat onderzoeken. De ALV van 14 mei wordt geschrapt. Agendapunten zoals nut ASVA lidmaatschap, Stichting Toekenningen en evaluatie kenniswerker worden na de zomer besproken. De stuurgroep communicatie wordt als ALV commissie opgeheven. De ALV vertrouwt er op dat het bestuur de commissie als vrijwilligers commissie continueert. Alle leden uit de stuurgroep communicatie worden gedechargeerd Voorraadagenda nut ASVA lidmaatschap Stichting Toekenningen evaluatie kenniswerker 4

6 Bestuursupdate ALV 20 juni 2012 Ondertussen zijn wij alweer tien maanden bestuur van de ASVA Studentenunie. In de laatste maanden is er veel gebeurd, zoals het onderwijssymposium en het vinden van een kandidaatsbestuur. Na deze ALV hebben we nog ruim twee maanden te gaan en daarin moeten wij nog veel werk verrichten, waaronder de organisatie van Kersvers en Intree. In deze bestuursupdate bespreken we de belangrijkste gebeurtenissen en geven we jullie een korte update waar ASVA de afgelopen maanden mee bezig is geweest. Onderwijs Op 9 mei vond het ASVA onderwijssymposium plaats. Hoewel de opkomst met in totaal zo n 60 man ietwat tegenviel, was het symposium inhoudelijk gezien een groot succes. Samen met de onderwijscommissie hebben we vele uren gediscussieerd over het programma, de werkvormen en de sprekers en daardoor vloeide alles goed in elkaar over. We kregen louter positieve reacties en hebben bovendien veel nieuwe ideeën opgedaan tijdens het symposium. Deze worden op dit moment verwerkt in een beleidsadvies waarna we samen met Jet Bussemaker en Dymph van der Boom een aantal aanbevelingen concreet gaan uitwerken. Bovendien gaan we naar aanleiding van het symposium met Bernard Wientjes om de tafel te zitten om de aansluiting met de arbeidsmarkt te bespreken. De onderwijscommissie is verder hard bezig geweest met het voorbereiden van de brainstorm over de onderwijsvisie. De onderwijsvisie is nog niet af, maar vordert gestaag. We zijn ook op afsluitend uitje met de onderwijscommissie geweest, wat erg gezellig was. Er is op dit moment veel ruimte op het gebied van onderwijs om echt over kwaliteit te praten. Er zijn veel debatten en onze mening wordt erg gewaardeerd. Juist omdat het nu afwachten is wat de politiek met onderwijs gaat doen, kunnen we veel inhoudelijk discussiëren over de vorm van het onderwijs en ons aandeel daaraan leveren. Uiteraard blijven we ook nog steeds bezig met de huidige ontwikkelingen en houden we de politiek scherp in de gaten. Ten slotte is er op dinsdag 12 juni collegegeldvrij besturen door de tweede kamer aangenomen. ASVA zit achter het CvB aan om hier een mening over te vormen, maar die is op het moment van schrijven nog niet bekend. Hier volgt een mondelinge update over op de ALV. Studieverenigingen Het laatste SVO van dit jaar zit er op en kunnen terugkijken op geslaagd jaar. Er zijn gemiddeld 14,83 verenigingen naar de SVO s gekomen, een stijging ten opzichte van vorig jaar en komt heel dichtbij het streven van 15. Daarnaast is dit jaar voor het eerst de Week van de actieve student georganiseerd. Deze kan een succes genoemd worden. Gezien de omvang van het project en het feit dat het pas in december geconcretiseerd is zijn wij trots op de meer dan 30 activiteiten die in Amsterdam plaatsvonden en de aandacht die het gegenereerd heeft. We raden onze opvolgers dan ook aan een vervolg te geven aan het project. De komende tijd zal er nog gewerkt worden aan de verenigingengids en probeert ASVA in samenwerking met de CSR de rechten van studieverenigingen in het studentenstatuur te verankeren. 5

7 Marketing & Communicatie Alexandra, de marketing en communicatie medewerker, is gestopt bij ASVA. Zij wordt opgevolgd door Sebastiaan Thuis, die een week geleden begonnen is als algemeen projectmedewerker. Zoals al eerder is aangegeven worden deze twee functies samengevoegd. Sebastiaan zal zowel helpen met het organiseren van diverse projecten als de marketing en communicatie van ASVA en haar evenementen op zich nemen. De marketing en communicatiemedewerker is de afgelopen tijd vooral bezig geweest met het schrijven van het marketing en communicatieplan, wat later op deze ALV behandeld zal worden. Daarnaast is Alexandra bezig geweest met de promotie van de intreeweek en het inwerken van de nieuwe medewerker. Kersvers De organisatie van Kersvers is dan eindelijk van start, op 5 september zal het festival plaatsvinden, het feest zal 7 september. Op dit moment zijn we ook druk bezig met de stijl van Kersvers en de manier waarop we Kersvers gaan promoten. Doordat Kersvers nu in de eerste lesweek plaatsvindt hebben we 1.5 week om de introductie te promoten. Omdat het opstarten van de organisatie erg stroef is verlopen hebben wij op dit moment nauw contact met de HvA, zowel over de locatie en als over de toekomst van Kersvers. We hebben overleg gehad over de aanpak voor Kersvers 2013 en hebben hierin duidelijk vermeld dat volgend jaar snel het een en ander duidelijk moet zijn wat de datum en locatie betreft. Ook moet de HvA zich hier meer voor inzetten. Wij zullen dit ook het volgend bestuur meegeven dat zij hierop letten dat de HvA zich ook meer inzet om van Kersvers een succes te maken. Festival: Het festival zal plaatsvinden op het Kohnstammhuis. We zijn nu in gesprek met alle betrokken organisaties die van het festival een succes moeten maken, waaronder de HvA, Phantavision (geluid), Eurest en de gemeente. We kunnen doordat Eurest de catering verzorgt het Theothijssenhuis bij het festival betrekken. De aanmeldingen van de verenigingen loopt beter dan verwacht ondanks de datum. We hebben al bevestiging van drie bandjes dat zij zullen spelen, op de DJ ( hopelijk The Flexican en Sef ) hebben we een optie en wachten nog op een reactie van de HipHop act. Feest: Tegen alle verwachtingen in zal er toch een feest gaan plaatsvinden. Het feest zal plaatsvinden op vrijdag 7 september in de Westerunie/Westerliefde/Westergasterras. Hier is ruimte voor 1600 man. De line-up voor het feest moet nog bekend/bedacht worden. 6

8 Rechtsbureau Het rechtsbureau is nu eindelijk weer voldoende bezet. De drukte bij het rechtsbureau is wisselvallig en is ook niet te voorzien. Studenten ontvangen van de UvA nog steeds onterecht berichten over dat zij het instellingscollegegeld moeten gaan betalen. Het rechtsbureau is hier nog steeds mee bezig om dit af te handelen. Daarnaast zijn we aan het uitzoeken of het de HvA juist heeft gehandeld met het versturen van een BAS-waarschuwingsbrief. In deze brief waarschuwt de HvA de student dat zij een binden afwijzend studieadvies zullen ontvangen indien zij niet snel meer studiepunten halen. Docent van het Jaar HvA Van belang is om nu alvast een begin te maken voor de docent van het jaar van volgend jaar omdat februari voor de HvA al heel vroeg komt in september. Met de HvA zullen in juni afspraken voor volgend jaar gemaakt worden en de nieuwe portefeuillehouder zal al in augustus of september met de HvA in gesprek moeten. Vrijwilligers Er zijn weer een hoop nieuwe vrijwilligers die ASVA ondersteunen. Onderzoeksbureau: Nancy van der Haar Studentenhuisvesting - Het onderzoek naar huisvesting is inmiddels bijna afgerond. De resultaten worden spoedig gepresenteerd. - ASVA was aanwezig bij de expertmeeting Afgestudeerd, en toen wat? waar wij gevraagd zijn om input te leveren over de doorstroom van student naar starter op de woningmarkt en welke knelpunten dit moeilijker maken. - De peper ging dit keer over studentenhuisvesting. - Gezien de geringe kans op slagen stapt ASVA uit het project Panden met Kansen. Secretariaat - De balie bij het Kohnstammhuis krijgt een duidelijker ASVA profiel door het plaatsen van een banner. - Er is, dankzij Holger Brunn, een verbeterd ERP systeem in ontwikkeling hetgeen een stuk overzichtelijker is dan het huidige systeem. Dit systeem zal echter niet in dit bestuursjaar in werking worden gesteld aangezien er een aantal oneffenheden uit moeten worden gehaald. - Er waren de afgelopen 3 weken weer 5 kamers op de website. - De eerste fietsevaluaties zijn ingevuld, over n=58 is het gemiddelde cijfer een 7. Wel moet hierbij gezegd worden dat er een aantal extreme uitschieters bij zaten van mensen die erg ontevreden waren over hun fiets. Dit wordt meegenomen in het gesprek met Pantar. Het cijfer voor de service is een 7,6. - De fietsverkoop loopt ook goed de afgelopen tijd, met gemiddeld zo n 20 verkochte fietsen per fietsverkoop. - Vanaf 1 juli zal de balie overgaan op het zomerrooster. 7

9 AKvV - De AKvV heeft twee weken geleden haar eerste Word lid actie gehad. Deze was net zoals vorig jaar redelijk bezocht, alleen niet door de doelgroep die gewenst was: studenten/scholieren die nog niet lid zijn van een studentenvereniging. - De AKvV organiseert binnenkort haar jaarlijkse BHV Cursussen voor haar leden. - De AKvV is bezig met het formeren van een nieuw bestuur. Cursusweek De cursusweek is uitermate slecht bezocht en er zijn wegens een te laag aantal inschrijvingen 2 cursussen afgelast. Het totaal aantal deelnemers bedroeg slechts 70 personen over 7 cursussen. Dit is een spectaculaire daling ten opzichte van de vorige cursusweek, waar er 272 deelnemers waren over 16 cursussen. Waar ligt dit aan?: - Data van de cursusweek in mei. Door het plotselinge vertrek van de Algemeen projectmedewerker in maart was het niet langer haalbaar om de cursusweek in maart of april te houden. De meest gunstige optie was 10 tot en met 16 mei. Dit was uiteindelijk toch niet gunstig, omdat: o In de week voorafgaand aan de cursusweek de studentenraadsverkiezingen waren, waardoor de promotie voor de cursusweek ondergesneeuwd werd door de grootschalige promotie voor de verkiezingen. o Veel studenten waren al bezig met het voorbereiden van tentamens. - De promotie. Zie hierboven genoemde verklaring plus het feit dat we dit keer niet mochten adverteren op het intranet. Ook was de poster, in tegenstelling tot de flyer pas erg laat besteld, waardoor deze (als hij al niet over plakt werd door een poster van een van de studentenpartijen) niet lang hebben kunnen hangen. Wel is er veel geflyerd. HvA participatie Het aantal HvA-verenigingen groeit snel. De afgelopen maanden hebben wij contact gekregen met twee verenigingen die bezig zijn met zich op te zetten, namelijk met technische bedrijfskunde en iemand van bestuurskunde. Afgelopen week heeft ook iemand van Commerciële Economie contact met ons opgenomen omdat hij geïnteresseerd is in het oprichten van een vereniging. In totaal zijn er in 2011/2012 nu vier nieuwe verenigingen gestart en is er nog iemand geïnteresseerd om een vereniging op te zetten! De HvA verenigingen hebben meegedaan aan de WAS (week van de actieve student) en dit beviel hen erg goed. Er was nog het een en ander aan te merken op de organisatie. Dit zullen wij dan ook meegeven aan het bestuur van volgend jaar mocht de WAS een herhaaldelijke activiteit van ASVA worden. ICT Er heeft zich een ramp voltrokken op ICT-gebied, na meer dan 4 jaar trouwe dienst is Holger eindelijk gaan doen wat hij al heel lang had moeten doen, veel meer geld verdienen bij een andere werkgever. Gelukkig is de ICT infrastructuur van ASVA dermate ver gevorderd dat Holger voorlopig met een gerust hart weg kan, hij zal nog wel een aantal uur per week ASVA vrijwillig ondersteunen tot zijn opvolger gevonden is. 8

10 Onderzoeksbureau Het Onderzoeksbureau heeft het druk. Er zijn op dit moment 3 (!) lopende onderzoeken. Alle drie bevinden zich in een afrondende fase. Het huisvestingsonderzoek, het onderzoek link studie-werkveld en het Bachelor Master 10 jaar later onderzoek. Bij de link studie-werkveld is gewerkt met 3 vrijwilligers. Het Bachelor Masteronderzoek is 13 juni gepresenteerd in SPUI25 aan de hand van een paneldiscussie. Bovendien heeft het Onderzoeksbureau tegenwoordig 1 vaste vrijwilliger. Er is nog niet besloten waar het eerstvolgende onderzoek over zal gaan. Medewerkers Er zijn weer een aantal nieuwe medewerkers bij ASVA: Kersvers: Ruth Goren en Iris Visser Algemeen projectmedewerker: Sebastiaan Thuis Op woensdag 6 juni hebben we een ASVA-activouitje gehad. We zijn met 16 man naar Walibi gegaan. Daarna zijn we met z n allen gaan eten bij Torino s in de Roeterstraat, hier konden activo s aansluiten die niet meekonden naar Walibi. De dag is geëindigd met een borrel in Crea. Kennismedewerker De kennismedewerker is druk bezig geweest met het onderwijssymposium, het daaropvolgende beleidsadvies en de langetermijn onderwijsvisie. Haar functie wordt later op deze ALV geëvalueerd en besproken. Internationaal De International Student Guide Amsterdam is bijna af en na vele correcties zijn we tevreden over het ASVA gedeelte. Deze gids zal ook dit jaar weer vele internationale studenten helpen om wegwijs te vinden in Amsterdam. Eindredacteur Een van de conclusies van het marketing plan is dat ASVA teveel ad hoc reageert en promotie maakt. Bovendien betalen we op dit moment veel geld voor de pagina s in de Folia meer dan 900 euro, terwijl we niet weten hoeveel studenten dit daadwerkelijk lezen. Daarom hebben we besloten om een ASVA krant te gaan maken. Deze ASVA krant zal aan de ene kant weer meer onderwijsinhoudelijk nieuws aan studenten brengen, en zal aan de andere kant ook een beter en vollediger overzicht kunnen geven van de thema s waar ASVA zich mee bezig houdt. We willen de eerste krant voor het einde van de zomer af hebben zodat we hem tijdens de intreeweek en KersVers kunnen gebruiken. We zijn van mening dat de ASVA krant studenten kan voorlichten, aan het denken kan zetten en aan de andere kant ook op een leuke manier kan laten zien wat ASVA doet en waar ASVA zich voor in zet. 9

11 Ter kennisgeving: Verenigingscommissie Een voorstel van het bestuur Geschreven door Maarten Markus Inleiding ASVA is een vakbond en vereniging waarbij het verenigingsaspect de laatste jaren kleiner lijkt te worden. Dit is verklaarbaar gezien de actualiteit die vraagt om sterke studentenvertegenwoordiging, studentenbelangen als belangrijke motivatie voor bestuursleden en de aandacht van de ALV op de vakbondsactiviteiten. Het verenigingsaspect is echter wel van groot belang: het zorgt voor informeel contact, nieuwe ideeën en een grotere binding met ASVA. Dit belang wordt onderkend door zowel interne ASVA betrokkenen als externen 1. Door een verenigingscommissie op te richten kan de continuïteit van het verenigingsaspect beter gewaarborgd worden. In dit stuk wordt een toelichting gegeven op de beoogde doelstelling, verantwoordelijkheden en samenstelling van de commissie. Dit document is vooral een startdocument die de commissie richting geeft en de ALV duidelijkheid geeft. De commissie zal vervolgens zelf invulling aan de uitwerking moeten geven. Doelstelling De commissie moet continuïteit en structuur bieden voor ASVA als vereniging waardoor informeel contact tussen (oud)bestuursleden, medewerkers, vrijwilligers, activo s en leden wordt gefaciliteerd en gestimuleerd. Het beoogde resultaat is het vergroten van de binding met ASVA en ASVA ers onderling waardoor nieuwe verbanden en ideeën tot stand komen en studenten via informele wijze kennis met ASVA kunnen maken. Verantwoordelijkheden De commissie is in ieder geval verantwoordelijk voor: Interne activiteiten zoals het ASVA weekend, (thema)borrels en bijzondere gelegenheden Structuur en communicatie zoals het maken van een jaarplanning voor interne activiteiten en deze communiceren Betrekken van leden door middel van laagdrempelige activiteiten Samenstelling De commissie zal uit vijf kernleden bestaan met de mogelijkheid om extra mensen te betrekken bij grote activiteiten, zoals het medewerkersweekend. De commissie zal in ieder moeten bestaan uit vrijwilligers, medewerkers en een bestuurslid, waardoor snelle afstemming over data, financiën en beleid mogelijk is. In principe zal de algemeen projectmedewerker vanuit zijn functie zitting nemen in de commissie. De interne activiteiten commissie wordt verder een nieuwe portefeuille voor een bestuurslid. De commissie zal uit ten minste 3 leden bestaan. Bij voorkeur is de voorzitter van de commissie niet het bestuurslid. De taakverdeling binnen de commissie zullen de leden onderling afstemmen. 1 In de aanloop naar dit stuk is gesproken met uiteenlopende ASVA betrokkenen zoals medewerkers, (oud) bestuursleden en vrijwilligers maar ook met actieve studenten van buiten ASVA. 10

12 De commissie zal een bestuurscommissie zijn zodat benoeming van leden snel en laagdrempelig kan plaatsvinden en het bestuur beleid op interne activiteiten kan blijven maken. Het bestuur committeert zich aan de uitgangspunten in dit stuk en vraagt de ALV deze vast te stellen zodat ook toekomstig besturen zich hier aan zullen committeren. Opgeven voor de commissie kan bij Maarten Markus, de nieuwe voorzitter van de commissie. Op dit moment nemen Sebastiaan Thuis, algemeen projectmedewerker, en Myrthe Rijken, algemeen bestuurslid, zitting in de commissie. We zoeken nog nieuwe leden! 11

13 ASVA marketingplan

14 Inhoudsopgave Inleiding De uitdaging Situatie Analyse Organisatie analyse Bestuur Medewerkers Vrijwilligers Doelen Cultuur Leden analyse Value drivers Touchpoints Wie zijn onze partners? Marketing Strategie Jaarplanning Het ASVA krantje Intern stappenplan Interne cultuur versterken ASVA Mascotte Korte termijn & lange termijn Korte termijn planning Langetermijnvisie Conclusie Bijlage 1: Jaarplanning 2: Intern Stappenplan 3: Marketing & Communicatie medewerker Witboek 4: VSPA enquête 13

15 Inleiding Dit marketingplan is een sjabloon om het bestuur en medewerkers van ASVA te helpen om een gestructureerd plan te volgen om ASVA het hele jaar door op de beste manier te kunnen promoten. Dit plan bevat een overzicht van de uitdaging die ASVA heeft om de naam van ASVA wat bekender te laten worden onder studenten in Amsterdam. Een inzicht van de spelers die een indruk hebben van ASVA en vice versa. Het is belangrijk om de focus en doelen te weten om het plan uit te werken en resultaten te krijgen. Er is ook een volledig lijst van de mogelijke touchpoints waarmee ASVA studenten kan benaderen, zoals social media (Facebook en Twitter), fysieke methoden (posters en flyers) en door de universiteit kanalen (Allmail en Intranet). Als het landschap duidelijk is, dan is het makelijker om het marketingplan te begrijpen en goed uit te voeren. Het marketingplan van ASVA bevat een jaarplanning waarmee het bestuur weet hoe en wanneer de verschillende acties te promoten. Er is dan ook een interne planning om de procedures van promotie-ideeën en vormgeving beter op elkaar aan te laten sluiten. Hierbij is een suggestie om ten minste twee keer per jaar een ASVA-krantje te sturen aan alle ASVA-leden. Tenslotte is er een idee om de interne cultuur van AVSA te versterken. Daarnaast is er een korte- en langetermijnplanning voor ASVA. Hoe het bestuur en medewerkers het ASVA brand en activiteiten het best kunnen promoten en versterken op de korte termijn, maar ook hoe de langetermijnvisie van ASVA uitgevoerd kan worden. Dit marketingplan is bedoeld om een goed overzicht van ASVA te geven en een is uiteindelijk een blauwdruk om ieder jaar opnieuw in te vullen. 14

16 De uitdaging Het ASVA brand beter naar voren brengen Het is nooit makkelijk om de brand-awareness van een bedrijf of merk zomaar te creëren. Het vereist tijd, energie en geld. ASVA heeft een sterke huisstijl en is bekend in de onderwijssector. Maar ASVA moet wel goed bekend zijn onder de studenten waarvan zij de belangen behartigt. De uitdaging voor ASVA ligt vooral in de bekendheid over de dingen die zij doet. Hoewel we merken dat veel mensen de naam ASVA wel bekend in de oren klinkt, zijn er weinig mensen die begrijpen wat ASVA precies doet. De uitdaging voor ASVA is een moeilijke. Aan de ene kant is ASVA een belangenbehartiger en is naamsbekendheid dus nooit een doel op zich. ASVA biedt diensten aan en doet dingen voor studenten uit de overtuiging dat ze hiermee studenten kunnen helpen, niet om de naam ASVA bekender te maken. Aan de andere kant is naamsbekendheid en begrip onder studenten van de functie van ASVA belangrijk om haar taken goed te kunnen blijven uitvoeren. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de vele dingen die ASVA organiseert, maar waar relatief weinig mensen naartoe komen. Een ander voorbeeld is het vinden van een nieuw bestuur onder een relatief onbekende achterban die vaak ver van ASVA af staat. Een andere uitdaging voor ASVA is het gelijkmatig en continue promoten en communiceren van haar activiteiten. Door de vele verschillende portefeuilles en acties die ASVA organiseert, is promotie vaak ad hoc en komt neer op het promoten van een specifieke activiteit. Daardoor ontbreekt basispromotie voor diensten, lobby of andere activiteiten die ASVA onderneemt. Om studenten een beter inzicht te geven in haar activiteiten, zou ASVA meer moeten inzetten op middelen om algemene en ook kleinere projecten de aandacht te geven. In dit marketingplan zijn de basis jaarplanning en het ASVA-krantje daar de twee belangrijkste suggesties voor. 15

17 Situatie Analyse Organisatie analyse Bestuur: De bestuursleden van ASVA zijn verantwoordelijk voor de gehele organisatie. De bestuursleden moeten vooral het beleid bepalen en uitzetten. Wat wil ASVA bereiken, waar moeten we dit jaar heen en welke doelen worden gesteld? Ook moet het bestuur er natuurlijk op toezien dat deze doelen vervolgens behaald worden en dat de juiste boodschap wordt uitgedragen. Ze doen dit door medewerkers aan te sturen. De belangrijkste taken van het bestuur zijn het externe beleid (pers, media, debatten, etc.), meedenken over landelijk onderwijsbeleid, beleid schrijven en uitvoeren, medewerkers aansturen en de financiën beheren. Medewerkers: ASVA is veel meer dan een bestuur. Achter de bestuursleden staat een organisatie met ruim 20 betaalde medewerkers die parttime werken en meer dan 50 actieve vrijwilligers. 27 portefeuilles waaronder de medewerkers zijn onder het bestuur verdeeld. Die zijn: Algemeen projectmedewerker; Cursusweek; Docent van het Jaar prijs HvA; Internationaal studenten; Intreeweek; ISO; Kennismedewerker; KersVers; LSVb; Marketing en Communicatie medewerker; Onderwijs; Onderzoeksbureau; Openbaar vervoer, Platform; Rechtsbureau; Secretariaat; Studentenhuisvesting; Studentenverenigingen; Studentenparticipatie HvA; Studieverenigingen; Systeembeheer & website; Vormgeving; ZoekCommissie; Sollicitatiecommissie; Interne activiteiten; Medewerkerweekend; Inwerken. De medewerkers van ASVA werken circa 12 uur per week en zijn het actieve studenten bij ASVA. Vrijwilligers: Er zijn ongeveer 50 vrijwilligers werkzaam bij ASVA. De vrijwilligers worden deels via vacatures op de website en via social media aangetrokken. Een ander groot deel van de vrijwilligers bij ASVA komt uit het directe sociale netwerk van ASVA, zoals de Raad van Advies, de Sollicitatiecommissie en de Kascommissie. Doelen: ASVA is de belangenbehartiger van de Amsterdamse student. Die belangen worden via drie pijlers behartigt. De eerste pijler is belangen, hieronder vallen de onderwerpen waar ASVA zich mee bezig houdt om de collectieve belangen van studenten te vertegenwoordigen, zowel op lokaal als op landelijk niveau. Hier vallen de volgende portefeuilles onder: onderwijs, studentenhuisvesting, de Docent van het Jaar prijs en het onderzoeksbureau. De tweede pijler is diensten. Als belangenbehartiger van studenten in Amsterdam biedt ASVA diensten aan studenten aan. Deze diensten vormen een concrete en direct 16

18 manier om het leven van een student makkelijker, leuker en beter te maken. Hier valt onder andere de studentenbalie onder: de front office van ASVA waar studenten gebruik kunnen maken van de diensten die zij biedt. Dit zijn niet alleen de fysieke balies, maar ook het kamerbureau, de fietsverkoop en het bijlesbureau. Ook externe kennisdeling is een concrete dienst voor studenten, omdat ASVA studenten via externe kennisdeling van informatie voorziet. Verder vindt u onder deze pijler de cursusweek en het rechtsbureau; beide concrete diensten die ASVA aan studenten aanbiedt. De derde en laatste pijler is studentenleven. Omdat ASVA het belangrijk vindt dat studenten ook naast hun studie actief kunnen deelnemen aan het studentenleven is de laatste pijler is gericht op het faciliteren en ondersteunen van een actief studentenleven. Hieronder vallen studieverenigingen, HvA participatie, KersVers, studentenverenigingen en internationaal. Cultuur: De cultuur bij ASVA is er typisch een van dat van andere studenten- en studieverenigingen, hoewel het vereniging gedeelte van ASVA soms achterblijft bij haar vakbondstaken. Er heerst een informele en sociale sfeer op kantoor. Wij nodigen uit tot discussie, debatten en het delen van opvattingen over hoe wij beter kunnen werken en zo de belangen van Amsterdamse studenten te kunnen behartigen. Elke maand is er een MO (maandelijkse overleg) waar alle medewerkers en vrijwilligers de voortgang van hun werkzaamheden bespreken. De informele cultuur die er bij ASVA is en waarbij je je gemakkelijk kunt aansluiten is erg belangrijk. Door de huidige maatregelen en het klimaat in onderwijsland is het steeds moeilijker om studenten aan je organisatie te binden die zich vrijwillig verbonden voelen met ASVA. Een idee is daarom om weer wekelijkse borrels te gaan organiseren zodat meer mensen zich met de organisatie verbonden voelen, zelfs als ze geen medewerker of directe vrijwilliger zijn. Verder is het een goed idee om een verenigingscommissie op te zetten die de informele banden van ASVA opnieuw op de kaart kan zetten en kan blijven onderhouden. Leden analyse ASVA heeft rond de leden Waar studeren ons leden? Amsterdam University College 12 Gerrit Rietveld academie 24 Hogeschool van Amsterdam 221 Hogeschool van de Kunsten Amsterdam 37 Inholland 13 Universiteit van Amsterdam

19 Vrije Universiteit 128 Value drivers: Veel studenten (33%) worden lid van ASVA door het aanschaffen van een fiets. 7% van de leden worden lid door het meeloten met een kamer. Touch points De touch points waarmee ASVA haar leden kan benaderen zijn heel belangrijk om te weten en goed te gebruiken. Alle tastbare en ontastbare punten waarmee ASVA haar naam en visie kan promoten zijn mogelijkheden om het ASVA merk bekender te laten maken. Het is niet alleen bedoeld om nieuwe leden te trekken, maar ook om huidige leden te blijven informeren over wat ASVA doet en wat wij voor hen kunnen betekenen. Evenementen Intreeweek Kersvers Cursusweek (twee keer per jaar) Onderwijsdebat (drie keer per jaar) Promotie materiaal Folia Magazine Posters/flyers Intree Gelegraaf ISN international student guide to Amsterdam Social Media ASVA website Facebook pagina Twitter account Vimeo (filmpjes website) Pers Kranten Persberichten (perslijst van 800 personen/instanties) TV & radio (vooral regionaal AT5 en Amsterdam FM) Folia Magazine Wie zijn onze partners? - LSVb en aangesloten studentenvakbonden - ISO en aangesloten studentenraden - Centrale Studentenraad (CSR) en facultaire studentenraden - Centrale medezeggenschapsraad HvA - ISN - Commissie Intree - Amsterdamse Kamer van Verenigingen (AKvV) - Studieverenigingen (UvA en HvA) 18

20 Marketing strategie Jaarplanning Bijlage 1 is een jaarplanning van alle promotieactiviteiten bij ASVA. Dit plan illustreert hoe de verschillende portefeuilles binnen ASVA het hele jaar (sept t/m aug) goed gepromoot kunnen worden. Dit plan bevat vier niveaus van promotie. Het eerste niveau is de algemene promotie (oranje) waar ASVA wordt gepromoot bij bijvoorbeeld open Dagen van de UvA en HvA, de Intreeweek, KersVers en een tweejaarlijkse nieuwsbrief. Het tweede niveau is de standaard promotie (geel) voor vaste evenementen zoals de drie debatten, Docent van het Jaar op de HvA en het Onderwijscongres dat elke jaar plaatsvindt. De standaard promotie wordt uitgevoerd door posters op hangen en flyers uit te delen op verschillende locaties (bij de UvA en HvA) en soms door een kleine promostunt of -actie, bijvoorbeeld door een minicursus op straat geven om de cursusweek te promoten. Het derde niveau is de extra promotie (groen) en is niet gekoppeld aan een specifiek evenement of actie, maar is aparte promotie om bepaalde portefeuilles van ASVA te promoten en aan het licht te brengen. Deze extra promo is bijvoorbeeld de HBO College study survival pakketjes uitgeven of in toga staan om het rechtsbureau te promoten. Het vierde en laatste niveau is de promotie boost (blauw). Hierbij wordt gefocust op social media en zijn kleine maar belangrijke tactieken om de verschillende portefeuilles gedurende het jaar een boost te geven. Een Facebookberichtje of een website-banner opzetten zijn voorbeelden, of nieuwe posters ophangen bij de verschillende HvA- en UvA-locaties om ASVA in het blikveld van de student te houden. Het is belangrijk om, ook al is er geen actie of evenement gepland, te blijven promoten, praten en delen wat ASVA doet en hoe wij iets kunnen betekenen voor studenten. De jaarplanning geeft suggesties ten aanzien van het wanneer van de extra and promo boost te doen. Dit staat niet vast maar geeft een idee hoe ASVA elke portefeuille continu kan promoten. Die suggesties zijn gebaseerd op vakantieperiodes, vaste evenementen en om een goede verspreiding van promotie te krijgen en te zorgen dat elke portefeuille minimaal twee keer per jaar wordt gepromoot (door een of meer van de promotieniveaus). Het is vooral belangrijk dat standaard promotie meer op de kaart wordt gezet, omdat deze momenteel veel achterblijven of vergeten worden. In plaats daarvan promoot ASVA vooral activiteiten en evenementen, en blijven de standaard diensten achter. Het ASVA Krantje Het eerste niveau van promotie in de jaarplanning is de algemene promo. Hieronder vallen de standjes bij Opendagen en de Intreeweek studentenbeurs, maar ook het idee om een ASVA krantje te hebben. Dit is niet perse een nieuw idee, want ASVA had tot 19

21 2005 een eigen krantje voor alle Amsterdamse studenten. Het was eerst een volledig ASVA krantje en werd daarna een samenwerking met Folia. Nu hebben wij alleen de Peper in de Folia, wat maar een pagina is en meer een advertentie is geworden. Sinds 2005 bestaat er geen ASVA krantje meer en dat vinden wij erg zonde. Andere studie verenigingen zoals SEFA en FSA sturen elke zes weken per post een ledenboekje naar al hun leden en dat is een hele actieve manier om je leden op de hoogte te houden. Het is een manier om studenten te informeren over de belangrijke onderwerpen waar ASVA zich mee bezighoudt zoals de onderwijsbezuinigingen en het kamertekort, maar ook evenementen zoals debatten, het onderwijscongres en KersVers. Elke zes weken is misschien veel, maar zo n krantje twee of drie keer per jaar opsturen naar alle leden is een hele effectieve manier om AVSA leden geïnformeerd te houden over hun studieleven, wat ASVA biedt en welke leuke acties in de agenda staan. Zo n infoboekje of krantje met samenvattingen van wat ASVA doet in de politiek, op de UvA en HvA, en wat ASVA überhaupt is en kan betekenen voor studenten is een leuke manier om leden te benaderen. Met een agenda daarbij kunnen leden op de hoogte blijven van toekomstige evenementen waar zij misschien heen willen en kan dan gelinkt worden aan posters, flyers en andere promoacties die wij door het jaar uitvoeren. Het is jammer dat ASVA leden heeft maar alsnog bezorgd zijn of er bij elk debat of ludieke actie genoeg mensen komen. Het blijkt uit een onderzoek van de VSPA (bijlage 4) dat meer dan 50% van respondenten niet weet wat ASVA doet. Daarom is onze suggestie om het ASVA krantje weer te starten, en dit keer helemaal apart van de Folia omdat de Folia tegenwoordig meer een glossy magazine is geworden en zich niet meer specifiek richt op Amsterdamse studenten. Het idee is ook om die krantjes echt op te sturen in plaats van ze alleen bij verschillende locaties neer te leggen en naast alle andere flyers, magazines en krantjes. Verder moet het krantje naast een marketing instrument ook een inhoudelijk krantje worden die studenten op de hoogte kan houden van ontwikkelingen in de politiek en op de UvA en HvA. Ten slotte is het ASVA krantje ook een goede manier om eens in de zoveel tijd op een leuke manier te laten zien waar ASVA zich allemaal mee bezig houdt, zodat studenten een vollediger beeld kunnen krijgen van de thema s waar ASVA zich voor inzet en niet alleen per poster of activiteit een versplinterd beeld van ASVA krijgen. Intern stappenplan Bijlage 2 bevat een intern stappenplan om de functie van de Vormgever, Bestuur en Marketing en Communicatie Medewerker 2 uiteen te zetten in verband met de promotie van ASVA en de verschillende activiteiten. Het is een strak plan van hoe het proces gaat vanaf het promotie-idee tot het afdrukken en uitvoeren van de actie. Er is gevraagd om dit te doen, aangezien het niet duidelijk was wie welke rol had en wanneer de 2 Net na het schrijven van dit marketing plan heeft het ASVA bestuur besloten om de marketing en communicatie medewerker op te heffen en een deel van de functietaken onder de algemeen projectmedewerker te brengen. In de bijlage is een uitgebreide beschrijving van de nieuwe functie te vinden. 20

22 vormgever en Marketing en Communicatie medewerker moesten samenwerken. Dit intern stappenplan zorgt voor een simpel maar nuttig proces van zes stappen: 1. Probleem signaleren 2. Praten met de medewerkers in de betreffende portefeuille(s) 3. Nadenken over vormen 4. Toestemming krijgen 5. Doen 6. Mensen verzamelen en actie uitvoeren. Bekijk bijlage 2 voor een uitgebreide beschrijving van de zes stappen. Intern cultuur versterken De interne cultuur is bij iedere vereniging of organisatie erg belangrijk. De medewerkers en vrijwilligers van ASVA moeten zich betrokken voelen en zich daardoor ook meer inzetten voor ASVA. Het gevoel van bij de organisatie te horen en van waarde te zijn helpt een organisatie hun medewerkers gemotiveerd te houden en enthousiast te maken over wat de organisatie doet en betekent. Bij ASVA is er al een medewerkersweekend per jaar waar alle medewerkers samen een weekend weg gaan om elkaar beter te leren kennen buiten de werkomgeving. Daarnaast is er de tweewekelijkse ASVA Insider; dit is een update naar alle medewerkers met berichten van het bestuur, roddels op kantoor en een interview met een van de medewerkers. Daarbij is het misschien ook een leuk idee om een smoelenboek te maken van alle medewerkers (en vrijwilligers). Dit kan een of twee keer per jaar gemaakt worden, aangezien veel medewerkers niet een heel jaar blijven. Nieuwe medewerkers kunnen zo hun collega s sneller leren kennen door middel van een foto en kleine omschrijving. Ten slotte is het een idee om een verenigingscommissie op te zetten die de interne activiteiten van ASVA kan organiseren. Poster/flyer dienst Het is ook voorgekomen dat het best moeilijk is om medewerkers te krijgen om een poster- en flyerdienst te draaien. Bij de standaard promotie zoals voor vaste evenementen is er meestal een flyerschema gemaakt, maar voor de promotie boost is het een idee om UvA/HvA locaties aan elke medewerker te koppelen. Zo kan ASVA zorgen dat er op elke locatie posters en flyers zijn. Dit zijn de locaties waar ASVA meestal posters ophangt en flyert: UvA Oudemanhuispoort Roeterseiland 11 Atrium HvA Leeuwenburg Frijlemaborg 133 Dr. Meurerlaan 8 21

23 Science Park PC Hoofthuis Binnengastenhuis Duivendrechtsekade Mauritskade 11 (AMFI) Kohnstammhuis Theo Thijsenhuis Rhijnspoortplein 1 Tafelbergweg 51 H.J.E. Wenckebachweg Wibautstraat ASVA Mascotte Het ASVA logo bevat het zogenaamde happertje dat een beetje de mascotte van ASVA is geworden. Het zou een leuk idee zijn om die in een kostuumvorm te krijgen die op Intreeweek en KersVers kan rondlopen. De mascotte hoeft op zich niets meer te doen dan gewoon aanwezig zijn en een symbool zijn voor studenten om ASVA beter te herinneren. Bijvoorbeeld bij de fietsverkoop tijdens de Intreeweek zijn er 500 studenten die daar een fiets kopen en meer dan 3000 studenten die daar überhaupt zijn. Als de mascotte daar rondloopt tussen de studenten, zijn die studenten zich meer bewust van wie ASVA is. Als ze dan een poster, flyer of andere promo materiaal zien met de oranje happertje erop, maken zij veel sneller de link met ASVA. ASVA bij de HvA Het is algemeen bekend dat de HvA een andere aanpak behoeft dan de UvA. Ook de marketing van ASVA op de HvA streeft andere doelen na en is op een ander niveau. Zo is de naam ASVA op de UvA redelijk bekend, maar moeten we op de HvA überhaupt de naam nog vestigen. Dit verschil in aanpak is belangrijk om te onderkennen en verder uit te zoeken. Daarom zal Coen Turk, HvA participatiemedewerker, samen met de studieverenigingen na gaan denken over de marketing en promotie van ASVA op de HvA. In principe geldt dit marketing en promotieplan voor ASVA in zijn geheel en dus op zowel de UvA en de HvA, maar een specifieke aparte aanpak zal worden uitgezocht en genuanceerd. 22

24 Korte termijn en lange termijn Korte termijnplanning Op de korte termijn is het nodig dat ASVA dit nieuwe marketingplan gaat volgen. Als het bestuur en de medewerkers de jaarplanning en het interne stappenplan volgen is dat al een stap in de goede richting. Bij het uitvoeren van de jaarplanning, met de vier niveaus van promotie, kan ASVA heel goed haar acties in orde krijgen in plaats van last-minute of random promotie te doen. Bij het volgen van het interne stappenplan kunnen de processen veel soepeler worden - wat tijd, energie en geld bespaart. Hiernaast kan het creëren van een smoelenboek of iets dergelijks de interne cultuur versterken, hetgeen de medewerkers ook meer gemotiveerd zal maken. De korte termijnplanning zal leiden tot een meer gestructureerde vorm van promotie en daardoor hopelijk een grotere bekendheid onder Amsterdamse studenten. Concreet zullen we naar aanleiding van dit marketing plan de interne verenigingscultuur gaan versterken door de wekelijkse borrel terug te brengen en de verenigingscommissie op te zetten. Daarnaast zullen we voor het einde van de zomer een ASVA krant gaan opzetten, waarin we de algemene thema s waar ASVA zich mee bezig houdt op een leuke en informatieve manier kunnen weergeven. Langetermijnvisie Op de lange termijn kan ASVA werken aan het bouwen van haar merk. Het is belangrijk dat de promotie goed wordt verspreid over het hele jaar en dat ASVA beter gebruik maakt van social media om de studenten makkelijker te benaderen. De grootste marketinguitdaging voor ASVA ligt vooral in de bekendheid over de dingen die ASVA doet. Hoewel we merken dat veel mensen de naam ASVA wel bekend in de oren klinkt, zijn er weinig mensen die begrijpen wat ASVA precies doet. En daar moeten wij samen aan werken om dit te veranderen; door het creëren van een sterke interne cultuur, het verzorgen van belangrijke verbonden te zoeken en het volgen van een gelijkmatige en continue promotie en communicatieplan. 23

25 Conclusie Tot nu toe is ASVA de Amsterdamse studentenvakbond die de belangen van studenten behartigt, maar er zijn veel te veel studenten die niet eens weten wat ASVA is en wat ASVA doet. De twee grootste (marketing) uitdagingen voor ASVA zijn om (1) de naam ASVA bekender te maken onder Amsterdamse studenten en (2) het gelijkmatig en continue promoten en communiceren van ASVA-activiteiten. Dit marketingplan geeft een overzicht van de interne cultuur en doelen bij ASVA, de belangrijke touchpoints en partners waarmee wij kunnen samenwerken om studenten te benaderen, en manieren zoals het ASVA krantje om de naam ASVA bekender te maken onder leden en niet-leden. Verder bevat dit marketingplan de basisjaarplanning waarmee ASVA haar activiteiten het hele jaar door kan promoten en communiceren. 24

26 Bijlagen Bijlage 1: Jaarplanning 25

27 Bijlage 2: Intern Stappenplan 1. Problemen signaleren Het bestuur heeft het beste overzicht van alle diensten en activiteiten binnen ASVA. Het verantwoordelijk bestuurslid moet problemen signaleren en aan de algemeen projectmedewerker doorgeven. 2. Praten met de mensen in die groep/commissie De algemeen projectmedewerker gaat met de geschikte mensen praten over de problemen binnen die doelgroepen (rechtsbureau, platform, balie, huisvesting, enz.). Samen met die groepen kan de algemeen projectmedewerker het ASVAgevoel beter articuleren. Hier gaat hij/zij ook nadenken over het tekst die gebruikt kan worden. 3. Vormen bedenken Samen met de grafisch vormgever kan de algemeen projectmedewerker nadenken over hoe dit gevoel goed gecommuniceerd kan worden en gaat vervolgens nadenken over ideeën voor posters, flyers, acties, gadgets, etcetera. 4. Toestemming krijgen Als ze een idee hebben, kunnen de algemeen projectmedewerker en grafisch vormgever naar het bestuur om toestemming vragen (over het idee zelf maar ook financieel en praktische dingen). 5. Doen De grafisch vormgever gaat aan de slag met het design en creëren van de poster/flyer/boekje met beeld en tekst. Vanaf dit punt is het de taak van de vormgever om dit af te maken (design, printen, op ASVA kantoor hebben voor een betaalde datum). De algemeen projectmedewerker gaat aan de slag met plannen (datums voor flyeren, locaties uitkiezen, andere gadgets of nongrafische materialen verzamelen). 6. Mensen verzamelen en actie uitvoeren Als alle promomaterialen af zijn of in productie zijn is het de taak van de algemeen projectmedewerker om mensen te verzamelen om te gaan flyeren en de hele actie (met de geschikte groep) uit te voeren. 26

28 Bijlage 3: Algemeen projectmedewerker Vanaf 1 juni 2012 heeft ASVA de functie van coördinator marketing en communicatie opgeheven en is de functie van algemeen projectmedewerker uitgebreid. De redenen hiervoor zijn al op de ALV van 25 april medegedeeld. Hierbij volgt de nieuwe functieomschrijving van de algemeen projectmedewerker. Hoewel de functie van marketing en communicatie slechts deels door deze algemeen projectmedewerker zal worden overgenomen, blijft het marketingplan nog steeds van grote waarde voor de nieuwe medewerker en het bestuur. Ook het interne stappenplan zal nog steeds blijven gelden, met de grote verandering dat dit slechts is voor de algemene promotie en niet meer voor ieder specifiek project. De promotie voor specifieke projecten worden nog steeds in overleg met de algemeen projectmedewerker gedaan, maar vaker door de medewerker(s) en bestuurleden die met het specifieke project bezig zijn opgepakt. Dit betekent dat de algemeen projectmedewerker enerzijds met het opbouwen van een ASVA merk en de algehele promotie van de vereniging bezig zal houden, en aan de andere kant helpt met het organiseren van verschillende evenementen en activiteiten. De algemeen projectmedewerker moet de spil binnen de ASVA medewerkers worden en zal met vele verschillende mensen samenwerken. Zo kan hij/zij een compleet beeld van ASVA krijgen en aan de hand daarvan helpen om ASVA bekender te maken onder studenten. Functieprofiel Algemeen Projectmedewerker 2012 Taken - Het promotiebeleid van de ASVA studentenunie ontwikkelen en een coördinerende taak voeren omtrent de uitvoering - Actief meedenken over de promotie van ASVA en haar diensten, mening en activiteiten - De huidige promotiemiddelen op een effectieve manier inzetten - Cursussen organiseren - Helpen met de organisatie van verschillende activiteiten en evenementen - Interne activiteiten organiseren en aan de verenigingscommissie deelnemen Doel - De ASVA studentenunie in verschillende facetten onder de aandacht brengen bij de Amsterdamse studenten. - Het goed organiseren van evenementen en projecten Uren - 16 uur in de week, waarvan 12 uitbetaald. 27